PROJECTPLAN Inbedding Ruimtelijke Analyse Scheepvaart (IRAS) 5 augustus 2003
Inhoudsopgave .............................................................................................
PROJECTPLAN
1 Projectidentificatie
3
2 Pré-projectplan: vooronderzoek Nut en Noodzaak IRAS
4
3 Projectbeschrijving 2.1 Projectachtergronden 2.2 Probleemstelling 2.3 Doel van het project 2.4 Internationale context 2.5 Relaties met andere projecten
5 5 5 5 5 5
4 Projectresultaten 3.1 Eindprodukt 3.2 Tussenproducten
6 6 6
4 Projectrealisatie 4.1 Algemene aanpak en kwaliteitsborging 4.2 Fasering 4.3 Werkzaamheden per fase
7 7 7 7
5 Tijdsplanning 5.1 Gehele project 5.2 Per fase
8 8 8
6 Organisatie & communicatie 6.1 Projectsamenstelling 6.2 Overlegstructuur 6.3 Rapportage intern AVV 6.4 Voorlichting en nazorg
9 9 9 9 9
7 Middelen AVV 7.1 Menskracht 7.2 Financiën
10 10 10
8 Parafen
11
2
1 PROJECTIDENTIFICATIE
deelplan:
.............................................................................................
Projectnaam:
Implementatie IRAS (Inbedden Ruimtelijke Analyse Scheepvaart)
Projectleider:
Marianne Jongen
Budgethouder: Jan Rhoen Projectcode:
BGI.2003.013
Budgetcode:
3340
Cluster/product:naam: Nautisch Opdrachtgever/klant:
PROJECTPLAN
3
DGG
Contactpersoon:
2 Pré projectplan: Vooronderzoek Nut en Noodzaak IRAS 2.1 Waarom een vooronderzoek Nut en Noodzaak? Omdat de overdracht van IRAS van IBN naar BI geen doel op zich mag zijn, wil ik uitzoeken wat de toegevoegde waarde van dit systeem is. Hiertoe wil ik een aantal vragen aan een aantal (toekomstige) gebruikers en de bedenker van het systeem voorleggen. Dit vooronderzoek levert een ‘beslisdocument’ op, op basis waarvan kan worden besloten met het project IRAS door te gaan binnen BI. 2.2 Aanpak vooronderzoek 1. Wat ga ik onderzoeken? 2. Aan wie leg ik vragen voor? 3. Antwoorden op de vragen /analyse 4. Conclusie: wel of niet IRAS overname. ad 1 Wat gaan we onderzoeken? Wat kan IRAS voor ons betekenen? Welke vragen komen er binnen ? (bron: Back office, Henk de Jong) Welke vragen kunnen we met IRAS beantwoorden? Zijn dit andere vragen dan die nu beantwoord worden zonder IRAS? Hoe worden die vragen beantwoord? Wie zal er met IRAS werken? Verbetert IRAS de kwaliteit van onze basisgegevens (op langere termijn)? Aan welke voorwaarden moet IRAS voldoen om dat te bereiken (voorwaarden tov hoe de IRAS-vlag er nu voorhangt)? Zie Bijlage 1 voor overzicht van gestelde vragen Ad 2 Aan wie vragen? Henk de Jong Martijn Uittenbroek Jan Paul Kors
Rene Visser Egbert Dijkshoorn Back-office-algemeen
Ad 3 Antwoorden Algemeen gezegd is het pluspunt/de functie van IRAS: reisstatistiek (itt IVS: puntgegevens over A of B, maar geen info over reis van A naar B) Uitwerking antwoorden van Martijn, Egbert, René en Henk, zie bijlage bij projectplan. Ad 4 Conclusie Conclusie uit vooronderzoek is: gaan we IRAS implementeren bij BI? Wanneer is IRAS nuttig? …als het vragen beantwoord, die we anders niet kunnen beantwoorden …als het vragen sneller beantwoord, dan met huidige databases …als het andere (meerdere) BI’ers in staat stelt vragen te beantwoorden
9 9 9
Conclusie De meningen zijn verdeeld. Degene met ervaring vindt het systeem zinvol. Degene zonder ervaring is sceptisch/afwachtend. Duidelijk is dat er nog veel moet gebeuren wil het systeem zijn dienst bewijzen. Laten we er mee aan de slag gaan, het valt nu haast niet te zeggen of IRAS nuttig en noodzakelijk is. Het kan zijn nut pas bewijzen bij het gebruiken van het systeem…
PROJECTPLAN
4
3 PROJECTBESCHRIJVING .............................................................................................
1.1 Projectachtergronden
Wat is IRAS? De inbedding ruimtelijke analyse scheepvaart vindt gestalte in de database RVE (Reizende Varende Eenheden). Deze database bevat informatie over reizen van de binnenvaart. De database is niet-dekkend. Er zit heel veel ruwe data in de database en ook enige gevalideerde data, maar het aantal verrijkte gegevens, waar we gelijk iets mee kunnen, is nog beperkt. Om precies te zijn, zijn dat ongeveer 400 reizen (betreffende tankvaart gevaarlijke stoffen). Aan de kwaliteit van de database wordt gewerkt. Er is een validatie van IRAS-gegevens ingebouwd. Geodan heeft hier procedures voor geschreven. De validatie gebeurt ook met IVS ’90-data. Deze validatie zal op moment van de op hande zijnde migratie van het IVS-90 systeem, waarbij een nieuw standaardrecord de output zal opleveren gescreend moeten worden en waarnodig aangepast. RVE is gebouwd door René Visser van de afdeling IBN. Ze hadden behoefte aan een database met informatie over reisstatistiek. Om vragen te beantwoorden over reisstatistiek en informatie over herkomst en bestemming van reizen. Bovendien dekt IRAS een aantal extra vaarwegen, die niet gedekt worden door het IVS-90 systeem . Om tot dekking van deze extra vaarwegen te komen zal additionele informatie ingewonnen moeten worden (BICS-melding (niet relevant voor het IVS dekkingsgebied) en SITOS gegevens) Proces rondom IRAS De data vanuit de regio komt via IVS’90 bij AVV binnen. Deze data (ruwe data) zijn met behulp van VOIR uit te lezen (op dit moment niet operationeel voor de functionaliteit als viewer (ontsluiting m.b.v. Internet)). De ruwe data wordt vervolgens in de RVE database gepompt (dit gebeurt in de testomgeving op dit moment 1x per maand, waardoor deze database vol zit met oude informatie). Na validatie en verrijking van de data komen er gegevens uit die bruikbaar zijn voor reisstatistiek. Omdat er op dit moment te veel ruwe data in de RVE database zit, kan er niet mee gewerkt worden, zoals het bedoeld is. In de huidige situatie is RD Zeeland eigenaar en beheerder van IVS ’90. De benodigde code tabellen voor het rangschikken, valideren en verrijken van de informatie in de database dienen in het op te zetten proces de nodige aandacht te krijgen. Willen we RVE vakkundig beheren en onderhouden dan zullen we beschikking moeten krijgen over deze codetabellen. Voor ontvangst en mogelijk beheer van deze codetabellen zullen het proces omschreven moeten worden en afspraken (dmv bijv. protocollen) gemaakt moeten worden (met o.a. afspraken over de het regulier ontvangst van de informatie en hoe wij op de hoogte worden gehouden van doorgevoerde mutaties)
PROJECTPLAN
5
Schematische weergave IRAS:
IVS ‘90
RVE Database met ruwe informatie
VOIR (internet viewer) preprocessor
=
Ruwe data
valideren
verrijken gevalideerde tabellen -rompen.val -ladingen.val -reizen.val
tabellen met info over -rompen -ladingen -reizen
RVE Database met ruwe informatie
tool voor intern BI gebruik
Verrijkte gegevens die mbv spss uitgelezen zouden kunnen worden
Tool voor extern klant gebruik
Waar bestaat IRAS uit: Preprocessor (prototype) RVE database (Reizende Varende Eenheden) RVE bevat ruwe data, codetabellen, gevalideerde data, validatieregels en verrijkte data. Aanpak overname IRAS IRAS is opgezet als pilot bij IBN. Met de gedachten dat als de pilot oké zou zijn, het project overgenomen zou worden door BI. In overleg met IBN zijn we nu zover gekomen dat het project overgedragen wordt aan BI. Vanwege het nog niet volledig uit gekristalliseerde IRAS systeem en de doorwerking van een aantal ontwikkelingen gaat BI ‘meehobbelen’ met IBN wat betreft nieuwe ontwikkelingen.
1.2 Probleemstelling
- Hoe bedden we nautische informatie in in de BI-organisatie? - Hoe gaan we om met onvoorziene ontwikkelingen rond het concept IRAS (m.n. doelend op de inwin methodiek)?? - Hoe verbeteren we de nautische basisinformatie en basisinformatievoorziening? - Hoe organiseren we de overname van IRAS van IBN? 1.3 Doel van het project
Hoofddoel van het project is het verbeteren van de nautische basisinformatie ter beantwoording van interne en externe (beleids)vragen. PROJECTPLAN
6
Subdoel 1: het verbeteren van de basisinformatie over reizen op de binnenwateren ter beantwoording van beleidsvragen met een hoog mogelijk betrouwbaarheids gehalte en volledigheid van het scheepvaartverkeers- vervoersbeeld. Subdoel 2: Als het prototype naar wens wordt ingevoerd, kan het in een later stadium gebruikt worden om ook niet-nautische informatie te implementeren/ uit te breiden.
1.4 Hoe de doelen te bereiken
IRAS is een middel om in eerste instantie subdoel 1 te bereiken. We willen IRAS inbedden in de BI-organisatie en er mee aan de slag gaan. Uit het vooronderzoek (of project) zou naar voren moeten komen hoe we IRAS gaan implementeren bij BI. Uitgangspunt is dat het prototype naar wens functioneert of dat er een desgewenst een nieuw systeem wordt gebouwd. Vragen die daarbij spelen: Wat nemen we letterlijk over van het prototype om de database bij BI te installeren en wat passen we aan aan de wensen van BI. Voorbeeld hiervan is: de huidige ontwikkelingen m.b.t het online inwinproces van de IVS-90 data. Vanwege de migratie IVS-90 zijn er ook bij betrokken samenwerkingspartijen (CBS) ontwikkelingen m.b.t. nieuwe inwinmethodieke ingang gezet . Ondertussen gaat IBN door met ontwikkelen van IRAS, verbeteren van de data, verbeteren van de evaluatieslagen die in het systeem zitten. Zo moet IRAS aangepast worden aan migratie IVS ’90 bijvoorbeeld. Hiervoor zal binnen dit projectplan een substantieel aandeel worden geleverd aan deze upgrade van de validatie regels en processen als gevolg van de migratie IVS-90. 1.5 Kansen en valkuilen
Valkuilen …Budget …Capaciteit …Kwaliteit van IVS is slecht, daarmee ook de kwaliteit van IRAS Kansen Een goed werkend systeem waarmee zowell BI’ers als onze klanten kunnen werken. Opzetten van nieuwe (eenvoudige) ontsluitingsmogelijkheden voor informatie die we in huis hebben en waar we anders weinig of niets mee doen. 1.6 Internationale context
--1.7 Relaties met andere projecten
1 2 3
PROJECTPLAN
Project: IVS ’90 en migratie IVS ’90 Project: VOIR Project “Publicatie Nederland en de scheepvaart op de binnenwateren”
7
2
PROJECTRESULTATEN
.............................................................................................
2.1 Eindprodukt
Realisatie IRAS binnen BI
2.2 Tussenproducten
1. Volledig operationele inwinprocedure inclusief alle bijbehorende protocollen 2. Onderdelen van IRAS zijn een gebruikerstool voor intern BI-gebruik (SPSS) en een gebruikerstool voor klanten (....) 3. Opzetten managementsysteem
PROJECTPLAN
8
3 PROJECTREALISATIE .............................................................................................
3.1 Algemene aanpak en kwaliteitsborging
De eerste maanden van project moet BI gaan ‘spelen’ met de ruwe data. Onder andere vergelijken IRAS-gegevens gaan vergelijken met IVS ’90-gegevens en gegevens van het CBS. Vragen die bij de overname een rol spelen en die daarmee de kwaliteit van het project bepalen zijn onder andere: -Gaat IB na overname alles verder zelf ontwikkelen. -Discussie over werkwijze van het systeem en de opgestelde procedures. -Hoe ver blijft IBN leidend? -Wat pakken we zelf op? -Waar worden we verantwoordelijk voor? -En waarvoor blijft IBN verantwoordelijk?? e.d. Kortom we moeten goede afspraken maken met IBN en met de spelers in het veld die in het proces een rol spelen (RD Zeeland, CBS).
3.2 Fasering
Overname stond gepland voor halverwege 2002. Daartoe is toen ook een evaluatie rapport geschreven door Aart Gruis: een evaluatie over de database zoals die op dat moment uitzag. Conclusie in dat rapport: IRAS is nog niet klaar voor overname. Op basis van dit rapport is besloten om IRAS in fasen of delen over te nemen. Tijdens het opstellen van dit projectplan deed zich de volgende ontwikkeling voor, die van invloed is op de op te stellen fasering. Deze ontstane situatie is het gevolg van ontwikkelingen n.a.v. de migratie IVS-90. In het kort: CBS levert AVV op jaarbasis scheepvaartgegevens op bronniveau (IVS-90, SITOS gegevens) Deze jaarlijkse data levering is gevolg van niet overeenstemmende informatie op scheepvaartgebied bij presentatie van deze informatie door danwel CBS, als AVV. Als gevolg hiervan is een samenwerkinsovereenkomst opgesteld met als resultaat deze reguliere aanlevering van data en een publicatie. Binnen de inwinprocessen van data door het CBS zijn er vanwege o.a. de migratie IVS-90 en andere factoren veranderingen optilt. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor de eerder beschreven fase 1.Het prototype VOIR leest online IVS-90 data en slaat deze op. CBS heeft naast de huidige reguliere (floppy) informatiestroom een online informatiestroom BICS-meldingen. In navolging op het IRAS concept heeft het CBS de ontwikkeling gestart om IVS-90 data mogeljk online te verzamelen. Als gevolg hiervan hebben AVV en CBS overleg gehad om deze wijze van informatiestroom mogelijk te bundelen. Voordeel hiervan is dat , in vervolg op de wens van eenduidigheid, er een win-win situatie ontstaat indien CBS de online inwinnen laat plaatsvinden. Dit komt tot uiting in eenmalige (alleen CBS) 24 uurs ondersteuning van het inwinproces, (en met gevolgen voor de hieronder beschreven fase 2) eenduidigheid in het validatieproces van de informatie en verrijking van de gegevens. Daarnaast zou een reguliere levering van gevalideerde brongegevens CBS—AVV voor meer tijdigheid zorgen, naast een veel vollediger en totale informatie stroom (IVS-90, BICS-meldingen (voorzover niet opgenomen in IVS-90), SITOS, en maandstaatgegevens (schriftelijke binnenvaartschippers enquete).Deze nieuw te generen informatiestroom zou dan voeding moeten geven aan de IRAS PROJECTPLAN
9
applicatie inplaats van de huidige geplande online informatiestroom preprocessor VOIR). Deze mogelijke ontwikkelingen doen niets af aan het IRAS-concept. Sterker nog, met deze ontwikkeling wordt de gegevens stroom voor IRAS rijker neergezet dan nu het geval is. Voorwaarde is wel dat de validatie en verrijking van de data in nauw overleg CBS-AVV moet plaats vinden, en dat hierover consensus bereikt moet worden (mogelijk kan het reeds vastgestelde validatieproces en verrijking als basis dienen). Daarnaast dient de volledig levering van gegevens van CBS aan AVV op minimaal maandelijkse basis plaats te vinden (dit omde tijdigheid van het IRASconcept te waarborgen) en dienen deze gegevens op bronniveau te zijn (dus inclusief alle privacy gevoelige kenmerken) . Fase 1: Overname van de RVE database met ruwe data (dit houdt in dat BI de ruwe database gaat onderhouden en beheren) daarbij hoort overname van de VOIR (SPSS) database/pre-processor. In deze fase zal eerste bekeken worden of het prototype RVE voldoet aan onze wensen (incl. metadata) en zoniet dan wordt een ander systeem opgetuigd. Tevens dient in deze fase de gevolgen van de migratie van IVS90 in het huidige validatieproces verwerkt te worden. Veranderingen in de data(base)structuur van IVS ‘90 heeft consequenties voor RVE database (bijv. veranderingen in tabelnamen) Fase 2: overname van validatieproces, beheer validatie-regels. Fase 3: overname IRAS-totaal. Het maken van een tool waarmee BI (intern gebruik) uit de voeten kan en een tool waarmee klanten van BI (extern gebruik) informatie over reisstatistiek kunnen opvragen/bevragen. Bij deze fase hoort ook het opstellen van een managementinformatiesysteem rondom IRAS. De besluitvorming over overname fase 2 en 3 heeft nog niet plaatsgevonden en zal tzt na afronding van fase 1 bekeken worden. Conclusie uit rapport “overname IRAS, tussenrapportage, 22-05-2002
3.3 Werkzaamheden per fase
Fase 1: Implementatie/overname Gedurende deze fase dient in ieder geval de huidige database structuur van het prototype RVE, indien geaccepteerd, van acceptatie omgeving naar productie omgeving overgezet te worden. Dit nog afhankelijk van de eerder beschreven ontwikkelingen omtrent het te hanteren inwinproces (online IVS-90 beheer AVV of Reguliere levering CBS). Hierbij moet ookde nodige aandacht besteed worden aan het procedurele gebied omtrent beheer van de benodigde IVS-90 codetabellen. Tevens wordt met deze actie bereikt dat de pre-processor VOIR operationeel, en dus op het internet ontsloten kan worden.Daarbij komt dat vanwege migratie IVS-90 in juni 2003 de reeds opgesteld validatieprocedures op basis van de nieuwe IVS-90 structuur aangepast dienen te worden. Fase 2: Validatie/Verrijking Wederom afhankelijk van het te hanteren inwin proces, maar sowieso in samenspraak met het CBS, zullen de validatieprocessen en mogelijk verrijking van de data tot reisinformatie overgenomen, danwel aangepast moeten worden. Fase 3: Ontsluiting Hiermee wordt beoogd dat de volledige overname van IRAS een feit is, waarbij BI zorgdraagt voor het ontwikkelen, danwel gedeeltelijk overnemen van de bestaande tool IRAS (ontsluiting)
PROJECTPLAN
10
4 Tijdsplanning .............................................................................................
Kan ook PPS voor gebruikt worden: planning per product <
>
4.1 Gehele project
Startdatum: Einddatum:
1 mei 2003 31 december 2004
4.2 Per fase
Fase 1: implementatie/overname
**
2: Validatie/Verrijking
***
3: Ontsluiting
PROJECTPLAN
2003 2004 ----------------------- ----------------------jfmamjjasond jfmamjjasond
*
11
5 ORGANISATIE & COMMUNICATIE .............................................................................................
5.1 Projectsamenstelling
Interne opdrachtgever:
Jan Paul Kors.
Indirect opdrachtgever:
HKK: zij willen vragen op het nautisch gebied beantwoord hebben. BI wil authoriteit zijn op het gebied van basisinformatie over verkeer en vervoer. IRAS kan hierbij van dienst zijn.
Stuurgroep:
Stuurgroep BI-IRAS In persoon van JP Kors
Werkgroep:
Marianne Jongen Henk de Jong Rob Ramsteijn René Visser
5.2 Overlegstructuur met opdrachtgever Tussentijds advies over inhoud IRAS (en alle systemen die daarmee samenhangen)
5.3 Rapportage intern AVV
Rapportage intern zal volgens de standaard proceduren plaatsvinden 5.4 Voorlichting en nazorg
Nazorg bestaat uit het beheren en onderhouden van RVE en de twee gebruikerstools.
PROJECTPLAN
12
6 MIDDELEN AVV .............................................................................................
6.1 Menskracht en financiën
Plan de menskracht en de financiën in PPS\UVS. Voeg vervolgens deze planning toe aan het projectplan (het betreft de volgende overzichten: resource benodigd per product per maand <<prd-023>> en kernformulier <<prd-011>>)
Fase Afdeling,
2003
naam
1
Projectleiding,
Capaciteit
Uitbesteding
Uren
Euro
V
K
70
5.250
40
3.000
6.500
6.500
10.000
10.000
30.000
30.000
20.256 46.500
46.500
Marianne Jongen, BIP RVE productie omgeving Rob Ramsteijn, BID Services, 3.000
VOIR ontsluiten Internetsite Leon Kosters, BIP
40
René Visser, IBN
8
Aanpassen huidige validatieproces Migratie IVS90, inhuur expertise 2
Projectleiding,
30
2.250
Marianne Jongen, BIP Validatie, verrijking, Inhuur expertise Advies validatie, verrijking,
24
2.328
28
2.100
24
2.328
Rene Visser, IBN 3
Projectleiding, Marianne Jongen, BIP Advies ontwikkeling ontsluitingtool IRAS, Rene Visser, IBN Ontwikkeling ontsluitingtool IRAS Medewerker BID, Inhuur expertise Gebruikersadvies en testen IRAS
40
Medewerker BIP Totaal
PROJECTPLAN
304
13
7 PARAFEN .............................................................................................
Verplichte parafen: intern AVV Budgethouder Datum
Projectleider
paraaf
datum
Facultatieve parafen: Opdrachtleider/Projectmanager Datum
paraaf
Opdrachtgever Datum
PROJECTPLAN
paraaf
14
paraaf
Bijlage 1
Vragen over IRAS
Antwoorden van …..
Wat kan IRAS voor ons betekenen? Welke vragen komen er binnen ? (bron: Back office, Henk de Jong) Welke vragen kunnen we met IRAS beantwoorden?
Zijn dit andere vragen dan die nu beantwoord worden zonder IRAS? Hoe worden die vragen beantwoord?
Wie zal er met IRAS werken?
Verbetert IRAS de kwaliteit van onze basisgegevens (op langere termijn)?
Aan welke voorwaarden moet IRAS voldoen om dat te bereiken (voorwaarden tov hoe de IRAS-vlag er nu voorhangt)?
PROJECTPLAN
15
PROJECTPLAN
16
