PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES

Oleh : Nama

: Septiana Ika Wulandari

NIM

: D1609074

TUGAS AKHIR Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.M.D) dalam Bidang Komunikasi

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

1. Berbahagia dan bersyukurlah atas waktu yang diberikan kepadamu, jangan pernah siasiakan setiap detiknya. (Penulis) 2. Segala sesuatunya akan bisa bila kita mau berusaha dan tetap berdoa kepada Tuhan.

(penulis)

3. “Listen for God’s voice in Everyhing you do, Everywhere you go” (Provebs 3 : 6, The Message). (penulis)

commit to user v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

1. Tuhan Yesus Kristus yang karena Kasih Setianya, penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Untuk Ibu dan Ayah Tercinta yang senntiasa memberi kasih sayang, doa, motivasi dan semangat kepada penulis. 3. Yohanes Brian Pradipta Kekasih Hati yang selalu memberi semangat

dan

kesetiaanya yang sudi menemaniku baik suka maupun duka dalam pembuatan karya ini. 4. Teman-teman ku terkasih terima kasih atas doa dan semangatnya.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Puji Syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah melimpahkan Kasih dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tuga Akhir dengan judul “PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES” Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya pada program Diploma III Program studi Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini Penulis mengucapkan terima kasih banyak terima kasih atas bantuan berbagai pihak dalam bentuk apapun karena telah membantu dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Aryanto Budhy S, M.Si selaku Ketua Jurusan D III Komunikasi Terapan FISIP UNS. 3. Ibu Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik. 4. Ibu Nora Nailul Amal, S.Sos., M.LMed., Hons Selaku Dosen Pembimbing dan penguji Tugas Akhir yang telah berkenan meluangkan waktu dgn ikhlas, bijaksana serta penuh pengertian dlm memberikan pengarahan saransaran kepada penulis yang sangat bermanfaat dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Dra. Hj. Sofiah, M.Si selaku Dosen penguji Tugas Akhir. Selaku penguji yang telah berkenan meluangkan waktu dgn ikhlas, bijaksana serta penuh pengertian dlm memberikan pengarahan saran-saran kepada penulis yang sangat bermanfaat dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

6. Bapak Ibu Dosen D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan bagi penulis. 7. Kedua Orang Tua Tercinta yang selalu memberikan dukungan baik moril maupun material yang tiada henti bagi penulis. 8. Untuk Staff Solo Paragon Hotel & Residences, kepada Ibu Ira Oktarini, Ibu Nicky Olivia selaku Marketing Communication Coord, dan Bapak Koko yang sudah berkenan member bimbingan selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media. 9. Seluruh karyawan besrta staff Solo Paragon Hotel & Residences tanpa kecuali tterima kasih atas segala keramahan dan kehangatan kekeluargaannya selama penulis di sana serta ilmu yang berharga yang dibagikan kepada penulis. 10. Semua teman-teman PR kelas B , Maria Dhevy dan Priska Septiana P yang selalu memberikan dukungan dan semngat kepada penulis. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Namun demikian, Penulis berharap Laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan digunakan sebagaimana mestinya.

Surakarta,

Penulis

commit to user viii

Mei 2012


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

JUDUL ......................................................................................................................... PERSETUJUAN ..........................................................................................................

ii

PENGESAHAN ...........................................................................................................

iii

MOTTO .......................................................................................................................

iv

PERSEMBAHAN ........................................................................................................

v

KATA PENGANTAR .................................................................................................

vi

DAFTAR ISI................................................................................................................

viii

BAB I : PENDAHULUAN..........................................................................................

1

A. Latar Belakang .................................................................................................

1

B. Tujuan Penulisan..............................................................................................

4

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ...............................................................................

6

A. Definisi Public Relations .................................................................................

6

B. Tujuan Public Relations ...................................................................................

8

C. Fungsi Public Relations ...................................................................................

10

D. Tugas Public Relations ....................................................................................

11

E. Tools Of Public Relations ................................................................................

13

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

BAB III : DESKRIPSI PERUSAHAAN .....................................................................

33

A. Sejarah Solo Paragon Hotel & Residences ......................................................

33

B. Visi dan Misi ....................................................................................................

34

C. Fasilitas Solo Paragon Hotel & Residences .....................................................

35

D. Struktur Organisasi Public Relations Solo Paragon Hotel & Residences .......

39

E. Deskripsi Detail ...............................................................................................

40

F. Public Relations Officer di Solo Paragon Hotel & Residences .......................

41

G. Job Description Of Solo Paragon Hotel’s Public Relations Officer ................

41

BAB IV : PELAKSANAAN MAGANG ....................................................................

45

A. PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL .......

45

1. Newsletter ..................................................................................................

45

2. Fungsi dan Tujuan Memproduksi Newsletter ............................................

47

3. Proses Produksi Newsletter di Solo Paragon Hotel ...................................

49

B. PELAKSANAAN MAGANG .........................................................................

54

1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ..................................................

55

2. Aktivitas Magang .......................................................................................

55

3. Kendala Magang ........................................................................................

59

4. Cara Yang Telah Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan .........................

60

5. Kemajuan Yang Telah Dicapai ..................................................................

61

commit to user x


digilib.uns.ac.id

BAB V : PENUTUP ....................................................................................................

62

A. KESIMPULAN ................................................................................................

62

B. SARAN ............................................................................................................

63

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................

64

LAMPIRAN.................................................................................................................

65

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Sektor pariwisata merupakan usaha yang pada umumnya sangat menjanjikan dalam meraih devisa Negara. Hal ini perlu mendapatkan perhatian khusus sebagai peluang bisnis dalam perekonomian Indonesia selain faktor-faktor yang lain seperti pendayagunaan industri kecil dan menengah dalam mendongkrak perekonomian nasional yang terpuruk akibat krisis moneter. Kesadaran akan perlunya penanganan yang lebih serius terhadap bidang ini telah melahirkan beberapa kebijakan sebagai langkah pengembangannya. Maka dari itu pemasaran pariwisata akan menjadi konsep penting yang harus dipegang dan dilaksanakan dalam membina, mempertahankan serta memupuk pertumbuhan yang diharapkan dalam bidang pariwisata sebagai program utama pengembangan daerah wisata khususnya di Propinsi Jawa Tengah. Salah satu komponen industri periwisata yang besar peranannya di Indonesia adalah usaha Perhotelan. dilihat dari fungsi utamanya, produk utama yang dijual oleh usaha perhotelan adalah sewa kamar atau jasa penginapan. Konsumen mengharapkan sesuatu yang bukan hanya sekedar kamar menginap, namun mereka lebih mengharapkan hal lain seperti pelayanan, kondisi lingkungan yang menyenangkan, sopan santun dan rasa hormat dari seluruh karyawannya.

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

Industri perhotelan merupakan badan usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa akomodasi yang dapat menciptakan nilai tambah terhadap jasa sebagai salah satu kesatuan produk terbaik yang nyata (tangiable product), maupun tidak nyata (intangiable product) untuk memberikan penawaran yang sebaik mungkin kepada konsumen. Hotel memiliki tujuan umum yaitu selain untuk mencari profit, juga bias dapat memberikan pelayanan yang memuaskan tamunya (public service). Hotel sebagai industri yang bergerak di bidang jasa tentu akan berhadapan langsung dengan konsumen yang beraneka ragam adat istiadat, bahasa serta sifatnya, yang semuanya perlu diterima dan dilayani dengan baik. Dengan permasalahan dan keadaan yang ada, hotel perlu merencanakan dan menyusun suatu strategi pemasaran yang dapat digunakan dalam menjaga kelangsungan hidup bisnisnya. Perkembangan industri yang pesat menciptakan persaingan yang semakin ketat dan berat, terutama bagi pendatang baru. Karena itu diperlukan strategi pemasaran yang efektif guna meningkatkan pendapatan hotel. Alasan pemilihan lokasi penelitian tersebut antara lain karena Solo Paragon Hotel & Residences merupakan hotel berbintang empat terbaru di kota Solo, yang bernaung di bawah Tauzia Hotel Management. Dari segi kualitas jasa dan fasilitas hotel tidak perlu diragukan lagi karena Solo Paragon Hotel adalah hotel dengan klasifikasi bintang empat. Peran Public Relations bagi perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan harus mampu menciptakan dan menumbuhkembangkan relasi. Public Relations terus menerus melaksanakan kegiatan yang selalu dipengaruhi lingkungan sebagai masukan bagi organisasi, dan sebaliknya dapat memberikan dan menanamkan kepercayaan kepada public eksternal, dan bisa diterima dengan baik. Dalam memperkenalkan hotel kepada

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

para khalayak luas, mempertahankan citra positif dan meningkatkan jumlah pelanggan salah satunya dengan menerapkan “Tools Of PR” alat-alat ini bisa disebut sebagai media Public Relations. Salah satu alat yang digunakan oleh Public Relations adalah dengan memproduksi Newsletter sebagai media pendukung. Oleh karena itu PR (Public Relation) harus memperkuat dan menumbuhkan komuinikasi yang harmonis antar sesama bagian dan mengatur arus informasi antara pihak management dengan karyawan. Dari uraian diatas, penulis tertarik untuk mengambil judul “PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL” Solo Paragon Hotel & Residences yang terletak di Jalan Dr. Sutomo – Solo merupakan hotel bisnis dan salah satu hotel berbintang empat yang bergerak di bidang jasa pelayanan. Solo Paragon Hotel menggunakan PR (Public Relation) dalam mempromosikan produk hotel serta membangun citra (image) yang positif . Promosi tersebut berupa iklan berbagai media massa, baik media cetak maupun elektronik. Mempublikasikan event atau produk yang dikeluarkan hotel melalui Press Release. Promosi yang telah dilakukan PR (Public Relation) melalui langkah-langkah tersebut mampu mendukung promo melalui Newsletter, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

B. Tujuan Kuliah Kerja Media di Solo Paragon Hotel and Residences Adapun tujuan penulis kuliah kerja media di Solo Paragon Hotel & Residences adalah sebagai berikut : 1. Ingin mengetahui kegiatan Public Relation dalam Proses Produksi Newsleter di Solo Paragon Hotel & Residences. 2. Sebagai sarana bagi penulis untuk menerapkan pengetahuan dan teori yang didapat selama duduk dibangku kuliah dalam praktek dunia kerja. 3. Menambah pengetahuan dalam bidang Public Relation di Solo Paragon Hotel and Residences. 4. Sebagai salah satu kewajiban bagi mahasiswa Diploma III Komunikasi Terapan Jurusan Public Relation Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas sebelas Maret Surakarta untuk memperoleh gelar Ahli Madya di bidang Public Relation.

Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di Solo Paragon Hotel and Residences, Jalan Dr. Sutomo - Surakarta selama tiga bulan, tepatnya mulai 1 Februari – 30 April 2012 dan ditempatkan di Public Relations Department. Kuliah Kerja Media (KKM) mempunyai manfaat bagi mahasiswa Diploma III khususnya bidang Public Relations selain sebagai wadah atau

tempat untuk

mempraktekkan pengetahuan dan teori yang didapat selama di bangku kuliah, keikutsertaan mahasiswa secara nyata pada Kuliah Kerja Media ini dapat dijadikan pengalaman kerja khususnya pada bidang Public Relations.

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

Penulisan laporan ini merupakan dokumentasi dari pelaksanaan praktek Kuliah Kerja Media ini antara lain : 1. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Penulis/Mahasiswa : a. Dengan adanya Kuliah Kerja Media ini dapat mengembangkan ketrampilan dan pengetahuan penulis. b. Kuliah Kerja Media dapat membantu memberikan pengalaman kerja. c. Kuliah kerja media dapat dijadikan pelatihan menghadapi persoalan dalam dunia kerja.

2. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Fakultas : a. Mengetahui sejauh mana ketrampilan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nyata. b. Untuk

memudahkan

dalam

menjalin

hubungan

kerjasama

atau

dapat

meningkatkan hubungan kerjasama antara pihak Fakultas dengan pihak Instansi yang bersangkutan. c. Dapat dijadikan evaluasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pendidikan.

3. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Perusahaan/Instansi : a. Dapat menjadi masukan bagi perusahaan/instansi untuk meningkatkan pelayanan atau produktifitas. b. Dapat berbagi pengetahuan kepada mahasiswa sesuai bidang pengetahuan terkait. c. Memberikan gambaran nyata dalam dunia kerja.

commit to user


digilib.uns.ac.id 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. DEFINISI PUBLIC RELATIONS Hubungan masyarakat / humas yang kadangkala disebut Public Relations (purels) sudah tidak asing lagi bagi kita. Banyak orang menganalogikan bahwa humas sebagai penyelamat perusahaan dari citra buruk dimata masyarakat. Bidang public relations merupakan bidang yang sangat luas yang menyangkut hubungan dengan berbagai macam pihak. Public Relations mempunyai peranan yang sangat besar. Lebih dari itu, public relations mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak– pihak yang berhubungan dengan mengamankan arah tujuan prusahaan/organisasi menuju sasarannya. Dalam menjalankan tugasnya public relations perlu memahami sikap dan perilaku masyarakatnya dengan mengidentifikasi siapa publiknya, apa bentuk dan segmentasi public, akan mengefektifkan peran public relations dan dapat mengarahkan kegiatan komunikasinya dengan menerapkan konsep komunikasi.(Effendy,Onong Uchjana; 1987 : 12) Publik Relations perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen, kepada terget-target public tertentu dan melakukan komunikasi dengan cara membujuk. Roberto Simoes (1984) menyimpulkan “Apa Public Relations itu sebenarnya?” (Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF,2002:7)

commit to user 6


digilib.uns.ac.id 7

a. PR (Public Relations) merupakan proses interaksi. PR menciptakaan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak. b. PR adalah fungsi manajemen. PR menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, baik internal maupun eksternal. Hal ini merupkan unsur yang sangat penting dalam manajemen dalam pencapaian tujuan organisasinya. c. PR merupakan aktivitas di berbagai bidang ilmu (PR adalah multidisplin ilmu). PR menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya. d. PR merupakan profesi profesional dalam bidangnya. Juga, PR merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus. PR merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan.

Menurut DR. Rex. F. Harlow dalam Gold Paper 4 (1994) menyatakan bahwa definisi Public Relatios adalah sebagai berikut : “PR adalah fungsi manajemen yang mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerja sama melibatkan manajemen dalam permasalahan; membantu memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik; menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum; menopang manajemen dan mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai system peringatan dalam membantu mendahului kecenderungan, dan

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”. (Sr. Maria A.R. OSF, 2002:201-202)

L. Bernays dalam bukunya Pulic Relations menyebutkan bahwa PR mempunyai tiga arti : (Soemirat dan Ardianto, 2005 : 13) 1. Penerangan kepada publik; 2. Persuasi situjukan kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik; 3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga.

Cutlip, Center dan Brown menyebutkan Public Relations adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya, (Cutlip, Center dan Brown, 2000:4).

B. TUJUAN PUBLIC RELATIONS Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai, dituju, atau diraih. Tujuan merupakan sesuatu yang mengarahkan kegiatan PR, sehingga tidak melenceng atau salah sasaran. Karena PR adalah fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan komunikasi, maka pada dasarnya tujuan PR adalah tujuan-tujuan komunikasi. Seperti yang

commit to user


digilib.uns.ac.id 9

diungkapkan Rachmat Kriyantono dalam bukunya “Public Relations Writing”, maka tujuan PR adalah sebagai berikut : 1.

Menciptakan pemahaman antara perusahaan dengan publiknya Tujuan PR adalah berupaya menciptakan saling pengertian antara perusahaan dengan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi (well informed) antara perusahaan dengan publiknya. Kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah kesalahan persepsi.

2.

Membangun Citra Korporat (Corporate Image) Citra adalah gambaran persepsi publik tentang perusahaan menyangkut pelayanannya, kualitas produk, budaya perusahaan, perilaku perusahaan maupun individu-individu dalam perusahaan. Pada akhirnya persepsi akan mempengaruhi sikap dan opini publik terhadap perusahaan. Untuk mencegah adanya opini publik yang buruk terhadap perusahaan, maka dibutuhkan campur tangan PR.

3.

Membentuk Opini Publik yang Favorable Sikap publik terhadap perusahaan dapat juga disebut opini publk. Opini publik ini dapat dibagi menjadi 3, yaitu opini positif, negatif, dan netral. Dalam hal ini praktisi PR dituntut untuk dapat memelihara opini publik yang favorable.

4.

Membentuk Good Will dan Kerjasama Goog Will dan kerjasama dapat terwujud karena ada inisiatif yang dilakukan berulang-ulang oleh PR perusahaan untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan kepada publiknya. Kemudian diikuti tindakan nyata perusahaan untuk komitmen mewujudkan kepentingan publik.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

C. FUNGSI PUBLIC RELATIONS Didalam buku dasar–dasar humas, pengarang farid Kusumastuti, penerbit Galia Indonesia tahun 2003, hal 23. Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi public relations/humas meliputi : 1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. 2. Meningkatkan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada public dan menyalurkan opini piblik pada perusahaan. 3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada organisasi untuk kepentingan umum. 4. Membina hubungan secara horizontal anatara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.

Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, 3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Malayani publik dan menasehati pimpinan demi kepentingan umum.

commit to user



D. TUGAS PUBLIC RELATIONS Lima pokok tugas Public Relations sehari-hari sebagai berikut : (Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF,2002:39-42) 1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atayu perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik internal atau eksternal dan memperhatikan, mengolah, mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan organisasi.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Untuk itu, perlu menentukan strategi dan bagaimana mengkomunikasikannya kepada publik internal atau eksternal demi kontinuitas organisasi. Perlu ada perancanaan yang terencana, bagaimana dapat direalisasikan, siapa dan apa saja yang harus dilakukan, kapan harus terjadi, dan bgaimana kelanjutannya dan berapa besar dananya. Peraturan PR dalam fungsi ditujukan untuk merealisasikan apa yang menjadi persetujuan organisasi, dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab, bila perlu mendukung pelaksanaan tersebut dengan kegiatan yang diperlukan. Karena bisa terjadi perubahan peraturan tersebut ada yang mu gkin akan menolaknya. Suatu hal yang perlu dipertahankan dan tak boleh diabaikan sdalah citra organisasi harus justru menjadi lebih baik dan lebih kuat.

commit to user



3. Memperbaiki Citra Organisasi Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. Citra organisasi bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang menjadi keinginan, harapan, dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan adalah citra dari kenyataan identitas organisasi.

4.

Tanggung jawab sosial. PR merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.

5. Komunikasi PR mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal-balik, maka, pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

commit to user



E. TOOLS OF PUBLIC RELATIONS Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang Public Relations mempunyai alat-alat kegiatan (PR Tools). Alat-alat kegiatan ini biasa disebut sebagai media Public Realations, antara lain : (Kriyantono,2008 : 18-33) 1.

Publisitas dan Media Relations F. Rachmadi menggambarkan publisitas sebagai kegiatan untuk menceritakan kepada masyarakat luas tentang produk/jasa atau yang berkaitan dengan suatu perusahaan/organisasi. (Rachmadi:1992:hal.38) Perusahaan yang menjalankan program media relations, pada umumnya adalah perusahaan yng sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuan organisasi. Secara rinci media relatos bagi organisasi adalah : (Diah Wardhani, 2008:12-13) a. Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta langkah lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui umum. b. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media (liputan, laporan, ulasan, tajuk yang wajar, obyektif dan seimbang (balance) mengenai hal-hal yang menguntungkan lembaga/organisasi. c. Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan lembaga/organisasi. d. Untuk melengkapi data/informasi Bagi pimpinan lembaga/organisasi bagi keperluan pembuatan penilaian (assesment) secara tepat mengenai situsi atau permasalahan yang mempengaruhi keberhasilan kegiatan lembaga/perusahaan. commit to user



e. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi oleh rasa saling percaya dan menghormati. ( Rachmadi 1882:56)

Publications (Publikasi) adalah cara PR dalam menyebarkan informasi, gagasan atau ide kepada khalayaknya. · Press-release (menulis berita tentang perusahaan kepada media) · Press-conference (menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan secara langsung mengundang wartawan) · Press-tours (mengundang wartawan untuk berkunjung ke perusahaan) · Press-party (menjamu wartawan makan bersama) · Pess-receptions ( mengadakan acara khusus pertemuan dengan wartawan) · Media gathering ( mengumpulkan media dalam sebuah forum) · Corporate blogging ( dengan menulis blog perusahaan untuk menjalin hubungan perusahaan dengan publiknya) hal ini masih baru di ranah public relations Indonesia, tetapi ada beberapa perusahaan yang sudah menjadi pionir awal penggunaanya dan sedang dalam kajian penulis untuk di angkat ke dalam thesis (mohon doanya agar diberikan kemudahan)

Menurut seorang pakar dan praktisi kehumasan yang amat populer di Inggris dan Amerika Serikat, bernama Frank Jeffkins (1990), hubungan pers (press relations) adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Tujuan Pokok hubungan pers sebenarnya adalah

commit to user



menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra yang indah saja di hadapan khalayak. Karena, menurut Jeffkins tak seorang pun yang berhak untuk mendikte apa yang harus diterbitkan oleh media massa. (Aceng Abdullah, 2004 : 4)

2.

Special Event Event (Acara) adalah setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh PR dalam proses penyebaran informasi kepada khalayak, contoh: kampanye PR, seminar, pameran, launching, CSR (Corporate Social Responsibility), charity, dan lain-lain. Hal ini berkaitan dengan penyusunan program acara, dapat dibedakan menjadi : © Calender Event – Regular Event (Kegiatan Rutin); © Special Event - Kegiatan khusus dan dilaksanakan pada momen-momen tertentu contoh ulang tahun perusahaan, Launching (peluncuran) Produk; - Open house atau company visit (memberi peluang kepada publik untuk melihat mengenal lebih dekat perusahaan dengan berkunjung langsung ke perusahaan. - Fund-raisers (kegiatan mengumpulkan dana). Contoh : beberapa stasiun televisi ramai-ramai menyediakan “dompet peduli” dengan nomor rekening tertentu bagi penonton yang ingin menyumbang dana untuk korban bencana alam. - Trade-shows ( mengadakan pameran dagang). - Award ceremonies (acara pemberian penghargaan). Panasonic awards ada pemilihan presenter terbaik, program terbaik dll.

commit to user



- Contest (lomba-lomba), contoh: Universitas Sebelas Maret mengadakan lomba penulisan blog dengan tema corporate blog sebagai public relation tools. - Seminar (mengadakan seminar dengan tema yang berkaitan dengan kepentingan masyarakat, baik sebgai penyelenggara atau sebagai pembicara) - Charitable

Cuntributions

(kegiatan-kegiatan

amal

untuk

membantu

masyarajkat). Semisal Solo Paragon Hotel memberikan bingkisan lebaran kepada masyarakat disekitar hotel) - Sponshorships (menjadi sponsosr berbagai event di masyarakat) - Letters of denial (surat klarifikasi atas sebuah informasi yang tidak benar yang di sampaikan ke media). Semisal tulisan di surat pembaca pada surat kabar yang menulis keluhan terhadap perusahaan. Untuk menjaga citra perusahaan menulis sanggahan atau bantahan terhadap tulisan tersebut pada media masa juga. Tentunya dalam penulisan menggunakan kata – kata pilihan tidak menyalahkan justru ucapan terima kasih misalkan. (Sumber bacaan: Public Relations Writing, Rachmat Kriyantono) © Moment Event – Kegiatan yang bersifat Momentum contohnya Perayaan 50 tahun perusahaan (Ulang Tahun Emas Perusahaan).

3.

Iklan Ada perbedaan mendasar antara iklan sebagai alat marketing dan iklan sebagai alat humas adalah melihat pesan yang diiklankan. Selama pesan iklan berkaitan dengan produk, maka dapat dikatakan saat itu iklan merupakan media/ alat marketing. Namun, ketika iklan membawa pesan yang berkaitan dengan perusahaan, maka saat

commit to user



itu iklan merupakan alat atau media humas. Menurut Rhenald (1994:151), ada empat jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, instutional advertising, corporate identify advertising, dan recruitment advertising. a. Public relation advertising public relation advertising adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayananya. Misalnya, pindah gedung, keterlambatan pelayanan, insiden (kecelakaan, kebakaran, pemogokan), perminta maaf, ucapan terimakasih, simpati, dan sebagainnya. Sifat pesannya adalah informative atau sekedar pemberitahuan melalui media massa. Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.

b. Instutional advertising Iklan jenis ini bertujuan memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya, tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya. Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih berwibawa dan mengesankan kebesarannya. (Frida Kusumastuti, 2001:30-31)

c. Corporate identify advertising Corporate identify advertising adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama

commit to user



perusahaan, dan desain fisik, lainnya. Digunakan ketika perusahaan akan merubah logo. Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyrakat mengenal dan mengingat perusahaan. Misalnya, warna orange mengingatkan kita pada PT. Pos Indonesia, dan sebagainnya. d. Recruitment advertising Yaitu bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. Orang yang berkualitas tidak akan melamar pada perusahaan yang memasang iklan lowongan seadanya. Iklan lowongan ini dianggap serius bila memilki indikasi bentuk ukuran cenderung besar desain menarik, kata-katanya santun, jujur dengan menampilkan posisi, tugas dan kualifikasi yang dibutuhkan, serta mencantumkan identitas perusahaan. Dalam menyelenggarakan pameran harus diperhatikan agar : o

Para pengunjung merasa tertarik untuk memperhatikan tiap display

o

Pameran

meryupakan

suatu

dorongan

bagipara

pengunjung

untuk

mengadakan suatu kegiatan

4.

o

Pameran memamerkan hal-hal yang baru dengan cara yang istimewa

o

Pameran memberikan ide baru, dan lain-lain.

Pameran Kegiatan pameran baik yang dilakukan sendiri maupun oleh organisasi lain, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pemeran yang biasannya dengan upacara mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang

commit to user



kedatangan pers. Disinilah Humas memanfaatkan pameran untuk memperoleh publisitas. Petugas humas melobi pejabat atau tokoh masyarakat yang diminta untuk membuka pameran untuk mengunjungi satnd perusahaanya Hal ini diharapkan pers dapat mengabadikan foto pejabat dengan latar belakang stand pameran kita untuk kemudian ditampilkan dalam media massa yang harus diperhatikan dalam pameran adalah desain lokasi yang sangat menarik pelayanan penjaga stand harus komunikatif, ramah, dengan budaya organisasi publikasi yang intensif dengan menyebarkan kartu, display, booklet, leaflet, dan sebagainya. 5.

Fotografi Kekuatan foto melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistic. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Maka, Public Relations harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga keterbaruannya, diambil pada saat yang tepat. Humas juga harus mengambil kemudi dalam hal pengembalian dan penyimpanan foto Alasanya karena foto digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lainnya tidak boleh bertentangan dengan image perusahaan.

6.

Film Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset, dan sebagainnya. Melalui film humas dapat menyampaikan pesan-pesannya. Tidak hanya film dokumenter, film cerita pun juga merupakan media yang efektif.

commit to user



Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan dan membawa misi mengangkat citra profesi tertentu. (Frida Kusumastuti, 2002:30-35) 7.

Pers Tours Pers tour adalah acara yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk memberikan kesempatan wartawan mengetahui kondisi, aktivitas serta permasalahan yang mungkin dihadapi oleh organisasi. Kegiatan ini, merupakan kunjungan ke perusahaan atau menikmati jasa perusahaan ke tempat-tempat tertentu yang dilayani oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Misalnya pembukaan jalur penerbangan Garuda ke Swedia (Eropa), pembukaan cabang hotel di Singapura, dan lainnya. Pers tour pada umumnya merupakan kegiatan yang direncanakan leh organisasi atau perusahaan untuk mengingatkan hubungan baik dengan wartawan. Dengan adanya perjalanan itu, umumnya wartawan akan lebih mamahami berbagai hal mengenai suatu organisasi dan menjadi bahan menarik untuk tulisannya. Perencanaan Pers tour : § menentukan tujuan pers tour § menentukan media mana yang akan dilibatkan disesuaikan dengan audiens dan momen pers tour itu sendiri § menentukan pihak internal yang akan terlibat dalam kegiatan tersebut dan melakukan pembagian tugas § menentukan tanggal acara, berapa lama perjalanan dan kegiatan itu berlangsung, menentukan alat transportasi, akomodasi, uang saku, obyek yang akan dikunjungi. § menentukan pihak ketiga yang akan diajak kerjasama

commit to user



§ menyediakan tiket perjalanan, susunan, susunan acara, denah tempat, route perjalanan, nama pemandu dan sebagainya. § menentukan biaya/anggaran keseluruhan acara tersebut. (Diah Wardhani, 2008:135) 8.

Pemberitaan Pers (Press/News Release) Media massa seperti radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku, memilki sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan periodik menjadi perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang khusus untuk keperluan hubun gan dengan media massa ini. Kegiatan yang yang dapat dilakukan humas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, press tour, press clipping. Ada banyak keuntungan melakukan kegiatan ini berhubungan dengan pers. Tidak hanya memperoleh publisitas bila termuat di media mereka. Melainkan humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi. Pemberitaan Pers adalah karya tulis yang paling banyak dan paling sering dilakukan oleh praktisi PR untuk menyebarluaskan informasi melalui media pers, baik untuk media cetak maupun televisi dan radio.

9.

Latar (Backgrounders) Latar adalah informasi dasar yang memuat uraian penopang bagi tulisan wartawan, bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan dan sebagainya. Sekalipun bukan yang dikejar pers, latar merupakan warna

bagi

suatu

penulisan

yang

pembaca/pendengar/pemerhati bertia tersebut.

commit to user

dapat

menimbulkan

perhatian



10. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement) Iklan layanan Masyarakat adalah pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan umum. Pesan-pesan ini dapat digunakan peruahaan untuk mendidik masyarakat. 11. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising) Pekerjaan PR juga berkaitan dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Adakalanya iklan tentang perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian pabrik baru, perluasan usaha hari ulang tahun perusahaan, hari-hari resmi nasional, atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu. Di dalam Public Relations iklan banyak digunakan, baik didalam surat-surat kabar, majalah-majalah, maupun radio, televisi dan bioskop (slide). Informasi atau massage disampaikan dengan menggunakan iklan dapat dijamin, bahwea tiap kalimat dan tiap kata yang disampaikan komunikator pada public tidak akan berubah. Ini disebabkan karena komunikator membayar tempat atau ruangan untuk penempatan “message” itu. Berdasarkan jasa ini, maka surat kabar dan lain-lain harus bertanggung jawab atas

penyampaian

“message”

itu.

Iklan

membantu

perusahaan

dalam

mempopulerkan produknya. (Oemi Abdurrachman,1968:101-102) 12. Artikel atau Editorial Perusahaan besar umumnya merasa perlu menerbitkan majalah atau koran intern untuk memperkuat moral kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada karyawannya dan sebaliknya. tersebut membutuhkan penulis dan

commit to user



karya tulis. Praktisi PR perlu menulis artikel-artikel atau editorial (pandangan redaksi tentang suatu masalah). 13. Publikasi Ringan Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat pemasaran lainnya untuk membantu kampanye pemasaran, brosur dan flyer termasuk media sales kit Public Relations untuk keperluan sales call. 14. Interviews ( Meminta Pertanyaan Wawancara) Sebelum wartawan mewawancarai nara sumber, bisa saja praktisi PR menanyakan pertanyaan yang akan disampaikan oleh wartawan. Namun pada umumnya, wartawan menyukai hal yang spontan, sehingga bila daftar pertanyaan disampaikan terlebih dahulu, akan terkesan adanya pengaturan dan bersifat artifisial (di buatbuat/rekayasa/tidak sopan). Nara sumber tidak memiliki kewenangan untuk memaksakan kehendak meminta daftar pertanyaan, bahkan seorang kepala negara sekali pun. Namun untuk dapat memperkirakan data apa saja yang dibutuhkan. (Diah Wardhani,2008:61) Menjadi seorang nara sumber yang dipercaya oleh media massa, merupakan tugas yang berat. Hal ini terkait dengan kemampuan praktisi PR dalam penguasaan terhadap masalah yang menjadi topik wawancara. Oleh karena itu, selain kemampuan memahami pengelolaan wawancara, maka penguasaan materi menjadi sangatlah penting. (Diah Wardhani,2008:114) Secara teknis lain yang perlu dipahami oleh praktisi PR adalah mengenai Jenis Wawancara yaitu :

commit to user



a. Wawancara yang direkam, wawancara ini biasanya hanya akan menampilkan rekaman yang terbaik. Bila terdapat kesalahan, bisa dilakukan pengulangan. Namun demikian wawancara ini juga berlangsung sama beratnya dengan wawancara langsung. b. Wawancara panel, adalah wawancara dengan nara sumber lebih dari satu. Dengan demikian, masing-masing nara sumber akan terbatas dalam penyampian pesan-pesan utamanya. Karena itu, nara sumber harus lebih efektif dalam menjelaskan pesan utama itu. c. Wawancara melalui telepon/telekonferen : wawancara yang dilakukan secara jarak jauh dengan menggunakan alat komunkasi, seperti telepon dan telekonferensi. d. Wawancara di tempat kejadian, adalah wawancara yang dilakukan di lokasi kejadian atau organisasi. Perhatikan agar latar belakang lokasi tidak menimbulkan efek negatif bagi khalayak. e. Wawancara mendadak Yang merupakan inisiatif media dalam mengembangkan suatu isu tertentu. Apabila belum siap dengan fakta, maka sebaiknya jawab sejujurnya bahwa memang belum siap dan meminta waktu satu atau dua jam untuk mempelajari pertanyaan serta mencari data pendukung. (Diah Wardhani, 2008:115-116) 15. Company Profile dan Annual Report Company profile adalah penjelasan tentang perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi perusahaan kepada pihak tertentu.

commit to user



16. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations) Meskipun pidato-pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan. Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan. 17. Press Release Press release adalah segala bentuk informasi yang hendak disebarkan kepada pers, biasanya melalui media cetak. Sekalipun press release mempunyai format umum, ada tiga bentuk yang mempunyai penekanan yang berbeda-beda. Ø Basic Publicity Release Meliputi informasi umum yang mengandung nilai berita (news value) bagi media-media local, regional, atau nasional. Ø Product Release Informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk-produk baru

atau berkaitan

dengan

produk perusahaan.

Meski

akan sanagat

menguntungkan bagi perusahaan bila berita ini dapat dipublikasikan di media

commit to user



umum, media yang berkepentingan umumnya adalah media spesifik, seperti majalah bisnis, majalah remaja, majalah wanita, dan sebagainya. Ø Financial Release Meski informasi keuangan pertama-tama menjadi kepentingan pemegang saham, release ini sering juga dapat menjadi konsumsi umum bila menyangkut perusahaan besar atau nilai keuangan yang besar. Maka, selain menarik media bisnis dan ekonomi, release ini juga menarik, pers umum. Beberapa tahun belakangan ini, pihak media menghadapi kenyataan bahwa semakin banyak perusahaan yang mengirim press release. Ada yang mengirim berita melalui surat dan ada yang melengkapinya dengan acara makan siang atau makan malam dalam konferensi pers. Oleh karena itu, persaingan dunia usaha juga meningkat dalam hal memperoleh kapling berita di surat kabar. Editor surat kabar terpaksa harus menyortir press release yang masuk dalam tempo kurang dari tiga menit untuk meneruskan berita itu atau memasukkannya ke dalam arsip atau kotak sampah. Para editor surat kabar dan majalah mempunyai kriteria yang berbeda untuk menerima atau menolak suatu press release. Namun biasanya mereka akan sangat memperhatikan siapa Anda, dan bagaimana record mengenai Anda di masa lalu dalam menyampaikan berita. Apakah Anda dapat dipercaya (mempunyai kredibilitas), cukup terbuka, dibutuhkan oleh pers dan apakah berita-berita yang selama ini disajikan cukup relevan dengan filosofi yang dianut media tersebut Sekali hal-hal di atas lolos, editor akan melihat hal-hal sebagai berikut : ü Judul yang diangkat

commit to user



Judul yang diangkat oleh praktisi PR dalam press release tentu tidak harus menjadi judul surat kabar, tetapi prinsip pemberian judul keduanya adalah sama. Judul harus menarik perhatian dan memwakili isi berita. ü Kalimat Pembuka Kalimat pertama dalam tubuh press release sebaiknya memuat informasi tentang 5W + 1H, yakni : -

Who (siapa) : Misalnya, sebuah perusahaan nasional yang bergerak di sektor industri elektronik

-

What (apa) : Misalnya, mengumumkan kesempatan bagi masyarakat untuk memiliki saham perusahaan

-

When (kapan) : Misalnya, hari ini (26 September) Perhatikan tanggal ditulis dalam kurung agar bila redaksi memuat berita esok harinya, maka ia hanya perlu mengganti kata hari ini menjadi kemarin.

-

Where (dimana) : Keterangan yang menyangkut tempat. Bisa diletakkan pada isi berita tidak perlu pada kalimat pertama.

-

Why (mengapa) : Mengapa berita ini penting.

-

How (bagaimana) : Penjelasan-penjelasan lain, dimasukkan dalam isi berita.

ü Akurasi Editor umumnya tidak akan mudah percaya begitu saja pada isi berita yang disebarkan perusahaan. Editor akan melakukan pengecekan apakah isi berita tersebut memberikan data yang dapat dipercaya. ü Bahasa

commit to user



Editor surat kabar biasanya tidak melakukan banyak perubahan, karena waktunya sangat terbatas. Yang biasa dilakukan adalah pemotongan atas kalimat yang tidak efektif dan isi yang dirasa tidak perlu. Editor akan menolak berita yang ditulis dengan bahasa yang tidak memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang benar. ü Eksklusivitas Jika release Saudara adalah eksklusif, beritahukanlah editor agar ia tahu bahwa berita itu benar-benar penting. Berita eksklusif biasanya diberikan oleh perusahaan kepada satu media saja yang dianggap penting dan mempunyai peredaran dan pengaruh yang luas. ü Relevansi Editor akan melihat apakah berita tersebut relevan dengan misi berita dan kepentingan pembaca. 18. Lobying Lobbying and Negotiation (Teknik Lobi dan Negosiasi) adalah sebuah rencana baik jangka panjang maupun jangka pendek yang dibuat oleh PR dalam rangka penyusunan budget yang dibutuhkan. Dengan perencanaan yang matang akan membuat kegiatan yang sudah direncanakan berjalan dengan baik dan dapat meminimalisasi kegagalan. 19. Social Responsibility Corporate Social Responsibility (CSR), merupakan wacana yang sedang mengemuka di dunia bisnis atau perusahaan. Wacana ini digunakan oleh perusahaan

commit to user



dalam rangka mengambil peran untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan masyarakat di sekitarnya. 20. Media Kit Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, brosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan-kegiatan jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dan sebagainya, dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar. 21. Factsheet Factsheet adalah sebuah lampiran atau lembaran berisi tentang company profil sebuah perusahaan secara singkat serta berisi tentang penjelasan service yang diberikan hingga visi-misi perusahaan ada juga di akhirnya diberikan profil sang owner atau pimpinan tertinggi suatu perusahaan dengan prestasinya. Factsheet disini digunakan dalam duni bisnis untuk bisa melakukan pitching awal klien atau informasi untuk partner secara cepat dan instan, serta mudah dipahami dan catch the point. Apalagi dalam Public Relation Agency, melampirkan atau mengirim factsheet pada calon klien sangat membantu untuk lebih dikenal jasa kita serta mengetahui apa yang bisa kita bantu untuk calon klien jenis bahasa dan urutan atau kerangka dalam fatcheet sendiri berbeda-beda sesuai jenis perusahaannya, bahasa yang digunakan dalam factsheet juga terkesan baku namun jelas dan lugas. Seperti factsheet hotel yang berisi mengenai fasilitas hotel dan produk-produk hotel.

commit to user



22. Newsletter Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Newsletter merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dan sebagainya. Seperti halnya In House Magazine, Newsletter sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan. Proses Redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planning), penentuan visi, misi logo, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing). Dengan adanya Newsletter sebagai media informasi, perkenalan dan promo produk perusahaan, sehingga dapat membantu dalam membangun citra yang positif dan melekat pada masyarakat. Citra dan Reputasi ; Citra adalah kesan yang timbul karena pemahaman suatu kenyataan. Pemahaman yang berasal dari suatu informasi yang tidak lengkap akan menghasilkan citra yang tidak sempurna. (Kasali, 1994 : 28)

Dalam mendistribusikan Newletter ke semua provinsi, seorang Public Relations dapat menggunakan Direct mail atau dalam bahasa Indonesia “surat langsung” adalah media komunikasi yang oleh banyak organisasi dipergunakan sebagai sarana promosi yang disebarkan kepada orang-orang tertentu atau instansi-instansi tertentu. Surat langsung, selain dapat dikirimkankepada perseorangan secara pribadi, bisa pula

commit to user



disampaikan kepada pimpinan organisasi, misalnya kepala jawatan, direktur perusahaan, dan lain-lain, umpamanya menawarkan hotel untuk kongres atau konferensi. Surat langsung tersebut dapat dilengkapi dengan peta situasi, folder, brosur, foto ruangan sidang pleno,sidang komisi, kamar panitia, ruangan makan, sarana olahraga, dan fasilitas lainnya. (Effendy, Onong Uchjana, 1986 : 204-205)

Pengertian citra itu sendiri abstrak atau intangeble, tetapi wujudnya dirasakan dari penilaian, baik semacam tanda respek dan hormat dari publik sekelilingnya atau masyarakat luas terhadap perusahaan atau organisasi dilihat sebagai sebuah badan usaha atau personelnya yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik. (Ruslan, 1994 : 66)

Asal mulanya, Newsletter merupakan “House Journal” yaitu terbitan berkala yang diperuntukan kalangan sendiri. Erank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk utama house Journal : (Soemirat dan Ardianto, 2005:23) 1. The Sales bulletin : sebuah buletin sebagai media komunkasi reguler antara seorang sales manajer dengan salesman-nya di lapangan. Terbit secara mingguan. 2. The Tabloid Newspaper : mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokopokok berita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali. 3. The Wall Newspaper : bentuk media komunikasi staf/karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan surat kabar/majalah dinding.

commit to user



4. The Newsletter : berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi para pembaca yang sibuk. 5. The Magazine : berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.

Terlepas dari pemahaman humas dimanfaatkan sebagai alat managemen atau tidak, maka untuk mencapai tujuan-tujuan, tugas-tugas, dan kegiatannya, humas menggunakan alat-alat atau media tertentu.Humas merupakan salah satu tools atau alat bagi pemasaran, terutama dalam panduan promosi (promotion mix). Dalam konsep marketing, promotions mix meliputi advertising, public relations, personal selling, direct selling, dan sales promotion. Sehingga Public Relations dapat dikatakan sebagai alat promosi untuk mencapai tujuan-tujuan marketing. Namun, bila dicermati dari perspektif yang berbeda, alat-alat promosi (selain public Relations tentunya) sebenarnya juga dapat digunakan sebagai alat oleh hunas untuk mencapai tujuan-tujuan humas. (Frida Kusumastuti, 2002:30-35)

commit to user


digilib.uns.ac.id 33 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. SEJARAH SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES Solo mempunyai hotel berbintang empat yang merupakan bagian dari kompleks mall yang menawarkan sejumlah kenyamanan dan fasilitas kelas atas. Solo Paragon Hotel & Residences merupakan hotel berbintang empat yang terletak di pusat jantung kota solo. Pemilik Hotel ini adalah PT. Sunindo Gapura Prima. Solo Paragon Hotel & Residences merupakan gabungan dari dua management yaitu Hotel Management dan Estate Management di bawah naungan Tauzia Hotel Management. Marc Steinmayer adalah President Director dari Tauzia Management yang telah berhasil mengembangkan berbagai mcam property baik di Indonesia maupun Internasional seperti Hotel Harris yang sudah tersebar di berbagai kota dan Negara, apartemen dan kondotel. Solo Paragon Hotel & Residences yang berlokasi di Jl. Dr. Sutomo ini diresmikan tepatnya pada hari Jumat tanggal 21 Januari 2011. Acara peresmian berlangsung di Grand Emerald Ballroom yang dimeriahkan dengan aneka tarian Jawa, Cina dan Eropa yang menyatu dalam tema ‘From Java to Paris’. Penyanyi local dan peragaan busana kebaya modern yang elegan menjadi bagian pertunjukan dalam acara pembukaan di Solo Paragon Hotel & Residences. Penandatanganan prasati dan penancapan gunungan menandai peresmian Solo Paragon Hotel & Residences yang dikelola oleh Tauzia Hotel Management. Penancapan gambar gunungan oleh asisten Administrasi Sekda Kota Surakarta, Bapak Drs. S. Joko Pangarso MM bersama Ibu Imelda Sundoro, Presiden

commit to user 33



Komisaris PT Sunindo Gapura Prima menandai peresmian Solo Paragon Hotel & Residences. Hotel ini memiliki konsep bangunan dan arsitektuer yang simple, elegan dan modern. Serta merupakan Hotel tertinggi di kota solo (Jawa Tengah) yang menjulang 25 lantai dengan total 237 kamar dan merupakan bagian dari Solo ‘The Pride Of Java’. Hotel, kondotel, Apartemen, dan pusat perbelanjaan terpadu ini berdiri di atas tanah serluas 4.2 hektare di jalan Dr. Sutomo, Solo. Adapun pembagian bangunan antara hotel dan apartemen, yaitu lantai 1 sampai dengan lantai 8 dan lantai 20 sampai dengan lantai 25 menjadi lantai kamar-kamar hotel dengan kapasitas 237 kamar. Perpaduan antara Hotel, Kondotel, Apartemen, dan Mall akan lebih menyatukan kegiatan bisnis dan hiburan sehingga akan lebih nyaman dan hemat.

B. VISI & MISI VISI © Build A Multicultural approach to management product innovation and services. © Promote Cultural diversity the hospitality business.

MISI © Create an innovative and personalized line of products for each specific market. © Provide a cast effective service while maintaining Quality of work and efficiency for customer satisfaction.

commit to user



© Ensure sustainability and growth of all our brands through financial performances. © Develop an extensive net work to the benefit of our employees and clients.

C. FASILITAS SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES 1. Kamar dan Fasilitasnya Solo Paragon Hotel & Residences sebagai salah satu hotel bintang empat di solo menyediakan berbagai fasilitas dan pelayanan yang baik. Tersedia 237 kamar yang terdiri dari 97 kamar Superior, 109 kamar Deluxe, 18 kamar Executive, 11 kamar City Suite (2 bedroom) dan 2 kamar Premier Suite (3 bedroom) yang dilengkapi dengan fasilitas kolam renang, Pusat kebugaran, Spa, Jogging Track dan Nemo Kid’s Club. Seluruh kamar dilengkapi dengan LCD TV,Bar mini, Safe Deposit Box, dan gratis akses internet. Solo Paragon Hotel & Residences juga berwacana untuk menambah 30 kamar yang akan dioperasionalkan, karena dilihat dari banyaknya jumlah tamu yang menginap. 2. The Coral Restaurant Restoran ini menghidangkan berbagai menu pilihan baik Lokal maupun Internasional. Dengan kapasitas 192 orang, Jam buka 24 Jam, Menu Breakfast Buffet, Ala Carte (24 jam), Sarapan mulai pukul (06.00-10.00 AM), Lunch & Dinner meliputi Ala Carte, Sunday, Brunch (11:00-15:00), Sajian menu tradisional khas solo pun disuguhkan setiap hari jumat dan sabtu di The Coral Restaurant. 3. D’Breeze Longue Solo Paragon Hotel and Residences melayani setiap selera para tamu, sebuah hidangan lezat ruang santai untuk bersantai atau bahkan suasana bergaya sambil

commit to user



menikmati segelas anggur atau koktail. Dengan kapasitas 192 orang, Menu seperti Kue, kopi, teh, miniman beralkohol, cocktail, patisserie, high tea, mocktail, dan makanan ringan. Dengan Live Music setiap hari Jumat dan Sabtu. 4. Ballroom Ruangan ini dapat dipakai untuk berbagai keperluan seperti rapat, seminar, konferensi pers bahkan pertunjukan live music maupun untuk acara resepsi pernikahan berkonsep indoor outdoor dimana Ballroom terhubung dengan Kolam Renang dengan venue yang eksotis.Emerald Grand Ballroom ini memiliki kapasitas terbesar hingga 1500 orang. 5. Meeting Room Dahulu, hotel hanya berfungsi sebagai tempat untuk menginap saja, tapi kini hotel telah memiliki fungsi ganda, dari tempat menginap, hingga sebagai sarana bisnis. Tidak sedikit hotel suitesyang menyediakan sarana bisnis, terutama hotel - hotel berbintang. Solo Paragon Hotel & Residences menyediakan tempat khusus yang bisa digunakan sebagai ruang pertemuan, ruang rapat, bahkan ruang seminar.

commit to user



Penjelasan Kapasitas Ruang Meeting di Solo Paragon Hotel & Residences : Name Of

Class Theater

Room

U Banquet

Room

Area Size

Shape

(m2)

Lobby Level Red 100

80

70

40

17.5 x 8

122

100

80

70

40

17.5 x 8

122

200

160

120

120

24 x 18

432

35

20

25

10

8x8

64

100

800

900

400

24 x 42

1008

Shappire Blue Shappire Ruby Room Board Room Upper Ground Level Emerald Ballroom Room

6. Swimming Pool & Club 25 Sembari berolahraga ataupun sekedar melepas rasa gerah dengan berenang, para tamu dapat menikmati hidangan yang disajikan di Bar ini. Club Bar 25 menyuguhkan Stylish Wine (anggur bergaya), martini dan Bar Cocktail.

commit to user



7. Barbeque Park & Outdoor Jogging Track Para Tamu yang mempunyai hobi berolahraga seperti Jogging, Solo Pargon Hotel menyediakan tempat khusus bagi para tamu yaitu di Area Jogging Track yang terletak di Baseman 1 Solo Paragon Hotel. Acara special seperti Barbeque Party juga dapat dinikmati di Area Barbeque Park yakni dalam satu lokasi dengan area Jogging Track. 8. Fitness Center and Spa Services Tamu dapat menikmati beragam pilihan kegiatan rekreasi dari olahraga untuk memanjakan Tubuh di Clark Hatch SPA and Fitness yang ada di Solo Paragon Hotel. 9. Nemo Kid’s Club Bagi para tamu yang membawa putra putrinya yang tergolong balita-batita, Solo Paragon Hotel menyediakn tempat bermain dan belajar di Nemo Kid’s Club, yang teletak di dekat area kolam renang.

commit to user



D. STRUKTUR ORGANISASI PUBLIC RELATIONS DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES

DOSM (Direktur of Sales Marketing) Sales Admin

SSM (Senior Sales Marketing)

SM (Sales Manager)

Marketing Communication Coord (PR)

AM (Acount Manager)

GD (Graphic Design)

commit to user



E. DESKRIPSI DETAIL Gambar Logo Solo Paragon Hotel & Residences

Nama Perusahaan

: Solo Paragon Hotel & Residences

Management

: Tauzia Hotel Management

Pemilik

: PT. Sunindo Gapura Prima

Alamat

: Jl. Dr. Sutomo

Telp

: +62 (271) 7655888

Fax

: +62 (271) 7655700

Website

: www.soloparagonhotel.com

E-mail

: [email protected]

commit to user



F. PUBLIC RELATIONS OFFICER SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES Setiap perusahaan tentu memiliki kewenangan untuk memiliki atau tidak memiliki seorang Public Relations. Namun, setiap perusahaan pasti melakukan kegiatan ke-PR-an meski tidak memiliki divisi Public Relation tersendiri. Solo Paragon Hotel & Residences adalah sebuah hotel bintang empat yang mempunyai seorang Public Relations yang aktif melaksanakan baik tugas-tugasnya, yaitu menjaga hubungan baik baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal. Dalam department Public Relation di Solo Paragon Hotel terdiri dari seorang PR dan desain grafis yang membantu dalam mendesain materi promo. Posisi seorang Public Relation sendiri berada dibawah DOSM (Director of Sales Marketing) tetapi Public Relation juga dibawah pantauan General Manager, ini merupakan sebuah posisi yang sangat menguntungkan sekaligus beresiko, terutama dalam menjaga citra atau reputasi positif yang telah dimiliki Solo Paragon Hotel & Residences.

G. JOB DESCRIPTION OF SOLO PARAGON HOTEL’S PUBLIC RELATIONS OFFICER DUTIES AND RESPONSIBILITIES : Specific Duties a. Coordinate the day to day operation of the public relations sections. b. Provide support to Director of Sales on public relations issue. c. Develop, implement, and evaluate public relations strategies.

commit to user



d. Create sophisticated public relations material in the local, nation, and international area. e. Develop and update public relation promotion materials. f. Coordinate media activities. g. Obtain maximum revenue generation from public relations activities, h. Maintain the image of hotel. i. Ensure all public relations activities are authorized with the department. j. Fil media release for future reference k. Welcome and handle VIP guest as per VIP treatment standart Human Resource Management a. Monitor Guest / client services and operational requirements in order to indentify short falls in service as a result af staff levels. b. Identify key personel for futher development and provide structured career pathing. Safety, Cleaning and Maintenance a. Ensure that all equipment is functioning and serviced regularly. Guest Relations and Client Needs a. Anticipate client needs through observation and offer prompt afficient service.ensure staff recognize that disable and special needs guest are adequately provided for.

commit to user



b. Develop and awarenessof, and appreciation for, the riches of the cultural divercity of your clients, staffs and location. c. Ensure complaints and request are handle with the aim of exceeding guests expectations. d. Ensure all staff have high a level of product knowledge so they are able to explain service and facilities to clients as required. e. Develop and awareness of local service and facilities. f. Identify and opportunities for value added service to increase sales profitablelity and anticipate client needs. g. Demonstrade effective selling techniques in promoting Solo Paragon product and service. h. Demonstrade effective verbal and non verbal communications skills. i. Ensure guest comment are recorded in guest history record and acted on when appropriate. Financial Management a. Prepare monthly outlook / forcase for related expenses and return to controller / Direcrtor of Finance as scheduled. b. Monitor account activities and make adjustment when necessary. c. Implement cost saving method for the department in line with corporate policy. d. Negotiate contract only with appropriate suppliers as per corporate management policy and procedures. Strategic Planning a. Participate in the preparation of the strategic Business Plan.

commit to user



b. Participate in the preparation and planning of the annual operating plan, departmental objective and other cost related to the annual budget. Quality Management Initiatives a. Seek opportunities and continually improve client service. b. Ensure all staff meke commitment to the quality system. c. Monitor all product ang performance standart and ensure action in taken when standart are not being met. Administrative Duties a. Compile daily, weekly and monthly reports as required. b. Analyze report and make recommendations. c. Ensure files, correspondence, and other relevans business documentation are maintained. d. Utilize computer applications to perform the task required. e. To summarize, it is not the intent by way to this job description to limit the scope or responsibilities to the aforementioned, but to highlight the most important aspect.

commit to user


digilib.uns.ac.id 45 BAB IV PELAKSANAAN MAGANG

A. PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL 1.

Newsletter Satu lagi alat komunikasi yang dibuat oleh Public Relations, yaitu Newsletter. Alat ini dikenal pula dengan sebutan editorial. Asal mulanya, Newsletter merupakan “House Journal” yaitu terbitan berkala yang diperuntukan kalangan sendiri. Sekarang, ada perusahaan yang membuat newsletter secara khusus. Biasanya hal itu dijumpai untuk perusahaan besar yang cukup dana dan area usahanya cukup besar. Sedangkan perusahaan kecil yang dananya tidak begitu besar biasanya cukup membuat satu newsletter. Newsletter di Solo Paragon Hotel bersifat periodik waktu terbitnya setiap 3 bulan sekali. Dan dicetak sebanyak 300 eksemplar. Solo Paragon Hotel tergolong hotel baru dengan bangunan tertinggi saat ini di kota Solo. Untuk itu Public Relations di Solo Pargon Hotel menggunakan Newsletter sebagai alat komunikasi untuk mempromosikan produk hotel (informasi promo terbatas) dan media pencitraan. Happenings adalah Newsletter di Solo Paragon Hotel. Pada dasarnya, Newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan anggota perusahaan. Solo Paragon Hotel menyajikan Neswletter dalam bentuk majalah yang berisi informasi yang berkaitan dengan aktivitas kegiatan dalam management, promo produk hotel, serta memperkenalkan kota Solo dengan mengangkat tempat wisata yang ada di kota Solo.

commit to user 45



Newsletter kebanyakan tidak diperjual belikan (private publication). Tetapi ada newsletter yang berlangganan terutama untuk eksternal bentuk penyajiannya bermacammacam dari yang mulai sederhana dan singkat (beberapa lembar saja) maupun yang lebih lengkap dan mendalam (seperti majalah & tabloid). Karena itu, isi Newsletter bervariasi, beberpa jenis isi atau rubrik yang bisa dimasukkan dalam terbitan Newsletter, antara lain : · kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun incidental) yang dilakukan perusahaan baik yang sasarannya untuk public internal atau eksternal, Misalnya rapat pemegang saham, pmeran dagang, menngelar seminar dan sebagainya. · kegiatan-kegiatan rutin maupun incidental yang dilakuakan karyawan misalnya kegiatan karyawan dalam proses produksi olahraga bersama dan sebagainya. · tulisan khusus tentang profil karyawan dan pembeitaan penghargaan kepada karyawan berprestasi misalnya menulis profil pengabdian karyawan yang loyal selama puluhan tahun atau profil karyawan terbaik bulan ini. · artikel-artikel opini baik dari public relation menulis perlunya tentang produktivitas kerja untuk meningkatkan kesejahteraan bersama. · surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik dan saran atau harapan-harapan karyawan. · artikel dari public eksternal yang berkaitan denga aktivitas perusahaan. .

commit to user



2.

Fungsi dan Tujuan Memproduksi Newsletter Dengan membuat Newsletter, semakin membuktikan bahwa Public Relations di Solo Paragon Hotel tak ubahnya seperti wartawan yang melaksanakan profesi jurnalistik. Dalam pembuatan Newsletter terdapat tahap pekerjaan jurnalistik, seperti mencari berita, menulis berita, mengedit, mengatur tata letak (layout), hingga percetakannya. Proses memproduksi Newsletter ini tidak lepas dari bantuan Graphic Design yang ada dalam department PR. Untuk percetakannya biasanya diserahkan kepada pihak lain.

Fungsi Memproduksi Newsletter di Solo Paragon Hotel : dapat memberikan dorongan untuk membuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawannya antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan. sebagai media komunikasi yang menjebatani pihak manajemen dan karyawan sehingga terjadi komunikasi dua arah karyawan misalnya bisa memperoleh informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain sebagai wahana penjalin hubungan dengan public internal & eksternal sebagai representative citra Korporat dimata public baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukan citra siapa pembuatnya.

commit to user



Tujuan Memproduksi Newsletter di Solo Paragon Hotel : Menyebarkan informasi produk kepada target pasar potensial Untuk mendapatkan kenaikan penjualan dan profit Untuk mendapatkan pelanggan baru dan menjaga kesetiaan pelanggan Untuk menjaga kestabilan penjualan ketika terjadi lesu pasar Membedakan serta mengunggulkan produk dibanding produk pesaing Membentuk citra produk di mata konsumen sesuai dengan yang diinginkan

commit to user



3.

Proses Produksi Newsletter di Solo Paragon Hotel

Menentukan Tema F & B Departemen Tauzia Hotel Management Menentukan Materi Informasi

GM Solo Paragon Hotel Dinas Pariwisata Internet

Menentukan Batas Deadline Memberi Gambar/Foto Mengedit dan Mengatur Naskah Proses Evaluasi PR Proses Approval

Departemen yang Bersangkutan GM Purchase order

Proses Mencetak

Supplier Purchase Request Tauzia Hotel Management Outlet-outlet Hotel

Distribusi

Media Lokal All Costumer Government dan Harris Hotel

commit to user



Dari bagan diatas dapat dijelaskan peran Public Relations dalam proses memproduksi Newsletter di Solo Paragon Hotel : a. Menentukan Tema Dalam membuat Newsletter, tentunya seorang Public Relations memilih tema yang menarik dan nyata. Seperti yang sering terjadi adalah tema-tema yang saat itu sedang ngtren atau hangat. Kemudian memberi penjelasan kepada Grapich Desain bersangkutan dengan tema tersebut. b. Menetukan Materi Informasi Materi informasi dapat disesuaikan jenis publiknya. Untuk newsletter internal dan eksternal di Solo Paragon Hotel disampaikan materi berupa kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan konsumen serta program promo dengan jumlah terbatas. Maksudnya dalam penulisan Newsletter tidak semunya diisi sebuah promo produk hotel, sehingga lebih bervariasi. Mengenai informasi, seorang Public Relations aktif dalam berkomunikasi dan menjalin relasi dengan department lain yang ada di hotel. Terutama F&B (Food & Beverage) Departmen yang menangani masalah makanan dan minuman yang membawahi restoran, bar, banquet dan coffee longue yang ada di hotel. Karena itu merupakan salah satu produk hotel yang mampu meningkatkan pendapatan hotel. Penulis membantu Public Relations di Solo Paragon Hotel, dalam membuat Newsletter dengan aktif mencari materi informasi ataupun program promo dari : Ø F & B (Food & Beverage) Department Pusat penghasilan utama dan kedua sebagian hotel adalah bagian makanan dan miniman, tergantung dari jumlah dan ukuran pengolahan makanan dan minuman.

commit to user



Disini seorang Public Relations mendapatkan informasi mengenai program promo F & B yang berupa materi mentah, yang nantinya oleh Graphic Design materi akan diedit dan dicetak dalam bentuk Flyer (selebaran kecil berisi tentang program promo). Dalam tahap ini penulis harus aktif menanyakan program promo dari departemen F&B. Bahasa iklan dari meteri promo tersebut ditulis ditentukan oleh Public Relations, kemudian diserahkan kepada Graphic Design untuk diedit kembali. Ø Tauzia Hotel Management Tauzia Hotel Managemen, merupakan managemen yang menaungi Solo Paragon Hotel & Residences dan hotel-hotel lain seperti Harris dan POP!. Tauzia Hotel Management aktif dalam memberikan informasi yang bersangkutan dengan hotel-hotel yang bernaung dibawahnya. Ø General Manager Solo Paragon Hotel Wajib bagi GM (General Manager) Solo Paragon Hotel untuk memberikan resolusi terbaru dalam pembuatan Newsletter, yang nanti akan disajikan dalm bentuk letter. Ø Dinas Pariwisata Pariwisata berperan penting bagi dunia perhotelan. Banyak wisatawan maupun turis asing yang belum mengenal Solo Paragon Hotel. Public Relations bekerja sama dengan Dinas Pariwisata dalam memperkenalkan Solo Paragon Hotel. Dan mendapatkan ‘Calender Event Solo’ dari Dinas Pariwisata, dimana hotel perlu mengetahui apa saja event yang akan digelar di Kota Solo. Penulis mendampingi PR dalam pengambilan Calender Event Solo.

commit to user



Ø Internet Pencarian informasi apa yang sedang trend dan menarik untuk dilakukan, penulis membantu Public Relations yang aktif dalam mencari referensi dari internet. Misalnya dalam memberi tips tren warna tahun 2012 bagi para wanita ataupun pria. Yang nantinya bisa jadi bahan materi dari Newletter. c. Menentukan Batas Deadline Dalam pembuatan Newsletter dikenal prinsip Newsletter akan kehilangan wibawanya bila sering terlambat terbit dan tidak bisa diterbitkan kapan terbitnya. Dalam hal ini Public Relations menentukan kapan Newsletter terbit, dan setiap tiga bulan sekali Solo Paragon Hotel menerbitkan Newsletter. d. Memberi Gambar/Foto Yang Menarik Dalam tahap memberi gambar atau foto yang menarik, ini merupakan tugas Graphic Desain, dan tidak lepas dari Public Relations yang memberi pengarahan akan dibuat seperti apa serta memberi masukan yang sesuai. Karena Newsletter membawa citra perusahaan, maka variasi gambar atau foto harus didesain semenarik mungkin. e. Mengedit Dan Mengatur Naskah Public Relations berlaku sebagai seorang editor naskah yangh baik, sehingga mampu memperbaiki naskah yang kurang layak. Dalam tahapan ini penulis membantu Public Relations mengedit tulisan, format Newsletter, jumlah artikel yang dimuat dimana fotofoto yang akan diletakkan, desain animasinya, bagaimana headlinenya, dan sebagainya. Termasuk dalam proses ini adalah composing desain dan layout.

commit to user



f. Proses Evaluasi Sebelum Newsletter dicetak, Public Relations mengevalusi kembali apakah Newsletter layak untuk dibaca publik.

Dengan meneliti kembali naskah ataupun artikel serta

gambar/foto yang sudah didesain oleh Graphic Desain. g. Proses Approval Proses approval ini merupakan proses persetujuan hasil jadi Newsletter yang akan diterbitkan. Yang bertugas untuk memberi approval yaitu : Ø Public Relations Solo Paragon Hotel Ø Department yang bersangkutan Ø General Manager Solo Paragon Hotel h. Proses Mencetak Dalam proses mencetak Newsletter di Solo Paragon Hotel, Public Relations dan Graphic Desain membuat request yang akan ditujukan ke purchase request. Request berisikan berapa jumlah Newsletter yang akan dicetak. Kemudian akan di order dan diserahkan kepada Supplier. Ø Purchase Request (Graphic Design) Ø Purchase Order (Purchasing) Ø Supplier i. Distribusi Dalam tahap terakhir, merupakan salah satu tugas penulis untuk mendistribusikan Newsletter “Happenings” kepada publik, meliputi : Ø Tauzia Hotel Management Newsletter ‘Happenings’ dikirim ke management di Jakarta, melalui Pos.

commit to user



Ø Outlet-outlet Hotel D’Breeze Longue, Pool Bar, Estate, Loby Hotel, The Coral Restaurant, dan Solo Paragon Mall (Loby). Ø All Media Semua media yang bekerjasama dengan Solo Paragon Hotel, dalam kunjungan media. Ø All Customer Newsletter Solo Paragon Hotel diperuntukkan bagi public internal maupun eksternal dan tidak untuk diperjual belikan. Bisa dibagikan pada saat kegiatan sales call dan sales blitz. Ø Goverment Dalam Pemerintahan, meliputi ; Dinas Pariwisata, Balai Kota, dan sabagainya (saat berlangsungnya sales call). Ø Harris Hotel Jakarta, Bandung, Bali Salah satu Hotel yang bernaung di bawah management Tauzia Hotel, dikirim melalui Pos.

B. PELAKSANAAN MAGANG Kuliah Kerja Media merupakan kesempatan bagi mahasiswa untuk mempraktekkan ilmu yang telah didapatnya selama kuliah di dunia kerja yang sesungguhnya. Sehingga mahasiswa dapat mengetahui, melihat dan mengerjakan langsung pekerjaan yang berhubungan langsung dengan jurusannya. Banyak pengetahuan dan pengalaman baru yang didapat selama mengikuti Kuliah Kerja Media yang nantinya digunakan bekal memasuki dunia kerja.

commit to user



1.

Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media yang diwajibkan oleh Program Diploma III Public Relation FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta sebagai syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya di Solo Paragon Hotel & Residences.

2.

Alamat Perusahaan

: Jl. Dr. Sutomo, Solo

Waktu Pelaksanaan KKM

: 3 Bulan (1 Februari 2012-30 April 2012)

Aktivitas Magang Kegiatan dan tugas-tugas lain yang penulis lakukan selama melakukan Kuliah Kerja Media (KKM) di Departmen Public Relation Solo Paragon Hotel & Residences sebagai berikut : 1) Mencermati dan mencari berita yang berhubungan dengan Solo Paragon Hotel, competitor ; Lor In, The Sunan, Best Western, Kusuma Sahid, Novotel-Ibis serta berita yang berhubungan dengan isu nasional dan internasional, fluktuasi harga, pariwisata atau hal penting lainnya yang berkaitan dengan perhotelan. Kemudian dikliping sesuai dengan segala bentuk pemberitaan dari berbagai media cetak mengenai kegiatan-kegiatan Solo Paragon Hotel & Residences dan kegiatan-kegiatan hotel kompetitor yang ada di kota Solo. Hal ini dimaksudkan agar departemen Public Relation memiliki arsip-arsip yang di kemudian hari bisa digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan. Selain itu, dengan mengkliping PR dapat memperoleh informasi mengenai sesuatu hal atau kasus yang terjadi di Solo Paragon Hotel maupun hotel kompetitor lain dan dapat mengidentifikasi kasus tersebut untuk dipelajari kemudian membentuk strategi dan

commit to user



mengambil tindakan yang diperlukan. Tidak hanya itu, mengkliping juga merupakan cara untuk mengetahui citra Solo Paragon Hotel dimata masyarakat luas. 2) Menyiapkan dan mendistribusikan materi promo baru ke outlet hotel Solo Paragon Hotel & Residences (Receptionist, D;Breeze Louge, Concierge/Bell Boy, The Coral Restaurant, Spa, Pool Bar, Fitnnes, Housekeeping). Penulis memdistribusikan Flyer dan newsletter ke seluruh outlet-outlet yang ada di Solo Paragon Hotel dengan tujuan agar para pengunjung hotel dapat mengambil media promo tersebut sehingga informasi dapat tersampaikan kepada para pengunjung hotel. 3) Memfotocopy cipping serta di scan, kemudian di distribusikan ke Finance. Hal ini sebagai

bukti

bahwa

kerjasama

perusahaan

dengan

media

cetak

dapat

dipertanggungjawabkan. 4) Menjawab telephone masuk dengan menggunakan etika menerima telephone (Phone Courtesy). Penulis diwajibkan mengangkat telephone yang masuk ke department PR baik dari departmen lain maupun dari luar hotel dengan standart tata krama yang telah ditentukan oleh HRD. 5) Membuat monthly report dengan memasukkan daftar berita dari media clipping. 6) Memperbaiki file berkas-berkas yang sudah ada untuk mempermudah dalam pencarian kembali. Penulis bertugas merapikan file-file administrasi yang telah dikelompokkan sesuai kategori dan diurutkan sesuai tanggal. 7) Menemui tamu/klien yang ingin bertemu dengan PRO sesuai ijin supervisor. Penulis bertugas menemui tamu-tamu yang ingin bertemu dengan PRO apabila PRO sedang tidak berada dikantor atau sedang ada kesibukan lain, kemudian penulis harus menyampaikan maksud kedatangan tamu tersebut saat PRO telah kembali.

commit to user



8) Menyiapkan sales kid untuk dibawa oleh staff divisi marketing/sales. Semua sales kid disimpan di department PR, sehingga siapapun bisa mengambil di department PR dan penulis bertugas untuk mempersiapkan permintaan sales kid serta merapikannya. 9) Penulis membantu Public Relation dalam mencari informasi mengenai pesan dan kesan para HOD (Head Of Departmen) selama bekerja di Solo Paragon Hotel, guna melengkapi materi pada pembuatan newsletter (Happenings). 10) Penulis mengikuti MEDIA GATHERING (promo DELICIO SATAY) di The Coral Restaurant Solo Paragon Hotel. Dan saat itu penulis menjadi model dalam promo delicio satay. 11) Berkunjung ke Dinas Pariwisata, dengan keperluan mengambil Calender Event Solo 2012 (untuk

melengkapi

materi

dalam

pembuatan

Newsletter

“Happenings”)

serta

bersilaturahmi antar pegawai dan sedikit memberi informasi mengenai program promo di Solo Paragon Hotel. 12) Ikut melakukan kunjungan media ke Seputar Indonesia, Joglo Semar, dan Solo Pos. Penulis beserta staff departement PR melakukan kunjungan ke Media untuk bersilaturahmi dan berbagi program promo. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk eksternal relations yang dibangun oleh departemet PR. 13) Penulis mengikuti kegiatan CSR (Coorporate Social Responsbility) yang dilaksanakan di Pasar Legi. Acara ini berlangsung pada 21 April 2012 yang ditujukan kepada para ibu-ibu buruh pasar. 14) Penulis menjadi talent (menebak quis di atas panggung serta membantu menjadi audience dalam acara syuting TAMU KABARE yang bekerja sama dengan Jogja TV).

commit to user



15) Membantu dalam mempublikasikan promo Valentine Dinner dan Promo produk hotel di Solo Paragon Mall, bersama para staff dan F&B. 16) Penulis membantu dalam ‘show unit’ kepada wartawan dalam mengambil foto (untuk pembuatan Company Profile) pada 30 April 2012. Penulis membantu dalam ‘show unit’ kepada wartawan dari Bintang Home (untuk menunjukkan kamar hotel yang menyediakan living room) pada 20 Maret 2012. 17) Penulis mencari data alamat kantor DPRD seluruh Indonesia melalui internet, dan membuat data tersebut (untuk keperluan program perkenalan hotel dan program promo yang dikemas dalam Newsletter ‘Happenings’). 18) Penulis mengikuti ‘Beauty Class’ bersama para karyawan di Blue Saphire Solo Paragon Hotel, pada 20 Februari 2012. 19) Menyiapkan sales kid untuk dibawa oleh staff divisi marketing/sales. Semua sales kid disimpan di department PR, sehingga siapapun bisa mengambil di department PR dan penulis bertugas untuk mempersiapkan permintaan sales kid serta merapikannya. 20) Penulis mengirim surat perkenalan ke 40 Kantor DPRD provinsi yang ada di Indonesia. Kegiatan mengirim surat ini untuk salam perkenalan, bahwa Solo Paragon Hotel merupakan Hotel Baru di kota Solo, dan menyediakan fasilitas yang modern. Dalam pengiriman surat, di dalam amplop penulis mengikutsertakan Newsletter ‘Happenings’ sebagai media pencitraan. Sehingga public tertarik dan ingin mencoba. 21) Penulis membantu Public Relations dalam membuat dan mencari informasi yang diperlukan dalam memproduksi Newsletter ‘Happenings’. 22) Membantu dalam membuat artikel untuk materi Newsletter ‘Happenings’.

commit to user



23) Penulis membuat Room Voucher (menawarkan system barter bagi perusahaan yang bersedia untuk bekerjasama). 24) Ikut dalam kegiata Sales call ke Balai Kota dan Instansi Swasta seperti Bank yang ada di kota Solo.

3.

Kendala Magang Dalam pelaksanaan KKM (Kuliah Kerja Media) di Solo Paragon Hotel & Residences, kesan pertama penulis masih merasa canggung dengan lingkungan baru. Rasa canggung dikarenakan banyak staff dan karyawan yang belum dikenal pada hari pertama masuk. Pemulis masih bingung tugas apa yang harus dikerjakan. Karena baru pertama kali penulis melaksanakan magang. Seorang Public Relations harus paham dalam membuat rilis dan Newsletter yang benar, tetapi pada saat magang penulis belum percaya diri dalam membuat media rilis dan Newsletter yang benar. Banyaknya nomer extension setiap departemen yang ada di Solo Paragon Hotel, membuat penulis belum begitu hafal. Dari hal yang terkecil seperti mengirim fax, penulis mengalami kesulitan ketika pengiriman pernah gagal. Dalam kegiatan magang ini, ada hal-hal baru yang penulis belum sepenuhnya mengerti, misalnya dalam membuat monthly report. Serta dalam acara Media Gathering yang mewajibkan penulis untuk bersedia menjadi talent taking foto oleh wartawan dari berbagai media cetak dalam program promo food & beverage di The Coral Restaurant Solo Paragon Hotel, penulis masih gugup di depan kamera karena penulis masih kurang percaya diri untuk menjadi model. Banyaknya wartawan yang ada di Solo Raya, membuat penulis kesulitan dalam menghafal nama wartawan di berbagai media.

commit to user



4.

Cara Yang Telah Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan Pada saat mengalami kesulitan dalam melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di Solo Paragon Hotel & Residences, penulis selalu belajar menyesuaikan diri dengan lingkungan baru. Segala sesuatu yang belum dimengerti, berusaha untuk bertanya. Sehingga bila kemudian bertemu masalah yang sama, penulis dapat mengatasinya dengan baik dan benar. Tidak mudah dalam membuat rilis dan Newsletter, tulisan dan ide yang tertuang harus tepat dan sebisa mungkin dapat mempengaruhi publik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk belajar, penulis membaca contoh panduan rilis dan Newsletter sebelumnya. Jika mengalami kesulitan dengan pekerjaan yang baru, penulis melihat cara kerja Public Relations dalam melakukan tugasnya dan tidak takut untuk bertanya bagaimana cara membuat monthly report yang benar. Public Relations di Solo Paragon Hotel selalu memberi dorongan kepada penulis agar membiasakan diri untuk lebih percaya diri. Banyaknya wartawan, penulis berusaha untuk menghafal nama-nama wartawan dari media. Agar komunikasi bisa berjalan dengan tepat dan menghemat tenaga, penulis berusaha untuk menghafal nomer extension setiap departemen.

commit to user



5.

Kemajuan Yang Telah Dicapai Pengalaman pada saat melaksanaan KKM (Kuliah Kerja Media) sangat dirasakan oleh penulis. Banyak ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis. Penulis mampu dalam bersosialisasi dan beradaptasi dengan lingkungan baru. Penulis bisa membuat rilis dan newsletter, setelah bertanya kepada Public Relations Officer dan belajar dari rilis dan newsletter. Dari terbiasa menjadi bisa ketika penulis menggunakan mesin fax dan mesin fotocopy. Karena dorongan dari teman-teman di Solo Paragon Hotel serta para staff, penulis semakin percaya diri untuk menjadi talent dalam taking foto maupun pada saat mengikuti syuting TAMU KABARE. Pengalaman ini membuat penulis menjadi lebih mengerti tentang Job Description seorang Public Relations Officer. Sekarang penulis lebih tahu nomer extension setiap departemen, karena sering menjalin komunikasi jarak jauh dan bila ada waktu luang disempatkan untuk menghafal dan penulis hafal nama-nama wartawan dari berbagai media dan penulis menjadi lebih mengenal dan akrab terhadap karyawan Solo Paragon Hotel & Residences. Serta mendapatkan Ilmu, pengetahuan dan pengalaman baru di bidang Public Relation khususnya dalam produksi Newsletter “Happenings” Solo Paragon Hotel & Residences.

commit to user


digilib.uns.ac.id 62 BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN Dari Kuliah Kerja Media yang dilaksanakan oleh penulis di Solo Paragon Hotel & Residences selama 3 (tiga) bulan, maka dari pengalaman tersebut penulis mendapatkan pengetahuan dan manfaat sesuai dengan tujuan awal penulis melakukan Kuliah Kerja Media di Solo Paragon Hotel & Residences. Pengetahuan dan manfaat tersebut antara lain : 1. Melalui Newsletter ‘Happenings’ yang dikemas secara menarik dan terkonsep, dapat meningkatkan jumlah para pengunjung dari berbagai provinsi di Indonesia. Solo Paragon mulai dikenal di berbagai provinsi, dan tujuan dari perusahaan dapat tercapai. 2. Penulis mengetahui bagaimana cara membuat Newsletter. 3. Penulis mendapatkan manfaat untuk menerapkan pengetahuan dan teori selama duduk dibangku perkuliahan di Solo Paragon Hotel & Residences yaitu berkesempatan untuk mempraktekkan tahap-tahap dalam membuat Newsletter Hotel. 4. Bertambahnya pengetahuan penulis dalam bidang Public Relation di Solo Paragon Hotel & Residences. Penulis mengetahui bagaimana proses memproduksi Newsletter sebagai media pencitraan bagi perusahaan. 5. Penulis mengetahui kegiatan Public Relation dalam memproduksi Newsletter ‘Happenings’.

commit to user 62



B. SARAN Sebagai akhir penulisan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan masukan bagi program DIII Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan Solo Paragon Hotel & Residences. 1. Bagi D III FISIP UNS Seorang Lulusan DIII Public Relation diharapkan memiliki bekal yang cukup untuk siap terjun di dunia kerja, salah satunya adalah kemampuan mereka dalam berbicara kepaada publik. Namun dalam masa perkuliahan penulis merasa praktek public speaking bagi mahasiswa jurusan Public Relation masih sangat kurang. Alangkah baiknya jika prosentase untuk praktek public speaking diperbanyak. Selain itu juga adannya mata kuliah Bahasa Inggris dari semester I sampai sengan semester IV, karena saat ini kemampuan berbahasa Inggris sangat penting bagi mahasiswa jurusan Public Relation yang dituntut untuk berkomunikasi di era globalisasi sekarang ini.

2. Bagi Solo Paragon Hotel & Residences Public Relations Solo Paragon Hotel & Residences memiliki peran cukup besar dalam pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini terlihat dari kemampuannya dalam membangun image positif Solo Paragon Hotel, mampu menjaga eksistensi perusahaan dengan menjalin hubungan baik dengan publik. Selain itu, Solo Paragon Hotel juga mampu menerbitkan Newsletter ‘Happenings’ sebagai alat pencitraan untuk Hotel.

commit to user

PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES

Recommend Documents