Projektový management MP

Projektový management – MP Pořádání narozeninové oslavy Kateřina Ročková

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Obsah 1.

Úvod ................................................................................................................................................ 3

2.

Naplánování stěžejních bodů oslavy ............................................................................................... 4

3.

Časový harmonogram ..................................................................................................................... 5 1 měsíc před konáním oslavy .............................................................................................................. 5 3 týdny před konání oslavy.................................................................................................................. 5 2 týdny před konáním oslavy .............................................................................................................. 5 1 týden před konáním oslavy .............................................................................................................. 5 Ráno v den konáním oslavy ................................................................................................................. 5

4.

Popis jednotlivých úkonů ................................................................................................................ 5 Rezervace salonku ........................................................................................................................... 5 Objednání atrakce na odpoledne .................................................................................................... 6 Zajištění dárků ................................................................................................................................. 6 Pozvánky .......................................................................................................................................... 6 Pozvání přátel na večerní oslavu ..................................................................................................... 6

5.

Finanční plán ................................................................................................................................... 7

6.

Možná rizika .................................................................................................................................... 7 Následné řešení možných rizik ............................................................................................................ 7

7.

Závěr ................................................................................................................................................ 8


Stránka 2

1. Úvod Téma Malého projektu na předmět Projektový management jsem si vybrala pořádání narozeninové oslavy pro mladého muže, který oslaví své „čtvrtstoletí“. Cílem projektu je naplánování onoho narozeninového dne. Začátek oslavy bude ve 14 hodin. Oslava s přáteli začíná sedmou hodinou v restauraci. Konec akce je velmi individuální. Celá oslava bude probíhat v Pardubicích, ve čtvrti Dubina.


Stránka 3

2. Naplánování stěžejních bodů oslavy •

•

Rezervace místa pro večerní oslavu o

Zamluvení salonku

o

Upřesnění požadavků na občerstvení

Objednání atrakce na odpoledne o

•

•

•

Zajištění potřebného vybavení

Zajištění dárků o

Objednání dortu u

o

Objednání květiny

Rozeslat pozvánky na odpolední akci o

Navrhnout pozvánku

o

Odeslat pozvánku pro VIP

Pozvat přátele na večerní oslavu

Narozeninová oslava

Rezervace místa na večer

Zamluvení salonku

Objednání odpolední atrakce Zajištění potřebného vybavení

Zajištění dárků

Rozeslání pozvánek na odpolední akci

Pozvat přátele na večerní oslavu

Objednání dortu

Navrhnout pozvánku

Objednání květiny

Odeslat pozvánky pro VIP

Upřesnění požadavků na občerstvení

Graf č. 1 – WBS diagram


Stránka 4

3. Časový harmonogram Plánovat narozeninovou oslavu není potřeba začít velmi brzo. Celá akce je závislá pouze na dvou věcech. Zdali v den oslavy narozenin bude volná odpolední atrakce a jestli bude volný salonek pro večerní zábavu.

1 měsíc před konáním oslavy -

Objednání odpolední atrakce a zarezervování konkrétního dne, zajištění potřebné výbavy

-

Zamluvení salonku v restauraci pro večerní zábavu

3 týdny před konání oslavy -

Navržení pozvánek pro VIP hosty na odpolední atrakci

-

Elektronické odeslání pozvánek

2 týdny před konáním oslavy -

Objednání dortu v cukrárně v Pardubicích

-

Objednání květiny s uzeninou v květinářství v Pardubicích

-

Upřesnění požadavků na občerstvení v restauraci

-

Pozvání přátel na posazení v salonku

1 týden před konáním oslavy -

Zkontrolování všech objednávek

-

Na základě potvrzených pozvánek nahlášení konkrétního počtu lidí na večer v salonku

Ráno v den konáním oslavy -

Nachystání šátku na zavázání očí

-

Připravený batoh s pitím, svačinou a chrániči na ruce

4. Popis jednotlivých úkonů

Rezervace salonku Neboť do restaurace ve čtvrti Dubina v Pardubicích chodíme často, majitel nás zná. Nebyl tedy žádný problém zamluvit si salonek na oslavu narozenin. Stačilo jen oznámit datum konání a místo bylo rezervované pouze pro nás. S vedoucím jsme se dohodli, které pití a jídlo bychom preferovali. Na večeři jsme objednali kuřecí závitek s uzeným lososem a americké brambory. Jídlo bylo objednáno


Stránka 5

pouze pro deset lidí. Ostatní přijdou později. Pití jsme neobjednávali, pouze jsme obsluhu seznámili s tím, co rádi pijeme.

Objednání atrakce na odpoledne Jedná se o novinku trávení volného času. Na internetu jsem si našla informace o „skákacích botách“. Z tohoto, pro mě adrenalinového sportu, jsem byla nadšená. Proto jsem tuto atrakci zakomponovala do oslavy narozenin. Po přečtení veškerých informacích na stránkách firmy se „skákacími boty“ jsem odeslala e-mail s objednávkou na určitý den. Objednávka byla přijata a čas byl stanoven na 14 hodinu na hřišti ve čtvrti Dubina v Pardubicích. Firma zajistila veškeré potřebné vybavení. Na mně pouze zůstala povinnost sehnat si chrániče na ruce. Z důvodu nezvyklého zážitku jsem se domluvila s kamarádem, který celé instruktáž na „skákacích botách“ zdokumentuje na videokameru a digitální fotoaparát.

Zajištění dárků Co by to bylo za oslavu bez narozeninového dortu? Objednala jsem tedy šlehačkový dort s jahodami v jedné nejmenované cukrárně v centru Pardubic na ranní hodinu dne oslavy narozenin. V květinářství opodál jsem zas objednala květinu s uzeninou na již zmíněný den narozenin. Domluvila jsem se s kamarádem, že v danou hodinu dort vyzvedne a odveze ho do restaurace, kde bude probíhat večerní část oslavy. Cestou ještě vyzvedne květinu a zajistí, aby byla stejně jako dort v chladu.

Pozvánky Navrhla jsem si vlastní pozvánku na odpolední oslavu narozenin. Hlavním symbolem byly již zmíněné skákací boty. Všem jsem upřesnila, co se onoho dne bude dít, co si mají vzít s sebou, v kolik a kde mají být. Pozvánky v rámci úspor byli v elektronické podobě, proto ani odesílání pozvánek nezabralo příliš mnoho času. Součástí pozvánky bylo také potvrzení účasti jak na odpolední akci, tak samozřejmě i na večeři v salonku restaurace na Dubině.

Pozvání přátel na večerní oslavu Ostatní přátele, které chci pozvat na oslavu do salonku, budu kontaktovat e-mailem, telefonem, nebo se jich zeptám při osobním setkání. Množství lidí není téměř omezeno. Setkání v salonku pro ostatní


Stránka 6

přátele je na sedmou hodinu.

Pozvánky Rezervace salonku

Objednání odpolední atrakce

Potvrzení účasti

Konkrétní časový údaj setkání

Zajištění dárků

Graf č.2 – Síťový diagram

5. Finanční plán Položka

Částka

Celkem

Instruktáž a zapůjčení skákacích 300,- za hodinu x 10 účastníků 6000,bot

(délka akce 2 hodiny)

Dort

500,-

500,-

Květina s uzeninou

1000,-

1000,-

Úhrada večeře za oslavence

250,-

250,-

Celkem

-----

7750,-

Instruktáž a zapůjčení skákacích bot si hradí každý účastník sám, kromě oslavence. Dort, květinu, večeři v restauraci a instruktáž pro oslavence hradí organizátor akce.

6. Možná rizika -

Nepřízeň počasí

-

Onemocnění hlavního aktéra – oslavence

-

Dodavatel nesplní svůj závazek

Následné řešení možných rizik V případě nepřízně počasí se instruktáž přesune do školní tělocvičny na základní škole ve čtvrti Dubina v Pardubicích. V případě využití této služby se nám náklady zvýší o 1000 Kč/2 hodiny.


Stránka 7

V případě onemocnění oslavence se oslava přesune na jiný datum. Bohužel by nám propadla záloha 500,-/akci u firmy poskytující instruktáž na skákacích botách. V případě nesplnění závazku dodavatele je naplánovaný náhradní plán. Tím je akce v městském plaveckém areálu.

7. Závěr Naplánování jakékoli akce není jednoduché. Je potřeba si stanovit cíle a rozvrhnout si čas, aby vše proběhlo v pořádku a aby se nestalo, že před konáním akce zjistíme, že něco důležitého jsme zapomněli. Věřím, že takto naplánovaná oslava narozenin by oslavence určitě mile překvapila a z narozenin by si odnesl spoustu zážitků archivované ve vzpomínkách a v podobě fotografií a záznamů na videokameře.


Stránka 8

Projektový management MP

Recommend Documents