Dokumen ID
ALS_01_B
Tanggal
02/09/2014
INDONESIA
Proses Penyelesaian Perselisihan Latar Belakang ALS adalah skema yang bertujuan untuk mempromosikan penerapan pendekatan NKT secara lebih bermutu dan konsisten melalui a) penyediaan perangkat dan metologi baku bagi penilai dan b) pemberian lisensi dan pemantauan terhadap penilai1 . Skema ini dirancang untuk membantu pihak-pihak yang meminta dilakukannya penilaian NKT untuk dapat memilih Penilai NKT yang berkemampuan dan berpengalaman, serta untuk melindungi reputasi dan kegunaan konsep dan Jejaring NKT. Kerangka pengaman disertakan untuk menghindari konflik kepentingan antara Proforest Initiative, organisasi non -profit yang beroperasi skema diatas nama HCVRN, dan Proforest Limited, organisasi yang mempekerjakan penilai NKT. Hanya saja, seperti sistem-sistem lainnya, tentunya ada keadaan dan kejadian yang menyebabkan perbedaan pendapat di antara para pihak dan karenanya, proses yang dijelaskan di bawah ini diharapkan dapat dipakai untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul.
Prinsip dan ruang lingkup dari proses penyelesaian perselisihan Secara umum, perselisihan atau pengaduan akan diusahakan diselesaikan melalui dialog konstruktif, sedekat mungkin dengan akar masalahnya, dan hanya sebagai usaha terakhir akan dinaikkan ke tingkat yang lebih kompleks dan formal. Jika Anda memiliki masalah atau ingin menyampaikan pengaduan silakan hubungi Manajer Mutu2 untuk mendiskusikan masalah tersebut secara segera. Tentunya ada batasan pada jaminan mutu yang dapat diberikan oleh skema ALS dan karenanya juga pada pengaduan yang dapat dipertimbangkan. Skema lisensi ini berfokus pada keterampilan dan pengalaman para praktisi yang melaksanakan Penilaian NKT, sebagaimana didefinisikan oleh pedoman dan prosedur yang ditetapkan oleh HCVRN. HCVRN tidak dapat melakukan penyelidikan lapangan untuk menguji suatu kesimpulan maupun menyelidiki pengaduan-pengaduan di lapangan. Apabila ada pengaduan resmi yang harus diselesaikan yang melibatkan unsur pengecekan ke lapangan, penilai dan perusahaan yang mengontrak tenaga penilai tersebut disarankan untuk bekerjasama dengan pihak yang menyampaikan pengaduan untuk menyelesaikan permasalahan melalui skema sertifikasi yang relevan atau melibatkan penilai lain untuk memberikan pendapat kedua. Skema ALS, termasuk ruang lingkup dan jalannya proses penyelesaian perselisihan, akan dikaji ulang setelah dua tahun pertama berjalannya skema ini.
Pihak yang dapat menyampaikan pengaduan Pengaduan terhadap ALS-HCVRN dapat diterima dari penilai, organisasi yang meminta dilakukannya penilaian NKT atau para pemangku kepentingan lainnya. Pengaduan dapat disampaikan secara bersama-sama oleh lebih dari satu orang atau organisasi, yang kemudian menunjuk satu orang kontak yang akan mewakili kelompok atau organisasinya. 1 2
Perlindungan untuk menghindari konflik kepentingan antara Proforest Limited dan Proforest Inisiatip adalah: A. Para anggota Panel Kualitas dan Manajer Mutu disubkontrakkan ke Proforest Inisiatip, sebuah badan hukum yang independen dari Proforest Limited. B. Setiap permohonan lisensi dari penilai dipekerjakan oleh Proforest Limited diputuskan oleh Komite Manajemen HCVRN tanpa partisipasi dari perwakilan Proforest Inisiatip. C. Evaluasi laporan penilaian dilakukan oleh para ahli independen subkontrak oleh Proforest Inisiatip, bukan oleh staf Proforest Limited. D. Setiap sengketa yang melibatkan Proforest Limited atau Proforest Inisiatip personil akan ditangani oleh arbiter independen yang ditunjuk oleh Komite Manajemen HCVRN. Lihat formulir pengaduan di bawah untuk mengetahui kontak lengkap dari Manajer Mutu
1
www.hcvnetwork.org
Dokumen ID
ALS_01_B
Tanggal
02/09/2014
Pengaduan akan dijawab jika hal itu didasarkan atau berhubungan dengan ketidakpatuhan terhadap satu atau lebih dokumen normatif di bawah ini, yang rinciannya harus diterangkan dalam pengaduan. Apabila pengaduan tidak berhubungan dengan kepatuhan terhadap salah satu dokumen berikut, hal tersebut akan dipertimbangkan oleh Manajer Mutu ALS. Dokumen-dokumen yang dimaksud adalah: • Prosedur dan checklist untuk mengevaluasi aplikasi untuk ALS • Kode Etik (Pedoman Perilaku) NKT • Pola acu (template) ringkasan publik • Pola acu konsultasi pemangku kepentingan • Pola acu Laporan Penilaian NKT • Prosedur dan checklist untuk mengevaluasi laporan penilaian NKT • Pola acu laporan dan prosedur penilaian sejawat • Silabus Kursus Lisensi Penilai NKT
Jenis pengaduan yang ditangani oleh Sekretariat HCVRN Sekretariat HCVRN bertanggung jawab menangani pengaduan yang berhubungan dengan: • Status lisensi penilai • Kinerja penilai, sebagai Penilai yang memiliki lisensi, ketika melakukan Penilaian NKT • Kepatuhan Penilaian NKT terhadap dokumen normatif, jika digambarkan telah dilaksanakan oleh Penilai yang memiliki lisensi. Penilai berlisensi bebas untuk melakukan pekerjaan di luar kerangka HCVRN tetapi dalam kasus-kasus seperti mereka tidak harus mengacu status mereka sebagai Penilai berlisensi dan Proses Penyelesaian Sengketa ini tidak berlaku • Kinerja atau perilaku staf yang mengelola ALS • Kinerja atau keputusan anggota Panel Mutu • Sistem ALS atau penerapannya, termasuk persyaratan ALS (pendaftaran lisensi sementara, mendapatkan lisensi penuh, mempertahankan lisensi penuh) Selain itu, Sekretariat HCVRN tidak bertanggung jawab menangani pengaduan yang berhubungan dengan: • Cara atau langkah agar perusahaan menerapkan rekomendasi Penilaian NKT (untuk hal ini, perusahaan dan skema sertifikasi yang berkaitan yang bertanggung jawab atas hal itu). • Status sertifikasi perusahaan yang gagal melindungi nilai-nilai konservasi (untuk hal ini, lembaga sertifikasi dan akreditasi yang berkaitan yang bertanggung jawab atas hal itu). Apabila Sekretariat HCVRN bukanlah menjadi lembaga yang bertanggung jawab terhadap pengaduan yang diajukan, pihak yang mengajukan pengaduan akan diberitahu atau dibantu untuk menyampaikan pengaduan mereka kepada lembaga yang lebih tepat.
Proses dalam menyampaikan pengaduan Sebelum menyampaikan pengaduan, seluruh pemangku kepentingan sangat disarankan untuk menghubungi Manajer Mutu ALS untuk (a) menentukan apakah pengaduan tersebut sah sesuai kriteria yang diuraikan di atas; dan (b) mendiskusikan permasalahan mereka untuk melihat apakah hal itu bisa diselesaikan melalui klarifikasi, dan jika tidak, 2
Dokumen ID
ALS_01_B
Tanggal
02/09/2014
www.hcvnetwork.org
memastikan bahwa hal tersebut termasuk di dalam kriteria pengaduan yang dapat ditujukan kepada Sekretariat HCVRN dan bukan ke tempat lainnya. Selanjutnya, apabila pengaduan disampaikan menggunakan pola acu (template) yang disediakan (seperti di bawah), pengaduan tersebut akan ditangani dengan cara sebagai berikut. Langkah 1: Penerimaan dan penilaian pengaduan. Pertama-tama Manajer Mutu ALS akan memberitahukan bahwa pihaknya telah menerima pengaduan, kemudian melakukan pertimbangan dengan hati-hati (dengan mengajukan pertanyaan tambahan jika diperlukan) seperti apakah permasalahan yang diajukan merupakan pengaduan sah yang berhubungan dengan skema ALS, dan jika memang demikian, apakah akar persoalannya? Apakah tentang ketidakpatuhan terhadap aturan dan panduan yang sudah digariskan atau apakah pihak pengadu tidak menyetujui aturan yang ada? Selain itu apakah ALS merupakan tempat yang paling tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut ataukah harus diselesaikan di tempat lain? Apakah pihak pengadu telah mencoba mengatasi masalah tersebut secara langsung dengan pihak yang bertanggung jawab dan jika memang demikian, apakah hasilnya? Jika pengaduan berkaitan dengan karyawan atau kontraktor Proforest Limited atau Proforest Inisiatip maka (untuk menghindari timbulnya konflik kepentingan) penyelesaian masalah akan dirujuk secara langsung ke Komite Pengelola HCVRN (HCVRN Management Committee). Begitu jawaban terhadap permasalahan ini sudah didapatkan dengan jelas, berikutnya pendekatan yang tepat untuk menyelesaikan masalah akan ditentukan. Kerangka waktu: 10 hari kerja untuk memberitahukan penerimaan dan menilai pengaduan. Langkah 2: Penyelesaian informal. Manajer Mutu ALS membuat rekomendasi kepada manajemen Sekretariat HCVRN setelah mendiskusikan masalah yang ada dengan kedua belah pihak. Sekretariat akan mengusulkan solusi atau mekanisme untuk menyelesaikan masalah tersebut seiring dengan berjalannya waktu, yang pada gilirannya membutuhkan pemantauan. Kerangka waktu: 30 hari untuk mengusulkan solusi. Langkah 3: Penyelesaian perselisihan secara formal. Apabila pihak pengadu tidak puas dengan penyelesaian informal, mereka bisa meminta agar pengaduan resmi dibuat dan ditujukan kepada Panel Penyelesaian Perselisihan (Dispute Resolution Panel). Panel ini dibentuk oleh Sekretariat HCVRN (Manajer Mutu ALS) untuk menangani pengaduan tertentu dan terdiri dari 3 orang (dengan opsi meminta masukan pakar tambahan). Minimal dua dan lazimnya ketiga anggota Panel diambil dari Komite Pengelola HCVRN, namun anggota lainnya dapat dilibatkan untuk memastikan bauran kepakaran yang tepat3. Kerangka waktu: 60 hari untuk menentukan kasus atau mencapai penyelesaian bersama. Langkah 4: Banding. Apabila pihak pengadu masih belum puas, usaha terakhir adalah mediasi, dan jika gagal, arbitase kasus tersebut akan dilakukan oleh anggota Komite Manajemen HCVRN atau ahli eksternal Komite menunjuk. Dalam hal banding menyangkut anggota staf Proforest Limited, ia akan dianggap oleh para ahli eksternal saja. Kerangka waktu 60 hari untuk penyelesaian.
3 Begitu sudah ada kumpulan penilai yang memiliki lisensi, mereka dapat direkrut menjadi anggota Panel Penyelesaian Perselisihan.
3
www.hcvnetwork.org
Dokumen ID
ALS_01_B
Tanggal
02/09/2014
Peran berbagai pihak dalam menangani pengaduan • Sekretariat HCVRN (Manajer Mutu ALS) – menerima catatan dan memberitahukan bahwa pengaduan sudah diterima, serta kemudian mengumpulkan informasi tambahan yang diperlukan dari kedua belah pihak. Kajian terhadap bukti dokumen dan/atau diskusi dengan para pihak terkait akan dilakukan dalam upaya menyelesaikan masalah secara informal berdasarkan kesepakatan dari kedua belah pihak. Jika hal ini tidak dimungkinkan, Manajer Mutu akan membuat ringkasan permasalahan dan bukti serta membuat keputusan mengenai pengaduan, dengan dukungan dari tim Sekretariat HCVRN jika diperlukan. Jika pengaduannya tentang keputusan atau proses di dalam ALS, hal tersebut harus ditangani pada tingkat ini, kecuali pengaduan berkaitan dengan Manajer Mutu yang berakibat bahwa pengaduan akan ditangani oleh manajemen Sekretariat HCVRN. Apabila pengaduan membutuhkan kajian dokumen oleh pakar yang tidak dapat dilakukan oleh Manajer Mutu, maka hal tersebut bisa dimintakan. • Komite Pengelola HCVRN (HCVRN Management Committee) – mengambil peran Sekretariat jika pihak yang diadukan adalah manajemen Sekretariat atau staf Proforest Limited atau Proforest Inisiatip atau subkontraktor. • Panel Penyelesaian Perselisihan terdiri dari 3 orang, terutama diambil dari Komite Pengelola HCVRN yang dipilih untuk masing-masing pengaduan yang diajukan berdasarkan pertimbangan yang berkaitan dengan keseimbangan kepakaran dan untuk menghindari konflik kepentingan yang berkaitan dengan pihak pengadu. • Komite Pengelola HCVRN yang lengkap juga bisa bertindak sebagai arbiter final bila terjadi banding.
Transparansi dan Kerahasiaan Ringkasan pengaduan yang diajukan berikut hasilnya dapat disampaikan kepada para pemangku kepentingan lainnya jika diminta. Ringkasan ini akan menyebutkan tanggal dan sifat pengaduan, pihak yang melakukan pengaduan (kecuali ada alasan yang memaksa untuk merahasiakan identitas pihak pengadu) dan hasilnya. Jumlah dan hasil pengaduan yang diajukan akan dipantau dan dilaporkan secara berkala kepada Komite Pengelola HCVRN sebagai salah satu dasar untuk melakukan perbaikan sistem secara terus-menerus.
Biaya Pada tahap ini, HCVRN tidak memiliki sumberdaya untuk mendanai mekanisme pengaduan yang terinci dan canggih. Sekretariat HCVRN akan, jika sumberdaya mengizinkan, berusaha menyediakan Langkah 1&2 secara gratis untuk semua pengaduan. Jika harus beralih ke langkah selanjutnya, Sekretariat berhak mengenakan biaya kepada para pihak yang menyampaikan pengaduan. Jika perlu, semua upaya akan dilakukan untuk meminimalkan biaya dan untuk memastikan transparansi tentang alokasi biaya. Pihak yang ingin menyampaikan pengaduan harus mendiskusikan masalah ini dengan Manajer Mutu sebelum menyampaikan pengaduan untuk memastikan pihak tersebut memahami prosesnya dan kemungkinan biaya yang timbul.
4
Dokumen ID
ALS_01_B
Tanggal
02/09/2014
www.hcvnetwork.org
Skema Penilai yang Berlisensi HCVRN Bagan Alir Penyelesaian Perselisihan
Pengaduan diajukan menggunakan pola acu (template)
Manajer ALS mengkaji
Proses penyelesaian informal
Tidak sah atau tidak lengkap
Sekretariat & Manajer Mutu menerapkan langkah 1&2 Tidak Puas
Proses penyelesaian formal
Panel Penyelesaian Perselisihan menerapkan langkah 3
Pihak Pengadu Puas
Selesai
Tidak Puas
Banding dan penyelesaian akhir
Komite Pengelola HCVRN Pihak Pengadu Puas (HCVRN Management Committee) menerapkan langkah 4
Selesai
Selesai
HCV Resource Network | tel: +44 (0)1865 243439 ext 139 |
[email protected] | www.hcvnetwork.org c/o The Proforest Initiative | South Suite | Frewin Chambers | Frewin Court | Oxford OX1 3HZ | United Kingdom
5
