PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PM-WMM-04 5 -10-2009 00 1
AUDIT INTERNAL
Jabatan
Dibuat Oleh
Sekretaris
Diperiksa Oleh
WMM
Disetujui Oleh
Kepala Sekolah
Tanda Tangan
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PM-WMM-04 5 -10-2009 00 2
AUDIT INTERNAL 1.0 Tujuan: Untuk memastikan bahwa Audit Internal mempunyai perencanaan yang sistematis dan dilaksanakan secara efektif, independen sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diberlakukan dalam pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu di SMK NEGERI 3 Kota Tangerang yang meliputi antara lain ; Pedoman Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja dari setiap area yang diaudit beserta penerapannya. 3.0 Definisi: Tidak diperlukan 4.0 Acuan: Pasal 8.2.2 ISO 9001:2008 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Perencanaan 5.1.1
Audit internal dilaksanakan sesuai dengan Jadual Audit Internal yang sudah disetujui oleh Wakil Manajemen.
5.1.2
Audit Internal dilaksanakan minimal 2(dua) kali dalam setahun; audit internal tambahan di luar jadual yang telah ditetapkan dapat dilakukan bila terdapat indikasi adanya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan Sistem Manajemen Mutu.
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PM-WMM-04 5 -10-2009 00 3
AUDIT INTERNAL 5.1.3
Wakil Manajemen bertanggung jawab menentukan Lead Auditor dan Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan memperhatikan bahwa Lead Auditor dan Auditor yang ditunjuk bukan berasal dari unit kerja yang akan diaudit. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi Auditor dalam menentukan ketidaksesuaian yang terjadi di dalam audit Sistem Manajemen Mutu.
5.1.4
Setiap audit dilakukan oleh Auditor internal yang terlatih, berdasarkan:
Telah mengikuti Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Telah mengikuti Pelatihan Audit Internal
Berpengalaman kerja di SMK NEGERI 3 Kota Tangerang minimal 2(dua) tahun
5.2 Persiapan 5.2.1
Wakil
Manajemen
bertanggung
jawab
membuat
dan
menyerahkan
Pemberitahuan Audit kepada Auditor yang ditunjuk dan unit kerja yang akan diaudit (Auditee). 5.2.2
Lead Auditor yang ditunjuk bertanggungjawab untuk melakukan konfirmasi Tanggal, Waktu dan Ruang Lingkup Audit dengan Auditee.
5.3 Pelaksanaan 5.3.1
Pelaksanaan Audit Internal dapat dimulai dipimpin oleh Lead Auditor dengan mata acara sebagai berikut :
Tujuan dan ruang lingkup;
Metode pelaksanaa audit ;
Klasifikasi ketidaksesuaian ;
Tanya jawab
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PM-WMM-04 5 -10-2009 00 4
AUDIT INTERNAL 5.3.2
Auditor dalam melaksanakan audit bertanya langsung kepada auditee.
5.3.3
Auditor melaksanakan audit dengan memeriksa dokumen, catatan, aktivitas dan proses operasional yang relevan terhadap standar, pedoman mutu, prosedur, Instruksi Kerja dan dokumen lain yang terkait berdasarkan ruang lingkup audit dan Daftar Periksa Audit Internal yang telah disiapkan.
5.3.4
Hasil audit dengan bukti obyektif yang ditemukan dicatat dalam Daftar Periksa Audit Internal.
5.3.5
Auditor harus mencatat setiap hasil audit internal yang bersifat ketidaksesuaian pada formulir audit internal
5.3.6
Auditee harus meneliti penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan dalam mengatasi ketidaksesuaian tersebut serta mencegah terulangnya kembali hal sama di masa yang akan datang.
5.3.7
Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang sesuai dan disetujui Auditor untuk melaksanakan penyelesaian tindakan perbaikan seperti yang dinyatakan dalam formulir audit internal.
5.3.8
Setelah keseluruhan audit dilaksanakan, selanjutnya Lead Auditor melakukan rapat penutupan (closing meeting) yang dihadiri oleh seluruh Auditor dan Auditee untuk menyampaikan :
Presentasi terhadap hal-hal yang sesuai
Presentasi terhadap temuan yang ada
Persetujuan tanggal perbaikan
Melakukan tanya jawab (jika ada)
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PM-WMM-04 5 -10-2009 00 5
AUDIT INTERNAL 5.4 Laporan Audit 5.4.1
Lead Auditor bertanggung jawab untuk merangkum hasil audit internal ke dalam Laporan Audit
Internal berupa Ringkasan Audit Internal yang
diserahkan kepada Wakil Manajemen. 5.4.2
Wakil Manajemen akan menyampaikan hasil Audit Internal yang telah dilaksanakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
5.5 Penyimpanan Hasil Audit 5.5.1
Semua dokumen yang berhubungan dengan audit internal menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen dan Pengendali Dokumen untuk menyimpannya.
5.5.2 Pengendali Dokumen bertanggung jawab untuk memisahkan temuan yang sudah ditutup dengan temuan yang belum ditutup. 6.0 Lampiran: 6.1
Jadwal Audit Internal
6.2
Pemberitahuan Audit Internal
6.3
Daftar Periksa Audit Internal
6.4
Laporan Audit Internal
No. Revisi 00 JADWAL
Tahun :
AUDIT INTERNAL
No
Prosedur
Unit Kerja
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
Mengetahui, Wakil Manajemen Mutu
( Drs. H. Lusi Selamet ) NIP. 196208091987032008
D
No. Revisi 00 PEMBERITAHUAN
Tanggal : 30 September 2010
AUDIT INTERNAL
Kepada Yth : Drs. H. Surya Mulyana
Sehubungan dengan pelaksanaan AUDIT INTERNAL di SEKOLAH SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG, dengan ini disampaikan jadual dengan rincian sebagai berikut :
No
Hari/Tanggal
Pukul
Auditor
Auditee
1
Kamis
09.00
Dra. HJ. Lusi Selamet
Drs. H. Surya Mulyana
2
Kamis
09.00
Kusmiadi, S.Pd
Drs. H. Surya Mulyana
Lead Auditor : Kepada para Auditor dan Auditee diharapkan agar mempersiapkan dan melaksanakan AUDIT INTERNAL ini sebaik-baiknya sesuai dengan Prosedur AUDIT INTERNAL. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Hormat Kami, Wakil Manajemen
( Drs. H. Lusi Selamet ) NIP. 196208091987032008
No. Revisi 00 DAFTAR PERIKSA
Tanggal Audit:
Referensi:
AUDIT INTERNAL Auditor:
Auditee: Pertanyaan
Keterangan : : Diterima X
: Ketidaksesuaian/Observasi
Hasil Audit
Ket.
No. Revisi 00 DAFTAR PERIKSA
Tanggal Audit:
Referensi:
AUDIT INTERNAL Auditor:
Auditee: Pertanyaan
Keterangan : : Diterima X
: Ketidaksesuaian/Observasi
Hasil Audit
Ket.
No. Revisi 00 LAPORAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN/AUDITEE :
Nomor :
Tanggal :
Auditor :
PENGAMATAN :
Auditor:
Auditee:
Tanggal :
URAIAN KETIDAKSESUAIAN :
Penanggung Jawab/Auditee :
Tanggal :
TINDAKAN PERBAIKAN:
Tanggal Penyelesaian :
Pengusul/Auditor :
PenaggungJawab/Auditee:
TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN:
KESIMPULAN :
Wakil Manajemen :
Tanggal :
Tanggal :
