inhoudsopgave: Onderdeel: Projectplan: Pagina:

inhoudsopgave:

Onderdeel:

Projectplan:

Pagina:

01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11.

Achtergrond De doelstelling De projectopdracht Projectactiviteiten Projectgrenzen De producten (marketing en Communicatie plan) Kwaliteit De projectorganisatie De planning Kosten & baten (begroting & dekkingsplan) Risico’s

02 04 05 06 11 12 25 26 27 28 33

1

01.

Achtergrond

Het idee: We zijn uitgegaan vanuit het de stichting spieren voor spieren, en hieromheen een leuk interessant evenement te organiseren, voor een bijpassende doelgroep. Aangezien spieren voor spieren veel doet met voetbal met als ambassadeur Louis van Gaal. We willen geld inzamelen d.m.v. een foto-expositie van mooie voetbal momenten. Maatschappelijk belang: Het maatschappelijke belang is geld inzamelen voor spieren voor spieren, en het hierdoor mogelijk maken dat deze organisatie zich verder kan ontwikkelen tegen het gevecht tegen spierziekten. Goed doel / Stichting: De doelstellingen van de Stichting zijn: • het inzamelen van gelden ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek om Spierziekten de wereld uit te helpen; • het creëren van bekendheid voor spierziekten; • het creëren van saamhorigheid tussen de diverse instanties die met voorlichting en Fondsenwerving ten behoeve van spierziekten bezig zijn; • het streven naar heropname van de robotarm in het verstrekkingen pakket van de Overheid.

Opdrachtgever: Onze projectgroep is de initiatiefnemer van dit evenement, verder hebben we dit in samenwerking gedaan met de stichting Spieren voor Spieren. Doelgroep: Onze doelgroep zijn bestuursleden en partner van voetbalverenigingen uit de hoofdklasse en eerste klasse van het amateur voetbal. De hoogste hoofdklasse bestaat uit 6 competities van 14 teams samen komt dat op 84 teams, met de 84 teams hebben we ook 84 voorzitters. Hiernaast komt nog de eerste klasse van de amateurs uit de competitie van zaterdag en zondag, die bestaat uit 11 competities van 12 teams samen komt dat op 132 teams, met wederom 132 voorzitters. In totaal willen we dus ( 84 + 132 = ) 216 voorzitters met partner, we gaan er van uit dat 30% van de genodigden niet aanwezig zullen zijn, hierdoor we schatten de opkomst rond de 325 personen, inclusief speciale gasten. We willen onze doelgroep bereiken via een persoonlijke uitnodiging gericht aan de voorzitters van de verenigingen. We hebben deze doelgroep gekozen omdat de voorzitters vaak wat te besteden hebben, en daarbij komt dat een mooie actie foto altijd van pas komt in bijv. de voetbal kantine of bestuurskamer. Als de voorzitter verhindert is proberen we ze via een duidelijke uitleg aan te sporen voor een waardige vervanger die de club kan vertegenwoordigen, is dit eveneens niet mogelijk dan hebben

2

de voorzitters de mogelijkheid om via onze i-mode site de foto veiling bij te wonen. Onze “tweede” doelgroep zijn speciale gasten die wij uitnodigen, allereerst Louis van Gaal omdat hij ambassadeur is van de stichting spieren voor spieren. Andere speciale gasten zullen zijn: Gerard Hoetmer ( voorzitter spieren voor spieren ) Johan Cruijf ( Nederlands grootste voetballer ) Voetballer van het jaar, Talent van jaar en topscorer van het jaar, trainer van het jaar, deze spelers komen voort uit de ere divisie en uit de Goudengids divisie.

3

02.

De Doelstelling

Doelstelling: Er zijn meerdere doelstelling die we na willen streven. Primaire doelstellingen: • De doelstelling van het evenement is om zo veel mogelijk geld op te halen voor de stichting Spieren voor Spieren. • De genodigden een leuke en gezellige avond te geven. • De genodigden te informeren over de stichting Spieren voor Spieren. • De stichting Spieren voor Spieren naamsbekendheid te geven door middel van publiciteit. (pers, televisie, radio, magazines) • Waarborging van publiciteit naar de sponsors toe. Secundaire doelstellingen: • Publiciteit rondom de fotografen. • Publiciteit rondom de sponsors, dmv naamsvermelding op de site.

4

03.

De Projectopdracht

Titel: MOMENTS, een schot voor een goed doel. De opdrachtgevende organisatie / opdrachtnemer (initiatiefnemer): Onze projectgroep is de initiatiefnemer van dit evenement, verder hebben we dit in samenwerking gedaan met de stichting Spieren voor Spieren. Het team van de opdrachtnemer / opdrachtgever bestaat uit de volgende rollen: Projectleider Renko van der Zandt Communicatiemanager Jilke van de Ven Copywriter Uriel Tolenaars Ontwerper Patrick Brouwer Bouwer/programmeur Teun van Beijsterveldt De opdracht: We hebben de opdracht gekregen om crossmedia -evenement te organiseren. De opdrachtbeschrijving: • Jullie ontwikkelen crossmedia -evenement • Voor de realisatie van het crossmedia concept binnen het evenement worden in Ieder geval tenminste web en mobiele sites ingezet. • Het moet gaat over een evenement met een ideële doelstelling. • Het projectplan bevat in ieder geval een communicatie- en marketingplan. • De belangen van de doelgroep, de belangen van de organisatie (jullie als initiatiefnemers) en de belangen van de financiers (sponsoring, subsidies en of fondsen) moeten aan bod komen in het projectplan. • Op de sites moet er een formulier aanwezig zijn met een relevant doel en functie. • Er moet een database opgeleverd worden waarin de administratie van de deelnemers kan plaatsvinden. • De huisstijl van het project moet worden uitgewerkt in presentabel zijn via de drager ‘papier’.

5

04.

Projectactiviteiten

Onderzoek naar de betrokken partijen en belangen • Organisatie • De stichting Spieren voor Spieren • Doelgroep • Sportfotografen • Sponsoren 1. Holland Casino 2. Hutten Catering 3. Canon Nederland Voor de zekerheid is het van belang onze belangen als organisatie te benadrukken: - Complete organisatie van het crossmedia-evenement met succes uitvoeren. - Geld ophalen voor de stichting Spieren voor Spieren door een veiling. - Mogelijke betrokken partijen bij elkaar brengen. - Bezoekers een gezellige en amuserende avond bezorgen.

Stichting Spieren voor Spieren Telefoonnummer: 070-310 62 68 E-mail: [email protected] Verschillende malen telefonisch en schriftelijk contact gezocht met de stichting waar we het allemaal voor gaan doen. Dit is gegaan via Froukje en die heeft meteen het advies gegeven te mailen naar [email protected] met een uitleg. We hebben uitleg gegeven over ons bedachte concept over het crossmedia evenement en de stichting was direct blij met dit initiatief. Vandaar dat we de toestemming hebben gekregen om het logo en de naam van de stichting te gebruiken. De belangen van deze betrokken partij bij het evenement: • Bijdrage leveren aan het maatschappelijke belang. • Bezoekers bekend maken met de stichting en haar doel. • Opbrengsten genereren voor projecten binnen de stichting. De belangen van de doelgroep als betrokken partij: • Vertegenwoordigen van de verschillende voetbalclubs. • Steen bijdragen aan de inkomsten van de veiling.

6

Voetbal International Contactpersoon: Tom Bode Telefoonnummer: 0182-599377 Wat betreft de sportfotografen is er telefonisch en schriftelijk contact geweest met Tom Bode van de beeldredactie over het evenement. Hij is na een korte uitleg voor ons op zoek gegaan naar fotografen die interesse hadden in ons evenement en hier aan mee wilden werken. De volgende personen zijn uitverkoren om hun foto’s tentoon te stellen en te laten veilen voor het goede doel: • Cees van Hoogdalem • Tom Kraaijeveld • Tineke Kür • Tom Molenaar • Pieter Stam de Jonge Sportfotograaf Contactpersoon: E-mail:

Pim Ras [email protected]

Soenar Chamid Sportfotografie Contactpersoon: Soenar Chamid Telefoonnummer: 06-18518515 Ook hebben we een tweetal sportfotografen weten te strikken, te weten Pim Ras en Soenar Chamid. Pim Ras fotografeert naast het AD ook nog voor de sportbladen, Voetbal en Sport International. In 1991, 1995 en 1998 winnaar van grote prijzen in de categorie sport bij de Zilveren Camera. De belangen van deze betrokken partij bij het evenement: • Aanleveren van foto’s • Tentoonstellen van gedeelte van portfolio. • Naamsbekendheid creëren. • Inkomsten vergaren via de veiling. • Bijdrage leveren aan het maatschappelijke belang.

7

Hutten Catering Contactpersoon: Frank de Bot Telefoonnummer: 0413-366633 Mobiel: 06-24502287 Er is in eerste instantie telefonisch contact gezocht met dit bedrijf. We werden direct hartelijk bedankt voor onze interesse in deze cateraar door Helga Mols van de afdeling Marketing & Communicatie. Vervolgens heeft de sales manager positief gereageerd op ons sponsorverzoek en tevens een informatiepakket verstuurd. In dit pakket staan sfeerimpressies die laten zien wat de mogelijkheden zijn om van onze locatie een unieke omgeving te creëren, waar wij en onze gasten kunnen genieten. Daarnaast zijn een aantal complete arrangementen of mogelijke invullingen voor de voorziening van onze bijeenkomst toegevoegd. In een persoonlijk gesprek met Frank de Bot zijn onze voorstellen geheel op maat gemaakt voor het project MOMENTS. Zij hebben bijgedragen in het vertalen van onze gedachten tot een onvergetelijke belevenis. De belangen van deze betrokken partij bij het evenement: • Aanleveren van de hapjes en drankjes. • Naamsbekendheid creëren. • Bijdrage leveren aan de gezelligheid. • Doelgroep van andere sponsoren aanspreken.

Holland Casino Contactpersoon: Richard van Doorn Telefoonnummer: 030-7504771 Mobiel: 06-21580526 Het benaderen van het Holland Casino is begonnen met een telefonisch contact met het hoofdkantoor. Al snel bleek dat deze alleen landelijk sponsoren zoals de Holland Casino Eredivisie, dus kreeg ik van de telefoniste het nummer 020-5211111 van Ben Louer. Volgens Ben is het mogelijk een sponsorverzoek in te dienen, maar is de locatie Amsterdam met het oog op ons evenement en verwachte opkomst niet geschikt. Hij weet me ook te vertellen dat Holland Casino sponsor is van de stichting Spieren voor spieren. Uiteindelijk ben ik terecht gekomen bij Richard van Doorn van de vestiging Utrecht. Er is een afspraak gemaakt dat Holland Casino ons wilt sponsoren door middel van het beschikbaar stellen van de locatie Utrecht inclusief parkeerterrein voor de avond van donderdag 1 juli 2005. Hiernaast heeft ook hij een pakket met informatie verstuurd over de locatie.

8

De belangen van deze betrokken partij bij het evenement: • Opleveren van de locatie. • Bezoekers die goed aansluiten bij de eigen doelgroep. • Opbrengsten vergaren via bezoek aan het casino. • Bijdrage leveren aan het amusement gehalte.

Canon Nederland Contactpersoon: Arnoldine Struijf Telefoonnummer: 023-5670236 E-mail: [email protected] Contact met deze sponsor liep zowel telefonisch als via de mail. In een contact met de telefoniste van het hoofdkantoor is het advies gegeven via de mail contact op te nemen met Arnoldine Struijf. Ook zij heeft ingestemd met een sponsorverzoek. De rol die Canon Nederland als sponsor zal vervullen is die voor de levering van fotovergrotingen. De belangen van deze betrokken partij bij het evenement: • Aanleveren van foto’s. • Naamsbekendheid creëren. • Bijdrage leveren aan de kwaliteit van het evenement. Waar: Het evenement wordt gehouden in Holland Casino in Utrecht, deze locatie is zeer geschikt, er zijn eerder foto-exposities gehouden op deze locatie. Daarnaast ligt het ook centraal, en heeft het de beschikking tot van 2 zalen die we nodig hebben deze avond. Een zaal hebben we nodig om de expositie te houden en de andere zaal is ingericht ten behoeve van de veiling. Daarnaast sluit de locatie mooi aan bij de doelgroep en sponsor. We hebben deze locatie ook gekozen omdat Holland Casino ook de hoofdsponsor is van de hoogste Nederlandse voetbalcompetitie, dit is ideaal omdat zo de link van voetbal en locatie snel gelegd is.

Wanneer: Het evenement wordt op het einde van het voetbalseizoen gehouden zodat iedereen aanwezig kan zijn. Voorzitters hebben geen verplichtingen meer in en de speciale gasten hebben waarschijnlijk geen verplichtingen meer bij hun werkgever (voetbalvereniging). Het evenement zal plaatsvinden te Utrecht op vrijdag 01-07-05. We hebben rekening gehouden met voetbalzaken rondom het evenement, het WK onder 20 is bezig in eigen land, we hebben daarom gekozen voor vrijdag 1 juli omdat er dan geen wedstrijd gespeeld wordt.

9

Wat:

Draaiboek

18:30

Aanvang gasten, gasten worden begeleid naar de zaal waar ze plaats kunnen nemen en krijgen in de zaal een welkomstdrankje.

(Genodigden worden ontvangen met een hapje en een drankje en naar de zaal geleid waar ze plaats kunnen nemen. Op de achtergrond hoor je een rustig achtergrondmuziekje) 18:45

Welkomstwoord door Voorzitter Spieren voor spieren. Korte inleiding van de avond Lezing van Louis van Gaal en de voorzitter Hans Hoetmer, kort en krachtig verhaal over de stichting. Hierna een korte lezing over de genomen foto’s door een of meerdere fotografen.

(Genodigden nemen plaats en worden voorzien van een hapje en een drankje) 19:30

Opening expositie. Hierbij krijgen de genodigden de kans om de expositie te bezichtigen, en hierbij kunnen ze contact leggen met verschillende fotografen, medegenodigden en de speciale gasten.

(Tijdens de expositie worden door de catering kleine hapjes rondgebracht samen met hapjes en drankjes daarnaast hebben de gasten de gelegenheid om gebruik te maken van een klein buffet.) 20:30

Een cabaret voorstelling van 30 - 45 min. Artiesten: Vrienden van, van Swieten

(Cabaret is bedoeld als enige ontspanning op de drukke avond. Tijdens de voorstelling staan er kleine hapjes op de tafels daarlangs lopen er serveersters rond met drankjes.) 21:15

Veiling van de foto’s. De verkoop wordt verzorgd door Louis van gaal. De opbrengst hiervan gaat naar spieren voor spieren.

(De veiling vindt plaats in een grote zaal hier is er een ontspannen sfeer gecreëerd zodat de bezoekers op een leuke ontspannende manier de veiling kunnen volgen. Tijdens de veiling staan er kleine hapjes op de tafels daarlangs lopen er serveersters rond met drankjes. De foto’s worden geprojecteerd met behulp van een beamer. ) 22:45 / 23:15 Afsluiting avond, bekendmaking bedrag opgehaald voor spieren voor spieren. Bedankje sponsoren. 23:00 / 23:30

De gasten krijgen de gelegenheid om gebruik te maken van het casino

(De gasten staan vrij om gebruik te maken van het casino, echter de kosten zijn wel voor eigen rekening.) 01:30

Einde avond

10

05.

Projectgrenzen

Onze grenzen zijn: Regelen locatie, catering, expositie, fotografen, sponsors, genodigden, entertainment, onderhoud contact stichting. Projecteisen: • Crossmedia evenement (web- en mobiele sites ingezet) • Dekkingsplan moet kloppend zijn zodat de kosten gedekt zijn. Daarnaast mag er natuurlijk wel winst gemaakt worden die winst komt dan ten goede van het goede doel / fonds Spieren voor Spieren • Op de verschillende crossmedia moeten de initiatiefnemers, sponsors, subsidies en fondsen duidelijk naar voren komen zodat de belangen duidelijk vermeld worden. Zodat het duidelijk is voor de consument (deelnemers) wat precies de bedoeling is. • Het projectplan moet duidelijk verwoord worden zodat het plan duidelijk kenbaar gemaakt kan worden.

11

06.

De Producten (Marketing & Communicatieplan)

Product / dienst: Wij als organisatie gaan een crossmedia evenement organiseren om geld in te zamelen voor de stichting Spieren voor Spieren. Daarbij willen we een foto-expositie houden waarbij bekende sportfotografen een paar mooie voetbalfoto’s willen doneren die we door middel van een veiling willen verkopen. De opbrengst van de veiling komt dan ten goede van de stichting Spieren voor Spieren. Om het evenement zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor onze doelgroep hebben we er ook nog entertainment aangekoppeld met daarnaast de komst van enkele beroemde voetballers met partner die ook deel zullen nemen aan de veiling. Voor de genodigden is het een gezellig avondje weg, waarbij gezorgd word voor een hapje en een drankje met daarnaast nog een leuke afsluiting in de vorm van een casino, de kosten hiervan zijn voor eigen rekening. Tussen de foto-expositie en de veiling zullen de genodigden vermaakt worden door de cabaretgroep “de vrienden van, Van Swieten”. Deze cabaretgroep heeft een aantal maanden geleden een televisieprogramma gemaakt onder de zelfde naam waarbij voetbal het hoofdonderwerp is. “In VRIENDEN VAN VAN SWIETEN geven de drie topsporters Raoul Heertje, Viggo Waas en Peter Heerschop een helder beeld van de actuele stand van zaken in de sportwereld. Om alsnog hun jongensdromen te verwezenlijken hebben ze een eigen prof voetbalclub opgericht met als titel VRIENDEN VAN VAN SWIETEN. Iedere week wordt het wel en wee van deze club gevolgd.“ Korte indruk programma Als de genodigden de zaal binnenkomen, zullen de tafels al voorzien zijn van hapjes, drank wordt geserveerd. De onkosten die kunnen ontstaan voor onze genodigden zijn de kosten voor een foto gekocht op de veiling, en in het casino (aangezien dit voor eigen rekening is). Doelgroeponderzoek: Onze doelgroep is voorzitters van voetbalvereniging, we hebben deze doelgroep gekozen omdat ze dingen kunnen beslissen voor hun vereniging. Daarnaast zijn die personen meestal financieel gezien redelijk op orde en hebben ze redelijk wat te besteden in hun vrije tijd. We hebben als organisatie gekeken welke doelgroep interesse zou kunnen hebben in zo’n evenement wat wij organiseren. Omdat we een foto-expositie houden over bekende voetbalmomenten en spelers, en daarnaast de foto’s gaan veilen ten goede van de stichting Spieren voor Spieren. Moeten we weten of de doelgroep bereid is om naar het evenement te komen en daarnaast ook nog te bieden op de veiling. Om dit te weten te komen hebben we gekozen om twee onderzoeken te gaan houden. Kwalitatief: Eerste onderzoek is het houden van een interview aan een paar voorzitters of ander bestuursleden over hoe hun tegen over het evenement staan. Met de vragen of ze de stichting Spieren voor

12

Spieren kennen. Als ze de stichting niet kennen, even uit te leggen wat de stichting inhoudt. Daarna te vragen of ze bereidt zijn om als persoon of als vereniging te willen bieden op een foto waar de opbrengst naar de stichting gaat. Andere vragen zijn wat ze leuk vinden om nog meer op een dergelijk evenement te doen, dan kun je denken over de culinaire invulling, de entertainment en of ze nog speciale gasten willen zien / ontmoeten. Kwantitatief: Het tweede onderzoek zal gehouden worden door een enquête over de mail. Deze enquête zal niet te groot zijn zodat men er niet te veel tijd aan hoeft te besteden. We houden de enquête niet over al de verengingen die wij uitnodigen, maar hebben gekozen om de peiling te houden onder de hoogste competities op het amateur-niveau. Dit zijn ongeveer 84 enquêtes we gaan er van uit dat we zo’n 60 % retour krijgen, dan hebben we de mening van 50 personen en denken daar voldoende aan te hebben. Uitslag Interview (voorzitter vv RWB Waalwijk, Bas Bruurmijn) Tijdens het interview bleek dat hij het evenement zag zitten maar voor de vereniging waar hij voorzitter is het niet van belang. Het is namelijk een voorzitter van een voetbalvereniging uit de derde klasse en die hebben niet heel veel geld te besteden. Daarnaast vind hij het een heel leuk initiatief en denkt dat het bij veel verengingen wel mogelijk is om geld vrij te maken voor sponsoring op deze manier, zoals het in het marketingplan beschreven wordt.

13

De enquête: Geachte mevrouw / heer, Wij zijn vijf studenten aan de Avans hogeschool te Breda, wij hebben opdracht gekregen om een crossmedia evenement te organiseren. Na brainstormen en verschillende onderwerpen zijn we op het idee gekomen een foto-expositie te organiseren van mooie voetbal momenten, dit zal plaatsvinden in het Holland Casino te Utrecht. Het evenement heeft een maatschappelijk belang vandaar dat we hebben gezocht naar een bijpassende organisatie, omdat we in de trant van voetbal denken hebben we gekozen voor de stichting Spieren voor Spieren, mede omdat in de organisatie van deze stichting “grote” voetbal persoonlijkheden zitten. Het idee is d.m.v. een veiling (foto’s van mooie voetbalmomenten genomen door bekende sportfotografen) waarvan de opbrengst geheel zal worden gedoneerd aan stichting Spieren voor spieren. De avond zal naast de veiling en expositie gevuld worden met een programma vol met entertainment en spel. U zult tevens worden voorzien van exclusieve hapjes en drankjes. Bij deze willen wij u wat vragen stellen om beter inzicht te krijgen om deze avond tot een groot succes te kunnen brengen. Daarom hebben wij u een kleine enquête samengesteld waarin wij u een aantal vragen stellen over uw kennis en belevingswereld. Wij stellen het zeer op prijs als u de tijd en moeite zou willen nemen om deze enquête in te vullen, zodat wij als projectgroep dit project tot een goed einde kunnen brengen. De enquête is geplaatst op de website www.domeinnaam.nl door hier te klikken wordt u naar de enquête begeleid. Alvast bedankt voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, Renko van der Zandt Projectmanager Communicatie en Multimedia Design Avans Hogeschool Breda

14

Vragen enquête: 1 Bent u bereid om op deze avond aanwezig te zijn? Ja / Nee 2 Bent u bekend met de genoemde stichting spieren voor spieren? Ja / Nee 3 Sponsort u de stichting spieren voor spieren? Ja / Nee 4 Sponsort u als vereniging een ander goed doel of fonds, zo ja welke? Nee / Anders, namelijk . 5 Bent u bereid als vereniging een goed doel of fonds te sponsoren? Ja/ Nee 6 Bent u bereid om de stichting spieren voor spieren te sponsoren, in de vorm van een veiling zoals hierboven beschreven? Ja/Nee 7 Welke vorm van entertainment wilt u graag op de avond willen beleven? Cabaret (vrienden van van swieten) Dans Muziek Casino (meerdere keuzen mogelijk)

15

Uitslagen: 1 Bent u bereid om op deze avond aanwezig te zijn? 2 Bent u bekend met de genoemde stichting spieren voor spieren? 3 Sponsort u de stichting spieren voor spieren 4 Sponsort u als vereniging een ander goed doel of fonds, zo ja welke 5 Bent u bereid als vereniging een goed doel of fonds te sponsoren? 6 Bent u bereid om de stichting spieren voor spieren te sponsoren, in de vorm van een veiling zoals hierboven beschreven? 7 Welke vorm van entertainment wilt u graag op de avond willen beleven 8 Opmerkingen Enquête gast nr. 1 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = ja Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Casino Vraag 8. = X Enquête gast nr. 2 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = ja Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Muziek Vraag 8. = X Enquête gast nr. 3 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = ja Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Casino Vraag 8. = X Enquête gast nr. 4 Vraag 1. = nee Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = ja, namelijk: Actie Medellin (Colombia) Vraag 5. = nee

16

Vraag 6. = nee Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Muziek Vraag 8. = X Enquête gast nr. 5 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = ja Vraag 7. = Muziek Vraag 8. = X Enquête gast nr. 6 Vraag 1. = nee Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = ja Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Muziek Vraag 8. = X Enquête gast nr. 7 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = nee Vraag 6. = ja Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Casino Vraag 8. = X Enquête gast nr. 8 Vraag 1. = ja Vraag 2. = ja Vraag 3. = nee Vraag 4. = nee Vraag 5. = ja Vraag 6. = nee Vraag 7. = Vrienden van van Swieten, Casino Vraag 8. = X

17

Overzicht: 1 Bent u bereid om op deze avond aanwezig te zijn? 6x ja, 2x nee 2 Bent u bekend met de genoemde stichting spieren voor spieren? 8x ja 3 Sponsort u de stichting spieren voor spieren 8x nee 4 Sponsort u als vereniging een ander goed doel of fonds, zo ja welke 7x nee, 1x ja, namelijk Actie Medellin (Colombia) 5 Bent u bereid als vereniging een goed doel of fonds te sponsoren? 6x ja, 2x nee 6 Bent u bereid om de stichting spieren voor spieren te sponsoren, in de vorm van een veiling zoals hierboven beschreven? 6x ja, 2x nee 7 Welke vorm van entertainment wilt u graag op de avond willen beleven 6x vrienden van van Swieten, 2x Muziek, 4x Casino 8 Opmerkingen Geen Conclusie: Hieruit kunnen we concluderen dat 75 % van de voetbalvoorzitters bereid zijn te komen op het evenement MOMENTS, eveneens kunnen we hieruit opmaken dat maar liefst 75% van de voetbalvoorzitters bereidt is de stichting Spieren voor spieren te steunen d.m.v. de foto veiling. Voor de entertainment op onze avond zijn de vrienden van van Swieten samen met de casino avond favoriet. Concurrentie: We hebben weinig last van concurrentie omdat dit niet jaarlijks georganiseerd wordt. Het enige waar wij op moeten letten is dat we deze avond houden dat er niet gevoetbald word op het hoogste niveau. Dit is om te voorkomen dat er mensen uit de regio van de betreffende club naar die wedstrijd gaan kijken. Als speciale gasten hebben we ook voetballers uitgenodigd en het zou toch raar zijn als je die personen uitnodigt wanneer ze zelf een wedstrijd zouden hebben. Trends en ontwikkelingen: Tegenwoordig is een standaard evenement niet meer interessant, daarom hebben wij gekozen voor enkele crossmedia evenement, waarbij wij gebruik maken van verschillende technieken, we maken gebruik van het volgende: diode (via telefoon bieden), Internet (website). Verder maken de fotografen op hun beurt weer gebruik van de laatste technieken op het gebied van fotografie. Door de snelle ontwikkeling in de techniek rondom fotografie is het mogelijk om snel beeldopname te maken waardoor er schitterende foto’s gemaakt kunnen worden.

18

Doelgroep: Onze doelgroep is bestuursleden en partner van voetbalverenigingen uit de hoofdklasse en eerste klasse van het amateur voetbal. De hoogste hoofdklasse bestaat uit 6 competities van 14 ploegen samen komt dat op 84 teams, met de 84 teams hebben we ook 84 voorzitters. Hiernaast komt nog de eerste klasse van de amateurs uit de competitie van zaterdag en zondag, die bestaat uit 11 competities van 12 ploegen samen komt dat op 132 teams, met wederom 132 voorzitters. In totaal willen we dus ( 84 + 132 = ) 216 voorzitters met partner, we gaan er van uit dat 30% van de genodigden niet aanwezig zullen zijn, dus we schatten de opkomst rond de 316 personen, inclusief speciale gasten. We willen onze doelgroep bereiken via een persoonlijke uitnodiging gericht aan de voorzitters van de verenigingen. We hebben deze doelgroep gekozen omdat de voorzitters vaak wat te besteden hebben, en daarbij komt dat een mooie actie foto altijd van pas komt in bijv. de voetbal kantine, of bestuurskamer. Als de voorzitter verhindert is proberen we ze via een duidelijke uitleg aan te sporen voor een waardige vervanger die de club kan vertegenwoordigen. Onze “tweede” doelgroep zijn speciale gasten die wij uitnodigen, allereerst Louis van Gaal omdat hij ambassadeur is van de stichting spieren voor spieren. Andere speciale gasten zullen zijn: Gerard Hoetmer ( voorzitter spieren voor spieren ) Johan Cruijf ( Nederlands grootste voetballer ) Voetballer van het jaar, Talent van jaar en topscorer van het jaar, trainer van het jaar, deze spelers komen voort uit de ere divisie en uit de Goudengids divisie. Communicatie naar de doelgroep: Het plan is om de doelgroep via een uitnodiging te benaderen. In de uitnodiging willen we sturen naar de voorzitter van de genodigden voetbalverengingen. Dit kan via een uitnodiging te sturen naar de vereniging ter attentie van de voorzitter. In de uitnodiging willen we ook duidelijk maken als de voorzitter verhindert is, dat hij een vervanger uitnodigt voor onze activiteit. Als men de uitnodiging gelezen hebben verzoeken we ze om zich via de internetsite aan te melden voor de avond. Daarbij moeten ze verschillende gegevens invullen, waaronder het mobiele nummer. Het evenement is crossmedia en met het mobiele telefoonnummer willen we de genodigden al verschillende foto’s laten zien die er bij de expositie getoond worden. Product relevant & aantrekkelijk voor je doelgroep: Als je gaat afvragen waarom ons evenement zo relevant en aantrekkelijk is kom je al gelijk op de volgende vragen. Wie wil er niet naar een gezellige avond waar alles geregeld is? Waarom zou je geen mooie foto kopen waarvan de opbrengst naar een goed doel gaat? Om op deze vragen een goed antwoord te geven heb je de antwoorden nodig van het onderzoek. Uit onze enquête en interview kunnen we concluderen dat 75 % van de voetbalvoorzitters bereid zijn te komen op het evenement MOMENTS, eveneens kunnen we hieruit opmaken dat maar liefst 75% van de voetbalvoorzitters bereidt is de stichting Spieren voor spieren te steunen d.m.v. de foto veiling. Voor de entertainment op onze avond zijn de vrienden van van Swieten samen met de casino avond favoriet.

19

Marketing & Communicatie doelstellingen Kennis: De informatie wat onze doelgroep van ons evenement heeft is gering. We willen de genodigden kennis laten maken met de stichting Spieren voor Spieren. Daarnaast willen we ze ook laten weten dat het evenement, naast een veiling voor het goede doel, ook gericht is om de genodigden een gezellige en leuke avond te schenken. Houding: De houding die we willen bereiken tegen over onze organisatie is dat de genodigden een positief beeld krijgen van ons evenement. Het is noodzakelijk dat de genodigden weten dat onze organisatie en de stichting spieren voor spieren geen winstoogmerk heeft. Rationeel: We willen duidelijk maken dat de genodigden naar een uniek evenement kunnen komen wat niet elk jaar plaats vind. Ze moeten zich geëerd voelen dat ze uitgenodigd zijn, het is een exclusief evenement waarbij de genodigden persoonlijke worden uitgenodigd. We brengen dit over d.m.v. een persoonlijke uitnodig met daarbij toegevoegd een draaiboek voor de avond, eveneens is het draaiboek samen met meer informatie over de avond te vinden op de website. Emotioneel: De doelgroep moet een worden met de stichting Spieren voor Spieren. Ze moeten betrokken raken met de stichting zodat m’n sneller een foto zou willen kopen omdat ze weten dat het geld op een de juiste bestemming beland. Gedrag: Nadat de houding veranderd is proberen we de genodigden over te halen om naar het evenement te komen. Daarnaast proberen we ze ook te stimuleren om een foto uit de foto-expositie te laten kopen d.m.v. te bieden tijdens de geplande veiling. We proberen een zo groot mogelijk bedrag op te halen voor de stichting Spieren voor Spieren. Positionering: Na het houden van het onderzoek blijkt dat er veel interesse is van de doelgroep om het evenement MOMENTS te bezoeken. Daarnaast zijn de genodigden ook bereidt om te bieden op een voetbalfoto waarbij de opbrengst van de veiling ten goede komt aan de stichting Spieren voor Spieren. In het onderzoek blijkt dat de mensen graag een stukje cabaret als entertainment willen zien. Dit hebben we in het programma gestopt met de cabaretgroep Vrienden van, van Swieten. De relevantie van het evenement is dat er wel een opbrengst wordt opgehaald voor de Stichting Spieren voor Spieren en daarnaast moeten de genodigden een gezellige avond hebben zodat ze met een voldaan en goed gevoel naar huis gaan. Omdat het een uniek evenement is hoeven we de concurrentie niet aan met andere soort evenementen alleen moeten we uitkijken dat we de datum aanpassen aan andere grote evenementen waarbij onze doelgroep mogelijk naar toe gaan.

20

Creatieve ontwikkeling / Creatieve briefing Beschrijving product/dienst: We gaan als projectgroep geld inzamelen voor de stichting Spieren voor spieren door middel van het evenement MOMENTS. Op dit evenement zal er een foto expositie worden georganiseerd van mooie voetbal momenten. Tenslotte zullen we de tentoongestelde foto’s veilen door een heuse veiling. De opbrengst hiervan zal worden gedoneerd aan de stichting Spieren voor spieren. Deze stichting is veel betrokken bij voetbal en ook sponsor van Holland Casino. Een bekende ambassadeur van deze stichting is niemand minder dan Louis van Gaal, de nieuwe trainer van AZ Alkmaar. Onze doelgroep bestaat uit bestuursleden en partners, hierover meer onder consumer insight. Als maatschappelijk belang gaan wij de stichting Spieren voor spieren financieel tegemoet komen in hun strijd met het gevecht tegen spierziekten. Doel van communicatie: Ons doel van de communicatie is de beoogde doelgroep op de hoogte brengen over de organisatie van het evenement. Ook hebben we als wens zoveel mogelijk potentiële bezoekers enthousiast te maken om het evenement daadwerkelijk te bezoeken. Dit doen wij bij wijze van een persoonlijke uitnodiging aan de voorzitters van alle voor ons interessante verenigingen. We zijn van mening dat het maatschappelijke belang duidelijk naar voren moet komen in de aanloop tot het evenement, dus gaan we de stichting Spieren voor spieren duidelijk communiceren met bezoekers. Tenslotte communiceren we ook met sponsoren die hun steen zullen bijdragen aan het met succes voltooien van ons evenement. Het is de bedoeling dat deze sponsoren prominent aanwezig zijn en hierdoor ook belang hebben bij deelname aan het evenement. Zo is het mogelijk om de naamsbekendheid te verbeteren. Consumer insight: We weten dat onze grootste doelgroep voornamelijk zal bestaan uit voetbal voorzitters en partners van voetbal verenigingen uit de hoofdklasse en eerste klasse van het amateur voetbal. Uit onderzoek is gebleken dat de hoogste hoofdklasse bestaat uit 6 verschillende competities met elk 14 teams, die uitkomt op een totaal van 84 ploegen en dus 84 voorzitters. Omdat ook de bestuursleden en aanhang van de eerste klasse zullen worden benaderd, voegen we nog eens 132 voorzitters toe aan de 84. Deze eerste klasse van de amateurs uit de competitie van zaterdag en zondag betreft 11 verschillende competities met elk 12 teams. In totaal nodigen wij (84+132) 216 voorzitters met partner uit. Ondanks de juist afgestemde communicatie richting doelgroep, moeten we er vanuit gaan dat ongeveer 30% van alle genodigden om wat voor een reden dan ook niet aanwezig zullen zijn. Inclusief de uitnodiging van speciale gasten schatten wij de opkomst op circa 325 personen. De belangrijkste reden waarom wij juist voor deze doelgroep hebben gekozen is dat voorzitters vaak wat hebben te besteden. Wie wilt er nu geen mooie actie foto in bijvoorbeeld de kantine of bestuurskamer van de voetbalvereniging? Wie wilt er nu geen goed doel sponsoren? Een niet minder belangrijke doelgroep zijn de speciale gasten die wij uitnodigen. In de eerste plaats Louis van Gaal, want hij is de ambassadeur bij uitstek van de stichting Spieren voor spieren.

21

Andere speciale gasten zijn; de voorzitter van de stichting (Gerard Hoetmer), nationaal grootste voetballer (Johan Cruijf), voetballer van het jaar, talent van het jaar, topscoorder van het jaar en trainer van het jaar. Deze gasten zijn afkomstig uit de nationale betaalde voetbal competities en zullen worden verkozen op een gala. Uit een kleine enquête die we hebben voorgelegd hebben aan de doelgroep, hebben we kunnen concluderen dat 75% van de voetbalvoorzitters bereid zijn om te komen naar het evenement MOMENTS. Een andere conclusie is dat maar liefst 75% van de voorzitters bereid is de stichting Spieren voor spieren te steunen door middel van de fotoveiling. Huidige en gewenste Kennis, houding en gedrag: De eerder genoemde enquête heeft geresulteerd in een beter inzicht in de kennis, houding en het gedrag van de doelgroep. Zo zijn de meeste voorzitters die deel hebben genomen bereid om op deze avond aanwezig te zijn, bekend met de stichting Spieren voor spieren en nog geen sponsor van de stichting. Wel is er een vereniging al sponsor van een ander goed doel of fonds. Gelukkig is het overgrote deel wel bereid als vereniging een goed doel of fonds te sponsoren en wekt de stichting Spieren voor spieren interesse om te sponsoren in de vorm van een veiling. Tenslotte zijn de vrienden van van Swieten samen met het casino favoriet wat betreft de entertainment op de avond. Wij willen de doelgroep uiteraard beter stimuleren om in ieder geval deel te nemen aan het evenement. Omdat geen van de deelnemers aan de enquête al sponsor is van de stichting, maar hier wel degelijk toe bereid is, ligt hier onze kans. Daaruit voortvloeiende propositie / belofte: We beloven de bezoekers aan het evenement een leuke en gezellige avond vol met entertainment. Ondersteunend bewijs: Het evenement zal plaats vinden in het Holland Casino te Utrecht wat natuurlijk garant staat voor een hoog entertainment gehalte. De avond is vooral leuk, omdat de bezoekers hapjes en drankjes zullen worden aangeboden en geheel vrijblijvend deel kunnen nemen. Voetbal en foto’s zijn uitstekende onderwerpen om over na te praten onder het genot van een alcoholische versnapering. Tevens is het mogelijk voor de bezoekers te netwerken met andere bezoekers, de uitverkoren fotografen en wellicht ook de speciale gasten. Creatief concept / uitwerking: Na een aantal brainstorms zijn we op verschillende concepten gekomen. Zo was er het idee om een evenement met muziek te organiseren, maar dit concept was te standaard en rommelde aan alle kanten. Vervolgens zijn we opnieuw gaan brainstormen en gekomen op veel betere ideeën. Omdat een aantal leden van onze groep gepassioneerd is door voetbal zijn we gekomen op het idee MOMENTS te organiseren. We hebben besloten een foto expositie te organiseren met foto’s van mooie voetbal momenten welke aan het eind van het evenement zullen worden geveild. Als maatschappelijk belang zijn we uitgekomen op de stichting Spieren voor spieren, want die zijn actief in voornamelijk de voetbal wereld en hebben als doel de strijd aan te gaan met spierziekten. Maar wie moeten er nu precies naar het evenement komen? Als antwoord op die vraag hebben we voorzitters en partners van voetbalverenigingen uit de hoofdklasse en eerste klasse van het amateur voetbal gekozen als doelgroep. Mede door de afkeuring van ons eerste concept hebben we direct een aantal eisen gesteld aan het nieuwe project en zijn we

22

samen begonnen met het schrijven van een basisconcept van het evenement. We verdeelden vervolgens onderling de functies en schreven een voorlopig projectplan voor het evenement. Daarnaast zijn we op zoek gegaan naar materiaal voor het evenement en zijn we informatie gaan verzamelen voor de look & feel, de beoogde locatie, prijzen en sponsorverzoeken. We hebben de verschillende belangengroepen op papier gezet en zijn we begonnen met de kostenbegroting voor het evenement en het schrijven van een financieringsplan. Toen deze naar tevredenheid van onze begeleider zijn gevormd, zijn we verder gegaan met het schrijven van een marketing & communicatieplan voor het evenement. Tenslotte zijn we dit alles technisch gaan ontwerpen en creatief realiseren.

23

Media en middelen We hebben maar een paar media die we ingaan zetten: • Logo Is de huisstijl van het evenement MOMENTS. • Briefpapier Is de huisstijl van het evenement MOMENTS. • Enveloppe Is de huisstijl van het evenement MOMENTS. • Website Daar kunnen ze inschrijven voor het evenement, een aantal foto’s bekijken die geveild gaan worden, de sponsoren worden vermeld, verschillende links zoals naar de stichting spieren voor spieren en informatie over het evenement. • Mobiele site Door middel van de mobiele site kunnen mensen bieden die niet op het evenement aanwezig kunnen zijn. • Foto’s Kunnen we vertonen op de perspresentatie. • Stickertje Kunnen op de foto’s geplakt worden. • Uitnodiging De genodigden worden per uitnodiging door middel van een uitnodiging. Budgettering Deze komen in het financieringsplan te staan.

24

07.

Kwaliteit

Dit komt in de Media en huisstijlmap.

25

08.

De Projectorganisatie

•

Het initiatief komt onze organisatie, wij als organisatie wil graag geld in zamelen voor de stichting spieren voor spieren. De opdracht wordt aangenomen door het personeel van onze organisatie, die vervolgens weer de taken gaat verdelen bij derde partijen. De projectleider is het hoofd van onze organisatie, in dit geval neemt Renko van der Zandt de projectleiding voor zijn rekening. Onze organisatie bestaat uit een viertal projectleden: Jilke van de Ven Communicatiemanager Uriel Tolenaars Copywriter Teun van Beijsterveldt Bouwer/Programmeur Patrick Brouwer Designer

• • •

•

De projectmanager heeft zijn team taken gegeven, per week gaat de projectmanager om de tafel zitten met zijn projectleden om alles door te nemen, of er problemen zijn dan wordt deze meestal samen met de andere projectleden opgelost.

•

De verantwoordelijkheden liggen verschillende, de projectmanager is verantwoordelijk voor het eindproduct, het evenement en het verloop van het evenement, de projectmanager is ook verantwoordelijk naar de klanten toe. De projectleden daarentegen hebben verantwoordelijkheid naar de projectmanager toe, ze moeten zicht verantwoorden in de arbeid die zij verricht. Alles wordt in groepsverband beslist, mocht de groep hier niet uitkomen dan neemt de projectmanager de definitieve beslissing.

•

26

09.

De Planning

Week 1: Initiatieffase (idee vorming) In deze fase wordt het idee bedacht voor het evenement. Projectmanager – Communicatiemanager Week 2 : Voorbereidingsfase (projectplan) In deze fase wordt het project opgesteld en verwerkt. Projectmanager – Communicatiemanager Week 3: Strategie/kostenbegroting(dekking/financieringsplan) In deze fase wordt het de kostenbegroting en dekkingsplan gemaakt. Verder wordt er gekeken naar verschillende financiers die mogelijk kunnen zijn om het evenement te Financieren. Projectmanager – Communicatiemanager Week 4: Marketing en communicatieplan In deze fase wordt het communicatieplan gemaakt waarbij verschillende marketingstrategieën toegepast worden. Projectmanager – Communicatiemanager Week 5: Concept / Creatie In deze fase worden de concepten: Inhoud, Structuur, gedrag, huisstijl en omgeving onderzocht en uitgewerkt. Copywriter – Ontwerper Week 6: Ontwerp In deze fase worden allerlei ontwerpen gemaakt voor alle verschillende media die we gaan gebruiken door middel van stortbad/scenario. Verder wordt de fase Concept / Creatie afgerond. Copywriter – Ontwerper – Bouwer/Programmeur Week 7: Realisatie In deze fase wordt week 6 verder uitgewerkt. Copywriter – Ontwerper – Bouwer/Programmeur Week 8: Realisatie - Bouw In deze fase wordt de site en database gemaakt. Daarnaast word er ook in presentatie gemaakt. Projectmanager – Communicatiemanager - Copywriter – Ontwerper – Bouwer/Programmeur Week 9: Presentatie Persbijeenkomst. Projectmanager – Communicatiemanager - Copywriter – Ontwerper – Bouwer/Programmeur

27

10.

Kosten & Baten (begrotting & dekkingsplan)

Schema SWOT Analyse Positief

Negatief

Intern

Sterkte

Zwakte

Extern

Kansen

Bedreigingen

Sterke punten: • Geen commercieel belang. De organisatie van het project MOMENTS heeft geen winstoogmerk en is hierdoor niet onderhevig aan beurskoersen, de economische toestand van de omgeving. Dit maakt de organisatie betrouwbaar en constant. • Medewerkers hebben affectie met de organisatie, ze hebben hart voor de doelen die de organisatie nastreeft. • Het project heeft een inhoudelijke doelstelling, dit is in het algemeen belang van de maatschappij. Zwakke punten: • Afhankelijk van (diensten van) derden zoals: sponsoren, donateurs en giften. Hoe hoger deze bedragen zijn hoe meer er gerealiseerd kan worden. Kansen: • Aandacht vestigen op sponsoren, deze komen bij een geslaagde expositie positief in beeld. Hiermee bouwen ze meer goodwill en naamsbekendheid op. • Bij een geslaagde veiling wordt de betrokkenheid op zowel de stichting als het doel daarvan (gevecht tegen spierziekten) vergroot. Meer mensen zullen het initiatief steunen, dit levert een groter budget op bij spieren voor spieren eveneens bestaat de kans dat bij een volgend evenement van MOMENTS er meer animo is waardoor we meer geld kunnen inzamelen. • Er is weinig concurrentie op het gebied van dit initiatief. Dus de markt is nog niet verzadigd. • Weinig tot geen van de genodigden is sponsor van de stichting, maar wel hiertoe bereid. Bedreigingen: • Er is weinig concurrentie op dit gebied. Waardoor het ook een moeilijk in te schatten markt is, je kunt niet ‘afkijken’ bij de concurrentie. • Het publiek kan uitgekeken zijn op exposities en iets anders zoeken om hun tijd te besteden.

28

Financiers / sponsoren: Kosten Locatie: Geen kosten, wordt gesponsord door Holland Casino te Utrecht feestzaal en expositie zaal worden beide gesponsord, waardoor er geen extra kosten gemaakt worden in verband met licht en ruimte. Holland Casino sponsort spieren voor spieren, om het evenement mogelijk te maken en realiseerbaar te maken ( door de kosten laag te houden) heeft Holland Casino haar vestiging in Utrecht ter beschikking gesteld. Locatie kosten zijn € 10.000 euro Catering / Decoratie: Hutten exclusieve catering wil een gedeelte (75%) sponsoren, als tegen prestatie worden er borden geplaatst, met daarop de naam van de cateraar. Daarbij komt op de uitnodiging al de naam te staan van de cateraar. De cateraar zorgt voor personeel, luxe hapjes en onbeperkt drinken t.w.v. € 9100 euro. Tevens mogen 2 afgevaardigde aanwezig zijn bij de avond in verband met klanten werven. De decoratie wordt meegeleverd in de stijl van de hapjes, zodat er een centrale sfeer/beleving is, deze kosten worden niet helemaal gedekt, maar de cateraar neemt een gedeelte van de kosten voor haar rekening. De andere kosten halen gedeeltelijk uit de opbrengst van de veiling (zie opbrengsten). Drukkerij Drukkerij Van der Louw Industrieweg 124 2651 BD Merkel en Dodenrijk Telefoon: (010) 511 27 99 Fax: (010) 511 85 21 E-mail: [email protected] Website: www.vdlouw.nl Drukkerij Van der Louw is een moderne drukkerij/uitgeverij die al meer dan 35 jaar bestaat. Wij zijn gespecialiseerd in het vervaardigen van handelsdrukwerk, brochures en posters. Er werken 12 medewerkers. Op onze zes Heidelberg en Sakurai drukpersen drukken wij briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, facturen, offertemappen, sets, bloks, bureauleggers, folders, tijdschriften, boeken, catalogi, jaarverslagen en posters tot het formaat 48 x 65 cm. Doordat we beschikken over een eigen ontwerpstudio kunnen we het product van a tot z inclusief logo ontwerp verzorgen. De levertijden die wij aanhouden zijn kort tot zeer kort. Wij hebben de beschikking over een Minolta CF3102 digitale kleurencopier voor het vervaardigen van kleine oplages in full color. De drukkerij wil graag omdat dit de ideale mogelijkheid heeft om een naamsbekendheid te

29

creëren bij een doelgroep die meestal hoog gevestigd is in het bedrijfsleven. Het gaat relatief om een kleine oplage, waardoor de kosten laag blijven en het interessanter wordt om te sponsoren. De oplage: Briefpapier (2000 vellen) Uitnodigingen (200) Enveloppen (2000) A5 Back-up drukkerij Drukkerij Salsedo Zandbergweg 45 4818 LJ Breda Tel: 076 520 0210 Fax: 076 530 9005 Website: www.salsedo.nl E-mail: [email protected] Drukkerij Salsedo is een drukkerij die al ruim 25 jaar bestaat, ze zijn voornamelijk bekend in omstreken van Breda, ze willen graag naam creëren door heel Nederland vandaar dat ze hebben besloten ons deze kleine oplage te sponsoren, als tegenprestatie wordt hun naam vermeld in het persbericht en op verschillend drukwerk. Foto’s: Sport fotografen leveren foto’s aan omdat ze via deze weg hun naam kunnen promoten, daarnaast sponsoren de fotografen d.m.v. de donatie van de foto’s indirect de stichting spieren voor spieren. Als tegenprestatie nodigen wij de fotografen uit, en geven ze de gelegenheid om hun werk te presenteren tijdens de expositie. De uitvergrotingen worden gesponsord door Canon omdat Canon sponsor is van de Champions League wat weer een groot voetbal toernooi is. Doordat er fotografen komen is het voor Canon aantrekkelijk om daarmee nieuwe technieken uit te wisselen. Canon komt graag goed in het nieuws. Als tegenprestatie mogen er twee afgevaardigden aanwezig zijn van Canon, zodat hun technieken en ervaringen kunnen uitwisselen, en eventueel kunnen ze voor elkaar nog iets betekenen in de toekomst. Cabaret: De vrienden van, van Swieten willen gratis een try-out verzorgen voor het komende seizoen. Omdat hun doelgroep voetballiefhebbers zijn, is het een perfecte gelegenheid om de show te confronteren met de doelgroep. Aan het einde van de show weten de makers van het programma of hun act aanslaat bij de doelgroep, en tevens is het een stuk promotie voor hen komende shows.

30

Opbrengsten:

We gaan ervan uit dat we ongeveer 85 foto’s ontvangen van de fotografen. We krijgen ongeveer 150 bieders, er ontstaat dus een bieding, omdat niet voor elke club een foto is gereserveerd. Het idee is om voor de eerste serie foto’s van ongeveer 65 stuks, een begin bedrag te vragen van 250 euro. (minimaal wordt er dan 65 * 300 = 19500 euro opgehaald) Voor de 15 kopstukken, wordt een begin bedrag gevraagd van 375 euro ( minimaal wordt er dan 15 *375 = € 5625 opgehaald ) Voor de 5 ultieme voetbalmomenten wordt een begin bedrag gevraagd van € 450 euro (minimaal wordt er dan 5 * 450 = € 2250 euro ) Totaal wordt de veiling geschat op een minimaal inkomen van € 27375 euro, hiervan willen we minimaal 20000 euro doneren, als het nodig is willen we de onvoorziene kosten van het restbedrag betalen. Mochten we het resterende bedrag niet nodig hebben doneren we opbrengsten ( exclusief onvoorziene kosten) aan de stichting Spieren voor spieren.

31

Dekkingsplan: Projectkosten Moments een schot voor een goed doel Naam van het podiumproject: Moments Naam projectverantwoordelijke: Renko van der Zandt Datum: 16 juni 2005 Kost soort

Omschrijving

Kosten Materiaal Loon en derden kosten

1000 1100

Locatie kosten Holland Casino Utrecht

€

10.000

2000 2100 2200

Primaire activiteiten Foto vergrotingen Computer tbv presentatie, beamer, projectie

€ € €

3.050 2.550 500

3000 3100

Secundaire activiteiten Cabaretvoorstelling van van Swieten

4000 4100

Ondersteunende faciliteiten Catering ( incl. Decoratie ) Parkeerterrein

€ € €

5000 5100

Promotie, publiciteit en pr Drukkosten huisstijl

6000 6100

Organisatiekosten Onvoorzien, 10%

Inkomsten (ex btw) (dekkingsplan) Eerste serie foto’s van ongeveer 65 stuks Tweede serie van 15 kopstukken Derde serie van 5 ultieme foto's Sponsor Holland Casino Utrecht Sponsor Canon Sponsor van Swieten ( cabaret ) Sponsor Hutten Catering ( 75 % ) Sponsor Drukkerij v.d. Louw Projectopbrengsten (exclusief BTW) BTW, 19% Projectopbrengsten (inclusief BTW)

€ 10.000

€

3.050

€

4.875

9.400 9.100 300

€

9.400

€ €

750 750

€

750

€ €

2.808 2.808

€

2.808

€ 4.875

85 x A2,€ 30,- p.f.

325 pers, € 15,- p.p.

325 pers ,€ 28,- p.p.

o.a. uitnodiging

€ 30.883 € 5.868 € 36.750

Projectkosten (exclusief BTW) BTW, 19% Projectkosten (inclusief BTW) 7000 7100 7200 7300 7400 7500 7600 7700 7800

Totaal

€ € € € € € € € €

52.375 19.500 5.625 2.250 10.000 2.550 4.875 6.825 750

65 pers, € 300,- p.f. 15 pers, € 375,- p.f. 5 pers, € 450,- p.f.

€ 52.375 € 9.951 € 62.326

32

10.

Risico’s

Risicoanalyse = Inventarisatie van bedreigingen. Wat kan er misgaan Er zijn een aantal, dat wij aan derde hebben uitbesteed die partijen komen ons weer tegemoet door het onderdeel dat zij verzorgen te sponsoren. Doordat we afhankelijk zijn van derde is het belangrijk een strak schema te handhaven waarin er rekening gehouden wordt met vertragingen van bijv. levering briefpapier, uitvergrotingen foto’s etc. Waar kan het misgaan? Aangezien wij voor het evenement een strak schema hanteren waarin we rekening houden met het uitlopen van bepaalde onderdelen, verwachten wij een vlekkeloos verloop van het evenement, echter voordat het daadwerkelijke tijd is voor het evenement is zijn we afhankelijk van derde, zo moeten er bijvoorbeeld een aantal zaken gedrukt worden bij de drukker, uitnodigingen, briefpapier, enveloppen, mocht hier vertraging optreden dan kunnen we de uitnodigingen niet op tijd versturen waardoor ons schema in de war loopt, vandaar dat de drukkerij ruim van te voren voorzien dient te worden van de huisstijl die weer op tijd door de ontwerpers wordt afgeleverd. ( Mocht het eventueel drastisch misgaan bij de drukker hebben wij altijd een tweede achter de hand ). Hoe groot is de kans dat het misgaat? Wij achten de kans erg klein dat er iets misgaat, ons schema is dusdanig opgesteld dat er rekening gehouden wordt met een langere levertijd. Voor elke onderdeel waar een bepaalde levertijd voor geldt, is rekening gehouden dat het eventueel kan uitlopen. We hebben voor een schema als dit gekozen omdat het noodzakelijk is dat er nergens problemen worden veroorzaakt, mocht dit wel zo zijn vangt het schema het op. Wat zijn de gevolgen als het misgaat? De gevolgen als het misgaat, zijn niet dusdanig dat er grote problemen ontstaan, het enige punt waarbij er risico ligt is bij de drukker, aangezien de reputatie van de drukker schatten we deze leveringsproblemen klein, mocht het toch voorkomen dan hebben wij ervoor gekozen om gebruik te maken van een tweede drukker. Hierdoor houden we de risico’s beperkt. Verder verwachten wij geen complicaties omdat het vooral gaat om sponsor deals, de klanten willen hun goede naam waarmaken d.m.v. het ondersteunen van de stichting. Mocht het misgaan kunnen ze hun goede naam niet waarmaken en staan ze voor “schut”. Hoe kan de kans dat het misgaat worden verkleind? We hebben de kans dat het misgaat berekend in ons schema, eveneens hebben wij rekening gehouden dat de drukker niet op tijd de benodigde producten kan leveren, hiervoor hebben wij een tweede drukker benaderd. Wat kosten die maatregelen? De maatregelingen die wij hebben getroffen brengen geen extra kosten met zich mee, beide drukkers hebben toegestemd de kosten van het drukwerk voor hun rekening te namen, we hebben hierbij dan ook geen onkosten.

33

Is het zinvol om de maatregel uit te voeren? Het is zinvol om onze maatregelen uit te voeren op het moment als onze deadline voor de levering van het drukwerk in gevaar komt. Hierbij is het noodzakelijk dat we snel overschakelen naar de “back-up” drukker.

34