PROSEDUR MUTU REGISTRASI MAHASISWA. Diperiksa oleh : Dibuat oleh :

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG Alamat: Kampus Sekaran Gunungpati Semarang 50229 Telp. (024) 8508081, 86458337, Fax. (024) 8508001. http://www.unnes.ac.id

PROSEDUR MUTU

REGISTRASI MAHASISWA No. Dokumen PM-AKD-02A

No. Revisi 01

Hal 1 dari 7

Tanggal Terbit 1 November 2010

1. TUJUAN Prosedur ini adalah untuk menguraikan mekanisme pelaksanaan tugas baku dalam pelayanan registrasi mahasiswa agar berjalan lancar efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses pendaftaran ulang registrasi mahasiswa di Universitas Negeri Semarang sampai dengan memperoleh Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) bagi mahasiswa baru dan KRS bagi mahasiswa lama. 3. REFERENSI 3.1 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 225/O/2000 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang. 3.2 Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 07/Dikti/Kep/1987 tentang Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 3.3 Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Negeri Semarang. 4. DEFINISI 4.1 Mahasiswa Universitas Negeri Semarang adalah peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi baik program reguler maupun nonreguler di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 4.2 Program reguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, atau pendidikan profesi yang diselenggarakan sesuai dengan jadwal waktu dan persyaratan lain yang telah ditetapkan. 4.3 Program nonreguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, pendidikan profesi, program kerjasama, atau program jangka pendek yang diselenggarakan dengan jadwal waktu dan persyaratan tersendiri. 4.4 Registrasi mahasiswa adalah bentuk pelayanan yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan status terdaftar kepada mahasiswa sehingga, dengan demikian mahasiswa berhak mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta berhak menggunakan semua fasilitas yang ada di Universitas Negeri Semarang. 5. KETENTUAN UMUM 5.1 Calon Mahasiswa baru 5.1.1 Melakukan pembayaran SPP, Sardik, Iuran Kemahasiswaan, dan sumbangan SPL (sesuai dengan tarif) pada Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu peserta Tes sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan. 5.1.2 Menyerahkan bukti pembayaran yang mencantumkan nama, nomor pendaftaran, validasi setoran, dan cap stempel Bank. (diserahkan pada saat registrasi). Dibuat oleh :

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM BPM UNNES

Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 2 dari 7


5.1.3 Menyerahkan kartu tanda peserta Tes. (diserahkan pada saat registrasi). 5.1.4 Menyerahkan fotokopi KTP/SIM, pas foto berwarna terbaru (dof) ukuran 3x3 sebanyak 6 lembar. (diserahkan pada saat registrasi). 5.1.5 Menyerahkan Form Registrasi mahasiswa yang (dicetak secara on-line). 5.1.6 Menyerahkan pernyataan kesanggupan mahasiswa yang ditandatangani diatas meterai Rp.6.000,-yang diketahui/disetujui Orangtua /wali (dicetak secara on-line). 5.2 Mahasiswa Lama 5.2.1 Melakukan pembayaran SPP, sardik, dan biaya lain sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan mellalui Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu tanda mahasiswa sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan. 5.2.2 Mahasiswa yang sudah melakukan registrasi administrasi tetapi tidak melakukan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan sendirinya memperoleh status cuti. Mahasiswa dengan status ini hanya dapat mengambil kembali biaya Sarana Pendidikan dan iuran kemahasiswaan. 5.2.3 Mahasiswa yang berstatus cuti wajib melakukan registrasi administrasi sesuai dengan jadwal waktu registrasi. Mahasiswa tersebut dibebaskan dari kewajiban membayar SPP, Sarana Pendidikan, dan iuran kemahasiswaan. 5.2.4 Mahasiswa yang pada suatu semester tidak melakukan registrasi administrasif dan akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa tidak terdaftar. Pada semester berikutnya, mahasiswa tersebut wajib membayar seluruh biaya pada semester yang ditinggalkan. 5.2.5 Mahasiswa yang berstatus tidak aktif tidak diizinkan untuk mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan dalam bentuk apapun. Apabila yang bersangkutan tetap mengikuti kegiatan, keikutsertaannya dinyatakan tidak sah dan batal. 5.2.6 Mahasiswa dengan status tidak terdaftar dalam waktu dua semester berturut-turut atau tiga semester tidak berturut-turut dibatalkan status kemahasiswaannya. 6. PROSEDUR Uraian prosedur-prosedur yang diperlukan dituangkan dalam diagram proses di bawah ini.

Dibuat oleh :


Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 3 dari 7


6.1 Diagram Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru (Pengurusan KTM) Mahasiswa

Membayar dan menerima Berkas Registrasi

Bank

BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik)

UPT PTIK

Menerima pembayaran dari MHS Penjelasan Tata Cara Registrasi

Pelayanan Entri Data Registrasi On Line

Mahasiswa memperbaiki Isian Berkas

Tidak

Display Registrasi On-line

Lengkap dan Benar ? Ya Pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM

Pencetakan BUREKOL Bank

Cetak KTM

Pemeriksaan Kesehatan

Terdaftar Administratif menerima KTM

Dibuat oleh :

Pengembalian berkas


Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 4 dari 7


6.2 Rincian Prosedur Mahasiswa Baru 6.2.1 Calon Mahasiswa 6.2.1.1 Mahasiswa yang diterima melakukan pembayaran sesuai dengan tarip yang telah ditentukan (berdasarkan program studi) di Bank yang telah ditunjuk dan dapat dilakukan secara on line. 6.2.1.2 Mahasiswa datang di Universitas Negeri Semarang (Auditorium/BAAKK) sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menunjukkan bukti bayar dari Bank, pernyataan kesanggupan, Biodata on-line dan Nomor Peserta Tes untuk selanjutnya diberi berkas registrasi. 6.2.1.3 Mahasiswa melakukan pengecekan isian biodata apakah sudah benar atau masih ada kesalahan dalam entry datanya, apabila masih ada yang belum lengkap dilakukan pembetulan. 6.2.1.4 Mahasiswa melakukan pengambilan pasfoto untuk pembuatan Kartu Mahasiswa. 6.2.1.5 Mahasiswa menerima Form cetakan BUREKOL (Pembukaan Rekening Kolektif) dari Bank untuk dilengkapi sebagai syarat kelengkapan pembuatan ATM. 6.2.1.6 Mahasiswa melakukan pemeriksaan uji kesehatan (Tim Kesehatan Universitas Negeri Semarang). 6.2.1.7 Mahasiswa mengembalikan berkas yang sudah diisi beserta persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan. 6.2.1.8 Mahasiswa terdaftar secara administrastif dan menerima KTM. 6.2.2 BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) 6.2.2.1 Melakukan pelayanan entry edit biodata registrasi on line 6.2.2.2 Melakukan pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM 6.2.2.3 Mencetak kartu tanda mahasiswa (KTM). 6.2.2.4 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas manual:  bukti tanda peserta tes,  bukti pembayaran SPP, sarana pendidikan dan lainlain yang telah dicap lunas oleh Bank,  hasil cetak pernyataan kesanggupan mentaati semua peraturan yang berlaku yang telah ditandatangani di atas meterai, yang diketahui/disetujui Orangtua/wali (dicetak secara on-line melalui Sikadu),  hasil cetak formulir registrasi yang telah diisi mahasiswa (dicetak secara on-line melalui Sikadu),  fotokopi ijazah SLTA yang telah dilegalisasi,  kartu data pribadi mahasiswa. 6.2.2.5 Membagikan KTM kepada mahasiswa yang sudah selesai melakukan registrasi ulang dan menerima kelengkapan berkas. Dibuat oleh :


Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 5 dari 7


6.3 Diagram Prosedur Registrasi Mahasiswa Lama Bank

Menerima pembayaran dari MHS

Mahasiswa

Melakukan pembayaran On-line

BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik)

UPT PTIK

Menginformasikan Jadwal pelaksanaan Registrasi

Tidak

Bukti Pembayaran

Display Registrasi On-line

Ya

Mahasiswa Terdaftar Secara Administratif Mencetak/ Menggandakan daftar mahasiswa

6.4 Rincian Prosedur Mahasiswa Lama 6.4.1 Mahasiswa 6.4.1.1 Melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain ke Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line. 6.4.1.2 Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang pada semester sebelumnya, maka mahasiswa wajib membayar SPP semester yang tidak diikutinya dan pembayaran SPP dilakukan secara manual. 6.4.1.3 Mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain akan memperoleh status terdaftar secara administratif.

6.4.2 BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) 6.4.2.1 Membuat Edaran dan Pengumuman informasi jadwal pelaksanaan registrasi. 6.4.2.2 Mencetak dan menggandakan daftar mahasiswa untuk dikirim ke Fakultas, Jurusan, Lembaga, UPT, Biro, dan Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi BAPK, Kepala Bagian Pendidikan BAAKK. Dibuat oleh :


Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 6 dari 7


6.5 Prosedur Registrasi Akademik JURUSAN/PRODI

DOSEN WALI

MAHASISWA

UPT PTIK Display Mata Kuliah

Menawarkan Mata Kuliah

Pemesanan Mata Kuliah Daftar Peserta Mata Kuliah

Pengecekan Mata Kuliah yang dipesan Mahasiswa

Pembimbingan Akademik (PM-AKD-03)

Persetujuan Mata Kuliah Melalui Sikadu

Pengesahan Jurusan/Prodi

Pengesahan Dosen Wali

Validasi KRS

Cetak KRS

Mahasiswa memiliki KRS Dosen Wali menerima salinan KRS

6.6.

Rincian Prosedur : 6.1.1 Jurusan/Prodi menawarkan mata kuliah melalui SIKADU 6.1.2 Mahasiswa melakukan pemesanan mata kuliah melalui SIKADU 6.1.3 Dosen Wali melakukan pengecekan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa 6.1.4 Mahasiswa melakukan pertemuan pembimbingan akademik dengan Dosen Wali 6.1.5 Dosen Wali memberikan persetujuan dan melakukan validasi melalui SIKADU 6.1.6 Mahasiswa mencetak KRS 6.1.7 Mahasiswa meminta pengesahaan KRS kepada Dosen Wali 6.1.8 Mahasiswa meminta pengesahan kepada Jurusan/Prodi

Dibuat oleh :


Diperiksa oleh :



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 7 dari 7


6.1.9 Mahasiswa memberikan salinan KRS kepada Dosen Wali 6.1.10 Mahasiswa memiliki KRS. 6.7 UPT PTIK 6.5.1 Menyiapkan data displai regiatrasi on line 6.5.2 Menyiapkan jurnal rekap pendaftar 6.5.3 Menyiapkan menu cetak daftar mahasiswa. 6.8 Bank Menerima pembayaran dari mahasiswa 7. LAMPIRAN 7.1 Format alur registrasi mahasiswa baru (FM-01-AKD-02) 7.2 Formulir surat pernyataan tata tertib yang berlaku di Unnes (FM-02-AKD-02) 7.3 Formulir Kartu data pribadi mahasiswa (FM-03-AKD-02) 7.4 Formulir hasil pemeriksaan uji kesehatan (FM-04-AKD-02) 7.5 Format Kartu Tanda Mahasiswa (FM-05-AKD-02) 7.6 Lembar kendali (FM-06-AKD-02)

Dibuat oleh :


Diperiksa oleh :

PROSEDUR MUTU REGISTRASI MAHASISWA. Diperiksa oleh : Dibuat oleh :

Recommend Documents