Projekt Irányítási Kézikönyv

Projekt Irányítási Kézikönyv B. Fedőlap C. Tartalomjegyzék CÍM FEDŐLAP TARTALOMJEGYZÉK VÁLTOZÁSOK JEGYZÉKE ELOSZTÁSI LISTA A PROJEKT IRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV TÁRGYA A SZERVEZET TEVÉKENYSÉGÉNEK BEMUTATÁSA SZERVEZETI ÁBRA AZ ALKALMAZOTT RÖVIDÍTÉSEK Projekttervezés

A. fejezet B. fejezet C. fejezet D. fejezet E. fejezet F. fejezet G. fejezet H. fejezet I. fejezet 1. fejezet

Az Ütemterv aktualizálása Az Ütemtervben szereplő tevékenységek résztevékenységekké való bontása és azok hozzárendelése a felelősökhöz, munkakörök tervezése Havi munkaterv-mátrix készítése Feladatok folyamatos nyomon követése, beszámolók a feladatok megvalósulásáról Havi szakmai beszámolók elkészítése Havi pénzügyi beszámolók készítése a projektmenedzsment számára Folyamatábra Humán erőforrás kezelés

2. fejezet

Új munkakör kialakításának elrendelése Munkaköri terv készítése Pályázati felhívás készítése, közzététele Kiválasztás, munkaerő felvétele Munkaszerződés-tervezet eljutTATása Humánerőforrás képzése A menedzsment folyamatokhoz igénybe vett külső szakértői szerződéskötések Folyamatábra Szakmai bizottságok létrehozása

1/78

3. fejezet

Szakmai bizottságok kialakítása Részvételi felhívás eljutTATása a partnereknek A bizottsági tagok felkérése a közreműködésre Bizottsági tagok szerződéseinek elkészítése Szakmai bizottságok megalakítása Szakmai bizottságok teljesítéseinek összesítése Szakmai bizottságok teljesítési jelentéseinek véleményezése Bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása Szakmai bizottságok koordinálása – a megvalósítás nyomon követése Folyamatábra Projekt monitoring – jelentéskészítés

4. fejezet

A projektek ideje alatti jelentések készítése Adatszolgáltatás a fenntartó partnerektől Adatok, egyéb információk megjelenítése a beszámolóban A jelentés megküldése TT/TGY-nek A jelentés és mellékleteinek elküldése a KSZ-nek Hiánypótlás A projekt fenntartási ideje alatti jelentések készítése (PFJ) Folyamatábra Kommunikáció, disszemináció

5. fejezet

Szervezeten belüli, belső kommunikáció A projekt és a partnerintézmények kapcsolata Igazgató Tanács/Intézményvezetői Tanács Szakmai bizottságok ülése Társulási Partnerek Tanácsadó Testület Felügyelő Bizottsággal történő kommunikáció Taggyűléssel történő kommunikáció Külső kommunikáció, disszemináció Fenntartóval történő kommunikáció Támogatóval történő kommunikáció A projekt és más projektek, szakképző intézmények kapcsolattartása A projekt és egyéb harmadik személyek kapcsolattartása Médiakommunikáció és helyi kommunikáció Minőségirányítási rendszer

6. fejezet

Munkaterv kialakítása a MIR bevezetésére 2/78

Minőségirányítási Kézikönyv előkészítése Program akkreditáció előkészítése Intézményi akkreditáció előkészítése Szakmai fejlesztés

7. fejezet

A szakmai bizottságok feladatainak és munkatervének meghatározása A szakmai bizottságok részletes munkatervének elkészítése Szakmai bizottságok által kidolgozott szakmai termékek kialakítása, elfogadása és beépítése a helyi tantervekbe, dokumentumokba Külső szakértők által előállítandó szakmai termékek elkészítési rendje Külső szakértők kiválasztása Szakértői szerződés megkötése és végrehajtása Tanácsadó Testület létrehozása Folyamatábra Továbbképzésekkel kapcsolatos feladatok

8. fejezet

Továbbképzési célok meghatározása A továbbképző szervezetek kiválasztása Továbbképzési tematika, képzési tananyag kidolgozása és elfogadása Továbbképzések szervezése és lebonyolítása Belső képzések Folyamatábra Belső szabályzatok elkészítése

9. fejezet

Belső szabályozó anyagok tervezetének elkészítése Belső szabályozó anyagok jóváhagyása Belső szabályozó anyagok kihirdetése Belső szabályozó anyagok felülvizsgálata Belső szabályozó anyagok módosításának elrendelése Belső szabályozó anyagok dokumentálása Folyamatábra Beszerzési eljárások

10. fejezet

A beszerzési eljárás előkészítése Ajánlatkérés összeállítása Szakmai specifikáció készítése Pénzügyi terv készítése 3/78

Szerződés-tervezet készítése Ajánlatkérés és mellékleteinek jóváhagyása A beszerzési eljárás megindítása Ajánlatkérés kiküldése Ajánlatok bontása, elbírálása és eredményhirdetés Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel Folyamatábra Közbeszerzési eljárás

11. fejezet

A közbeszerzési eljárás előkészítése – eljárás típusának megfelelően A közbeszerzési terv elkészítése Lebonyolító szervezet választása A közbeszerzési dokumentáció összeállítása Szakmai specifikáció elkészítése az Ajánlattételi Felhíváshoz Pénzügyi terv készítése Szerződés-tervezet készítése A közbeszerzési felhívás véglegesítése, pontosítása A közbeszerzési eljárás megindítása A felhívás közzététele A pályázatok bontása, elbírálás és eredményhirdetés, jogorvoslati lehetőség Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel Pénzügyi engedélyeztetés Teljesítésigazolás Pénzügyi kifizetés, engedélyeztetés Kifizetés Folyamatábra Részletes költségterv

12. fejezet

Fenntartói részletes pénzforgalmi- és költségtervek kialakítása ProjekTSZintű pénzforgalmi- és költségterv kialakítása Pénzforgalmi és költségtervek jóváhagyása Folyamatábra Költségütemezés

13. fejezet

Költségütemezés nyomon-követése Folyamatábra Szerződéskötés

14. fejezet

Szerződéstervezet kialakítása és a szerződés aláírása

4/78

Teljesítési és részteljesítési igazolások kiállítása A szerződésekhez kapcsolódó kifizetések megvalósítási rendje, utalványozás – a pénzügyi kifizetési és engedélyeztetési rend szerint Folyamatábra PIK mellékletei Bizonylati album D. Változások jegyzéke Változások jegyzéke VáltozTATott VáltozTATás oka Fejezet

Végezte

Lap

5/78

Dátum

Változat

E. Elosztási Lista Sorszám

Név, Beosztás

Az átadás módja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

F. Projekt Irányítási Kézikönyv tárgya: A Projekt Irányítási Kézikönyv bemuTATja a ProjekTSZervezet Projektirányítási Rendszerét, mely szorosan összefügg a projekt által létrehozandó TISZK irányítási rendszerével. A Kézikönyv egyes esetekben párhuzamosan szabályozza a projekTSZervezetet és a TISZK-et. A Projekt Irányítási Kézikönyv célja: A Támogatási szerződésben megfogalmazott Projektterv szerint egységes rendszerbe foglalni a TISZK Projektirányítási rendszerét, a Pályázatban és a Támogatási szerződésben megfogalmazott tevékenységek végrehajtását valamint az egyre magasabb színvonalú szakmai tevékenység végrehajtásához szükséges tevékenységek szabályozását, leírását A Projekt Irányítási Kézikönyv rendeltetése: Leírni a TISZK rendszer működésének alapelveit, valamint tájékozTATást adni a TISZK-el kapcsolatba kerülő szervezetek és magánszemélyek számára a projekt Támogatási szerződésben rögzített szakmai tevékenységének végrehajtásáról az ezzel kapcsolatos folyamatokról és minőségbiztosításról.

6/78

A Projekt Irányítási Kézikönyv felhasználási köre: A Kézikönyv két típusát különböztetjük meg: 1. Sorszámozott példányok (a tartalmát érintő változások rögzítése kötelező, dokumentumként felhasználható) 2. Sorszámozás nélküli példányok (a változások átvezetése nem kötelező, dokumentációra nem alkalmas) A Projekt Irányítási Kézikönyv felhasználásáról a Projektvezető dönt. A Kézikönyv a Projekt tulajdonát képezi, a dokumentum vagy részeinek soKSZorosítása, a projekten kívüli alkalmazása csak a tulajdonos (TISZK) Projektvezetőjének engedélyével lehetséges. A Projekt Irányítási Kézikönyv (PIK) sorszámozott, felügyelt példányainak elosztását, felhasználói körét a PIK mellékleteként rögzített Elosztási Lista alapján az ott felsorolt személyek számára kell átadni. A Projekt Irányítási Kézikönyv hatálya: Tárgyi hatály: a dokumentum Kézikönyvben leírt, szakmai megvalósításhoz kötődő folyamatok szabályozására terjed ki. Személyi hatály: projekt végrehajtásában résztvevő valamennyi munkatársra, megbízási, vagy vállalkozói szerződéssel foglalkozTATott személyre kiterjed. G. A TISZK tevékenysége: AérségiIntegrált Szakképző Központ a szakmai képzés minőségének javítása, az okTATási rendszer megreformálásának szándékával jön létre. A rendszerbe tartozó szakképzést végző intézmények Társulási szerződés alapján a térség szakképzési igényének minél magasabb szinten, minél jobb minőségben történő kielégítésére vállalkoztak. A térség munkaerőpiacának igényeit jól ismerő, a minőségi elvárásoknak megfelelő képzési rendszerű okTATási képzési központok létrehozásának célja a képzési szerkezet javítása, a szakmai okTATás színvonalának emelése, valamint a térségi foglalkozTATási arány bővítés szakképzési feltételeinek megteremtése. A TISZK felépítése: A TISZK-et szakképzési közokTATási intézmények fenntartói hozták létre, Társulási szerződés keretén belül. A TISZK egyenrangú partnerek együttműködésén alapul, irányítását a Társulási Tanács végzi, mely eddig a fenntartók által gyakorolt bizonyos hatásköröket is átvesz. Feladata a TISZK szakmai és gazdasági működésének felügyelete. A projekt szakmai megvalósítását érintő tevékenységeket a Projektvezető és a Szakmai vezető végzi. A projekt szakmai ellenőrzése a Szakmai vezető feladata, míg a gazdasági teendőket a Pénzügyi vezető látja el. H. Szervezeti Ábra

7/78

Törölt: T Törölt:

I. Az alkalmazott rövidítések jelentése: ÜT: Ütemterv TSZ: Támogatási Szerződés PEJ: Projekt Előrehaladási Jelentés HEP IH: Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága KSZ: Közreműködő szervezet TT: Társulási Tanács TGY: Taggyűlés FB: Felügyelő Bizottság PIK: Projekt Irányítási Kézikönyv TAT: Tanácsadó Testület IT: Igazgató Tanács

Projekttervezés 1.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projekttervezés célja egyrészről, hogy a Támogatási Szerződésben (TSZ) szereplő Ütemterv (ÜT) végrehajtására részletes, havi szintű lebontásban munkaterv készüljön, amely meghatározza a ÜT végrehajtásában résztvevő személyek időarányos feladatait és tevékenységét, másrészről, hogy a ÜT a projekt előrehaladása során folyamatosan felülvizsgálatra kerüljön. 1.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a Támogatási Szerződésben és mellékleteiben vállalt kötelezettségekből származó feladatok részletes, operatív szintű tervezésére, azok végrehajtására és a végrehajtás ellenőrzésére. 1.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 1.3.1 Az Ütemterv aktualizálása A projekt megvalósítása során felmerülő tevékenységek egy része előre ütemezhető; az előrehaladáshoz szükséges – meghatározott időszakokban felmerülő – feladatok és tevékenységek, tervezett ütemezését a Projektvezető végzi a Projektterv kialakításával. A TSZ aláírása után a ÜT aktualizálását – a pályázati dokumentációban szereplő azonos területek csoportosítását és az egyes tevékenységek időrendbe helyezését – a Projektvezető végzi el az alábbiak szerint: Bemenő információ: Bemenő információ forrása: ÜT TSZ A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a TSZ aláírása után, illetve szükség szerint

8/78

Résztvevők: Projektvezető, Szakmai vezető Eredmény: Eredmény felhasználója: Aktualizált ÜT Projektmenedzsment tagok 1.3.2 A Ütemtervben szereplő tevékenységek felelősökhöz való hozzárendelése, munkakörök tervezése A ÜT-ben kronologikus időrendben megjelenő (a projekt teljes időtartamát felölelő havi lebontású ütemezésben) beazonosított területek tartalmazzák a megvalósításért felelős szervezet / személyek megnevezését. Az általuk elvégzendő feladatokhoz ennek megfelelően a Projektvezető megkezdi a projektben ellátandó munkakörök kialakítását. A munkaköri terveknek megfelelően a Projektvezető szétválasztja a ÜT-ben jelzett feladatokat és utasítást ad a Projektmenedzsment többi tagjának a ÜT operatív szintű feladatmegosztásának lebontására. 1.3.3 Havi munkaterv-mátrix készítése A Projektvezető minden hónap első munkanapján projektmenedzsment értekezlet keretében a Projektmenedzsment többi tagjával közösen havi munkatervet (Havi tevékenységterv) állít össze, amelyben ésszerű bontásban meghatározásra kerülnek az elvégzendő feladatok, és elvégzésük határideje, valamint a feladat végrehajtásáért felelős neve. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Aktualizált ÜT Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: minden hónap első munkanapján Résztvevők: Projektmenedzsment tagok Eredmény: Eredmény felhasználója: Havi Tevékenységterv (B5) Projektmenedzsment tagok 1.3.4. Feladatok folyamatos nyomon követése, beszámolók a feladatok megvalósulásáról A havi projektmenedzsment értekezleten a Projektmenedzsment tagjai megtárgyalják a munkaterv mátrix időarányos feladataival kapcsolatos teendőket: átbeszélik a feladatok végrehajtásának rendjét, illetve a Projektmenedzsment tagok beszámolnak az előzőleg elvégzett feladatokról, azok eredményéről, ellenőrzik a határidők tartását. Határidő mulasztás esetén az érintett beszámol a mulasztás okáról, a Projektvezető pedig az eltérés okának feltárását követően utasítást ad ki, szükség szerint módosítja a havi tevékenységtervben meghatározott feladatokat, illetve azok határidejét. Az értekezleteken elhangzottakról a Koordinátor-adminisztrátor emlékeztetőt készít. Bemenő információ: Havi tevékenységterv

Bemenő információ forrása: Projektvezető

9/78

A tevékenység felelőse: Projektvezető Szakmai vezetők Pénzügyi vezető Határidő: havonta, a projektmenedzsment értekezleteken Résztvevők: Projektmenedzsment tagok Eredmény: Munkaterv mátrix Eredmény felhasználója: Projektvezető Emlékeztető a projekt-menedzsment értekezletről (B7) Havi szakmai beszámoló Havi pénzügyi beszámoló

1.3.5 Havi szakmai beszámolók Minden hónap projektmenedzsment értekezletén a Szakmai vezető havi beszámolót készít a megadott Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) sablon szerint a ÜT megvalósulásának állásáról, és a Projektvezető elé terjesztik. Különösen az alábbiak igazolására kötelesek:   

a Ütemterv szerinti előrehaladás igazolása a Közbeszerzési Ütemterv megvalósulása a megvalósult szakmai feladatok és a ÜT egyezősége.

1.3.6 Havi pénzügyi beszámolók A Pénzügyi vezető minden hónap 10. munkanapjáig ellenőrzi a tevékenységekre bontott megvalósítási és költségfinanszírozási terv megvalósulását. Ennek során különösen az alábbiak ellenőrzésére köteles:    

muTATkozik-e eltérés az elszámolt és a tervezett támogatási összeg között, az elszámolt költségek megvalósulása a tárgyidőszakban következett-e be, az igényelt támogatás elköltésének igazolása a benyújtott számlák, bizonylatok igazolása alapján történt-e, az adott időszakra vonatkozó számszerűsíthető célkitűzések teljesültek-e.

A Projektvezető minden tárgyhó 10. napjáig ellenőrzi a ÜT megelőző hónapban esedékes feladatainak végrehajtását, ezáltal megvizsgálja a féléves PEJ megvalósulását, szükség szerint jelzi az elmaradásokat Egyezőség esetén jóváhagyja a beszámolókat. Eltérés észlelése esetén javaslatot tesz a ÜT aktualizálására, amelyben megjelelöli a módosítás szükségességét és mértékét, valamint a végrehajtásáért felelős személyt. 1.7 Folyamatábra

10/78

Start

Ütemterv

Aktualizált Ütemterv

Az Ütemterv aktualizálása

Munkakörök tervezése

Operatív feladatmeghatározás

Aktualizált Ütemterv

Havi tevékenységterv

Havi munkatervmátrix készítése

Havi tevékenységterv

Jóváhagyott havi szakmai beszámoló

Jóváhagyott havi pénzügyi beszámoló

Munkaterv mátrix

Emlékeztető

Nyomon követés, beszámolók

Vége

11/78

Humán erőforrás biztosítása

2.1 A FOLYAMAT CÉLJA A humán erőforrás kezelésének célja, hogy a projekttel jogviszonyba kerülő, tevékenységében teljes vagy legalább részmunkaidőben közreműködő személyek (projektmenedzsment tagok és alkalmazottak) kiválasztása, alkalmazása, valamint képzése előre meghatározott rendben, azonos elvek mentén, a projekt céljának megfelelően történjen. 2.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit alkalmazni kell a projekttel munka- / megbízási szerződést létesítő személyek kiválasztására, munkavégzésére és képzésére – alkalmazásuk fennállásáig. 2.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 2.3.1 Új munkakör kialakításának elrendelése A projektdokumentációban illetve az Ütemtervben foglalt határidők és feladatok felmerülése szerint az alkalmazni kívánt munkakörök tervezését a Projektvezető végzi. Az alkalmazásba vételt a pályázat költségfinanszírozási tervében megjelölt projektmenedzsment óraszám szerinti bérköltsége határozza meg a járulékok feltüntetésével. Új munkakör kialakításának szükségessége esetén a Projektvezető elrendeli Munkaköri Terv készítését. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: TSZ Projektdokumentáció ÜT A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a felmerülés szerint Résztvevők: Jogi tanácsadó Eredmény: Eredmény felhasználója: Utasítás új munkakör elrendelésére Projektvezető 2.3.2 Munkaköri terv készítése A munkaköri terv elkészítését a Szakmai vezető végzi, a tervezetet pedig a Jogi tanácsadó véleményezi. A Munkaköri Terv az alábbi szempontokat vizsgálja:       

új munkakör betöltésének szükségessége, új munkakörhöz rendelendő feladatok, feladatkörökkel járó munkaidő becslése, új munkakörhöz rendelendő döntési jogosítványok, új munkakörhöz rendelendő felelősség és a szervezeti hierarchiában való elhelyezése, új munkakör betöltésének feltétele, javaslat a munkakör betöltésének módjára. 12/78

Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Utasítás új munkakör elrendelésére Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: felmerülés szerint, új munkaerő felvételéhez kapcsolódóan Résztvevők: Szakmai vezető, Jogi tanácsadó Eredmény: Eredmény felhasználója: Munkaköri terv Projektvezető Alkalmazott 2.3.3

Pályázati felhívás készítése, közzététele

Új munkavállaló felvételére kizárólag erre irányuló nyilvános pályázat alapján kerülhet sor. A Projektvezető a munkakör betöltésére pályázati felhívást készít, amelyben megfogalmazásra kerülnek:     

a munkakörrel járó főbb feladatok, a munkakör betöltésének kezdő időpontja, a képzettségi feltételek, a szakmai tapasztalatokkal kapcsolatos elvárások, a munkakör betöltésének módja és a pályázatok benyújtási határideje.

A kiválasztás bírálati szempontrendszerét képezi:    

az ellátni kívánt munkakör betöltésére való alkalmasság feltétele, végzettség, adott területen felmuTATható szakmai tapasztalat, referenciák kommunikációs készség.

Az álláshirdetést a Projektvezető jelenteti meg a Projekt honlapján, illetve legalább egy helyi napilapban vagy hetilapban. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Munkaköri terv Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a feladat felmerülése szerint, vagy egyéb indokolt esetben Résztvevők: adott területről érintett Projektmenedzsment tag Eredmény: Eredmény felhasználója: Pályázati felhívás Projektvezető Munkavállaló 2.3.4 Kiválasztás, munkaerő felvétele A pályaművek a pályázati kiírásban megjelenő szempontrendszer érvényesülése esetén kerülnek elbírására. Formai megfelelés teljesülésekor a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével, a pályázati határidő letelte után 15 nappal a jelölteket a Projektvezető személyes beszélgetésre hívja, a nem megfelelt pályázatokat elutasítja.

13/78

Az interjúkat a Projektvezető vezeti, melyen az adott területről érintett Projektmenedzsment tag is jelen lehet. Az interjún szerzett személyes tapasztalat, továbbá a megadott értékelési szempontrendszer, illetve a pályázati anyag alapján kiválasztja a munkakör betöltésére alkalmas személyt. Felvétel esetén a munkaköri leírás és a belső szabályzatok átadásra kerülnek a Munkavállaló számára. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Utasítás a felvételi eljárás megindítására Projektvezető A tevékenység felelőse: Határidő: a pályázatok beérkezésének határideje után 15 nappal Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Projektvezető

Eredmény: Projektmenedzsment véleménye a nyertes pályázó alkalmazásáról

2.3.5 Munkaszerződés-tervezet és mellékleteinek eljutTATása A munkaszerződést a Projektvezető felkérésére a Jogi tanácsadó készíti el, továbbá megvizsgálja a munkakör betöltésének és ellátásának jogszabályi feltételeit a következő szempontok szerint:  

munkakör betöltéséhez előírt jogszabályi feltételek, hatósági engedélyek munkakör betöltéséhez kapcsolódó összeférhetetlenségi szabályok.

A szerződéshez szükséges adatokat, információkat a Projektvezető biztosítja. A Projektvezető a szerződés megkötésével egyidejűleg átadja a munkaköri leírást/ feladatleírást a munkavállaló részére, és az alábbiakról írásban tájékozTATást ad:       

az irányadó munkarendről, a munkabér egyes elemeiről, a bérfizetés napjáról, a munkába állás napjáról, a rendes szabadság mértékének számítási módjáról ás kiadásának, illetve a munkálTATóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, valamint arról, hogy a munkálTATó kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e az adott munkavállaló felett munkálTATói jogokat gyakorló személyről.

A Munkavállaló részére valamennyi belső szabályzatot át kell adni. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Pályázati felhívás Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a pályázati felhívásban foglaltak szerint Résztvevők: Jogi tanácsadó Munkavállaló (nyertes pályázó)

14/78

Eredmény felhasználója: Projektvezető Munkavállaló

Eredmény: Aláírt munka-/megbízási szerződés Aláírt munkaköri-/feladatleírás Írásbeli tájékozTATás a munkavégzés feltételeiről 2.3.6 Humánerőforrás képzése

Az új belépők a projektekkel kapcsolatos történetről megkapják a tájékozTATó információkat, ezt követően a megvalósításban való szerepük alapján részt vesznek a szükséges humánerőforrás képzéseken. A Szakmai vezető közreműködik a projektdokumentációban foglaltak alapján és a ÜT-ben meghatározott ütemezés szerint a menedzsment és a Társulási Tanács/Taggyűlés részére megtartandó továbbképzések megvalósításában. A TISZK szervezetén kívül álló, továbbképzést végző szervezet kiválasztása a beszerzési eljárás vagy a közbeszerzési eljárás irányadó fejezetei, valamint az annak alapján kötött szerződés szerint történik. Bemenő információ forrása: TSZ Bemenő információ: Projektdokumentáció, ÜT A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: ÜT szerint, ill. a Képző személy/ szervezet szerződésében foglalt ütemezés szerint Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Társulási Tanács/Taggyűlés Képző személy/ szervezet Eredmény: Eredmény felhasználója: Képző személy/ szervezet szerződése és Projektvezető mellékletei 2.3.7 A menedzsment folyamatokhoz igénybe vett külső szakértői szerződéskötések A projektmenedzsment folyamatait támogató megbízottak, szakmai szolgálTATók, továbbá megbízási szerződéssel, a projekttel jogviszonyban álló személyek megbízatási és a szerződéskötési eljárásról szóló PIK irányadó fejezet-részei szerint történik. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Feladatköri leírás Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a megbízási szerződésben szereplő határozott időtartam Résztvevők: Jogi tanácsadó Eredmény: Eredmény felhasználója: Megbízási szerződés Projektvezető Megbízott 2.4 Folyamatábra

15/78

16/78

Szakmai bizottságok létrehozása 3.1 A FOLYAMAT CÉLJA A szakmai bizottságok létrehozásának és működtetésének célja a partnerintézményi tapasztalatok, valamint a szakmai tudás bevonásának biztosítása a projekt szakmai eredményeinek létrehozásába. Feladatuk a meghatározott tartalmi fejlesztések létrehozása, illetve a szakmai eredmények megviTATása, a közösségi szolgáltatások és a tananyagfejlesztés eredményes megvalósításának elősegítése a projektben résztvevő szakképző partnerintézményekben, ennek érdekében a pedagógusok bevonása. Feladatuk továbbá a külső szakértők által elvégzett feladatok véleményezése, az elkészült anyagokhoz ajánlások megfogalmazása. 3.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A pályázatban szereplő összes szakmai fejlesztési területre megjelölt szakmai bizottság létrehozása, működtetése és munkájuk nyomon követése, koordinálása esetén e folyamatot kell alkalmazni. 3.3. A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 3.3.1 Szakmai bizottságok kialakítása A Szakmai vezető kialakítja a projektdokumentáció alapján az adott területre létrehozandó szakmai bizottságok listáját és feladat- és felelősségi körét. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Irattár, Projektdokumentáció TSZ ÜT A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: ÜT szerint Résztvevők: Projektvezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai vezető Kialakítandó szakmai bizottságok listája, feladat- és felelősségi köre 3.3.2 Részvételi felhívás eljutTATása az intézményeknek A Szakmai vezető elkészíti a partnerintézmények pedagógusai részére szóló pályázati felhívást a szakmai bizottságokban való részvételre. A Projektvezető jóváhagyása után kiküldi a felkérést a partnerintézmények vezetőinek. Az intézmények vezetői a feladat betöltésére jelölteket neveznek meg. A beérkező jelöléseket a projektmenedzsment szakmai szempontok szerint szűri, majd a kiválasztott szakembert felkéri a bizottságban való részvételre. Specifikus bizottság felállításakor az intézményvezető munkatársat delegálhat a bizottságba. A kiküldött felkérésnek tartalmaznia kell:

  

a bizottság megalakításának célját, az ellátandó feladatokat, a megbízás kezdetét/végét,

17/78

 

a bizottság létszámát nyilatkozattétel a teljesítendő vállalásokról.

Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Projektdokumentáció Kialakítandó szakmai bizottságok listája, Szakmai vezető feladat- és felelősségi köre A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a szakmai bizottságok listájának kialakítását követő 10. napon Résztvevők: Szakmai vezető Projektvezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Partnerintézmények vezetői Kiküldött intézményi felhívás a szakmai Szakmai vezető bizottságokban való részvételre Projektvezető 3.3.3

A bizottsági tagok felkérése a közreműködésre

Az elbírált pályázatok alapján a Szakmai vezető a Koordinátor-adminisztrátor segítségével kiküldi a felkérő levelet a szakmai bizottság tagjainak a projektben való közreműködésre. Amennyiben a szakmai fejlesztési folyamatban már elkészült az adott szakmai bizottság munkaterve, úgy azt is elküldi. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai vezető Kiküldött intézményi felhívás a szakmai bizottságokban való részvételre A szakmai bizottságokban elfogadott résztvevők listája A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: az eredményhirdetést követő 10 napon belül Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai bizottsági tagok Felkérő levelek a bizottságban való részvételre 3.3.4

Bizottsági tagok szerződéseinek elkészítése

Az alakuló ülés előtt a Szakmai vezető specifikációi alapján a Jogi tanácsadó előkészíti a szakmai bizottságok tagjaival kötendő szerződések tervezetét, melyben rögzítik a teljesítés feltételeit. A szakmai bizottságba való részvételre vonatkozó jelentkezések, valamint a pályázat eredménye alapján a Szakmai vezető megküldi a felkérő leveleket a bizottsági tagok részére az alakuló ülésre szóló meghívóval együtt. A bizottság tagjai előzetes értelmezésre úgyszintén megkapják elektronikusan a szerződéstervezetet, melynek papír alapú változatát az alakuló ülésen személyesen hitelesítik aláírásukkal.

18/78

Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai vezető A szakmai bizottságokban elfogadott résztvevők listája A tevékenység felelőse: Jogi tanácsadó Határidő: a szakmai bizottságokba történő jelentkezés lezárását követő 15 napon belül Résztvevők: Szakmai vezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai vezető Meghívó alakuló ülésre (C6) Bizottsági tagok A bizottsági tagok szerződései 3.3.5

Szakmai bizottságok megalakítása

Az alakuló ülésen a szakmai bizottságok elfogadják ügyrendjüket, illetve munkatervet dolgoznak ki, amelyben rögzítik az ülések várható időpontját, napirendjét és a végrehajtandó feladatokat. A bizottsági elnökök az alakuló ülésen kerülnek megválasztásra. (javaslattétel/előterjesztés és szavazásra bocsátást követően) A bizottság üléséről a kijelölt jegyzőkönyvvezető jegyzőkönyvet készít, amelyet a bizottsági elnök valamennyi tag részére megküld. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai vezető A bizottsági tagok szerződései Meghívó az alakuló ülésre (C6) A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: az alakuló ülésre szóló meghívóban jelzett időpontban Résztvevők: Szakmai bizottság tagjai Eredmény felhasználója: Eredmény: Bizottsági tagok, Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai vezető Szakmai bizottságok munkaterve Jegyzőkönyv (B16) 3.3.6 Szakmai bizottságok teljesítéseinek összesítése A szakmai bizottságok elnökei a részletes munkatervben meghatározott valamennyi feladat elkészülte után összesítést végeznek, melyben bemuTATják a bizottságuk által elkészített szakmai terméket és az ülések emlékeztetőit, melyek tartalmazzák a munkatervben vállalt feladatok teljesülését. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai bizottságok Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai bizottságok munkaterve Felelős: Szakmai vezető Határidő: bizottsági munkatervben meghatározott végteljesítési határidő szerint Közreműködők: Bizottsági tagok Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai vezető Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója (B11)

19/78

3.3.7 Szakmai bizottságok teljesítési jelentéseinek véleményezése A szakmai bizottságok által elkészített szakmai anyagokat a Szakmai vezető a bizottságok elnökei által készített teljesítési jelentéssel együtt az Tanácsadó Testület (TAT) elé terjeszti véleményezésre, akik írásban adják le a bizottsági munka eredményéről szakmai véleményüket a szakmai bizottsági feladat-meghatározás és a projekttervben vállalt indikátorok teljesülése szempontjából. Amennyiben módosításra van igény, a TAT átdolgozási igény esetén megfogalmazza az átdolgozás irányelveit, a szakmai bizottságok munkatervüknek és ügyrendjüknek megfelelően elvégzik a szükséges korrekciókat. A szakmai termék elfogadása után a Szakmai vezető elkészíti a szakmai bizottságok tagjainak teljesítésigazolását, amit megküld a Projektvezető részére, aki intézkedik a kifizetés teljesítéséről. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai bizottságok Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai vezető Szakmai bizottságok munkaterve Szakmai bizottságok elnökei Szakmai termékek specifikációja Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: a bizottság munkatervének megfelelően, ÜT szerint Résztvevők: Bizottsági tagok TAT Eredmény: Eredmény felhasználója: TAT véleménye Szakmai vezető TAT 3.3.8 Bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása A bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása a szerződéskötési eljárásról szóló kifizetések megvalósítási rendjére vonatkozó irányadó szabályozásnak (PIK) megfelelően történik. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Bizottsági elnökök Szakmai bizottságok teljesítési jelentése TAT TAT véleménye A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető Határidő: A bizottságok munkatervében szereplő végteljesítés-igazolás kiadását követő 15 napon belül Résztvevők: Szakmai vezető Projektvezető Eredmény: Eredmény felhasználója: Teljesítésigazolás projektvezető Pénzügyi vezető 3.3.9 Szakmai bizottságok koordinálása – a megvalósítás nyomon követése

20/78

Az elfogadott szakmai bizottsági munkaterveket a szakmai bizottságok a bizottságok elnökeinek irányításával valósítják meg. A Szakmai vezető a szakmai bizottságok munkaterve alapján nyomon követi a szakmai fejlesztés megvalósulását, a bizottsági elnököktől érkező negyedéves írásos teljesítési jelentés alapján (sablon). A bizottságok által elkészített tananyagokat és tanmeneteket az TAT elé terjeszti véleményezésre. A Szakmai vezető csak szükség szerinti mértékben vesz részt a szakmai bizottságok ülésein, de azok eredményét minden esetben megkapja és elfogadja, vagy egyeztetést kezdeményez a bizottságok elnökeivel a szükséges módosításokról. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Bizottsági elnökök és tagok Szakmai bizottságok munkaterve Szakmai vezető Szakmai bizottságok teljesítési igazolása (C2) A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: folyamatosan, ÜT szerint Résztvevők: Bizottsági elnökök és tagok TAT Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai vezető A bizottsági tagokkal kötött szerződésben és a bizottsági munkatervben meghatározott szakmai termékek elkészülése 3.4 Folyamatábra

21/78

22/78

Projekt monitoring-jelentéskészítés 4.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projektmonitorig célja a megvalósuló projektek Részletes Projektterv szerinti nyomon követése, a Támogató/KSZ „naprakész” informálása, hogy milyen ütemben halad a projekt időarányos feladatainak megvalósítása; másrészt hogy a projekt céljait veszélyeztető problémákra időben fény derüljön. A jelentések készítésének célja a fizetési kérelmek alátámasztása: annak igazolása, hogy a felmerült költségek a program finanszírozhatósági időszakán belül merültek fel és a pályázatban, illetve a TSZ-ben meghatározott célok és feladatok megvalósításához kapcsolódnak. A jelen fejezet célja, hogy a projektmonitorig jelentések készítése a Részletes Projektterv 1.4 pontja szerint meghatározott módon és ütemezés szerint történjen. 4.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a Projektmonitorig jelentésekre és a projekt befejező időpontját követően, 5 éven belül a Projektfenntartási jelentés készítésének rendjére. 4.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 4.3.1 A projektek ideje alatti jelentések készítése A projektek megvalósítása alatt készítendő jelentések fajtái: Időközi jelentés (időközi kifizetési kérelem): Amennyiben a kedvezményezettek által az elszámolási időszakban teljesített kifizetések meghaladják a TSZ-ben rögzített előleg összegének 90%-át a kedvezményezett jogosult az elszámolási időszak vége előtt időközi kifizetés kezdeményezésére a TSZ alapján. Ebben az esetben egy Időközi Kifizetési Kérelem benyújtása szükséges a közreműködő szervezet felé. A kérelemben részletesen indokolni kell az időközi kifizetés indokoltságát. A folyósított előleggel a TSZ-ben meghatározottak szerint kell elszámolni. Projekt Előrehaladási Jelentés (köztes kifizetés): Köztes kifizetés esetén a PEJ és mellékleteinek benyújtásával van lehetőség a támogatás igénylésére. A PEJ-t minden elszámolási időszakban a Kedvezményezettnek a Támogatási Szerződés 3; „Projekt megvalósításhoz kapcsolódó beszámolási/ jelentételi Kötelezettségek” pontjában meghatározott napon kell benyújtania. Az elszámolási időszakok a TSZ pontjában meghatározottak szerint a TSZ megkötését követően, 6 hónapos időszakok. Projektzáró Jelentés (végső kifizetés): Célja az utolsó elszámolási időszakra vonatkozóan a kifizetési kérelmek alátámasztása, vagyis annak igazolása, hogy a felmerült költségek a program finanszírozhatósági időszakán belül merültek fel, és a pályázatban illetve a TSZ-ben meghatározott célok és feladatok megvalósításához kapcsolódnak. Emellett a jelentés másik feladata, hogy teljes körű beszámolót nyújtson a projekt végrehajtásáról. A TSZ értelmében a projektzáró jelentés elfogadása a feltétele a támogatás utolsó 20%-a kifizetésének.

23/78

4.3.2 Folyamatos adatgyűjtés a jelentések tárgyidőszakából Adatszolgáltatás a Társulási partnerektől A Szakmai vezetők a Pénzügyi vezetővel közösen összegyűjtik a projektekre vonatkozó, a TSZ mellékletében szereplő PEJ formátumnak megfelelő havi szakmai és pénzügyi beszámolókat, és a megvalósult eredmények archivált dokumentációit. A Projektvezető utasítja a együttműködő partnereket havi adatszolgáltatási kötelezettségükre, akik a projektmonitorig jelentések saját tevékenységeikre vonatkozó részének elkészítéséért felelős személyek és a kijelölt kapcsolattartókon keresztül minden hónap 5 napjáig eleget tesznek adatszolgáltatási kötelezettségüknek. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Projektmenedzsment tagjai A partnerek adatszolgáltatása (havi szakmai és pénzügyi beszámolók PEJ formátum szerint) A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Pénzügyi vezető Határidő: tárgyhó 5. napján Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Eredmény: Összesített beszámoló Eredmény felhasználója: Projektmenedzsment tagjai 4.3.3 Adatok, egyéb információk megjelenítése a beszámoló formanyomtatványon - pénzügyi, szakmai részek feltöltése A PEJ formanyomtatvány a TSZ mellékletét képező PEJ formanyomtatvány feltöltését az összesített beszámolók, a rendelkezésre álló adatok alapján történik. A kitöltést a formanyomtatványhoz kapcsolódó útmutató szerint kell felhasználni a kitöltés során. A PEJ-hez kapcsolódóan a Támogatási Szerződés előírásai szerinti dokumentumokat kell benyújtani: - az előrehaladást igazoló dokumentumokat - a lefolytatott közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívását,az ajánlatok elbírálásának befejezésekor keletkezett dokumentumokat, jogorvoslat esetén a Közbeszerzési biztosi határozatot, valamint, amennyiben a Kbt. azt előírta, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolását. - a nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumokat Szakmai rész:  a megvalósítás első jelentésének mellékleteként 6 havonkénti lebontású ütemezés a számszerűsíthető célkitűzések teljesítéséről  az előrehaladást igazoló dokumentumok  a lefolytatott közbeszerzési eljárás dokumentumai  a beszállító által szolgáltatandó garanciák  a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok 24/78

 

a megvalósítás első jelentésének mellékleteként közbeszerzési ütemterv a lefolyTATott közbeszerzési eljárás eredeti dokumentumai.

Pénzügyi rész:  Fizetési kérelem  Számlaösszesítő  záradékolt számlák és a hozzájuk kapcsolódó teljesítésigazolások és kifizetést igazoló bizonylatok  vonatkozó szerződések. Abban az esetben, ha a TSZ alapján a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség kategóriák szerinti bontása, akkor a kifizetést, kötelezettségvállalást megelőzően szerződésmódosítás kezdeményezése és az KSZ általi elfogadása szükséges a támogatás módosításához. A PIK vonatkozó fejezete szerint a havi szakmai és pénzügyi beszámoló alapján a Pénzügyi vezető a projektek pénzügyi, a Szakmai vezetők pedig a projektek szakmai előrehaladásáról készítenek féléves összesítést. A bizonylatok és egyéb szükséges dokumentumok csatolása után a PEJ és mellékleteinek tervezetét a Projektvezetőhöz továbbítják. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Projektmenedzsment tagok Havi szakmai és pénzügyi összesített beszámolók A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető Szakmai vezetők Határidő: PEJ ciklusonként, a jelentéskészítés tárgyhavának 5. napján Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: PEJ és mellékleteinek tervezete

Eredmény felhasználója: Projektvezető

4.3.4 A jelentés megküldése TT/TGY-nek Projektvezető ellenőrzi az összeállított PEJ-t az adatgyűjtés adatai alapján:  megegyezik-e a projekt végrehajtása a ÜT-ben foglaltakkal,  a szakmai eredmények számossága megegyezik-e az indikátorokban meghatározottakkal, majd ezt követően a döntéshozó szervnek jóváhagyásra megküldi a TT/TGY soron következő ülésére. 4.3.5 A jelentés és mellékleteinek elküldése a KSZ-nek A Projektvezető a leadás határidején belül megküldi a PEJ-t a KSZ-nek. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Projektmenedzsment által jóváhagyott PEJ Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető

25/78

Határidő: PEJ ciklusonként, a jelentéskészítés előírt határidejére Résztvevők: Eredmény: Eredmény felhasználója: KSZ felé beterjesztett PEJ KSZ Projektvezető 4.3.6 Hiánypótlás A benyújtott PEJ teljességi vizsgálatát a KSZ végzi Amennyiben a KSZ a teljesség szempontjából hiányosságot tapasztal, akkor írásban hiánypótlásra szólítja fel a Kedvezményezettet. A jelentés tartalmi vizsgálatát végzők kérhetnek korrekciót is, azonban ez esetben a KSZ írásban szólítja fel a Kedvezményezettet. Hiánypótlásra és korrekcióra az adott elszámolási időszakban csak egyszer van lehetőség, a hiánypótlásra/korrekcióra vonatkozó felszólító levélben megadott határidőig. A Projektvezető felelősök szerint szelektálja a hiánypótlási tételeket, majd ezeket továbbítja a felelősökhöz, akik a szükséges korrekciót, kiegészítéseket a lehető legrövidebb idő alatt megteszik. Amennyiben hiánypótlásra kerül sor, a finanszírozás folyamata, azaz a támogatás folyósítására rendelkezésre álló 60 nap felfüggesztésre kerül. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Felszólító levél hiánypótlásra/korrekcióra KSZ A tevékenység felelőse: (Projektvezető) Határidő: a hiánypótlásra/korrekcióra vonatkozó felszólító levélben jelzett határidőig Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Eredmény: Eredmény felhasználója: Hiánypótlásra leadott PEJ Projektvezető KSZ

4.3.7 A projekt fenntartási ideje alatti jelentések készítése (PFJ) A TSZ a projekt megvalósításának befejező időpontját követő 5 év elteltével szűnik meg. Ezen időpontig áll fenn a Kedvezményezettek kötelezettsége a projekt eredményeinek fenntartására, amely magában foglalja, hogy a projekt csak a pályázatban meghatározott cél eléréséhez működtethető, azon változtatni a Kedvezményezettek a Támogató hozzájárulása nélkül nem jogosultak. Ezen időszak alatt áll fenn a projekt. jelentéstételi kötelezettsége, mely szerint a projekt eredményeinek fenntartásáról köteles a szerződés lejártáig évente projekt fenntartási jelentésben (PFJ formanyomtatvány) beszámolni. A jelentési kötelezettséget részletesen a TSZ, Általános Szerződési Feltételek 3. Pontja szabályozza. A projekt által benyújtott fenntartási jelentésnek az érvényben lévő TSZ-tel összhangban kell lennie. A jelentés készítése a PIK alapján történik, a PFJ elkészítésének részletes kidolgozásáért és dokumentációjának rendjéről – a PEJ analógiájára – a projekt befejezésének időpontjáig, a Projektvezető köteles gondoskodni. 4.4 Folyamatábra

26/78

27/78

Kommunikációs tevékenység

5.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projekt kommunikációs tevékenysége szabályozásának célja, hogy a projekt szervezetén belül az információáramlás hatékonyan működjön, illetve az egyes szervezeti egységek és a társaság között rendszeres, torzításmentes információkon alapuló munkakapcsolat segítse a feladatok célirányos megvalósítását, valamint a projekt által folytatott tevékenységek széles körben való megismertetését. 5.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni az alábbi szervezetek és személyek között, a projekt végrehajtása során, illetve azzal összefüggésben folytatott kommunikációs tevékenységekre:  Belső kommunikáció (Projektmenedzsment értekezletek, illetve kommunikációja a partnerintézményekkel, a, TAT-el, szakmai bizottságokkal és a TT-al): a partnerintézmények közös tevékenységének, életének eseményei.  Külső kommunikáció (Projektmenedzsment kapcsolata a FB-gal, Támogatóval, más szakképző intézményekkel és ügyfélszolgálat): a szakképzés lehetőségeinek, a TISZK rendszerének megismertetése a célcsoportok számára, a külső kommunikáció mindhárom szintjén:  Projekt és a TT/TGY kapcsolattartója  Helyi szinten történő kommunikáció  Szakmai bizottságokkal történő kommunikáció  Disszeminációs tevékenység: a projekt rendezvényei és elért eredményeinek megismertetése a szélesebb közvéleménnyel és a partnerek/cégek folyamatos, interaktív tájékoztatása. A KSZ tájékoztatása nem tartozik a folyamat alkalmazási területébe, erről a projektmonitoring jelentéskészítés fejezetének PIK rendelkezései az irányadók. 5.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA A kommunikációs folyamat szabályozása a Kommunikációs Tervvel összhangban kerül kialakításra, melynek elkészítése, módosítása és elfogadása az Projektvezető hatáskörébe tartozik. A Kommunikációs Terv tartalmazza:  az eseményt,  a megcélzott felületeket,  az esetlegesen szükséges eszközöket,  a felelősöket,  a határidőket,

28/78

 

a várható költségeket és mindezek dokumentálásának módját.

A közös kommunikáció folyamatai: Az együttműködés szempontjából közös folyamatok a kedvezményezettek részvételével kerülnek meghatározásra, és csoportmunkában – a partnerek képviselőinek részvételével – készülnek el a folyamatszabályozások, melyek a következők:       

szakmai bizottságok működtetése, közös modellek kidolgozása minőségügyi rendszer működtetése közös képzési kínálattervezés és beiskolázás nyomon követés, beválás vizsgálat partneri igény és elégedettség mérése vezetői értékelés a projekt közös marketing tevékenysége, disszemináció biztosítása.

Az alábbiakban a projekten belüli szervezeti egységek közti kommunikációra vonatkozó információk kerültek rögzítésre: 5.3.1 Szervezeten belüli, belső kommunikáció 5.3.2 Projektmenedzsment ülések Folyamatos, heti szintű operatív kommunikáció. A havi projektmenedzsment értekezlet a Munkaterv mátrixban rögzített időpontokban kerül megtartásra. A havi projektmenedzsment értekezlet az a fórum, ahol az elvégzett munka értékelése, a további teendők meghatározása és munkatervként való rögzítése, valamint az információk megosztása történik. A projektmenedzsment értekezleten különösen az alábbi témák kerülnek meghatározásra:  havi munkatervek készítése, beszámolók az előző munkaterv feladatainak teljesítéséről,  havi szakmai és pénzügyi beszámolók,  PEJ,  egyéb társasági ügyek,  aktuális problémák, feladatellátás előrehaladása,  munkatársak értékelése,  egyebek. A projektmenedzsment értekezletről a Koordinátor-adminisztrátor emlékeztetőt készít, amit eljuttat valamennyi projektmenedzsment tagnak. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: TSZ ÜT Munkaterv mátrix Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: Munkaterv mátrixban rögzített időpontokban Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Koordinátor-adminisztrátor

29/78

Eredmény: Emlékeztető (B15)

Eredmény felhasználója: Projektmenedzsment tagjai

5.3.3 A projekt és a partnerintézmények kapcsolata A projekt partnerintézményeinek igazgatóival, vagy az általa kijelölt kapcsolattartó személyekkel a Projektvezető és a projektek szakmai vezetői rendszeres kapcsolatot tartanak fenn. A szakmai vezetők az intézmények igazgatói részére, kérésükre tájékoztatást nyújtanak bármely, a partnerintézményeket érintő szakmai kérdésben; adatokat, dokumentumokat kizárólag a Projektvezető előzetes engedélyével adhatnak át. Az intézményvezetők a Projektvezető kérésére nyújtják be a szükséges dokumentumokat, illetve bocsátják rendelkezésre a szükséges adatokat. A Koordinátor-adminisztrátor feladata a napi kommunikáció a partnerintézmények által kijelölt kapcsolattartó személyeken keresztül, a belső tájékoztatás szervezése, koordinálása annak érdekében, hogy a szabályzatok, ügyvezetői ajánlások, határozatok, más információk időben, torzításmentesen eljussanak az érintettekhez. A partnerintézményekkel való kapcsolattartás, kommunikáció főbb csatornái, eszközei:  

belső informatikai rendszeren keresztül, illetve hagyományosan (telefon, fax, körlevelek, honlap, hirdetmények, írásos tájékoztatók útján): a tagiskolák nevelőtestületeinek, illetve egyéb közösségeinek belső tájékoztatása szakmai tanácskozások, értekezletek, és egyéb megbeszélések.

A Koordinátor-adminisztrátor kizárólag a Projektvezető előzetes írásbeli engedélyével adhat át információkat, adatokat, dokumentumokat az alábbi témákban:  

a projektek pénzügyi adatai, belső személyi anyagai, a Projektvezető által kötött szerződések.

Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Partnerintézmények vezetői Írásbeli kérelem / elektronikus eszközök alkalmával történő megkeresés A tevékenység felelőse: Projektvezető Szakmai vezető Határidő: eseti jelleggel, kérdés felmerülése esetén Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Partnerek Eredmény: Eredmény felhasználója: Írásbeli tájékoztatás Partnerek 5.3.4 Igazgatótanács/Intézményvezetői tanács Az IT legalább évente négy alkalommal, illetve szükség szerint – a tanév rendjéhez igazodóan – ülésezik. Az IT tagjait a Projektvezető hívja össze.

30/78

Az IT üléseinek összehívása az alábbiak szerint történik: - Projektvezető kijelöli a napirendi pontokat, közli a Koordinátor-adminisztrátorral a meghívó megküldésének határideje előtt 5 nappal, Koordinátor-adminisztrátor 3 napon belül megszövegezi a meghívókat, összeállítja a mellékletek listáját, amit véleményezésre megküldi a Projektvezetőnek, - Projektvezető jóváhagyja a dokumentumokat, - Koordinátor-adminisztrátor a megszövegezett meghívókat és mellékleteiket megküldi a résztvevőknek a belső információs hálózaton keresztül legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal. Az ülésekről, értekezletekről, megbeszélésekről a Koordinátor-adminisztrátor Jelenléti ívet és 3 napon belül Jegyzőkönyvet készít, amit a résztvevőknek továbbít. A partnerintézmények igazgatói intézményük pedagógusait az aktuális feladatokról írásbeli tájékoztatókon keresztül értesítik. Az IT ülésein különösen az alábbi témák kidolgozásának kell szerepelnie:  szakmakínálat összehangolása,  beiskolázási program,  felvételiztetés, követelmények egységesítése,  közös órarend, központi képzőhely kihasználtságának megtervezése,  profilbővítési irányok, illetve pályázati lehetőségek. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: TSZ ÜT Projektvezető Munkaterv mátrix A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: évente négy alkalommal, illetve szükség szerint Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Meghívó IT ülésre Jelenléti ív Jegyzőkönyv Írásbeli tájékoztatás az aktuális feladatokról

Eredmény felhasználója: Partnerintézmények igazgatói IT ülésen jelenlévők

5.3.5 Szakmai bizottságok

A Projektvezető által a Szakmai vezető köteles gondoskodni róla, hogy a szakmai bizottságok a feladataik ellátásához szükséges dokumentumokat legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal megkapják. A szakmai bizottságok részére az alábbi feladatok ellátásához kell információt, dokumentumokat rendelkezésre bocsátani:  az iskolák munkájának támogatása szakmai és módszertani kérdésekben,  iskolai oktató-nevelő munka belső fejlesztésében, annak tartalmi és módszertani korszerűsítésében való részvétel,  egységes követelményrendszer kialakítása a tanulók ismeretszintjének folyamatos mérése és értékelése vonatkozásában,  a pedagógusok továbbképzésének megszervezése, segítségnyújtás a pedagógusok önképzéséhez,

31/78

 

a szakmai vizsgák tételsorainak összeállítása és ezek értékelése, javaslattétel és véleményezés a költségvetésben rendelkezésre álló szakmai előirányzatok felhasználása tárgyában.

Bemenő információ forrása: Bemenő információ: TSZ ÜT Szakmai bizottságok elnökei Szakmai bizottságok munkaterve A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: a Munkatervben megjelölt időpont, illetve szükség szerint Résztvevők: Szakmai bizottságok elnökei és tagjai Eredmény: Eredmény felhasználója: Emlékeztető Szakmai bizottságok 5.3.6 Társulási/Taggyűlési Ülések összehívása, adminisztrálása A Társulási Tanács/Taggyűlés ülését a Projektvezető, illetve bármely tag kérésére, de legalább évente két alkalommal, PEJ ciklusonként köteles összehívni. A Társulási Tanács/Taggyűlés ülést a projekt vezetője – a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével – a tagok részére megküldött írásbeli meghívó útján hívja össze és vezeti le. Az ülés lebonyolításának szabályait a Társasági Szerződés/Társulási Megállapodás tartalmazza. A Taggyűlés üléseiről a Koordinátor-Adminisztrátor Jelenléti ívet és 3 napon belül Jegyzőkönyvet készít, ami tartalmazza az ülésen résztvevők felsorolását, az ülés helyét, idejét, az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott határozatokat, a szavazatokat, az ellenszavazatokat és a tartózkodás számát. A Jegyzőkönyvet hitelesítés céljából valamennyi tagnak alá kell írnia és meg kell küldeni valamennyi résztvevőnek. A Projektvezető a Társulási Tanács/Taggyűlés üléseiről és határozatairól köteles külön nyilvántartást vezetni, amelybe bármely tag betekinthet, és arról másolatot kérhet. A Jegyzőkönyvet meg kell küldeni valamennyi résztvevőnek. A Társulási Tanács/Taggyűlés döntési jogosítványai A Taggyűlés elé terjesztendő dokumentumok összeállításáért a Projektvezető felel, azonban a dokumentumok megküldésére csak a vezetőjének jóváhagyását követően kerülhet sor. Az alábbi területeken / témákban a Társulási Tanács/Taggyűlés döntését kell kezdeményezni, és az ehhez szükséges dokumentumokat legkésőbb az ülést megelőző 5. nappal megküldeni:     

a projekt stratégiai irányítása, a projekt előfinanszírozási terve, a projekt zárása során a program megvalósulásának értékelése, a regionális szintű munkaerő-piaci igények alapján a TISZK által a szervezett képzési kínálatról az OKJ-ben nem szereplő szakképesítések kivételével, az azokban való részvétel feltételeiről, a résztvevő szakképző iskolák képzési kínálatának bemutatásáról és népszerűsítéséről,

32/78



a végzettek pályakövetésének módjáról.

Bemenő információ: Társulási szerződés

Bemenő információ forrása: TSZ Irattár A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: félévente – PEJ ciklusonként, illetve szükség szerint Résztvevők: Társulási Tanács/Társasági Taggyűlés Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: TT tagjai Meghívó TT ülésre és mellékletei (C6) TT ülésen jelenlévők Jelenléti ív (C9) Jegyzőkönyv (B16) Projektvezető TT ülésein hozott határozatok nyilvántartása (B2) 5.3.7 Tanácsadó Testület: A TAT a kínálati politikában és az intézmények kínálati szerkezetében gyakorol szakmai előkészítést a Társulási Tanács/Taggyűlés számára Az TAT-tel való kommunikációs csatornákat és a szükséges információigényt a projekt képviselője határozza meg. Az TAT tagjait a Projektvezető – a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével – a részükre megküldött meghívó útján hívja össze. A Projektvezető határozza meg az ülés napirendjét, valamint az ülésre meghívandók listáját. A Koordinátor-adminisztrátor a Projektvezető utasítására – a Szakmai vezetővel egyeztetve – elkészíti az ülésére szóló meghívók tervezetét, illetve a mellékletek listáját, majd megküldi véleményezésre a Projektvezetőnek. A visszajelzések alapján véglegesített meghívót megküldi az érintettek számára legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal. Az TAT üléseiről a Koordinátor-adminisztrátor jelenléti ívet és 3 napon belül jegyzőkönyvet készít, ami tartalmazza az ülésen résztvevők felsorolását, az ülés helyét, idejét, az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott határozatokat, a szavazatokat, az ellenszavazatokat és a tartózkodás számát. A Szakmai vezető felelős az TAT részére küldendő dokumentumok tartalmi összeállításáért. Az TAT részére kizárólag a Projektvezető által jóváhagyott dokumentumok küldhetők meg. A Projektvezető köteles gondoskodni róla, hogy az alábbi témákban / területeken a Tanácsadó Testület véleménye megkérésre, az ehhez szükséges dokumentumok megküldésre kerüljenek:    

a projektben résztvevő szakképző partnerintézmények szakmai programja, valamint a projekt keretében fejlesztett TISZK felnőttképzési terv Fejlesztési Terv Közoktatási intézmény átszervezése Alapító okiratok módosítása

33/78

  

Pedagógiai programok módosítása , Beiskolázás tervezése Költségvetés tervezése

Bemenő információ: Bemenő információ forrása: ÜT TSZ TAT munkaterve TAT elnöke A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: az TAT munkatervében megjelölt időpontban, illetve szükség szerint Résztvevők: TAT tagjai Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Meghívó TAT ülésre (C6) TAT tagok Jelenléti ív (C9) TAT ülésen jelenlévők Jegyzőkönyv (B16) 5.3.8 Felügyelő Bizottsággal történő kommunikáció Az FB alapvető feladata a Társaság működésének és gazdálkodásának ellenőrzése. Emellett a projekt támogatási szerződés szerinti végrehajtásának felügyelete is a tevékenységi körébe tartozhat, feladat- és hatáskörét az Alapító Okirat határozza meg. Az FB a TISZK. Alapító Okirata és a hatályos, idevonatkozó jogszabályi rendelkezések alapján a következő feladat- és hatáskörrel rendelkezik:  a projektvezetőtől illetve a projektmenedzsment tagjaitól jelentést, tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet  jogosult a Társaság könyveibe és irataiba betekinteni, illetve megvizsgálhatja azokat,  írásbeli jelentést készít az Alapító részére a Számviteli Törvény szerint elkészített beszámolóról, az adózott eredmény felhasználásáról,  vizsgálja a vagyonmérleg-tervezeteket és a vagyonleltár-tervezeteket, ellenőrzi és jóváhagyja azokat,  a könyvvizsgáló szervezetre, illetve a könyvvizsgáló személyére vonatkozó javaslattételi jog gyakorlása,  jogosult a Társaság. éves elszámolását és közhasznúsági jelentését megvizsgálni. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Alapító Okirat Irattár FB ügyrend A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: FB ügyrendjében meghatározott időközönként Résztvevők: FB elnöke Eredmény: Eredmény felhasználója: Jegyzőkönyv FB ülésről (B16) FB elnöke Projektvezető 5.3.9 A TISZK tulajdonosával történő kommunikáció: Társasági Tanács/Taggyűlés

34/78

A döntéshozatalt megelőzően az Társulási Tanács/Taggyűlés köteles az FB-t, valamint a Projektvezetőt a döntés tárgyának közlésével írásban megkeresni és a megfelelő határidő kitűzésével véleményüket beszerezni. A Projektvezető az Társulási Tanács/Taggyűlés döntéseiről folyamatos nyilvántartást vezet. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Alapító Okirat Irattár A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: Résztvevők: Alapító részéről kijelölt kapcsolattartó Eredmény felhasználója: Eredmény: Alapító Taggyűlés jegyzőkönyve (B16) Projektvezető Az Alapító döntéseiről hozott határozatok nyilvántartása (B2) 5.3.10 Külső kommunikáció, disszemináció A disszeminációs tevékenység célja az eredmények közzététele; annak bemutatása, hogy a projekt az Európai Unió és a magyar állam támogatásával valósult meg. A Kedvezményezettek kötelezettségei, képzési és foglalkoztatási projektek esetén:  

a résztvevők tájékoztatása arról, hogy az EU és a magyar állam által támogatott projektben vesznek részt, közvélemény tájékoztatása az EU és a magyar államnak a képzésben és a foglalkoztatásban betöltött szerepéről.

A tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatos előírások technikai részleteit az ún. Arculati Kézikönyv tartalmazza. Disszemináció csatornái: A téma szerint felelős menedzser a kommunikációs stratégiáknak, a kommunikációs terveknek és az arculati Kézikönyvnek megfelelően végzi a Disszeminációs tevékenységet az alábbi területeken: Honlap készítése és működtetése adatbázis alapon, melynek tartalma: o Projektinformációk, célok, várható eredmények o Tanulók számára általános információk o Tanulók számára információk az új és megújult szakmákról, a TISZK-ben való tanulás előnyeiről o Felnőttképzés marketingje, szakmák, meghirdetett tanfolyamok, jelentkezés

35/78

  

o Hírlevél funkció, folyamatos tájékoztatás az eredményekről, lehetőségekről e-mailen. o Az „Üvegzseb törvény” rendelkezési alapján feltöltött adatok Nyomdai tájékoztató kiadványok elkészítése Konferencia szervezése az eredményekről Helyi, regionális és országos média szükség szerinti tájékoztatása

5.3.11 Fenntartóval történő kommunikáció A TISZK a Társulási Tanács/Taggyűlés kapcsolattartóival elektronikus levelezés útján tartja a kapcsolatot, a Társulási Tanács/Taggyűlés által megadott elektronikus levelezési címre a Projektvezető továbbítja a szükséges tájékoztató anyagokat. Kérésre az adatszolgáltatást eredeti nyomtatott irat, illetőleg eredeti okirat formájában teljesíti. Amennyiben valamely kérdésben a Társulási Tanács/Taggyűlés határozata szükséges, úgy a Projektvezető a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével határozati javaslatot terjeszt elő a Társulási Tanács/Taggyűlés részére legalább 30 nappal a döntés meghozatalának napját megelőzően. Az alábbi döntések meghozatalához a Fenntartó határozata szükséges:         

Közoktatási intézmény átszervezése Fejlesztési Terv Készítése Alapító okirat módosítása Modultérkép készítése Pedagógiai Programok módosítása Beiskolázás tervezése Fenntartói Minőségirányítási Program Munkaerő gazdálkodási rendszer Társulás költségvetésének elkészítése

Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Alapító Okirat Irattár A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a Fenntartó által megjelölt időpontban Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Társulási Tanács/Taggyűlés kijelölt kapcsolattartója Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektvezető Fenntartó határozatainak nyilvántartása (B2) Társulási Tanács/Taggyűlés Határozatok könyve 5.3.12 Támogatóval történő kommunikáció A Támogatóval való kommunikáció fő felelőse a Projektvezető, aki a Koordinátoradminisztrátor közreműködésével végzi feladatát.

36/78

A Támogatóval való kommunikáció főbb területei: 



 

Amennyiben TSZ-ben meghatározottaknak a Kedvezményezetteknek fel nem róható bekövetkezése miatt a projekt nem valósítható meg, de a szerződés módosításával a projekt megvalósíthatóvá válik, kezdeményeznie kell a Támogatónál a TSZ módosítását. Köteles írásban értesíteni a Támogatót a strukturális alapokból származó forrásból támogatott közbeszerzésekre irányuló eljárásokról, és azok eseményeiről annak érdekében, hogy az Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egység az eljárás bármely szakaszában megfigyelőt delegálhasson. Formai elemek változása esetén – így különösen a felek címének, bankszámlaszámának, képviseletére feljogosított személyének megváltozása – amely nem igényel szerződésmódosítást, köteles értesíteni a Támogatót. Köteles bejelenteni a Támogatónak, ha a projekt megvalósítása során olyan tény vagy körülmény merül fel, amely alapján indokolt a szerződés módosítása. Köteles továbbá a szerződés módosítását kezdeményezni különösen, ha:  változik a projekt megvalósításának támogatási szerződésben meghatározott művelet szerinti kezdete vagy befejezése;  változik a költségek évek szerinti bontása, legalább a teljes támogatás értékének tíz százalékát meghaladó mértékben;  a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák szerinti bontása (az összköltség változása nélkül).  értékhatártól függetlenül változnak a jóváhagyott, a program keretében beszerzésre kerülő eszközök;  kedvezőtlen, tíz százalékot meghaladó mértékben változnak a TSZ -ben szereplő számszerűsített célok;  a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.

 

A Támogatóval való bármilyen kapcsolatteremtés, információcsere és bármilyen kommunikációs tevékenység kizárólag a Projektvezető tudtával és jóváhagyásával történhet. A levelet a Koordinátor-adminisztrátor az IkTATási- és iratkezelési szabályzat szerint ikTATja és továbbítja a Támogatónak. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: TSZ Irattár A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: szükség szerint, TSZ módosításakor Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: TSZ módosítási kérelem Támogató

5.3.13 TISZK és más szakképző intézmények kapcsolattartása Más szakképző intézmények vezetőivel a Projektvezető és a téma iránt felelős vezetők tartják a kapcsolatot. A kommunikáció főbb csatornái, eszközei – a megkeresés formái: - Hivatalos levél - Elektronikus levél 37/78

-

Fax, telefon Bemenő információ: Információ kérése

Bemenő információ forrása: Kapcsolatot kezdeményező más TISZK szervezet, vagy szakképző intézmény A tevékenység felelőse: Projektvezető Az adott témáért felelős vezető Határidő: feladatfüggő, a Kommunikációs stratégia és feladatterv alapján Résztvevők: szakképző intézmények vezetői Eredmény: Eredmény felhasználója: Információ nyújtása Kapcsolatot kezdeményező más szervezet, vagy szakképző intézmény 5.3.14 TISZK. és egyéb harmadik személyek/ érdeklődők kapcsolattartása (ügyfélszolgálat) A Koordinátor-adminisztrátor elsősorban elektronikus levelezés útján, de telefonon, faxon és postai úton is tartja a kapcsolatot a szervezet képviselője által meghatározott elektronikus levelezési címen a megadott kapcsolattartó személlyel. A dokumentumok archiválásáról a kapcsolattartók saját belső szabályzataik alapján gondoskodnak. Hivatalos levél kizárólag a Projektvezető jóváhagyásával és aláírásával küldhető. A Koordinátor-adminisztrátor az érdeklődők számára személyesen, telefonon, levelezés, vagy elektronikus levelezés formában elérhető; a Központi képzőhely átadását követően az ügyfélszolgálati irodában információt nyújt. Az ügyfélszolgálatra beérkezett megkereséseket, amennyiben a tájékoztatást saját hatáskörben nem tudja megadni, úgy a téma szerint hatáskörrel rendelkező vezetőnek indokolt esetben a Projektvezetőnek továbbítja. A Koordinátor-adminisztrátor minden beérkező igényt rögzít, feljegyzést készít az ügyfélszolgálati esemény tárgyáról/témájáról/céljáról, amit megküld a Projektvezető részére. Minden kimenő levélen szerepeltetni kell a TISZK. nevét, logóját, elérhetőségét, az Új Magyarország Fejlesztési Terv és az Európai Unió logóját. Ügyfélszolgálati tájékoztatás keretében információ nyújtható az alábbi témakörökben: - a projekt célja, - támogatás forrása százalékosan, - a projekt elért és várható eredményei. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Beérkező megkeresés Ügyfél A tevékenység felelőse: Koordinátor-adminisztrátor Határidő: folyamatos, a megkeresés gyakorisága szerint Résztvevők: Projektmenedzsment tagok Eredmény felhasználója: Eredmény: Ügyfél Tájékoztatás Az adott területért felelős menedzsment Feljegyzés az ügyfélszolgálati tevékenységről vezető / Projektvezető

38/78

5.3.15 Médiakommunikáció és helyi kommunikáció A média megjelenésekhez kapcsolódó kommunikáció a Kommunikációs tervvel összhangban és annak irányadó rendelkezései szerint legalább az alábbi szempontok elemzésével foglalkozik:  Kommunikáció célja  Kommunikáció célcsoportjai  Kommunikáció résztvevői  Kommunikáció csatornái, eszközei  Kommunikáció ütemezése  Kommunikáció értékelése  Kommunikáció dokumentálása

39/78

Minőségirányítási rendszer 6.1 A FOLYAMAT CÉLJA A folyamat célja, hogy átfogó minőségirányítás révén megbízható minőségbiztosítási rendszer jöjjön létre a projekt keretei között, és ezáltal garantálva legyen a projekt céljainak elérése . 6.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A folyamatot alkalmazni kell a projekt tevékenységeiben, illetve a stratégiai tervezésben tekintettel kell lenni a minőségirányítási szempontok érvényesítésére. 6.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 6.3.1 Munkaterv kialakítása a MIR bevezetésére A Minőségirányítási Rendszer (MIR) elkészítésére a Projektvezető ad ki utasítást. Ennek értelmében el kell készíteni a MIR specifikációját, meg kell határozni a beszerzés típusát, és ennak alapján el kell készíteni a MIR elkészítéséhez szükséges beszerzési dokumentációt. A dokumentációt a Projektvezető jóváhagyja, és elindítja a beszerzést. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: MIR kialakítására vonatkozó utasítás Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: utasítás kiadásától számított 1 hónap Résztvevők: Szakmai vezetők Fenntartói kapcsolattartók Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektvezető MIR specifikáció Beszerzési dokumentáció

6.3.2 Minőség Irányítási Kézikönyv előkészítése Az MKK elkészítésére a Projektvezető ad ki utasítást. A Projektvezető értekezletet hív össze, melynek eredményeképp meg kell határozni a folyamatleírásokban érintett területeket, illetve az azokban érintett személyek körét. Ehhez kapcsolódóan el kell készíteni a MKK specifikációját, meg kell határozni a beszerzés típusát, és annak alapján el kell készíteni a MKK elkészítéséhez szükséges beszerzési dokumentációt. A dokumentációt a Projektvezető jóváhagyja, és elindítja a beszerzést. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: MKK kialakítására vonatkozó utasítás Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: utasítás kiadásától számított 1 hónap 40/78

Résztvevők: Szakmai vezetők Fenntartói kapcsolattartók Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: MKK specifikáció Projektvezető Beszerzési dokumentáció 6.3.3 Programakkreditáció A Szakmai vezető feljegyzés formájában, Fenntartónként megnevezi az akkreditációs eljárás alá vonandó képzési programokat, majd minden fenntartó esetében gondoskodik a dokumentációk elkészítéséről és az akkreditációs folyamat elvégzéséről. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Programakkreditációs lista Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: utasítás kiadásától számított 2 hét Résztvevők: Szakmai vezető Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Programakkreditációs dokumentációk Társulási Tanács/Taggyűlés Projektvezető 6.3.4 Intézményi akkreditáció A TISZK intézményi akkreditációját a Projektmenedzser utasítására a Szakmai vezető az Adminisztrátor-koordinátor segítségével indítja meg. Az akkreditációs dokumentumokat a Projektvezető ellenőrzi, és az akkreditációs szabályoknak megfelelően benyújtja a dokumentációt. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Utasítás intézményi akkreditáció elvégzésére Projektvezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: utasítás kiadásától számított 2 hét Résztvevők: Szakmai vezető Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Intézményi akkreditációs dokumentáció Projektmenedzser 6.4 Folyamatábra

41/78

Start

MIR specifikáció

Utasítás a MIR kialakítására

Munkaterv kialakítása a MIR bevezetésére Beszerzési dokumentáció

MKK specifikáció

Utasítás a MKK elkészítésére

TISZK Minőség Irányítási Kézikönyv készítése Beszerzési dokumentáció

FAT akkreditációk előkészítése

Utasítás az intézményi akkreditáció elkészítésére

Intézményi akkreditáció

Intézményi akkreditációs dokumentáció

Programakkreditációs lista

Programakkreditáció

Program akkreditációs dokumentáció

Vége

42/78

Szakmai fejlesztés

7.1 A FOLYAMAT CÉLJA A szakmai fejlesztés folyamat céljai, hogy a projektben meghatározott szakmai fejlesztések előre meghatározott módon és ütemezésben kerüljenek megvalósításra, illetve alkalmasak legyenek a vállalt indikátorok teljesítésére. 7.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A szakmai fejlesztés folyamatát alkalmazni kell minden, a projektben megvalósuló szakmai termék előállítására, szakmai területtől függetlenül. 7.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 7.3.1 Szakmai bizottságok által készítendő szakmai feladatok előkészítésének rendje A szakmai bizottságok által elkészítendő szakmai feladatok előkészítése a bizottságok munkájához tartozó feltételek megteremtésével és a feladataik meghatározásával történik. A Szakmai vezető a projektterv, valamint az abban vállalt indikátorok alapján meghatározza a különböző előállítandó szakmai termékeket, a szakmai bizottságok feladatait az adott szakmai termékek előállításában, illetve definiálja a külső szakmai segítségnyújtás igénybe vételének eseteit. 7.3.2 A szakmai bizottságok feladatainak és munkatervének meghatározása A szakmai bizottságok megalakulásuk után az első ülésén kidolgozzák a feladat- és munkaterveket, melyet jóváhagyásra a Projektvezető a TAT és az Igazgatótanács elé terjeszt, melyek jóváhagyása alapján a TT fogad el. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Projektvezető Szakmai bizottságok megalakításának dokumentumai A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: egyszeri Résztvevők: Szakmai bizottságok tagjai Projektvezető Szakmai vezetők Eredmény: Eredmény felhasználója: Feladat- és munkatervek TT 7.3.3 A szakmai bizottságok feladat- és munkaterveinek elfogadása A szakmai bizottságok feladat- és munkaterveit a Szakmai vezető elfogadásra a TAT elé terjeszt, melyek jóváhagyása alapján a Társulási Tanács/Taggyűlés fogadja el.

43/78

A Társulási Tanács/Taggyűlés a feladat- és munkatervek elfogadásával utasítja a szakmai bizottságokat a részletes munkaterv kidolgozására. A TT a feladat- és munkaterveket azok alkalmatlansága esetén – ésszerűen rövid határidő megjelölésével – átdolgozásra visszaadhatja. Bemenő információ forrása: Projektvezető Bemenő információ: Feladat- és munkatervek A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a munkaterv kidolgozása utáni TT ülésén Résztvevők: TT tagjai Eredmény: Eredmény felhasználója: TT határozat Szakmai bizottságok 7.3.4 A szakmai bizottságok részletes munkatervének elkészítése A KT határozata alapján a szakmai bizottságok kidolgozzák a részletes munkatervüket. A szakmai bizottságok elnökei saját bizottsági ügyrendjük és munkatervük alapján a bizottsági ülések összehívásának időpontját a Szakmai vezetővel egyeztetik. A részletes munkatervet a Projektvezető fogadja el. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: KT határozat Szakmai bizottságok A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a TT döntését követő 10 munkanapon belül Résztvevők: Szakmai bizottságok tagjai Projektvezető Eredmény: Eredmény felhasználója: Részletes munkatervek Projektvezető Szakmai vezetők 7.3.5. Szakmai bizottságok által kidolgozott szakmai termékek kialakítása, elfogadása és beépítése a helyi tantervekbe, dokumentumokba A szakmai bizottság elkészíti az előállítandó szakmai termékek szakmai specifikációját, amit a Szakmai vezető és Projektvezető együttesen hagy jóvá. A szakmai bizottságok eltérő feladataik miatt folytonos egyeztetések lefolytatását igénylik. Az egyes specifikus bizottságok (szakmacsoportos, Munkabizottság) eltérő rendszerességgel üléseznek mely ülések összehívása a bizottság vezetőjének hatásköre. A Szakmai vezető feladata ezen munkabizottságok tevékenységének összehangolása A Szakmai vezető folyamatosan nyomon követi a szakmai fejlesztést, véleményezi a megvalósulást; elfogadja a részanyagokat, és rendszeresen elkészíti a szakmai bizottságok Teljesítési Beszámolóit, amit megküld a Projektvezető részére, aki intézkedik a kifizetések teljesítéséről. A Szakmai Bizottságok által elkészített termékeket, specifikus tananyagokat és tanmeneteket, modultérképeket a Szakmai vezető véleményezésre a Tanácsadó Testület elé terjeszti, amely (a saját munkatervének és ügyrendjének megfelelően) elvégzi a szükséges kisebb

44/78

korrekciókat, vagy ha nagyobb terjedelmű átdolgozási igény jelenik meg, akkor megfogalmazza az átdolgozás irányelveit. Az esetleges átdolgozásra is a fent leírt, a szakmai termék előállítására vonatkozó szabályok irányadóak. A szakmai termék elfogadása után a Szakmai vezető elkészíti a szakmai bizottságok tagjainak végteljesítés igazolását, amit megküld a Projektvezető részére, aki intézkedik a kifizetés teljesítése iránt. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: TSZ ÜT Szakmai vezető Szakmai bizottságok részletes munkatervei A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: a Munkatervben megjelölt időpont, illetve szükség szerint Résztvevők: Szakmai bizottságok elnökei és tagjai Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai bizottságok Elfogadott szakmai anyagok A projektben részt vevők Teljesítési beszámolók (B11) 7.3.6 Külső szakértők által előállítandó szakmai termékek elkészítési rendje A Szakmai vezető a PIK alapján meghatározza a külső szakértő bevonásának eseteit, majd elkészíti a külső szakértő által előállítandó szakmai termékek szakmai specifikációját, amit a Projektvezetővel jóváhagyat. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Külső szakértők feladatainak meghatározása Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: szükség szerint Résztvevők: Szakmai vezető Eredmény: Eredmény felhasználója: Termékspecifikáció Projektvezető 7.3.7 Szakértők kiválasztása A Projektvezető a fenti specifikáció tartalma és a projekt költségvetése alapján meghatározza a szakértői munkára kiírandó beszerzési eljárás formáját és pénzügyi keretét, a Részletes Projektterv 2.5 pontja alapján. Szükség esetén igénybe véve a Jogi tanácsadó és a Pénzügyi vezető segítségét. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Termékspecifikáció Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: szükség szerint Résztvevők: Projektvezető Jogi tanácsadó Gazdasági tanácsadó Szakmai vezető

45/78

Eredmény felhasználója: Projektvezető

Eredmény: Külső szakértő szervezet beszerzésének dokumentumai 7.3.8 Szakértői szerződés megkötése és végrehajtása

A Jogi tanácsadó a szakmai specifikáció és a beszerzési dokumentáció alapján elkészíti a szerződést. A szakértő szervezet a saját munkaterve és a szerződés alapján, a Szakmai vezető segítségével és támogatásával végzi el a feladatait, melyekhez tartozó teljesítési és kifizetési eljárást a PIK és a Részletes Projektterv szabályozza. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Termékspecifikáció Irattár Külső szakértő szervezet beszerzésének dokumentumai A tevékenység felelőse: Projektvezető Szakmai vezető Határidő: szükség szerint Résztvevők: Projektvezető Szakmai vezető Szakértő szervezet Eredmény: Eredmény felhasználója: Szakmai termékek Projektben részt vevők 7.3.9 Tanácsadó Testület Az TAT tagjait a Projektvezető – a Koordinátor-adminisztrátor segítségével – a részükre megküldött Meghívó útján hívja össze. Az elnök meghatározza az ülés napirendjét, valamint az ülésre meghívandók listáját. A Koordinátor-adminisztrátor a Projektvezető utasítására –Szakmai vezetővel egyeztetve – elkészíti az ülésére szóló meghívók tervezetét, illetve a mellékletek listáját, majd megküldi véleményezésre a Projektvezetőnek. A visszajelzések alapján véglegesített meghívót megküldi az érintettek számára legkésőbb az ülést megelőző 15 nappal.. Szakmai vezető felelős az TAT részére küldendő dokumentumok tartalmi összeállításáért. Az TAT részére kizárólag a Projektvezető által jóváhagyott dokumentumok küldhetők meg. A Koordinátor-adminisztrátor TAT üléseiről készült jelenléti ívet és a 3 napon belül elkészített jegyzőkönyvet a részt vevők számára kiküldi, amely tartalmazza az ülésen résztvevők felsorolását, az ülés helyét, idejét, az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott határozatokat, a szavazatokat, az ellenszavazatokat és tartózkodás számát. A Projektvezető az alábbi témákban és szakterületeken köteles kikérni az TAT véleményét, és köteles az ehhez szükséges dokumentumokat megküldetni:  

az irányító szervezet működésének szabályait tartalmazó dokumentumok, a nonprofit szervezet üzleti terve,

46/78

  

a TISZK-ben résztvevő szakképző partnerintézmények szakmai programja, valamint a TISZK keretében működő Központi képzőhely képzési terve, a TISZK-et létrehozó fenntartó 3 évente készítendő stratégiai, fejlesztési terve, a TISZK -ben részt vevő szakképző intézmények által készített, szakképzéssel összefüggő pályázatai.

Az TAT évente egyszer beszámoltatja a szakmai fejlesztésekben résztvevő vezetőt a képzési és a fejlesztési feladatok végrehajtásáról, a Munkaerőpiaci Alap képzési alaprészéből nyilvános pályázat alapján kapott pénzeszközök felhasználásáról. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: TAT munkaterv Projektvezető A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: szükség szerint Résztvevők: TAT tagjai Szakmai vezetők Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: A projektben részt vevők Meghívó és mellékletei Jelenléti ív Jegyzőkönyv Beszámolók 7.4 Folyamatábra

47/78

Start

Szakmai feladatok elkészítésének rendje

Szakmai bizottságok megalakításának dokumentumai

Szakmai bizottságok feladatainak és munkatervének meghatározása

Feladatok és munkatervek elfogadása

Feladat- és munkatervek

nem

Feladat- és munkatervek átdolgozása

Igen

Részletes munkatervek kidolgozása

TT határozata

Részletes munkaterv

Elfogadott szakmai anyagok

Részletes munkaterv

Szakmai termékek kialakítása, elfogadása Ütemterv

Teljesítési beszámoló

Külső szakértők feladatmeghatározása

Külső szakértők által előállítandó szakmai termékek

Termékspecifikáció

Szakértők kiválasztása

Termékspecifikáció

Külső szakértő beszerzésének dokumentumai

Termékspecifikáció

48/78

Külső szakértő

Szakértői szerződések megkötése

Szakmai termékek

49/78

Továbbképzés

8.1 A FOLYAMAT CÉLJA A továbbképzések, mint folyamat célja, hogy a projekttervben leírt szakmai termékek bevezetésének folyamattámogatása megtörténjen: pedagógus és gyakorlati oktató továbbképzésekkel és az intézményekben dolgozó pedagógusok projektben vállalt egyéb továbbképzéseinek megvalósításával. 8.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE Jelen fejezetet alkalmazni kell a projektben megvalósuló összes szakmai képzésre, továbbképzésre. 8.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 8.3.1 Továbbképzési célok meghatározása A továbbképzési célok meghatározása a Szakmai vezető feladata. A feladat elvégzése során tekintettel kell lenni a projekttervben leírt szakmákra és szakmacsoportokra, illetve az azokhoz kapcsolódó személyi állomány igényeire. A Szakmai vezető a képzési szükségletek meghatározásánál a továbbképzéseken résztvevőket, mint célcsoportot vizsgálja, körükben igény- és tudásfelmérést végez, melynek a kereteit és eszközeit szabadon megválaszthatja, azzal a kikötéssel, hogy a felmérésnek a célcsoport egészét le kell fednie és objektívan mérhetőnek kell lennie, valamint az okTATott szakmákhoz, szakmacsoportok tanításához igazodnia kell. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Projektvezető Projektterv A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: egyszeri tevékenység, a tevékenység megkezdésétől számított 1 hónapon belül Résztvevők: Szakmai vezető Felmérési célcsoport Eredmény: Eredmény felhasználója: Meghatározott továbbképzési célok Projektvezető Szakmai vezető 8.3.2 A megfelelő továbbképző szervezetek kiválasztása – beszerzési eljárás lefolytatása A megfelelő továbbképző szervezetek kiválasztása tárgyában a PIK közbeszerzés fejezete az irányadó. Ügyelni kell a beszerzésnél az egybeszámítási szabályok betartására. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: ÜT Projektvezető Projektterv A tevékenység felelőse: Jogi tanácsadó Projektvezető Határidő: kézhez vételtől számított 10 munkanapon belül

50/78

Résztvevők: Jogi tanácsadó Projektvezető Fenntartói koordinátorok Adminisztrátor-koordinátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Beszerzési dokumentáció Projektvezető Érintett fenntartói koordinátorok 8.3.3 Továbbképzési tematika, képzési tananyag kidolgozása és elfogadása A kiválasztott továbbképző szervezet a saját munkaterve és a feladat meghatározása alapján – figyelembe véve a Humán Erőforrás Fejlesztési Terv tartalmát és a szakmai fejlesztés során kialakítandó szakmai termékeket, valamint a felmért képzési szükségleteket - kidolgozzák a továbbképzések tematikáját és jóváhagyásra benyújtja a Szakmai vezetőnek. A Szakmai vezető a benyújtott anyagok, valamint a ÜT és a projektterv koherenciája alapján megalkotja véleményét, s erről konzultálva tájékoztatja a Projektvezetőt, aki ennek alapján jóváhagyja a továbbképzési tematikákat. Ha a Szakmai vezető vagy a Projektvezető módosítást tart szükségesnek, akkor azt a Projektvezető írásban közli a képző szervezettel, és egyben megbízza a Szakmai vezetőt a további egyeztetések lefolytatásával. A továbbképző szervezet a továbbképzési tematikák elfogadása után elkészíti a továbbképzések részletes ütemtervének tervezetét, és azt jóváhagyásra benyújtja a Szakmai vezetőnek, aki a Projektvezetővel a tematikáknak megfelelő eljárás alapján előzetesen jóváhagyja azt. (A továbbképzésen résztvevő pedagógusokat a partnerintézmények vezetői jelölik ki, hogy egyértelműen biztosítható legyen a megfelelő részvétel a továbbképzéseken.) A véglegesített részletes ütemtervet a Szakmai vezető a Koordinátor-adminisztrátor segítségével eljuttatja az érintettekhez. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Szakmai vezető ÜT Projektterv Igényfelmérés TSZ A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: 1,5 hónap Résztvevők: Projektvezető Szakmai vezető Koordinátor-adminisztrátor Továbbképző szervezet(ek) Eredmény felhasználója: Eredmény: Szakmai vezető Képzési tematikák Továbbképzésen részt vevők Részletes Továbbképzési Ütemterv 8.3.4 Továbbképzések szervezése és lebonyolítása

51/78

A továbbképző szervezet a jóváhagyott továbbképzési ütemterv alapján megszervezi a képzési alkalmakat, továbbá biztosítja a továbbképzések lebonyolításához szükséges technikai és egyéb feltételeket. A továbbképző szervezet a továbbképzésekről részletes és összegző jellegű jelentéstételre kötelezett, és azt a szerződésben előírt képzési dokumentumokkal együtt benyújtja a Szakmai vezető részére. A Szakmai vezető a benyújtott anyagokhoz kiegészítést kérhet, melynek pontos tartalmáról listát ad át a továbbképzőnek. A továbbképző által átdolgozott teljesítési jelentést a Szakmai vezető és a Projektvezető együtt ellenőrzi. A továbbképzéseken kötelező az Értékelőlapok kitöltetése és a Jelenléti ív használata. A jelentés és a képzési dokumentumok teljessége esetén a Szakmai vezető kiállíthatja a Teljesítésigazolási javaslatot, mely alapján a Projektvezető igazolja a teljesítést. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Jóváhagyott képzési ütemterv és - tematika Projektvezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: szükség szerint Résztvevők: Jogi tanácsadó Szakmai vezetők Fenntartói koordinátorok Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektvezető Feljegyzések, javaslatok Értékelő lapok Jelenléti ív Teljesítésigazolás

8.3.5 Belső képzések A Szakmai vezető a projekttel közvetlen kapcsolatban álló személyek képzési igényeit felméri, azt képzési tervbe rendezi. A belső képzések szervezése és lebonyolítása a fentiekhez hasonlóan történik, azaz jelen PIK részei az irányadóak. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Felmérés Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: félévente Résztvevők: A projekttel közvetlenül kapcsolatban állók Eredmény: Eredmény felhasználója: Belső képzési terv Projektvezető 8.4 Folyamatábra

52/78

53/78

Belső szabályzatok

9.1 A FOLYAMAT CÉLJA A belső szabályzatok kidolgozásának célja a TISZK. működéséhez és a projekt végrehajtásához szükséges belső szabályzatok elkészítése, kihirdetése, alkalmazása. Fontos, hogy ezek a szabályozók folyamatosan felülvizsgálatra kerüljenek, és hogy változásuk folyamatosan nyomon követhető és elérhető legyen. 9.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni az alábbi szabályzatok elkészítése, kihirdetése, módosítására, alkalmazására és dokumentálására:          

Szervezeti és működési Szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat, Számviteli eljárásrend Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat, Iratkezelési- és iktatási szabályzat, Közbeszerzési Szabályzat, Projektirányítási Kézikönyv, Minőségirányítási Kézikönyv,

9.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 9.3.1 Belső szabályozó anyagok tervezetének elkészítése Belső szabályzatok elkészítését csak a Projektvezető rendelheti el. Az elrendeléssel párhuzamosan a Projektvezető meghatározza a belső szabályzat elkészítésében résztvevő feleket. A meghatározott felek együttesen dolgozzák ki a belső szabályzat tervezetét oly módon, hogy a felek a Belső szabályzat összeállításhoz szöveges javaslatokat és szövegtervezeteket készítenek, s küldenek meg a Projektvezető részére. A szöveges javaslatokat és a szövegtervezeteket a Projektvezető a Koordinátor-adminisztrátor segítségével egységes dokumentum-tervezetté dolgozza össze. Bemenő információ: Utasítás szabályzat elkészítésére

Bemenő információ forrása: Projektvezető Résztvevő felek A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: eseti Résztvevők: Projektvezető Koordinátor-adminisztrátor Kijelölt résztvevők

54/78

Eredmény: Belső szabályzat tervezete

Eredmény felhasználója: Jogi tanácsadó

9.3.2 Belső szabályozó anyagok jóváhagyása A Projektvezető az egységes dokumentum-tervezetet jogi felülvizsgálatra továbbítja. A Jogi tanácsadó megvizsgálja a dokumentum-tervezet jogi megfelelőségét, vagyis a jogi megszövegezés helyességét. Ezen túl a Jogi tanácsadó koherencia-vizsgálatot végez a tervezet alapján, megvizsgálja, hogy a Belső szabályzat összhangban áll-e a hatályos jogszabályokkal, valamint a TISZK. működését szabályozó egyéb dokumentumokkal. A Jogi tanácsadó a megteendő változtatások listában rögzített változatát írásban közli a Projektvezetővel, és a dokumentum-tervezet szövegét ajánlással látja el. A felülvizsgált anyagot a Projektvezető részére visszajuttatja. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Belső szabályzat tervezete Projektvezető A tevékenység felelőse: Jogi tanácsadó Határidő: kézhez vételtől számított 10 munkanapon belül Résztvevők: Jogi tanácsadó Projektvezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektvezető Felülvizsgált belső szabályzat-tervezet Feljegyzés

9.3.3 Belső szabályozó anyagok kihirdetése Jogi tanácsadó visszajelzése alapján a Projektvezető véglegesíti a Belső szabályzatot. A véglegesített belső szabályzatot a Projektvezető az FB részére véleményezésre küldi. Az FB véleményezése alapján a Projektvezető jóváhagyja a belső szabályzatot. A jóváhagyott belső szabályzatot a Projektvezető szóban kihirdeti, és a projektben részt vevő fenntartók és partnerintézmények számára a Koordinátor-adminisztrátor segítségével elektronikus és nyomtatott formában megküldeti. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Jogi tanácsadó Felülvizsgált belső szabályzat-tervezet Feljegyzés A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: feladatfüggő Résztvevők: Projektvezető FB Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Véglegesített és jóváhagyott belső szabályzat Projektben résztvevők 9.3.4 Belső szabályozó anyagok felülvizsgálata (törvényességi-, koherencia-vizsgálat)

55/78

A Jogi tanácsadó a Projektvezető felkérése nélkül is, automatikusan legalább évente elvégzi a belső szabályozók koherencia vizsgálatát, melyben az alábbi szempontok szerint értékeli a szabályozókat:  belső szabályzatok és a jogszabályok koherenciája  belső szabályzatok egymással való koherenciája  belső szabályzatok és a támogatási szerződés, illetve mellékletei koherenciája. A Jogi tanácsadó köteles külön felkérés nélkül soron kívül a koherencia vizsgálat elvégzésére az alábbi minősített esetekben:  belső szabályzó Projektvezető által kezdeményezett módosítása,  Támogatási szerződés módosítása áll fenn,  egyéb jelentős, a szabályozót érintő jogszabályi változás. A Jogi tanácsadó a felülvizsgálatról és a kezdeményezett módosításokról feljegyzést ír, melyet továbbít a Projektvezető részére. A belső szabályozók megfelelőségét a Projektvezető felkérésére évente a Szakmai vezetők és a fenntartói koordinátorok is felülvizsgálhatják a kialakult gyakorlatok és a belső szabályzat összhangja szempontjából. A vizsgálat alapján módosító javaslatokat fogalmazhatnak meg és adhatnak át a Jogi tanácsadó részére, aki ezen anyagot véleményezve továbbküldi a Projektvezetőnek. A Feljegyzések, javaslatok alapján a Projektvezető elrendelheti a belső szabályozó megváltozTATását. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Felkérés Projektvezető A tevékenység felelőse: Jogi tanácsadó Határidő: legalább évente egyszeri gyakorisággal, legfeljebb 15 munkanap alatt Résztvevők: Jogi tanácsadó Szakmai vezetők Fenntartói koordinátorok Eredmény: Eredmény felhasználója: Feljegyzések, javaslatok (B15) Projektvezető 9.3.5 Belső szabályozó anyagok módosításának elrendelése Amennyiben a Feljegyzések, javaslatok alapján a belső szabályzat módosítása szükségessé válik, úgy a Projektvezető elrendeli a belső szabályzat módosítását. Bemenő információ: Feljegyzések, javaslatok (B15)

Bemenő információ forrása: Jogi tanácsadó Felkért személyek A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: a Feljegyzések, javaslatok beérkezését követően 3 napon belül Résztvevők: Projektvezető Koordinátor-adminisztrátor Kijelölt részt vevők Jogi tanácsadó

56/78

Eredmény: Módosított belső szabályzat

Eredmény felhasználója: Projektben részt vevők

9.3.6 Belső szabályozó anyagok dokumentálása (kiadás, érvényesség, dokumentumok kezelésére vonatkozó rendelkezés) A projektirányítási rendszer dokumentumai a Bizonylati albumban (BA), a belső szabályzatok pedig a Belső szabályzatok jegyzékében (B1) kerülnek nyilvántartásra, melynek karbantartása a Koordinátor-adminisztrátor feladata. A dokumentumok archiválása az elektronikus irattárban történik, melyben különböző szempontok szerint csoportosítva, gyűjthetően kerülnek elhelyezésre a dokumentumok. Minden dokumentum, digitalizálás után (szkennelés) az elektronikus irattárban kerül megőrzésre. A Szabályzatok változások átvezetésére kötelezett példányokban kerülnek kiadásra. A kiadott Belső szabályzatok elosztási listáját (A2) a Koordinátor-adminisztrátor tartja nyilván. Az elosztási listának tartalmaznia kell minden fontos adatot, mint a címzett neve, beosztása címe, a Szabályzat száma, a felülvizsgálati állapot és az átadás időpontja. A Szabályzat címzettjének a Kézikönyv átvételét az Elosztási listán aláírásával igazolnia kell. A változások átvezetésére kötelezett példányokon a változtatást a Koordinátor-adminisztrátor hajtja végre a kihirdetett szabályzatok alapján. A Kézikönyv megváltoztatott oldalainak cseréjekor a címzetteket a Koordinátor-adminisztrátornak fel kell szólítania arra, hogy az érvénytelenné vált oldalakat semmisítsék meg. A Projektvezetőnek a Belső szabályzatok minden kiadását és azok minden változTATását jóvá kell hagynia. A Belső szabályzatokat elektronikus formában, külön könyvtárban fejezetekre bontva külön fájlokban kell tárolni, míg a kinyomtatott példányokat az elosztási lista alapján kell nyilvántartani. Minden, a változások átvezetésére kötelezett Belső szabályzatot azonosító számmal kell ellátni. Külső szakértők részére változások átvezetésére kötelezett példányok kiadhatóak, de csak a Projektvezető engedélyével. Ilyen esetben az elosztási listán a név helyett a cég megnevezését és a beosztás helyett a címet kell feltüntetni, míg az átvételt igazoló aláírás helyett – nem személyes átvétel esetén – a fax/levél iktatószámát kell feltüntetni.

Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Belső szabályozók Projektvezető A tevékenység felelőse: Koordinátor-adminisztrátor Határidő: azonnal Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Az elosztási listán szereplők Eredmény felhasználója: Eredmény: A projektben részt vevők Belső szabályzatok jegyzéke (B1) Elosztási lista (A2) 9.4 Folyamatábra

57/78

58/78

Beszerzések 10. A FOLYAMAT CÉLJA A beszerzési folyamat célja a projektben vállalt szakképzést támogató beszerzések lebonyolítása a ÜT-ben foglaltak szerint. 10.1 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE Jelen fejezet bemutatja a TISZK. közbeszerzési eljárás nélkül lefolytatott beszerzési folyamatát, melynek rendelkezéseit alkalmazni kell a Kbt. hatálya alá nem tartozó, beszerzések esetén. 10.2 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 10.3 Beszerzések 10.3.1 A beszerzési eljárás előkészítése A Szakmai vezető évente – egyeztetve a Fenntartók intézményi kapcsolattartóival és Pénzügyi vezetővel – javaslatot készít a TSZ mellékletében rögzített ÜT alapján a Projektvezetőnek a Beszerzési Terv aktualizálására, amelyben rögzíti a beszerzés tárgyát, az eljárás lefolytatásának ütemezését és az értékelés szempontrendszerének meghatározását. A Projektvezető meghatározza a ÜT alapján a Beszerzési eljárás lefolytatásának ütemezését: - kijelöli az ajánlatkérés elkészítésének és megküldésének időpontját, - kijelöli az ajánlattételi határidőt, - kijelöli a bírálati szempontokat, - kijelöli az ajánlatok elbírálásának határidejét, - kijelöli az eredményhirdetés időpontját, - kijelöli a szerződéskötés időpontját. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: TSZ, ÜT Irattár költségvetése A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: évente Résztvevők: Fenntartók intézményi kapcsolattartói Pénzügyi vezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Műszaki vezető Aktualizált beszerzési terv Projektvezető A beszerzési eljárás lefolytatásának Fenntartók intézményi kapcsolattartói ütemezése 10.3.2 Ajánlatkérés összeállítása 10.3.2.1 Szakmai specifikáció készítése A Projektvezető utasítást ad a szakmai specifikációk elkészítésére. A szakmai specifikáció elkészítéséért a Szakmai vezető a felelős, a spec. eszközlista összeállításában a TAT is közreműködik. 59/78

A szakmai specifikáció összeállítása a PIK irányadó rendelkezései szerint történik. 10.3.2.2 Pénzügyi terv készítése A Projektvezető meghatározza a beszerzés ütemezését / mérföldköveit, és az azokhoz tartozó (rész)számlázás és kifizetés rendjét, figyelembe véve a projektek költségfinanszírozási tervét. Utasítására a Pénzügyi vezető ellenőrzi a beszerzés tárgyára vonatkozó pénzügyi forrás rendelkezésre állását a költségvetésben, illetve a támogatásból való elszámolhatóságot. A Pénzügyi terv készítése a PIK irányadó rendelkezései szerint történik. 10.3.2.3 Szerződés-tervezet készítése A Projektvezető utasítására a Jogi tanácsadó elkészíti a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés-tervezetet az ajánlatkérő tervezetével, amelyben rögzíti benne a szakmai specifikációkat, és a számlázás és kifizetés ütemezését. A szerződés-tervezet elkészítése a PIK fejezet irányadó rendelkezései szerint történik. 10.3.2.4 Ajánlatkérés és mellékleteinek jóváhagyása Az ajánlatkérés és mellékleteinek, valamint a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés tervezetét a Projektvezető ellenőrzi és hagyja jóvá. Bemenő forrása: Bemenő információ: Szakmai vezető Szakmai specifikáció-tervezet Pénzügyi vezető Pénzügyi terv Jogi Tanácsadó Ajánlatkérés tervezete Nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés tervezete Tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: ÜT alapján, a Beszerzési eljárás lefolytatásának ütemezése szerint Résztvevők: Szakmai vezető Pénzügyi vezető Jogi Tanácsadó Eredmény: Eredmény felhasználója: Jóváhagyott ajánlatkérő Projektvezető, Ajánlattevők 10.3.3 A beszerzési eljárás megindítása 10.3.3.1 Ajánlatkérés kiküldése A közbeszerzési értékhatárokat el nem érő beszerzéseknél, szolgáltatások igénybevételénél igazolni kell, hogy a vételár a piaci árnak megfelelő mértékű. Az igazolásra szolgáló dokumentumokat a projektdokumentációban kell megőrizni. Az ajánlatkérés legalább három ajánlattevő részére történő megküldéséről a Szakmai vezető gondoskodik.

60/78

10.3.3.2 Ajánlatok bontása, elbírálása és eredményhirdetés Az ajánlatok felbontásáról a Szakmai vezető Bontási jegyzőkönyvet készít. A Szakmai vezető a beérkezett ajánlatok alapján az ajánlatkérés szempontjából való megfelelőség ellenőrzése után a Projektvezető részére összegzést készít – a Bíráló Bizottság valamely tagjával együttesen –, amelyben a bírálati szempontok alapján javaslatot tesz a nyertes ajánlattevőre. A Projektvezető az összegzés és a bírálati szempontok alapján elbírálja a benyújtott ajánlatokat. Az elbírálás eredményéről a Szakmai vezető értesíti az ajánlattevőket, az eredményhirdetési jegyzőkönyvet megküldve. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Benyújtott ajánlatok Ajánlattevők A tevékenység felelőse: Projektvezető Szakmai vezető Határidő: ÜT alapján, a Beszerzési eljárás lefolytatásának ütemezése szerint Résztvevők: Bíráló Bizottság tagjai Eredmény felhasználója: Eredmény: Bíráló bizottság, Elbírált ajánlatok Projektvezető Bírálati lapok Irattár, Bontási- és eredményhirdetési jegyzőkönyv, Nyertes ajánlattevő Odaítélési értékelés, összegzés 10.3.3.3 Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel A Projektvezető a nyertes ajánlattevővel megköti a szerződést a Szerződéskötési eljárás rendelkezései szerint, a PIK értelmében. 10.4 Folyamatábra

61/78

62/78

63/78

Közbeszerzési eljárás

11.1 A FOLYAMAT CÉLJA A folyamat meghatározza a közbeszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét, és a közbeszerzés eljárásának dokumentálási rendjét. 11.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE Az eljárás szerint kell eljárni a Kbt. hatálya alá eső európai közösségi értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések, a nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések, valamint a nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések esetében. A közbeszerzés tárgya árubeszerzés, építési beruházás, illetőleg szolgáltatás, amennyiben a megrendelés értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri, vagy meghaladja a Kbt-ben szabályozott értékhatárokat. 11.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA A közbeszerzési eljárás típusának megállapítása a költségvetés alapján, az éves közbeszerzési tervben történik. Ennek alapján a közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos vagy tárgyalásos eljárás lehet. Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást csak akkor lehet alkalmazni, ha azt a közbeszerzési törvény megengedi. A nyílt és a meghívásos eljárásban az ajánlatkérő a felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához kötve van. A közbeszerzési eljárás a hirdetmény fajtája szerint ajánlati felhívást tartalmazó hirdetménnyel induló nyílt eljárás, részvételi felhívást tartalmazó hirdetménnyel induló meghívásos vagy tárgyalásos eljárás lehet. A közbeszerzési eljárás során nem lehet áttérni egyik eljárási fajtáról a másikra. Az alábbiakban az ajánlati felhívással induló nyílt eljárásról szóló és a részvételi felhívást tartalmazó hirdetménnyel induló tárgyalásos eljárás lebonyolításának szabályozását részletezzük: 11.3.1 A közbeszerzési eljárás előkészítése A közbeszerzési eljárásokra a beszerzés tárgyától, az értékhatártól függően a Kbt. vonatkozó szabályait kell alkalmazni, jelen fejezetrész szabályozásával együttesen. Az ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárást – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban köteles dokumentálni és a dokumentációt a projekt lezárásától számított 5 évig megőrizni. A dokumentálás kötelezettsége a közbeszerzési eljárás valamennyi résztvevőjét hatásköre (feladata) szerint terheli. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: TSZ Irattár A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: Évente április 15-ig az éves összesített közbeszerzési terv esetén május 31-ig az éves statisztikai összegzés esetén 64/78

Résztvevők: Szakmai vezető Projektvezető Eredmény felhasználója: Eredmény: Közbeszerzést bonyolító szervezet Éves összesített közbeszerzési terv Szakmai vezető Közbeszerzési ÜT Projektvezető Éves statisztikai összegzés Közbeszerzési Tanács Műszaki specifikáció AF-hez Pénzügyi vezető Pénzügyi- és ÜT Projektvezető Szerződés-tervezet 11.3.2 A közbeszerzési terv elkészítése Az ajánlatkérő az üzleti év elején – legkésőbb április 15. napjáig – köteles éves összesített közbeszerzési tervet (továbbiakban: Közbeszerzési Terv) készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. Elkészítéséről a Projektvezető gondoskodik – a TISZK. elfogadott üzleti terve alapján – a Szakmai vezető közreműködésével. Az ajánlatkérő az éves közbeszerzéseiről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint – éves statisztikai összegzést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsának, melynek elkészítéséről a Projektvezető gondoskodik, a. Szakmai vezető közreműködésével. A közbeszerzési eljárás előkészítése során a közbeszerzési eljárás menetére, a közbeszerzési eljárásban résztvevők feladatainak ellátására rendelkezésre álló időtartam meghatározására, a Szakmai vezető részletes ÜT-vet dolgoz ki. A közbeszerzésekre vonatkozó hirdetményekkel (felhívásokkal), valamint a dokumentáció előkészítésével kapcsolatban meghozott javaslatát megküldi a TISZK. ügyvezetője részére. 11.3.3 Lebonyolító szervezet választása A Projektvezető felhatalmazza a közbeszerzési eljárás során igénybe vett lebonyolító szervezetet. (A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő hivatalos Közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni.) A Kbt. szerinti ajánlattételi/ részvételi felhívás tervezetét a szakmai specifikáció kézhezvételét követően a Közbeszerzési tanácsadó készíti el, és csatolja a Kbt. szerint előírt mellékleteket, amelyeket a Szakmai vezető ad át. 11.3.4 A közbeszerzési dokumentáció összeállítása A felhívások, valamint egyéb hirdetmények és a dokumentáció elkészítéséről a Szakmai vezető gondoskodik. A Szakmai vezető köteles bevonni hivatalos Közbeszerzési tanácsadót a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe, de bevonhatja a Bíráló Bizottságot is. 11.3.5 Szakmai specifikáció elkészítése az Ajánlattételi Felhíváshoz A Projektvezető utasítást ad az AF-hez kapcsolódó szakmai specifikációk elkészítésére, az ajánlatkérés tervezetének megírására. A specifikáció készítése a PIK rendelkezései szerint történik. Nyílt eljárás esetén az ajánlatkérő az AF-ben köteles megadni: 

a közbeszerzés tárgyát, illetőleg mennyiségét,

65/78

  

a bírálati szempontokat, az ajánlati felhívásban ellenszolgáltatása teljesítésének feltételeit, az eredményhirdetés időpontját és a szerződéskötés tervezett időpontját.

A két részből álló közbeszerzési eljárásoknál:      

A részvételi felhívásban meg kell adni: a részvételi jelentkezés benyújtására vonatkozó határidőt (részvételi határidő) és címet; a részvételi jelentkezések felbontásának helyét, idejét; a részvételi jelentkezések felbontásán jelenlétre jogosultakat; a részvételi szakasz eredményhirdetési időpontját; az ajánlattételi felhívás megküldésének tervezett napját.

Az ajánlattételi felhívásnak legalább a következőket kell tartalmaznia:              

az ajánlatkérő nevét és címét, telefon- és telefaxszámát; hivatkozást a közzétett részvételi felhívásra és közzétételének napját; a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módját, határidejét, annak beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit; az ajánlathoz csatolandó azon igazolások, nyilatkozatok, dokumentumok meghatározását, amelyek igazolják, hogy az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója az ajánlattételi szakaszban sem tartozik a kizáró okok hatálya alá; a hiánypótlás lehetőségét vagy annak kizárását; az ajánlattételi határidőt; az ajánlat benyújtásának címét; az ajánlattétel nyelvét; az ajánlatok felbontásának helyét, idejét; az ajánlatok felbontásán jelenlétre jogosultakat; az ajánlati kötöttség időtartamát; az eredményhirdetés időpontját és a szerződéskötés tervezett időpontját, ha azt a részvételi felhívás nem vagy másként tartalmazta; az ajánlattételi felhívás megküldésének napját és a bírálati szempontokat.

11.3.6 Pénzügyi terv készítése A Pénzügyi vezető megvizsgálja a közbeszerzés tárgyára rendelkezésre álló költségvetési fedezet meglétét, illetve a TSZ alapján történő elszámolhatóságot, illetve a Projektvezető utasítására meghatározza a majdani nyertes ajánlattevő részére történő számlázás és kifizetés rendjét, amit megküld a Szakmai vezetőnek. 11.3.7 Szerződés-tervezet készítése A Projektvezető felkérésére a Jogi tanácsadó elkészíti a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés tervezetét, amit megküld a Szakmai vezető részére. 11.3.8 A közbeszerzési felhívás véglegesítése, pontosítása 66/78

Az ajánlattételi/ részvételi felhívást és mellékleteit a Projektvezető ellenőrzi és hagyja jóvá, továbbá intézkedik közzétételéről. 11.3.9 A közbeszerzési eljárás megindítása A közbeszerzési eljárás megindításán a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében vagy az egyszerűsített eljárás meghatározott eseteiben pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, a tárgyalásos eljárásnál a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. A tájékozTATás elkészítéséről a hirdetmények közzétételéről a Szakmai vezető gondoskodik. A közbeszerzési eljárást megkezdeni csak a megvalósításhoz szükséges pénzügyi feltételek biztosítása esetén lehet. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Projektvezető Közbeszerzési Ütemterv Szakmai vezető Műszaki specifikáció AF-hez Pénzügyi vezető Pénzügyi- Ütemterv Szerződés-tervezet A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: Nyílt eljárás hossza min. 52 nap Részvételi szakasz hossza min. 37 nap Ajánlattételi szakasz hossza min. 40 nap Bírálati szakasz hossza max. 30-60 nap Szerződéskötés: 8-60. nap az eredményhirdetést követően Résztvevők: Közbeszerzési tanácsadó Előkészítő Munkacsoport Bíráló Bizottság Közbeszerzési Bizottság Eredmény felhasználója: Eredmény: Ajánlattevő – ajánlatkérő Ajánlattételi/ részvételi felhívás Átvételi elismervény Nyertes ajánlattevő Bontási jegyzőkönyv Aláírt szerződés a nyertes ajánlattevővel TájékozTATó (hirdetmény) a szerződéskötésről 11.3.10 A felhívás közzététele Nyilvános felhívás közzététele Közvetlen tárgyalások kezdeményezése 11.3.11 A pályázatok bontása, elbírálás és eredményhirdetés, jogorvoslati lehetőség Pályázatok érkeztetése, bontása A beérkező zárt ajánlatokat érkezésük sorrendjében érkeztetni kell, az időpontnak (év, hónap, nap, óra, perc) és sorszámának az ajánlat csomagolásán való feltüntetésével. A postai úton benyújtott ajánlatot az érkeztető könyvbe be kell vezetni, a közvetlenül benyújtott ajánlatról

67/78

Átvételi elismervényt kell kiállítani. A beérkezett zárt ajánlatokat az ajánlattételi határidő lejárta után, előre meghirdetett helyen és időpontban a Projektvezető által írásban erre felhatalmazott személy az ajánlattételi határidő lejárata időpontjában az Előkészítő Munkacsoport, vagy a Bíráló Bizottság tagjainak jelenlétében – zárt körben – köteles felbontani. A bontásról és az ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a bontásról számított 5 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek. Elbírálás Az Előkészítő Munkacsoport az ajánlatokhoz írásban szakvéleményt és értékelést készít, majd azokat felülvizsgálatra, véleményezésre a Bíráló Bizottság elé terjeszti. A Bíráló Bizottság meghozza döntési javaslatát és azt a Közbeszerzési Bizottság elnökéhez, a Projektvezetőnek haladéktalanul benyújtja. A Projektvezető haladéktalanul összehívja a Közbeszerzési Bizottságot, amely a Bíráló Bizottság döntési javaslatára alapozva és az előzetesen közzétett értékelési szempontok alapján hozza meg döntését. Bírálati szempontok:  rész-szempontok súlyozásával  értékelés előre megadott tartományon. Az ajánlat eredménytelen, ha:  az a határidő után érkezett be,  hiányzik belőle az ajánlati biztosíték  a felhívásban, illetve a dokumentációban rögzített feltételek nem vagy hiányosan teljesülnek. A hiánypótlás feltételeiről a közbeszerzési felhívás szövege rendelkezik. Eredményhirdetés A projekt a Kbt. szabályainak megfelelően köteles az eredményt (döntést) nyilvánosan kihirdetni. Az érvényes ajánlatokból ismertetésre kerül:  az ajánlattevő neve, székhelye  a kért ellenszolgáltatás és  a vállalt határidő. A kihirdetés előkészítéséről a Szakmai vezető gondoskodik. Az eredményhirdetés elhalasztásáról a Közbeszerzési Bizottság dönthet. Jogorvoslati lehetőség A Kbt. vonatkozó rendelkezései szerinti feltételekkel békéltetési eljárás kezdeményezhető és folytatható le. A békéltetési eljárás célja az ajánlatkérő és az ajánlattevő közötti vitás ügy jogszabályoknak megfelelő megegyezéssel való rendezésének megkísérlése.

68/78

A békéltetési eljárás megindítására irányuló kérelem kézhezvételét követően a Közbeszerzési Bizottság dönt, haladéktalanul dönt a békéltetési eljárásban való részvételről, a békéltető kijelöléséről. A Bíráló Bizottság javaslatára a Közbeszerzési Bizottság dönt a békéltetési eljárás megindulása esetén:  a békéltetési eljárásban az ajánlatkérőt képviselő személyéről,  a folyamatban lévő közbeszerzési eljárás felfüggesztéséről,  a szerződés megkötésének elhalasztásáról A békéltető tanács elnökének – fentiekről történő – értesítéséről a Szakmai vezető gondoskodik. A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogorvoslati eljárásban az előkészítési feladatokat a Szakmai vezető végzi. A jogorvoslati eljárás során szükséges döntések meghozatala a Közbeszerzési Bizottság jogkörébe tartozik. Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel A nyertesnek kihirdetett vállalkozóval történő szerződés megkötése a PIK szerint történik. Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a közbeszerzési felhívásban megjelent szerződést a Projektvezető köti meg. A szerződés előkészítéséről a Szakmai vezető gondoskodik. A projekt köteles a (közbeszerzési eljárás alapján kötött) szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint – tájékoztatót készíteni és azt hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. Az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni. A nyertes ajánlattevő által elkészített és benyújtott dokumentumok, leszállított eszközök, berendezések átvételét és megvizsgálását követően a Szakmai vezetők elkészítik a teljesítésigazolást, amelyben rögzítik, hogy az adott számla milyen költségvetési forrásból kerül kifizetésre. A teljesítésigazolás alapján a Pénzügyi vezető és a Projektvezető közösen intézkedik az utalványozás iránt a PIK irányadó szabályozása szerint.

69/78

Start

Éves összesített közbeszerzési terv

Közbeszerz ütemterv

Éves statisztikai összegzés

TSz

A közbeszerzési eljárás előkészítése

Műszaki specifikáció

Pénzügyi- és ütemterv

Ajánlattételi/ részvételi felhívás

Átvételi elismervény

Közbeszerzési terv elkészítése

Lebonyolító szerv kiválasztása

Közbeszerzési dokumentáció összeállítása

Szakmai specifikáció, műszaki leírás AF-hez

Pénzügyi terv készítése

Szerződés-tervezet készítése

Közbeszerzési felhívás véglegesítése Közbeszerzési ütemterv

Műszaki specifikáció Aláírt n ajánl

Közbeszerzési eljárás megindítása

Pénzügyi- és ütemterv

Szerződéstervezet

70/78 Bontási jegyzőkönyv

Tájékoztató (hirdetmény)

71/78

Részletes Költségterv

12 A FOLYAMAT CÉLJA A részletes pénzforgalmi- és költségterv elkészítése és jóváhagyása a pénzügyi folyamatok nyomon követése, illetve a várható kifizetések ütemezése miatt történik, és a projekt pénzügyi likviditásának megőrzésére, fenntartására irányul. 12.1 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A folyamatok egyes részeit valamennyi fenntartónak (kedvezményezettnek) alkalmaznia kell, illetve a rá vonatkozó részfolyamatokat be kell tartania, illetve tudomásul kell vennie. 12.2 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 12.2.1 Fenntartói részletes pénzforgalmi- és költségtervek kialakítása A Társulási Tanács/Taggyűlés a projekt teljes időszakára a költségvetés és a projekttervek alapján elkészíti a saját részletes pénzforgalmi és költségtervét a projektre vonatkozóan. A folyamatban részt vesznek a Társulási Tanács/Taggyűlés pénzügyi szakemberei. Az elkészült pénzforgalmi és költségterveket a TISZK. Gazdasági vezetetője felé továbbítja. A TISZK pénzforgalmi és költségterveit a TISZK. Pénzügyi vezetője készíti. Bemenő információ: Teljesítés megtörténte

Bemenő információ forrása: Projektterv ÜT Költségvetés A tevékenység felelőse: Fenntartói kapcsolattartók Határidő: egyszeri Résztvevők: Társulási Tanács/Taggyűlés pézügyesei Eredmény: Eredmény felhasználója: Fenntartói pénzforgalmi és költségterv Pénzügyi vezető 12.2.2 ProjekTSZintű pénzforgalmi- és költségterv kialakítása A fenntartói szintű költségterveket a Pénzügyi vezető a Koordinátor-adminisztrátor segítségével feldolgozza. A feldolgozott tervekből felállítják a projektszintű pénzforgalmi és költségterveket a projektre, valamint elkészítik előbbiek szintézisét is. A fenntartói és a projektszintű pénzforgalmi és költségterveket a Pénzügyi vezető a Projektvezető felé jóváhagyásra és ellenjegyzésre továbbítja. Bemenő információ forrása: Pénzügyi vezető Fenntartói kapcsolattartók A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető

Bemenő információ: Fenntartói pénzforgalmi és költségterv

72/78

Határidő: egyszeri, a beérkezésektől számított 15 munkanapon belül Résztvevők: Pénzügyi vezető Koordinátor-adminisztrátor Eredmény: Eredmény felhasználója: Egységes pénzforgalmi és költségterv Projektvezető Pénzügyi vezető 12.2.3 Pénzforgalmi és költségtervek jóváhagyása A Pénzügyi vezető által továbbított pénzforgalmi és költségterveket a Pénzügyi vezető magyarázatai és tájékoztatása alapján a Projektvezető elfogadja és ellen jegyzi. Az ellenjegyzett projektszintű és egységes pénzforgalmi és költségterveket, valamint a vonatkozó fenntartói pénzforgalmi és költségtervek 1-1 példányát a fenntartók részére a Projektvezető átadja. Bemenő információ forrása: Bemenő információ: Pénzügyi vezető Fenntartói pénzforgalmi és költségterv Projektszintű pénzforgalmi és költségterv Egységes pénzforgalmi és költségterv A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: átadástól számított 5 munkanapon belül Résztvevők: Projektvezető Pénzügyi vezető Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektmenedzsment Elfogadott és ellenjegyzett pénzforgalmi és Fenntartók költségtervek 12.3 Folyamatábra

73/78

Start

Részletes pénzforgalmi- és költségterv kialakítása

Megtörtént teljesítés

Fenntartói pénzforgalmi költségterv )

Fenntartói pénzforgalmi költségterv

Projektszintű pénzforgalmiés költségterv Projektszintű pénzforgalmi- és költségterv kialakítása

Egységes pénzforgalmiés költségterv

Projektszintű pénzforgalmiés költségterv

Pénzforgalmi- és költségtervek jóváhagyása

Fenntartói pénzforgalmi költségterv

Elfogadott és ellenjegyzett pénzforgalmi és költségtervek

Egységes pénzforgalmiés költségterv

Vége

Költségütemezés

13 A FOLYAMAT CÉLJA A költségütemezés nyomon követése a projekt pénzügyi likviditásának megőrzésére, fenntartására irányul. Egyúttal e folyamat segíti a számlakifizetések engedélyezését is.

74/78

13.1

A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE

A folyamat folyamatos kezelését a Gazdasági vezető végzi; a folyamat hatása kiterjed a projekt egészére. A folyamatot alkalmazni kell a likvidképesség eseti vizsgálatakor, illetve a számlakifizetések engedélyezése során is. 13.2 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 13.2.1 A költségütemezés nyomon követése A számlák engedélyezésével megtörténő kifizetés dokumentumait a Fenntartók a Gazdasági vezető részére továbbítják. A Pénzügyi vezető a dokumentumokat (bizonylatokat) összeveti a pénzforgalmi ütemtervekkel, és a megtörtént változásokat bejegyzi. . A másolat irattárazásáról a Pénzügyi vezető gondoskodik, míg az eredeti dokumentumok a Főkedvezményezettnél és a Kedvezményezetteknél kerülnek megőrzésre. A Gazdasági vezető rendszeres időközönként helyzetjelentést készít (B15 – feljegyzés, emlékeztető, javaslat), melyet a Projektmenedzser részére továbbít. A Gazdasági vezető minden kirívó, vagy szokatlan jelenségről, továbbá a pénzügyi keretek stabilitása érdekében megtett intézkedéseiről köteles tájékoztatást adni az érintetteknek. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Megtörtént kifizetések bizonylatai Átutalási megbízás, bankszámlakivonat A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető Határidő: napi rendszerességgel Résztvevők: Gazdasági vezető Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: Gazdasági vezető Költségütemezést nyomon követő bizonylatok Projektmenedzsment helyzetjelentések 13.3 Folyamatábra

75/78

Szerződéskötés

14 A FOLYAMAT CÉLJA A projekt szerződéskötéseihez kapcsolódó szabályozás célja, hogy a projekt a TISZK. által szabályosan lebonyolítható legyen, illetve a TISZK. koordinálni legyen képes az összes szerződéskötést. 14.1 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a projekt összes tevékenysége esetén létrejövő összes szerződés esetén, függetlenül a szerződő felektől. 14.2 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA 14.2.1 Szerződéstervezet kialakítása és a szerződés aláírása A szerződéstervezet kialakítása a projektterv, a ÜT és az ajánlatok alapján történik. A Szakmai vezető a jogi tanácsadó bevonásával dolgozza ki a szerződéstervezetet. A szerződéstervezet első elkészült verzióját a Szakmai vezető egyezteti a szerződő féllel, majd ellenjegyzésre a Projektvezetőnek továbbítja. A Projektvezető megvizsgálja a szerződéstervezetet (felmerülő vitás kérdés alapján esetleg szakértő bevonásával), és belátása szerint meggyőződik annak helyességéről. Ekkor a szerződéstervezetet minden oldalon szignójával ellen jegyzi. A projekthez kapcsolódó bármilyen szerződés akkor írható alá, ha a Projektvezető az ellenjegyzést megtette. Amennyiben a Projektvezető a szerződéstervezetet nem találja kielégítőnek, vagy abban változTATást, kiegészítést javasol, akkor azt a Szakmai vezető felé írásban teszi meg (B15 nyomTATványon), és a szerződéstervezetet a javaslatához mellékelten visszaküldi. Bemenő információ: Bemenő információ forrása: Projektvezető, ÜT Fenntartó Projektterv Ajánlati dokumentáció A tevékenység felelőse: Projektvezető Határidő: az ajánlatkérésben megjelölt módon Résztvevők: Szakmai vezető / Társulási Tanács/Taggyűlés kapcsolattartó Koordinátor-adminisztrátor Eredmény felhasználója: Eredmény: Projektmenedzsment / Fenntartó Szerződés-tervezet Szakmai vezető / Társulási Tanács/Taggyűlés Feljegyzés, javaslat (B15) kapcsolattartó 14.2.2 Teljesítési és részteljesítési igazolások kiállítása A teljesítési igazolás kiállítása a szerződésben foglalt tevékenységek teljesítése után történhet. A teljesítés igazolására javaslatot a Szakmai vezető / Fenntartói koordinátor tehet a 76/78

Projektvezető felé a C2 nyomtatvány megfelelő részeinek kitöltésével. A Szakmai vezető / Fenntartói koordinátor köteles a teljesítés tartalmát megvizsgálni, az esetleges hibákról a Projektvezetőt tájékoztattatni. A javaslatért a felelősséget a Szakmai vezető / Fenntartói koordinátor vállalja. Amennyiben a szerződés értelmében, vagy más objektív okok miatt részteljesítés kiállítására is szükség van, akkor a C2 nyomtatvány megfelelő pontjában ezt jelezni kell. Ha a részteljesítési igazolások kiállítása történik meg, akkor szükség van az utolsó részteljesítési igazolás kiállítását követően egy (vég)teljesítési igazolásra is. A Projektvezető a Szakmai vezető javaslatát saját belátása szerint fogadja el. A Projektvezető köteles gondoskodni arról, hogy a teljesítésigazolások egy példánya a szerződő félhez kerüljön eljuttatásra. A további teendők, a Projektvezető felé benyújtás szabályozása, illetve a teljesítésigazolás további menete a PIK-ben található. Bemenő információ: Szerződés

Bemenő információ forrása: Projektmenedzsment / Fenntartó

A tevékenység felelőse: Szakmai vezető, illetve a Társulási Tanács/Taggyűlés kapcsolattartók Határidő: eseti, az igazoló dokumentumok beérkezését követő 3 napon belül Résztvevők: Szakmai vezető, illetve a Társulási Tanács/Taggyűlés kapcsolattartók Eredmény: Eredmény felhasználója: Teljesítésigazolás (C2) Pénzügyi vezető 14.2.4 A szerződésekhez kapcsolódó kifizetések megvalósítási rendje Az utalványozás – a pénzügyi kifizetési és engedélyeztetési rend szerint, a szerződésekhez kapcsolódó kifizetések megvalósítási rendje és az utalványozás a PIK -ben található leírás szerint történik. 14.3 Folyamatábra

77/78

Start

Ütemterv

Projektterv

Szerződés-tervezet

Szerződéstervezet kialakítása és szerződés aláírása Ajánlati dokumentáció

Szerződés

Feljegyzés, javaslat

Teljesítési- és részteljesítési igazolások kiadása

Kifizetések megvalósítási rendje

Vége

78/78

Teljesítésigazolás