Prosedur Menjalankan Program
1. Menu Login User Interface login merupakan tampilan awal yang akan disajikan oleh sistem ketika karyawan masuk ke dalam aplikasi pekerjaan pembangunan proyek dalam komputer perusahaan. Setiap karyawan diharuskan melakukan login pada aplikasi terlebih dahulu untuk melihat tampilan menu dasar. Tampilan menu dasar dibedakan aksesnya berdasarkan jabatan karyawan.
2. Menu Master a. Master Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) User Interface buat baru rencana kerja anggaran perusahaan (RKAP) hanya dapat diakses oleh General Manager. Sistem akan meng-generate secara otomatis No RKAP, dimana periode, rencana pekerjaan, resource (rincian dari biaya-biaya yang dibutuhkan untuk satu rencana pekerjaan), dan tanggal rencana pembangunan akan di-input oleh General Manager sesuai rencana perusahaan. Setelah klik tombol ‘Tambah Resource’, maka sistem akan mengeluarkan form resource. User Interface resource berisikan rincian dari anggaran biaya yang akan digunakan untuk pembangunan proyek. General Manager akan meng-input seluruh bahan terkait pembangunan proyek, kemudian sistem akan secara otomatis menghitung total harga untuk setiap item dan total anggaran biaya dalam satu rencana pekerjaan. User
Interface
lihat
rencana
kerja
anggaran
perusahaan
(RKAP)
menampilkan daftar RKAP yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan RKAP ini hanya dapat diakses oleh General Manager dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini, General Manager dan Manager Perencanaan dapat melihat RKAP yang telah dibuat atau mencetak kembali RKAP yang sudah ada.
b. Master Perintah Kerja User Interface buat baru perintah kerja hanya dapat diakses oleh General Manager. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Perintah Kerja dan
tanggal, dimana nama pekerjaan dan tanggal pekerjaan selesai akan di-input oleh General Manager sesuai perintah dari Kantor Induk. User Interface lihat perintah kerja menampilkan daftar perintah kerja yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan perintah kerja ini hanya dapat diakses oleh General Manager dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini, General Manager dan Manager Perencanaan dapat melihat perintah kerja yang telah dibuat atau mencetak kembali perintah kerja yang sudah ada.
3. Menu Transaksi a. Transaksi Lelang Pekerjaan User Interface buat baru lelang pekerjaan hanya dapat diakses oleh Bagian Lelang. Sistem akan meng-generate secara otomatis No dan tanggal lelang, Manager Perencanaan akan meng-input No Perintah Kerja dan No RKAP, sistem akan meng- generate secara otomatis detail perintah kerja dan detail RKAP. Dari detail RKAP tersebut, Bagian Lelang akan memilih rencana pekerjaan yang sesuai dengan perintah kerja yang ada. Bagian Lelang kemudian meng-input penawaran-penawaran yang diajukan vendor pada saat melakukan lelang dengan klik tombol ‘Tambah Penawaran’. Sistem akan menampilkan vendor terpilih dan biaya pekerjaan secara otomatis, dengan mengecek biaya pekerjaan yang paling rendah. Dalam form penawaran, Bagian Lelang akan meng-input ID Vendor, sistem menampilkan secara otomatis nama vendor. Bagian Lelang kemudian memasukkan biaya penawaran yang diajukan oleh vendor pada saat lelang berlangsung. User Interface lihat lelang pekerjaan menampilkan daftar kontrak pekerjaan yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan lelang pekerjaan ini hanya dapat diakses oleh Bagian Lelang dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini Bagian Lelang dan Manager Perencanaan dapat melihat lelang pekerjaan yang telah dibuat atau mencetak kembali lelang pekerjaan yang sudah ada.
b. Transaksi Kontrak Pekerjaan User Interface buat baru kontrak pekerjaan hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan. Sistem akan meng-generate secara otomatis No dan tanggal kontrak, Manager Perencanaan akan meng-input No Lelang, sistem akan
meng- generate secara otomatis detail hasil lelang. Manager Perencanaan kemudian meng-input tanggal pekerjaan mulai, termin pembayaran dan jatuh tempo pembayaran sesuai kesepakatan bersama. User Interface lihat kontrak pekerjaan menampilkan daftar kontrak pekerjaan yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan kontrak pekerjaan ini hanya dapat diakses oleh General Manager dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini General Manager dan Manager Perencanaan dapat melihat kontrak yang telah dibuat atau mencetak kembali kontrak yang sudah ada. Perubahan hanya dapat dilakukan apabila terdapat amandemen yang menyatakan bahwa biaya pekerjaan berubah.
c. Transaksi Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) User Interface buat baru rencana kerja dan anggaran (RKA) hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan. Sistem akan meng-generate secara otomatis No dan tanggal RKA, Manager Perencanaan akan meng-input No Kontrak, sistem akan meng- generate secara otomatis detail kontrak. Manager Perencanaan kemudian meng-input rencana tahapan kerja dan status pembebasan tanah. Manager Perencanaan dapat melakukan perubahan pada status pembebasan tanah apabila status ‘belum selesai’. User Interface lihat rencana kerja dan anggaran (RKA) menampilkan daftar RKA yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan RKA ini hanya dapat diakses oleh General Manager dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini General Manager dan Manager Perencanaan dapat melihat RKA yang telah dibuat. Manager Perencanaan dapat melakukan perubahan data terhadap RKA yang sudah ada.
d. Transaksi Pembangunan Proyek 1) Pekerjaan Pembangunan Proyek User Interface buat baru pekerjaan pembangunan proyek hanya dapat diakses oleh supervisor. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Pekerjaan Pembangunan Proyek, supervisor akan meng-input No RKA, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail RKA. supervisor kemudian meng-input rencana tahapan kerja dan status proyek pada saat proyek mulai berjalan.
Pada saat mencatat hasil pengecekan progress, supervisor juga mengisi tanggal penyelesaian untuk setiap progress, kemudian akan menentukan status proyek, apakah tepat waktu atau terlambat. User Interface lihat pekerjaan pembangunan proyek menampilkan daftar pembangunan proyek yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan pekerjaan pembangunan proyek ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan dan supervisor. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan dan supervisor dapat melihat pekerjaan pembangunan proyek yang telah dibuat. Supervisor dapat melakukan perubahan data terhadap hasil pengecekan pekerjaan pembangunan proyek yang sudah ada.
2) Keterlambatan Pekerjaan User Interface buat baru pekerjaan terlambat hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Pekerjaan Terlambat, Manager Perencanaan akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan. Manager Perencanaan kemudian meng-input sanksi keterlambatan. User Interface lihat pekerjaan terlambat menampilkan daftar pekerjaan terlambat yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan pekerjaan terlambat ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan dan Akuntansi. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan dan Akuntansi dapat melihat pekerjaan terlambat yang telah dibuat atau mencetak kembali pekerjaan terlambat yang sudah ada.
3) Transaksi Pemotongan Pembayaran User Interface buat baru pemotongan pembayaran hanya dapat diakses oleh Akuntansi. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Pemotongan Pembayaran, Akuntansi akan meng-input No Pekerjaan Terlambat, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan terlambat. Akuntansi kemudian meng-input potongan pembayaran. User Interface lihat pemotongan pembayaran menampilkan daftar pemotongan
pembayaran
yang
dimiliki
oleh
perusahaan.
Tampilan
pemotongan pembayaran ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan
dan Akuntansi. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan dan Akuntansi dapat melihat pemotongan pembayaran yang telah dibuat atau mencetak kembali pemotongan pembayaran yang sudah ada.
e. Transaksi Surat Perjalanan Dinas User Interface buat baru perjalanan dinas hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Perjalanan Dinas, Manager Perencanaan akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan dan ID Karyawan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan dan detail karyawan. Manager Perencanaan kemudian meng-input tanggal mulai dinas dan tanggal selesai dinas. User Interface lihat perjalanan dinas menampilkan daftar perjalanan dinas yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan perjalanan dinas ini hanya dapat diakses oleh oleh Manager Perencanaan dan supervisor. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan dan supervisor dapat melihat perjalanan dinas yang telah dibuat atau mencetak kembali surat perjalanan dinas yang sudah ada.
f. Transaksi Persetujuan Amandemen User Interface buat baru persetujuan amandemen hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan. Sistem akan meng-generate secara otomatis No dan Tanggal Persetujuan Amandemen, Manager Perencanaan akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan. Manager Perencanaan kemudian meng-input memilih perubahan yang disebabkan oleh disetujuinya amandemen. Apabila terdapat perubahan pada RKA, maka klik tombol ‘Ubah RKA’. Apabila terdapat perubahan pada Kontrak, maka klik tombol ‘Ubah Kontrak’. User
Interface
lihat
persetujuan
amandemen
menampilkan
daftar
amandemen yang telah disetujui oleh General Manager. Tampilan ini hanya dapat diakses oleh oleh General Manager dan Manager Perencanaan. Melalui tampilan ini General Manager dan Manager Perencanaan dapat melihat persetujuan amandemen yang telah dibuat atau mencetak kembali persetujuan amandemen yang sudah ada.
g. Transaksi Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) User Interface buat baru BAPP hanya dapat diakses oleh Supervisor. Sistem akan meng-generate secara otomatis No BAPP, Supervisor akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan. Supervisor kemudian meng-input kondisi pekerjaan. User Interface lihat BAPP menampilkan daftar BAPP yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan BAPP ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan dan supervisor. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan dan supervisor dapat melihat BAPP yang telah dibuat atau mencetak kembali BAPP yang sudah ada.
h. Transaksi Berita Acara Pekerjaan Selesai (BAPS) User Interface buat baru BAPS hanya dapat diakses oleh Supervisor. Sistem akan meng-generate secara otomatis No BAPS, Supervisor akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan. Supervisor kemudian meng-input kondisi pekerjaan. User Interface lihat BAPS menampilkan daftar BAPS yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan BAPS ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan, General Manager dan supervisor. Melalui tampilan ini Manager Perencanaan, General Manager dan supervisor dapat melihat BAPS yang telah dibuat atau mencetak kembali BAPS yang sudah ada.
i. Transaksi Penilaian Kinerja Vendor User Interface buat baru penilaian kinerja vendor hanya dapat diakses oleh Supervisor. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Penilaian Kinerja, supervisor akan meng-input No BAPS, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail BAPS. Supervisor kemudian meng-input penilaian berdasarkan kriteria penilaian, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah nilai dan nilai rata-rata penilaian. User Interface lihat penilaian kinerja vendor menampilkan daftar penilaian kinerja yang dihasilkan dari setiap pekerjaan yang dikerjakan oleh vendor. Tampilan penilaian kinerja vendor ini hanya dapat diakses oleh Manager Perencanaan dan supervisor. Melalui tampilan ini, Manager Perencanaan dan supervisor dapat melihat penilaian kinerja vendor
yang telah dibuat atau
mencetak kembali penilaian kinerja vendor yang sudah ada.
j. Transaksi Pembayaran a) Tagihan Pembayaran User Interface buat baru tagihan pembayaran hanya dapat diakses oleh Akuntansi. Sistem akan meng-generate secara otomatis No Tagihan Pembayaran, Akuntansi akan meng-input No Pekerjaan Pembangunan, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail pekerjaan pembangunan, serta detail pemotongan pembayaran (jika ada) Sistem akan menampilkan total biaya proyek. User Interface lihat tagihan pembayaran menampilkan daftar tagihan pembayaran yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan tagihan pembayaran ini hanya dapat diakses oleh Akuntansi dan Keuangan. Melalui tampilan ini Akuntansi dan Keuangan dapat melihat tagihan pembayaran yang telah dibuat atau mencetak kembali tagihan pembayaran yang sudah ada.
b) Bukti Pembayaran User Interface buat baru bukti pembayaran hanya dapat diakses oleh Keuangan.
Sistem
akan
meng-generate
secara
otomatis
No
Bukti
Pembayaran, Keuangan akan meng-input No Tagihan Pembayaran, lalu sistem akan meng-generate secara otomatis detail tagihan pembayaran. Keuangan kemudian meng-input jumlah pembayaran. User Interface lihat bukti pembayaran menampilkan daftar bukti pembayaran yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan bukti pembayaran ini hanya dapat diakses oleh Akuntansi dan Keuangan. Melalui tampilan ini Akuntansi dan Keuangan dapat melihat bukti pembayaran yang telah dibuat atau mencetak kembali bukti pembayaran yang sudah ada.
k. Transaksi Berita Acara Serah Terima Proyek (BASTP) User Interface buat baru BASTP hanya dapat diakses oleh General Manager. Sistem akan meng-generate secara otomatis No BASTP, General Manager akan meng-input No BAPS, lalu sistem akan meng- generate secara otomatis detail BAPS. General Manager kemudian meng-input tanggal serah terima. User Interface lihat BASTP menampilkan daftar BASTP yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan BAPS ini hanya dapat diakses oleh General Manager.
Melalui tampilan ini General Manager dapat melihat BASTP yang telah dibuat atau mencetak kembali BASTP yang sudah ada.
4. Menu Laporan a. Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan User Interface laporan pekerjaan dalam pelaksanaan menampilkan daftar pekerjaan pembangunan yang sedang dikerjakan. Tampilan laporan pekerjaan dalam pelaksanaan ini hanya dapat diakses oleh Akuntansi. Melalui tampilan ini Akuntansi dapat mencetak laporan pekerjaan dalam pelaksanaan.
b. Laporan Jurnal User Interface laporan jurnal menampilkan jurnal yang terjadi saat pekerjaan pembangunan telah selesai. Tampilan laporan jurnal ini hanya dapat diakses oleh Akuntansi. Melalui tampilan ini Akuntansi dapat mencetak laporan jurnal.
5. Menu Notifikasi a. Notifikasi Jatuh Tempo Progress Pekerjaan User Interface notifikasi jatuh tempo progress pekerjaan menampilkan daftar progress pekerjaan pembangunan yang akan jatuh tempo. Sistem akan mengirimkan notifikasi kepada Manager Perencanaan dan supervisor dalam kurun waktu 2 minggu sebelum tanggal jatuh tempo progress. Berdasarkan notifikasi ini, Manager Perencanaan akan membuat perjalanan dinas yang diberikan kepada supervisor guna melakukan pengecekan hasil progress pekerjaan.
b. Notifikasi Pekerjaan Terlambat User Interface notifikasi keterlambatan pekerjaan menampilkan daftar progress pekerjaan pembangunan yang dinyatakan terlambat oleh supervisor. Sistem akan mengirimkan notifikasi kepada Manager Perencanaan setelah supervisor meng-update hasil pekerjaan pembangunan pada data pekerjaan pembangunan.
Berdasarkan
notifikasi
menentukan sanksi keterlambatan.
ini,
Manager
Perencanaan
akan
c. Notifikasi Pembayaran User Interface notifikasi tagihan pembayaran menampilkan tagihan yang harus dibayarkan kepada vendor. Sistem akan mengirimkan notifikasi kepada Keuangan setelah Akuntansi membuat tagihan pembayaran. Berdasarkan notifikasi ini, Keuangan akan membayar biaya proyek sesuai tagihan pembayaran dan membuat bukti pembayaran.
