Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

PERANCANGAN MODEL MANAJEMEN KINERJA STUDI KASUS PADA SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DI BPKP DENGAN PENDEKATAN INFORMATION TECHNOLOGY STRATEGIC PLANNING (ITSP) Rina Ramayani, Aris Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember e-mail: [email protected] ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah membuat model yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja tata kelola tekhnologi informasi dengan pendekatan Information Technology Strategic Planning (ITSP). Pemodelan dilakukan terhadap tata kelola tekhnologi informasi di Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) karena BPKP telah menyusun perencanaan strategi untuk periode 2010-2014 dan telah memiliki grand design tata kelola tekhnologi informasi. Hasil akhir penelitian ini berupa model manajemen kinerja yang terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu Assessment, Strategy, Objectives, Strategic Map, Initiatives, Performance Management, Automation, Cascade, Evaluation. Pada tahap Manajemen Kinerja dirancang indikator-indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur pencapaian strategi dengan menggunakan kerangka COBIT. Kata kunci: COBIT , Information Technology Strategic Planning, indikator kinerja, model manajemen kinerja.

PENDAHULUAN BPKP adalah lembaga pemerintah non-kementerian yang melaksanakan tugas pemerintah di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan. Dalam rangka optimalisasi peran BPKP tersebut dipandang perlu penataan kembali sistem pengawasan internal pemerintah dimana BPKP dipercaya oleh Presiden Republik Indonesia untuk mengawal implementasi SPIP di intansi dan lembaga pemerintah. Amanah ini sebagai inspirasi untuk membangun BPKP baru (new BPKP), melalui program reposisi dan revitalisasi (repovi) yang pada intinya mendefinisi ulang visi, misi, nilai-nilai, dan strategi yang sesuai dengan perkembangan keadaan terkini, termasuk strategi pemberdayaan (empowerment) dan peningkatan kapasitas. Langkah pertama yang dilakukan adalah menyusun perencanaan strategis untuk tahun 2006-2010 dan 2010 -2014. Perencanaan strategis (renstra) ini menjadi pondasi bagi BPKP dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Renstra tersebut juga menjadi dasar bagi unit-unit lain di BPKP dalam menetapkan strateginya, termasuk Pusinfowas sebagai pelaksana tata kelola TI di BPKP. Untuk menilai bagaimana perencanaan strategis Teknologi Informasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan makan dibuatlah suatu model manajemen kinerja. “If you can’t measure, you can’t manage” ungkapan yang dikemukakan oleh Kaplan dan Norton ini menjadi awal perkembangan manajemen kinerja pada sektor bisnis. Dahulu perusahaan hanya fokus pada pencapaian kinerja dari sisi finansial tanpa memperhatikan aspek lainnya. Dengan diperkenalkannya Balanced Scorecard oleh Robert Kaplan dan David Norton pada tahun ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-1


1996, persepsi dunia bisnis tentang kinerja mulai berubah. Manajemen kinerja dilihat dari empat perspektif yang seimbang. Pengembangan indikator-indikator kinerja berupa scorecard menjadi awal bagaimana perusahaan dapat mengukur pencapaian kinerjanya. Perkembangan manajemen kinerja sektor bisnis diikuti pula oleh sektor publik dimana banyak perusahaan milik negara yang mencoba menerapkan konsep Balanced Scorecard tersebut. Tujuan penelitian ini adalah merancang model manajemen kinerja yang terpadu dan dapat diukur secara cepat dan akurat dan menstrukturkan sistem manajemen kinerja di Pusinfowas. METODE Kajian Pustaka Studi Literatur

Pengumpulan Dokumen

Pembuatan Strategy Alignment Map Pembuatan Model Manajemen Kinerja Verifikasi Model Penyusunan Kesimpulan Tahap Kajian Pustaka Pada tahap terdapat dua kegiatan yang dilakukan yaitu: 1.

Studi Literatur Kegiatan ini meliputi pengumpulan referensi yang dapat mendukung penelitian baik yang berasal dari buku, jurnal ilmiah maupun hasil penelitian sebelumnya. Penulis juga menggunakan buku teks COBIT dan referensi pustaka terkait tema IT Governance. 2.

Pengumpulan Dokumen Kegiatan ini mencakup aktivitas pengumpulan dokumen pada BPKP dalam hal ini Pusat Informasi dan Pengawasan (Pusinfowas) BPKP Pusat. Dokumen tersebut digunakan oleh penulis untuk mengidentifikasi proses perencanaan dalam tata kelola tekhnologi informasi serta struktur yang digunakan dalam fungsi perencanaan tersebut. Selain itu penulis juga mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian antara Rencana Strategis BPKP dan Rencana Strategis Pusinfowas. Tahap Pembuatan Strategic Alignment Map Proses ini merupakan bagian yang sangat penting karena dengan proses pemetaan ini diharapkan dapat terlihat kesenjangan antara strategy formulation (strategi BPKP) dan strategy execution (strategi IT). Dengan membuat strategy allignment map dapat diperoleh area of improvement terhadap strategi IT yang tidak mendukung terhadap strategi BPKP.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-2


Proses pembuatan strategy allignment map dilakukan dengan menghubungkan keterkaitan antar strategi BPKP dan strategi TI. Data yang diperlukan dalam proses ini adalah peta strategi BPKP dan peta strategi TI. Dalam tahapan ini dilakukan analisis apakah strategi TI mendukung strategi perusahaan atau merupakan strategi yang berdiri sendiri. Jika terdapat area of improvement yaitu gap antara strategi organisasi dan strategi TI maka penulis akan merekomendasikan untuk dilakukan perbaikan terhadap strategi-strategi yang tidak sesuai dengan strategi perusahaan. Tahap Pembuatan Model Manajemen Kinerja Tahap ini bertujuan untuk memperoleh model manajemen kinerja yang terintegrasi khususnya dalam penerapan tekhnologi informasi di BPKP. Model menggunakan konsep Balanced Scorecard yang diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P.Norton pada tahun 1992. Balanced Scorecard merupakan suatu konsep manajemen yang membantu menerjemahkan strategi ke dalam tindakan. Model yang dirancang terdiri atas sembilan tahap sebagai berikut: 1.

Penilaian/Assessment Pada tahap ini dilakukan identifikasi kebutuhan stakeholder dan perumusan visi dan misi. Kebutuhan stakeholder, visi dan misi terdapat dalam Perencanaan Strategis. Visi dan misi harus mengacu kepada kebutuhan stakeholder. 2.

Strategi Pada tahap ini dilakukan perumusan tema strategi (strategic themes). Penyusuna tema strategi dilakukan dengan merujuk pada hasil assessment (tahap 1). Pada tahap ini dilakukan penyesuaian antara strategi BPKP, strategi TI dengan tema strategi yang telah dirumuskan. Hasilnya berupa pengelompokan strategi TI sesuai tema strategi yang ditetapkan. 3.

Penyusunan Tujuan Pada tahap ini dilakukan penyusunan tujuan-tujuan yang merupakan hasil penjabaran dari tema strategi yang telah disusun sebelumnya. Tujuan adalah hasil yang diharapkan dari strategi yang telah ditetapkan. Perumusan strategi dilakukan berdasarkan hasil yang diperoleh dari tahap sebelumnya yaitu tahap asessment dan strategi. Perumusan juga dilakukan dengan mengadaptasi tujuan-tujuan tata kelola TI pada COBIT. 4.

Penyusunan Peta Strategi Pada tahap ini dilakukan penyusunan peta strategi. Peta strategi menggambarkan hubungan sebab akibat antar strategi pada empat perspektif. Strategi-strategi tersebut dikaitkan dengan tujuan yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Berdasarkan empat perspektif Balanced Scorecard dilakukan clustering tujuan-tujuan tersebut. Setelah itu dilakukan pemetaan hubungan sebab akibat antar tujuan. 5.

Penyusunan Inisiatif Pada langkah ini dilakukan penyusunan program-program inisiatif terhadap kegiatankegiatan yang akan dilakukan. Kegiatan tersebut merupakan eksekusi terhadap strategi. Referensi dalam merancang inisiatif dan kegiatan yang terkait menggunakan fremework COBIT karena terkait akitivitas tekhnologi informasi. Hasil dari langkah ini berupa rancangan aktivitas secara generik dengan mengadaptasi aktivitas-aktivitas IT Governance pada COBIT 6.

Pengukuran Kinerja Pada tahap ini dirancang indikator-indikator kinerja berdasarkan inisiatif yang telah disusun sebelumnya. Perancangan indikator tidak sampai pada penetapan target karena indikator yang dirancang bersifat generik mengacu pada framework COBIT dan kesesuaian ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-3


dengan tujuan dan strategi TI di BPKP. Indikator yang disusun berupa Key Performance Indicator (Indikator Kinerja Kunci) yang bersifat lead indicator atau indikator pemicu bagi indikator-indikator lain. 7.

Otomatisasi Otomatisasi merupakan proses dimana data kinerja dapat menjadi informasi penting dalam pengambilan keputusan. Dalam sistem tekhnologi informasi yang telah matang dan terintegrasi ke dalam seluruh komponen organisasi data kinerja dapat diolah menjadi business intelligence dan menjadi dashboard sistem bagi pengambil keputusan. Tahap ini juga menjelaskan bagaimana proses strategis dikomunikasikan ke seluruh organisasi. Dalam proses komunikasi tersebut perlu dirancang aliran distribusi tanggung jawab dan peran orang-orang di dalam organisasi. 8.

Cascading Cascading merupakan aktivitas penyusunan indikator-indikator pada unit-unit lain yang menjadi bagian dari suatu organisasi. Penelitian ini tidak membahas sampai proses cascading karena proses ini terdiri atas tahap-tahap yang terintegrasi dengan unit lain 9.

Evaluasi Pada tahap ini dilakukan perancangan model generik untuk mengevaluasi kematangan sistem manajemen kinerja yang telah dilaksanakan. Metode penilaian mengadopsi konsep Maturity Model dalam COBIT. Penelitian tidak membahas tahap ini karena proses evaluasi membutuhkan penelitian tersendiri untuk penetapan tingkat kematangan suatu sistem. Tahap Verifikasi Model Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa model telah sesuai dengan kebutuhan user dalam hal ini Pusinfowas. Pada tahap ini penulis melakukan verifikasi dengan melakukan wawancara tertulis kepada para pejabat eselon IV di Pusinfowas. Verifikasi dilakukan dengan membandingkan antara kondisi yang ada dengan kriteria yang terdapat dalam model. Tahap Penyusunan Kesimpulan Pada tahap ini penulis merangkup seluruh hasil penelitian. Untuk kondisi yang masih perlu perbaikan maka akan dibuat rekomendasi. Rekomendasi diharapkan dapat menjadi masukan bagi BPKP untuk mengembangkan model tidak hanya secara konseptual tapi juga secara teknis. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil kajian pustaka menjadi input untuk tahap pembuatan strategic alignment map. Strategic alignment map antara organisasi dan TI digambarkan sebagai berikut:

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-4


Gambar 1. Strategic Alignment Map Dari pemetaan tersebut di atas terlihat bahwa strategi TI telah sesuai dengan strategi organisasi dalam hal ini BPKP. Setiap strategi TI dapat menjadi pendukung bagi keberhasilan strategi BPKP (lihat garis biru). Karena tidak terdapat kesenjangan /gap antara strategi TI dan strategi BPKP maka tidak diperlukan rekomendasi pada tahap ini. Selanjutnya tahap penyusunan model yang diawali dengan identifikasi kebutuhan stakeholder. Mengacu pada Keputusan Kepala BPKP No. Kep-01.00.00-295/K/2001 tanggal 30 Mei 2001 tentang Blue Print BPKP, stakeholders BPKP adalah Presiden dan para penyelenggara pemerintahan lainnya, Lembaga legislatif, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Aparat penegak hukum, Pemberi Pinjaman/Hibah (Lender), Publik/masyarakat, dan media massa. Kemudian dilakukan perumusan visi dan misi. Visi dan Misi. Dalam Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor Kep-212/K/IP/2008 tentang Arsitektur Pengembangan Sistem Informasi pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan disebutkan bahwa visi BPKP Enterprise Architecture merupakan gambaran umum bagaimana BPKP memanfaatkan tekhnologi informasi untuk mendukung strategi organisasi. Namun tidak disebutkan secara jelas visi dan misi tata kelola tekhnologi informasi di BPKP. Jika merujuk pada surat Keputusan Kepala BPKP Nomor Kep-34/SU/IP/2006 tentang Kerangka Pengembangan Sistem Informasi BPKP yang menyatakan bahwa pengembangan tekhnologi informasi tidak boleh menyimpang dari visi BPKP, dan mengacu pada kebutuhan stakeholder maka visi dan misi tata kelola sistem informasi di BPKP dapat dirumuskan sebagai berikut: Visi: Menyajikan informasi yang responsif, interaktif dan terpercaya sebagai pendukung akuntabilitas keuangan negara yang berkualitas. Sedangkan Misi utama dari tata kelola sistem informasi di BPKP adalah menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yang handal bagi presiden/pemerintah. Langkah berikutnya adalah perumusan tema strategi.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-5


Tabel 1. Perumusan Tema Strategi No 1

2

Strategi BPKP

Strategi TI

Persentasi IPP/IPD yang laporan keuangan memperoleh opini minimal WDP dari BPK RI

Pengembangan Customer Relationship Management (CRM) yang berkaitan dengan IPP/IPD antara lain SIMDA, SAKIP

Persentase pemerintah BUMN/BUMD menerapkan governance

Pengembangan Customer Relationship Management (CRM) yang berkaitan dengan BUMN/D antara lain Good Corporate Governance, Risk Management

instansi dan yg good

3

Indeks Persepsi Korupsi

4

Persentase K/L dan Pemda yang menyelenggarakan SPIP sesuai PP Nomor 60 Tahun 2008

5

Persentase SDM pengawasan (APIP) yg profesional dan kompeten

Tersedianya informasi yg komprehensif dlm mendukung pengambilan keputusan presiden

1. Sistem manajemen kasus dan permintaan stakeholders (konsep Stakeholder Relationship Management-SRM). 2. Fasilitas repositori data tantang objek dan hasil pengawasan. 3. Fasilitas data mining & analysis untuk mendapatkan model prediktif dalam analisis risiko 1. Sistem analisis risiko pelaksanaan program kerja pemerintah 2. Fasilitas repositori data tentang objek dan hasil pengawasan. 3. Fasilitas data mining & analysis untuk mendapatkan model prediktif dalam analisis risiko 1. Sistem manajemen penugasan yang terpadu dengan administrasi kepegawaian, pembinaan JFA, dan kediklatan. 2. Sistem manajemen pembelajaran online (Learning/Course Management System LMS). 3. Fasilitas publikasi materi traning elektronik (Online Training Library/e-Library). 4. Alat bantu audit (Computer Assisted Audit Tool) dengan fasilitas untuk upload data akuntasi lembaga pemerintah (konsep e-Audit). 1. Fasilitas interkoneksi data antara BPKP dengan Badan Perencanaan & Pembangunan Nasional (Bappenas), Badan Pusat Statistik (BPS) dan APIP di tiap lembaga pemerintah untuk pertukaran data rencana kerja, rencana anggaran, status pelaksanaan rencana, dan hasil pelaksanaan (konsep Supply Chain Management). 2. Sistem monitoring kinerja pemerintah dengan fasilitas dashboard bagi Presiden dan pimpinan lembaga pemerintah 3. Portal informasi online bagi eksekutif dan stakeholders lainnya dengan fasilitas pembuatan laporan yang interaktif. 4. Fasilitas manajemen dan diseminasi dokumentasi hasil analisis dan penelitian.

Setelah perumusan tema strategi dilakukan penetapan tujuan

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-6

Tema Strategi To improve development & effectiveness To improve development & efficiency To improve development & effectiveness To improve development & efficiency

solution operational solution operational solution operational solution operational

To improve solution development & operational effectiveness To improve solution development & operational efficiency

To improve solution development & operational effectiveness To improve solution development & operational efficiency To increase employee knowledge, skill & motivation

To meet requirement

stakeholder


Tabel 2. Penetapan Tujuan No 1

Tema Strategi To increase employee knowledge, skill & motivation

2

To

improve

solution

development

operational effectiveness

3

To

improve

solution

development

operational efficiency

4

Tujuan

To meet stakeholder requirement

a. To increase the employee knowledge & skill. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan pegawai dalam hal ini tidak hanya pegawai pada bagian TI tetapi juga membekali auditor dengan kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi terkait pemberian layanan kepada auditan/pengguna jasa b. To increase the employee motivation.Meningkatkan motivasi pegawai terutama dalam bidang IT sehingga lebih faham dan sadar tekhnologi. c. To increase the employee productivity. Dengan dukungan IT diharapkan produktivitas karyawan meningkat karena telah didukung dengan solusi operasional yang efektif dan efisien & a. To prepare the organization programme. Menyiapkan program-program yang akan digunakan untuk mencapai tujuan. Program harus selaras dengan tujuan dan strategi yang telah ditetapkan. b. To identify the solutions. Salah satu strategi yang telah disebutkan di atas adalah memberi manfaat kepada stakeholder (to meet stakeholder requirements). Untuk memberi manfaat maka tata kelola TI harus dapat menjadi solusi untuk setiap permasalahan. c. To Provide the resources needed. Menyediakan sumber daya dibutuhkan berupa hardware, software dan brainware. d. To develop the effective solutions.Solusi yang telah diidentifikasi harus dapat dikembangkan menjadi solusi yang efektif sehingga stakeholder benar-benar dapat merasakan manfaatnya. e. To operate the solution effectively.Solusi yang telah dikembangkan harus dapat dioperasikan secara efektif. & a. To improve the solution development efficiency. Efektif dan efisien adalah kata kunci yang tidak dapat dipisahkan. Solusi yang efektif mengatasi dan memberi manfaat kepada stakeholder jika tidak efisien maka tidak akan optimal. Solusi seperti itu hanya akan bermanfaat dalam jangka pendek karena dalam jangka panjang akan membebani stakeholder. b. To improve the solution operational efficiency. Solusi yang efektif dan efisien harus menjadi benchmark untuk pengembangan solusi-solusi selanjutnya. c. To prepare if the undesirable events happen. Dalam setiap pengembangan selalu ada risiko. Kesiapan dalam menghadapi risiko adalah salah satu bentuk pengendalian terhadap risiko. Pengendalian terhadap risiko akan memperkecil dampak yang timbul terhadap kejadian yang tidak diinginkan. d. To justify the investment. Investasi dalam pengembangan IT harus dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan sumber daya untuk menghasilkan dan mengembangkan solusi juga harus dapat dipertanggungjawabkan secara finasial. Hal ini terkait akuntabilitas pelaksanaan kegiatan. a. To increase the service fiduciary. Meningkatkan kepercayaan terhadap layanan merupakan kunci untuk memenuhi kebutuhan stakeholder. Solusi yang efisien, efektif dan akuntabel akan meningkatkan kepercayaan stakeholder. b. To increase the service security. Untuk memenuhi kriteria kerahasiaan maka layanan harus dapat menjamin keamanan terutama untuk informasi yang bersifat sensitif. c. To increase the service quality. Layanan yang berkualitas adalah layanan yang memenuhi standar mutu yang ditetapkan dan dapat tersampaikan sepenuhnya secara tepat sasaran dan waktu. d. To increase the stakeholder satisfaction. Kebutuhan stakeholder dapat terpuaskan service fuduciary, servive security dan service quality telah terpenuhi.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-7


Setelah penetapan tujuan maka dilakukan penyusunan peta strategi TI dengan hasil sebagai berikut:

Gambar 2. Peta Strategi TI

Perancangan program-program inisiatif ini dilakukan dengan mengadaptasi aktivitasaktivitas IT Governance pada framework COBIT terhadap tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tabel 3. Penetapan Inisiatif Inisiatif 1. Menerapkan standar karir dan sistem insentif pegawai yang berbasis kinerja 2. Menyelenggarakan pelatihan bagi pegawai 3. Menerapkan Knowledge Management 4. Mengelola pengadaan sumber daya 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengelola Operasional Mengelola Pengembangan Aplikasi Mengelola infrastruktur tekhnologi Mengelola pengadaan sumber daya Mengidentifikasi solusi otomasi Manajemen Investasi Manajemen risiko Meningkatkan efisiensi operasional dan pengembangan solusi

Referensi Proses COBIT PO7 Manage IT Human Resources  PO7.1 Personnel Recruitment and Retention  PO7.2 Personnel Competencies  PO7.4 Personnel Training  PO7.7 Employee Job Performance Evaluation  PO7.8 Job Change and Termination DS7 Educate and Train Users  DS7.1 Identification of education and Training Needs  DS7.2 Delivery of Training and Education DS13 Manage Operations  DS13.1 Operations Procedures and Instructions  DS13.2 Job Scheduling AI2 Acquire & maintain application software  AI2.1 High level design  AI2.2 Detailed design  AI2.7 Development of Applications Software  AI2.10 Application software maintenance AI3 Acquire & maintain technology infrastructure  AI3.1 Technological Infrastucture Acquisition Plan  AI3.1 Technological Infrastructure Acquisition Plan

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-8


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengelola kualitas layanan Mengelola keamanan layanan Mengelola integritas layanan Mengelola ketersediaan layanan Meningkatkan efektivitas layanan Meningkatkan efisiensi layanan Mengelola keterpercayaan layanan Mengelola kesesuaian layanan

 AI3.3 Infrastructure maintenanc AI5 Procure IT resources AI1 Identify automated solutions  AI1.1 Definition and maintenance of Business Function & Technological Requirements  AI1.3 Feasibility study and formulation of alternatives courses PO5 Manage IT investment  PO5.3 IT budgeting  PO5.4 Cost management PO9 Assess and manage IT risks  PO9.4 Risk assessment  PO9.5 Risk response  PO9.6 Maintenance and monitoring of a risk action plan DS6 Idetify and allocate costs  DS6.2 IT Accounting  DS6.3 Cost modelling and Charging PO8 Manage Quality  PO8.1 Quality management system  PO8.5 ontinuous improvement  PO8.6 Quality measurement, monitoring and review DS1 Define and manage service levels AI2 Acquire & maintain application software  AI2.1 High level design  AI2.2 Detailed design  AI2.7 Development of Applications Software  AI12.10 Application software maintenance DS5 Ensure system security  DS5.1 Management of IT sSecurity  DS5.2 IT Security Plan  DS5.10 network Security  DS5. 11 Exchange of sensitive data DS11 Manage data  DS11.1 Business requirements for data management  DS11.2 Storage and retention arrangements  DS11.6 Security requirements for data management DS4 Ensure continous service  DS4.2 IT Continuity Plans  DS4.8 IT services recovery and resumption  DS4.9 Offsite Backup Storage ME3 Ensure compliance with external requirements  ME3.1 Identification of external legal, regulatory and contractual compliance  ME3.2 Optimisation of response to external requirements  ME3.4 Positive Assurance of compliance

Selanjutnya dilakukan pengukuran kinerja dengan merumuskan indikator-indikator kinerja.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-9


Tabel 4. Indikator Kinerja Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Indikator Kinerja Perbandingan beban kerja dengan insentif yang diterima % peningkatan insentif bagi pegawai % peningkatan nilai kinerja pegawai Jumlah hari pelatihan tenaga IT selama satu tahun Jumlah tenaga IT yang mengikuti diklat % jumlah pegawai IT yang sesuai kompetensi yang ditetapkan  % ratio kinerja pegawai  % pegawai IT yang memiliki sertifikasi sesuai dengan kebutuhan.  Ratio perputaran pegawai IT Proses Bisinis Internal dan Manfaat Bagi Auditan  Jumlah kerusakan dan penundaan operasi karena penyimpangan prosedur /Pengguna Jasa  % jadwal pekerjaan dan permintaan yang tidak dapat diselesaikan  Jumlah kerusakan dan penundaan operasi karena prosedur yang tidak tepat  % proyek pengembangan yang tepat waktu dan tepat anggaran  Jumlah kerusakan per bulan  Jumlah masalah yang disebabkan visible downtime pada setiap aplikasi  % platforms yang tidak sesuai arsitektur dan standar tekhnologi  Jumlah komponen infrastruktur yang sudah tidak mendukung lagi  % pengadaan yang sesuai kebutuhan  Tingkat pengurangan unit cost untuk pengadaan barang dan jasa  % portofolio aplikasi yang tidak konsisten dengan arsitektur  % feasibility study yang tepat waktu dan tepat anggaran  Jumlah deviasi anggaran  % deviasi anggaran terhadap total anggaran  % pengurangan unit cost  % risiko yang telah diidentifikasi dan telah diassessment  Jumlah risko yang baru teridentifikasi  Jumlah high level risk  % varian antara anggaran dan biaya aktual  % biaya-biaya untuk pengembangan IT yang disetujui Manfaat bagi stakeholder  Jumlah sertifikasi mutu yang diterima  Jumlah keluhan yang ditangani  % layanan yang memenuhi tingkat layanan yang ditetapkan  Jumlah ilegal akses  Jumlah pemakaian password yang tidak sesuai standar  Jumlah akses yang disetujui, dicabut, diseting ulang atau diganti  % data yang berhasil direstorasi  Jumlah waktu tunggu atau kerusakan data yang disebabkan kapasitas penyimpanan tidak sesuai  Jumlah proses bisinis yang kritis tapi tercakup dalam rencana IT  Frekuensi interupsi terhadap layanan  Jumlah keluhan terhadap layanan  Jumlah isu-isu mengenai ketaatan terkait IT setiap tahun  Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyikapi aturan baru yang berdampak terhadap tata kelola IT  Jumlah pelanggaran terhadap aturan      

Tahap otomatisasi merupakan proses dimana data kinerja dapat menjadi informasi penting dalam pengambilan keputusan. Dalam sistem tekhnologi informasi yang telah matang ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-10


dan terintegrasi ke dalam seluruh komponen organisasi data kinerja dapat diolah menjadi business intelligence dan menjadi dashboard sistem bagi pengambil keputusan. Tahap ini juga menjelaskan bagaimana proses strategis dikomunikasikan ke seluruh organisasi. Dalam proses komunikasi tersebut perlu dirancang aliran distribusi tanggung jawab dan peran orang-orang di dalam organisasi. Dalam perancangan model kinerja ini kondisi yang ada di BPKP data kinerja belum sampai pada tahap otomatisasi sebagai business intelligence sehingga perancangan hanya berupa penetapan peran dan tanggung jawab.

Perspektif

Inisiatif

Kepala BPKP

Kapusinfowas

Kepala Bidang Pengolahan Data dan Informasi

Kepala Bidang Pemeliharaan Sarana Informasi

Inspektorat

Tata Usaha

Tabel 5. Peran dan Tanggung Jawab

Pertumbuhan dan Pembelajaran

Menerapkan standar karir dan sistem insentif pegawai yang berbasis kinerja Menyelenggarakan pelatihan bagi pegawai Menerapkan Knowledge Management Mengelola pengadaan sumber daya

A

R

R

R

I

R

I I I

A A A

R R R

R R R

I I I

C C C

Mengelola Operasional Mengelola Pengembangan Aplikasi Mengelola infrastruktur tekhnologi Mengelola pengadaan sumber daya Mengidentifikasi solusi otomasi Manajemen Investasi Manajemen risiko Meningkatkan efisiensi operasional pengembangan solusi

I I I I I I I I

A A A A A A A A

C C C C C C C C

R R R R R R R R

I I I I I I I I

I I I I I I I I

I I I I I I I I

A A A A A A A A

R C C C C C C C

R R R R R R R R

I I I I I I I I

I I I I I I I I

9. Proses Bisinis 10. Internal dan 11. Manfaat Bagi 12. Auditan 13. /Pengguna 14. Jasa 15. 16. 17. 18. Manfaat bagi 19. Stakeholder 20. 9. 21. 22. 23. 24. 25.

Mengelola kualitas layanan Mengelola keamanan layanan Mengelola integritas layanan Mengelola ketersediaan layanan Meningkatkan efektivitas layanan Meningkatkan efisiensi layanan Mengelola keterpercayaan layanan Mengelola kesesuaian layanan

dan

Cascading merupakan aktivitas penyusunan indikator-indikator pada unit-unit lain yang menjadi bagian dari suatu organisasi. Proses ini merupakan penjabaran KPI di level manajemen puncak menjadi indikator-indikator kinerja pada level manajemen di bawahnya. Proses ini untuk sistem manajemen kinerja yang telah matang akan sampai pada tahap penyusunan indikator kinerja individu. Penelitian ini tidak membahas sampai proses cascading karena proses ini terdiri atas tahap-tahap yang terkait dengan unit lain. ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-11


Pada tahap evaluasi dilakukan perancangan metoda evaluasi untuk menunjukkan tingkat kematangan penerapan sistem manajemen kinerja. Dalam mengimplementasikan sistem manajemen kinerja berdasarkan framework yang sudah dirancang, diperlukan suatu metoda untuk mengevaluasi tingkat kematangan implementasi sistem manajemen kinerja yaitu dengan mengadopsi konsep Maturity Model dalam COBIT. Hasil adaptasi konsep tersebut adalah model generik yang menunjukkan tingkatan kematangan penerapan sistem mulai dari tahapan non-existent (tidak ada) sampai dengan optimized. Untuk memastikan bahwa model telah sesuai dengan kebutuhan user dalam hal ini BPKP maka dilakukan Verifikasi. Verifikasi dilakukan dengan wawancara tertulis terhadap pejabat eselon IV di Pusinfowas. Wawancara dilakukan untuk memperoleh pendapat mengenai kesesuaian antara model dengan kondisi yang ada. Hasil verifikasi menunjukkan bahwa secara umum model telah sesuai dengan kebutuhan TI di BPKP namun dapat beberapa komponen yang perlu penyesuaian untuk perbaikan. KESIMPULAN DAN SARAN 1.

2.

3. 4.

5.

6.

Beberapa kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: BPKP telah memiliki sistem manajemen kinerja namun belum terintegrasi. Sedangkan tata kelola TI di BPKP yang dilaksanakan oleh Pusinfowas masih mengembangkan konsep manajemen kinerja. Dari sembilan tahap/proses pemodelan manajemen kinerja, Pusinfowas telah melaksanakan sampai tahap penyusunan visi, misi, strategi, tujuan. Sedangkan lima tahap selanjutnya belum dilakukan Pengukuran kinerja telah dilakukan namun bersifat parsial tidak menjadi bagian suatu proses manajemen kinerja yang utuh. Proses cascading tidak termasuk dalam komponen penelitian, namun BPKP sedang melakukan sosialisasi Sistem Kinerja Individu yang merupakan bagian dari proses cascading yang ada di BPKP Evaluasi masih berupa verifikasi ketepatan data kinerja. Konsep evaluasi yang terdapat dalam model yang dirancang dalam tesis ini dapat dijadikan referensi untuk menetapkan konsep evaluasi yang akan digunakan. Secara umum tata kelola TI di BPKP berada pada tingkat kematangan defined (tingkat 3) dimana sistem manajemen kinerja sudah mulai dikomunikasikan melalui pelatihan formal kepada komponen-komponen terkait.Selain itu telah dilakukan proses penyesuaian (compliance) dan cascading. Namun belum terdapat suatu rancangan framework manajemen kinerja yang utuh dimana proses manajemen kinerja tersebut terintegrasi dengan bisnis proses di Pusinfowas. Kondisi ini menyebabkan tata kelola TI belum dapat dinilai efektivitas dan efisiensinya.

Sedangkan saran untuk perbaikan antara lain: 1. Berdasarkan hasil penelitian ini BPKP dapat mengembangkan model manajemen kinerja untuk seluruh unit, baik di tingkat pusat maupun perwakilan sehingga terdapat suatu sistem manajemen kinerja yang terintegrasi. 2. Perancangan model dalam penelitian ini bersifat konseptual sehingga di masa yang akan datang perlu dilakukan uji coba terhadap model dengan melakukan piloting. Pengujian dilakukan untuk mengetahui sejauh mana rancangan model telah memenuhi kebutuhan dan menjadi solusi bagi organisasi.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-12


DAFTAR PUSTAKA Gaspersz, Vincent, (2002), Pedoman Implementasi Program Six Sigma, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Gaspersz, Vincent, (2006), Sistem Manajemen Kinerja Terintegrasi Balance Scorecard dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. IT Governance Institute (2007a), “COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models”, IT Governance Institute Mulyana, Rahmat. (2007), Perancangan Framework Generik Untuk Manajemen Kinerja EGovernment, Tesis Master., Institut Tekhnologi Bandung, Bandung. O’Brien, James A. (2005), Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi 12, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Raynor, Michael E, (2007), The Strategy Paradox, Currency Doubleday, New York. Rohm, Howard (2009), “Improving Government Performance, Using The Balance Scorecard To Plan and Manage Strategically”, Balanced Scorecard Institute, hal.2-3. Satgas GCG-BPKP, Kamus Scorecard GCG-BPKP, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, Jakarta. Tozer, Edwin E, (1996) ,Strategic IS/IT Planning, Butterworth-Heinemann. Ward, John, Joe Peppard, (2002), Strategic Planning for Information System, Third Edition, John Willey & Sons, LTD, England.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-10-13

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

Recommend Documents