(kop surat)
PROPOSAL KERJASAMA PENUTUPAN ASURANSI KENDARAAN BERMOTOR PT ADI SARANA ARMADA Tbk.
MATRIX PEMENUHAN SERVICE LEVEL AGREEMENT Service Level Agreement sesuai RFP A. Proses Penutupan Unit Penutupan atas unit kendaraan bermotor berlaku untuk seluruh periode penutupan asuransi unit milik ASSA hingga 25 Februari 2017 ASSA akan mengirimkan data unit yang akan ditutup kepada Pihak Asuransi pada tanggal 25 Februari 2016 sebelum pukul 12.00. Data Final keseluruhan unit ASSA akan dikirimkan kepada Pihak Asuransi pada tanggal 25 Februari 2016 sebelum pukul 19.00. Setelah order penutupan diterima oleh Pihak Asuransi, maka ASSA berhak mendapatkan layanan penuh dari Pihak Asuransi baik melalui email maupun telepon. Hasil rekonsille keseluruhan data final unit ASSA wajib dikirimkan oleh pihak asuransi paling lambat tanggal 1 Maret 2016 pukul 09.00 WIB. Untuk penambahan unit, ASSA akan mengirimkan data rekapan unit harian ( Periode Senin – Jumat ) sebagai bahan rekonsille, setiap hari Senin pagi sebelum pukul 12.00 WIB. B. Proses Pembayaran Premi dan Refund TOP (Term of payment) premi asuransi kepada Pihak Asuransi adalah 60 hari terhitung sejak diterimanya invoice yang telah disepakati pada saat rekonsiliasi, dan apabila selama jangka waktu tersebut terjadi klaim, klaim akan tetap dapat diproses, termasuk proses pembayaran reimbursement klaim, refund disposal, refund TLO dan refund TLA. Penerimaan invoice paling lambat akan diterima ASSA Rent pada tanggal 25 Maret 2016 (khusus untuk penutupan awal yaitu periode 25 Februari 2016) Khusus untuk penutupan awal, setelah order penutupan diterima oleh Pihak Asuransi, pembayaran premi akan dibayarkan berdasarkan installment flat system selama 6 periode, dan akan dilakukan setiap tanggal 25, sebagai berikut: Pembayaran Periode 1, jatuh pada tanggal 25 April 2016 sebesar 20% dari nilai tagihan Pembayaran Periode 2, jatuh pada tanggal 25 Mei 2016 sebesar 15% dari nilai tagihan Pembayaran Periode 3, jatuh pada tanggal 27 Juni 2016 sebesar 15% dari nilai tagihan Pembayaran Periode 4, jatuh pada tanggal 25 Juli 2016 sebesar 15% dari nilai tagihan Pembayaran Periode 5, jatuh pada tanggal 25 Agustus 2016 sebesar 15% dari nilai tagihan Pembayaran Periode 6, jatuh pada tanggal 26 September 2016 sebesar 20% dari nilai tagihan Batasan maksimal untuk invoice premi yang akan ditagihkan, akan ditentukan oleh ASSA pada saat rekonsiliasi.
Proposal Yang Diajukan Asuransi
(kop surat) Apabila terdapat perbedaan data pada pengiriman invoice (hard copy), maka Pihak Asuransi wajib melakukan revisi atas invoice tersebut, dan penerimaan/pengirimaan untuk hasil revisi tersebut wajib dikirimkan paling lambat pada hari Rabu sesuai dengan jadwal penerimaan invoice. Jadwal penerimaan invoice adalah hari Rabu sebelum pukul 15.00 WIB. Pembayaran atas reimbursement klaim, TLO dan TLA paling lambat H+14 setelah dokumen lengkap telah diserahkan kepada pihak Asuransi. Pembayaran atas refund unit disposal paling lambat H+14 setelah pengajuan dikirimkan kepada pihak Asuransi. Pembayaran refund disposal & klaim TLA dan TLO akan tetap diproses meskipun premi belum dibayarkan. Pembayaran atas reimbursement klaim, TLO dan TLA dapat dilakukan dengan cara transfer ke rekening Pihak ASSA sesuai dengan form transfer dana klaim. Pihak Asuransi akan dikenakan Rp 300.000 / hari atas keterlambatan pembayaran reimbursement klaim, TLO, TLA dan refund unit disposal. Dalam hal pengembalian refund premi, akan diperhitungkan sesuai sisa jangka waktu pertanggungan meskipun telah terjadi klaim. Pihak Asuransi tidak meminta polis banker clause sebagai persyaratan dalam proses pembayaran refund atas unit-unit disposal maupun TLO/TLA C. Polis Asuransi Pihak Asuransi wajib menyerahkan polis banker dengan lead time: Paling lambat H+5 atas penutupan asuransi unit baru harian. Paling lambat H+14 atas penutupan asuransi unit renewal. Jika dalam waktu yang ditentukan di atas, pihak asuransi tidak dapat memenuhi maka sebagai penalty akan ada peralihan penutupan asuransi. Pihak Asuransi wajib menginformasikan perihal no polis unit no banker dengan lead time: Paling lambat H+3 atas penutupan asuransi unit baru harian. Paling lambat H+14 atas penutupan asuransi unit renewal. Jika terdapat perbedaan data pada polis unit / polis banker clause dengan data rekonsiliasi yang telah disepakati oleh Para Pihak, maka Pihak Asuransi akan mengirimkan revisi atas polis dimaksud paling lambat H+2 sejak informasi kesalahan diterima oleh Pihak Asuransi. D. Proses Klaim Partial Loss Pelaporan klaim akan dilakukan paling lambat H+5 (hari kerja) terhitung sejak tanggal kejadian. Pihak Asuransi akan melakukan survey perbaikan kendaraan yang dilaporkan oleh ASSA di bengkel rekanan yang telah ditunjuk oleh ASSA. Pihak Asuransi akan melakukan survey dengan Lead Time : Paling lambat H+1 bila jangkauannya di kota yang sama dengan outlet/cabang Pihak Asuransi. Paling lambat H+3 bila jangkauannya di luar kota yang sama dengan outlet/cabang Pihak Asuransi. Pihak Asuransi wajib menerbitkan SPK kepada Pihak Bengkel dengan perhitungan lead time waktu selambat-lambatnya sebagai berikut : Pada hari yang sama untuk kerusakan dengan total biaya perbaikan kurang dari atau sama dengan Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah).
(kop surat) -
2 x 24 (empat puluh delapan) jam untuk kerusakan dengan total biaya perbaikan diatas Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah) s/d Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). 3 x 24 (tujuh puluh dua) jam untuk kerusakan dengan total biaya perbaikan diatas Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Note: Dengan catatan dokumen klaim telah lengkap diserahkan oleh Pihak ASSA Jika Pihak Asuransi tidak dapat memenuhi hal ini, maka Pihak Bengkel dapat langsung melakukan perbaikan atas unit ASSA sesuai dengan foto dan estimasi kerusakan yang telah diberikan. Jika ada pemberitahuan kerusakan tambahan yang diketahui setelah SPK diterbitkan, maka Pihak Asuransi wajib menerbitkan SPK tambahan dalam kurun waktu 1x24 jam, terhitung sejak diterimanya informasi dan kelengkapan dokumen atas unit tersebut. Pihak Asuransi berkewajiban untuk memberikan izin kepada Pihak Bengkel untuk melakukan perbaikan langsung tanpa harus menunggu SPK dan persetujuan estimasi pada saat Pihak Asuransi libur (Hari Sabtu diatas pukul 12.00 WIB/Hari Minggu/Hari libur Nasional, dimana bengkel tetap buka. Dengan catatan: a. Ketentuan persyaratan klaim dan dokumen yang diperlukan sudah lengkap. b. Estimasi biaya jasa perbaikan tidak lebih dari Rp 1.000.000,- atau kumulatif biaya pekerjaan tersebut dikerjakan kurang dari 8 jam. Pihak Asuransi tidak meminta copy polis asuransi sebagai salah satu syarat proses klaim di seluruh cabang ASSA. Pihak Asuransi wajib memberikan contact person di setiap outlet/ cabang. Pihak Asuransi akan memberikan izin kepada Pihak Bengkel body repair agar dapat memberikan informasi nominal estimasi perbaikan kendaraan yang dikirim ke Pihak Asuransi melalui email kepada ASSA. Untuk kemudahan klaim ASSA, penggantian suku cadang akan disediakan oleh Pihak Bengkel. Jika pihak bengkel rekanan mengalami kesulitan dalam proses penyediaan suku cadang, pihak asuransi wajib menyediakan. Untuk klaim yang melibatkan Pihak ke-3, maka Pihak Asuransi wajib memberikan konfirmasi perihal apakah klaim tersebut dapat diproses lanjut secara tertulis kepada ASSA paling lambat H+3 terhitung sejak diterimanya laporan kejadian oleh Pihak Asuransi. Klaim terhadap kerugian kendaraan Pihak ke-3 akan diproses dan diterima oleh Pihak Asuransi jika berdasarkan laporan kepolisian, kesalahan terbukti disebabkan oleh Pihak ASSA. (meskipun terdapat kekurangan dokumen SIM dari Pihak ke-3) Pihak Asuransi wajib memberikan konfirmasi secara tertulis atas kelengkapan dokumen yang telah diserahkan oleh Pihak ASSA (dokumen Partial Loss, TLA, TLO, TPL & PA ) paling lambat H+2 setelah dokumen diterima. Pihak Asuransi wajib memberikan konfirmasi atas proses peninjauan kembali case penolakan klaim paling lambat H+3 hari kerja setelah
(kop surat) Pihak ASSA mengajukan permohonan. E. Proses Klaim Total Loss Pihak asuransi wajib menerbitkan Surat keterangan untuk pengurusan proses unit hilang paling lambat H+3 setelah surat laporan kepolisian diberikan kepada pihak asuransi. Pihak Asuransi wajib memberikan surat persetujuan klaim atas unit TLA (Total Loss Accident) dan TLS (Total Loss Stolen) melalui ASSA Head Office Surat Persetujuan klaim atas unit TLA wajib diterbitkan paling lambat H+14 sejak estimasi kerusakan diberikan oleh pihak bengkel kepada Pihak Asuransi. Surat Persetujuan klaim atas unit TLS wajib diterbitkan paling lambat H+7 sejak surat blokir STNK diserahkan kepada Pihak Asuransi. Penggantian atas kerugian klaim TLA dan TLS dilakukan secara agreed value. Khusus unit-unit ASSA dengan status banker clause, maka pembayaran atas refund TLA dan TLS dibayarkan ke rekening ASSA tanpa diperlukan adanya pernyataan tertulis dari Pihak Bank. F. Ketentuan Khusus Laporan Kerugian tidak perlu diserahkan kepada Pihak Asuransi. Batasan kelengkapan standar kendaraan adalah yang dikeluarkan oleh Authorized Dealer (DKI). Pihak Asuransi wajib mengirimkan laporan claim ratio kepada ASSA paling lambat pada tanggal 5 (lima) awal bulan sebelum pukul 15.00 WIB. Pengenaan resiko sendiri (own risk) akan dikenakan 1 (satu) kali / pengajuan klaim. Mobil hilang yang diakibatkan karena dicuri dalam bentuk apapun akan dilakukan penggantian kerugian kecuali dikarenakan kasus penggelapan. Klausula penggelapan yang dilakukan oleh driver ASSA dapat dijamin dalam polis. ASSA diperbolehkan mengajukan calon bengkel rekanan sesuai pilihannya apabila tidak ada bengkel rekanan milik Pihak Asuransi yang memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh ASSA. Pihak Asuransi wajib memiliki perjanjian kerjasama dengan Pihak Bengkel Rekanan ASSA sebelum tender asuransi dimulai. Adanya review setiap 3 bulan antara Pihak Asuransi dan Bengkel, dan hasil review tersebut wajib dikirimkan kepada pihak ASSA setiap tanggal 15 dibulan berikutnya. ASSA mendapatkan Pic Khusus untuk pengurusan proses klaim accident serta administrasi dokumen, dan ditempatkan di kantor ASSA (2 PIC untuk Cabang Jakarta dan 1 PIC untuk Cabang Bandung) Batasan kelengkapan standar kendaraan adalah yang dikeluarkan oleh Authorized Dealer (DKI). Biaya administrasi penutupan dan pembatalan asuransi ditiadakan. Dokumen pendukung klaim untuk unit TLS yaitu surat kehilangan kendaraan yang dikeluarkan oleh Kaditserse tidak menjadi dokumen wajib yang harus diserahkan kepada Pihak Asuransi. Perluasan TPL & PA dari ASSA dapat disetujui dengan limit maksimum 1 Miliar Rupiah (case by case) Perihal biaya pengobatan sudah termasuk dalam biaya personal
(kop surat) accident sebesar 10% of PA. Pengajuan proposal atas Request For Proposal ini wajib ditandatangani oleh Direksi terkait.
Demikian Proposal Penutupan Kerjasama Asuransi Kendaraan Bermotor ini kami buat dengan sebenarnya dalam keadaan sadar tanpa ada tekanan dari pihak manapun untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tanggal: Materai 6000
(dittd oleh Presiden Direktur dan Direktur Tehnik terkait, beserta stempel perusahaan)
