PROSEDUR MENJALANKAN PROGRAM 4.2.1. User Interface
Gambar 4.44 User Interface Form Login
Form login merupakan halaman pertama saat user masuk kedalam sistem, hak akses dibatasi sesuai dengan fungsi dari setiap bagian atau jabatan. User wajib mengisi “username” dan “password” sesuai dengan daftar yang berada pada master karyawan untuk mengakses menu utama, setelah memasukkan username dan password user harus menekan tombol “login” yang terdapat pada bagian bawah form password agar dapat masuk kedalam sistem.Jika password yang dimasukkan salah maka sistem tidak akan masuk pada menu utama tetapi jika password sesuai maka menu utama akan terbuka.
Gambar 4.45 user Interface Form Menu Utama Admin
Pada form menu utama admin terdapat semua menu dari penjualan, master , hingga membuka laporan. Satu menu yang hanya dapat diakses oleh admin yaitu master karyawan dan penambahan karyawan. Dari menu tersebut admin dapat memberikan hak akses kedalam sistem kepada karyawan.
Gambar 4.46 User Interface Form Master Karyawan
Saat membuka master Karyawan maka admin dapat melihat daftar karyawan, daftar karyawan terdiri dari no, Nama_karyawan, jabatan / hak akses yang diberikan. Apabila admin ingin melakukan penambahan karyawan maka dapat memilih menu “tambah”pada bagian atas tabel karyawan. Admin juga dapat melakukan “edit” dan “hapus” master karyawan tersebut.
Gambar 4.47 User Interface Form Tambah Karyawan
Form yang terbuka saat admin lakukan penambahan master karyawan dan edit karyawan seperti gambar gambar 4.39. Pada menu tambah karyawan terdapat beberapa data yang harus diisi yaitu nama karyawan, jabatan atau hak akses, password dan konfirmasi password. Id karyawan tidak perlu diisi karena sistem ini akan secara otomatis memasukkan id karyawan, setelah selesai memasukkan data maka user dapat menyimpan data tersebut dengan menekan tombol “simpan”.
Gambar 4.48 User Interface Form Menu Utama Sales
Pada menu utama sales terdapat menu yang membantu staf penjualan dalam membuat dokumen berkaitan dengan penjualan seperti master barang, master pelanggan, Sales order, Faktur, Surat Permintaan Barang. Apabila staf penjualan ingin keluar dari sistem maka staf dapat memilih menu “logout”.
Gambar 4.49 User Interface Form Daftar Pelanggan
Saat membuka menu “pelanggan” maka staf penjualan dapat melihat daftar pelanggan, daftar terdiri dari Id_Pelanggan, Nama_Pelanggan, No_hp, Limit_Kredit, dan tanggal_join. Pada form ini juga terdapat menu “tambah” yang digunakan untuk menambah karyawan, “cari” yang digunakan untuk mencari pelanggan sesuai nama, “ubah” digunakan untuk merubah data pelanggan dan “hapus” untuk menghapus pelanggan dari master pelanggan.
Gambar 4.50 User Interface Form Cari Daftar Pelanggan
User dapat menggunakan menu “cari” jika user kesulitan mencari pelanggan secara manual, dengan memasukkan nama pelanggan dan menekan tombol “cari” maka sistem akan menampilkan daftar karyawan sesuai nama yang dimasukkan seperti pada gambar 4.50.
Gambar 4.51 User Interface Form Tambah Pelanggan
Jika user memilih tombol “tambah” pada menu master pelanggan maka akan muncul form seperti pada gambar 4.51, form berisi Nama_Pelanggan, Type_Pelanggan, No_Hp_Pelanggan,
No_Tlp_Pelanggan,
Email_Pelanggan,
Alamat_pelanggan
dan
Kota_Pelanggan. Setelah semua data diisi maka user dapat menyimpan data tersebut dengan menekan tombol “simpan” akan tetapi jika user ingin membatalkan pengisian data maka user tinggal menekan tombol “kembali”. User tidak perlu memasukkan Id_pelanggan dan tanggal_join karena sistem akan secara otomatis memasukkan data tersebut. Jika ada beberapa field penting yang tidak diisi maka data pelanggan tidak dapat disimpan akan tetapi jika semua data sudah dimasukkan maka data dapat disimpan.
Gambar 4.52 User Interface Form Master Barang
Saat membuka master barang maka form akan menampilkan daftar barang yang terdiri
dari
Id_Barang,
Nama_Barang,
Modal,
Harga_Jual_Konsumen,
Harga_Jual_Agen_Kecil, Harga_Jual_Agen_Besar dan Stok barang. Pada form master barang juga terdapat menu“cari” untuk membantu user mencari sesuai nama barang,“tambah” untuk menambah master pelanggan, “ubah” untuk merubah data pelanggan dan “hapus” untuk menghapus pelanggan dari master pelanggan.
Gambar 4.53 User Interface Form Tambah Barang
Saat melakukan penambahan barang maka user harus mengisi nama_barang dan harga_modal. Id_barang tidak perlu dimasukkan karena sistem secara otomatis memasukkan Id dan stok barang tidak dapat dimasukkan oleh bagian penjualan karena adanya pembatasan akses, stok hanya bias dimasukkan oleh staf gudang. Setelah selesai memasukkan data barang user dapat menyimpan data barang dengan menekan tombol “simpan” dan jika user ingin membatalkan penyimpanan user dapat menekan tombol “kembali” maka form akan kembali ke form master barang.
Gambar 4.54 User Interface Form Sales Order
Semua pesanan barang akan di masukkan pada form sales order dan saat user membuka menu sales order maka muncul tampilan sales order dengan daftar sales order yang pernah dibuat dengan detail No_SO, Nama_Pelanggan, Total, dan nama pembuat. Pada form sales order juga terdapat menu “tambah” untuk menambah SO baru, “detail” untuk melihat detail SO dan merubah SO, “cetak” untuk mencetak SO, dan “hapus” untuk menghapus SO.
Gambar 4.55 User Interface Form Tambah Sales Order
Form tambah sales order akan muncul saat user memilih tombol “tambah” setelah itu user memasukkan data pelanggan, pelanggan dipilih dari nama pilihan kredit dapat di centang apabila pelanggan sudah dapat melakukan pembelian kredit. Setelah itu user tinggal memilih barang dan memasukkan jumlah pembeliannya, klik “tambah lagi” jika ingin melakukan penambahan barang, sistem secara otomatis menghitung total pemesanan, setelah selesai memasukkan semua pesanan maka user dapat menyimpan Sales order dengan menekan tombol “simpan”, jika total Sales order melebihi jumlah limit kredit pelanggan maka Sales order tidak dapat disimpan akan tetapi jika total sama dengan atau lebih kecil dari limit kredit maka Sales Order dapat di simpan.
Gambar 4.56 User Interface Form Faktur Penjualan
Setelah Sales order disimpan bagian user dapat langsung melanjutkan ke form faktur penjualan. Saat membuka faktur penjualan user dapat melihat daftar faktur yang pernah dibuat dan melakukan pengecekan terhadap periode faktur. Menu “tambah” digunakan untuk membuat faktur baru, “detail” untuk melihat faktur yang pernah dibuat, “cetak” untuk mencetak faktur, “hapus” untuk menghapus faktur.
Gambar 4.57 User Interface Form Tambah Faktur Penjualan
Pada form tambah faktur user hanya dapat memasukkan Sales order dimana setelah memasukkan sales order maka semua barang yang terdapat pada sales order tersebut secara langsung masuk pada faktur tersebut setelah selesai memasukkan data faktur user dapat menyimpan faktur tersebut dengan menekan tombol “buat faktur”, mencetak dengan menekan tombol “cetak” atau jika user ingin kembali pada form faktur user dapat memilih tombol “kembali”.
Gambar 4.58 User Interface Form Surat Permintaan Barang
Setelah membuat faktur dilanjutkan dengan membuat surat permintaan barang. Surat permintaan barang merupakan sebuah permintaan dari bagian penjualan kepada bagian gudang untuk menyiapkan dan mengirim barang. Saat membuka form Surat permintaan barang akan terbuka daftar surat permintaan yang pernah dibuat, ada beberapa pilihan pada form surat permintaan barang seperti “tambah” untuk membuat surat permintaan barang, “detail” untuk melihat detail surat permintaan barang, “cetak” untuk mencetak surat permintaan barang, dan “hapus” untuk menghapus surat permintaan barang.
Gambar 4.59 User Interface Tambah Surat Permintaan Barang
Saat memilih tambah pada form surat permintaan barang maka akan muncul form tambah surat permintaan barang seperti pada gambar 4.51, setelah itu user dapat memasukkan data permintaan barang dengan memilih faktur yang ingin di buat surat permintaan barangnya. Sistem akan secara langsung memasukkan barang-barang yang terdapat pada faktur ke surat permintaan barang, kolom deskripsi digunakan untuk meninggalkan pesan kepada kepala gudang. Tombol “simpan” berfungsi untuk menyimpan surat permintaan barang dan tombol kembali untuk “kembali” pada form surat permintaan barang.
Gambar 5.60 User Interface Form Menu Staf Gudang Pada gambar 5.60 merupakan form menu utama jika login sebagai staf gudang, menu utama staf gudang diantaranya master barang dimana master barang pada gudang hanya bisa melihat nama barang dan stok barang tersebut, bagian gudang juga dapat meng-update stok barang dan menu surat jalan yang digunakan sebagai otorisasi pengiriman barang.
Gambar 4.61 User Interface Form Master Barang
Pada form master barang user hanya dapat melihat daftar barang dengan detail stok barang dan meng-update stok dengan memilih menu “update stok” pada bagian atas tabel
barang, user juga dapat mencari barang dengan menggunakan menu “cari” dengan memasukkan nama barang dan menekan tombol “cari”.
Gambar 4.62 Gambar User Interface Form Update Stok
Pada form update stok user dapat melihat history perubahan stok dan melakukan penambahan stok atau pengurangan stok dengan memilih nama barang yang ingin ditambahkan setelah itu memilih “tambah” atau “kurang” dan mengisi banyak barang yang ditambah atau dikurangkan setelah selesai memasukkan semua dan menekan tombol “save” maka master barang akan ter-update dan history perubahan value barang berubah.
Gambar 4.63 Gambar User Interface Form Surat Jalan
Form surat jalan berisi daftar surat jalan yang pernah dibuat daftar terdiri dari No_Surat_Jalan, Nama_Pelanggan dan Tanggal_Pembuatan. Terdapat juga beberapa pilihan seperti “detail” yang digunakan untuk melihat detail surat jalan, “cetak” untuk mencetak surat jalan, “hapus” untuk menghapus surat jalan, dan “tambah” untuk membuat surat jalan yang baru.
Gambar 4.64 User Interface Form Tambah Surat Jalan
Pada form tambah surat jalan user hanya perlu memilih faktur yang ingin dibuatkan surat jalannya, sistem secara otomatis memasukkan nama barang dan banyak barang yang tertera pada faktur ke surat jalan seperti pada gambar 4.56, Kolom note digunakan untuk memberikan pesan kepada staf pengirim. Setelah selesai memasukkan semua data user dapat menyimpan surat jalan dengan menekan tombol “simpan” akan tetapi jika user ingin membatalkan maka user dapat memilih menu “kembali” maka sistem akan kembali pada form surat jalan. Setelah surat jalan disimpan maka barang secara langsung terupdate sesuai jumlah yang tertera pada surat jalan.
Gambar 4.65 User Interface Form Menu Staf Keuangan
Pada gambar 4.57 merupakan form menu utama login sebagai staf keuangan beberapa menu yang dapat diakses oleh bagian keuangan adalah “Penilaian kredit”, “Penambahan Kredit”, “Daftar piutang jatuh tempo” dan “cicilan piutang”.
Gambar 4.66 User Interface Form Permohonan kredit
Gambar 4.67 User interface Form Penilaian Kredit
Form penilaian kredit berisi daftar penilaian kredit dengan detail nama_pelanggan, skor, limit_kredit, penambahan_kredit, total_limit_kredit, tanggal_penilaian dan penilai. Menu yang dapat digunakan pada form ini adalah menu “tambah” untuk menambah penilaian kredit, “edit” untuk merubah penilaian kredit dan “hapus” untuk menghapus penilaian kredit.
Gambar 4.68 User Interface Form Tambah Penilaian Kredit
Saat melakukan tambah penilaian kredit maka user harus memilih pelanggan yang akan dinilai lalu memberi skor pada masing-masing kriteria setelah selesai memberikan skor maka penilaian dapat disimpan dengan menekan tombol “simpan”, limit kredit pelanggan akan ter-update.
Gambar 4.69 User Interface Form Penambahan Limit Kredit
Form penambahan limit kredit berisi kriteria, jumlah, skor, bobot dan total skor. User memasukkan pelanggan dan periode yang diinginkan setelah selesai user dapat menekan tombol “cek” untuk melihat total skor dan penambahan kredit.
Gambar 4.70 User Interface Form Cicilan Piutang
Pada form cicilan piutang terdapat beberapa informasi seperti history cicilan piutang dan tanggal pembayaran. Pada saat pelanggan melakukan pambayaran cicilan piutang maka user memasukkan no_faktur maka sistem akan menampilkan history cicilan dan sisa piutang, kolom detail cicilan diisi sesuai cicilan yang dibayar setelah itu user dapat menekan tombol “save” maka piutang akan terupdate.
Gambar 4.71 User Interface Form Bukti Terima Kas
Form bukti terima kas merupakan form yang berisi daftar penerimaan kas, detail yang tertera pada daftar penerimaan tersebut diantaranya Id_pelanggan, Nama_pelanggan, no_faktur, Tanggal_penerimaan, Tanggal_jatuh_tempo, Penerimaan_Kas dan pembuat bukti terima kas. Pada form ini juga terdapat beberapa menu yang dapat memudahkan user dalam pencarian penerimaan kas seperti filter penerimaan kas per pelanggan dan filter penerimaan kas per periode. Tombol “tambah” berfungsi untuk membuat bukti terima kas yang baru.
Gambar 4.72 User Interface Form Tambah Bukti Terima Kas
Pada form tambah bukti terima kas user memasukkan no_faktur, memilih tipe penjualan dan memasukkan nominal penerimaan kas setelah selesai memasukkan data user dapat menyimpan bukti terima kas dengan menekan tombol “simpan”, tombol kembali digunakan untuk membatalkan penyimpanan dan kembali pada form bukti terima kas.
Gambar 4.73 User Interface Form Daftar Piutang Jatuh Tempo
Pada from daftar piutang jatuh tempo user dapat melihat daftar piutang jatuh tempo sesuai periode yang diinginkan, setelah memasukkan periode user dapat menekan tombol “cek” untuk melihat piutang jatuh tempo pada periode tersebut, tombol “cetak” digunakan untuk mencetak daftar piutang jatuh tempo tersebut.
Gambar 4.74 User Interface Form Menu Staf Akuntansi
Gambar 4.74 merupakan form menu login sebagai staf akuntansi, pada form tersebut terdapat menu yang dapat di akses oleh staf akuntansi yaitu menu “laporan penerimaan kas”, “Laporan penjualan”, “Laporan Piutang” dan “Jurnal Umum”.
Gambar 4.75 User Interface Form Laporan Penerimaan Kas
Pada form laporan penerimaan kas user dapat melihat penerimaan kas per pelanggan dan sesuai periode yang diinginkan, user dapat memilih pelanggan dan memasukkan periode dari laporan yang ingin dicetak setelah memasukkan periode maka user dapat melihat laporan dengan menekan tombol cek. Tombol “cetak” pada form tersebut digunakan untuk mencetak laporan.
Gambar 4.76 User Interface Form Laporan Piutang
Pada Form laporan piutang user dapat melihat laporan piutang dari periode yang diinginkan. Tombol “cetak” digunakan untuk mencetak laporan tersebut.
Gambar 4.77 User Interface Form Laporan Penjualan
Pada form laporan penjualan user dapat melihat laporan sesuai tipe penjualan, per pelanggan, per barang dan sesuai periode yang diinginkan user. Tombol “cetak” digunakan untuk mencetak laporan.
Gambar 4.78 User Interface Form Jurnal Umum
Pada form jurnal umum user dapat melihat jurnal penjualan tunai, pejualan kredit dan penerimaan kas sesuai periode yang diinginkan. Tombol cetak pada form ini digunakan untuk mencetak jurnal.
Gambar 4.79 User Interface Form Analisa Umur Piutang
Gambar 4.80 User Interface Form Retur Penjualan
