PROSEDUR PENGABDIAN. No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui

PROSEDUR PENGABDIAN

No Revisi 01

02

03

1.

No Berlaku

P-02 15 Januari 2016

Revisi

3

Hlm

1

Unit

LPPM

Bagian Yang Diubah 1. Penambahan jenis kegiatan pengabdian, dengan memasukkan pengabdian penugasan dan pengabdian lembaga / institusi 1. Perubahan kalimat pada sub bagian ruang lingkup 2. Penambahan definisi pada pengabdian lembaga 3. Penambahan identitas mitra pada form F-12 4. Perubahan komponen penggunaan dana 5. Perubahan formulir monev 6. Penambahan keterangan kelengkapan pelaporan kegiatan pada prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian 7. Penambahan format poster 1. Penambahan nomor halaman pada header 2. Perubahan “Jurusan” menjadi “Program Studi” 3. Perubahan aturan pada hibah pengabdian bagi penerapan teknologi 4. Perubahan formulir pengajuan 5. Penambahan proses revisi / menanggapi hasil review proposal pengabdian tim dosen 6. Penambahan WRII dan WRIV sebagai reviewer pengabdian penugasan dan lembaga 7. Perubahan format proposal F-10 8. Perubahan form F-12 menjadi F-12 A dan F-12B

Disetujui Ka. LPPM, 1 Januari 2014 Ka. LPPM, Januari 2015

Ka. LPPM, Januari 2016

TUJUAN Prosedur pengadian kepada masyarakat ini bertujuan untuk: -

Menerangkan skema-skema pengabdian,

-

Menerangkan cara pengajuan proposal pengabdian,

-

Menerangkan pelaksanaan kegiatan dan pelaporan keuangan kegiatan pengabdian,

-

Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan pengabdian.

Prosedur Pengabdian – LPPM UNPAR

PROSEDUR PENGABDIAN 2.

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

2

Unit

LPPM

RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua skema pengabdian dengan dana internal yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Universitas Katolik Parahyangan. Jenis pengabdian yang dikelola oleh LPPM terdiri dari: a) Pengabdian usulan tim dosen, b) Pengabdian penugasan, c) Pengabdian lembaga/institusi. Dosen yang sudah dua kali mendapatkan persetujuan hibah internal diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian kepada masyarakat dari sumber eksternal.

3.

REFERENSI 3.1.

Peraturan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 4 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan.

3.2.

Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/2013-01/013 tentang Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan.

3.3.

4.

Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-01/021-I tentang Prosedur Tahun 2016.

ISTILAH DAN DEFINISI 4.1.

Pengabdian adalah kegiatan yang didasarkan atas kebutuhan, tantangan, persoalan masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung untuk pemenuhan martabat kemanusiaan.

4.2.

Pengabdian usulan tim dosen adalah kegiatan pengabdian yang diajukan oleh seorang dosen yang didukung dengan dosen-dosen lain sebagai anggota tim pengabdian, dengan waktu pengajuan proposal mengikuti jadwal reguler yang dibuat oleh LPPM.


PROSEDUR PENGABDIAN 4.3.

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

3

Unit

LPPM

Pengabdian penugasan adalah kegiatan pengabdian berdasarkan penugasan dari Rektor / Dekan / Ketua LPPM yang bertujuan memenuhi permintaan dari lembaga / instansi luar sesuai dengan misi UNPAR. Waktu pengajuan proposal pengabdian oleh tim dosen yang ditugaskan tersebut paling lambat pada akhir bulan September tahun berjalan (jika dana masih tersedia).

4.4.

Pengabdian lembaga / institusi adalah kegiatan pengabdian yang rutin dilakukan oleh suatu program studi atau fakultas dan diajukan atas nama program studi atau fakultas tersebut, sehingga penanggung jawab kegiatan tersebut adalah ketua program studi / dekan. Karena merupakan rencana kerja dari program studi/fakultas, kegiatan pengabdian ini harus dimasukkan pada Rencana Kerja dan Anggaran Program Studi/Fakultas. Waktu pengajuan proposal pengabdian lembaga / institusi adalah setiap awal semester mengikuti jadwal kegiatan LPPM.

4.5.

Pengabdian usulan tim dosen dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi (1) pengabdian bagi pembangunan masyarakat dan (2) pengabdian bagi penerapan teknologi (kegiatan pengabdian ini didasarkan pada hasil penelitian yang sudah terlebih dahulu dilakukan dosen bersangkutan).

4.6.

Pengabdi adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang membentuk kelompok pengabdian dengan dosen lain untuk melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

4.7.

Seorang pengabdi hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian kepada masyarakat (pengabdian usulan tim dosen atau pengabdian penugasan).

4.8.

Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor kepala)

5.

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1.

Ketua LPPM bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan pengabdian sesuai dengan target pengabdian yang telah ditetapkan dalam


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

4

Unit

LPPM

kontrak pengabdian. 5.2.

Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya pengabdi dan peralatan pengabdian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas sehingga pengabdian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

5.3.

Ketua Program Studi dan pemberi tugas bertanggung jawab pada: - Pelaksanaan evaluasi proposal pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal pengabdian melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal pengabdian sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh LPPM, - Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan kegiatan pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan, dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian, - Pengumpulan dan evaluasi laporan pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format laporan dengan panduan, dan evaluasi laporan pengabdian melalui seminar ilmiah untuk menjamin mutu laporan pengabdian.

5.4.

Ketua Pengabdi bertanggung jawab akan substansi dan mutu pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Program Studi, Dekan, dan Ketua LPPM.

5.5.

Anggota Pengabdi bertanggung jawab akan keberhasilan kegiatan pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Pengabdi.

5.6.

Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana pengabdian dan bukti-bukti pendukungnya.

6.

RINCIAN PROSEDUR Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan pengabdian ini, yaitu prosedur pengajuan proposal pengabdian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) pengabdian, serta prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian.


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

5

Unit

LPPM

6.1 PROSEDUR PENGABDIAN USULAN TIM DOSEN 6.1.1 Prosedur Pengajuan Proposal Usulan Tim Dosen 6.1.1.1

Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian.

6.1.1.2

Ketua Pengabdi mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F12A atau F-12B) yang sudah diisi dan ditandatangani. F-12A adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi pembangunan masyarakat. F-12B adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi penerapan teknologi.

6.1.1.3

Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal pengabdian untuk melakukan evaluasi proposal pengabdian (mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal, dan mutu proposal) dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Program Studi.

6.1.1.4

Jika proposal pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan proposal pengabdian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi.

6.1.1.5

Untuk proposal pengabdian yang lolos evaluasi proposal pengabdian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-12A / F-12B dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.

6.1.1.6

Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan (penugasan pengabdi dan ketersedian sarana pengabdian) terhadap proposal pengabdiannya.

6.1.1.7

Dekan menandatangani Formulir F-12A / F-12B sebagai persetujuan terhadap proposal pengabdiannya.


PROSEDUR PENGABDIAN 6.1.1.8

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

6

Unit

LPPM

Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-12A / F-12B, Formulir F-13, beserta 2 jilid proposal pengabdian kepada ketua LPPM untuk mendapatkan persetujuan penggunaan dana pengabdian. Untuk pengabdian skema Pembangunan Masyarakat proposal dilengkapi dengan surat persetujuan dari mitra.

6.1.1.9

LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.1.1.10 Kepala LPPM mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, dengan menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-14. Penilaian Proposal Pengabdian. 6.1.1.11 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian baik yang didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 6.1.1.12 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi. 6.1.1.13 LPPM mengadakan pertemuan dengan semua Ketua Pengabdi, yang disetujui proposalnya. Dalam kegiatan ini LPPM membagikan hasil review kepada dosen bersangkutan dan diadakan juga penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian. 6.1.1.14 LPPM membuat rekapitulasi semua proposal pengabdian. 6.1.1.15 LPPM mengirimkan data kegiatan pengabdian dosen ke setiap fakultas. 6.1.1.16 Ketua pengabdi membuat revisi proposal atau tanggapan hasil review. 6.1.1.17 Ketua pengabdi menyerahkan revisi proposal atau tanggapan hasil review ke LPPM. 6.1.1.18 PROSES SELESAI. 6.1.1.19 Dokumen terkait: 

F-10 Format Proposal Pengabdian



F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian


No

PROSEDUR

Berlaku

PENGABDIAN 


Revisi

3

Hlm

7

Unit

LPPM

F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Pembangunan Masyarakat)



F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Penerapan Teknologi)



F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar



F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Fakultas Ketua Pengabdi

KAPRODI

Dekan

Menyiapkan proposal dan berkas pengajuan

Pengumuman tanggal pemasukkan proposal

Menyerahkan proposal dan form F12A / F-12B

Mengatur jadwal seminar

Pelaksanaan kegiatan seminar

Membuat revisi proposal / form

LPPM

Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-12A / F-12B dan F13

Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13 ke LPPM

Lanjut ke prosedur pengajuan di LPPM


Menandatangani form F-12A / F-12B

Mengembalikan dokumen ke ketua pengabdi

PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku

LPPM

Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13 ke LPPM

Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian

Membuat revisi proposal

3

Hlm

8

Unit

LPPM

Reviewer

Tidak Setuju? Ya Menugaskan 2 orang reviewer

Memeriksa hasil review

Ya

Tidak Setuju?

Mengumu mkan hasil review

Mengirimka n surat pemberitah uan

Membuat surat kontrak pengabdian

Menandatangani kontrak pengabdian

Menyusun revisi proposal / tanggapan hasil review

Membagikan hasil review

Penyimpangan data proposal

Menyerahkan revisi proposal / tanggapan hasil review ke LPPM

Mengirimkan data ke fakultas

Lanjut ke proses pengabdian

Proses Selesai


15 Januari 2016

Revisi

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di LPPM Ketua Pengabdi

P-02

Melaksanakan prosses review sesuai form F-14

Menyerahkan hasil review dan proposal ke LPPM

PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

9

Unit

LPPM

6.1.2 PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV PENGABDIAN 6.1.2.1

Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, LPPM memproses pencairan dana pengabdian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu dana yang disetujui.

6.1.2.2

Ketua Pengabdi menyerahkan revisi proposal / tanggapan terhadap hasil review ke LPPM.

6.1.2.3

LPPM memberikan info kepada ketua pengabdi tentang pencairan dana.

6.1.2.4

Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Pertama ke LPPM.

6.1.2.5

Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan pengabdian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal pengabdian.

6.1.2.6

Ketua Program Studi melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pengabdian dengan mengisi Formulir F-15. Monev Pelaksanaan Pengabdian yang terlebih dahulu disiapkan oleh Ketua Pengabdi.

6.1.2.7

Ketua Pengabdi menyerahkan ke LPPM Laporan tahap I berupa Laporan Kemajuan Pengabdian tahap I, yaitu Formulir F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian yang sudah ditandatangani Ketua Program Studi & disertai buktibukti pendukung, pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian. Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke LPPM.

6.1.2.8

Jika Ketua Pengabdi tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal, kepala LPPM berhak untuk melakukan perubahan perjanjian berupa addendum yang ditandatangani oleh kepala LPPM dan ketua peneliti. Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal, maka layanan LPPM untuk perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah terhadap ketua peneliti tersebut akan dihentikan sampai laporan kemajuan penelitian diserahkan.


No

PROSEDUR

Berlaku

PENGABDIAN

6.1.2.9


Revisi

3

Hlm

10

Unit

LPPM

Jika laporan keuangan pengabdi kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan sebagai honor pengabdi,

dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor

pengabdian atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon tambahan). Contoh: Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 5.000.000,Maka Rp 7.000.000,- - Rp 5.000.000,- = Rp 2.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian. Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Sisa honor + total pelaporan keuangan dengan bukti-bukti terlampir

6.1.2.10 Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor pengabdi kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke LPPM dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali pengabdi melaporakan laporan keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%). Contoh: Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 2.000.000,Maka Rp 3.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian, Sisa dana = Rp 7.000.000 – Rp 2.000.000 – Rp 3.000.000 = Rp 2.000.000 harus dikembalikan ke LPPM Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Pelaporan keuangan dengan buktibukti terlampir


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

11

Unit

LPPM

6.1.2.11 LPPM akan melaporkan laporan keuangan pengabdian ke Biro Keuangan. 6.1.2.12 Biro keuangan memeriksa laporan keuangan pengabdian dan bila masih ada yang perlu diperbaiki maka Biro Keuangan akan mengembalikannya ke LPPM yang akan meneruskan informasi tersebut kepada Ketua Pengabdi. 6.1.2.13 Pengabdi mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada LPPM. 6.1.2.14 LPPM akan mencatat monev pengabdian. 6.1.2.15 PROSES SELESAI. 6.1.2.16 Dokumen terkait: F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian


No

PROSEDUR

Berlaku

PENGABDIAN


Revisi

3

Hlm

12

Unit

LPPM

Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Tim Dosen Ketua Pengabdi

Ketua PRODI

LPPM

Biro Keuangan

Penyerahan tanggapan atas hasil review

Pengajuan dana pengabdian tahap 1

Pencairan dana tahap I sesuai prosedur biro keuangan

Penerimaan dana tahap I

Pencairan dana tahap I ke ketua pengabdi

Pelaksanaan kegiatan pengabdian

Pembuatan laporan tahap I (F-15)

Penyerahan laporan tahap I (F-15)

Pembuatan revisi laporan tahap I

Pemeriksaan laporan tahap I (proses monev)

Tidak

Ya Setuju?

Pemeriksaan laporan tahap I

Tidak Setuju? Ya Penyerahan laporan tahap I (F-15)

Pembuatan revisi laporan keuangan

Pengembalian lap. Keuangan kepada pengabdi

Pemeriksaan laporan tahap I

Tidak Setuju? Ya PROSES SELESAI

*Pembuatan laporan tahap 1 berupa pengisian form F-15 (Monev pelaksanaan pengabdian) yang di dalamnya termasuk laporan keuangan. Bukti-bukti disertakan, ditempel, dan disusun berdasarkan no bon, pada kertas A4


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

13

Unit

LPPM

6.1.3 PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN PENGABDIAN 6.1.3.1

Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-17) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian yang sudah diisi dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana .

6.1.3.2

Ketua Program Studi menjadwalkan pengabdi untuk melakukan suatu seminar ilmiah secara internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Program Studi dan melakukan evaluasi laporan pengabdian.

6.1.3.3

Jika laporan pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi.

6.1.3.4

Untuk laporan pengabdian yang lolos evaluasi laporan pengabdian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.

6.1.3.5

Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap laporan pengabdiannya.

6.1.3.6

Dekan menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian sebagai persetujuan terhadap laporan pengabdiannya.

6.1.3.7

Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian dan Formulir F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan pengabdian dan disertai bukti-bukti pendukung keuangan ke LPPM. Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa: - 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover

6.1.3.8

LPPM memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.


PROSEDUR PENGABDIAN 6.1.3.9

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

14

Unit

LPPM

Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum dikembalikan kepada LPPM.

6.1.3.10 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana pengabdian Tahap Kedua ke Biro Keuangan. 6.1.3.11 Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Kedua ke LPPM. 6.1.3.12 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian. 6.1.3.13 PROSES SELESAI. 6.1.3.14 Dokumen terkait: 6.1.3.14.1

F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar

6.1.3.14.2

F-16 Format laporan Pengabdian

6.1.3.14.3

F-17 Format Sampul Muka Laporan Pengabdian

6.1.3.14.4

F-18 Formulir Penyelesaian Kegiatan pengabdian

6.1.3.14.5

F-25 Format Poster Kegiatan Pengabdian


No

PROSEDUR

Berlaku

PENGABDIAN


Revisi

3

Hlm

15

Unit

LPPM

Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen LPPM

KETUA PENGABDI

KAPRODI

DEKAN

Menyusun laporan dan menyiapkan Form F-18

Menyerahkan berkas laporan ke KAPRODI

Melakukan revisi laporan

Mengatur jadwal seminar dan melakukan proses seminar

Tidak Layak? Ya Menandatangani lembar penyelesaian (F-18) & lembar bukti seminar (F-13)

Menyerahkan berkas penyelesaian ke Dekan

Memeriksa kelengkapan laporan penelitian

Lengkap?

Tidak

Menyerahkan berkas ke LPPM (1 hardcopy laporan,softcopy laporan & poster, F-18, F-13)

Menandatangani lembar penyelesaian (F-18)

Menyerahkan berkas ke ketua peneliti

Melengkapi berkas pelaporan

Ya Menandatangani lembar F-09

Menyimpan data

PROSES SELESAI

*Kelengkapan: 2 Jilid laporan dijilid soft cover (bukan lakban), CD (Soft copy hasil pengabdian), Formulir F-18 & F-13, serta Laporan Keuangan Tahap-2.


No

PROSEDUR

P-02

Berlaku

PENGABDIAN

15 Januari 2016

Revisi

3

Hlm

16

Unit

LPPM

6.2 Prosedur Penugasan Pengabdian 6.2.1 Prosedur Pengajuan Proposal Penugasan Pengabdian 6.2.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup

jadwal

penandatanganan

pengajuan perjanjian

proposal, pelaksanaan

proses

review

pengabdian,

proposal,

pelaksanaan

pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian. 6.2.1.2 Berdasarkan surat permintaan dari instansi luar, Rektor / Dekan / KLPPM menerbitkan surat penugasan kepada tim dosen dengan tembusan / pemberitahuan kepada pimpinan unit. 6.2.1.3 Ketua pengabdi menyusun proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Pemberi Tugas disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Penugasan Pengabdian (F-23), 6.2.1.4 Pemberi Tugas memeriksa dokumen, jika dokumen sudah lengkap Pemberi Tugas menandatangani F-23. Jika dokumen perlu direvisi, maka ketua pengabdi melakukan revisi dan menyerahkannya kembali kepada pemberi Tugas. 6.2.1.5 Ketua Pengabdi mengajukan proposal dan F-23 yang disertai dokumen Surat Tugas dan Surat Permintaan dari Instansi Luar ke Dekan. 6.2.1.6 Dekan menandatangani Form F-23. 6.2.1.7 Ketua Pengabdi menyerahkan berkas pengajuan kegiatan pengabdian penugasan ke LPPM. Berkas tersebut terdiri dari: a. 2 Hardcopy Proposal b. Form F-23 yang sudah ditandatangani c. Surat Tugas dari pemberi tugas d. Surat permintaan dari Instansi luar 6.2.1.8 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

17

Unit

LPPM

6.2.1.9 Kepala LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV (sebagai reviewer) untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-14 6.2.1.10 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal penugasan pengabdian. 6.2.1.11 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi. 6.2.1.12 LPPM menyimpan data pengabdian. 6.2.1.13 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas 6.2.1.14 Proses Selesai 6.2.1.15 Dokumen terkait:  F-10 Format Proposal Pengabdian  F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian  F-23 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan  F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

18

Unit

LPPM

Prosedur Pengajuan Proposal Penungasan di Fakultas

Ketua Pengabdi

Pemberi Tugas

Dekan / KAPRODI

Menerima permintaan pengabdian

Menyiapkan proposal dan F-23

Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan pengabdian dengan memberikan surat tugas

Menyerahkan proposal dan form F23


Mengevaluasi proposal

Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-23

Menyerahkan 2 proposal, F-23, surat tugas, surat permintaan kerja sama ke LPPM



Menandatangani form F-23


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku

LPPM

Menyerahkan 2 proposal, F23, Surat tugas, Surat permohonan dari instansi luar ke LPPM

Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian


3

Hlm

19

Unit

LPPM

WR II dan WR IV

Tidak Setuju? Ya Melakukan koordinasi dengan WRII dan WR IV




Ya

Tidak Setuju?









Proses Selesai


15 Januari 2016

Revisi

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan di LPPM Ketua Pengabdi

P-02

No

PROSEDUR

Berlaku

PENGABDIAN


Revisi

3

Hlm

20

Unit

LPPM

6.2.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Penugasan Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian dosen.

6.2.3 Prosedur Peneyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan 6.2.3.1 Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian sesuai dengan format sampul muka (F-17) serta Formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Penugasan Pengabdian kepada pemberi tugas. 6.2.3.2 Pemberi tugas memeriksa kelengkapan dokumen. 6.2.3.3 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian tersebut masih memerlukan

perbaikan,

maka

ketua

pengabdi

harus

melakukan

penyempurnaan laporan tersebut. 6.2.3.4 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian sudah cukup, maka pemberi tugas menandatangani formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Penugasan Pengabdian. 6.2.3.5 Ketua pengabdi menyerahkan formuli F-24 yang telah ditandatangani pemberi tugas, 1 jilid laporan pengabdian (dijilid softcover), bukti-bukti pengeluaran (jika ada) kepada Ketua LPPM. Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa: - 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover 6.2.3.6 LPPM memeriksa kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. 6.2.3.7 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana pengabdian tahap ke -2 ke Biro Keuangan. 6.2.3.8 Ketua pengabdi mengambil dana pengabdian tahap ke-2 ke LPPM.


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

21

Unit

LPPM

6.2.3.9 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian. 6.2.3.10 Proses Selesai 6.2.3.11 Dokumen terkait: 

F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penugasan Penelitian



F-16 Format Laporan Pengabdian



F-17 Format Sampul muka Laporan Pengabdian



F-25 Format Poster Penelitian / Pengabdian

NB: Kelengkapan laporan akhir: 1 Jilid laporan dijilid soft cover (bukan lakban), Soft copy hasil pengabdian (dikirim via email ke [email protected]), soft copy poster (dikirim via email ke [email protected]) Formulir F-18 / F 24 & F-14, serta Laporan Keuangan tahap 2.


No

PROSEDUR

P-02

Berlaku

PENGABDIAN

15 Januari 2016

Revisi

3

Hlm

22

Unit

LPPM

Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan LPPM

KETUA PENGABDI PEMBERI TUGAS

DEKAN/KAPRODI

Menyusun laporan dan menyiapkan Form F-24

Menyerahkan berkas laporan ke pemberi tugas

Melakukan revisi laporan

Memeriksa dokumen pelaporan kegiatan pengabdian

Tidak Setuju Ya


Menyerahkan berkas penyelesaian ke Dekan

Memeriksa kelengkapan laporan penelitian

Lengkap?

Tidak

Menyerahkan berkas ke LPPM (1 hardcopy laporan,softcopy laporan & poster, F-24)

Melengkapi berkas pelaporan

Ya Menandatangani lembar F-24

Melakukan proses pencairan dana sesuai prosedur

Menerima pencairan dana

Menyimpan data

PROSES SELESAI

PROSES SELESAI



Menyerahkan berkas ke ketua peneliti

No

PROSEDUR

P-02

Berlaku

PENGABDIAN

15 Januari 2016

Revisi

3

Hlm

23

Unit

LPPM

6.3 Prosedur Pengabdian Lembaga / Institusi 6.3.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga 6.3.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup

jadwal

penandatanganan

pengajuan perjanjian

proposal, pelaksanaan

proses

review

pengabdian,

proposal,

pelaksanaan

pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian. 6.3.1.2 Ketua Program Studi / Dekan menunjuk seorang dosen untuk menjadi ketua pengabdi dan mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada ketua LPPM disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F-33) 6.3.1.3 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. 6.3.1.4 Ketua LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV sebagai reviewer untuk melakukan review setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-14 6.3.1.5 Ketua LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal penugasan pengabdian. 6.3.1.6 LPPM

membuatkan

Perjanjian

Pelaksanaan

Pengabdian

ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi. 6.3.1.7 LPPM menyimpan data pengabdian. 6.3.1.8 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas. 6.3.1.9 Proses Selesai


yang

akan

PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

24

Unit

LPPM

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di Fakultas Ketua Pengabdi

Pemberi Tugas (KAPRODI / DEKAN)

Menyiapkan proposal dan F-33

Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan pengabdian dengan memberikan surat tugas

Menyerahkan proposal dan form F33


Dekan / KAPRODI

Mengevaluasi proposal

Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-33

Menyerahkan 2 proposal, F-33 ke LPPM



Menandatangani form F-33


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku

Menyerahkan 2 proposal, F33 ke LPPM


LPPM

3

Hlm

25

Unit

LPPM

WR II dan WR IV

Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian Tidak Setuju? Ya Melakukan koordinasi dengan WRII dan WR IV




Ya

Tidak Setuju?









Proses Selesai


15 Januari 2016

Revisi

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di LPPM Ketua Pengabdi

P-02

PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

26

Unit

LPPM

6.3.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian dosen.

6.3.3 Prosedur Peneyelesaian Kegiatan Pengabdian Prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian mengikuti prosedur penyelesaian kegiatan Pengabdian penugasan.

7.

KRITERIA KEBERHASILAN 7.1.

Pengajuan dan evaluasi proposal pengabdian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan pengabdian.

7.2.

Proposal pengabdian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditandatangani Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.3.

Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian dalam Proposal Pengabdian.

7.4.

Laporan Kemajuan dan Laporan pengabdian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.5.

Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana pengabdian Tahap Pertama dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.6.

Laporan Pengabdian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam perjanjian pelaksanaan pengabdian.

7.7.

Kegiatan pengabdian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal pengabdian.


PROSEDUR PENGABDIAN

No Berlaku


Revisi

3

Hlm

27

Unit

LPPM

Bandung, 15 Januari 2016 Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Katolik Parahyangan

Catharina Badra Nawangpalupi, Ph.D.

Dibuat oleh: LPPM UNPAR Tanggal: 11 Januari 2015


Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian , dan Kerja Sama Tanggal:

PROSEDUR PENGABDIAN. No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui

Recommend Documents