Protocol voor het kwaliteitsforum *Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of welke andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de stichting.
1) Inleiding. Dit protocol beschrijft de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, taken, de samenstelling, de zittingsduur van de leden, werkwijze etc. van het kwaliteitsforum. Door wijzigingen in de kaarten en het tijdspad is besloten dit protocol te herzien. Dit nieuwe protocol treedt in werking na vaststelling door de algemene directie. 2) Ouders: partner en klant. De Borgesiusstichting ziet de ouders in de rol van partner, maar ook in die van klant. De rol die de ouders concreet vervullen, is afhankelijk van hun collectieve of individuele betrokkenheid op een bepaald moment. Bij ouders, in de rol van partners van de school, speelt samenhorigheid een prominente rol, en moet er tevens sprake zijn van gelijkwaardigheid. Solidariteit en gelijkwaardigheid hebben echter alleen betekenis wanneer de ouders ook invloed kunnen hebben. De Borgesiusstichting heeft hierin voorzien door de ontwikkeling van het kwaliteitsforum, waarin gezamenlijk naar de beste kwaliteit wordt gestreefd. Iedere basisschool onder de Borgesiusstichting heeft een kwaliteitsforum. 3) De plaats van het kwaliteitsforum binnen de kwaliteitszorg. Kwaliteitszorg wordt binnen onze stichting1 gedefinieerd, als het op basis van visie en beleid, planmatig en structureel monitoren aan de hand van de forumscorekaarten. Hierbij is ouderbetrokkenheid wenselijk. Binnen de totale kwaliteitszorg annex beleidscyclus is het kwaliteitsforum actief bij de resultaatbeoordeling (rechterblok in het schema). Periodiek geven de kwaliteitsforums hun mening over de schoolresultaten aan de hand van speciaal voor dat doel ontwikkelde formats: forumscores. De kwaliteitsmeningen van de kwaliteitsforums worden door de algemene directie gezien als een belangrijk onderdeel van de beleidsevaluatie en management informatie (in schema: evaluatiestroom van rechts naar links).. ¹ Borgesiusstichting: stichting van 18 katholieke basisscholen in de gemeentes Halderberge, Moerdijk, Rucphen.
Versie mei 2014
1 protocol kwaliteitsforum
Kwaliteitszorg in schema. Beleid en doelstellingen
BM
Middelen en randvoorwaarden: -
Personeel; Financiën; Huisvesting; Automatisering; Organisatie.
management, leerkrachten en onderwijs ondersteunend personeel
BM en kwaliteitsforum
Productieproces:
Resultaten:
-
-
-
Inzet personeel Leermiddelen; Opleiding(en); Onderwijsinhoudelijk leiderschap; Optimale mix inzet middelen.
-
Kwalitatief; Kwantitatief; Management informatie systeem (MIS); Uniforme standaard;
Resultaten en (zelf)evaluatie
4) Het Kwaliteitsforum. 4.1 Verantwoordelijkheid van het kwaliteitsforum. Doel van het kwaliteitsforum is het vervullen van een monitor functie door ouders als partners van de school bij het toetsen van de vooraf gedefinieerde en meetbare kwaliteitscriteria, gesteld op de forumkaarten. Leden van het kwaliteitsforum volgen, de resultaten van de betrokken basisscholen en bespreken deze 2x per jaar met de directies. Het kwaliteitsforum is dus, binnen de door de algemene directie gestelde beleidskaders, verantwoordelijk voor de monitoring van de resultaten van de betrokken basisschool. De eindverantwoordelijkheid voor de geleverde kwaliteit en de schoolontwikkeling berust bij de algemene directie. Het bespreken van de resultaten van de ouderenquête is tevens een onderdeel van deze kwaliteitszorg. 4.2 Referentiekader van het kwaliteitsforum De forumscore kaarten zijn vastgesteld door de criteriumwerkgroep. Bij elke kwaliteitskaart zijn normen vastgesteld; zo wordt het meetbaar. 4.3 Taken van het kwaliteitsforum. Het kwaliteitsforum heeft de volgende taken: - Monitort een keer per jaar de kwaliteit op schoolniveau: - Bespreekt de scores en stelt een oordeel met bespreekpunten op; - Vraagt toelichting van de schooldirectie op de behaalde resultaten; - Formuleert hun mening over de behaalde resultaten en hun verwachtingen. - Neemt kennis van de toezeggingen van de schooldirectie en overlegt met de schooldirectie de voortgang; - Vergadert volgens het vastgestelde jaarschema; - Neemt jaarlijks deel aan de ronde tafel conferentie; - Vaardigt een lid af om zitting te nemen in de criteriumwerkgroep kwaliteitsforums.
Versie mei 2014
2 protocol kwaliteitsforum
4.4 Scheiding middeleninzet/randvoorwaarden en resultaatbeoordeling. Het kwaliteitsforum gaat niet over randvoorwaarden en inzet van middelen, maar over de monitoring en beoordeling van de geboekte resultaten. De wijze waarop de doelstellingen worden gehaald, welke middelen worden ingezet en aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan, is en blijft de verantwoordelijkheid van de schooldirectie.. Indien de schooldirectie vindt dat de resultaten onder druk staan als gevolg van gebrekkige randvoorwaarden, moet dat onderbouwd aan de algemene directie worden voorgelegd. Het is aan de schooldirectie om bij de uitvoering ondersteuning te vragen aan de algemene directie.
5) Werkwijze van het kwaliteitsforum. 5.1 Procedure De directeur van de basisschool vult de forumscores in. Elk kwaliteitsaspect wordt gescoord volgens de op de kaart aangegeven wijze. De op deze wijze ingevulde forumscores worden inclusief de analyse en de verbetersuggesties van de directeur aan het kwaliteitsforum aangeboden. Het forum bespreekt deze resultaten in een eigen besloten vergadering en komt tot een eerste meningsvorming en stelt bespreekpunten op. Dit concept en de bespreekpunten worden naar de schooldirectie gestuurd. De directie van de school bespreekt de kaarten vervolgens met het forum. Centraal staan de bespreekpunten. Ter bespreking komen alleen functionele onderwerpen, die op de kaarten staan. De forumscores mogen geen te individualiseren informatie bevatten. Individuele gevallen en details dienen vermeden te worden, tenzij bedoeld als situationeel of exemplarisch voorbeeld. De directie geeft een toelichting op de resultaten en achtergronden (randvoorwaarden, beheer, planning). Het forum luistert kritisch en stelt vragen. Zo komt het forum in overleg met de schooldirectie tot het formuleren van de verwachtingen. Afsluitend formuleert de directie zijn toezeggingen en worden de forumscorekaarten definitief vastgesteld. De vastgestelde kaarten worden door de schooldirectie naar de algemene directie gestuurd. De schooldirectie blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit op school en de gestelde veranderdoelen. De algemene directie geeft een terugkoppeling op de definitieve kaarten en ziet erop toe dat de conclusies worden meegenomen in de schoolplanning. Het forum bespreekt met de schooldirectie de voortgang van de verbetermaatregelen en welke vernieuwingen gepland staan. Tevens komt de terugkoppeling van de algemene directie aan de orde. De forums maken in deze vergadering een rooster van aftreden met vermelding van de bouwen waarin hun kinderen dit schooljaar zitten. Ook evalueert de directie en het forum de onderlinge samenwerking en de forumscorekaarten. Eventuele aanbevelingen worden meegenomen door de afgevaardigde naar de criteriumwerkgroep.
Het forum zorgt samen met de schooldirectie voor een kort schriftelijk verslag aan de ouders. Dit gebeurt minimaal eenmaal per jaar via de nieuwsbrief.
Versie mei 2014
3 protocol kwaliteitsforum
5.2 Invulfrequentie van de forumscorekaarten. Alle forumscorekaarten worden eenmaal per jaar ingevuld. 5.3 Beroepsprocedure. Indien het kwaliteitsforum in de procedure of de verslaglegging door de schooldirectie onrechtmatigheden ontdekt, dan wel indien er bij de bespreking met de schooldirectie geen consensus bereikt kan worden, heeft de voorzitter van het forum het recht een eigen brief te richten aan de algemene directie van de stichting. Dan wordt hij/zij uitgenodigd voor een gesprek met de algemene directie. Indien de algemeen directeur het wenselijk acht, wordt de schooldirectie bij dit gesprek uitgenodigd. 6) Leden van het Kwaliteitsforum. 6.1 Competenties van een forumlid. Het kwaliteitsforumlid moet een warme belangstelling hebben voor het basisonderwijs in zijn of haar omgeving. Hij of zij moet een positief kritische kijk hebben op de kwaliteitskenmerken van de school, zonder te vervallen in discussies over de uitvoering van beheerstaken, want die zijn voorbehouden aan het management. Het betreft dus de wil om betrokken te zijn bij de beoordeling van de resultaten van het gegeven onderwijs. Doet de school “de goede dingen, en doet de school de dingen goed?” Met andere woorden, het forumlid moet actief de schoolpraktijk willen en kunnen spiegelen aan het collectief geformuleerde beleid, de doelstellingen en de resultaatverwachtingen. Hierbij dient een forumlid de eigen rol als klant te kunnen scheiden van de rol als partner van de school binnen het kwaliteitsforum. 6.2 Invulling van het kwaliteitsforum. De leden van de kwaliteitsforums dienen het doel en de grondslag van de stichting te onderschrijven. Het kwaliteitsforum vult zichzelf, in geval van één of meer vacatures, aan tot minimaal vier en maximaal zes leden. De leden van het kwaliteitsforum moeten zelf kinderen op de betrokken basisschool hebben. We moeten er naar streven om een goede spreiding van ouders met kinderen in onder-, midden- en bovenbouw in het forum te hebben. Daarnaast moeten we proberen dat de leden een afspiegeling zijn van de populatie van school. Het kwaliteitsforum kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris. Kwaliteitsforumleden mogen niet in dienst zijn van de stichting en mogen niet middellijk of onmiddellijk deelnemen aan leveringen of aannemingen ten behoeve van de stichting. Leden hebben op persoonlijke titel zitting in het forum. Gelijktijdig deel uitmaken van meerdere geledingen binnen de school heeft niet de voorkeur. Er mogen geen familierelaties zitting hebben in één forum.
6.3 Zittingsduur. De kwaliteitsforumleden hebben in principe zitting voor een tijdvak van vier jaar. Bij volledige bezetting treedt ieder jaar een evenredig deel van het aantal leden af volgens door een door het forum op te stellen rooster. Het tussentijds in een vacature benoemd lid, neemt voor wat het rooster van aftreden betreft, de plaats in van zijn voorganger. Een volgens rooster aftredend forumlid is meteen herbenoembaar. Bij herbenoeming van een lid heeft deze niet meteen dezelfde functie als in de voorgaande jaren. Het lidmaatschap eindigt door aftreden, royement, overlijden, ontslag door de rechtbank overeenkomstig de wettelijke bepalingen of doordat men onder curatele is gesteld. Een forumlid kan worden geroyeerd bij een forumbesluit, genomen met een meerderheid van twee derde van geldig uitgebrachte stemmen. Het betrokken forumlid krijgt de gelegenheid om zich in een besloten vergadering te verantwoorden en te verdedigen. Versie mei 2014
4 protocol kwaliteitsforum
7). Vergaderingen. 7.1 Uitnodiging. De voorzitter schrijft de vergaderingen van het kwaliteitsforum uit door het zenden van agendapunten. De forumleden zijn gerechtigd vóór de vergadering aanvullingen en wijzigingen op de agenda voor te stellen. Hierover beslist het kwaliteitsforum. De forumvergaderingen worden gehouden onder leiding van de voorzitter. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt de kwaliteitsmening opgesteld, die door het forum wordt vastgesteld. 7.2 Besluitvorming. Het kwaliteitsforum neemt zijn besluiten, met betrekking tot de kwaliteitsmening en de bespreekpunten, met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft plus één van het aantal forumleden aanwezig is. 7.3 Vergaderfrequentie Kwaliteitsforum. Zie tijdspad. 7.4 Afspraken m.b.t. de vergaderingen. Hetgene, dat in een vergadering van het kwaliteitsforum wordt besproken blijft alleen binnen deze werkgroep. Informatie voor alle ouders vanuit het forum wordt via een nieuwsbrief meegegeven. Tijdens de vergaderingen kunnen alleen de forumleden deelnemen en het woord voeren. De per basisschool verstrekte samenvattingen en verslagen aan de algemene directie zijn voor het kwaliteitsforum, de directie en de personeelsleden van de betreffende school beschikbaar. De forumscorekaarten worden niet openbaar gemaakt. De medewerkers van de betreffende basisschool kunnen als toehoorder bij de dialoog met de directie) aanwezig zijn, waarbij het besloten karakter van de vergadering dient te worden gerespecteerd.
8). Tijdspad. Het kwaliteitsforum bespreekt de rapportage eenmaal per jaar volgens het onderstaande bespreekschema: Invulmoment van alle kaarten
September lopende schooljaar
Eerste bespreekmoment:
Oktober lopende schooljaar Formuleren eerste concept mening forum en verwachtingen van forum van de directeur.
Tweede bespreekmoment
November lopende schooljaar Toezeggingen directeur.
Rapportage naar algemeen directeur Reactie algemeen directeur
December lopende schooljaar Januari lopende schooljaar
Ronde tafel conferentie:
In februari lopende schooljaar Uitgenodigd worden alle forumleden en de schooldirecties.
Versie mei 2014
5 protocol kwaliteitsforum
Rapportage door algemeen directeur naar bestuur
Februari lopende schooljaar.
Derde bespreekmoment
Februari/Maart lopende schooljaar bespreken voortgang verbetermaatregelen maken rooster van aftreden reactie algemeen directeur actieplan school > statistische voortgang.
9) Criteriumwerkgroep. Om het proces van de ontwikkeling en invoering van de kwaliteitsforums en de forumscorekaarten) te begeleiden, is er een de ‘criteriumwerkgroep’ . Hierin zijn vertegenwoordigd de kwaliteitsforums met ieder één lid, twee leden namens het directieberaad van de scholen en een lid van de algemene directie. De criteriumwerkgroep komt tweemaal per jaar bij elkaar. In deze vergaderingen staan evaluatie en optimalisering van het proces centraal. 10) Vaststelling Dit protocol is aangeboden in de vergadering van het Directeurenoverleg Borgesiusstichting van 17 juni 2014. Vervolgens is het protocol door de algemene directie van de Stichting vastgesteld. *Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of enige wijze, hetzij elektronisch,mechanisch door fotokopieën,opnamen of welke andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de stichting..
Versie mei 2014
6 protocol kwaliteitsforum
