PROSEDUR DAN PEDOMAN KELENGKAPAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN FAKULTAS KEDOKTERAN UI PROSEDUR TETAP
No. Dokumen:
No. Revisi:
Halaman
KEU-U-01 Tanggal Terbit :
Ditetapkan oleh Dekan
1 Maret 2012
Dr. dr. Ratna Sitompul, SpM(K) NIP. 19610206 198703 2 005 PENGERTIAN
Pertanggungjawaban dari pelaksana kegiatan atas pengeluaran dana yang berupa bukti-bukti asli dari transaksi pembayaran beserta dokumen pendukung
TUJUAN
Menjadi pedoman bagi penerima dana dalam mempertanggungjawabkan pengeluaran dana
KEBIJAKAN
Semua pengelolaan dan pengeluaran uang disusun dengan memperhatikan transparan,
prinsip-prinsip dan
efisien,
akuntabel
(SK
responsif,
akurat,
Rektor
nomor
1091/SK/R/UI/2009 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Universitas Indonesia pasal 2 ayat 4). PROSEDUR & ALUR PROSES
Lihat lampiran
LAMPIRAN 1 PROSEDUR DAN ALUR PROSES PERMOHONAN SAMPAI DENGAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA
LAMPIRAN 2
TATA CARA PEMBAYARAN Cara pembayaran terdiri dari :
1. Langsung (LS): Pembayaran melalui Direktorat Keuangan dengan cara
transfer langsung atau
pemindahbukuan dari rekening Universitas kepada rekening bank rekanan/vendor/pihak ke tiga yang mempunyai hak tagih kepada Universitas atas beban Satuan Kerja di lingkungan universitas. Semua permohonan dana yang sifatnya langsung ditransfer ke rekening penerima. LS – Transfer
: dibayarkan melalui transfer ke rekening
LS – Tunai
: dibayarkan dengan cek
Ketentuan Umum LS Pembayaran yang dapat dilakukan melalui LS adalah : a. Pembayaran Gaji/Honorarium/Tunjangan Khusus/Insentif yang bersifat Rutin b. Pembayaran Honorarium lainnya c. Pengadaan Barang Operasional/Aktiva Tetap/Pemeliharaan/Jasa yang dilakukan dengan pihak Rekanan/Vendor atau Pihak ke 3 yang nilainya lebih dari Rp. 10.000.000 (sepuluh juta) per transaksi d. Penggantian (reimburse) atas transaksi yang telah dibayarkan Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) meliputi: a. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) disiapkan oleh PUM-KO, disetujui oleh Pimpinan Fakultas dan ditujukan kepada Direktur Keuangan melalui Asisten Direktur Keuangan b. Kelengkapan umum SPP-LS untuk pembayaran gaji/honor/tunjangan rutin sebagai berikut :
SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan
Daftar/Rekapan Gaji/Honor/ Tunjangan
Rekap pajak
Payroll
Rekap Bank (jika transfer dilakukan ke lebih dari 2 jenis bank)
c. surat keputusan atau surat tugas tentang pemberian honorarium ditandatangani oleh Dekan/Pimpinan Fakultas. d. Penandatangan SPP :
Diterima oleh
: Verifikator
Dibuat oleh
: Koordinator PUM (Koordinator Keuangan)
Pimpinan/Satker
:
- Rp. 0 s.d Rp. 20.000.000 ditandatangani oleh Manajer Umum - Rp. 20.000.001 s.d Rp. 50.000.000 ditandatangani oleh Wakil Dekan - Rp. 50.000.001 ke atas ditandatangani oleh Dekan
2. Kas Operasional (KO): Uang muka kerja yang diberikan kepada Koordinator Pemegang Uang Muka Kas Operasional (PUM-KO) dan digunakan hanya untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan Pembayaran Langsung (LS).
Ketentuan Umum KO: a. Jumlah Kas Operasional bersifat tetap dan dapat diisi kembali (replenishment). b. Pengelolaan Kas Operasional dilakukan dengan sistem imprest fund. c. Pengeluaran uang yang diperkenankan melalui KO tidak boleh melebihi
Rp.
10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) untuk setiap transaksi. d. Tanggungjawab pengelolaan KO berada pada Koordinator PUM-KO e. Koordinator PUM-KO dibantu oleh beberapa Pemegang Uang Muka (PUM) f. Tidak diperkenankan adanya transfer dana antar PUM. g. Koordinator PUM-KO dapat mengajukan pengisian kembali KO apabila realisasi penggunaan dana telah mencapai maksimal 50% dari KO yang dikelolanya, sepanjang masih tersedia dana dalam RKAT. h. KO yang dikelola koordinator PUM-KO terbagi ke dalam beberapa Pemegang Uang Muka (PUM), realisasi dana maksimal 50% dihitung dari realisasi penggunaan oleh PUM terkait tanpa menunggu realisasi PUM lain yang belum mencapai 50%. i. Khusus untuk PPDS & S2/S3 BPKO di input dan dicetak oleh Program Studi sedangkan untuk PKO,LKOH dan SPP diinput dan dicetak oleh PUM.
j. Plavon KO Nama PUM-KO
Plavon
Dekanat
600.000.000
S1-Reguler
500.000.000
S1-KKI
500.000.000
PPDS
500.000.000
S2/S3
300.000.000
Pengampuhan
300.000.000
k. Ketentuan Pengajuan surat Permintaan Pembayaran Kas Operasional (SPP-KO) : 1. Pembentukan Kas Operasional (SPP-KO) a. Surat Permintaan Pembayaran KO (SPP-KO) pada prinsipnya hanya diajukan 1 kali
pada
saat
pembentukan
KO,
atau
pada
saat
akan
dilakukan
perubahan/penyesuaian besaran KO. b. Pada tahap berikutnya Koordinator PUM-KO dapat mengajukan Penggantian Kas Operasional (KO). c. Pembentukan & Perubahan/Penyesuaian besaran KO diusulkan oleh pengguna Anggaran satuan kerja dan harus di setujui oleh Rektor/Wakil Rektor II dengan memperhatikan kondisi keuangan masing-masing Fakultas. d. Pengguna Anggaran (Dekan/Wakil Dekan) di Fakultas harus membuat Surat Pernyataan bahwa KO tidak digunakan untuk membiayai pengeluaran diluar ketentuan penggunaan KO.
2. Penggantian Kas Operasional (SPP-PKO) Permintaan pengisian kembali KO dituangkan dalam formulir SPP-PKO sekaligus berfungsi sebagai pertanggungjawaban atas KO yang dikelolanya. Pengajuan SPP-PKO harus dilampirkan dengan : a. Laporan Kas Operasional Harian sesuai dengan format yang berlaku b. Rincian transaksi Kas Operasional dan rekapitulasi transaksi per akun c. Dokumen pendukung yang terdiri dari bukti-bukti asli pengeluaran sesuai dengan yang dipersyaratkan. d. BPKO (Bukti Pengeluaran Kas Operasional) BPKO dibuat dengan melampirkan bukti bayar.
BPKO
diisi
melalui
SIMKAS
oleh
Pengelola
Keuangan
Program
studi/Unit/Pemegang kas kecil Keterangan pada BPKO harus diisi sesuai dengan lampiran bukti bayar yang akan dibayarkan. Satu BPKO terdiri dari satu jenis akun. BPKO pada kolom penerima uang harus ditandatangani oleh yang berhak menerima uang tersebut, bukan karyawan / pengelola keuangan / KPS unit kerja terkait. Penandatangan kolom diterima oleh pada BPKO tidak diperkenankan ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan tetapi ditandatangani oleh penerima dana yang bersangkutan. Dan apabila ada pengeluaran yang dilakukan di luar FKUI (seperti contoh pembelian ATK di gramedia) yang tidak memungkinkan membawa BPKO pada saat belanja maka pada kolom diterima oleh pada BPKO ditandatangani oleh orang yang membeli ATK tersebut. BPKO pada kolom mengetahui ditandatangani oleh : o
Program studi
: Kepala Program Studi
o
Modul
: Ketua Modul
o
Unit
: Koordinator Keuangan
o
Apabila harus diwakilkan maka dilampirkan surat tugas penunjukan
sebagai Pelaksana harian (Plh). 3. SPP-PKO disiapkan oleh PUM-KO disetujui oleh Pimpinan Satuan kerja dan diajukan oleh Manajer Umum atau sesuai dengan ketentuan penandatangan SPP. l. Permohonan dana Kas Operasional (KO) dengan kasbon harus mengisi FORM KASBON yang ditandatangani oleh Ketua /Wakil/Sekretaris Modul /Ketua / Sekretaris Program Studi/ Koordinator Unit/ Ketua Panitia. m. Dana Kasbon atau UMKO (Uang Muka Kas Operasional)
Modul
: maksimal sebesar Rp 3.000.000,- perkali kasbon
PPDS/S2/S3
: maksimal sebesar Rp 5.000.000,- perkali kasbon
Umum/kegiatan : sesuai dengan persetujuan
n. Permohonan dana kasbon yang melebihi plafon harus melalui persetujuan dari Koordinator Keuangan.
o. Dana kasbon (UMKO) dipertanggungjawabkan dalam 3 hari sejak dana tersebut diterima. p. Apabila permohonan dana sebelumnya belum di SPJkan maka dana berikutnya tidak dapat diberikan. q. Semua permohonan dana dengan UMKO, pada saat pengajuan penggantian dana (reimbursement) harus melampirkan lembar UMKO nya.
3. Uang Muka Kegiatan (UMK): Uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang diberikan kepada Fakultas/Satuan Kerja untuk membiayai penyelenggaran kegiatan tertentu yang bersifat tidak rutin/insidentil yang tidak dapat dibiayai melalui LS atau KO.
Ketentuan Umum UMK a. Setiap kegiatan yang memerlukan UMK harus didukung dengan TOR, Proposal Teknis/ Proposal Biaya yang disetujui oleh Pimpinan Satker. b. Didalam TOR/ Proposal kegiatan dan harus mencantumkan jadwal acara dan biaya kegiatan. c. Kegiatan workshop/ seminar melampirkan brosur kegiatan dan ST asli. d. UMK dikelola oleh Koordinator PUM-KO dan dapat dibantu oleh salah satu personil dari penyelenggara kegiatan yang ditujuk sebagai PUM oleh Pimpinan Universitas/FAkultas berdasarkan Surat Tugas
untuk melakukan pembayaran terkait suatu kegiatan
tersebut. e. Pengajuan UMK diajukan minimal 2 minggu sebelum kegiatan berlangsung. f. Permohonan UMK dana kegiatan yang telah berlangsung tidak dapat diproses & harus diajukan secara langsung (permohonan penggantian/reimbursement) g. Permohonan
UMK
yang
dipinjamkan
melalui
KO
dan
diajukan
sebagai
reimbursment/penggantian apabila dana tersebut telah dipertanggungjawabkan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pencatatan hingga tidak diperlukan lagi uang muka. h. Ketentuan Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) : 1. SPP untuk pencairan UMK, harus dilampirkan dokumen sebagai berikut : a. Rincian Proposal Biaya menurut jadwal kebutuhan penggunaan dana yang disetujui oleh Pimpinan Satuan Kerja. b. Surat Pernyataan dari Pimpinan Fakultas atau Pejabat yang ditunjuk bahwa :
Dana UMK hanya digunakan untuk keperluan kegiatan sesuai proposal terkait, yang tidak dapat dibayar melalui KO atau LS. Apabila terdapat sisa dana UMK, harus disetorkan kembali ke rekening satuan kerja terkait, melalui transfer bank apabila PJUM tersebut telah selesai diperiksa oleh verifikator. 2. Laporan Penggunaan UMK menggunakan form Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) yang disetujui oleh Pimpinan. 3. LPUM harus dilampirkan dengan bukti-bukti asli transaksi (kwitansi, faktur pajak, tanda terima barang/jasa, surat setoran pajak) i.
UMK dipertanggungjawabkan maksimal 1 minggu setelah acara selesai dilaksanakan.
j.
Apabila permohonan UMK dibagi dalam beberapa tahap maka, pengajuan dana tahap 2 tidak dapat diproses apabila UMK atahap 1 belum selesai dipertanggungjawabkan.
k. Penandatangan di LPUM :
Disetujui oleh
Penanggungjawab : Penanggungjawab kegiatan/Permohonan dana
Koordinator PUM-KO (Koordinator Keuangan)
: Manajer Umum/ Wakil dekan
LAMPIRAN 3 KETENTUAN UMUM
1. Keterangan pada SPP (Surat Permohonan Pembayaran) harus lengkap & jelas. 2. Semua dokumen wajib mencantumkan tanggal. 3. Semua surat permohonan dan berkas yang memerlukan tanda tangan asli harus ditandatangani oleh yang memiliki kewenangan dan harus tanda tangan asli. Tidak diperkenankan tanda tangan dalam bentuk stempel, scan, maupun pemalsuan tanda tangan. 4. Bukti-bukti pembayaran harus asli tidak boleh foto kopi. 5. Dokumen yang dipertanggungjawabkan adalah dokumen yang berumur maksimal 2 bulan kebelakang dari saat dipertanggungjawabkan (dengan catatan dokumen telah sesuai dengan ketentuan) 6.
Semua pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yang tercantum dalam SIPKA yang telah disetujui dan diajukan per bulan, serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7.
Semua pengajuan dana yang berhubungan dengan pengembangan dan investasi harus melampirkan Token ID RIB dari SIPKA atau print out RKAT berdasarkan SIPKA. Apabila permohonan dana yang diajukan tidak terdapat dalam RKAT maka dana tersebut tidak dapat diajukan.
8.
Berkas SPP dicetak melalui SIMKAS yang datanya diambil berdasarkan RIB yang telah diajukan setiap bulannya.
9.
Untuk Modul, pengeluarannya harus sesuai dengan anggaran Modul yang telah disetujui. Per mata anggaran Modul tidak boleh melebihi jumlah anggaran yang sudah disetujui. Apabila ada mata anggaran yang tidak terdapat dalam anggaran atau mata anggaran melebihi jumlah yang telah dianggarkan tetapi sangat dibutuhkan oleh modul, maka mata anggaran tersebut harus mendapatkan persetujuan MEU dan Koordinator Keuangan terlebih dahulu dengan cara ketua modul membuat permohonan yang disetujui oleh MEU & Koordinator Keuangan.
10. Bukti Bayar a. Bukti bayar dapat berupa : Kwitansi Bon Struk ( harus difoto kopi karena akan pudar) Invoice (harus distempel lunas) Faktur (harus distempel lunas) b. Gunakan kwitansi yang berlaku umum, tidak diperkenankan menggunakan kwitansi berkop/berlogo FKUI. c. Pada kwitansi, bagian “telah terima dari” tidak boleh diisi dengan nama pribadi/modul/unit, harus ditulis “FKUI”. d. Pembayaran cash kepada pihak ketiga yang diproses secara LS reimburse atau LSKO harus dilengkapi dengan “Tanda Terima Uang” selain dari kwitansi. e. Apabila sudah ada kwitansi sah dari pihak ketiga maka tidak diperkenankan membuat kwitansi kembali/kwitansi internal dari program studi terkait. f. Untuk bantuan rumah sakit wajib diberi stempel rumah sakit penerima dana bantuan dan ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit/departemen/unit terkait. g. Kwitansi sah yang dikeluarkan/diberikan oleh rekanan tidak diperbolehkan ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan. h. Kwitansi yang ditandatangani oleh ketua program studi/pimpinan/ketua modul adalah kwitansi/bon yang tidak menggunakan stempel/kop dari rekanan/pihak ketiga. i. Seluruh
kwitansi/bon-bon
yang
digunakan
untuk membeli
barang/keperluan
operasional program studi/bagian, pembayaran honor, transport, tip dan lain-lain wajib diberi tanggal dan ditandatangani oleh penerima dana dan mencantumkan nama jelas dibawah penandatangan penerima dana. j. Kwitansi untuk pembayaran Honorarium/Transport/pembayaran untuk pribadi tidak boleh distempel oleh instansi karena merupakan pembayaran atas nama pribadi. k. Bukti bayar yang berhubungan dengan pihak ke 3 harus terdapat kop/stempel yang mencantumkan nama pihak ke 3 tersebut. l. Bukti pembayaran Telephon, PAM, Listrik, jasa internet dll harus asli dan harus menggunakan nama instansi bukan nama pribadi. m. Kwitansi yg tdk ada stempel dan kop rekanan harus ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan terkait.
12. Lampiran Payroll dibuat apabila payroll yang ditransfer lebih dari satu penerima dengan bank yang berbeda atau lebih dari satu jenis pembayaran. 13. Payroll ditandatangani oleh Direktur Keuangan UI, Asisten direktur FKUI & Manajer Umum. 14. Surat tugas harus mencantumkan tugas yang diberikan dan periode pelaksanaan tugas. 15. Rekapitulasi pembayaran honor, transport dan lain-lain wajib mencantumkan tanggal terjadinya kegiatan dan ditandatangani oleh pimpinan atau ketua pelaksana kegiatan
LAMPIRAN 4 PEDOMAN KELENGKAPAN SPJ
HONOR DOSEN YANG TERDAFTAR DI SIPEG
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-02
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS (melalui mekanisme pembayaran remunerasi) No
Syarat Kelengkapan
1
Surat Permohonan ke SDM UI
2
Rekap Honor Pengajaran (Lampiran Imbal Jasa)
3
Surat Keterangan (jika diperlukan, misal mengenai insentif khusus)
4
Rekap Honor Non Pengajaran
CATATAN :
Honor pengajaran dibayarkan melalui proses pembayaran Remunerasi UI. Program studi dan modul menyerahkan Form C1 atas honor pengajaran kepada staf remunerasi di Bagian Keuangan FKUI paling lambar tanggal 7 setiap bulannya.
Honor non pengajaran yang dibayarkan kepada Pengelola Modul (Ketua, Wakil, Sekretaris Modul), Tim Anggota Modul, Penerjemah Modul diproses melalui surat pengajuan ke Manajer Umum pada akhir modul preklinik atau akhir rotasi modul klinik.
Honor tetap non pengajaran yang dibayarkan kepada Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi dan jabatan struktural Program Studi lainnya diproses melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap awal tahun yang berlaku hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan nominal maupun nama pejabat wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum pembayaran honor diproses pada bulan berjalan.
.
HONOR DOSEN TAMU / NON SIPEG
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-03
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMKO (kasbon)
Kriteria Dosen Tamu : -
dosen yang tidak termasuk dalam kategori Dosen Inti Penelitian, Inti Pengajaran, Struktural maupun Skema lain,
-
tidak tercatat dalam SIPEG UI, dan
-
maksimum mengajar 3 kali pertemuan dalam 1 semester dilingkungan UI.
No.
Syarat Kelengkapan
1
Surat Permohonan Pembayaran Honor Dosen Tamu dari Ketua
LS
UMKO
√
Program Studi/ Ketua Modul 2
Rekap bank
√
3
Payroll
√
4
Rekap pajak (Pph 21)
√
√
5
Daftar Rekapitulasi Honor/ Form C.1 & penerimaan lainnya diluar
√
√
√
√
honor (apabila ada) 6
Daftar hadir / Form C1 yang ditandatangani oleh KPS atau Koordinator Keuangan
7
Bukti setor bank
√
8
Lembar UMKO
√
HONOR RUTIN & NON RUTIN STAF NON AKADEMIK PROGRAM STUDI FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-04
1 Maret 2012
No. Revisi:
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No.
Syarat Kelengkapan
Tetap / Rutin
Tidak Tetap/ Non Rutin (uang makan,transport, insentif,lembur)
1
Rekap Bank
√
√
2
Payroll
√
√
3
Rekap Honor
√
√
4
Rekap Pajak (PPh 21)
√
√
5
Daftar hadir
√
CATATAN :
Honor tetap maupun tidak tetap yang dibayarkan kepada Staf Non Akademik Program Studi diproses melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap awal tahun yang berlaku hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan nominal maupun nama staf wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum pembayaran honor diproses pada bulan berjalan.
HONOR SEKRETARIAT MODUL
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-05
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan pembayaran
2
Rekap bank
3
Payroll
4
Rekap Honor
5
Rekap Pajak
6
Surat Tugas
7
Deskripsi tugas
CATATAN :
Honor untuk Tim Pengelola Modul & Sekretariat Modul dapat dibayarkan apabila kegiatan Modul sudah selesai ( dibayarkan pada akhir modul preklinik, akhir rotasi modul klinik)
HONOR DOSEN NON SIPEG SEBAGAI PENGAWAS ATAU PEMERIKSA UJIAN FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-06
1 Maret 2012
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan pembayaran
2
Rekap bank
3
Payroll
4
Rekap Honor
5
Rekap Pajak
6
Surat Tugas
7
Daftar hadir Peserta Ujian
8
Daftar Hadir Penjaga Ujian
No. Revisi:
HONOR BULANAN PEGAWAI PAF
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-07
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Rekap Bank
2
Payroll
3
Rekapitulasi keseluruhan + Rekap pajak PPh 21
4
Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan
5
Rekap daftar hadir untuk insentif, uang makan dan uang transport dari SDM
6
Rekap tunjangan pajak atas uang makan PNS dari SDM
7
Rekap Tunjangan
8
Rekap Lembur dan Uang Lelah per divisi (bila ada)
9
Rekap Potongan asuransi (bila ada)
10
Rekap Potongan Koperasi (bila ada)
11
Rekap pajak PPh 21
12
Rekap karyawan baru (bila ada)
HONOR BULANAN PEGAWAI PROYEK
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-08
1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Rekap Bank
2
Payroll
3
Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan Proyek
4
Rekap pajak PPh 21
5
SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan
No. Revisi:
TUNJANGAN STRUKTURAL RSCM DAN PENGELOLA KEUANGAN PROGRAM STUDI FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-09
1 Maret 2012
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Rekap Bank
2
Payroll
3
Rekap tunjangan
4
Rekap penerima tunjangan (sekaligus rekap pajak)
No. Revisi:
TRANSPORT KARYAWAN DEPARTEMEN PRE KLINIK
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-10
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Rekap Bank
2
Payroll
3
Rekap transport
4
Daftar hadir asli (kecuali untuk PNS)
5
Rekap transport Neto
6
Potongan Koperasi
7
Rekapitulasi daftar kehadiran karyawan departemen Preklinik dari SDM
RAPEL HONOR
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-11
1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat Permohonan Pembayaran Rapel ke Manajer Umum
2
Rekap Bank
3
Payroll
4
Rekap Perhitungan + Rekap Pajak
5
SK Dekan
No. Revisi:
GAJI KE-13
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-12
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat Permohonan Pembayaran
PAF
Program Studi √
√
Gaji ke 13 ke SDM UI 2
Rekap Bank
√
√
3
Payroll
√
√
4
Rekap Perhitungan Gaji ke 13
Koord. SDM &
Ketua Dept.
yg di acc oleh:
Manajer Umum
5
Rekap Pajak
√
√
6
SK Dekan
√
√
TUNJANGAN HARI RAYA (THR)
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-13
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
PAF
Program Studi
1
Surat Permohonan Pembayaran
SDM UI
Manajer Umum
THR ke : 2
Rekap Bank
√
√
3
Payroll
√
√
4
Rekap Perhitungan THR yg di
Koor. SDM &
Ketua Dept.
acc oleh:
Manajer Umum
5
Rekap Pajak
√
6
SK Dekan
√
√
DANA PENDIDIKAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-14
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat Permohonan Pembayaran Dana Pendidikaan ke Manajer Umum
2
Rekap Bank
3
Payroll
4
Rekap Perhitungan sekaligus rekap pajak
5
SK Dekan
HONORARIUM/UANG LELAH/UANG TRANSPORT KEGIATAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-H-15
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : PJUM (pertanggungjawaban UMK) atau LS No
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan dari ketua panitia/ penanggungjawab
PJUM
LS √
kegiatan kepada Manajer Umum 2
Rekap Bank
√
3
Payroll
√
4
Rekap honor/ transport
√
√
5
Rekap Pajak
√
√
6
Kwitansi/ bukti setor
√
7
Daftar hadir asli
√
√
8
TOR
√
√
9
RAB
√
√
10
Surat tugas asli
√
√
PENGADAAN BARANG DAN JASA
FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-16
1 Maret 2012
No. Revisi:
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, atau UMKO
Pengadaan barang diatas 1 juta sampai dengan dibawah 5 juta harus dilengkapi surat pesanan dan tanda terima barang/surat jalan. Tanggal surat pesanan harus lebih awal daripada tanggal tanda terima barang/surat jalan.
Surat jalan atau Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa ditanda tangani oleh pihak penjual dan pembeli.
Surat jalan dikeluarkan/dibuat oleh rekanan pada saat pengiriman barang.
Surat jalan/surat serah terima pekerjaan/barang/jasa harus jelas mencantumkan jenis pekerjaan/barang/jasa dan jumlah barang/periode pekerjaan/jasa
Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa dikeluarkan/dibuat oleh pemesan serta ditandatangani dan distempel oleh kedua belah pihak.
Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas 5 juta harus dibuatkan SPK oleh Tim Pengadaan Barang dan Jasa FKUI
Ketentuan pembayaran disesuaikan dengan isi pada SPK
Untuk pemilihan langsung (diatas 50 juta) surat Penawaran minimal terdapat 3 pembanding
Apabila terdapat pajak, maka Rekap Pajak ditandatangani oleh Pengelola Pajak dan Senior accounting
Faktur Pajak Standar jika rekanan tersebut PKP
No Syarat Kelengkapan
Diatas 1
Diatas 5
50 juta
juta
juta
ke atas
dibawah dibawah
1.
Analisis Kebutuhan/surat permohanan
5 juta
50 juta
pengadaan dari user (untuk pengadaan diluar pengadaan jasa) 2
SPPH ( Surat Permintaan penawaran harga)
3
SPH (Surat Penawaran Harga)
4
Berita Acara negosiasi harga dan Teknis (apabila
ada) 5
Rekap penawaran harga / surat mohon arahan
6
Surat pesanan
*
7
Surat Persetujuan Penunjukkan Langsung
8
SPK (Surat Perintah Kerja)
9
Berita acara serah terima dari rekanan
*
10
Berita acara serah terima dari panitia pengadaan
ke user 11
Invoice/faktur
12
Faktur pajak standar (jika PKP)
*
13
Bukti bayar
*
14
Surat tagihan/surat permohonan pembayaran
*
15
Analisis Kepuasan
Catatan : *) minimal kelengkapan yang harus terpenuhi untuk pengadaan diatas 1 juta dibawah 5 juta di prodi/ unit
KONSUMSI & CATERING
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-17
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi (asli)
2
Surat undangan
3
Daftar hadir (asli)
4
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN :
Konsumsi rutin dekanat dilampirkan surat pengantar yang ditandatangani oleh Manajer umum yang menjelaskan perihal penggunaan.
Konsumsi Jamuan hanya melampirkan kwitansi (tanpa daftar hadir), surat dan rekap pengeluaran jamuan.
Khusus untuk catering harus dilengkapi dengan rincian tagihan catering (seperti menu, Banyaknya porsi yang dipesan)
ALAT TULIS KANTOR (ATK) DAN ALAT RUMAH TANGGA
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-18
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi sesuai ketentuan berlaku
2
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
JURNAL DAN BUKU
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-19
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Surat permohonan dari KPS/ Koordinator Unit ke Manajer Umum
2.
Kwitansi atau receipt
3.
Tagihan kartu kredit (copy) jika dibayar melalui kartu kredit
4.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN :
Dilakukan penyesuaian kelengkapan untuk pembelian dari luar negeri dibawah 5 juta berupa receipt dan bukti pengiriman barang.
Apabila pembelian dengan nilai mata uang selain rupiah maka nilai SPJ yang dibebankan menggunakan kurs yang berlaku pada saat pembayaran atau kurs di www.bi.go.id
BARANG CETAKAN (cetak buku, spanduk, poster, brosur, dll) FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-20
1 Maret 2012
No. Revisi:
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi sesuai ketentuan berlaku
2.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
FOTO KOPI (UMUM)
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-21
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi sesuai ketentuan berlaku Keterangan dalam kwitansi mencantumkan jenis berkas yang difoto kopi (surat, soal ujian, buku, dll), jumlah dan satuan biaya foto kopi
2.
Rekap/ rincian foto kopi apabila transaksi senilai diatas Rp 500.000, ditandatangani oleh Ketua Modul/ KPS/ Koordinator Unit (selain Buku Pedoman Modul yang ditandatangani oleh MEU)
3.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN:
1. Foto kopi Buku Pedoman Modul (BRP, BPSP, BPKM, BPP):
dilakukan di tempat yang ditunjuk
kwitansi sesuai ketentuan yang berlaku
surat permohonan pembayaran dibuat oleh MEU ke Manajer Umum. Untuk pengampuan surat permohonan dibuat oleh MEU dan mengetahui Koordinator Pengampuan, ditujukan ke Manajer Umum.
2. Pengeluaran foto kopi diatas Rp 5.000.000 harus dilakukan dengan transfer rekening ke rekanan terkait.
FOTO KOPI (PAF)
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-22
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan Pembayaran dari Koordinator Bid. Administrasi Umum & Fasilitas kepada Manajer Umum
2
Surat permohonan Pembayaran dari Ketua Koperasi Karyawan kepada Koordinator Administrasi Umum Fasilitas dan Pengadaan Barang & Jasa
3
Kwitansi sesuai ketentuan yang mencantumkan periode jasa tagihan foto kopi sesuai dengan dokumen pendukung yang dilampirkan. Contoh tagihan foto kopi bulan Mei 2010 (1 s/d 31 Mei 2010), apabila dokumen pendukung terdiri atas berkas tanggal 1 mei s.d 31 mei 2010
4
Rekapitulasi jasa foto kopi sesuai periode pembayaran ditandatangani oleh PJ Administrasi Umum & Fasilitas dan Ketua Koperasi Karyawan
5
Formulir-formulir permintaan foto kopi semua unit di PAF FKUI
CATATAN :
Foto kopi dihimbau dilakukan di tempat yang ditunjuk Fakultas misal Koperasi Karyawan Salemba Enam atau MJI.
BEBAN IKLAN DI MEDIA CETAK (KORAN, MAJALAH)
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-23
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No.
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum
2
Kwitansi sesuai ketentuan
3
Materi/ desain yang telah disetujui dan atau bukti iklan
4
Rekap pajak
5
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
BAHAN HABIS PAKAI PRAKTIKUM (BHP-P)
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-24
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO
BHP-P yang dimaksud adalah bahan/sarana yang dibutuhkan untuk kebutuhan praktikum (tidak termasuk honor, transport, fotokopi, ATK, konsumsi atau keperluan lain yang dapat dilengkapi dengan bukti pembayaran)
No.
Syarat Kelengkapan
1.
Surat tagihan/ permohonan Modul : dari Ketua Departemen kepada Ketua Modul Prodi :
dari Ketua Departemen kepada Ketua Kekhususan/ KPS
dari Ketua Kekhususan kepada KPS
dari KPS kepada FKUI
Pengampuan :
2.
dari Ketua Departemen kepada Koordinator Pengampuan
dari Koordinator Pengampuan kepada Manajer Umum
Kwitansi sesuai ketentuan Jika penyedia BPP-P adalah Departemen, kwitansi bermaterai ditandatangani oleh Ketua Departemen dan distempel Departemen, mencantumkan jenis barang dan jumlah yang dibeli. Jika penyedia BPP-P adalah rekanan, kwitansi sesuai ketentuan
3.
Rincian pemakaian BHP disertai dengan daftar rincian BHP yang ditandatangani oleh Ketua Departemen.
4.
Kelengkapan atas pembelian dari pihak ketiga sesuai ketentuan pengadaan
CATATAN:
Pembelian BHP-P secara umum wajib melampirkan bukti yang sesungguhnya dari rekanan langsung & bukan dari Departemen.
Reagen yang dibeli di luar negeri tanpa SPK dilengkapi dengan surat dari Departemen ke Manajer Umum bahwa reagen tersebut tidak ada di Indonesia.
SERVICE/ PEMELIHARAAN ALAT
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-25
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi sesuai ketentuan
2.
Estimasi biaya dari bengkel (untuk service kendaraan dinas)
3.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
BEBAN SEWA
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-26
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi sesuai ketentuan
2.
Rekap Pajak yg ditandatangani oleh pengelola pajak sesuai tarif yang berlaku
3.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
PENGADAAN PEMELIHARAAN RUANGAN INTERNAL
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-27
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO No
Syarat Kelengkapan
1.
Surat tagihan dari pemilik ruangan atas pemakaian ruangan kuliah
2.
Kwitansi resmi dari penerima dana (pemilik ruangan), stempel dan materai, dicantumkan untuk “iuran pemeliharaan ruangan internal”
3.
Surat Keterangan
PEMBAYARAN PENAMBAHAN PREMI ASURANSI PESERTA BARU ATAU TAMBAHAN FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-28
1 Maret 2012
No. Revisi:
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS No
Syarat Kelengkapan
1.
Surat permohonan pembayaran dari Koordinator SDM ke Manajer Umum
2.
Nota Premi Dari Pihak asuransi
3.
Endorsemen dari Pihak asuransi yang berisi nama-nama peserta baru atau tambahan
4.
Surat usulan penambahan peserta baru dari Manajer Umum kepada pihak asuransi
5.
Surat permohonan daftar peserta ditandatangani oleh Manajer Umum
6.
Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
PEMBAYARAN TUNJANGAN ASURANSI DEPARTEMEN/PRODI FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-29
1 Maret 2012
KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMKO No
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan dari Kadept/ KaProdi ke Manajer umum
2
Kwitansi atau bukti setor asli
3
Bukti Penerimaan Premi dari pihak asuransi
No. Revisi:
ASURANSI KENDARAAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-BJ-30
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMKO No.
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum
2
Estimasi biaya dari perusahaan asuransi
3
Kwitansi
4
Analisis Kebutuhan
PERJALANAN DINAS KEGIATAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-D-31
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS atau UMK Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan.
A. TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi sesuai ketentuan
2
Tiket atau e-ticket (harus asli)
3
Boarding pass (harus asli)
4
Surat Tugas
B. PEMBATALAN TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Bukti Bayar
2
Tiket
3
Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan
C. UANG HARIAN No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi atau tanda terima uang harian
2
Surat Tugas (harus asli)
3
SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)
D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI) No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
E. BIAYA REGISTRASI No.
Syarat Kelengkapan Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1
kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi dari pihak panitia
2
Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan
F. BIAYA PENGURUSAN VISA No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi
PERJALANAN DINAS PENGAMPUAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-D-32
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO Semua kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan pengampuan harus melalui Koordinator Pengampuan. Pengajuan dana kegiatan pengampuan seperti progress test harus dilengkapi dengan surat pengantar dari Koordinator
Pengampuan atau Manajer Ventura
kepada Manj. Umum.
Pengeluaran Pengampuan daerah yang berbeda, tidak bisa digabung dan harus diajukan
terpisah baik dalam hal pengajuan dana maupun dalam hal peng-
SPJannya. Anggaran Perjalanan dinas ditandatangani oleh Koordinator Pengampuan Honor mengajar dibayarkan secara langsung/ LS (via transfer)
No
1
Syarat
Pembayaran
Kelengkapan
tiket
Surat
Lumpsum
Akomodasi
Honor
(Hotel)
mengajar
(Asli)
(Asli)
permohonan pembayaran dari Koordinator Pengampuan ke Manajer Umum 2
Anggaran
(Fotokopi)
(Fotokopi)
(Fotokopi)
(Asli)
Perjalanan 3
Bukti bayar
(Asli)
(Asli)
(Asli)
(Asli)
4
SPPD
(Asli)
(Asli)
(Fotokopi)
(Asli)
5
Surat Tugas
(Fotokopi)
(Fotokopi)
(Fotokopi)
(Asli)
6
Tiket/ e-ticket
(Asli)
7
Boarding Pass
(Asli)
8
Rekap Pajak
Honor Koordinator Pengampuan No
Syarat Kelengkapan
1
SK Dekan
2
Rekap Honor + Pajak
PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN DOSEN TAMU
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-D-33
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : UMK, UMKO atau LS No.
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi tiket
2.
Boarding pass kedatangan (asli)
3.
Foto kopi tiket kepulangan & ditandatangani menggunakan tinta biru
4.
Surat Tugas dari FKUI
BANTUAN PRESENTASI JURNAL/ POSTER KE LUAR NEGERI
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-D-34
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMK No. 1.
Syarat Kelengkapan Surat permohonan dana dari Ketua Departemen (untuk bantuan staf) / Koordinator Mahasiswa & Alumni (untuk bantuan kepada mahasiswa) kepada Manajer Umum (untuk didisposisikan ke Koord SDM)
2.
Surat permohonan dana dari Koordinator SDM ke Manajer Umum yg berisi perhitungan dana yg dapat diberikan
3.
Undangan dari pihak penyelenggara
4.
Kwitansi tanda terima dari penerima bantuan senilai perhitungan dari Koord SDM dengan stempel Departemen (jika bantuan untuk staf) atau di stempel oleh senat mahasiswa (jika bantuan untuk mahasiswa)
5.
Boarding pass (asli)
6.
Tiket (asli)
BIAYA STASE
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-O-35
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMKO No. 1.
Syarat Kelengkapan Surat permohonan pembayaran kepada Manajer Umum yang ditandatangani oleh KPS/ Ketua Modul
2.
Surat permohonan dari KPS/ Ketua Modul kepada pihak RS/ Klinik/ Departemen tempat stase dengan melampirkan daftar nama peserta stase, periode stase, dan perhitungannya.
3.
Pembayaran stase di lingkungan Departemen FKUI dapat dibayarkan secara tunai dilengkapi dengan :
kwitansi yang ditandatangani oleh Ketua Departemen tempat stase dan stempel Departemen
tanda terima uang
TELEPON, PAM, LISTRIK, JASA INTERNET
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-O-36
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : LS atau UMKO No. 1.
Syarat Kelengkapan Kwitansi bukti pembayaran asli (kwitansi atas nama instansi bukan nama pribadi)
2.
Apabila dalam kwitansi tidak menggunakan nama instansi maka harus dibuat surat keterangan yg di ttd oleh KPS/Koordinator Unit kerja
VOUCHER TELEPON SELULER
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-O-37
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS, UMK, UMKO, atau KO No. 1.
Syarat Kelengkapan Kwitansi mencantumkan nama & nomer telepon seluler pemakai
BIAYA OPERASIONAL KENDARAAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-O-38
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: KO No.
Kelengkapan
1.
Struk pembelian bensin/tol/parkir/cuci mobil (Asli)
2.
Rekap biaya per kendaraan, tercantum nomor polisi kendaraan, jenis kendaraan, nama supir, nominal pengeluaran.
TRANSPORT LOKAL
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-T-39
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran : UMK, LS, UMKO, KO Pengganti biaya transportasi yang berhubungan dengan tugas/pekerjaan (bukan dimaksudkan untuk honor atau penghasilan pribadi) misalnya : rapat di luar kantor (yang bukan perjalanan dinas) , tugas keluar untuk mengantar surat/dokumen/, membeli konsumsi, membeli kebutuhan modul dll. No. 1.
Syarat Kelengkapan Kwitansi atau Formulir permohonan transport (khusus pegawai PAF)
TRANSPORT PASIEN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-T-40
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: UMK, UMKO, KO No.
Syarat Kelengkapan
1.
Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel
2.
Daftar hadir pasien (asli)
3.
KTP (foto kopi) Catatan : Transport pasien yang diberikan sebesar Rp 50.000/ pasien per hari (tanpa melihat banyaknya pemeriksaaan)
TRANSPORT PEKARYA, LABORAN PRAKTIKUM MODUL, PETUGAS TEKNISI FAKULTAS KEDOKTERAN UI
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-T-41
1 Maret 2012
No. Revisi:
KETENTUAN : No. 1.
Syarat Kelengkapan Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel yang diketahui oleh Ketua Modul atau KPS.
2.
Daftar hadir (asli)
BEASISWA DARI INSTITUSI LAIN YANG BEKERJA SAMA
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-B-42
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS
PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN No.
Syarat Kelengkapan
1.
Surat permohonan dari Dekan ke Direktur Keuangan UI
2.
Rekapitulasi BOP dan DP dari SIAK BP
3.
SP2D dari Depkes/ Dikti
4.
SK dari Depkes/ Dikti yang mencantumkan nama peserta
PEMBAYARAN BIAYA KARYA ILMIAH/ BIAYA PENELITIAN/ BIAYA HIDUP No.
Syarat Kelengkapan
1.
Surat permohonan dari Koordinator Keuangan ke Manajer Umum
2.
Payroll
3.
Rincian dari Depkes/ Dikti (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan dibayarkan)
4.
Rincian dari Fakultas (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan dibayarkan)
5.
SK dari Depkes/ Dikti
BEASISWA STAF AKADEMIK & NON AKADEMIK FKUI
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-B-43
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : No.
Syarat Kelengkapan
1.
Surat pengantar dari Koordinator SDM ke Manajer Umum (asli)
2.
Form perkiraan Biaya Beasiswa dibuat oleh pengelola beasiswa (asli)
3.
Form perkiraan Biaya beasiswa yang ditandatangani oleh Manajer Umum (copy)
4.
Surat permohonan pencairan dana beasiswa dari penerima beasiswa kepada Manajer Umum (asli)
5.
Surat Pernyataan tentang kewajiban yang harus di patuhi oleh penerima beasiswa yang ditandatangani oleh Dekan, Manajer/Koordinator/ketua Unit/Departemen ybs bertugas & Penerima beasiswa (copy)
6.
Surat pengajuan beasiswa dari Unit/Departemen tempat penerima beasiswa bertugas (asli untuk pencairan pertama)
PAJAK
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-P-44
1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS PPh 21 No.
Syarat Kelengkapan
PPh 22 No.
Syarat Kelengkapan
PPh 23 No.
Syarat Kelengkapan
PPh Final (pasal 4 ayat 2) No.
Syarat Kelengkapan
PPN No.
Syarat Kelengkapan
No. Revisi:
1. Pajak (PPh 21, PPh 23, PPh final pasal 4 ayat 2) Pajak
Semua pembayaran yang dikenakan pajak wajib melampirkan rekap pajak yang ditandatangani oleh pengelola pajak.
Bagi wajib pajak yang tidak memiliki atau tidak menyerahkan data NPWP-nya maka selisih tarif dibebankan kepada wajib pajak ybs.
1. Rekap Pajak (dibuat rangkap dua)
Lembar 1 untuk Pengelola Pajak Fakultas
Lembar 2 untuk Senior Accounting tim Asdir FKUI (dimasukkan ke dalam berkas SPP/ LPUM)
PPh 21 : 1. Pembayaran PPh 21 dikenakan untuk semua jenis penghasilan perorangan (honor, tunjangan, uang lelah, uang kegiatan/kepanitiaan) dengan tarif 5% dari bruto jika WP memiliki NPWP atau 6% dari bruto jika WP tidak memiliki NPWP (selisih dibebankan kepada WP). 2. PPh 21 diajukan secara bersamaan dengan permohonan pembayaran honor. PPh 21 tersebut akan di accrued sebagai hutang pajak bersama hutang pajak lainnya (remunerasi terintegrasi, dan lain-lain) dan pada awal bulan berikutnya akan diberikan giro untuk pembayaran PPh 21 tersebut.
PPh 23 : 1. Pengadaan jasa (kecuali jasa sewa tanah dan atau bangunan) harus dikenakan pph 23 sebesar 2% yang ditanggung oleh pihak pemberi jasa. 2. Pembayaran PPh 23 dipotong dari bruto (bukan di gross-up). 3. UI atau FKUI akan menyiapkan bukti potong Pph 23 untuk rekanan
Pph Final (pasal 4 ayat 2)
Sewa ruangan (di luar lingkungan FKUI) dikenakan pajak Pph Final (4 ayat 2) dengan tarif 10% dari bruto.
Perencana, Pengawas, Pelaksana konstruksi
1. Rekap pajak
PPN 1. FAKTUR PAJAK (PPN) Tanda bukti pembebanan PPN atas penyerahan barang/jasa kena pajak dari vendor/rekanan. a. Kode dan nomor seri Faktur Pajak b. Data penjual (Nama, Alamat, NPWP dan Nomor Pengukuhan) c. Data pembeli (Nama, Alamat dan NPWP) d. Rincian jenis barang/jasa e. Nilai Dasar Pengenaan Pajak (Netto) f. Nilai PPN atas harga jual (10% dari DPP) g. Tempat dan tanggal transaksi h. Ditandatangan oleh pejabat yang berwenang i. Nama dan jabatan penandatangan j. Stempel perusahaan
Catatan : Apabila transaksi dalam bentuk mata uang asing wajib mencantumkan nilai kurs.
PAJAK KENDARAAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-P-45
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS, UMKO No.
Syarat Kelengkapan
1.
Surat Permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum
2.
Analisis kebutuhan
3.
STNK kendaraan (copy)
4.
Kwitansi dari pihak Kepolisian
HADIAH PERLOMBAAN BERUPA UANG
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Terbit :
KEU-L-46
1 Maret 2012
No. Revisi:
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS No.
Syarat Kelengkapan
1
Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum
2
Surat keputusan pemenang yang dikeluarkan oleh Dekan atau Juri Perlombaan
3
Hadiah berupa uang maka dilengkapi dengan kwitansi bermaterai atau bukti transfer
4
Rekap pajak Pph 23 dengan tarif 15%
PERJALANAN DINAS KEGIATAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Revisi : 1
No. Revisi:
KEU-D-31
31 May 2012
KEU-D-31.A
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS atau UMK Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan. Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Kegiatan
A. TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi sesuai ketentuan
2
Tiket atau e-ticket (harus asli)
3
Boarding pass (harus asli)
4
Surat Tugas
B. PEMBATALAN TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Bukti Bayar
2
Tiket
3
Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan
C. UANG HARIAN No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi atau tanda terima uang harian
2
Surat Tugas (harus asli)
3
SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)
D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)
No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
E. BIAYA REGISTRASI No.
Syarat Kelengkapan Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1
kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi dari pihak panitia
2
Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan
F. BIAYA PENGURUSAN VISA No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi
PERJALANAN DINAS KEGIATAN
FAKULTAS
No. Dokumen:
Tanggal Revisi : 2
No. Revisi:
KEU-D-31
7 Agustus 2012
KEU-D-31.B
KEDOKTERAN UI KETENTUAN : Cara Pembayaran: LS atau UMK Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan. Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Kegiatan
A. TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi sesuai ketentuan
2
Tiket atau e-ticket (harus asli)
3
Boarding pass (harus asli)
4
Surat Tugas
B. PEMBATALAN TIKET No.
Syarat Kelengkapan
1
Bukti Bayar
2
Tiket
3
Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan
C. UANG HARIAN No.
Syarat Kelengkapan
1
Kwitansi atau tanda terima uang harian
2
Surat Tugas (harus asli)
3
SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)
D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)
No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
E. BIAYA REGISTRASI No.
Syarat Kelengkapan Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1
kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi dari pihak panitia
2
Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan Untuk kegiatan pelatihan/workshop absensi peserta asli dan distempel oleh
3
pihak penyelenggara/panitia, dengan cara dibuat daftar hadir khusus peserta dari FKUI.
F. BIAYA PENGURUSAN VISA No. 1
Syarat Kelengkapan Kwitansi
