PROSEDUR PENERIMAAN KELUHAN DAN PENYELESAIAN PERSELISIHAN RECEIPT OF COMPLAIN AND DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE

PROSEDUR PENERIMAAN KELUHAN DAN PENYELESAIAN PERSELISIHAN RECEIPT OF COMPLAIN AND DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE

No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku

Master

Copy No.

Terkendali

Tidak Terkendali

Disiapkan Oleh : Manager Humas

Diperiksa Oleh : General Manager

Disetujui Oleh : Sustainable

Lasius

Stevanus Angkuan

Goldman Saragih

Jenis Dokumen

:

Status Dokumen

:

V

: CUS-KBN-SOP-HMS-04 : 00 : 01 MEI 2014

Dokumen ini adalah milik PT. Cipta Usaha Sejati Dilarang menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari Manajemen PT. Cipta Usaha Sejati


DAFTAR ISI  Halaman Persetujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

 Daftar Isi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

 Riwayat Perubahan Dokumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

 Ruang Lingkup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

 Referensi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

 Defenisi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

 Tanggung Jawab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

 Uraian Prosedur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

 Ketentuan Umum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

 Pertimbangan K3 dan Lingkungan Hidup . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

 Daftar Lampiran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

 Flowchart

PROSEDUR No. Dok SISTEM INTEGRASI INTEGRATED SYSTEM PROCEDURE Doc. No

7

CUS-KBN-SOP-HMS-04

Tgl 01-05-2014 Date

Revisi Hal : 00 : 2 Revision Page

dari 7 of


RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi

Tgl. Revisi


CUS-KBN-SOP-HMS-04

Uraian

Tgl 01-05-2014 Date


dari 7 of


1. TUJUAN Tujuan prosedur ini dilakukan sebagai pedoman teknis dalam menerima berbagai keluhan yang diajukan oleh pemangku kepentingan (stakeholder) atau pihak terkait lainnya dan sekaligus proses penyelesaian perselisihan yang terjadi. Diharapkan melalui prosedur ini setiap keluhan dan perselisihan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan tidak merugikan pihak manapun, sehingga tidak menjadi penghalang aktifitas operasional perusahaan.

2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini meliputi keluhan dan perselisihan yang berkenaan dengan aspek hukum, sosial dan lingkungan yang berkait langsung maupun tidak langsung akibat adanya kegiatan perkebunan dan pengolahan kelapa sawit di PT CUS. Aspek hukum yang dimaksud disini bukanlah yang berkait dengan hukum pidana atau hukum perdata, .

3. REFERENSI 3.1. ISO 9001 : 2008 clause :5.1 3.2. ISO 14001 : 2004 clause : 4.4.3 3.3. P & C RSPO INA-NIWG 1.1; 1.2; 6.2


CUS-KBN-SOP-HMS-04

Tgl 01-05-2014 Date


dari 7 of

PROSEDUR PENERIMAAN KELUHAN DAN PENYELESAIAN PERSELISIHAN RECEIPT OF COMPLAIN AND DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE 4. DEFENISI / ISTILAH 4.1

Stakeholder

4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

GM AGM Humas PWK PGA

: Pihak-pihak yang berkepentingan secara langsung/tidak langsung tehadap keberadaan PT. CUS : General Manager : Asisten General Manager : Hubungan Masyarakat : Kantor Perwakilan : Personal General Affair

5. PENANGGUNG JAWAB Humas

6. URAIAN PROSEDUR 6.1. Pihak perusahaan memberikan respon yang konstruktif dan segera tehadap penerimaan keluhan dan penanganan konflik yang masuk dari stakeholder 6.2. Keluhan dan Konflik yang masuk ke Administrasi Humas Pwk baik dari stakeholder atau dari Unit yang telah diberi disposisi oleh Pimpinan Unit dicatat dalam buku Register Penerimaan keluhan dan penyelesaian perselisihan yang kemudian diteruskan ke Manager Humas. 6.3. Manager Humas mempelajari dan membuat analisa terhadap keluhan dan konflik yang diterima. 6.4. Manager Humas mencari soluasi penyelesaian dengan melakukan musyawarah dengan pihak terkait. PROSEDUR No. Dok SISTEM INTEGRASI INTEGRATED SYSTEM PROCEDURE Doc. No

CUS-KBN-SOP-HMS-04

Tgl 01-05-2014 Date


dari 7 of

PROSEDUR PENERIMAAN KELUHAN DAN PENYELESAIAN PERSELISIHAN RECEIPT OF COMPLAIN AND DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE 6.5. Hasil analisa dan musyawarah yang ada di teruskan ke Pimpinan (AGM/GM) untuk mengambil keputusan . 6.6. Hasil keputusan yang diambil oleh Pimpinan (AGM/GM) dikembalikan ke Manager Humas, apabila hasil analisa disetujui oleh Pimpinan, maka diteruskan ke stakeholder, tetapi jika hasil anallisa tidak disetujui oleh Pimpinan, maka dikembalikan ke Manager Humas untuk di bicarakan dengan stakeholder melalui musyawarah dan mufakat. 6.7. Hasil keputusan yang sudah diambil oleh pihak perusahan disampaikan ke ke stakeholder, jika hasil keputusan tersebut tidak disetujui oleh stakeholder, maka di tempuh jalan damai untuk dengan bantuan PEMDA setempat sebagai fasilitator. 6.8. Apabila tidak membuahkan hasil juga, maka ditempuh jalur hukum sesuai yang berlaku di Indonesia

7

KETENTUAN UMUM -

8

PERTIMBANGAN K3 DAN LINGKUNGAN HIDUP Hubungan dengan Pihak Terkait untuk menjalankan Operasional Perusahaan tidak yang mengganggu kesehatan dan merusak tatanan lingkungan sekitar Perusahaan.

9. LAMPIRAN 9.1. Flow Chart PROSEDUR No. Dok SISTEM INTEGRASI INTEGRATED SYSTEM PROCEDURE Doc. No

CUS-KBN-SOP-HMS-04

Tgl 01-05-2014 Date


dari 7 of


PIMPINAN UNIT - Membahas laporan keluham/konflik dengan Humas Unit beserta stakeholder - Jika penanganan keluhan/konflik bisa diselesaikan di unit, maka laporan dikembalikan ke Humas Unit untuk diteruskan ke Stakeholder. - Jika keluhan/konflik tidak bisa diselesaikan di Unit, Pimpinan membuat disposisi ke Humas Pwk Form Tanggapan dan Status penyelesaian

HUMAS UNIT - Menerima Laporan keluhan/konflik - Meneruskan laporan ke Pimpinan

Stake holder

Form penerimaan keluhan/konflik

Ya

Keluhan/Konflik selesai Tidak

ADMINISTRASI HUMAS PWK - Menerima laporan keluhan/konflik langsung dari stakeholder dan dari Humas Unit. - Meneruskan laporan ke Manager Humas

Stake holder

Form penerimaan keluhan/konflik MANAGER HUMAS - Membuat analisa terhadap laporan konflk yang diterima - Mencari solusi penyelesaian terhadap konflik yang ada seperti: 1. Damai dengan Ninik Mamak melalui musyawarah 2. Damai dengan bantuan fasilitator PEMDA 3. Jalur hukum Laporan hasil analisa Form tanggapan keluhan dan status penyelesaian

Tidak

JALUR HUKUM

Ya Disetujui

KONFLIK SELESAI

MANAGER HUMAS & PIMP UNIT - Melakukan musyawarah dengan pihak terkait PEMDA Tidak

Hasil musyawarah, berita acara, daftar hadir, dokumentasi PIMPINAN (AGM/GM) - Memutuskan hasil analisa dari Manager Humas

Disetujui

Ya

KONFLIK SELESAI

Keputusan dari Pimpinan

Tidak

Disetujui

Stake holder Ya

MANAGER HUMAS & PIMP UNIT - Menerima keputusan dari Pimpinan Hasil keputusan


CUS-KBN-SOP-HMS-04

Tgl 01-05-2014 Date


dari 7 of

PROSEDUR PENERIMAAN KELUHAN DAN PENYELESAIAN PERSELISIHAN RECEIPT OF COMPLAIN AND DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE

Recommend Documents