universitair onderwijscentrum groningen
studielink sis
Projectplan VVV Versterking, verbreding en verlenging Studielink SIS keten versie 6
dr. HJA Beldhuis
29 oktober 2009
Alleen CSA maakt onderdeel uit van de SLSIS-keten
Ook facultaire international en admission offices, toelating- en examencommissies, onderwijsadministraties, afdelingen communicatie, etc maken onderdeel uit van de SLSIS-keten.
Projectplan VVV › 2
Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Samenvatting Doelstelling Organisatie Opzet Fasering Kosten Resultaten
4 4 4 4 5 5 5
2
Inleiding en achtergrond
6
3 3.1 3.2
Projectdoel en resultaten Afbakening: Wat is het resultaat niet ? Randvoorwaarden
9 9 9
4 4.1 4.2
Werkzaamheden en Fasering Verdeling in werkpakketten Fasering
10 10 10
5 5.1 5.2 5.3 5.4
Werkpakket 1 - Procesgericht werken in AO Doelstellingen Resultaten Betrokken medewerkers en afdelingen Aandachtspunten
12 12 12 12 12
6 6.1 6.2 6.3 6.4
Werkpakket 2 - Decentrale selectie en centrale loting Doelstellingen Resultaten Betrokken medewerkers en afdelingen Aandachtspunten
13 13 13 13 14
7 7.1 7.2 7.3 7.4
Werkpakket 3 - Internationale studenten Doelstellingen Resultaten Betrokken medewerkers en afdelingen Aandachtspunten
15 15 15 15 16
8 8.1 8.2 8.3 8.4
Werkpakket 4 - Maatwerk in de keten Doelstellingen Resultaten Betrokken medewerkers en afdelingen Aandachtspunten
17 17 17 17 18
9 9.1 9.2 9.3
Werkpakket 5 - Informatievoorziening Doelstellingen Resultaten Betrokken medewerkers en afdelingen
19 19 19 19
Projectplan VVV › 3
9.4
Aandachtspunten
19
10
Kostenoverzicht
21
11
Projectorganisatie
22
Projectplan VVV › 4
1
Samenvatting
Een goed werkend inschrijfproces van aanmelding tot en met definitieve inschrijving is cruciaal voor de RUG. Centraal in dit proces staat de StudielinkSIS-keten. Na de eerste ervaringen met de keten is het duidelijk geworden dat de keten in de organisatie versterkt, verbreed en verlengd moet worden. 1.1 Doelstelling › beproefd ingericht inschrijfproces met instrumenten, werkwijzen en bindende afspraken. › versterking van de Studielink-SIS keten met een administratieve omgeving (centraal en facultair) die ketenbewust is en hiervoor is ingericht. › verbreding: verbijzondering naar de doelgroepen internationale en fixusstudenten › verlenging: dieper de hele organisatie en faculteiten in. 1.2 Organisatie Alle werkzaamheden in het project zijn ingedeeld in vijf werkpakketten: › Procesgericht werken in de administratieve omgeving. › Internationale studenten. › Decentrale selectie en loting. › Maatwerk in de keten. › Informatievoorziening. Elk werkpakket heeft een coördinator, die samen met algemeen projectleider dr. HJA Beldhuis1 het projectteam vormen. De stuurgroep is verantwoordelijk voor de overeengekomen uitvoering en evaluatie van het gehele project. Onder voorzitterschap van een lid CvB is er een sterke deelname vanuit faculteiten en centrale diensten. 1.3 Opzet De keten van het gehele inschrijfproces is opgedeeld in de hoofdprocessen aanmelding, selectie, toelating en inschrijving. Met een verbijzondering voor internationale en fixus-studenten. De werkpakketten richten zich op deze processen en de doelgroepen. In onderstaand overzicht zijn de keten, de werkpakketten en hun belangrijkste resultaten schematisch weergegeven.
— 1
Dhr. Beldhuis is als projectleider verantwoordelijk geweest voor de aansluiting op Studielink en de invoering van Progress.NET als
nieuw Studentinschrijfsysteem, uitgevoerd in het project Studielink-SIS.
Projectplan VVV › 5
aanmelding
werkpakket 1
verzoek
selectie loting
inschrijving
Fixus studenten • inpassing in SLSIS-keten
Internationale studenten • inpassing in SLSIS-keten • koppeling met OIEM
werkpakket 3
werkpakket 5
definitief
Procesgericht werken in administratieve organisatie • beproefd inschrijfproces • beter ingerichte AO, zowel centraal als facultair • verbeterde taakverdeling en rolopvatting (ketenbewustzijn)
werkpakket 2
werkpakket 4
toelating
Maatwerk in de keten • instellingsvragen in Studielink • koppeling en uitbreiding naar RUG website
Informatievoorziening • online
Informatievoorziening • online
1.4 Fasering De projectperiode loopt van 1 september 2009 tot 1 juli 2010 (10 maanden). De eindrapportage bevat een evaluatieve vergelijking van de uitgevoerde activiteiten, behaalde resultaten, planning en kosten ten opzichte van de afspraken in het projectplan. 1.5 Kosten De totale kosten zijn begroot op K€ 307. Benodigde additionele financiering bedraagt K€215. 1.6 Resultaten De voorgestelde werkzaamheden leveren de volgende resultaten op: › beproefd inschrijfproces, van aanmelding tot en met definitieve inschrijving2, met oplevering van werkwijzen, instrumenten en bindende afspraken. › beter ingerichte administratieve omgeving, centraal en decentraal. › verbeterde taakverdeling en rolopvatting in afdelingen betrokken bij het inschrijfproces. › efficiënte inpassing van decentrale selectie en loting in de keten voor fixus- studenten. › efficiënte inpassing in de keten van aanmelding, toelating en inschrijving van internationale studenten. › directe koppeling OIEM op de SLSIS-keten. › maatwerk in de SLSIS-keten met specifieke instellingsvragen. › verbeterde incorporatie van de RUG website in de SLSIS-keten. › efficiënte en op moderne leest geschoeide beschikbaarstelling van managementinformatie. › goed geïnformeerde organisatie over de SLSIS-keten.
— 2
In de SLSIS-keten is een aanmelding het Verzoek tot Inschrijving. Na voltooiing van stappen voor persoonsverificatie, sufficiënte
vooropleiding, betaling collegegeld en eventueel aanvullende eisen wordt het verzoek omgezet in een definitieve inschrijving.
Projectplan VVV › 6
2
Inleiding en achtergrond
De aanmelding en inschrijving voor het collegejaar 2009-2010 is voor het eerst verlopen via de Studielink-SIS keten. De basis hiervoor is gelegd in het project SLSIS3. In de evaluatie van het project heeft de verantwoordelijke stuurgroep geconstateerd dat het keten-denken binnen de RUG versterkt, verbreedt en verlengt dient te worden om het inschrijfproces te verbeteren. De aanleiding hiervoor zijn enkele serieuze bevindingen opgedaan in het SLSIS project. 1 Veel handwerk bij inschrijving van internationale studenten. Na een pilotfase bij FEB is in het najaar 2008 OIEM4 bij alle faculteiten in gebruik genomen voor de aanmelding van studenten met een buitenlandse vooropleiding cq niet Nederlandse nationaliteit. Na aanmelding en toelating moeten studenten ingeschreven worden via de SLSIS-keten. Inmiddels is met het importeren van de eerste 1000 dossiers in het SIS duidelijk geworden dat OIEM niet Studielink-proof is ingericht, waardoor de uitwisseling van gegevens met de SLSIS-keten problematisch, risicovol, foutgevoelig en arbeidsintensief is. De situatie wordt bemoeilijkt doordat studenten met een buitenlandse vooropleiding zich zowel via Studielink als direct in OIEM kunnen aanmelden. Een verbeterde afstemming en bindende afspraken over het datamodel, procedures en beheer is nadrukkelijk gewenst. 2
Decentrale selectie en centrale loting voor fixus-opleidingen. De RUG kent drie fixusopleidingen: IB/IO (220 plaatsen), Geneeskunde (410) en Tandheelkunde (54). In het inschrijfjaar 2009-2010 zijn 50% van de 410 plekken voor de opleiding Geneeskunde door de instelling (lees: faculteit) via decentrale selectie ingevuld. Komend inschrijfjaar zal ook bij de opleiding Tandheelkunde 50% decentraal worden ingevuld. Kandidaten kunnen zich aanmelden via Studielink en via OIEM, waardoor dezelfde problemen spelen als hierboven genoemd. Na de decentrale selectie moet de rangorde via de SLSIS-keten aan de student en de IB-groep worden doorgegeven. De invoer van de rangorde is foutgevoelig gebleken. Vooraf moeten alle kandidaten door persoonsverificatie bekend zijn in de SLSIS-keten. Afgelopen jaar is veel hand- en papierwerk verzet om studenten op tijd in de SLSIS-keten geverifieerd te krijgen. Bovendien is een controle vooraf bij de IB-groep of een student überhaupt gerechtigd is om mee te doen, achterwege gebleven, waardoor een aanvankelijk door de RUG geselecteerde student door de IB-groep werd afgekeurd. Op grond van afkeuringen zijn bezwaarschriften ingediend, in totaal 30, en afgehandeld door ABJZ met een krappe tijdsplanning. Ook hier is de conclusie dat de samenwerking in de SLSIS-keten, incl. de IB-groep, en afstemming tussen de faculteit, ABJZ5 en I&A6 verbeterd dient te worden voor het gehele inschrijfproces.
3
Optimalisatie van het inschrijfproces bij I&A. De RUG is na aansluiting een ketenpartner geworden in de SLSIS-keten, waarin de centrale studentenadministratie belast is met de uitvoering van de bijbehorende werkzaamheden, zoals het functioneel beheer. De kanteling in het inschrijfproces van papier naar digitaal, en van registreren naar redigeren is nog niet voltooid, en de hiervoor nodige structuur en cultuur (ketenbewustzijn) is nog niet volledig aanwezig. Verdere optimalisatie past in de procesgerichte werkwijze zoals beschreven in het Informatiseringsplan van de RUG.
4
Ontbreken van maatwerk in Studielink. Instellingen kunnen Studielink gedeeltelijk naar hun eigen informatiebehoefte inrichten met specifieke vragen voor mainstream studenten, masters, buitenlandse studenten, etc. De hiervoor beschikbare mogelijkheden bieden kans om het inschrijfproces verder te
— 3
SLSIS is het synoniem voor de Studielink SIS keten, waarbij de RUG aangesloten is op Studielink met Progress.NET als SIS. Het project
liep van 1-9-8 tot 1-9-9. 4
OIEM= Online International Education Management, vh olaas.
5
ABJZ= Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken,afdeling Bureau van de Universiteit
6
I&A = Informatie & Administratie, vh centrale studentenadministratie
Projectplan VVV › 7
optimaliseren; zowel instellingsvragen als specifieke opleidingsvragen per faculteit kunnen worden gemaakt om essentiële informatie in een vroeg stadium tijdens de inschrijving te krijgen. De RUG maakt hier nog geen gebruik van. 5
Meer inzet van RUG website in Studielink. Tijdens de inschrijving is het van belang om de student gerichte informatie te geven. Het bovengenoemde maatwerk in Studielink vraagt een nadrukkelijker inzet van de eigen instellingswebsite. Een student meldt zich in Studielink aan voor een bepaalde opleiding en krijgt dan een melding dat dit niet kan met verwijzing naar een algemene webpagina. Deze student heeft blijkbaar al de keuze gemaakt om aan de RUG die opleiding te doen. Geef hem dan via een hyperlink in de Studielink-melding gerichte informatie via de website (corporate & faculteit). Op meerdere stappen in het inschrijf- en uitschrijfproces dient de informatie op de RUG website te worden uitgebreid. Duidelijk is dat de samenwerking tussen Studielink, SIS en de website geoptimaliseerd dient te worden.
6
Managementinformatie voor faculteiten en centraal. Er zijn meerdere verzoeken ingediend om faculteiten vanuit Progress.NET op verschillende terreinen te faciliteren, zoals het aanleveren van informatie over kengetallen, directe toegang tot en invoer van bepaalde gegevens, en een rijkere doorvoer naar achterliggende onderwijsadministratieve systemen (ProgRESS for Windows en Nestor). Stopt de SLSIS-keten bij I&A op centraal niveau? Nee, ook de onderwijsadministratie in de faculteiten hebben er mee te maken, en kunnen het gebruiken voor verbetering van de eigen processen. Enkele faculteiten (FRG) zijn op dit terrein bezig vanuit een andere kant, nl. performance management.
De inschrijving voor het collegejaar 2009-2010 kenmerkt zich door drie grote noviteiten: de aansluiting op Studielink met Progress.NET, het toepassen van decentrale selectie bij Geneeskunde, en de inzet van OIEM ter ondersteuning van de aanmelding en toelating van internationale studenten. Deze drie veranderingen hebben allen te maken met het inschrijfproces waarvan het eindresultaat een via de SLSIS-keten definitief ingeschreven student is. De bevindingen laten zien dat de werkwijzen, procedures en instrumenten voor zowel de internationale als de fixusstudenten niet goed zijn afgestemd met en op de SLSIS-keten. Voor beide groepen studenten is er terecht veel aandacht voor de deelprocessen aanmelding, selectie en toelating, maar onterecht niet genoeg voor de uiteindelijke inschrijving.
aanmelding
selectie
toelating
loting
inschrijving
In Nederland is de SLSIS-keten leidend voor de inschrijving hetgeen voorwaarden en restricties oplegt aan bijvoorbeeld de gegevens die moeten worden verzameld tijdens de aanmelding. Het is cruciaal voor de RUG en de faculteiten om een goed werkend inschrijfproces te hebben waarin de drie genoemde grote veranderingen integreren. De toenemende noodzaak voor efficiency en professionalisering in de administratieve omgevingen wordt onderstreept door het toegenomen aantal aanmeldingen van studenten7 dat door de keten van aanmelding, eventueel via selectie, toelating en uiteindelijk inschrijving gaat.
— 7
Ter illustratie van het aantal studenten in het collegejaar 2009-2010: in totaal zijn er 11.086 aanmeldingen via OIEM geregistreerd, er
waren 1700 gegadigden voor de start van een fixusopleiding (678 plaatsbaar), en er waren in totaal >30.000 nieuwe aanmeldingen en herinschrijvingen.
Projectplan VVV › 8
Kortom: Er moet een grote stap voorwaarts gemaakt worden: de keten dient te worden versterkt, verbreed en verlengd. Versterken Niet elke medewerker is zich er bewust van dat zijn werkzaamheden t.b.v. aanmelding, toelating of inschrijving onderdeel uitmaken van een keten. En dus consequenties heeft voor bijvoorbeeld de omvang en aard van de aangeleverde gegevens, of voor de eisen die aan zijn resultaten worden opgelegd. Het denken in processen en keten, het ketenbewustzijn, moet verder worden uitgebouwd en zich richten op de hele organisatie. Analyse van de keten legt dwarsverbanden bloot, tussen afdelingen, teams en afzonderlijke functies, tussen centrale diensten en faculteiten, en tussen de applicaties Studielink, Progress.NET en de RUG website. Op deze wijze wordt de SLSIS-keten versterkt. Verbreden Naast de mainstream studenten met een Nederlandse vooropleiding die zich aanmelden voor een nonfixus-studie, worden de werkprocessen en bijbehorende instrumenten voor twee doelgroepen ingepast in de keten om de definitieve inschrijving te kunnen voltooien. Het gaat enerzijds om de groep studenten met een buitenlandse vooropleiding waarvoor het proces tot toelating van belang is. Anderzijds zijn het studenten voor een fixus-opleiding, eventueel gecombineerd met decentrale selectie. Deze verbijzondering naar doelgroep betekent een verbreding van de SLSIS-keten. Verlengen De SLSIS-keten stopt niet bij en beperkt zich niet tot de centrale studentenadministratie. Ook facultaire international en admission offices, toelating- en examencommissies, onderwijsadministraties, afdelingen communicatie, enz. maken er onderdeel uit van of maken er gebruik van. Dus dieper de organisatie in hetgeen een verlenging van de SLSIS-keten inhoudt.
In onderhavig document zijn de benodigde werkzaamheden en de daarbij behorende projectorganisatie verder uitgewerkt.
Projectplan VVV › 9
3
Projectdoel en resultaten
De centrale projectdoelstelling van het project is: › versterking van de Studielink-SIS keten met een herinrichting van de administratieve omgeving. › verbreding: verbijzondering naar de doelgroepen internationale en fixusstudenten › verlenging: dieper de hele organisatie en faculteiten in. Voor de realisatie van deze doelstelling zijn de werkzaamheden gecategoriseerd in werkpakketten, hetgeen de volgende resultaten inhoudt: › beproefd inschrijfproces, van aanmelding tot en met definitieve inschrijving8, met oplevering van werkwijzen, instrumenten en bindende afspraken. › beter ingerichte administratieve omgeving, centraal en decentraal. › verbeterde taakverdeling en rolopvatting in afdelingen betrokken bij het inschrijfproces. › efficiënte inpassing van decentrale selectie en loting in de keten voor fixus- studenten. › efficiënte inpassing in de keten van aanmelding, toelating en inschrijving van internationale studenten. › directe koppeling OIEM op de SLSIS-keten. › maatwerk in de SLSIS-keten met specifieke instellingsvragen. › verbeterde incorporatie van de RUG website in de SLSIS-keten. › efficiënte en op moderne leest geschoeide beschikbaarstelling van managementinformatie.
3.1 Afbakening: Wat is het resultaat niet ? In dit project wordt er naar gestreefd om het inschrijfproces organisatorisch en procedureel beter in te richten. De centrale studentenadministratie en de faculteiten werken samen met eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De wederzijdse afhankelijkheid binnen de inschrijfketen zal (meer) moeten worden onderkend, hetgeen consequenties heeft voor de wijze waarop wordt omgegaan met deze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het is daarom goed om van te voren vast te stellen dat het project wel resulteert in organisatorische en procedurele aanpassingen, maar de inhoudelijke kant van de toelating en decentrale selectie door faculteiten niet direct zal beïnvloeden. 3.2 Randvoorwaarden Aan de volgende randvoorwaarden moet voldaan zijn om de doelstellingen te behalen: › bevoegdheden projectleiding. De algemeen projectleider heeft in overleg met de stuurgroep (zie §11, p.22) de bevoegdheid om beslissingen te nemen om te komen tot de gedefinieerde projectresultaten. › beschikbaarstelling capaciteit medewerkers RUG. Het is van groot belang dat de betrokken medewerkers van de betrokken afdelingen bij diensten en faculteiten gedurende de projectperiode in de gelegenheid gesteld worden om tijd vrij te maken voor de werkzaamheden omschreven in de verschillende werkpakketten. Om deze inzet te faciliteren zijn hiervoor financiële middelen in de begroting opgenomen tegen het generieke uurtarief van €50,=. Momenteel is er ong. 20 fte admission office verdeeld over de faculteiten en centraal aanwezig binnen de RUG. Voor externe inzet is een uurtarief van €100,= excl. 19% btw opgenomen.
— 8
In de SLSIS-keten is een aanmelding het Verzoek tot Inschrijving. Na voltooiing van stappen voor persoonsverificatie, sufficiënte
vooropleiding, betaling collegegeld en eventueel aanvullende eisen wordt het verzoek omgezet in een definitieve inschrijving.
Projectplan VVV › 10
4
Werkzaamheden en Fasering
4.1 Verdeling in werkpakketten In dit project zijn de werkzaamheden verdeeld over vijf werkpakketten. In §5 t/m §9 wordt voor elk werkpakket de achtergrond, doel, resultaten en aandachtspunten beschreven. Drie opmerkingen: 1 Elk werkpakket levert als eerste resultaat een plan van aanpak op waar in detail de activiteiten, planning en resultaten worden beschreven. Samen met de projectleider wordt gekeken naar de beste invulling hiervan. Het gebruik van een gemeenschappelijke aanpak is een noodzaak in het project. 2 Vanuit elk werkpakket worden een of meer informatiebijeenkomsten belegd zodat elke medewerker die dat wil en moet geïnformeerd kan worden over de SLSIS-keten. De coördinatie hiervan ligt bij de algemeen projectleider. 3 Aanpassingen in het inschrijfproces en bijbehorende werkwijzen, instrumenten zullen worden beoordeeld door een externe deskundige. 4.2 Fasering Het project heeft als startdatum 1 september 2009 en als einddatum 1 juli 2010 (totale projectperiode 10 maanden). De werkzaamheden zijn verdeeld over werkpakketten, die elk worden aangestuurd door een coördinator. Zij vormen samen met de algemeen projectleider de projectleiding. Elk werkpakket beslaat vier fasen, waarvan de duur per werkpakket zal verschillen: Fase 1 analyse:
levert een plan van aanpak waarin de werkzaamheden in detail worden beschreven. Voorafgaand is er afstemming met alle betrokken afdelingen op centraal en decentraal niveau. Een aanscherping van de problematiek is onderdeel van het opstellen van het plan van aanpak.
Fase 2 ontwerp:
bevat werkzaamheden voor nader ontwerp en ontwikkeling, en dient ter voorbereiding op de uitvoering.
Fase 3 realisatie:
op basis van het vastgestelde ontwerp wordt een definitief systeem met procedures, koppelingen en werkwijzen ingericht. Systeem- en gebruikersdocumentatie wordt gemaakt.
Fase 4 nazorg:
waarin afrondende werkzaamheden worden verricht ter ondersteuning van de lijnorganisatie.
In onderstaand overzicht is een eerste aanzet gemaakt voor de planning van de werkpakketten. Hierbij zijn de milestones uit de praktijk richting gevend geweest voor wat betreft hun volgorde en projectfasering. Echter, direct na de start van het project zal in de eerste maand voor elk werkpakket een plan van aanpak worden gemaakt. Na vaststelling van deze plannen door de stuurgroep wordt de definitieve fasering gemaakt.
Projectplan VVV › 11
Tabel 4.1. Tijdsplanning voor de werkpakketten.
werkpakketten Procesgericht werken AO Decentrale selectie en centrale loting Internationale studenten Maatwerk in de keten Informatievoorziening
S
O
S
O
2009 N
N
D
J
F
M
D
J
F
M
2010 A
A
M
J
M
J
milestones uit de praktijk Studielink 3.0 op TEST2 omgeving start inschrijving 2010/2011 sluitingsdatum aanmelding gegadigden voor Decentrale Selectie Studielink 3.0 in productie sluitingsdatum aanmelding niet-EU studenten* 15-mei-verklaring moet zijn afgegeven en bij IB-groep binnen zijn sluitingsdatum aanmelding loting start herinschrijving 2010/2011 sluitingsdatum aanmelding EU studenten* start machtigingen collegegeld 2010/2011 uitslag Decentrale Selectie naar gegadigden en IB-groep 1-september: start collegejaar 1-oktober: peildatum Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO).
Legenda Fase 1 - analyse Fase 2 - ontwerp Fase 3 - realisatie Fase 4 - nazorg * De datum van 15 april is een 'gemiddelde' omdat deze voor niet-EU en EU studenten verschilt per opleiding: › For non-EU/EEA students: 1 February to 1 June. › For EU/EEA students: 1 March to 1 July.
Projectplan VVV › 12
5
Werkpakket 1 - Procesgericht werken in AO
De RUG heeft met de aansluiting op de SLSIS-keten de aanmeldingen op een andere manier verwerkt tot inschrijvingen dan in voorgaande jaren. Dit betekende een grote verandering in werkwijze en cultuuromslag voor de afdeling Informatie & Administratie (I&A) van het Studenten Service Centrum (SSC). Naast een andere aanlevering van gegevens en gebruik van te hanteren procedures, etc. hield dit ook een andere inrichting en uitvoering van het werk voor de medewerkers in. Twee belangrijke punten vallen hierbij op. Ten eerste worden de nodige stappen en controles uitgevoerd op dezelfde wijze, of in dezelfde volgorde als in voorgaande jaren Hierdoor wordt niet optimaal gebruik gemaakt van de procesgerichte werkwijze die met door de SLSIS-keten mogelijk is. Het proces van inschrijven dat bestaat uit heel scala van onderliggende deelprocessen kan efficiënter worden ingericht, en meer rondom de student worden gepositioneerd. Naast aandacht voor de administratieve organisatie (het proces van inschrijven) is er ten tweede aandacht nodig voor een heroriëntatie ten aanzien van rolopvatting en taakverdeling binnen de betrokken afdelingen. Het menselijke aspect van de verandering dus. Concluderend: wat betekent de SLSIS-keten voor je processen, en wat vraagt dit van je mensen in de organisatie?
Coördinator/contactpersoon: Noor van Schaik 5.1 Doelstellingen › geoptimaliseerd inschrijfproces. › verbeterde taakverdeling en rolopvatting afdelingen betrokken bij inschrijving. 5.2 Resultaten › plan van aanpak. › beschrijving inschrijfproces. › beschrijving gewenste taakverdeling met bijbehorende implementatie. › workshops en trainingen voor procesgericht werken in de SLSIS-keten. › informatiebijeenkomst voor betrokken afdelingen binnen de RUG. 5.3
Betrokken medewerkers en afdelingen
Tabel 5.1 Betrokken medewerkers
I&A
› Noor van Schaik
AIV
› Hans Piëst
UOCG
› Gerard van Til › Hans Beldhuis
extern
› procesanalist › Kees Ahaus cs / FEB
5.4 Aandachtspunten › Invoering harde knip met ingang van studiejaar 2012-2013. De harde knip is een strikte scheiding tussen de bachelor en de master: de student mag aan de master beginnen, op voorwaarde dat alle bachelorpunten zijn behaald. Een definitieve inschrijving is daarmee afhankelijk van het tijdig afronden van de examenaanvraag voor de bacheloropleiding. › Mogelijke invoering bindend studieadvies (BSA) met ingang van studiejaar 2010-2011. Gelijk de harde knip is de administratieve tijdigheid van het BSA van belang voor een herinschrijving.
Projectplan VVV › 13
6
Werkpakket 2 - Decentrale selectie en centrale loting
De RUG kent momenteel drie fixus-opleidingen: - Internationale Betrekkingen en Internationale Organisatie (croho 50627; 220 plekken) - Geneeskunde (croho 56551; 410 plekken) - Tandheelkunde (croho 56560; 48 plekken) Het is gebruikelijk dat de aanmeldingen ver boven het aantal inschrijvingen ligt. In het inschrijfjaar 2009-2010 waren er resp. 337, 1176 en 187 aanmeldingen9 in totaal, oftewel een overschrijving met 1022. De aanmelding gebeurt via Studielink. De decentrale selectie vindt plaats in de instelling. De centrale loting wordt uitgevoerd door de IB-groep. De inschrijving gebeurt bij de instelling. Eventuele bezwaarschriften moeten behandeld worden. Alle stappen in het traject van aanmelding, selectie, toelating en inschrijving vragen een nauwe samenwerking tussen de partners in de keten: de juiste gegevens moeten op het juiste tijdstip op de juiste plek aanwezig zijn. De te maken afspraken gelden instellingsbreed. Met het opstellen van afspraken en procedures zal er ook rekening mee worden gehouden dat er in de toekomst wellicht andere opleidingen een fixus hebben. Hiervoor is er ook overleg nodig met opleidingen die binnenkort eventueel te maken krijgen met een fixus.
Coördinator/contactpersoon: Hans Beldhuis 6.1 Doelstellingen › efficiënte werkwijze voor decentrale selectie. › efficiënte werkwijze voor centrale loting. › verbeterde koppeling met de SLSIS-keten. › het inschrijfproces verbeteren. 6.2 Resultaten › plan van aanpak. › evaluatie van gevolgde procedures afgelopen jaar. › set van bindende afspraken over procedure komend jaar. › documentatie over te volgen protocollen. › indien gewenst aanpassingen in de SLSIS-keten met bijbehorende handleiding. › indien gewenst trainingen voor procesgericht werken in de SLSIS-keten. › informatiebijeenkomst voor betrokken afdelingen binnen de RUG. 6.3
Betrokken medewerkers en afdelingen
Tabel 6.1 Betrokken medewerkers
I&A
› Noor van Schaik
AIV
› Eric Tinga
UOCG
› Niek van Ruler
ABJZ
› Kristel Modesti
faculteiten
› Remko Bezema / FMW › Lydia Bruins / Letteren
extern —
› procesanalist
9
Deze aantallen zijn op 21-8-2009 uit Progress.NET gehaald met beperking in de zoekopdracht: eerstejaars, geen herinschrijvingen,
aanmeldingen plus reeds ingeschreven voor collegejaar 2009-2010.
Projectplan VVV › 14
6.4 Aandachtspunten › Resultaat van dit werkpakket heeft consequenties voor het maatwerk in de keten en website. Daarom zwaluwstaarten met Werkpakket 4 - Maatwerk in de keten.
Projectplan VVV › 15
7
Werkpakket 3 - Internationale studenten
Het aantal studenten met een buitenlandse vooropleiding, de zgn. internationale studenten, neemt elk jaar toe. Dit is in overeenstemming met het beleid van de RUG om een internationale leer- en werkomgeving te hebben. Om de toelating voor de student te vergemakkelijken en de administratieve verwerking beter te ondersteunen, is met ingang van afgelopen jaar de webapplicatie OIEM instellingsbreed in gebruik genomen. Ongeveer 8.295 studenten hebben zich voor een opleiding aan de RUG gemeld via het online application form. Niet al deze studenten worden ingeschreven; in OIEM wordt een dossier samengesteld dat de basis vormt voor bewijs van toelating. Voor de inschrijving moeten gegevens uit het OIEM-dossier zoals personalia en vooropleidingsgegevens naar de SLSIS-keten. Deze administratieve ondersteuning/koppeling vraagt om zeer nauwe en bindende afspraken op dataniveau, aangevuld met het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid van zowel data als applicatie. Het feit dat de RUG op dit moment de aanmelding en toelating voor studenten met een buitenlandse vooropleiding los heeft staan van de feitelijke inschrijving en hiervoor twee aparte, niet gekoppelde applicaties gebruikt (OIEM en de SLSIS-keten), heeft als resultaat extra en dubbel werk voor student, faculteit en I&A. Goede ervaringen bij andere instellingen laten zien dat het mogelijk is om te kantelen van twee aparte en organisatorisch gescheiden procedures naar één doorlopend proces met verschillende stadia.
Coördinator/contactpersoon: Noor van Schaik 7.1 Doelstellingen › verbeterde aanmelding, toelating en inschrijving van internationale studenten. › directe koppeling op de SLSIS-keten. › het inschrijfproces verbeteren. 7.2 Resultaten › plan van aanpak. › evaluatie van gevolgde procedures afgelopen jaar. › set van bindende afspraken over procedure komend jaar. › documentatie over te volgen protocollen. › indien gewenst aanpassingen in de SLSIS-keten met bijbehorende handleiding. › indien gewenst trainingen voor procesgericht werken in de SLSIS-keten. › informatiebijeenkomst voor betrokken afdelingen binnen de RUG. 7.3
Betrokken medewerkers en afdelingen
Tabel 7.1 Betrokken medewerkers
I&A
› Kees Gankema › Noor van Schaik
AIV
› Karst van der Werf › Eric Tinga
UOCG
› Gerard van Til › Hans Beldhuis
ABJZ
› Kristel Modesti
BIS
› Franka van de Hende
faculteiten
› › › ›
Rieks Bos / FEB Rob van Ouwerkerk / GMW Kirsten Wolkotte / FRG Anneke Oerlemans / FWN
Projectplan VVV › 16
extern
› procesanalist
7.4 Aandachtspunten › Resultaat van dit werkpakket heeft consequenties voor het maatwerk in de keten en website. Daarom zwaluwstaarten met Werkpakket 4 - Maatwerk in de keten. › In een instellingsbreed overleg zal de mogelijkheid voor het opnemen van inhoudelijke e/o financiële drempels in het admission protocol worden besproken.
Projectplan VVV › 17
8 Werkpakket 4 - Maatwerk in de keten De student communiceert via de Studielink-SIS keten met de instelling over het Verzoek tot Inschrijving bij een opleiding. Met als doel ingeschreven te worden. Om dit zo eenvoudig mogelijk te maken volgt de student een wizard waarbij vragen worden gesteld over de personalia, de vooropleiding, betaalgegevens, etc. In dit vraag en antwoord spel zijn twee punten van belang: 1 hoe krijgt de student meer informatie over een onderwerp zodat zelf het antwoord gevonden wordt: bij elke stap in de wizard kan met instellingsvragen in combinatie met hyperlinks naar gedetailleerde informatie op de RUG websites kunnen RUG, faculteit en opleiding duidelijk communiceren over procedures en eisen. 2 hoe krijgt de instelling meer informatie over de student en zijn keuze: het is mogelijk om naast de verplichte Studielink-vragen ook vragen te stellen door de instelling en de opleiding. Hierdoor krijgt de instelling en faculteit een beter inzicht in de student en zijn keuze voor en wensen aan een bepaalde opleiding cq specialisatie. Afgelopen inschrijfjaar heeft de RUG in beperkte mate gebruik gemaakt van beide mogelijkheden tot maatwerk. En er is veel mogelijk: › aparte vragen voor niet Nederlandse studenten › aparte afstudeervarianten voor voltijd en deeltijd › speciale vragen voor HBO instromers › stellen van "verplichte vraag"
Coördinator/contactpersoon: Hans Beldhuis 8.1 Doelstellingen › maatwerk in de SLSIS-keten met specifieke instellingsvragen. › verbeterde incorporatie van de RUG website in de SLSIS-keten. › het inschrijfproces verbeteren. 8.2 Resultaten › plan van aanpak. › overzicht mogelijkheden die Studielink kent. › overzicht mogelijkheden het SIS in combinatie met Studielink kent. › overzicht mogelijkheden er zijn in combinatie met het SIS, de website en Studielink. › set van instellingsvragen in Studielink (meertalig). › set van opleidingsspecifieke vragen in Studielink (meertalig). › verwerking van extra vragen in Progress.NET › informatiebijeenkomst voor betrokken afdelingen binnen de RUG. 8.3
Betrokken medewerkers en afdelingen
Tabel 8.1 Betrokken medewerkers
I&A
› Anja Batema › Karina Idema › Noor van Schaik
AIV
› Eric Tinga
COMM
› Marcel Spanjer
ABJZ
› Kristel Modesti
BIS
› Franka van de Hende
UOCG
› Niek van Ruler › Gerard van Til › Ronald Wijnsema
Projectplan VVV › 18
faculteiten
› Harold Groenewold / FRG › Lydia Bruins / Letteren › Evert Deelstra / FEB
extern
› procesanalist
8.4 Aandachtspunten › Dit werkpakket krijgt input vanuit Werkpakket 2 - Decentrale selectie en centrale loting en Werkpakket 3 - Internationale studenten, zodat specifieke punten uit de procedures voor selectie en toelating voor beide doelgroepen worden meegenomen. › In het afgelopen jaar zijn de schakelpogramma's opgenomen als variant van de bijbehorende bachelor-opleiding. Bij de aanmelding is het voor de student niet altijd duidelijk dat deze variant gekozen moet worden: "ik meld me toch aan voor een masteropleiding ?". › Een verbeterde incorporatie van de RUG website in de SLSIS-keten heeft mogelijk consequentie voor het beheer en stelt eisen aan bijv. de beschikbaarheid en correctheid van de gebruikte webpagina's.
Projectplan VVV › 19
9
Werkpakket 5 - Informatievoorziening
Faculteiten beschikken voor een adequate bedrijfsvoering graag al in een vroeg stadium over gegevens uit de SLSIS-keten. Deze gegevens worden gebruikt enerzijds voor betere PR en marketing, en anderzijds voor de logistiek en organisatie van het onderwijs: denk aan het handelen van een forse toename van het aantal eerstejaars. Ook het effectief informeren van studenten over hun (her)inschrijfstatus via bijv. Nestor kan hieraan bijdragen. Het begin van de SLSIS-keten is op moderne leest geschoeid maar het doorgeven van de gegevens verderop in de instelling is vatbaar voor vernieuwing. In plaats van het dagelijks, wekelijks versturen per mail door de Centrale studentenadministratie van bestanden met aanmeldgegevens is een online en real-time beschikbaarstelling van de gegevens wenselijk vanuit oogpunt van efficiency in de administratieve omgeving. Ook online rapportages met geaggregeerde informatie (hoeveel studenten per opleiding, hoeveel internationale studenten) voor het hoger management zijn gewenst.
Coördinator/contactpersoon: Noor van Schaik 9.1 Doelstellingen › efficiënte en op moderne leest geschoeide beschikbaarstelling van gegevens uit onderwijsadministratieve systemen. 9.2 Resultaten › plan van aanpak. › set van bindende afspraken over soort en gebruik van gegevens voor faculteiten. › webservice voor faculteiten om gegevens realtime op te vragen. › eenvoudige rapportage mogelijkheden voor hoger management. › informatiebijeenkomst voor betrokken afdelingen binnen de RUG. 9.3
Betrokken medewerkers en afdelingen
Tabel 9.1 Betrokken medewerkers
I&A
› Karina Idema
AIV
› Jaap Heersema › BI functionaris
AZIS
› Alie van Arragon
CIT
› Herman Beekman
UOCG
› › › ›
Gerard van Til Herman de Groot Lisette Bakalis Hans Beldhuis
faculteiten
› › › ›
Anneke Oerlemans / FWN Wijnand Aalderink / FEB Remko Bezema / FMW Marloes Siccama / FRG
extern
› procesanalist
9.4 Aandachtspunten › Op het gebied van informatiestromen zijn enkele initiatieven binnen de RUG gestart. Deze hebben raakvlakken met de voorgestelde informatievoorziening over aanmelding- en inschrijvingcijfers. Met de verantwoordelijken zal worden afgestemd.
Projectplan VVV › 20
› AIV en AZ zijn bezig met het ontsluiten via een datawarehouse van de kwantitatieve O&O rapportage met een analyse van de meest relevante 1cijferHO-, WOPI- en KUOZ- cijfers. › De rendementencommissie ovv prof.dr. J. Borleffs en het UOCG stellen momenteel in samenwerking met de faculteiten een raamplan ter verbetering informatiestroom kwaliteitszorg op. De beschikbaarstelling van kerngetallen over de aanmelding en inschrijving per opleiding/faculteit is instrumenteel en functioneel vergelijkbaar met die van behaalde rendementen.
Projectplan VVV › 21
10 Kostenoverzicht De totale kosten voor het project bedragen K€ 307,=. kostenoverzicht wp1 wp2 wp3 wp4 wp5 projectmanagement
€ € € € € €
61.460 23.280 56.610 42.210 29.930 70.000
subtotaal materiaal onvoorzien
€ €
€
283.490
€ €
23.675 307.165
13.000 10.675
subtotaal totaal
In onderstaand overzicht is voor de deelnemers de begrote inzet opgenomen (wp 1 t/m 5 plus het projectmanagement). De volgende punten zijn van belang: › De facultaire inzet is gebaseerd op 20 fte aan admission officers voor de gehele RUG. › Voor interne inzet is een standaard uurtarief van €50,= gebruikt. › Voor externe inzet en de SIS leverancier UOCG Market BV is een uurtarief van €100,= excl. 19% btw opgenomen. inzet van de deelnemers totale inzet in uren totale inzet in geld budget voor I&A en AIV uit 1e fase waarvan in kind nog te financieren inzet deelnemers
faculteiten 1004 € € € €
50.200 10.200 40.000
I&A
AIV 1400
€ € € €
70.000 43.200 26.800
310 € € € €
BIS 150
15.500 € 7.500 15.500 € 7.500 € -
UOCG 640
SIS 360
extern 550
€ 32.000
€ 42.840
€ 65.450
€ 2.000 € 30.000
€ € 42.840
€ € 65.450
totaal 4414 € 283.490 € 58.700 € 19.700 € 205.090
Gelet op het volgende: › 13,7 K€ positief saldo fase 1 (project SLSIS); › 58,7 K€ beschikbaar budget voor I&A en AIV van het project SLSIS voor gezamenlijke werkzaamheden in de periode 1-9-2009 tot 1-5-2010.; › benodigde software ontwikkeling voor extra functionaliteit in het SIS is maatwerk en valt buiten de SLA/contract; › geen extra middelen beschikbaar worden gesteld voor het uitvoeren van reguliere taken (in kind financiering). In bovenstaande tabel is de in kind financiering aangegeven; › de facultaire inzet voor maatwerk t.b.v. internationale studenten (400 uur) en de keten zelf (400 uur) valt buiten hun reguliere werkzaamheden en is daarmee opgenomen als subsidiabel; › 26,8 K€ is noodzakelijk voor het vrijmaken van hoofd I&A voor vormgeving van de cruciale verandering in taakverdeling en rolopvatting; Rekening houdend met de totale kosten en de reeds beschikbare middelen uit fase 1 en de inzet in kind is een bedrag van € 215.065 nog te financieren. financiering totaal te financieren € 307.165 batig saldo fase 1 € 13.700 budget voor I&A en AIV uit 1e fase € 58.700 in kind inzet deelnemers € 19.700 tekort (nog te financieren) € 215.065
Projectplan VVV › 22
11 Projectorganisatie Elk werkpakket heeft een eigen coördinator. Te samen met de algemeen projectleider voeren ze het project uit. Ze stemmen hun activiteiten minimaal 1x per 2 weken onderling af. Afstemming is binnen een ketenproject een zeer belangrijk aspect om succesvol te zijn. Daarom is er veel oog voor de communicatie met alle stakeholders en voor de stabiliteit van het systeem, en de communicatie daarover. Het project kent een stuurgroep verantwoordelijk voor de overeengekomen uitvoering en evaluatie van het gehele project. De stuurgroep komt minimaal 1x per 2 maanden bijeen gedurende de looptijd van het project. Tabel 11.1 Stuurgroep
College van Bestuur
› Koos Duppen, voorzitter
Studentenzaken
› Luut Kroes
Administratieve Informatie Voorziening
› Hans Piëst
namens faculteiten
› Egon Dietrich / Letteren › Frans Rutten / FEB
UOCG, algemeen projectmanager
› Hans Beldhuis
