Dalam pengolahan data EPSBED, data tabel seperti MSMHS, TRAKM, TRNLM dan TRLSM merupakan tempat transaksi input data yang terbesar. Dan tabel-tabel tersebut saling berhubungan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Proses input data pada tabel diatas bisa di input satu persatu record jika bahan yang di input tersebut sedikit. Bagaimana jika mempunyai data yang begitu besar dan banyak sampai ratusan bahkan ribuan record…?? Salah satu kiat yang akan dibahas adalah bagaimana menyiasati pengolahan data EPSBED tanpa mengentri data satu persatu.
* Pemahaman Tentang Tabel Data * Teknik Pengumpulan File dan Pemisahan Data
* Implementasi Konversi Data * Pembagian Tugas dengan Progdi dan Bagian
Pemahaman Tentang Tabel Data Integrasi Data Tabel data berada secara terpisah tapi menghasilkan komponen atau subsistem dalam satu interaksi. Tabel apa saja yang digunakan dalam Program EPSBED. ( MSMHS, TRAKM, TRNLM, …dll ) Format dan Karakter Data Data yang digunakan dalam sistem EPSBED berupa Tabel DBF yang datanya bisa diadopsi dari format data lain seperti Sql, Excel dan lain-lain .
Teknik Klasifikasi File dan Pemisahan Data Klasifikasi File / Tabel Data Merupakan langkah identifikasi data yang dilakukan untuk mengelompokan data yang merupakan sebagai bahan yang akan diolah. Data yang diambil seperti file data Mahasiswa Baru, KRS, dan Nilai yang dikelompokan kedalam suatu folder sebagai tempat olah data. MHS Baru KRS Nilai
Folder Olah data
Teknik Klasifikasi File dan Pemisahan Data Pemisahan Data Data diatas, di filter berdasarkan kebutuhan data pelaporan yang akan disampaikan dan disimpan dengan nama file data sesuai Identifikasi dan semester pelaporan. Contoh : Data Nilai Semester Genap 2011 bisa disimpan dengan nama NIL112.xxx NILAI
Filter Data
GASAL 2011 - B GASAL 2011 - A GASAL 2011 - C
GENAP 2011 - A
GENAP 2011 - A GENAP 2011 - C GENAP 2011 - B
GENAP 2011 - C GENAP 2011 - B
File Baru NIL112.xxx
IMPLEMENTASI KONVERSI DATA Persamaan Nama dan Struktur Field pada Tabel Nama dan struktur Field disamakan berdasarkan pada nama field pada file database EPSBED dengan memodifikasi struktur field agar sama dengan struktur yang ada di file EPSBED. Langkah ini bisa dilaksanakan dengan menggunakan alat bantu / konverter yang tersedia seperti Foxpro, VisualFoxpro, Navicat for MySQL, Excel 2003 Portable dan alat bantu lain. Contoh : File MSMHS THSMSMSMHS
NIMHSMSMHS
File Mhs PT SMTMASUK
NIM
20121
A11110001
GS121
A.111.0001
20121
B11110002
GS121
B.111.0002
20121
C11110003
GS121
C.111.0003
Dirubah menjadi NIMHSMSMHS Dirubah menjadi THSMSMSMHS
IMPLEMENTASI KONVERSI DATA Persamaan Isi / Format data Field Isi Field database mengikuti sama dengan format isi tabel data EPSBED agar data bisa terbaca dan terproses oleh program EPSBED. Langkah ini bisa dilaksanakan dengan menggunakan alat bantu / konverter yang tersedia seperti Foxpro, VisualFoxpro, Navicat for MySQL, Excel 2003 Portable dan alat bantu lain. Bisa menggunakan perintah Replace atau Update. Dirubah dengan menghilangkan titik Contoh : File MSMHS THSMSMSMHS
NIMHSMSMHS
File Mhs PT SMTMASUK
menjadi A1110001 ( jika ada titik )
NIM
20121
A11110001
GS121
A.111.0001
20121
B11110002
GS121
B.111.0002
20121
C11110003
GS121
C.111.0003
Dirubah menjadi 20121
IMPLEMENTASI KONVERSI DATA Penggabungan Data Data yang sudah terkonversi digabung kedalam tabel tujuan. Contoh : ( Tabel NIL112.dbf -> digabungkan dengan Tabel TRNLM ) Menjalankan Program Sebelum menjalankan program Evaluasi.exe, jalankan program Re-Index Database.
Re-Index Database
Tips dalam Membagi Tugas membuat laporan EPSBED Tujuan : Lebih mempermudah dan mempercepat proses olah data Adanya pembagian Job Descripton kepada IT, Program Studi dan bagian kepegawaian atau bagian lain yang terkait. Tugas Fakultas / Program Studi : - Transaksi Mengajar Dosen - Publikasi / Penelitian Dosen - Data Beasiswa - Nilai Mahasiswa Pindahan Tugas Bagian Kepegawaian : - Riwayat Pendidikan Dosen - Dosen Studi lanjut Tugas Bagian Pendidikan dan IT : - Olah data MSMHS, TRNLM, TRAKM, TRLSM dan lain-lain
