Projectmanagement Hoofdstuk 1 en 2
Het project
Mensen en projecten
Roel Grit
Instructie docent
Er is een aantal dia‟s met animaties. Als je die niet wilt gebruiken vanwege afdrukken van hand-outs, kun je die verwijderen. Graag de bronvermelding onderaan de dia laten staan. Zie voor ander materiaal de website. Deze dia verwijderen
Roel Grit
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
2
Opbouw boek PM
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
3
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
4
Uitvoeren project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
5
Hoofdstuk 1 Het project 1. Soorten werkzaamheden 2. Voorbeelden van projecten 3. Wat is een project? 4. Van improvisatie via project naar routine 5. Soorten projecten 6. Aandachtspunten projectmatig werken 7. Faseren 8. Doel van faseren 9. Voorbeeld van fasering 10. Wanneer een project? 11. Levenscyclus van een project 12. Projectdoelen moeten SMART zijn
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
6
Voorbeelden projecten Bouwen van een brug, gebouw, schip
Doen van een marktonderzoek Maken van een computerprogramma Reorganiseren van een bedrijf Invoeren van computerprogramma Inrichten van een groot magazijn
Bouwen van een fabriek Het maken van een film Het openen van een nieuw filiaal Het ontwikkelen van een nieuw product Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
7
Opdracht 1.
Schrijf een aantal voorbeelden op van projecten in je eigen organisatie.
2.
Geef eveneens een aantal voorbeelden van (grote) “klussen” die geen project zijn
3.
Waarom zijn de voorbeelden van 1 wel projecten en die van 2 niet?
4.
Welke “eigenschappen” hebben projecten gemeenschappelijk? Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
8
Projecteigenschappen • (Duidelijk) éénmalig doel • Een project moet worden opgestart • Een project heeft een opdrachtgever
• Meestal multidisciplinair • Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum • Eigen (vast) budget • Eigen projectorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
9
Soorten werkzaamheden Improvisatie
Projectmatig
Routine
Wanneer?
ad hoc, plotseling
te voorzien
herhalend
Resultaat?
onzeker
redelijk zeker zeker
Bekendheid?
nieuw, plotseling
nieuw, planmatig
bekend
Vrijheid?
veel
vooraf doordacht
nauwelijks
Werkwijze
chaotisch
geleidelijk duidelijker
vaste procedure
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
10
Soorten werkzaamheden
Improvisatie
Projectmatig
Routine
Wanneer?
ad hoc, plotseling
te voorzien
herhalend
Resultaat?
onzeker
redelijk zeker zeker
Bekendheid?
nieuw, plotseling
nieuw, planmatig
bekend
Vrijheid?
veel
vooraf doordacht
nauwelijks
Werkwijze
chaotisch
geleidelijk duidelijker
vaste procedure
Bij projectmatig werken probeer je routine (via PvA) te brengen in iets wat je voor het eerst doet! Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
11
Via project naar routine
Door bij een project gebruik te maken van een plan van aanpak breng je een soort routine in projectmatig werken Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
12
Principes projectmatig werken
• Eerst denken, dan doen! • Project doordenken van voor naar achter ÈN
van achter naar voor. • Werken van grof naar fijn:
Top-Down werken: Grote lijnen eerst, dan details!
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
13
Typen projecten 1 2 3
Technische projecten Sociale projecten Gemengde projecten
Welk type project is het “moeilijkst”? Voorbeelden • bouwen brug, aanleg van een spoorlijn, aanleg computernetwerk • aanpassen werkprocedures, reorganisatie • Automatiseringsprojecten, verhuizing fabriek Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
14
Klein project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
15
Fasering
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
16
Faseren van een project
fase: Initiatief
Het idee!
Definitie
Wat moet er gebeuren?
Ontwerp
Hoe moet het worden?
Voorbereiding Realisatie Nazorg
Hoe moet het gemaakt worden? Doen! Gebruik en instandhouding
Vraag: Waarom wordt fasering toegepast?
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
17
Wanneer een project? • Waarom tegenwoordig veel projecten? • Voordelen projecten? …. …. • Nadelen projecten …. ….
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
18
Levenscyclus project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
19
Doelen/opdrachten moeten SMART zijn
S M A R T
Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar & Acceptabel
Realistisch Tijdgebonden
1. De levering van onze producten moet worden verbeterd. 2. Ik wil gezonder leven. Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
20
Stellingen Hoofdstuk 1 • Projectmatig werken is een modegrill en zal wel • • • • •
weer overgaan Het schrijven van een plan van aanpak kost veel tijd en kan bij een (klein) project beter achterwege worden gelaten. Als in een project al 100.000 euro is geïnvesteerd kan men niet meer stoppen. Routinematig werk maakt ongelukkig. Door in een project te werken krijgen de projectleden de gelegenheid zich te ontwikkelen. Het is niet altijd nodig een project te faseren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
21
Hoofdstuk 2 Mensen en projecten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Lijnorganisatie Projectorganisatie Opdrachtgever Gebruikers Projectleider Projectleden Taakgericht en mensgericht leiderschap Werken in een project Teamrollen volgens Belbin Teamafspraken Brainstormen Onderhandelen Besluiten nemen in een project Samenhangende projecten Een project uitbesteden
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
22
Lijnorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
23
Projectorganisatie
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
24
Projectorganisatie
Directie
Stuurgroep
Linking pin
Project groep
Werk groep
Stuurgroep • Beheersen meerdere projecten • Informatie-uitwisseling • Bestaat uit directielid + projectleiders
Project Project groep groep
Verschillende Projecten in één bedrijf
Werkgroep • Uitvoering deeltaken • Bestaat uit projectleden
Werk groep
Samenwerking Linking pin Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
25
Het project en omgeving
Stake holders Interne opdrachtgever Afdelingen Andere projecten Directie
Moeder organisatie (eigen bedrijf)
Projectleider Werkgroepleiders Secretaris Archivaris Projectleden
Projectgroep
Ext. Opdrachtgever Leveranciers Consultants Klanten Overheid Referentiegroep
Buitenwereld
Uitwisseling van: - Informatie - Geld - Middelen - Mensen Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
26
Projectomgeving
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
27
Teambuilding
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
28
Tweebazen probleem
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
29
Belbin groepsrollen •
Bedrijfsman
•
- uitvoerder - organisator
•
„Plant‟ - onafhankelijk denker
•
- „generator‟ - ideeën mens
•
Brononderzoeker
- prestatiegericht - gedreven
•
Monitor (waarschuwer) - kritisch - analyserend
•
- extern gericht - enthousiast
•
Vormer
Afmaker/zorgdrager - ordelijk - efficient
Voorzitter
•
- procesbegeleider - coördinator
Groepswerker - sociaal - vriendelijk, mild
• Boek: Projectmanagement
Specialist Auteur: Roel Grit
30
Stuurgroep
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
31
Programma en project
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
32
Competentie Een competentie is de combinatie van kennis vaardigheden
houding gedrag
die nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
33
„Competenties‟ Projectleider • • • • • • • • • • •
enthousiast anderen kunnen motiveren het lef hebben zich als leider te gedragen taakgericht kunnen werken goede communicatieve vaardigheden bezitten om kunnen gaan met conflicten hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden (helicopterview) vooruit kunnen denken pro-actief zijn kunnen onderhandelen, bijvoorbeeld met de opdrachtgever kunnen omgaan met onzekerheden kunnen organiseren en delegeren.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
34
Verantwoordelijkheden Projectleider • • • • • • • • • • • • • •
Onderhandelen met opdrachtgever Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA) Bekend maken van PvA bij … Goedkeuring verkrijgen PVA … Voortgang rapporteren aan … Zorgen voor externe communicatie De dagelijkse leiding nemen binnen het team Werkverdeling binnen het projectteam Voorzitten van de projectteamvergaderingen Zorgen voor een goede motivatie binnen projectteam Oplossen van conflicten Projectleden "uit de wind houden" Bewaken van de planning, budget en kwaliteit Voorschrijven hulpmiddelen en technieken Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
35
Stellingen hoofdstuk 2 • Projectleiderschap is een full-time baan. • Projectleiderschap is een vak en niet door iedereen te leren • Een projectleider moet verstand hebben van de details van
• • • •
zijn project. Iedereen is geschikt om in een project te werken. Een projectleider moet meer taakgericht zijn dan mensgericht. Een opdrachtgever kan gebaat zijn bij een vaag geformuleerd projectresultaat. Door medewerkers in een project te laten werken creëert je deskundigen.
Boek: Projectmanagement
Auteur: Roel Grit
36
