PROJEKTOVÝ MANAGEMENT A FUNDRAISING

PROJEKTOVÝ MANAGEMENT A FUNDRAISING III. Přednáška

Mgr.

Dušan Kučera,

Ph.D., MBA

ZS 2016/2017 1

Projektový management a F. ŘÍZENÍ Trojí dimenze rizika projektu:

KDO?

2

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Udržet rovnováhu =? Zvýšení rozsahu projektu = ? Zmenšení rozsahu projektu = ? Krácení rozpočtu? Krácení času? Krácení personálu? Nutné opravy, havárie? Zkrácení času, ale rozsah zachovat? Zkrácení rozsahu, ale rozpočet zachovat? ?

Projektový management a F. ŘÍZENÍ Nástroj sledování a řízení (deník P) a)

Datum

Doba

Činnost

Výsledek

Příští krok

17.5.

2 hod.

Rešerše

Pět možností …

Výběr

b) Kdo co splnil – dle plánu, zápisu, harmonogramu Jak Co se podařilo Co se nepodařilo – chyba? Poučení Co příště jinak?

3

Projektový management a F. ŘÍZENÍ Časování projektu

Monitoring

Vyhodnocení a schválení kroku před nástupem k dalšímu krokuj

Jak pokr.? 4

Projektový management a F. ŘÍZENÍ

Nástroje časových i kvalitativních fází: (příklad)

Monitoring

Organizace

Kontrola

Schválení Iniciace další fáze

5

Nástroje časového i obsahového sledování: (příklad)

6

Projektový management a F. ŘÍZENÍ Nástroje časového a nákladového sledování: (příklad)

Kč

Plánované odchylky (zdůvodnění) Rozpoznané odchylky (příčiny) Skutečné odchylky (výsledek řádné kontroly) Náklady na odstraněné chyb… Skutečnost Kč

Plán Kč

Čas 7

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Zatím: definice, metody, cyklus, analýzy, postupy … Nyní: Role manažera projektu

a projektového týmu

8



Klíčem je jedinečnost člověka



Ne věci, ale člověk je nositelem strategie a prosperity



Práce ve firmě má skupinovou povahu



Člověk mimo školu nemyslí a nejedná jinak než ve škole



Znaky zdravého a nezdravého vedoucího

II. Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu • Vedení projektu a jeho správa. • Plánování projektu, dohled nad ním a jeho řízení (realizace implementačních kroků projektu)

• Personální řízení a administrace • Vedení koordinačních schůzek projektu - členů projektového týmu • Rozdělení prací v rámci projektového týmu, vyřizování pracovních podmínek členů projektového týmu (vhodné informační zabezpečení) • Komunikace se zadavatelem včetně podávání informací o průběhu realizace • Projektová dokumentace • Kontrola plnění smlouvy uzavřené s investorem projektu • Kontrola nákladů a spotřeby časového fondu • Identifikace odchylek od plánu, vedení změnových řízení • Rizikový management • Management styčných bodů a vytváření pracovních kontaktů. • Administrace smluv • Prezentace projektu 9

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Role manažera projektu

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA… - sledování aktivit organizace - přidělování pravomocí a odpovědnosti - reakce na změny okolí - interní koordinace činnosti složek firmy rozdělování úkolů definování pracovních funkcí definování formálních vztahů hierarchie řízení rozsah podřízených a počet podřízených

10

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu

Standardní organizační struktura projektu : 1. Zadavatel (sponzor) projektu (Project sponsor) 2 Řídící výbor projektu (Steering Committee) - u rozsáhlých projektů 3. Mentor projektu – u rozsáhlých projektů 4. Manažer projektu (Project Manager) 5. Projektová kancelář (PMO – Project Management Office) – u rozsáhlých projektů 6. Finanční manažer (Finance Manager) 7. Pracovník kontroly (Quality Assurance Manager) 8. Výkonný tým (týmy) projektu (Project Team)

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Popis rolí v projektu Zadavatel projektu = Zodpovědný za splnění zájmů organizace v projektu, = Je nadřízený projektovému manažerovi, společně definují strategii projektu, = Společně s manažerem projektu je spolu zodpovědný za průběh úspěch / neúspěch projektu Kompetence • Jmenuje projektového manažera (písemná nominace), • Personálního složení projektového týmu (kdo, proč, jak) • Řídí výkon činností projektového manažera včetně jeho ohodnocení, • Schvaluje změny projektových cílů, termínů dodávek, nákladů a zdrojů, • Pravomoc rozhodnout o zastavení projektu - důvody, argumentace - doložitelnost… - obhajitelnost


Popis rolí v projektu Zadavatel projektu - Činnosti • Výběr projektového manažera a jeho podpora při tvorbě projektového týmu, • Formulace a podpis zadání projektu (společně s projektovým manažerem), • Vedení projektového manažera, • Účast na poradách projektového týmu dle komunikačního plánu projektu, • Stanovení a zajištění plánovaných zdrojů a rozpočtu projektu (ve spolupráci s projektovým manažerem), • Spolupráce při marketingu projekt u, strategický projektový kontroling, • Přijímání rozhodnutí na úrovni zadání projektu, spolupráce při zvládaní konfliktů a eskalaci v důsledku zdrojů a rozpočtu, • Přenos informací z a do projektu z úrovně vedení organizace, • Ukončení projektu


Popis rolí v projektu Řídící výbor Obvykle je složen z vedoucích manažerů organizace. - Řeší smluvní záležitosti na projektu, - Schvaluje změny v plánu, zejména změny nastavených milníků. - Schvaluje finanční a časové rezervy na projektu, jmenování nebo odvolání projektových manažerů.

Mentor tým projektu - Obvykle je složen z pracovníků organizace, kteří jsou odborníky v problematice, které se činnost projektu dotýká (manažeři odborných útvarů organizace). - Projektovým manažerem je využíván jako poradní orgán při přípravě důležitých rozhodnutí v průběhu životního cyklu projektu.


Popis rolí v projektu Manažer projektu Projektový manažer řídí projekt, zodpovídá celkově za naplnění cílů projektu. • Je členem projektového týmu / projektové organizace, • Je odpovědný a podřízený zadavatelovi projektu, • Je nadřízený členům projektovému týmu a spolupracovníkům v projektu • Koordinuje činnosti projektu, • Zastupuje projekt vzhledem k vedení organizace /ZODPOVĚDNOST - organizování porad - zápisy, - důležité podpisy - změnové listy… - soulad s projektem, zákonem, usneseními… .


Manažer projektu Kompetence • Řídí výkon činností projektu / projektových týmů dle zadání projektu, • Personálně řídí členy projektového týmu / projektové organizace, • Organizuje a řídí pracovní porady projektu dle schváleného komunikačního plánu pr • Rozhoduje o dílčích změnách v plánu pr – dle schváleného rozsahu od zadavatele projektu, • Je zodpovědný za výstupy projektu a přenos know how projektu do organizace Činnosti • Řízení projektu, • Definování a schválení zadání projektu (ve spolupráci se zadavatelem projektu), • Zahájení projektu, • Návrh a sestavení projektového týmu, • Zpracování plánů projektu , • Řízení rizik projektu , • Marketing projektu, • Zpracování projektové dokumentace, • Řízení komunikace uvnitř i vně projektu • Reporting projektu - vypracovávání zpráv o postupu projektu, • Ukončení projektu


Manažer projektu Hl. odpovědnosti: • Řízení realizace implementačních plánů, • Identifikace odchylek od plánů, vyhotovení návrhů na realizaci nápravných opatření, • Přenos informací o realizaci projektu (do projektového týmu / vedení organizace), • Personální řízení projektového týmu / projektové organizace, • Zpracování a předkládání požadavků ke schválení mimo jeho kompetence, • Řízení rizik, problémů a navrhování vhodných způsobů eliminace, • Sledování a vyhodnocování nákladů projektu vzhledem k stanovenému rozpočtu, • Řízení kvality výstupů projektu


Člen projektového týmu (POPISY PRÁCE – odkaz ve smlouvě, osobní odsouhlasení!) Je členem konkrétního projektového týmu / sub-týmu v rámci definované organizační struktury projektu. Je podřízený vedoucímu týmu případně přímo projektovému manažerovi. Kompetence • Rozhoduje o použití metod a nástrojů při zpracování přidělených úkolů v týmu /projektu, • Rozhoduje o převzetí odpovědnosti za zadaný pracovní úkol Činnosti • Spolupráce při vypracování projektových plánů, • Spolupráce při plánování a řízení rizik v projektu, • Samostatné plnění úkolů v projektu, • Předkládání návrhů na zfektivnění činností v projektu, • Operativní kontrola kvality realizovaných pracovních úkolů, • Účast na pravidelných pracovních poradách týmu / projektu

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Role manažera a styl řízení

Funkční org. struktura

– Projektová org. struktura

Koordinace jednotlivých odd.

Řízení projekt. manažera Autorita liniových manažerů se

zvyšuje

19

– snižuje

Míra autority PM Míra odpovědnosti při samostatném rozhodování

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Role manažera projektu

N H U M A

Projekt - Plán - Hodnoty - Využití - Kvalita - Efektivnost

20

Potenciál

RE

SO U R C E S

Náklady

Rozpočet Investice Personál Administrativa - Kanc - Tel. - Km - Marketing - Konzultace - Materiál…

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Role manažera projektu během řízení:

21

Projektový management a F. ROLE MANAŽERA Projektu Role manažera projektu Personální psychologie:  Zastínění každodenními úkoly (měřitelnost?)  Vytlačení mechanismem, technikou, biologií, ekonomikou, politikou  Obecné podcenění x Kč, efekt, pragmatism, většina… 

Objev až v obchodě ve styku se zákazníky a partnery - náhlé obrovské přínosy!



Vstupní otázky (př. AutoServisu) - já ve společnosti - role týmu - zákazníci (interní, externí)

22


Manažér - projektu - Leader Dělá to, co je dáno Přijímá úkoly a dané prostředky Kontroluje , monitoruje Je spíše orientován krátkodobě Zaměřen na detail a procedury Dělá kompromis v hodnotách Ptá se jak a kdy Snaží se vyvíjet TLAK

23

Vede změnu k lepšímu Vytváří novou vizi, prostředí pro inovace Motivuje, inspiruje Má dlouhodobé zaměření Zaměřen na strategický cíl Drží principiální hodnoty Ptá se proč Vyzývají k následování – uplatňuje TAH hledá společné řešení

PROJEKTOVÝ MANAGEMENT A FUNDRAISING

Recommend Documents