III. Jednotný systém informování veřejnosti a představitelů veřejné správy o možnostech čerpání evropských fondů Projekt programu Vlády ČR č. 139 (08-11)
OBSAH: I. Úvod .................................................................................................................................... 2 II. Prvky systému informování veřejnosti a představitelů veřejné správy o možnostech čerpání fondů ....................................................................................................... 3 1. Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc na léta 2007–2013 pro úroveň řízení NSRR....................................................................................................... 3 2. Komunikační plány operačních programů................................................................ 3 3. Koordinace komunikačních aktivit ............................................................................ 4 III. Cílové skupiny komunikace fondů EU ....................................................................... 5 IV. Nástroje komunikace NOK a ŘO OP......................................................................... 8 1. Klíčové nástroje externí komunikace:............................................................................ 8 2. Klíčové nástroje interní komunikace.............................................................................. 9 3. Hlavní informační a propagační aktivity realizované na národní úrovni tj. dle Komunikačního plánu OP TP: ................................................................................................ 9 Seznam příloh a zkratky: ...................................................................................................... 11
1
I. Úvod Poskytování „srozumitelných a dostupných“ informací o možnostech využívání strukturálních fondů a Fondu soudržnosti Evropské unie (tzv. evropských fondů) je klíčovým předpokladem pro úspěšnou realizaci politiky hospodářské soudržnosti v České republice. Opatření informování a zajištění publicity jsou proto nedílnou součástí všech operačních programů připravených pro čerpání evropských fondů v letech 2007-13, které vycházejí ze strategie Národního strategického referenčního rámce ČR 2007-13 (NSRR). Požadavek na zajištění publicity programů vychází přímo z Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (dále jen „Nařízení Rady“), článku 69 (ten stanovuje členskému státu povinnost poskytovat informace o operacích a spolufinancovaných programech a zajistit jejich propagaci). Detailní popis náležitostí týkajících se požadavků informování a publicity při realizaci programů Fondů EU je poté uveden v Nařízení Komise 1828/2006 (dále jen „Nařízení Komise“) článcích 2 – 10. Závazek poskytování informací o fondech EU vychází také z Programového prohlášení vlády, která se současně zavázala zajistit včasné a kvalitní dokončení operačních programů pro využívání prostředků fondů Evropské unie v období 2007-2013. Programové prohlášení vlády deklarovalo také naplnění principu průhlednosti a průběžného financování, omezování administrativní a byrokratické zátěže a dodržování předem jasně stanovených pravidel. Programové prohlášení dále ukládá poskytovateli podpory povinnost připravit návrhy na zjednodušení i větší transparentnost systému rozdělování evropských fondů a zpracovat implementační dokumenty jednotlivých operačních programů, které jsou na uvedených principech postaveny. V souvislosti s výše uvedeným byl vytvořen přehledný a jednotný systém informování veřejnosti a představitelů veřejné správy o možnostech čerpání z evropských fondů. Popis jeho jednotlivých prvků a principů je obsahem tohoto materiálu. Jedná se zejména o vypracování Komunikačních plánů (KoP) všech operačních programů a realizaci konkrétních informačních a propagačních aktivit k jednotlivým programům dle cílových skupin a strategie vymezené v Komunikačních plánech. Současně byl zpracován Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc na léta 2007–2013 (OP TP) pro úroveň řízení NSRR, který zahrnuje informování o fondech EU v komplexní podobě přesahující a rámující jednotlivé komunikační aktivity operačních programů. Obě tyto komunikační úrovně tj. národní a programová (tematická/regionální – TOP/ROP) a jejich vzájemná koordinace tvoří jednotný systém informování veřejnosti a představitelů veřejné správy a dalších specifických cílových skupin o možnostech čerpání evropských fondů a veškerých dalších tématech souvisejících s realizací politiky hospodářské a sociální soudržnosti v ČR v letech 2007-13. Schéma koordinace při realizaci Komunikačních plánů KoP OP TP pro úroveň NSRR 2007-13
KoP ROP
KoP TOP
2
II. Prvky systému informování veřejnosti a představitelů veřejné správy o možnostech čerpání fondů 1. Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc na léta 2007–2013 pro úroveň řízení NSRR Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc (OP TP) zajišťuje jednak publicitu samotnému OP TP a jednak představuje rámcovou komunikační strategii ČR pro úroveň Národního strategického referenčního rámce (NSRR) na období 2007–2013. Samotný OP TP slouží pro zajištění efektivní realizace NSRR, přičemž jeho globálním cílem je zajistit efektivní využití prostředků ze strukturálních fondů a z Fondu soudržnosti programového období 2007 – 2013 a podpořit dosažení strategických a specifických cílů NSRR a OP. Rámcová strategie vymezená v KoP OP TP bude rozpracována a zpřesněna prostřednictvím ročních plánů komunikačních aktivit obsahujících detailní informace o plánovaných informačních a propagačních aktivitách včetně vyčíslení příslušných monitorovacích indikátorů. Plán konkrétních aktivit bude předkládán vládě pravidelně ve čtvrtletních intervalech – stane se nedílnou součástí Zprávy o stavu plnění úkolů v oblasti Hospodářská a sociální soudržnost. Za realizaci Komunikačního plánu OP TP odpovídá Řídicí orgán OP TP – ŘO OP TP (MMR, Odbor Řídicího orgánu Integrovaného operačního programu a Operačního programu Technická pomoc).. K 31.5.2007 byl Komunikační plán OP TP předložen vedení MMR, jeho předložení Monitorovacímu výboru je plánováno na září 2007. KoP OP TP je také nutné posléze předložit Evropské komisi. Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc na léta 2007–2013 pro úroveň řízení NSRR je součástí tohoto materiálu (příloha 1).
2. Komunikační plány operačních programů Komunikační plány OP jsou nástroji k zajištění publicity operačních programů, které věcně naplňují strategické cíle vymezené v NSRR. Komunikační plány jsou nástroje pro realizaci informačních a propagačních aktivit OP. Každý operační program bude realizovat vlastní komunikační strategii směrem ke svým cílovým skupinám (zejména potenciálním žadatelům a žadatelům). Bude se jednat o komunikační plány tematických (sektorových) operačních programů (budou koncipovány plošně a cílovány na specifické cílové skupiny) a plány regionálních operačních programů (s působností v jednotlivých regionech soudržnosti). Za realizaci komunikačních plánů OP odpovídají Řídicí orgány OP (věcně příslušná ministerstva, Regionální rady Regionů soudržnosti viz níže uvedená tabulka). Komunikační plány OP se předkládají Evropská komisi a jejich podoba a výsledky jsou prezentovány Monitorovacímu výboru daného OP. Komunikační plány OP jsou v současné době připravovány odpovědnými pracovníky ŘO OP a jejich struktura a obsah konzultován s ŘO OP TP (MMR).
3
Tabulka č. 1: Operační programy v ČR v letech 2007-13 a jejich gestoři Operační program Řídicí orgán OP Technická pomoc MMR Integrovaný operační program MMR OP Podnikání a inovace MPO OP Výzkum a vývoj pro inovace MŠMT OP Životní prostředí MŽP OP Doprava MD OP Lidské zdroje a zaměstnanost MPSV OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost MŠMT ROP Střední Čechy RR RS** Střední Čechy ROP Moravskoslezsko RR RS ** Moravskoslezsko ROP Severovýchod RR RS ** Severovýchod ROP Jihovýchod RR RS** Jihovýchod ROP Severozápad RR RS** Severozápad ROP Jihozápad RR RS** Jihozápad ROP Střední Morava RR RS** Střední Morava OP Praha Konkurenceschopnost Hl. m. Praha OP Praha Adaptabilita Hl. m. Praha OP Přeshraniční ČR - Polsko MMR OP Přeshraniční SR-ČR MMR* OP Přeshraniční Bavorsko - ČR MMR* OP Přeshraniční Sasko - ČR MMR* OP Přeshraniční Rakousko - ČR MMR* OP Nadnárodní spolupráce MMR* OP Meziregionální spolupráce MMR* ESPON MMR* INTERACT MMR* * pouze národní orgán/národní kontaktní místo/národní koordinátor ** Regionální rada Regionu soudržnosti Jmenný seznam odpovědných osob za komunikaci v rámci řídicích orgánů je k dispozici v Příloze č. 3 Přílohy 1 tohoto materiálu. 3. Koordinace komunikačních aktivit KoP OP TP předpokládá koordinované a synergické provádění komunikačních aktivit na národní úrovni (ŘO OP TP – Národní orgán pro koordinaci) a na úrovni jednotlivých OP (tematických/regionálních). Koordinace v oblasti komunikace vyplývá i z Národního strategického referenčního rámce ČR 2007-13, kapitoly 11 „Řízení a koordinace politiky hospodářské a sociální soudržnosti“ a Usnesení Vlády ze dne 4.6.2007 č. 620 o ukončení vyjednávání NSRR s EK. Z kapitoly 11 NSRR vyplývá odpovědnost Národního orgánu pro koordinaci (NOK) za zajišťování publicity a informovanosti a koordinaci aktivit řídicích orgánů v této oblasti.
4
Nástrojem koordinace je pracovní skupina pro informace a publicitu fondů EU, ve které jsou zastoupení odpovědní komunikační úředníci všech OP v ČR (zástupci Řídicích orgánů OP odpovědní za publicitu programu). Dále se předpokládá vytvoření informačního systému pro řízení a koordinaci komunikačních plánů na všech úrovních implementace (tj. národní i programové), který bude napojen na informační systém pro monitorování realizace fondů EU v letech 20072013. Hlavní roviny koordinace provádění komunikačních aktivit na úrovni OP TP – NSRR a OP: Akce organizované ŘO pro různé cílové skupiny (zejména pro širokou a odbornou veřejnost a potenciální žadatele programů) Informační aktivity pro potenciální příjemce a příjemce (pokyny, příručky, brožury) Mediální kampaně (komplexní mediální akce pro publicitu programů) Cílem koordinace aktivit je jejich vzájemná provázanost, jednotný systém publicity a medializace, a tím celková podpora provádění komunikačních aktivit na národní úrovni. Společnou informační platformou KoP OP je oficiální server MMR pro informování o fondech EU www.stukturalni-fondy.cz (viz dále kapitola IV. a příloha 2). Potenciální příjemci a příjemci najdou na centrální adrese www.strukturalni-fondy.cz všechny potřebné dokumenty vztahující se k projektové žádosti. Tvorba a vydávání dokumentů pro žadatele je však plně v kompetenci jednotlivých ŘO OP. III.
Cílové skupiny komunikace fondů EU
Obsah komunikace: komunikační roviny Komunikační strategie vymezená v KoP OP TP na úrovni NSRR a také jednotlivých OP zahrnuje 3 základní komunikační roviny (úrovně). Ty se liší cílem komunikace, jemu odpovídající cílovou skupinou, daným komunikačním obsahem a samozřejmě vhodnými informačními a propagačními nástroji. Systém informování veřejnosti a představitelů veřejné správy o čerpání evropských fondů tedy zahrnuje: Komunikaci pro úspěch politiky HSS (rovina obecná) Komunikaci pro úspěšný program (rovina programová) Komunikaci pro úspěšný projekt (rovina projektová) Obecná rovina komunikace Obsahem této roviny je existence a realizace politiky HSS v ČR: jedná se o obecné informace o existenci, činnostech a náplni politiky HSS EU, NSRR a operačních programů v přístupné a jednoduché podobě. Současně bude komunikován přínos nástrojů politiky HSS
5
pro jednotlivé sektory domácí ekonomiky a též pro regiony. Nedílnou součástí komunikace přínosů politiky HSS EU jsou také příklady úspěšně realizovaných projektů na území ČR. Cílová skupina: Široká veřejnost Média Politická reprezentace (představitelé veřejné správy) Programová rovina komunikace Obsahem této roviny je příprava a realizace programů v rámci politiky HSS. Aktivity jsou zaměřeny zejména na zvýšení schopností a dovedností pracovníků implementační struktury v oblasti řízení a monitorování NSRR, a současně na zajištění kvalitních informací o výsledcích pomoci EU a jejich dopadech s využitím evaluačních aktivit. Součástí této roviny je i komunikace mezi implementačními strukturami jednotlivých OP, výměna dobrých zkušeností a sdílení informací. Cílová skupina: Řídící orgány OP Implementační subjekty OP Monitorovací výbory OP Platební, certifikační a auditní orgány (PCO MF) Hospodářští a sociální partneři (obchodní asociace, NNO, organizace zastupující podnikatele, další hospodářští a sociální partneři) Experti (expertní okolí) Akademická sféra Projektová rovina komunikace Obsahem této roviny je příprava a realizace projektů v rámci programů politiky HSS. Aktivity v rámci této roviny zahrnují poskytování informací o náplni a zaměření operačních programů a zejména o veškerých otázkách spojených s předkládáním projektů realizovaných v rámci jednotlivých OP (tzv. pokyny pro žadatele vč. průřezových metodik, např. metodika uznatelných výdajů, pravidla pro realizaci výběrových řízení, metodika uplatňování horizontálních témat, metodika pro archivaci dokumentů, metodiky přípravy a řízení projektů, metodika monitorování, příklady dobré praxe, průvodce programy a fondy apod.). Cílová skupina:
Potenciální žadatelé Žadatelé Příjemci pomoci a jejich partneři Potenciální a koneční uživatelé – cílové skupiny projektů realizovaných v rámci operačních programů
6
Cílové skupiny a roviny komunikace ve vztahu ke komunikačním plánům OP
Široká veřejnost
Obecná rovina komunikace (HSS)
Komunikace na národní úrovni OP Technická pomoc
Média
KoP OP TP - NSRR
Politická reprezentace (představitelé veřejné správy)
Řídící orgány OP Implementační subjekty OP
Programová rovina komunikace
Monitorovací výbory OP Platební, certifikační a auditní orgány Hospodářští a sociální partneři Experti
KoP OP
Potenciální žadatelé
Projektová rovina komunikace
Žadatelé Příjemci pomoci a jejich partneři Cílové skupiny projektů
Komunikace na úrovni OP (tematických, regionálních)
Uvedené schéma znázorňuje vazbu cílových skupin a rovin komunikace v závislosti na strategii komunikačních plánů operačních programů a komunikačního plánu pro národní úroveň. Jsou v něm jasně vidět priority a vzájemné propojení strategií s ohledem na cílové skupiny, kdy v případě KoP OP TP hraje klíčovou úlohu komunikace široké veřejnosti a médiím, zatímco KoP OP se soustřeďují zejména na potenciální žadatele a žadatele konkrétního programu. Strategie a z nich vycházející komunikační aktivity se samozřejmě prolínají tak, aby každý z programů přispěl k propagaci a vyšší informovanosti české veřejnosti o úloze a významu politiky soudržnosti a jejích konkrétních nástrojů – operačních programů.
7
IV.
Nástroje komunikace Národního orgánu pro komunikaci a Řídicích orgánů OP
komunikační nástroje
Externí komunikace
Řízená publicita
Interní komunikace
Koordinovaná publicita
Systém publikací
Tiskové konference
Internetová prezentace
Prezentace
Audiovizuální a multimediální pořady
Tiskové zprávy …
Jednotný informační systém
Videokonference
1. Klíčové nástroje externí komunikace: Pro naplnění cíle poskytování srozumitelných a dostupných informací o možnostech využívání fondů EU, je nezbytné zajistit jednotný systém nástrojů, které umožní rychlý, aktuální a věcně správný přenos potřebných informací ke všem definovaným cílovým skupinám. Projekt proto počítá s dostatečně širokou škálou nástrojů, které kombinují široký zásah na všechny cílové skupiny a přitom umožňuje garantovat i požadovanou přesnost informací. Vlastní – řízená publicita: • • • •
Systém vlastních periodických i neperiodických publikací s řízenou distribucí jednotná internetová prezentace www.strukturalni-fondy.cz vlastní audiovizuální a multimediální pořady a aplikace videokonference
Vyjmenovaná skupina základních typů komunikačních nástrojů tvoří propojený celek s jednotným systémem zpracování a publikování informací. Jednotlivé nástroje se navzájem doplňují jak obsahově, tak i orientací na vybrané segmenty cílových skupin. Zároveň splňují požadavky na rychlost i přesnost informací. Pomocí standardních nástrojů bude sledována a vyhodnocována jejich efektivita a účinnost. Mediální – koordinovaná publicita: • • •
Tiskové konference Prezentace pro novináře a odbornou veřejnost Publikování a distribuce tiskových zpráv a vlastních materiálů mediím
Druhou klíčovou součástí externí komunikace je kontinuální práce s medii pomocí standardních nástrojů (Media Relations). Tento způsob zajišťuje velký zásah bez možnosti
8
přesného zaměření na konkrétní cílové skupiny a bez garance rychlosti a věcné správnosti distribuovaných informací.
2. Klíčové nástroje interní komunikace Zásadní roli v interní komunikaci bude hrát připravovaný „jednotný informační systém pro komunikaci“, který umožní rychlé a efektivní sdílení všech potřebných informací napříč jednotlivými OP a usnadní tak nejen řešení problému, ale také zjednoduší přípravu podkladů pro návaznou externí komunikaci.
3. Hlavní informační a propagační aktivity realizované na národní úrovni tj. dle Komunikačního plánu OP TP:
Internetový portál www.strukturalni-fondy.cz Portál www.strukutralni-fondy.cz plní funkci rozcestníku k informacím o evropských fondech. Je domovskou stránkou programů, které spadají do gesce MMR, zároveň však sdružuje informace o všech OP. MMR tím naplňuje svou zastřešující a koordinační roli v oblasti komunikace strukturální pomoci EU v ČR. Detailnější informace o struktuře a obsahu portálu a informace o aktuálních aktivitách souvisejících s portálem jsou obsaženy v příloze 2 tohoto materiálu.
Informační centra - komunikační nástroje pro fondy EU Informačními centry se rozumí celorepubliková síť kontaktních míst tvořená subjekty veřejné a privátní sféry (regionální samospráva, obce, odborné a profesní svazy a organizace). O konkrétní podobě informační sítě se bude diskutovat v rámci pracovní skupiny pro informace a publicitu. Dále je významná spolupráce s Úřadem vlády ČR, který provozuje Integrovaný informační systém o EU. Klíčovými nástroji komunikace Integrovaného informačního systému o EU Úřadu vlády ČR jsou Eurocentra, Eurofon a Euroskop.cz . Tyto nástroje jsou určeny především široké veřejnosti. Důležitým aspektem spolupráce je i distribuce informačních a propagačních materiálů o programech fondů EU a zpětná vazba o jejich využití. Spolupráce MMR a ÚV ČR je prezentována na www.strukturalni-fondy.cz , www.euroskop.cz a dalších vhodných informačních a propagačních materiálech Národního orgánu pro koordinaci.
Spolupráce s médii ● Průběžná PR podpora a komunikace aktuálních témat při realizaci politiky soudržnosti v ČR (tiskové zprávy, tiskové konference, články) ● Propagační aktivity při prezentaci konkrétních výsledků programů (inzeráty, TV spoty..) ● Ucelené mediální kampaně při zahájení realizace programů či významné události politiky soudržnosti v ČR.
9
Klasické informační a propagační nástroje ● Tisk a distribuce periodických i neperiodických publikací řízený ustanovenou vydavatelskou radou. ● Příprava brožurek, letáků, audiovizuálních a multimediálních pořadů a aplikací a videokonferencí atp. informujících o politice hospodářské a sociální soudržnosti v ČR, realizovaných programech, finančních alokacích a konkrétních dotačních možnostech pro jednotlivé cílové skupiny programů (obce, podnikatelé, neziskový sektor atd.).
Zprávy, studie, informace ● Informování o specifických programových či metodických otázkách, výstupy metodických či evaluačních projektů. ● Pravidelné informace politickým představitelům ČR (vláda, parlament), odborné veřejnosti, expertům a zástupcům akademické sféry. ● Výstupy budou navazovat na pravidelná pracovní jednání orgánů pro řízení a koordinaci programů politiky HSS, zejména Monitorovacích výborů OP, Poradního výboru NOK, Koordinační jednání k Harmonogramu čerpání SF, Řídicího a koordinačního výboru a dalších uskupení na pracovní (technické) úrovni. ● Zpráva o stavu plnění úkolů v oblasti Hospodářská a sociální soudržnost (čtvrtletně)
Jednorázové propagační a informační akce ● Celostátní konference k významné události realizace programů politiky HSS v ČR (zahájení programů, prezentace výstupů atp.). ● Série seminářů k jednotlivým programům (ve všech regionech ČR) apod.
10
Seznam příloh: Příloha 1: Komunikační plán Operačního programu Technická pomoc na léta 2007–2013 pro úroveň řízení NSRR Příloha 2: Aktuální komunikační aktivity MMR k politice hospodářské a sociální soudržnosti (evropských fondům) Zkratky: KoP – Komunikační plán MMR – Ministerstvo pro místní rozvoj ČR MV – Monitorovací výbor NNO – Nevládní nezisková organizace NOK – Národní orgán pro koordinaci NSRR – Národní strategický referenční rámec OP – Operační program OP TP – Operační program Technická pomoc PCO – Platební a certifikační orgán Politika HSS – Politika hospodářské a sociální soudržnosti PR – Public Relations (styk s veřejností) PS – Pracovní skupina ROP – Regionální operační program RR RS – Regionální rada regionu soudržnosti ŘO – Řídicí orgán SF – Strukturální fondy TOP – Tematický operační program
11
