Projektové řízení pro administraci dotace. Mgr. Milan Struna

Projektové řízení

pro administraci dotace Mgr. Milan Struna

Obsah prezentace -

Definice projektu

-

Dotační projekt

-

Projektové řízení v organizaci

-

Projektový tým – organizace

-

Projektový tým – role v administraci dotace

-

Projektové řízení – vhodné nástroje

-

Řízení projektu: fáze realizační; fáze ukončení a udržitelnosti

-

Shrnutí

Definice projektu – Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji – Nutný institut Projektové manažera (PM)

Definice projektu podnikové řízení

projekt

není definován konec(předpoklad - podnik bude fungovat co nejdéle definovaný začátek i konec trvalé opakování aktivit rutinního řízení

projekt realizován jednou, bez opakování

každá podnikatelská aktivita představuje malý díl celého podnikání

hodnota projektu/dotace představuje často významnou část obratu/zisku

riziko každé jednotlivé podnikatelské akce je nižší

riziko projektu je značné, neúspěšné projekty nelze opravit

odklady nemusí být vždycky kritické

každý odklad v průběhu projektu má vliv na výsledek, zejména odklad v činnosti, která je součástí tzv. kritické cesty

stálý tým se stálými zdroji

struktura týmu a jeho vybavení pouze pro období projektu

veličina čas

perioda finance

riziko

časové odchylky

lidské zdroje

Dotační projekt  Realizační vrstva (např. investice do strojů, vzdělávací kurzy aj.) X  Dotačně administrativní vrstva monitorovací zprávy, VŘ…)

(žádost

o

dotaci,

 Požadavky dotačního Programu nad realizační vrstvou PM dotace řídí ostatní pracovníky organizace Rámec projektu je stanoven dotačním Programem

Dotační projekt  Nutné promítnout požadavky pravidel poskytovatele do vlastní náplně projektového řízení a administrace dotačního titulu; zásadní externí vlivy, proměnlivost  Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu  Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Smlouva o poskytnutí dotace, Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.), včetně navázaných příloh

Projektové řízení v organizační struktuře  Potřeba stanovit pravidla projektové řízení v organizaci -

jsou přítomna x nejsou

• Formalizace organizace

pravidel

projektového

řízení

v

rámci

-

pravidla pro zajištění udržitelnosti projektu (archivace dokumentů, informační povinnost…)

-

dopad do interních směrnic a procesů

Projektové řízení v organizační struktuře • Projektový manažer (tým) – postavení a kompetence ve standardní organizační struktuře organizace: -

vymezení a kodifikace postavení PM v organizaci, řešení přesahujících kompetencí

-

nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení)

-

komunikační platformy (možnost dokumentace a sdílení informací, IT)

sdílení

Projektový tým - organizace  Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností  Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) – zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků; řídící projektový manažer  Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.); rozhodování o problematických situacích

Projektový tým - organizace  Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů)  Vymezení odpovědností/rolí za konkrétní oblasti  Transparentní řízení projektového týmu  Zajištění předávání agendy, sdílení informací

Projektový tým – role v administraci dotace Hlavní úkoly projektového týmu (jednotlivých členů PT): • Řízení projektu a řešení případných problémů • Zajištění realizace projektových aktivit • Finanční řízení projektu • Zajištění účetnictví projektu • Monitoring naplňování cílů projektu a pravidel programu • Administrace projektu vůči poskytovateli dotace • Zajištění realizace opatření na zajištění publicity

• Zajištění zadávacího řízení včetně přípravy podkladů

Projektové řízení – vhodné nástroje • Stanovení základního Logického rámce řízení dotačního projektu (administrace projektu jako projekt)

• Seznam aktivit a činností včetně kapacitních a časových nároků • Přehledná matice odpovědností • Komunikační plán – systém porad a plán schůzek • Analýza rizik

Projektové řízení – vhodné nástroje: Spis  Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace/partner projektu povinnost vytvořit „spis příjemce“. Spis musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné.  V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů – archivační povinnost.

 V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace.

Projektové řízení – vhodné nástroje: Spis            

Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání

Řízení projektu – fáze realizace • Znovu prostudovat projektovou žádost a cíle projektu • Znovu ověřit reálnost závazných harmonogramu, finančního plánu atd.

indikátorů,

• Znovu ověřit strukturu rozpočtu předpokládaných výdajů projektu

způsobilost

a

• Zvážit aktualizaci údajů uvedených v žádosti. Využít možnosti konzultací s poskytovatelem dotace (co lze ještě měnit, přesný výklad indikátorů, položek rozpočtu, způsobilost výdajů atp.)

• Detailně se seznámit s podmínkami poskytnutí dotace

Řízení projektu – fáze realizace  Zajistit výběr dodavatelů (dle zákona a dle pravidel poskytovatele dotace)  Zapracovat do smluvních vztahů s dodavateli požadavky poskytovatele dotace (součinnost při kontrolách, náležitosti faktur atp.)  Nastavení splatnosti dodavatelských faktur (zohlednit lhůty pro administraci žádostí o platbu, proces schvalování a cash-flow projektu)

Řízení projektu – fáze realizace Hlavní úkoly • Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování • Monitoring naplňování cílů projektu monitorovacích indikátorů/ukazatelů

a

závazných

• Monitoring kvality činností a výstupů projektu • Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu • Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů

Řízení projektu – fáze realizace Aktivity  Opatření pro zajištění publicity projektu dle pravidel poskytovatele dotace  Důsledné dokladování všech činností a aktivit v rámci projektu (fotodokumentace, materiály z akcí, prezenční listiny, listy podpořených osob atp.) – to, co není doloženo, jako by se nestalo  Získávání zpětných vazeb od cílových skupin, jejich vyhodnocení a zapracování  Účtování

Řízení projektu – fáze realizace Administrativa • Zpracování monitorovacích zpráv případně hlášení o pokroku včetně povinných příloh • Zpracování žádostí o platbu včetně povinných příloh

• Zpracování žádostí o změnu projektu včetně příloh • Zajištění dokumentace o realizovaných aktivitách (včetně fotodokumentace a vzorků výstupů)

• Zajištění dokladů o naplnění monitorovacích indikátorů (listy podpořených osob, předávací protokoly atp.) • Vedení spisu projektu – přehlednost (snadná orientace pro kontroly – především ex-post)

Řízení projektu – fáze realizace Rizika  Detailní analýza rizik - identifikace rizik, návrh opatření (živý dokument)

 Řízení rizik (sledování signálů rizik, realizace opatření, rozdělení zodpovědností a kontrola jejich naplňování)  Realizovat preventivní opatření vzniku rizik a v případě výskytu rizika identifikovat příčinu vzniku a pokusit se navrhnout opatření k jejímu odstranění  Interní problémy / externí problémy

Řízení projektu – fáze realizace Změny projektu  Identifikace odchylky od plánu → návrh optimálního řešení (finanční a časové hledisko)  Konzultace s ŘO (ověření postupu - typ změny)

 Oznámení změny ŘO:  Nepodstatné změny - nezakládá změnu právního aktu o poskytnutí dotace  Podstatné změny - nutnost vypracovat dodatek k právnímu aktu

Řízení projektu – fáze ukončení a udržitelnosti  Dostatečná časová rezerva na zpracování ZMZ a realizaci všech plateb  ZMZ rekapituluje celý průběh projektu, popisuje jakým způsobem byly naplněny cíle projektu (vazba na žádost o dotaci)  Přílohou ZMZ jsou výstupy projektu, ke kterým se příjemce zavázal (pokud nebyly předloženy již dříve)

Řízení projektu – fáze ukončení a udržitelnosti  Proplacení finančních prostředků neznamená konec projektu  Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu  V případě nedodržení podmínek poskytnutí dotace a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět  Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné

Řízení projektu – fáze ukončení a udržitelnosti  Prostudovat žádost o dotaci vč. příloh  Prostudovat právní akt o poskytnutí dotace vč. případných dodatků  Prostudovat si závěrečnou MZ včetně případných doplnění

 Uvědomit si, k čemu se příjemce zavázal v žádosti o dotaci  MZ o zajištění udržitelnosti = výstup naplnění udržitelnosti

Řízení projektu – fáze ukončení a udržitelnosti Kontrola  Účelem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin nedostatků, prevence před vznikem nedostatků, definování možných rizik  Kontrolu projektu může provést nejen ŘO, ale i celá řada dalších oprávněných subjektů, a to v období 10 let od finančního ukončení projektu (povinnost archivace)  K součinnosti se musí zavázat vedle příjemce rovněž partneři a dodavatelé

 Druhy kontrol: předběžná (ex-ante), průběžná (interim) následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek

Řízení projektu – fáze ukončení a udržitelnosti  Úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ve všech otázkách týkajících se předmětu projektu a důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace  Přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě a ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu  Důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu  Kvalitní práce projektového týmu/pověřené osoby i v období udržitelnosti – monitoring naplňování závazných podmínek právního aktu o poskytnutí dotace

Shrnutí  Jednoznačné definování kompetencí v rámci projektového týmu a organizace příjemce – pokrytí všech klíčových činností při realizaci a administraci projektu (nepodcenit administrativní kapacitu PT)  Jednoznačné nastavení pravidel komunikace v rámci PT i organizace příjemce

 Maximální využívání konzultací s poskytovatelem dotace (viz předchozí)  Kvalitní řízení rizik projektu – včasná identifikace signálů rizik a rychlý postup při realizaci opatření  Jednoznačné delegování kompetencí rovněž ve fázi udržitelnosti projektu

Děkuji za pozornost.

Dotazy Případně písemně na [email protected]

http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy

Finanční řízení

pro administraci dotace Ing. Jana Feireislová

Definice  Způsobilé výdaje – spolufinancovány ze strukturálních fondů EU, – Jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky – Odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace – Jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu – Jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace – Naplňují princip 3E • Hospodárnost (economy) • Efektivnost (effectivness) • Účelnost (efficiency)

Dokumentace – národní úroveň  Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období 2007–2013. Jsou dostupná na www.strukturalni-fondy.cz  Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci poskytovatele dotace

 Např. OPPI – Obecná pravidla způsobilosti výdajů a specifická pravidla způsobilosti výdajů pro daný program  Pravidla způsobilosti výdajů stanovená konkrétní Výzvou  Pokyny pro žadatele

Faktory ovlivňující způsobilost výdaje  Časové hledisko  Věcná povaha způsobilého výdaje  Doložení způsobilého výdaje

 Soulad s pravidly poskytovatele dotace – Např. změnová řízení, pokyny pro zadávání zakázek, apod.

Časové hledisko

 Stanovené Operačním programem – zahájení projektu – ukončení projektu  Řídící orgán může v konkrétních výzvách časovou způsobilost výdajů dále upřesnit, případně zúžit.

Časové hledisko – okamžik vzniku výdaje  Účetní doklad – začátek projektu - okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění účetního případu  Úhradový doklad – konec projektu/etapy - Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu ukončení etapy.

Věcná povaha způsobilého výdaje  Zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory  Dvě základní kategorie – Investiční výdaje – Neinvestiční výdaje

 Není–li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů – kontaktovat poskytovatele dotace

Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie

Typ výdaje

Pozemky, stavby, včetně inženýrské činnosti, projektová dokumentace, zřizovací předměty, zařízení stavby, základní vybavení

Investiční výdaj

Dlouhodobý nehmotný majetek Investiční výdaj Technologická zařízení

Investiční výdaj

Výdaje na publicitu

Investiční/neinvestiční výdaj

Konference, ubytování, cestovné

Neinvestiční výdaj

Mzdové výdaje

Neinvestiční výdaj

Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie

Typ výdaje

Služby (finanční, expertní, konzultační, výběrová řízení, audit – je-li vyžadován poskytovatelem dotace,

Neinvestiční výdaj

Materiál, drobný hmotný majetek

Neinvestiční výdaj

Rozvody datových (komunikačních) sítí

Investiční výdaj

Vybavení nezbytné předměty, které jsou přímo a výhradně spojené s účelem projektu

Investiční výdaj

Věcná povaha způsobilého výdaje  Vždy platí podmínka, že výdaj je nezbytný pro realizaci projektu  Tuto skutečnost je vždy nutné v případě kontroly prokázat  Podrobné vymezení kategorií způsobilých výdajů dle věcné povahy pro konkrétní oblasti podpory je uvedeno ve zmíněných dokumentech

Doložení způsobilého výdaje – účet projektu  Účet projektu – Některé programy vyžadují pro účely projektu samostatný bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy

– Pokud není zřízen speciální účet pro projekt, je nutné doložit, že transakce odešla z účtu příjemce projektu – Při dokládání způsobilých výdajů je možné ostatní úhrady netýkající se projektu začernit

Doložení způsobilého výdaje – účetnictví  Vedení účetnictví

– Vedení analytické evidence s vazbou ke konkrétnímu projektu – Je možné založit i středisko/zakázku – Nutné doložit, zda výdaj souvisí s projektem či nikoliv – Správné zařazení výdaje do účetní položky

– Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a souvisejících prováděcích vyhlášek

Doložení způsobilého výdaje – účetní doklad – označení účetního dokladu, – obsah účetního případu a označení jeho účastníků, – peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, – okamžik vyhotovení účetního dokladu, – okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, – podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování

Doložení způsobilého výdaje – úhradový doklad – Musí být patrné, že platba z účtu skutečně odešla – nesmí se tedy jednat pouze o příkaz k úhradě, ale o doklad o provedené platbě. – Uhrazená částka se musí přesně shodovat s částkou na faktuře (ve smlouvě).

– Musí být shodný variabilní symbol na faktuře a na úhradovém dokladu. – Z úhradového dokladu – výpisu z účtu musí být patrné, že účet patří Vaší firmě a zároveň musí jasně identifikovat banku (musí být zobrazeno logo banky).

Doložení způsobilého výdaje – úhradový doklad – Musí být uvedena měna, ve které transakce proběhla. – Je možno použít i jiné formy úhrady (např. zápočet), jednoduše řečeno z každé úhrady musí být jasné za co platba je, komu je, od koho je, v jaké je měně. – Pokud dojde k chybě (např. chybně uvedený variabilní symbol) je potřeba zažádat dodavatele o potvrzení o konkrétní platbě.

Doložení způsobilého výdaje -nemovitosti – kupní smlouva, popř. smlouva o smlouvě budoucí

– znalecký posudek (ne starší než 6 měsíců před datem registrace projektu) – aktuální výpis z katastru nemovitostí

– doklad o zaúčtování do DHM

Doložení způsobilého výdaje- režijní náklady – režijní náklady jsou způsobilými výdaji za předpokladu, že jejich základem jsou skutečné výdaje související s projektem a jsou přiřazeny k danému projektu poměrným způsobem podle řádně odůvodněné, spravedlivé a nestranné metody, která musí být zachována po celou dobu akce včetně závěrečného vyúčtování a případného auditu – doložena metodika výpočtu poměrné části režijních nákladů pro daný projekt – k prokázání vzniku výdaje slouží především smlouvy nájemní, smlouvy dodavatelské, fakturace jednotlivých služeb dodavateli, popř. dodací listy, smlouvy o připojení telekomunikačních služeb

Doložení způsobilého výdaje – režijní náklady – k prokázání úhrady slouží zálohové faktury, výpisy z bankovních účtů prokazující uskutečnění platby, výdajové pokladní doklady, zjednodušené daňové doklady (paragony) apod.; způsobilost výdajů doložíte vyúčtováním k datu ukončení etapy/projektu od jednotlivých poskytovatelů služeb

Doložení způsobilého výdaje– mzdové náklady – pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr obsahující pracovní náplň pro práce vykonávané v přímé souvislosti s projektem – minimální výše mzdy, platu nebo odměny z dohod – objem a charakter práce, která byla v rámci projektu zaměstnanci odvedena

Doložení ZV – mzdové náklady  Pracovní výkazy – název organizace (specifikace účetní jednotky) – název a registrační číslo projektu – jméno pracovníka, název funkce (pracovní zařazení pracovníka) – vymezení období, za které je výkaz práce zpracován (měsíc a rok), odpracované období v členění na dny a hodiny (popř. vymezení pracovního úvazku), vymezení času, kdy je práce vykonávána, – popis činností v jednotlivých dnech, – odpovídající forma publicity – podpis pracovníka a podpis osoby odpovědné za kontrolu (nadřízeného)

Doložení ZV – mzdové náklady  Celková výše způsobilých osobních nákladů projektu (tj. zejména hrubá mzda zaměstnanců a soc. a zdrav. pojištění hrazené zaměstnavatelem): – doloženo pomocí výplatních a zúčtovacích listin – mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období – doložení úhrady mezd zaměstnancům a odvodu příslušné části sociálního a zdravotního pojištění.

Doložení způsobilého výdaje– cestovní náhrady • k doložení výdajů slouží vystavený cestovní příkaz, vyúčtování služební cesty, cestovní doklady (letenky, doklady o nákupu pohonných hmot apod.) a zprávy ze služební cesty nebo jednání dokládající souvislost cesty s projektem

Doložení ZV – dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek • Faktura a úhrada (viz předchozí text) • Doklad o zařazení do DHM/DNM, doklad o zařazení do užívání • Smlouva, předávací protokol

Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace  V rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla poskytovatele dotace  Povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny dokumentací programu a Smlouvou/Rozhodnutím o poskytnutí dotace  Nesrovnalost – Odhalení nesrovnalosti v projektu může vést ke komplikacím v jeho realizaci. Nejčastější z nich je pozastavení administrace žádosti o platbu a proplácení výdajů. Zjištěná a potvrzená nesrovnalost pak s sebou zpravidla přináší krácení způsobilých výdajů projektu, ale v některých případech může dokonce vést až k odejmutí celé částky dotace.

Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace  Příklady nesrovnalostí:

– Změny • v projektu dochází při realizaci ke změně, která nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s pravidly

– Publicita • Nedodržení pravidel publicity dle pravidel poskytovatele dotace

– Nakládání s majetkem • pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou

Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace  Příklady nesrovnalostí:

– Ostatní • nenaplnění cílů a účelu projektu • Vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů • neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s realizací projektu dle Smlouvy

Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace  Rizikové oblasti:

– Zadávání zakázek (viz soulad výdaje s legislativou) – Změnová řízení • Problematika nahlašování změn • Soulad fakturace se Smlouvou o dílo

– Administrativní oblast • Vedení zvláštního účtu • Doložení výdaje v rozsahu a s náležitostmi vyžadovanými poskytovatelem dotace • Chyby v účetnictví (zařazení výdaje, samostatná analytická evidence

Závěr  Jak se vyhnout rizikům krácení způsobilých výdajů ? – Znalost pravidel poskytovatele dotace – Kvalitní projektový management – Kvalitní projektová dokumentace – Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací – Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu – Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek.

Děkuji za pozornost.

Dotazy Případně písemně na [email protected]

http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy