PROTOCOL TUSSEN DE BALIES, AANGESLOTEN BIJ DE VERENIGING VAN VLAAMSE BALIES EN DE RECHTSBIJSTANDSVERZEKERAARS.
Inleiding. De rechtsbijstandsverzekeraars, aangesloten bij de B.V.V.O., zoeken met inachtneming van de voorwaarden van hun polissen, een oplossing voor de geschillen van hun verzekerden, al dan niet met de hulp van advocaten die vrij door de verzekerden worden gekozen, hetzij in een minnelijke, hetzij in een gerechtelijke fase. Dit alles gebeurt binnen de dwingende wettelijke bepalingen inzake rechtsbijstandsverzekeringen, vervat in de artikelen 90 tot en met 93 van de Wet van 25 juni 1992 op de landverzekeringsovereenkomst en het Koninklijk Besluit van 12 oktober 1990, betreffende de rechtsbijstandsverzekering. Die regelgeving kent aan de verzekeraar het recht toe om diensten te verrichten teneinde de verzekerde in staat te stellen zijn rechten te doen gelden, als eiser of als verweerder, zolang er niet moet worden overgegaan tot een gerechtelijke of administratieve procedure. Ze verplicht de verzekeraar om de verzekerde keuzevrijheid van advocaat te waarborgen wanneer er zulke procedure moet worden ingesteld, of wanneer er een belangenconflict ontstaat of een meningsverschil tussen de verzekeraar en de verzekerde in verband met de houding ten opzichte van de schaderegeling. De verzekeraars en de balies bevestigen bovendien dat het voor de verzekerden noodzakelijk of minstens nuttig kan zijn om, in bepaalde omstandigheden, reeds vóór iedere procedure bijstand van een advocaat te genieten. Het is dan ook in het belang van de verzekerde om binnen de wettelijke context te streven naar een samenwerking tussen de rechtsbijstandsverzekeraars en de advocaten, die gebaseerd is op de grootst mogelijke complementariteit van hun handelen en dit zowel in de contentieuze als in de pre- en post- contentieuze fase van een geschil.
1
Met dit gemeenschappelijk doel voor ogen zijn partijen overgegaan tot het opstellen van onderhavig protocol, waarin volgende doelstellingen worden nagestreefd : 1.
Het vastleggen van gemeenschappelijke beleidslijnen ter voorkoming en oplossing van de geschillen, die kunnen rijzen tussen de rechtsbijstandsverzekeraars en de advocaat n.a.v. een concreet geschil.
2.
Het oprichten van een Gemengde Commissie Rechtsbijstandsverzekering (G.C.R.) en de regels voor haar werking vast te stellen.
TUSSEN PARTIJEN WORDT OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT :
Titel 1 : Gemeenschappelijke beleidslijnen. De Vereniging van Vlaamse Balies draagt er zorg voor om de hierna volgende beleidslijnen kenbaar te maken bij haar leden en de advocaten ervan te overtuigen deze te hanteren bij hun contacten met de rechtsbijstandsverzekeraars en hun verzekerden. De rechtsbijstandsverzekeraars dragen er zorg voor om de hierna volgende beleidslijnen kenbaar te maken bij hun leden en hen ervan te overtuigen deze te hanteren bij hun contacten met de advocaten en hun cliënten, verzekerd in rechtsbijstand. Artikel 1 Wanneer de verdediging van de rechten van een rechtzoekende gewaarborgd wordt door een rechtsbijstandsverzekering, vormt dat contract het gemeenschappelijk richtsnoer voor de verzekerde, de verzekeraar en de advocaat, althans inzover hierin niet wordt afgeweken van de dwingende wettelijke bepalingen.
2
Artikel 2 Van bij de eerste contacten zal de advocaat volgende handelingen stellen : -
de cliënt vragen of hij gedekt is door een rechtsbijstandverzekering en onder welke voorwaarden,
-
aan de rechtsbijstandsverzekeraar vragen dat zijn tussenkomst wordt bevestigd en desgevallend met deze verzekeraar overleg plegen.
Nadat zijn inschakeling wordt bevestigd door de verzekeraar zal de advocaat : -
de verzekeraar, zo deze hierom verzoekt, inlichten over de berekeningswijze van kosten en ereloon en desgevallend hierover overleg plegen,
-
de verzekeraar op de hoogte houden van het verdere verloop van het geschil en op zijn verzoek met hem overleg plegen,
-
de mogelijkheid hebben om in geval van langdurige procedures tussentijdse staten op te stellen, behoudens andersluidende afspraken,
-
de verzekeraar op het eerste verzoek de nodige stukken overhandigen die de (tussentijdse) staten van kosten en ereloon en/of provisies kunnen staven,
-
de gerecupereerde gerechtskosten terugstorten aan of verrekenen in het voordeel van de verzekeraar.
Artikel 3 Op zijn beurt zal de rechtsbijstandsverzekeraar : -
de verzekerden tijdig inlichten nopens hun rechten en plichten in het kader van hun polis rechtsbijstandsverzekering en de wijze waarop zij hun rechten kunnen laten gelden.
-
het beginsel toepassen van vrije keuze van advocaat door de verzekerde,
3
-
de advocaat, daartoe aangezocht door de verzekerde, onmiddellijk alle elementen van het dossier ter informatie overmaken, en, na diens gemotiveerd advies aan de verzekeraar omtrent de noodzaak van zijn tussenkomst, deze inschakelen, behoudens gemotiveerde weigering overeenkomstig artikel 4,
-
op het eerste verzoek van de advocaat de algemene en bijzondere voorwaarden van de verzekeringspolis overmaken,
-
zonder verwijl de betaling uitvoeren van elke staat van kosten en ereloon, behoudens in geval van betwisting,
-
in geval van betwisting, minstens het niet voor betwisting vatbare gedeelde van de staat van kosten en ereloon voldoen,
-
zonder verwijl de betaling uitvoeren van de provisiestaat die verantwoord is ingevolge de reeds uitgevoerde taken en/of gemaakte en te maken gerechtskosten.
Artikel 4 Bij onenigheid : In geval van onenigheid nopens de beleidslijnen van onderhavig protocol, zullen de advocaat en de rechtsbijstandsverzekeraar volgende procedure volgen, behoudens in de gevallen van hoogdringendheid zoals geregeld in artikel 17 en 18 van onderhavig protocol : -
in een eerste stadium zal de rechtsbijstandsverzekeraar zijn weigering tot bevestiging van de inschakeling van de advocaat, zijn weigering tot het doorsturen van het dossier en de nodige stukken en zijn betwisting van de provisie- en/of ereloonstaat van de advocaat uitgebreid dienen te motiveren en mede te delen aan de advocaat binnen de 14 dagen. Bij weigering tot bevestiging van de inschakeling van de advocaat zal de verzekeraar eveneens een gedetailleerd chronologisch verloop moeten geven van de tot dan reeds ondernomen stappen.
-
aan de hand van deze gemotiveerde brief zal de advocaat zijn advies geven nopens het standpunt van de verzekeraar en dit eveneens binnen de 14 dagen.
-
bij blijvende onenigheid legt de meest gerede partij het geschil voor aan de G.C.R..
4
Titel 2 : De Gemengde Commissie Rechtsbijstandsverzekering. Artikel 5 De G.C.R. is bevoegd om op verzoek van de advocaat of van de rechtsbijstandsverzekeraar uitspraak te doen over elk geschil dat tussen hen gerezen is over de toepassing van onderhavig protocol n.a.v. de tussenkomst van een advocaat in het kader van een rechtsbijstandsverzekeringspolis. Artikel 6 De G.C.R. is samengesteld uit vier leden, met name twee advocaten en twee vertegenwoordigers van de rechtsbijstandsverzekeraars, en dit onder voorzitterschap van één van de advocaten, wiens stem bij staking van stemmen doorslaggevend is. De leden worden aangewezen door de ondertekenende partijen, de Vereniging van Vlaamse Balies voor de advocaten en de subcommissie Rechtsbijstand van de B.V.V.O. voor de verzekeraars. Artikel 7 Zodra zij bij een conflict betrokken zijn, moeten de advocaten en/of vertegenwoordigers van de rechtsbijstandsverzekeraars die zetelen in de G.C.R. de zaak uit handen geven ten bate van plaatsvervangende leden die buiten het conflict staan. Artikel 8 De procedure voor de G.C.R. is kosteloos. Artikel 9 De leden van de G.C.R. verbinden zich tot de ruimst mogelijke discretie met betrekking tot de persoonsgebonden informatie die zij hebben verkregen in verband met het dossier waarover de procedure handelt.
5
Titel 3 : Werking van de Gemengde Commissie Rechtsbijstandsverzekering. Artikel 10 De G.C.R. wordt samengeroepen door de voorzitter en heeft zitting op de zetel van de Vereniging van Vlaamse Balies, te 1000 Brussel, Koningsstraat 148. Artikel 11 De aanvragen worden voor de G.C.R. aanhangig gemaakt met een schriftelijk verzoek, gericht aan de Vereniging van Vlaamse Balies, te 1000 Brussel, Koningsstraat 148. Artikel 12 De G.C.R. kan van ambtswege volgende verzoeken afwijzen : -
die niet schriftelijk worden gesteld, die niet vallen onder haar bevoegdheid, waarvoor kennelijk reeds een gerechtelijke of scheidsrechtelijke procedure loopt, met betrekking tot materies die op dwingende wettelijke wijze zijn geregeld, met algemene strekking los van een concreet geschil, die opnieuw worden ingediend zonder dat zij berusten op nieuwe relevante elementen.
Artikel 13 Elk verzoek aan de G.C.R. moet vergezeld zijn van een geïnventariseerd dossier. De verzoeker stuurt per zelfde post een kopie van dit verzoek alsmede een kopie van het volledig dossier aan de verwerende partij. Binnen 8 dagen na ontvangst van het verzoek zal de G.C.R. de betrokken rechtsbijstandsverzekeraar of desgevallend de advocaat ("verwerende partij" te noemen) op de hoogte brengen van de inhoud van het verzoek en zal deze laatste uitnodigen erop te antwoorden middels een korte conclusie, die samen met de eventuele stavingsstukken, dient overgemaakt aan de G.C.R. en aan de verzoeker binnen een termijn van 15 dagen.
6
Na het verstrijken van die termijn beschikt de verzoekende partij over een termijn van 15 dagen om als antwoord een korte conclusie te verzenden aan de G.C.R. en de verwerende partij. De hiervoor gestelde termijnen gaan telkens in de eerstvolgende werkdag na de verzending. De vervaldag is in de termijn begrepen. Is die dag echter een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, dan wordt de vervaldag verplaatst op de eerstvolgende werkdag. Wanneer deze termijnen verstrijken in de gerechtelijke vakantie worden deze verlengd tot 30 dagen. De voorzitter kan naargelang de aard van het geschil andere conclusietermijnen bepalen, na gemotiveerd verzoek hiertoe door de verzoekende of verwerende partij. De termijnen voor de verzending van de conclusies zijn vervaltermijnen. De G.C.R. kan beslissen om de partijen te horen. De partijen kunnen de G.C.R. eveneens verzoeken om gehoord te worden. De G.C.R. doet uitspraak binnen 60 dagen na het in beraad nemen van de zaak (dit is de neerlegging van de laatste conclusie of het horen van partijen) en deelt deze onmiddellijk mee aan beide partijen. Artikel 14 De beslissing van de G.C.R. wordt schriftelijk meegedeeld en bevat : -
de identiteit van partijen, het voorwerp van de aanvraag, de beslissing, die dient gemotiveerd te zijn, de datum van de beslissing, de namen en de handtekening van de leden van de G.C.R. die de beslissing hebben genomen.
Artikel 15 De beslissing heeft de waarde van een advies. Tegen deze beslissing is geen verhaal mogelijk.
7
Artikel 16 De secretariaatskosten van de G.C.R. worden bij helften verdeeld tussen de Vereniging van Vlaamse Balies en de subcommissie Rechtsbijstand van de B.V.V.O.
8
Titel 4 : Tussenkomst van de G.C.R. bij hoogdringendheid . Artikel 17 De advocaat heeft onvoorwaardelijk het recht om in geval van hoogdringendheid bij de verdediging van de belangen van de cliënt, verzekerd in rechtsbijstand, de noodzakelijke maatregelen te treffen en/of procedures op te starten, zoals de aanstelling van een deskundige, vaststellingen door een gerechtsdeurwaarder, aanvullend strafrechtelijk onderzoek, klacht met burgerlijke partijstelling. De rechtsbijstandsverzekeraar zal op eerste verzoek van de advocaat het dossier ter beschikking stellen. De advocaat zal de verzekeraar stipt inlichten nopens de maatregelen die hij treft , en de procedures die hij opstart. Bij gebreke aan akkoord tussen de verzekeraar en de advocaat van de verzekerde wordt er gehandeld zoals vermeld in artikel 18. Tot en met het ogenblik waarop er een beslissing valt van de G.C.R., zullen zowel de gerechtskosten als de kosten en ereloon van de advocaat ten laste worden genomen door de rechtsbijstandsverzekeraar. Artikel 18 Indien de rechtsbijstandsverzekeraar van oordeel is dat deze maatregelen en/of procedures niet verantwoord zijn, dient de verzekeraar zijn gemotiveerd bezwaar uiterlijk binnen de 14 dagen mee te delen aan de verzekerde en de advocaat. Bij gebreke aan akkoord tussen de verzekeraar en de advocaat en buiten de gevallen van meningsverschillen zoals vervat in artikel 93 Verz.W., kan elk der partijen zich richten tot de voorzitter van de G.C.R., die zitting houdt op de zetel van de Vereniging van Vlaamse Balies, te 1000 Brussel, Koningsstraat 148. De verzoekende partij voegt bij zijn aanvraag een korte conclusie, vergezeld van zijn geïnventariseerd dossier. Per zelfde post wordt een kopie van de aanvraag, de korte conclusie en het dossier overgemaakt aan de verwerende partij.
9
De voorzitter nodigt de verwerende partij uit om binnen de termijn van 8 dagen zijn korte conclusie en eventuele stavingsstukken mee te delen, met afschrift hiervan aan de verzoekende partij. Deze termijn gaat in de eerstvolgende werkdag na de verzending. De vervaldag is in de termijn begrepen. Is die termijn echter een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, dan wordt de vervaldag verplaatst op de eerstvolgende werkdag. Elk der partijen kan verzoeken om gehoord te worden. De voorzitter doet na overleg met een lid-verzekeraar van de G.C.R. uitspraak binnen de 8 dagen na het in beraad nemen van de zaak. De beslissing van de G.C.R. wordt schriftelijk meegedeeld en bevat de gegevens, zoals vermeld in artikel 14 van onderhavig protocol. De beslissing heeft de waarde van een advies. Tegen deze beslissing is geen verhaal mogelijk. Indien het standpunt van de verzekeraar wordt bijgetreden, dient de advocaat zijn cliënt in te lichten dat deze de verdere gerechtskosten, alsmede de kosten en ereloon van de advocaat zelf zal dienen te dragen tot op het ogenblik dat men zich bevindt in één van de wettelijke waarborgen, vervat in de art. 92,1 ? en 2? en art. 93 van de Verz.W. De secretariaatskosten worden bij helften verdeeld tussen de Vereniging van Vlaamse Balies en de subcommissie Rechtsbijstand van de B.V.V.O. Artikel 19 Dit protocol wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Partijen kunnen hieraan steeds een einde stellen, mits aanzegging aan de andere partij, zonder dat er een opzeggingstermijn dient in acht genomen. Alle zaken, die ondertussen aanhangig werden gemaakt, worden voortgezet tot ze afgehandeld zijn. Goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Afgevaardigden van 2 juni 1999. Dit protocol werd op 23 juli 1999 ondertekend door de heer Jean Rogge, Algemeen Adviseur van de Beroepsvereniging der Verzekeringsondernemingen ( BVV0) en door Stafhouder Geneviève Boliau, Voorzitter van de Vereniging van Vlaamse Balies
10
