Projectrapportage veiligheid Floriade 2012

Projectrapportage veiligheid Floriade 2012

samenwerken aan veiligheid en gezondheid

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

pagina 3

2.

Bouwen van structuren (Samen)werken aan een veilige Floriade

pagina 4

3.

Risicoanalyse Voorkomen is beter dan genezen

pagina 12

4. Evenementenvergunning Structuur, overzicht en duidelijkheid pagina 18

2

5.

Planvorming en uitvoering Samen risico’s managen

6.

Tot slot Multidisciplinair werken, denken en afstemmen pagina 30

pagina 22

1. Voorwoord De Floriade 2012, een prachtig evenement waarbij Regio Venlo 187 dagen is bezocht door meer dan twee miljoen bezoekers uit de hele wereld. Een wereldexpo die in het licht stond en waarbij de regio Venlo een unieke kans kreeg om zich te presenteren. Een evenement dat meer inhoud had dan mensen enkel en alleen een leuk dagje uit te bezorgen. Een evenement dat nieuwe bronnen van kennis heeft aangeboord, maar vooral een evenement dat nieuwe samenwerkingsverbanden heeft gesmeed en partijen heeft verbonden. De ’brede’ veiligheidsregio heeft samen met de gemeente Venlo gezorgd voor een belangrijke randvoor waarde: veiligheid!

De kracht van de Veiligheidsregio Limburg-Noord is dé bundeling van alle kolommen, primaire partners en andere belanghebbenden op het gebied van veiligheid en gezondheid. Binnen het project Veiligheid Floriade kwam dit goed tot uiting. Alle primaire kolommen, met daaraan toegevoegd de Floriade-organisatie en de wegbeheerders, zijn aan de slag gegaan om de Floriade te laten slagen als een veilig evenement. Iedereen pakte zijn eigen rol, maar de stip op de horizon stond centraal. In de aanloop naar de Floriade oefenden wij, analyseerden wij, discussieerden wij, schreven wij plannen en lieten wij alles, wat de projectorganisatie in productie bracht, toetsen door de mensen die in het veld moesten optreden met deze gereedschappen. Hierbij is de verbinding gelegd tussen het maken van plannen, het bijscholen en het oefenen, maar ook het evalueren, verwerken en terugkoppelen van punten die ons uit het veld werden aangereikt. Het succes van een project is niet alleen te danken aan plannen of structuren, maar vooral aan mensen die er helemaal

voor gaan. Mensen die verder kijken dan hun eigen belang of verantwoordelijkheid. Mensen die samenwerken. Mensen die kritisch durven zijn naar zichzelf en naar anderen. Mensen die elkaar weten te vinden wanneer het nodig is. De verbondenheid, intensieve samenwerking op een echt nieuw niveau is iets dat ik sterk herken in het project Veiligheid Floriade. Op het gebied van veiligheid hebben de betrokken organisaties laten zien wat samenwerking inhoudt. Gezamenlijk voor één doel staan, dit doel kennen en hiernaar acteren. Ongeacht kleur, belang, publiek of privaat.

‘Dat is samenwerking, iedereen horen en mee laten bouwen aan een veilige Floriade!’ Roger Knorr Projectleider Veiligheid Floriade 2012


3

4

2. Bouwen van structuren (Samen)werken aan een veilige Floriade Van 5 april t/m 7 oktober 2012 vond in Venlo de wereldtuinbouwtentoonstelling Floriade plaats. Een bijzonder evenement van een enorme omvang, waarbij in 187 dagen ruim twee miljoen bezoekers het evenement veilig bezochten. Van de enorme inspanningen achter de schermen, hebben die bezoekers niets gemerkt.

Om deze veiligheid te kunnen garanderen, is de Veiligheidsregio LimburgNoord (VRLN) samen met de Floriadeorganisatie en de gemeente Venlo al in 2007 begonnen met het treffen van de eerste voorbereidingen voor een veilig verloop van de Floriade. In juni 2011 is

het project Veiligheid Floriade gestart in de vorm van een multidisciplinaire projectgroep. Naast de VRLN, waarin de Brandweer Limburg-Noord en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) LimburgNoord zijn vertegenwoordigd, bestond

de projectgroep uit politie LimburgNoord, gemeente Venlo, Rijkswaterstaat en de Floriade-organisatie. In december 2012 is het project Veiligheid Floriade afgerond en is de evaluatie- en rappor tagefase gestart.

Realisatie projectdoel Het primaire projectdoel van het project Veiligheid Floriade luidde als volgt:

“Het project Veiligheid Floriade 2012 heeft als doel alle nood zakelijke maatregelen voor te bereiden, te treffen en te borgen die het mogelijk maken dat de risico’s voortkomend uit het evenement Floriade 2012 worden beheerst tot een acceptabel niveau. Hierbij dient rekening te worden gehouden met een breed speelveld en een afweging van lokale en regionale belangen en verantwoordelijkheden.”

Alle betrokken partijen zijn het erover eens dat het primaire projectdoel is gehaald. Deze doelstelling is vertaald naar concrete werkprocessen en producten die in separate multidisci plinaire werkgroepen zijn voorbereid en uitgewerkt.


5

6

Nieuwe inzichten De combinatie van grootschaligheid, duur en aard van het evenement Floriade 2012 was uniek voor de regio. Dat heeft de VRLN en haar partners gestimuleerd de veiligheidsvraagstukken op innovatieve wijze te benaderen. Voor de betrokken partijen was het vaak pionieren op zoek naar een efficiënte aanpak, het juiste advies en de best passende maatregelen. Op weg naar de opening en ook tijdens het evenement zijn veel leerpunten en nieuwe inzichten ontstaan. Deze kennis en ervaringen leveren een goed beeld op van succesfactoren en valkuilen.

De uitvoerders en betrokken organisaties hebben er belang bij dat deze kennis beschikbaar komt voor andere projecten. De leerpunten en nieuwe inzichten geven betrokken partijen een houvast voor het organiseren van de evenementenveiligheid in vergelijkbare toekomstige projecten en werkmethodieken.

Multidisciplinaire samenwerking Voor de organisatie van de veiligheid voor een dergelijk grootschalig evenement als de Floriade bestaat geen blauwdruk. Kenmerkend voor het pro-

ject Veiligheid Floriade is de verregaande succesvolle multidisciplinaire samenwerking. Alle betrokken partijen namen hun positie in, maar het gezamenlijke projectdoel zorgde voor verbinding van alle veiligheidskolommen. Naarmate het project zich ontwikkelde, kwamen steeds meer partijen in beeld.

“Voor de betrokken partijen was het vaak pionieren en zoeken naar een efficiënte aanpak, het juiste advies en de best passende maatregelen.”

7

Ondanks dat een grootschalig project als de Floriade veel energie en tijd vergt naast de reguliere werkzaamheden in het evenementenhoogseizoen, was er een enorme inzet en betrokkenheid van alle partijen. Dat zorgde voor een grote meerwaarde.

Hybride projectstructuur Het project heeft vorm gekregen door het instellen van een unieke hybride projectstructuur, waarbij de bestuurlijke en de uitvoeringsverantwoordelijkheden in één projectstructuur zijn onder gebracht, waarin de politie LimburgNoord, de gemeente Venlo en de

eiligheidsregio Limburg-Noord parti V cipeerden. Als primaire netwerkpartners zijn de Floriade-organisatie en Rijkswaterstaat als vertegenwoordiger van de wegbeheerders toegevoegd aan deze projectstructuur. De verschillende producten werden voorbereid in de werkgroepen Risicoanalyse, Evenementenvergunning, Multidisciplinair Coördinatieplan (MCP), Opleiden en Oefenen, Communicatie, Bewaken en Beveiligen, Waterveiligheid en Gezondheid.


Voorzitter Veiligheidsregio

Burgemeester Venlo

Projectleider

Veiligheidsdirectie

Multidisciplinaire projectgroep Veiligheid Floriade

Afdeling veiligheid en handhaving

Producten

8 1. Inrichten en borgen van de processen:

• Multi advisering / preventie • Borgen maatregelen

2. Planvorming

3. Verbinden / vervlechten

Multidisciplinair

Vergunningenstelsel

coördinatieplan

Gemeente Venlo

Multidisciplinair

Bestuurlijke

O&O

borging

werkgroep veiligheid • Openbare veiligheid / capaciteit • Bewaken en beveiligingen

Bereikbaarheid Floriade

(opleiden en oefenplan) • Vervoersconcept

(Vips) Afstemmen van veiligheids-

• Operationeel

Multidisciplinair

effect primair op de gemeente

verkeersplan

communicatieplan

Venlo en sec. Buurgemeenten

• Parkmanagement

9

Bevoegd- en verantwoordelijkheden Op basis van de wetgeving is de burgemeester van Venlo gezagsdrager voor de veiligheid binnen zijn gemeente in brede zin. Hij was samen met de voorzitter van de VRLN formeel bestuurlijk opdrachtgever voor het project Veiligheid Floriade. In dit geval waren deze twee functies in één persoon vertegenwoordigd.

De gemeente Venlo is verantwoordelijk voor het verstrekken van evenementenvergunningen. De gemeente legt voor het verstrekken van een evenementenvergunning voor grootschalige evenementen voorwaarden en veiligheids eisen op. Daarnaast is de gemeente Venlo primair verantwoordelijk voor de proactie en preventie binnen het integraal veiligheidsbeleid; oftewel in dit geval het scheppen van rand


voorwaarden rondom een veilig verloop van het evenement. De gemeente wordt hierin geadviseerd door de operationele hulpdiensten (politie, brandweer en GHOR). De Floriade-organisatie is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van veiligheidsmaatregelen op haar terrein.

Verschil in belangen Hoewel het gezamenlijk projectdoel nooit uit het oog werd verloren, zijn er bij een dergelijk evenement diverse belangen die een rol spelen voor zowel de betrokken partijen als de stake holders. Dankzij de investering in het bouwen van structuren, is het gelukt om de belangen van de afzonderlijke partijen bij elkaar te brengen.

“Dankzij de investering in het bouwen van structuren, is het gelukt om de belangen van de afzonderlijke partijen bij elkaar te brengen.”

De netwerkpartners worden geïllustreerd in onderstaande netwerkkaart.

Koninklijk huis

RVD

Politie

DKDB WML

KMAR BUZA AZLN KLPD

10

NVWA

Veiligheidsregio

NCC

GGD RID

Provincie

Regio Venlo

Gemeente Venlo GHOR Staldepartement Particuliere instellingen

Floriade

Brandweer NCTV

RWS

Defensie

11

Tips & Tricks Bouwen van structuren • Spreek een vaste structuur af en houd daar gedurende het hele project aan vast. Daarmee kun je voorkomen dat door de veelheid aan informatie, bevoegdheden en belangen onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. • Neem externe organisaties als volwaardig partner op in de projectstructuur. • Het inrichten van een dagelijks team kan helpen om te toetsen of de vooraf bedachte scenario’s in de praktijk werken. Stel zo nodig de plannen bij.


3. Risicoanalyse Voorkomen is beter dan genezen Een grootschalig evenement als de Floriade met meerdere miljoenen bezoekers brengt vele risico’s met zich mee. Om de kans op incidenten zoveel mogelijk te beperken, is al in een vroegtijdig stadium – in 2007 – gestart met een risicoanalyse. Op basis van nieuwe informatie en inzichten is deze risicoanalyse in de aanloop naar en gedurende de Floriade continu geactualiseerd. De multidisciplinaire aanpak van het project Veiligheid Floriade bewees hierbij zijn meerwaarde.

12

Al bij de eerste risicoanalyse in 2007 werd rekening gehouden met de verschillende fases van een grootschalig evenement als de Floriade: bouw-, bedrijfs- en afbouwfase. De risico’s van elke fase zijn geïdentificeerd en geanalyseerd. De hieruit voortvloeiende concrete maatregelen zijn vervolgens vastgelegd in de evenementenvergunning en het multidisciplinaire coördinatieplan (MCP). De gezamenlijke sessies van de veiligheidspartners, waarbij goed werd doorgevraagd op de beoordeling van de risico’s en de geadviseerde maatregelen, hebben geleid tot een goed onderbouwd evenementenadvies. Maatregelen die niet in de evenementenvergunning konden worden geëist, maar wel wenselijk waren, zijn in gezamenlijk overleg toch gerealiseerd. Voorbeelden hiervan zijn camera toezicht en een hekwerk rondom het Floriadeterrein; deze hebben positief bijgedragen aan de openbare orde en veiligheid.

“Om de kans op incidenten zoveel mogelijk te beperken, is al in een vroegtijdig stadium – in 2007 – gestart met een risicoanalyse.”

Inschatting risico’s De Floriade vond plaats op een permanent ingericht terrein met goede aan- en afvoerwegen en een eigen veiligheidsorganisatie. Daardoor bracht de Floriade minder risico’s met zich mee dan een vergelijkbaar grootschalig evenement met een tijdelijke inrichting. Daarnaast waren er, in tegenstelling tot veel evenementen met vergelijkbare bezoekersaantallen, minder grote con centraties van bezoekersgroepen. Bovendien verdeelden de bezoekers zich over het gehele 66 hectare grote terrein. De verwachting was dat er tijdens een reguliere bezoekersdag relatief weinig alcohol en geen drugs zouden worden genuttigd. Ervaringen bij ver gelijkbare evenementen wijzen uit dat daardoor de hoeveelheid be - nodigde geneeskundige hulpverlening aanzienlijk lager ligt dan op basis van de berekeningen van Handreiking evenementen GHOR. In het advies door de projectgroep is wel een onderscheid gemaakt tussen basisdagen en piekdagen.

Beheersing verkeersstromen Om de verkeersstromen rondom de Floriade in goede banen te leiden, heeft de provincie Limburg de regierol opgepakt. Omdat ook bij de regulering van het verkeer het onderwerp veilig-

“In de risicoanalyse werden 33 risicogroepen uitgewerkt die zich op en rond het Floriadeterrein zouden kunnen voordoen.”

heid belangrijk was, hebben de projectgroep Veiligheid Floriade en de projectgroep Verkeer samenwerking gezocht. Dankzij de gedrevenheid en betrokkenheid van de individuele medewerkers is deze samenwerking een succes geworden. Ook het uit nodigen van bestuurders, door het organiseren van een aantal informatiebijeenkomsten, droeg positief bij aan het resultaat. In maart 2012 werd een leerzame testdag gehouden om inzicht te krijgen in de bewegingen van de bezoekersstroom op een piekdag.

Voorkomen rampscenario In de risicoanalyse werden 33 risicogroepen uitgewerkt die zich op en rond het Floriadeterrein zouden kunnen voordoen. Per risicogroep is bekeken op welke plekken dit aan de orde was. Vervolgens zijn er scenario’s uitgewerkt voor risicomanagement. Diverse scenario’s zijn aan de orde gekomen in de multidisciplinaire oefeningen.

Case: overcrowding

Crowdmanagement Een van de beschreven risico groepen is ‘overcrowding’. Bij dit ‘crowdmanagement’ staat het bewaken van de veiligheid van de verwachte grote mensenmassa’s centraal. Met name de toegang tot het Floriadeterrein via de loopbrug over de snelweg en de route tot aan de kassa vormen een belangrijk aandachtspunt. Bij de uitwerking van dit scenario staat de project groep onder meer de ramp bij de Love Parade in Duisburg in juli 2010 duidelijk voor ogen. Bij dat evenement vielen 21 doden door dat

een

een

weg

mensenmenigte door

een

veel

zich te

smalle tunnel moest banen. Hieruit trekt de projectgroep Veiligheid Floriade belangrijke lessen en treft de nodige veiligheidsmaatregelen rondom

het

entreegebied,

de

tunnel en de brug.

13


Case: veiligheidsoefening 8 maart

Praktijkoefening tankwagen De ligging van het Floriadeterrein en de terreinindeling

naar volle tevredenheid. Mede door de aanwezigheid van

leveren een aantal specifieke risico’s op uit de risico

camerabewaking wordt tijdens de oefening de situatie

groep ‘vrijkomen gevaarlijke stoffen’. Zo is het terrein

overzichtelijk in kaart gebracht. Niet alleen op het

direct gelegen aan twee snelwegen waar continu

oefenterrein, maar ook in het nieuw ingerichte actiecen

vervoer van gevaarlijke stoffen plaatsvindt. Ook de

trum crisiscommunicatie wordt met grote betrokken

aanwezigheid van een pijpleiding aan de rand van het

heid gewerkt. Het resultaat is dat het multidisciplinaire

terrein is een risicofactor.

coördinatieplan niet hoeft te worden bijgesteld.

Op 8 maart houden de gezamenlijke hulpdiensten op het Floriadeterrein daarom een grootschalige veiligheids oefening. Het rampscenario luidt dat een tankwagen met gevaarlijke stoffen van de weg is geraakt waardoor er een giftige wolk over het Floriadeterrein trekt. Alle bezoekers moeten onmiddellijk het terrein ver laten. Op basis van de risicoanalyse en het bijbehorende maatregelenadvies kwam naar voren dat het scenario ‘(mogelijke) ontruiming van het Floriadeterrein’ speci fieke afspraken vergt. Zo kort voor de opening van de Floriade is dit voor alle veiligheidspartners een perfecte testcase. Hoewel de BHV’ers van de Floriade pas sinds kort een team vormen en dus nog nauwelijks ervaring hebben kunnen opdoen, verloopt de oefening

14

15

Proces ‘Bewaken en Beveiligen’ Een proces waarin de belangen van de diverse betrokkenen nog nadrukkelijker in beeld waren, was het proces ‘Bewaken en Beveiligen’ van belangrijke personen. Sinds juni 2011 is een multidisciplinaire werkgroep ‘Bewaken en Beveiligen’ ingericht, waarin de VRLN, Floriade, politie Limburg-Noord en gemeente Venlo zitting hadden.

Deze werkgroep had als doelstelling om protocollen, multidisciplinaire afspraken en beveiligingsmaatregelen samen te brengen in één integrale benadering. Ook heeft de werkgroep de uitvoering van de vipbezoeken voorbereid. Door deze werkgroep werd een multidisciplinair format ‘Bewaken en Beveiligen’ opgesteld, dat werd vastgelegd door de gezagsdriehoek. Dit vormde een blauwdruk voor het voorbereiden van dergelijke bezoeken.


De informatie voor de voorbereiding van vipbezoeken werd gedeeld via diverse kanalen. In een aantal gevallen kon informatie pas in een zeer laat stadium worden hardgemaakt. Daardoor was het een moeilijk te managen proces, vanwege de afhankelijkheid van een heel netwerk van belangen en externe partijen.

Case: bezoek Koningin en president Gül van Turkije

Koninklijk bezoek Diverse malen bezoeken hoogwaardigheidsbekleders

opschaling om de veiligheid voorop te stellen. Op het

uit verschillende landen de Floriade. Een koninklijk- of

Regionaal CoördinatieCentrum zat een Operationeel

staatsbezoek is qua veiligheidsorganisatie al een evene

Team (OT) paraat om meteen te kunnen optreden bij een

ment op zichzelf. Op 4 april 2012 opent Koningin Beatrix

incident. Ook was op het terrein een Commando Plaats

de Floriade en op 19 april brengt Hare Majesteit opnieuw

Incident (CoPI) ingericht.

een bezoek aan de Floriade, ditmaal samen met de Turkse president Abdullah Gül.

Hoewel het rustig is verlopen, blijkt dat de betrokkenen het als enorm positief ervaren om al in de startblokken

Het optimaal aansluiten van de crisisbeheersing, het

te staan, mocht het uit de hand lopen. Er heerst een sfeer

persoonsbeveiligingsproces en een goed doordacht

van ‘alertheid zonder overspannenheid’. Ieders inspan

protocol zorgen voor een extra dimensie. Een belang

ningen, focus en goede voorbereidingen hebben geleid

rijke partner voor de Veiligheidsregio Limburg-Noord is

tot een gecontroleerde situatie en een vlekkeloos dubbel

de Dienst Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging

staatsbezoek.

(DKDB), die verantwoordelijk is voor de directe veilig heid van leden van het Koninklijk Huis. In nauwe samenwerking wordt het bezoek voorbereid. Maar er komen ook andere relatief nieuwe dimensies en part ners bij kijken. Denk aan het Nationaal Coördinatie Centrum, het KLPD, het staldepartement, de ceremonie meester van Hare Majesteit de Koningin en de Turkse beveiligingsdiensten. Voorafgaand aan het bezoek

16

worden alle hulpdiensten uitgebreid geïnformeerd en werden diverse beveiligingsmaatregelen uitgevoerd op en rond het Floriadeterrein. Voor de regio LimburgNoord betekent dit een multidisciplinaire aanpak en

Tips & Tricks Risicoanalyse • Gebruik bij het inschatten van veiligheidsrisico’s ook ervaringen van andere regio’s met groot schalige publieksevenementen. • Maak gebruik van de nieuwe inzichten die ontstaan tijdens het continue proces van bepaling risico’s, vaststellen maatregelen en bijstellen van de planvorming. • Doorleef samen met alle betrokken partijen het proces van risico analyse.

17


4. Evenementenvergunning Structuur, overzicht en duidelijkheid Met het oog op een veilig verloop van de Floriade is, op basis van de uitvoerige risicoanalyse, een multidisci plinair advies uitgebracht aan de gemeente Venlo over de invulling van de evenementenvergunning. Deze vergunning omvatte eisen over de veiligheidsmaatregelen die de Floriade moest nemen, waaronder het in veilige banen leiden van grote mensenmassa’s en mensenstromen (crowdmanagementsystemen), legionellaen brandpreventie en het benodigde aantal BHV’ers, veiligheids- en geneeskundig personeel.

18

De evenementenvergunning is op gestructureerde wijze tot stand ge komen. Alle situaties die zich voordeden, stonden duidelijk omschreven in de vergunning of in de bijlagen. De vergunning met bijlagen was in de praktijk goed toepasbaar. Bij ieder risico is multidisciplinair bekeken welke maatregelen aan risico’s moesten worden gekoppeld. Deze maatregelen zijn vervolgens in de vergunning opgenomen. Op deze wijze is gezorgd voor een complete vergunning.

Flexibiliteit dankzij mastervergunning Er is gekozen voor een zogeheten mastervergunning; deze biedt ruimte voor het organiseren van aanvullende activiteiten die aansluiten bij de basisvergunning. Dit gaf flexibiliteit aan de organisatie om de programmering aan te passen of extra activiteiten aan te vragen. Deze extra activiteiten werden getoetst op de bestaande maatregelen zoals vergund. Indien nodig werden extra maatregelen opgelegd aan de organisatie of uitgevoerd door hulpverleningsdiensten. Deze methode werkte efficiënt en doelgericht. Er was sprake van structuur, overzicht en duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden

en bevoegdheden. De overlegstructuren met de Floriade-organisatie, veiligheidskolommen en gemeente waren helder en er waren korte communicatielijnen met vaste contactpersonen.

Opvolging evenementenvergunning Bij de vele evenementen die plaatsvonden op het Floriadeterrein is periodiek getoetst en gecontroleerd of werd voldaan aan de eisen die voortvloeiden uit de evenementenvergunning. Over het algemeen zijn de evenementen zonder noemenswaardige problemen verlopen. Voorafgaand aan elk evenement werd elk themaveld door diverse veiligheidsdiensten gecontroleerd op de voorwaarden zoals opgenomen in de vergunning. Daarnaast werden vooraf duidelijke afspraken gemaakt plus een planning van wie, wanneer en waar welke maatregelen zou toetsen. Daardoor was het mogelijk om gestructureerd en efficiënt te werken. Het bleek dat de in de vergunning opgenomen maatregelen vooraf grondig waren geanalyseerd en onderbouwd. Daardoor waren deze maatregelen in de praktijk ook goed werkbaar. Doordat er veel expertise en tijd is gestoken in een

“Er was sprake van structuur, overzicht en duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.”

weloverwogen advies, zijn er nagenoeg geen heroverwegingen of inschattingsfouten gemaakt.

Technische hygiëne Vanwege de omvang van de Floriade is de GHOR Limburg-Noord vroegtijdig gestart met het inventariseren van de veiligheids- en gezondheidsrisico’s. Op basis daarvan gaf de GHOR de gemeente instructies op het gebied van technische hygiëne. Daarnaast adviseerde de GHOR de gemeente over de benodigde hoeveelheid geneeskundig personeel om de zorgcontinuïteit in de regio te borgen. De GHOR legde tevens de verbinding tussen de verschillende geneeskundige partners, waaronder het Nederlandse Rode Kruis, de Ambulancezorg Limburg-Noord en de GGD Limburg-Noord.

Case: legionellapreventie

Legionellapreventie 19 Op

watervernevelende

de Waterleiding Maatschappij Limburg (WML), VROM

in stallaties aanwezig; een reden om extra alert te

het

Floriadeterrein

waren

en de provincie Limburg plaats. Vóór en tijdens de

zijn op de aanwezigheid van de legionellabacterie.

Floriade worden drie terreininspecties gepland, waarbij

In samenspraak met de GGD en de GHOR wordt

de Floriade, GGD en WML aanwezig zijn. Ter plaatse

daarom in september 2011 een werkgroep waterveilig

kunnen aandachtspunten worden aangepakt en ge-

heid gevormd. In deze werkgroep nemen de GHOR

regeld, waardoor deze inspecties prima verlopen.

Limburg-Noord, de Floriade, de GGD Limburg-Noord,


Veiligheidskolombrede checklist Bij het deelproject ‘Controle en hand having’ werd gewerkt met een veiligheidskolombrede checklist, waar bij iedere veiligheidskolom zijn eigen voorwaarden en maatregelen toetste. Deze checklist was noodzakelijk om

eenduidigheid te krijgen en overzicht te houden op de toetsing van de maat regelen.

stukken bij zich. Door een realistische en haalbare planning konden controlemomenten goed worden uitgevoerd.

Ook het werken met één bundel (document) van vergunningsvoorwaarden en situatietekenen zorgde voor efficiency. Hierdoor had iedereen altijd de juiste

Om een indruk te geven van de veiligheidskolombrede checklist, is hiervan een verkorte versie opgenomen op hoofdlijnen:

Veiligheidskolombrede checklist

20

voldoet voldoet nvt NIET 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Multidisciplinair Organisatorische controle

voldoet voldoet nvt NIET 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Brandweer

De organisatie is op elk moment in staat een actueel overzicht te geven van het aantal aanwezige personen op het terrein De BHV-organisatie is op de hoogte van de inhoud van het Veiligheids- en BHV-plan De organisatie is in staat een actieve monitoring uit te voeren over de weersomstandigheden Controle op bereikbaarheidsroute calamiteitendiensten (poorten)

Evenement is bereikbaar middels een route, minimaal 3,50 m breed en 4,20 m hoog Geplaatste afzettingen makkelijk te verwijderen (Nood)uitgangen en vluchtroutes vrij van obstakels De sluiting van de (nood)uitgangen voldoet Noodverlichting aanwezig Vluchtwegaanduiding aanwezig Versiering niet gemakkelijk ontvlambaar Voldoende gekeurde blusmiddelen Blusmiddelen zichtbaar geplaatst en gereed voor direct gebruik

voldoet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

voldoet nvt NIET

Politie

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Parkeerplaats is na zonsondergang voldoende verlicht Goede scheiding verkeersstromen busterminal Toezicht bij in- uitstapplaats busterminal Voorziening voor alternatieve binnenkomst op park Uitgewerkt alternatief bij uitvallen brug voor vervoersbewegingen Cameratoezicht op brug Voldoende beveiligers overeenkomstig schema Communicatiemiddelen met publiek Cameratoezicht gedurende openstelling Voldoende verlichting van opengesteld gedeelte na zonsondergang Geen andere in- en uitgangen voor publiek Doelmatige en veilige opslag en afvoer contant geld

voldoet 0 0 0 0 0 0

voldoet nvt NIET 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

GHOR AED aanwezig (6 minuten concept) Geadviseerde hulpverlening aanwezig De EHBO-post voldoende herkenbaar en met bewegwijzering vindbaar Er is één toilet per 150 bezoekers aanwezig Benoemde traumaheli-landplaatsen bekend bij EHBO Bezoekers worden geïnformeerd over hygiëneregels

Tips & Tricks Vaststellen en controle evenementenvergunning • Werk met een mastervergunning die ruimte biedt voor het orga niseren van aanvullende activiteiten die aansluiten bij de basisvergunning. • Neem de vergunningsvoor waarden zin voor zin door. Stel bij elke zin de vragen: Wat bedoelen we precies? Wat willen we bereiken? • Stel een veiligheidskolombrede checklist op voor eenduidigheid en toetsing. Maak vooraf duide lijke afspraken over wie, wanneer en waar welke maatregelen toetst.

21


5. Planvorming en uitvoering Samen risico’s managen Naast het grondig analyseren van mogelijke risico’s die konden ontstaan tijdens de duur van de Floriade was het minstens zo belangrijk om deze risico’s goed te managen. Om adequaat te kunnen omgaan met alle in de risicoanalyse uitgewerkte scenario’s werd het project Veiligheid Floriade opgesplitst in diverse deelprojecten. Door over de grenzen van hun eigen discipline heen te kijken, slaagden de projectpartners er samen in oplossingen aan te dragen om risico’s op een goede manier te beheersen.

Gezien de grote omvang van het project Veiligheid Floriade en de grote hoeveelheid daarbij betrokken medewerkers, is ervoor gekozen om dit project op te knippen in een aantal deelprojecten. Voor elk van deze deelprojecten zijn werkgroepen samengesteld die zich bezighielden met een apart aspect van de veiligheid.

Dagelijks team Floriade

22

Omdat het evenement zo uniek was, waren de voorbereidingen op de Floriade 2012 gebaseerd op voor spellingen, berekeningen en modellen. Aan de hand van het aantal geplande bussen van touroperators en de weersvoorspellingen kon de Floriade-organisatie vooraf een redelijk beeld geven van de bezoekersaantallen. Bovendien werd continu het aantal geparkeerde auto’s en bezoekers, twitterdata, camerabeelden en portofoonverkeer gecontroleerd in het meldcentrum van de Floriade. Om de daadwerkelijke bezoekersaantallen en publieksstromen te matchen met de verwachtingen, is de eerste drie weken van opening een ‘dagelijks team’ ingericht. Tijdens het dagelijks overleg bespraken alle partners uit de hulpverleningsketen en de Floriade-organisatie de actuele informatie. Op basis van de daadwerkelijke situatie zijn er kleine aanpassingen gedaan in de planvorming. Bijvoorbeeld het aantal pendelbussen tussen de parkeerterreinen en de entree om zo het logistiek proces op een verantwoorde manier te laten verlopen.

Gedurende het evenement bleek dat piekdagen qua bezoekersaantallen vaak achteraf geen piekdagen waren. Onder andere weersomstandigheden speelden een grote rol. Op het terrein waren standaard veertig veiligheidsmedewerkers van de Floriade aanwezig, waaronder geneeskundige hulpverleners, BHV’ers en securitymedewerkers. De politie was dagelijks aanwezig met twee medewerkers die per Segway de openbare orde op het terrein in de gaten hielden; dit aantal werd opgeschaald op drukke dagen.

Multidisciplinair coördinatieplan Als drager voor alle veiligheidsadviezen is gekozen voor een multidisciplinair coördinatieplan (MCP) op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een MCP beschrijft operationele afspraken tussen de hulpdiensten onderling en de gemeente over mogelijke incidenten tijdens het evenement. Het gaat hierbij om informatie die van multidisciplinair belang is. Het doel is het realiseren van een gecoördineerde en efficiënte hulpverlening tijdens het evenement. In de eerste fase van het project werd aan de burgemeester van Venlo geadviseerd te kiezen voor deze planvorm, in plaats van een traditioneel rampen bestrijdingsplan. Het voordeel van een MCP is de generieke insteek en scenariokeuze, terwijl een rampenbestrijdingsplan vaak maar op één specifiek (maatgevend) scenario focust. Het MCP gaf inzicht in de structuur van de hulpdiensten en de calamiteitenorganisatie van de Floriade en Rijkswaterstaat en

“Door over de grenzen van hun eigen discipline heen te kijken, slaagden de projectpartners er samen in oplossingen aan te dragen om risico’s op een goede manier te beheersen.”

specificeerde de raakvlakken in verantwoordelijkheden van beide. Daarnaast bood het plan een tactisch kader voor het optreden bij incidenten op en rondom de Floriade. Met een incident werd elke gebeurtenis bedoeld op het Floriadeterrein waarbij mogelijk een gezamenlijke respons van hulpdiensten en de calamiteitenorganisatie van de Floriade noodzakelijk was.

Multidisciplinaire inzetkaart In het MCP Floriade 2012 is voornamelijk geïnvesteerd in het organiseren van een solide basisorganisatie. Door ervoor te zorgen dat in de dagelijkse situatie (scenario ‘0’) de betrokken organisaties op elkaar zijn afgestemd, zijn zij in staat in rampen crisissituaties flexibel te reageren, wat ervoor zorgt dat de diverse hulpdiensten op de juiste manier met dergelijke situaties omgaan. Naast een beschrijving van de organisatiestructuur is de multidisciplinaire inzetkaart een belangrijk onderdeel van het MCP. Deze inzetkaart bestond uit een detail- en een omgevingstekening van het Floriadeterrein met per discipline een verschillende informatiebehoefte. Het MCP is samen met een terrein verkenning in de multidisciplinaire bijscholingen gepresenteerd.

Case: praktijkoefening weeralarm

Praktijkoefening weeralarm Op 9 december 2011 vindt in het regionaal coördinatie

oefening deel aan het beleidsteam. Afsluitend geeft de

centrum een intensieve praktijkoefening plaats. Alle

burgemeester een persconferentie waarbij nationale

hulpdiensten, de gemeente, Rijkswaterstaat, Defensie,

en internationale media aanwezig zijn. Tijdens deze

en de Floriade-organisatie zijn intensief bij deze oefe

zinvolle oefening wordt duidelijk dat de projectgroep

ning betrokken. Het scenario luidt dat er ongeveer

Veiligheid Floriade optimaal is voorbereid op mogelijke

30.000 bezoekers op het Floriadeterrein aanwezig zijn.

incidenten. Ook wordt voor alle betrokkenen duidelijk

Het is zogenaamd een zomerse hete dag met 28 graden.

wat er allemaal bij komt kijken als duizenden bezoekers

Via het KNMI wordt een weeralarm (code rood) afge

snel en veilig van het Floriadeterrein moeten, voor

kondigd voor de provincie Limburg. Op basis van dit

het geval zich daadwerkelijk een incident voordoet.

scenario wordt een mogelijke ontruiming van het

Op 16 maart, twee weken vóór de opening van de

Floriadeterrein geoefend. Er wordt een operationeel

Floriade, vindt een vergelijkbare oefening plaats. Ook

team en een beleidsteam samengesteld. Ook burge

deze verloopt zonder problemen.

meester Bruls van de gemeente Venlo neemt tijdens de


23

Opleiden en Oefenen De kracht van het MCP is dat het ontwerp en de implementatie van de planvorming in elkaar werden verweven. Een onderdeel hiervan was het gezamenlijk opzetten van een opleidingsen oefenplan. Alle functionarissen – van de Veiligheidsregio Limburg-Noord, de politie Limburg-Noord, Rijkswaterstaat en van de Floriade – zijn in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van

zowel het Floriadeterrein als van de planvorming rondom het evenement. In bijscholingen en oefeningen is geïnvesteerd in het kennismaken met elkaar. Daardoor waren op het moment van de opening van de Floriade alle functionarissen over en weer met elkaar bekend. In organisatorisch opzicht werd ervoor gekozen om aan te sluiten bij de reguliere O&O-structuur van de VRLN.

Daarnaast werden bestaande middelen, bijscholings- en oefenmomenten ge bruikt. Op basis van de projectstructuur zijn de Floriade-organisatie en Rijks waterstaat als volwaardig part ner opgenomen. De Floriade-organisatie startte met een kennis- en ervaringsachterstand in crisisbeheersing. Daarom organiseerde de projectgroep een themasessie voor directie en management van de Floriade.

Case: multibijscholingen

Multibijscholingen

24

Begin oktober 2011 vinden de multidisciplinaire bijscho

nitieve MCP een gedragen plan, waaraan alle betrok

lingen plaats voor leden van CoPI (Commando Plaats

kenen een bijdrage hebben geleverd. Op deze manier

Incident), OT (Operationeel Team) en BT (Beleidsteam).

heeft elke functionaris de voor hem of haar relevante

De Floriade is één van de thema’s. Met name het aspect

scenario’s al ruim vóór de opening van de Floriade door

‘multidisciplinaire hulpverlening en crisisbeheersing’

leefd en doordacht. Het MCP is vervolgens doorvertaald

wordt breed toegelicht. Naast een algemene presentatie

in werkbladen en instructies, zodat alle disciplines

over de Floriade wordt ingegaan op de wijze waarop

dezelfde werkwijze hanteren. Deze manier van werken

de Floriade-organisatie zelf omgaat met veiligheid.

– conceptplan opstellen en dan klankborden tijdens een

Daarnaast is er een rondgang over het Floriadeterrein,

bijscholingsbijeenkomst – levert veel meerwaarde op.

waarbij een aantal casussen wordt doorlopen. Doel

Het betrekken van meer operationele mensen bij de

hierbij is de hulpverleners bewust maken van specifieke

planvorming in de bijscholingen, is dan ook al in de

incidenten en daarbij behorende problematieken die

werkwijze van de VRLN geïmplementeerd.

zich kunnen voordoen. Ook komt het multidisciplinaire coördinatieplan (MCP) aan de orde. Tijdens de bijscho

Ook in februari en maart 2012 zijn diverse bijscholingen

ling komen veel reacties en input binnen van de opera

voor CoPI-, OT- en BT-leden, aangevuld met de Officieren

tionele functionarissen; officieren van de verschillende

van Dienst Floriade en Rijkswaterstaat. Daarnaast

hulpdiensten die een leidinggevende rol hebben. Deze

vinden diverse terreinverkenningen plaats met functio

input wordt in de werkgroep MCP afgewogen en

narissen van gemeente, politie en brandweer, Officieren

verwerkt om het plan te verbeteren. Op basis van de

van Dienst van centralisten. Tot slot is er in maart een

aandachtspunten die vanuit de werkvloer zijn aange

extra kabelbaantraining ‘redding op hoogte’ voor de

dragen en vervolgens zijn doorgevoerd, is het defi

brandweer Venlo.

25


Communicatie: reguliere versus crisiscommunicatie De communicatie over de veiligheid van de Floriade werd gecoördineerd vanuit een multidisciplinaire werkgroep die een multidisciplinair communicatieplan heeft opgesteld. In de externe communicatie richting buitenwereld en bezoekers kwam vooral de Floriade als fees telijk evenement tot uitdrukking, terwijl de communicatie over veiligheid bewust op de achtergrond gebeurde. Deze communicatiestrategie, waarbij een duidelijk onderscheid is gemaakt tussen reguliere en crisiscommunicatie, is vanaf het begin samen met de Floriade-organisatie afgestemd. De Veiligheidsregio Limburg-Noord was het eerste aanspreekpunt mocht zich een crisis of incident voordoen.

26

Al in een vroeg stadium heeft de werkgroep in samenwerking met de Floriadeorganisatie alle hulpdiensten geadviseerd over wat ze konden verwachten. Ook is er voor de opening tijdens enkele georganiseerde momenten actief ge communiceerd vanuit de VRLN en de projectorganisatie. De ontwikkelde plannen en bijlagen voor de communicatie zijn absoluut bruikbaar voor toekomstige projecten in de eigen veiligheidsregio en elders.

“In de communicatie richting buitenwereld en bezoekers kwam vooral de Floriade als feestelijk evenement tot uitdrukking, terwijl de commu nicatie over veiligheid bewust op de achtergrond gebeurde.”

Maatregelen crisiscommunicatie In het kader van de crisiscommunicatie werden werkafspraken gemaakt met diverse netwerkpartners. Er zijn diverse maatregelen crisiscommunicatie uitgewerkt en onderdeel gemaakt van het multidisciplinair coördinatieplan (MCP). Deze maatregelen zijn uitvoerig be sproken en geoefend met betrokken communicatiemedewerkers van de diverse organisaties. Dankzij deze grondige voorbereiding stond er een degelijke organisatie voor de crisiscommunicatie klaar, voor het geval inzet nodig mocht zijn.

Case: brand 20 september

Brand bewijst goede samenwerking Op 20 september 2012, in één van de laatste weken dat

Floriade haar deuren voortijdig voor de ongeveer

de Floriade is geopend, wordt de uitvoerig voorbereide

6.000 bezoekers. Met veel medewerkers is, zowel bij

en geoefende crisisorganisatie uitgebreid op de proef

het incident als in het Regionaal CoördinatieCentrum

gesteld. Op die datum trekt als gevolg van een grote

(RCC), hard gewerkt om zo weinig mogelijk hinder

brand bij een recyclingbedrijf aan de James Cookweg

te laten optreden voor bezoekers, bewoners, bedrijven

in Venlo in de middaguren een dikke rookwolk over

en andere betrokkenen. Tijdens dit incident wordt

een deel van het Floriadeterrein. Dit leidt tot een

duidelijk dat de crisisorganisatie grondig en profes

opschaling met twee CoPI’s (Commando Plaats Incident)

sioneel is voorbereid op een dergelijk incident.

en een OT (Operationeel Team). Uit voorzorg sluit de

27


Tips & Tricks Risicomanagement • Creëer ruimte om mee te kijken en te denken over het advies van de andere disciplines, dat zorgt voor een beter onderbouwd advies. Kritisch zijn op elkaars advies maakt het gezamenlijk eindadvies sterker. • Maak bij een dergelijk project een duidelijk onderscheid tussen reguliere communicatie en crisiscommunicatie.

28

29 “Kritisch zijn op elkaars advies maakt het gezamenlijk eindadvies sterker.”


6. Tot slot Multidisciplinair werken, denken en afstemmen De Floriade betekende 187 dagen feest voor de ruim twee miljoen bezoekers. Bezoekers die niets hebben gemerkt van de enorme inspanningen achter de schermen om het evenement in goede en veilige banen te leiden. Alle betrokken projecten werkgroepleden blikken terug op een bijzonder evenement, waarin samenwerking het sleutelwoord is. De multidisciplinaire samenwerking van de verschillende disciplines heeft met het project Veiligheid Floriade een flinke ‘boost’ gekregen. Daardoor wordt het in de toekomst nog gemakkelijker om elkaar te vinden.

De meerwaarde van een gedegen voorbereiding met alle betrokken partijen en de ruimte om elkaar van feedback te voorzien, heeft zich absoluut bewezen tijdens het project. Het verdient daarom aanbeveling om bij toekomstige grootschalige evenementen – in en buiten de regio – wederom op deze wijze te werk te gaan. Het project Veiligheid Floriade heeft veel nieuwe inzichten en leer momenten opgeleverd. De belangrijkste ‘Do’s’ staan hiernaast op een rijtje.

30

“Alle betrokken projecten werkgroepleden blikken terug op een bijzonder evenement, waarin samenwerking het sleutelwoord is.”

Lijst met gebruikte afkortingen BHV Bedrijfshulpverlening BT Beleidsteam CoPI Commando Plaats Incident DT Dagelijks team EHBO Eerste hulp bij ongelukken GGD Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio

MCP O&O OT VRLN VROM WML

Multidisciplinair coördinatieplan Opleiden en Oefenen Operationeel team Veiligheidsregio Limburg-Noord Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Waterleiding Maatschappij Limburg

Do’s! 1.

Begin tijdig en nodig vanaf het eerste stadium alle betrokkenen uit. Het succes van een dergelijk traject begint met draagvlak en betrokkenheid. 2. Zorg voor structuur, overzicht en duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en stuur strak op (tussen)deadlines. Laat daarbij de gemaakte afspraken doorwerken naar alle betrokkenen, zodat zij zich bewust zijn van wat er in bepaalde situaties van hen wordt verwacht. 3. Nodig betrokkenen nadrukkelijk uit om over de grenzen van hun eigen discipline heen te kijken. Die wisselwerking maakt de samenwerking sterker en zorgt voor een betere onderbouwing van plannen en maatregelen. Wees daarbij kritisch op elkaar en vraag goed door. 4. Investeer in netwerk, kennisdeling en uitwisseling, waardoor mensen met elkaar bekend zijn. Werk kennisachterstanden zo snel mogelijk weg. Dat maakt het gemakkelijker om elkaar te vinden op het moment dat het nodig is. 5. Stel plannen op als dynamische documenten; zorg voor flexibiliteit om in de aanloop naar het evenement zaken te kunnen aanvullen of aanscherpen. 6. Analyseer en onderbouw maatregelen vooraf in gezamenlijkheid. Dit zorgt voor draagvlak en betrokkenheid en voorkomt heroverwegingen of inschattingsfouten. 7. Borg de uitvoering, controle en handhaving van de plannen al vooraf. Zo weet iedereen wat van hem/haar op welk moment wordt verwacht. Ook voorkomt het dat de aandacht tijdens de uitvoeringsfase van het evenement verslapt. 8. Sluit waar mogelijk aan bij bestaande structuren, opleidingsen oefenmomenten of protocollen. 9. Zorg voor een goede timing van controles. Te vroeg is niet zinvol; je kunt geen controles uitvoeren op zaken die niet gereed zijn. Te laat zorgt voor druk op de ketel als het gaat om benodigde aanpassingen of verbeteringen. 10. Werk met praktische checklists, draaiboeken, werkbladen en instructies. Dit zorgt voor een uniforme werkwijze, wat analyse en rapportage gemakkelijker maakt.


31

Enkele kengetallen over de inzet van de hulpdiensten tijdens de Floriade: •

Politie-incidenten: ongeveer 20 meldingen, variërend van vermissing, diefstal tot vernieling.

•

Er werden 1.486 personen behandeld bij de EHBO-post, waarbij 97 keer de ambulance gealarmeerd is. De gemiddelde leeftijd van de behandelde bezoeker: 51 jaar. De jongste was 1 jaar; de oudste 95.

•

De brandweer heeft 26 uitrukken gehad op en nabij de Floriade, waarvan 18 keer sprake was van een automatisch brandalarm (loos alarm). De overige meldingen betroffen onder andere twee liftopsluitingen, een mogelijk gaslek en een vrachtautobrand.

Bij de brand bij het recyclingbedrijf, waardoor de Floriade vroegtijdig werd gesloten, zijn alle hulpdiensten ingezet.

32

Projectrapportage veiligheid Floriade 2012

Recommend Documents