Projectplan Proefproject Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer

Projectplan Proefproject “Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer”

Door

: Productschap Diervoeder Transport en Logistiek Nederland ViaNorm B.V.

Datum

: 17 oktober 2005

INLEIDING In overleg met het College van Deskundigen en het bestuur van het Productschap Diervoeder (PDV) is eerder besloten een proef te houden om een andere aanpak van de onaangekondigde controle in de praktijk te testen. Door de reguliere controle niet meer op de bedrijven te laten plaatsvinden maar bij fabriekslocaties, bij op- en overslaglocaties en/of bij havenlocaties, verwachten de initiatiefnemers de controle efficiënter, effectiever en mogelijk voordeliger te kunnen laten verlopen. Uitgangspunt is dat voor het proefproject de deelname op vrijwillige basis plaatsvindt. Dit geldt zowel voor de certificerende instanties als voor hun GMP B4.1 (voorheen GMP01/07) gecertificeerde klanten. Als onderdeel van de voorbereiding van de proef voor de onaangekondigde controle nieuwe stijl is eerst een inventarisatie gehouden om na te gaan welke bedrijven bereid zijn deel te nemen aan de proef. Gebleken is dat ongeveer twintig procent van de potentiële Nederlandse gecertificeerde bedrijven zich heeft aangemeld voor de proef. Van deze ruim honderd bedrijven betreft negentig procent klanten van één certificerende instantie, te weten ViaNorm B.V. Om die reden is met het College van Deskundigen en het bestuur van het PDV afgesproken de proef te organiseren met ViaNorm en haar klanten. Als gevolg hiervan is afgesproken dat het proefproject voor de onaangekondigde controle nieuwe stijl drie fasen zal kennen: de praktijkproef (I), de organisatie (II) en de invoering (III). Fase I Praktijkproef De praktijkproef met 1 CI en haar klanten beoogt de toegevoegde waarde van de controle op de diverse locaties aan te tonen. Op basis van de tussenevaluatie van de praktijkproef zal door het College van Deskundigen een ‘go / no go’ worden afgegeven voor fase II en III. In het geval van een ‘go’ zal de verdere invoering van de onaangekondigde controle nieuwe stijl onvoorwaardelijk plaatsvinden. De beoogde ingangsdatum voor de praktijkproef is 011205. Fase II Organisatiefase Tijdens de organisatiefase wordt de voorbereiding getroffen voor de algehele verplichtende invoering van de onaangekondigde controle nieuwe stijl. In deze fase worden de systemen gerealiseerd voor gegevensuitwisseling en worden afspraken vastgelegd met de betreffende partijen zoals Certificerende Instanties, PDV en de aan te stellen Coördinerende Instantie. Bovendien zullen waar nodig in deze fase eventuele juridische aangelegenheden worden geregeld. De beoogde ingangsdatum voor de organisatiefase is 010706. Fase III Invoeringsfase De invoeringsfase gaat van start nadat een solide voorbereiding is afgerond. De onaangekondigde controle nieuwe stijl zal vanaf dat moment gelden voor alle Nederlandse en buitenlandse bedrijven met eigen dan wel beroepsgoederenvervoer. De beoogde ingangsdatum voor de invoeringsfase is 010107. In het verdere projectplan worden de verschillende fasen achtereenvolgens uitgewerkt en toegelicht.

Projectplan proefproject Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer

1

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

Fase I

011205

010706

010107

start

tussenevaluatie

eindevaluatie

start

implementatie en testen

Fase II Fase III

010707 eindevaluatie

start

Coördinatie en communicatie Er is een stuurgroep gevormd die de coördinatie van het proefproject op zich heeft genomen. Tijdens de proefperiode zullen alle belanghebbenden door de stuurgroep worden geïnformeerd over de voortgang van het proefproject. De stuurgroep wordt gevormd door: o 2 vertegenwoordigers namens het Productschap Diervoeder; o 2 vertegenwoordigers namens het Bureau Coördinatie Diervoedercertificatie en –controle (BCD); o 1 vertegenwoordiger namens Transport en Logistiek Nederland en; o 1 vertegenwoordiger namens de Certificatie Instellingen.


2

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

FASE I – Praktijkproef 1.

Resultaat

1.1

Beschrijving resultaat

Het resultaat van het project is een uitgevoerde praktijkproef met de duur van 1 jaar en de evaluaties van deze pilot met aanbevelingen na ½ jaar en 1 jaar. 1.2 De -

Afbakening

praktijkproef wordt uitgevoerd conform het protocol met de volgende opmerkingen: De proef wordt toegepast op vrijwillige basis. De proef is niet van toepassing op buitenlandse bedrijven. De proef wordt uitgevoerd met ViaNorm en haar deelnemende klanten.

1.3

Doelstellingen

Het project kent de volgende doelstellingen: 1. Verbeteren van de effectiviteit en kwaliteit van de onaangekondigde controle (passend binnen de totale controlesystematiek van GMP+ 2006 Transport); 2. Het verbeteren van het draagvlak van de onaangekondigde controle; 3. Nagaan of de kosten van de onaangekondigde controle, zonder kwaliteitsverlies, kunnen worden gereduceerd. 4. Minimaal 50% van alle door ViaNorm gecertificeerde diervoedervervoeders is beoordeeld middels de onaangekondigde controle nieuwe stijl. Tijdens de evaluaties zal worden nagegaan of deze doelstellingen worden of zijn bereikt. Op basis van deze evaluatie zullen, indien nodig, aanbevelingen worden gedaan.

2

Achtergrond

2.1

Aanleiding en probleemstelling

De GMP voorschriften van het Productschap Diervoerder (PDV) schrijven voor dat alle diervoedervervoerders twee maal per jaar moeten worden gecontroleerd op naleving van GMP B4.1. Een van deze controles moet aangekondigd plaatsvinden, de andere controle is een onaangekondigde controle. Om een aantal redenen is het wenselijk om de onaangekondigde controles te verbeteren. • De huidige onaangekondigde controle controleert niet de daadwerkelijke praktijk in het wegvervoer. Deze praktijk vindt immers plaats op de weg en niet op kantoor. Een goede controle, bijvoorbeeld op het vermelden van de juiste categorie op vrachtbrieven en reiniging en ontsmetting na het vervoer van risicovolle producten, kan daarom niet alleen plaatsvinden op kantoor. • Ook het inzetten van niet gecertificeerde diervoedervervoerders kan onvoldoende op een kantoor worden gecontroleerd. Charters die in opdracht van gecertificeerde vervoerders rijden worden op deze wijze niet gesignaleerd. • Veel bedrijven die veevoeders of grondstoffen voor veevoeders vervoeren hebben een beperkte omvang. Zij zijn daarom vaak niet aanwezig waardoor de onaangekondigde controle niet plaats kan vinden. • Tekortkomingen worden door CI's voor 60% gesignaleerd in documentgerichte zaken en voor 40% in praktijkgerichte zaken. Het is daarom zinvol om de controle ook meer toe te spitsen op de praktijk.


3

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

•

Vervoerders hebben soms het gevoel dat de controle onvoldoende aansluit bij de praktijk. Dit heeft tot gevolg dat diervoedervervoerders steeds minder vaak meerwaarde zien in de GMP certificering. De hoge kosten wegen niet op tegen de toegevoegde waarde. Ze stoppen daarom met het certificaat of overwegen dit. Dit is een onwenselijke ontwikkeling.

Door de onaangekondigde controle te verplaatsen naar de poort van de fabriek of andere laad- of loslocaties kunnen misstanden beter worden opgespoord. Bovendien heeft deze controle toegevoegde waarde ten opzichte van de aangekondigde controle. Door een verbeterde controle ontstaat een gelijke concurrentiepositie tussen gecertificeerde bedrijven. Omdat tevens beter wordt gecontroleerd op de inzet van gecertificeerde bedrijven verbetert de concurrentiepositie van gecertificeerde bedrijven ten opzichte van niet gecertificeerde bedrijven. Bovendien wordt gestreefd naar een verlaging van controlekosten door de controles efficiënter uit te voeren.

3

Aanpak en werkwijze

3.1

Werkwijze

Onder formele leiding van het PDV zal in samenwerking met ViaNorm en Transport en Logistiek Nederland (TLN) invulling gegeven worden aan de praktijkproef. Ter voorbereiding zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: - Inventariseren van de vrijwillige deelnemers en het vastleggen van hun deelname; - Opzetten van een planning op basis van bekende laad- en loslocaties. Er zijn 560 nationale beroepsgoederenvervoerders betrokken bij het transport van voederproducten. Momenteel hebben 264 deelnemende bedrijven een certificatie overeenkomst met ViaNorm. 3.2

Verantwoordelijkheid besluitvorming proefproject

Het oorspronkelijke projectplan is op 29 april 2005 goedgekeurd door het College van Deskundigen GMP Transport. Het Algemeen College van Deskundigen GMP heeft op 20 mei 2005 ingestemd met de voorgestelde aanpak. Op basis van de gehouden inventarisatie is afgesproken met het Algemene College van Deskundigen en het Bestuur van het PDV dat de praktijkproef wordt uitgevoerd door ViaNorm met hun deelnemende klanten. Op basis van de resultaten van de praktijkproef zal via beide instanties besloten worden of wordt overgegaan tot de tweede en derde fase van het project. Om voortgang te realiseren zal na een half jaar worden besloten over de start van fase II teneinde synchroon aan het tweede deel van de praktijkproef de nodige voorbereidingen voor algehele invoering te kunnen treffen. Na een jaar wordt via het Algemene College van Deskundigen en het Bestuur van het PDV besloten over algehele verplichtende invoering van de onaangekondigde controle nieuwe stijl. De beoogde datum voor eventuele algehele invoering is gesteld op 010107.


4

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

Acties en betrokken organisaties: Actie 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.3

Organisatie CvD GMP Transport CvD GMP Algemeen Algemeen bestuur PDV CvD GMP Transport CvD GMP Algemeen Algemeen Bestuur PDV

Actie/Betrokkenheid Besluit over start fase II Besluit over start fase II Besluit over start fase II Besluit over start fase III Besluit over start fase III Besluit over start fase III

Opzetten van een planning

Het overzicht van de bezoeklocaties wordt gebaseerd op de inventarisatie die is uitgevoerd onder mengvoederfabrikanten en andere GMP02 gecertificeerde bedrijven. De inventarisatie vindt plaats door PDV en TLN, het overzicht wordt opgesteld door TLN en ViaNorm. Er dient nog een inventarisatie uitgevoerd te worden onder B01, B03 en B05 (handel, productie, op- en overslag) gecertificeerde bedrijven. Hiervoor wordt contact opgenomen met Nevedi, het Comité van Graanhandelaren en de OPNV. Om te voorkomen dat bij zeer kleine locaties onnodige wachttijden ontstaat wordt hier niet of aangepast gecontroleerd. 3.4

Aanpassen van de vragenlijst en rapportage voor de onaangekondigde controle van GMP B4.1

Met het PDV is afgesproken dat nagegaan zal worden op welke punten de vragenlijst en rapportage kunnen worden aangepast, zodat de controle efficiënt kan worden uitgevoerd. Daarnaast moet worden vastgesteld hoe wordt omgegaan met tekortkomingen die tijdens aangekondigde controles worden geconstateerd en niet aan de orde komen tijdens de onaangekondigde controle, de zogenaamde categorie 3 tekortkomingen (hersteltermijn 6 maanden). Het CvD zal worden gevraagd hier een uitspraak over te doen. Acties en betrokken organisaties: Actie 3.4.1

Organisatie PDV/ViaNorm/TLN

3.4.2 3.4.3

PDV PDV

3.4.4

PDV/CI’s

3.5

Actie/Betrokkenheid Aanpassen vragenlijst/rapportagemethodiek incl. wijziging CI tool Vaststellen vragenlijst Vaststellen maatregelen tekortkomingen Testen nieuwe vragenlijst tijdens nulmeting

Uren TLN 2 PDV 4 ViaNorm 2 PDV 2 PDV 2 PDV 2 ViaNorm 8

Begroting

ViaNorm heeft momenteel 264 relaties met een B4.1 (voorheen GMP 07) erkenning. Er van uitgaande dat alle relaties met de pilot meedoen, immers nagenoeg alle bedrijven met een B4.1 erkenning dienen 1x per jaar onaangekondigd te worden beoordeeld, neemt de praktijkproef maximaal 264 * 0,5 mandag is 132 mandagen in beslag. (Voor de formaliteit, er hebben zich circa 100 bedrijven vrijwillig aangemeld voor de pilot) De kans op (financiële) uitval kan worden beperkt door de juiste keuze van de bezoeklocaties, efficiënte planning en uitvoering van beoordelingen op locatie, efficiënte planning en uitvoering van rapportages en facturatie conform de bestaande overeenkomst met de relatie. Projectplan proefproject Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer

5

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

Desondanks kan het risico op uitval niet geheel worden uitgesloten. ViaNorm zal de stuurgroep periodiek informeren omtrent het verloop van het project, de eventuele uitval en de maatregelen die dientengevolge zijn genomen. 3.6

Evaluatie en meten resultaten

Voorafgaand aan de praktijkproef wordt een nulmeting van 8 uur uitgevoerd om de beginpositie van de doelstellingen en actiepunt 4.4 te bepalen. Deze metingen worden herhaald tijdens de halfjaarlijkse evaluatie en aan het eind van de praktijkproef. •

Halfjaarlijkse evaluatie In juni 2006 worden de eerste ervaringen van de praktijkproef gemeten. De praktijkproef kan op basis van deze evaluatie eventueel worden bijgesteld.

•

Eindevaluatie Aan het eind van fase I wordt de gehele praktijkproef geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt door het PDV besloten of en hoe de nieuwe methodiek van de onaangekondigde controle wordt opgenomen in de GMP structuur (fase III).

Tijdens de evaluatie wordt tevens nagegaan of de doelstellingen zijn/worden bereikt. Doelstellingen 1 en 2 zullen worden gemeten via enquêtes die worden uitgezet onder deelnemende certificerende instanties en deelnemende vervoerders. Doelstelling 3 wordt gedurende fase I gemeten via de financiële gegevens van ViaNorm. De metingen en enquêtes worden gehouden voorafgaand aan de start van de praktijkproef, tijdens de eerste evaluatie en tijdens de eindevaluatie. De pilot wordt als succesvol beschouwd als: - Een meerderheid van de deelnemende bedrijven van mening is dat de kwaliteit van de onaangekondigde controle is verbeterd; - Het draagvlak onder een meerderheid van de deelnemende bedrijven is verhoogd; - De onaangekondigde controle niet leidt tot een onacceptabele kostenverhoging; - De nieuwe onaangekondigde controle goed aansluit bij de algehele GMP controle systematiek. De resultaten van de evaluatie worden tevens voorgelegd aan het CvD GMP Transport en het CvD GMP Algemeen. Acties en betrokken organisaties: Actie 3.6.1

Organisatie PDV/ViaNorm/TLN

Actie/Betrokkenheid Opstellen enquête deelnemers

3.6.2

PDV/ViaNorm/TLN

Uitvoeren enquête (financieel en draagvlak)

3.6.3

PDV/ViaNorm/TLN

3.6.4

PDV/ViaNorm/TLN

Uitvoeren halfjaarlijkse evaluatie incl. tussentijdse meting doelstellingen Uitvoeren eindevaluatie incl. meting doelstellingen

3.6.5

CvD GMP Transport, CvD GMP Algemeen en Algemeen Bestuur PDV


Besluit over invoeren nieuwe methodiek onaangekondigde controle

6

Uren PDV 4 TLN 4 ViaNorm PDV 16 TLN 4 ViaNorm PDV 8 TLN 8 ViaNorm PDV 16 TLN 8 ViaNorm PDV 4

4 8 8 16

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

3.7

Rapportage

De XML rapportages worden volgens de normale instructies van het BCD via de “CI-tool” toegezonden aan het PDV. De overige bevindingen worden in een Word document per e-mail toegezonden aan het PDV. 3.8

Sanctionering

De voorgestelde methodiek vervangt de bestaande onaangekondigde controle. De bestaande maatregelen blijven echter gewoon bestaan. Deze controlemethodiek laat de bestaande mogelijkheden tot extra audits onverlet. Bij constatering van overtredingen in categorie 1 is de auditor niet gerechtigd om voertuigen terug te sturen. De auditor dient de overtreding direct te melden aan de GMP coördinator van het gecertificeerde transportbedrijf, de fabriek waar het voertuig van plan was te lossen en de GMP coördinator van ViaNorm. In de rapportage van de B4.1 gecertificeerde vervoerder dient opgemerkt te worden wat is geconstateerd, dat dit aan de fabriek is gemeld en wat de fabriek hiermee heeft gedaan. Als er sprake is van een categorie 2 overtreding, is het afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding of de GMP coördinator van het gecertificeerde transportbedrijf, de fabriek waar het voertuig van plan was te lossen en de GMP coördinator van ViaNorm worden gewaarschuwd.


7

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

FASE II – Organisatie 4

Aanpak en werkwijze

4.1

Werkwijze

Onder formele leiding van het Productschap Diervoeder zal, samen met andere betrokken organisaties, invulling gegeven worden aan fase II van het projectplan, te weten het voorbereiden van de organisatie voor algehele, verplichtende invoering van de onaangekondigde controle nieuwe stijl. Ter voorbereiding worden de volgende activiteiten uitgevoerd: - Opzetten van een planning (4.2) - Ontwikkelen van een database voor het beheren van de informatie (4.3) - Ontwikkelen en communiceren van de financiële structuur (4.4) - Installeren van een beheerorganisatie (4.5) - Juridische aandachtspunten (4.6) - Opstellen van een begroting (4.7) 4.2

Opzetten van een planning

De planning wordt gebaseerd op de inventarisatie die is uitgevoerd onder mengvoederfabrikanten en andere GMP 02 gecertificeerde bedrijven. Deze planning wordt voor de pilot, onder verantwoordelijkheid van TLN, opgesteld door Q-point. Hierbij wordt rekening gehouden met de planning van de CI’s. Er dient nog een inventarisatie uitgevoerd te worden onder GMP 03 (handel en productie voormengsels), GMP 04 (productie voedermiddelen) en GMP 06 (op- en overslag voedermiddelen) gecertificeerde bedrijven. Hiervoor wordt contact opgenomen met Nevedi, het Comité van Graanhandelaren en de OPNV. Om te voorkomen dat bij zeer kleine locaties onnodige wachttijden ontstaan, wordt hier niet of aangepast gecontroleerd. Acties en betrokken organisaties: Actie Organisatie 4.2.1 TLN, OPNV en Comité van Graanhandelaren 4.2.2 TLN/Q-point 4.2.3 PDV en CI’s

Actie/Betrokkenheid Uitvoering inventarisatie stromen GMP 04 en GMP 06 Opstellen conceptplanning Goedkeuring conceptplanning

4.2.4

Vaststellen def. planning

4.3

TLN/Q-point

Uren 24 8 PDV 4 CI's 4 8

Ontwikkelen van een database voor het beheren van de informatie

Om de gegevens te kunnen verwerken, moet een database worden opgezet. Deze database moet aan de volgende eisen voldoen: • De database moet bereikbaar zijn voor auditoren en de volgende mogelijkheden bieden: - Raadplegen door auditor of het bedrijf mee doet met de pilot - Raadplegen door auditor hoe vaak het bedrijf gecontroleerd is tijdens de pilot • De volgende gegevens moeten worden bijgehouden (door coördinerende instantie): - Gegevens deelnemende gecertificeerden incl. CI waarmee gecertificeerde een overeenkomst heeft - Controle-uren per CI - Uitbetaalde uren per CI Projectplan proefproject Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer

8

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

- Uitgevoerde controle per gecertificeerde - Aantal uitgevoerde controles per gecertificeerde - Uitvoerende CI per controle - Datum ontvangen rapportage - Datum doorgezonden rapportage - Relevante financiële administratie De database moet goed beveiligd zijn, aangezien deze van buitenaf benaderbaar is voor auditoren

•

Deze database moet rapportages kunnen ontvangen conform de instructies van het PDV. De database wordt voor de pilot, onder verantwoordelijkheid van TLN, beheerd door Qpoint. Acties en betrokken organisaties: Actie Organisatie 4.3.1 TLN/VOC/Q-point 4.3.2 4.3.3

PDV TLN/Q-point

Actie/Betrokkenheid Selectie en ontwikkeling database Goedkeuring database Vullen database

4.3.4

Q-point/CI's

Testen database

4.4

Uren1 TLN 16 VOC 16 32 TLN 4 Q-oint 4 CI's: 4 Q-point 4

Ontwikkelen en communiceren van de financiële structuur

De nieuwe controlemethodiek houdt in dat CI’s niet per definitie alleen de bedrijven controleren waarmee zij een overeenkomst hebben. Ze zullen ook de gecertificeerde bedrijven van andere CI’s controleren. CI’s worden ingepland door Q-point op basis van de vooraf afgesproken planning en op basis van hun marktaandeel. Hierbij wordt rekening gehouden met de bestaande planning van CI’s. Dit betekent dat de CI’s op basis van deze planning uren kunnen declareren. Om het onnodig rondpompen van kosten te voorkomen, wordt gewerkt op basis van nacalculatie (zie 4.2: begroting en financiering). Actie 4.4.1

Organisatie Q-point/TLN (controller)

Actie/Betrokkenheid Opstellen begroting

4.4.2

PDV/CI’s

Goedkeuring begroting

4.4.3

Q-point/TLN (controller)

Uitwerken financiële structuur op basis van planning en begroting

Uren TLN 8 Q-point 4 PDV 4 CI"s 4 Q-point 4 TLN 4

Zoals al is aangegeven zal worden gewerkt op basis van nacalculatie. Dit wordt als volgt georganiseerd: - De CI, waarmee de gecertificeerde een overeenkomst heeft, ontvangt een overzicht van zijn klanten die zijn gecontroleerd. Op basis hiervan stuur de CI een factuur zoals gebruikelijk (gebaseerd op 4 uur controle en evt. reiskosten) - De CI’s declareren aan het eind van iedere maand de uren die in het kader van de controle zijn gemaakt - Q-point berekent, op basis van de gecontroleerde bedrijven en de gedeclareerde uren, de kosten van de CI 1

De uren van Q-point zijn opgenomen in de offerte en apart onderdeel van de begroting


9

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

-

De kosten worden aan het eind van iedere maand verrekend met het equivalent van de inkomsten die de CI had gehad als de gecontroleerde bedrijven in de oude systematiek waren gecontroleerd Op basis van deze verrekening wordt een nota toegestuurd aan de CI Na ieder kwartaal wordt de stand van zaken doorgenomen Aan het eind van het jaar wordt de jaarrekening opgemaakt en ter controle aan de deelnemende organisaties voorgelegd. De jaarrekening moet worden goedgekeurd door het CvD GMP Transport.

Ter verduidelijking is in afbeelding I een stroomschema met de financiële structuur toegevoegd. Controlerende CI

Controle

Klant

Overzicht gecontroleerde klanten

Q-point (Coördinerende instantie)

Factuur

Factuur

Betaling

CI Contractpartner klant

Betaling saldo gefactureerd conform contract minus werkelijke uren

Afbeelding I: Stroomschema financiële structuur

4.5 Installeren van een beheerorganisatie Omdat aan algehele invoering van de onaangekondigde controle nieuwe stijl (financiële) risico’s zijn verbonden, is het wenselijk om een organisatie op te zetten voor de operationele aansturing. In deze organisatie zullen de volgende organisaties zitting nemen: - PDV als verantwoordelijke voor certificering (1 vertegenwoordiger) - VOC als vertegenwoordiger van de CI’s (1 vertegenwoordiger) - Opdrachtgevers zoals Nevedi, OPNV, Comité van Graanhandelaren (2 vertegenwoordigers) - Vervoersorganisaties zoals TLN en KNV (2 vertegenwoordigers) Deze organisatie zal worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Er zal een overeenkomst worden gesloten tussen de organisatie en de coördinerende instantie over de uitvoering van de werkzaamheden. 4.6 Juridische aandachtspunten In fase II dienen ook de juridische voorbereidingen getroffen te worden om fase III vanaf het begin goed te kunnen laten verlopen. De volgende activiteiten maken daarom deel uit van fase II: Actie 4.6.1

Organisatie PDV, TLN


Actie/betrokkenheid Voorbereiden algehele verplichtstelling voor onaangekondigde controle nieuwe stijl voor 10

Uren 20

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

4.6.2

PDV, CI’s, Q-point, TLN

alle GMP-wegtransport Opstellen overeenkomsten PDV-CI’s en Coördinerende instantie

20

4.7 Begroting De begroting van fase II kent de volgende elementen: Kostenpost

Begroot bedrag (euro)

Vaste kosten/opstartkosten Kosten database, ontwikkeling en beheer Vullen database Accountantsverklaring (controle financiën organisatie) Oprichtingskosten organisatie (notaris en KvK) Uren TLN2 8 uren x 82 euro controller Uren TLN 102 uren x 70 euro deelmarktsecretaris Uren TLN 24 uren x 37 euro secretariaat Uren PDV 182 uren x 85 euro Uren CI's: 54 Uren x 115 euro per deelnemende CI Uren VOC 96 uren x 115 Euro Onvoorzien Totaal oprichtings- en voorbereidingskosten Variabele kosten Schatting kosten gedeclareerde uren CI’s op basis van de planning Schatting kosten coördinerende instantie (Q-point), uitgesplitst in verschillende kostenposten (opstartkosten en coördinatiekosten) 5

25.000 2.500 1.000 1.500 656 7.140 888 15.470 6.210 per CI 11.040 3.500 130.794 p.m. p.m.

Communicatie

De rapportages worden door de controlerende CI toegezonden aan de coördinerende instantie. Deze stuurt de rapportage door aan de CI waarmee de gecertificeerde een overeenkomst heeft. Deze stuurt de rapportage als definitieve rapportage aan het PDV. 6

Sanctionering

De voorgestelde methodiek vervangt de bestaande onaangekondigde controle. De bestaande maatregelen blijven echter gewoon bestaan. Deze controlemethodiek laat de bestaande mogelijkheden tot een extra audit onverlet. Bij constatering van overtredingen in categorie 1 of 2 is de auditor niet gerechtigd om het voertuig terug te sturen. De auditor dient de overtreding te melden aan de fabriek waar het vervoermiddel van plan was te lossen. In de rapportage van de GMP 07 gecertificeerde vervoerder dient opgemerkt te worden wat is geconstateerd, dat dit aan de fabriek is gemeld en wat de fabriek hiermee heeft gedaan. Als sprake is van een categorie 1 of 2 overtreding dient dit direct gemeld te worden aan de contractpartner van de gecertificeerde wegvervoeder.

2

Uren op basis van de acties zoals genoemd in projectplan.


11

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

FASE III – INVOERING 8.

Aanpak en werkwijze

8.1

Planning en evaluatie

De invoeringsfase betreft feitelijk de in werking treding van de onaangekondigde controle nieuwe stijl door middel van de opneming ervan in het GMP-reglement. Op basis van dit projectplan is de beoogde invoeringsdatum gesteld op 010107. Er is voor gekozen per die datum een volledige invoering te realiseren. Eventuele onvolkomenheden zullen in de praktijk tijdens het eerste semester worden opgelost. Na een half jaar en een jaar zal in het College van Deskundigen afdeling Transport een tussenevaluatie van de praktijkervaringen worden besproken. 8.2 Communicatie en voortgang In deze derde fase is van belang goede voorlichting te geven aan de partijen die geacht worden volgens het nieuwe protocol te werken. Te denken valt aan de certificerende instanties en de binnen- en buitenlandse gecertificeerde bedrijven met eigen vervoer dan wel beroepsgoederenvervoer en de coördinerende instantie. 8.3 Financiering Uitgangspunt is dat met ingang van de derde fase de onaangekondigde controle nieuwe stijl zonder aanvullende financiering dekkend geëxploiteerd kan worden op basis van de reguliere tarieven die CI’s aan gecertificeerde bedrijven berekenen. Indien blijkt dat de onaangekondigde controle nieuwe stijl naast kwaliteitsvoordelen ook beduidende efficiëntievoordelen oplevert, zal bezien worden of de verlangde controletijd voor de onaangekondigde controle nieuwe stijl naar beneden bijgesteld kan worden zodat er ook voor gecertificeerden een financieel voordeel samenvalt met de verbeterde methodiek. De besluitvorming hierover vindt plaats in de Colleges van Deskundigen Transport en Algemeen. ///


12

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

Bijlage 1: Doorlooptijden van het project Actie 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.6.1 4.6.2

Omschrijving Besluit over start fase II CvDD GMP Transport Besluit over start fase II CvDD Algemeen Besluit over start fase II Algemeen Bestuur PDV Besluit over start fase III CvDD GMP Transport Besluit over start fase III CvDD Algemeen Besluit over start fase III Algemeen Bestuur PDV Aanpassen vragenlijst/rapportagemethodiek Vaststellen vragenlijst PDV Vaststellen maatregelen tekortkomingen Testen nieuwe vragenlijsten bij aanvang pilot Opstellen enquete deelnemers en CI Uitvoeren nulmeting Uitvoering halfjaarlijkse tussentijdse evaluatie Uitvoering eindevaluatie inclusief meting doelstellingen Besluit over invoeren nieuwe methodiek onaangekondigde controle Uitvoering inventarisatie stromen GMP 04 en GMP 06 Opstellen concept-planning Goedkeuring concept-planning Vaststellen definitieve planning Selectie en ontwikkeling database Goedkeuring database Vullen database Testen database Opstellen begroting Goedkeuring begroting Uitwerken financiële structuur obv planning / begroting Voorbereiden algehele verplichtstelling voor onaangekondigde controle nieuwe stijl Opstellen overeenkomsten PDV-CI’s en Coördinerende Instantie


13

Uitvoeringsperiode 21/06 22/06 23/06 48/06 49/06 50/06 45/05 46/05 46/05 03/06 24/05 46/05 21/06 45/06 48/06 30/06 40/06 44/06 45/06 35/06 40/06 45/06 50/06 30/06 33/06 40/06 42/06 44/06

Versie 05.?? d.d. 17/10/05

Projectplan Proefproject Onaangekondigde controle GMP Wegvervoer

Recommend Documents