Projectevaluatie. Verhuizing Frederik Hendrikkazerne Venlo

Projectevaluatie

Verhuizing Frederik Hendrikkazerne Venlo

Venlo, 22 juni 2010

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding Aanleiding Inleiding Leeswijzer

1 1 1 1

2 2.1 2.2 2.3

Algemene beschrijving van projectresultaat Inleiding Overall projectopbrengsten en – resultaten Gepleegde inspanningen

3 3 3 4

3

Resultaten deelprojecten

5

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Beheersaspecten geld, kwaliteit en tijd Inleiding Beheersaspect: geld Beheersaspect: kwaliteit Beheersaspect: tijd

7 7 7 8 8

5

Draagvlak, projectorganisatie en bestuur

11

6

Tot slot

13

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

In de nazomer 2008 is besloten de toenmalige huisvesting van de ambtenaren van de gemeente Venlo voor een belangrijk deel te verruilen voor huisvesting op de Frederik Hendrikkazerne. Deze huisvesting moet tijdelijk zijn om de periode tot aan de oplevering van het nieuwe stadskantoor te overbruggen. Dus geen ingrijpende bouwkundige aanpassingen, geen kostbare duurzaamheidinvesteringen, maar sober en doelmatig zijn de belangrijkste kwaliteitscriteria die de projectorganisatie destijds meekreeg.

1.2

Inleiding

De ambtelijke organisatie en het bestuur zijn inmiddels gehuisvest op de Frederik Hendrikkazerne. Het beoogde resultaat van de verhuizing is daarmee bereikt. Het moment is daar om het project af te sluiten. Met de voorliggende projectevaluatie wordt daar vorm aan gegeven. Het doel van de projectevaluatie is verantwoording afleggen door te bepalen of de projectdoelstellingen en – beoogde resultaten zijn bereikt.

1.3

Leeswijzer

In voorliggende evaluatie wordt de uitvoering en het resultaat van het project langs verschillende invalshoeken belicht. Allereerst wordt in hoofdstuk 2 een algemene beschrijving gegeven van het traject van start tot eindresultaat. In hoofdstuk 3 wordt het project belicht vanuit de drie deelprojecten: ICT, bouwkundige aanpassingen en logistieke verhuizing. In hoofdstuk 4 wordt het project belicht vanuit de drie beheersaspecten: geld, tijd en kwaliteit. De aspecten communicatie/ draagvlak, projectorganisatie en betrokkenheid bestuur worden in hoofdstuk 5 apart toegelicht.

2

Projectevaluatie verhuizing Frederik Hendrikkazerne Venlo

2

Algemene beschrijving van projectresultaat

2.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de overall resultaten van de verhuizing geëvalueerd. Hierbij wordt in paragraaf 2.2. gerefereerd aan de opbrengsten en resultaten zoals die vooraf in het projectplan zijn geformuleerd. In paragraaf 2.3 wordt op illustratieve wijze met cijfers de inspanningen weergegeven die zijn gepleegd om het eindresultaat te behalen.

2.2

Overall projectopbrengsten en – resultaten

Het doel van het project was de ambtelijke organisatie en het college die waren gehuisvest in de kantoorgebouwen Peperstraat 10, Kwietheuvel 28, Maasschriksel 13, Maaskade 27, Maaspoortpassage 1 en gemeentehuis Arcen en Velden te verhuizen naar de Frederik Hendrikkazerne. De verhuizing van de afdeling Publiekszaken en de open inrichting van een Klant Contact Centrum (KCC) is als een apart project georganiseerd en uitgevoerd.

1. Gebouwen en buitenruimte op de Frederik Hendrikkazerne zijn sober en doelmatig ingericht.

2. De ambtelijke organisatie is voor 31 december 2009 verhuisd naar de Frederik Hendrikkazerne

3. De gebouwen Kwietheuvel en Peperstraat worden leeg opgeleverd.

Met de verhuizing van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling in januari 2010 en als laatste afdeling Sport begin februari, is de oorspronkelijke planning met een uitloop van zes weken net niet gehaald. De gebouwen Peperstraat en Kwietheuvel zijn leeg opgeleverd voor zover het binnen de scope van het project verhuizing valt.


3

2.3

Gepleegde inspanningen

Het eindresultaat van een project is veelal zichtbaar en in geval van het project verhuizing Frederik Hendrikkazerneterrein ook tastbaar voor alle betrokkenen. De kantoorlocatie en daarmee de werkplek is immers veranderd. Vanuit de verschillende gebouwen in Venlo en Arcen is de ambtelijke organisatie en het bestuur nu bij elkaar gehuisvest op de Frederik Hendrikkazerne. De inspanningen die zijn gepleegd om dit te bereiken zijn echter voor de meeste onzichtbaar gebleven. Als illustratie daarvoor zijn in onderstaande tabel een aantal cijfers verzameld en weergegeven. Inspanning

Totaal

Aantal verhuisde verhuisdozen

6000

Aantal omgebouwde energiezuilen

400

Aanleg glasvezelverbinding van Venlo naar Frederik Hendrikkazerne en verbinding tussen gebouwen

8 km

Aanleg netwerkvoorziening in de gebouwen

130 km kabel

Aantal gedemonteerde en monteerde werkplekken

850

Wanden in gebouwen

25.000 m2 dekkend geschilderd

Hoeveelheid oud papier dat in Venlo en Arcen 360.000 kg is afgevoerd Verhuizing datacenter van Venlo naar kazerne

-

-

4


800 uur voorbereiding Één weekend met inzet van twee verhuiswagens, zeven verhuizers, tien applicatiebeheerders, achttien technici, 130 systemen, 1500 kabels. Personeel heeft geen hinder ondervonden doordat netwerk voor en na het weekend op werktijden operationeel was.

3

Resultaten deelprojecten

Ter voorbereiding op de uitvoering van het project is een projectplan opgesteld. Hierin is het project opgedeeld in drie deelprojecten: -

ICT;

-

bouwkundige aanpassing en

-

logistieke verhuizing.

In dit hoofdstuk worden de uitvoering en resultaten per deelproject geëvalueerd. Hiervoor worden de belangrijkste belemmeringen/tegenvallers benoemd waar tijdens de uitvoering van de werkzaamheden tegenaan is gelopen. Daartegenover worden de meest in het oog springende successen van de deelprojecten geplaatst. Deelproject ICT

Belemmering/tegenvaller -

-

Bouwkundige aanpassingen

-

-

-

Logistieke verhuizing

-

Succes/pluspunt

meer werkplekken. Als uitkomst van de bouwopdracht (Expeditie) zijn 55 werkplekken meer ingericht dan bij start van het project was voorzien Gevolg: aanschaf van meer apparatuur . energiezuilen uit bestaande gebouwen konden niet 1:1 worden overgeplaatst naar kazerne. Gevolg: ombouwen van ruim 400 energiezuilen.

-

meer werkplekken (55: zie ICT) Gevolg: ruimtes inrichten die niet waren voorzien (o.a. zolders). grotere ruimtebehoefte bij Facilitaire Zaken. Gevolg: gebouw D met een groot achterstallig onderhoud aanpassen wat niet was voorzien. asbestsanering gebouw D. Gevolg; extra kosten en vertraging in uitvoering. Groot ruimtebeslag van dynamisch archief (Paternosterkasten). Gevolg: extra ruimtes aanpassen beperkte capaciteit bestaande elektriciteitsvoorziening. Gevolg: aanleg extra voorzieningen (o.a. trafo). Brand in gebouw B Gevolg: extra inzet personeel en vertraging in uitvoering start logistieke verhuizing pas na afronding plaatsprocedure. Gevolg: in juni/juli interne verhuizingen in gebouwen Kwietheuvel en Peperstraat waardoor Technische Dienst van afdeling OW extra werd belast.

-

-

-

-

-

-

goede afstemming en parallelle uitvoering met project telefonie (o.a vervanging telefooncentrale). aanpassing gebouw datacentra. samenwerking met deelproject logistieke verhuizing: nieuwe werkplek was binnen twee dagen beschikbaar. nazorg op inrichten werkplekken. aanbestedingen: uitvoering ruim binnen budget. strakke planning is gehaald. verhuizing datacenter. In één weekend gerealiseerd zonder overlast voor organisatie. veel hergebruik van bestaand materiaal waardoor weinig nieuw is aangeschaft. materiaal van kazerne dat niet kon worden gebruikt is geschonken aan project Bioshape Benefits Foudation in Tanzania. aanbrengen energiezuinige lampen. Bespaart jaarlijks € 40.000 op elektriciteitsrekening.

samenwerking met ICT: bij elke verhuizing van een afdeling was binnen twee werkdagen de werkplek voor het personeel weer beschikbaar inclusief aansluiting PC op netwerk.


5

6


4

Beheersaspecten geld, kwaliteit en tijd

4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de evaluatie van de uitvoering en het resultaat van het project verhuizing Frederik Hendrikkazerne belicht vanuit de drie beheersaspecten geld, kwaliteit en tijd. Dit wordt uitgedrukt in onderstaande figuur en wordt vervolgens per beheersaspect in de daaropvolgende paragrafen toegelicht.

Geld

Kwaliteit

Tijd:

4.2

Beheersaspect: geld

Het beheersaspect geld is groen gekleurd. De uitgave is weliswaar € 175.000 hoger dan het beschikbare budget maar vanwege samenhang met de Expeditie, te weten de vorming van nieuwe afdelingen (bouwopdracht) waardoor 55 extra werkplekken ingericht moesten worden en de nieuwe manier van werken, is dit hieruit gefinancierd. Het financiële eindresultaat van het project is opgenomen in bijlage 1.


7

4.3

Beheersaspect: kwaliteit

Het beheersaspect kwaliteit is groen. De werkzaamheden zijn uitgevoerd rekening houdend met de randvoorwaarden sober en doelmatig. Daarbinnen zijn ook alle onvoorziene omstandigheden op veelal creatieve wijze opgelost. Voorbeelden van dergelijke onvoorziene omstandigheden zijn: -

Ondanks slechte bouwkundige staat van een aantal gebouwen voldoen deze aan de kwaliteitseisen;

-

Voor de realisatie van de extra benodigde vijfenvijftig werkplekken en extra ruimte voor dynamisch archief zijn ruimtes die aanvankelijk als ongeschikt waarin ingedeeld, alsnog kwalitatief geschikt gemaakt. Het betreft o.a. douches, kelders en zolders.

Andere voorbeelden van creatieve oplossingen zijn de keuken die is samengesteld uit inventaris van drie oude keukens (gebouw D, Tegelen en Peperstraat) en de schuifwanden uit de Kwietheuvel die in de kantine zijn herplaatst waardoor twee extra vergaderruimtes zijn gecreëerd.

4.4

Beheersaspect: tijd

De kleur voor het beheeraspect tijd is groen. De planning is gehaald. Daarvoor was het wel nodig telkens op adequate wijze te reageren op de diverse vertragende omstandigheden die zich hebben voorgedaan. Enkele voorbeelden hiervan zijn: -

besluit om de verhuizing pas te starten na volledige afronding van het plaatsingsproces. Hierdoor kon de logistieke verhuizing pas later, in mei/juni 2009 starten;

-

besluit om in juni/juli 2009 interne verhuizingen op Kwietheuvel en Peperstraat door te voeren. Dit waren extra, niet voorziene verhuiswerkzaamheden. De personele capaciteit die hiervoor nodig was kon niet worden ingezet ten behoeve van de voorbereiding en feitelijke verhuizing naar de Frederik Hendrikkazerne;

-

extra gebouwen aanpassen waaronder gebouw D die toch op tijd zijn opgeleverd. Dit is inclusief de periode van drie weken waarin werkzaamheden in gebouw D gedeeltelijk hebben stilgelegen vanwege een asbestsanering;

-

visie kazernekwartier: in de fase van de visievorming zijn in het najaar van 2009 zes varianten gepresenteerd. Ieder van deze varianten heeft een ander effect op het voortbestaan van de gebouwen op de kazerne die in gebruik genomen zouden

8


worden. De besluitvorming over een voorkeursvariant vindt pas in 2010 plaats. De hiermee gepaard gaande onzekerheid heeft zijn weerslag gehad in het uitstellen van de werkzaamheden aan gebouw ASC waar het datacenter uiteindelijk toch in onder is gebracht; -

brand in gebouw B: al het personeel (afdeling V&H en team ICT) moest tijdelijk twaalf weken elders worden gehuisvest. Door een aparte projectorganisatie, strakke planning en extra inzet personeel hebben deze onvoorziene werkzaamheden slechts beperkt invloed gehad op de verdere planning van de verhuizing.

De bouwkundige werkzaamheden zijn uitgevoerd in regie. Dit betekent geen aanbesteding op resultaat maar op verrekenprijzen zoals bijvoorbeeld uurtarieven. Dit gaf veel flexibiliteit in de uitvoering en heeft mede bijgedragen in het behalen van de tijd- en kwaliteits-doelstellingen. Dat was ook nodig gelet op de snelle start en onzekerheden in de werkzaamheden als gevolg van de globale inventarisatie.


9

10


5

Draagvlak, projectorganisatie en bestuur

Het project verhuizing is in de vorige hoofdstukken geëvalueerd vanuit de invalshoeken overall resultaat (hoofdstuk 2), deelprojecten (hoofdstuk 3) en beheersaspecten (hoofdstuk 4). In dit hoofdstuk worden een drietal onderwerpen apart uitgelicht die ook relevant worden geacht voor de evaluatie van het project verhuizing Frederik Hendrikkazerne. Dit zijn op de eerste plaats de communicatie richting en draagvlak onder het personeel. Op de tweede plaats de projectorganisatie zelf: hoe heeft dat gefunctioneerd. En als derde tenslotte het bestuur: hun rol en betrokkenheid in het project.

De uitkomst van de evaluatie op deze drie onderwerpen wordt weergegeven in onderstaand overzicht: Onderwerp Communicatie en draagvlak onder personeel

Belemmering -

-

-

Projectorganisatie

-

Succes/pluspunt

inbedding verhuizing in Expeditie: De voortgang en communicatie over de verhuizing heeft veel vragen opgeworpen over de nieuwe manier van werken (o.a. digitaal werken en flexibele werkplekken) waarvoor het voor de expeditie nog te vroeg was om ze te kunnen beantwoorden. De opeenstapeling van veranderingen voor het personeel was bij tijd en wijle (te) veel: de plaatsing, de herindeling, de verhuizing naar Kazerne, de extra interne verhuizing en de Expeditie. “ Leuke” dingen doen voor het personeel: om binnen het kader van de expeditie meer cachet te geven aan het tijdelijk verblijf op de kazerne was er de behoefte om in de periode van de verhuizing leuke dingen op het buitenterrein te doen en aan te brengen. Het ontbrak hiervoor niet aan ideeën maar wel aan geld en capaciteit.

-

werkzaamheden moesten tussen alle reguliere werken door uitgevoerd worden

-

-

-

-

-

betrokkenheid OR: voorzitter heeft vanaf begin geparticipeerd in projectorganisatie. Dit heeft communicatie met personeel bevorderd; tevredenheid van het personeel: naar omstandigheden1 nieuwjaarsreceptie 2009 op kazerne: goede PR voor huisvesting op kazerne vroege huisvesting van afdeling V&H: positieve PR voor huisvesting op kazerne die vooruitlopend al in oktober 2008 verhuist naar kazerne (gebouw B). Ambassadeurs van afdelingen: hebben goed gewerkt in communicatie vanuit projectorganisatie met afzonderlijke afdelingen en het creëren van draagvlak duidelijke projectstructuur: Rol en taakverdeling stuurgroep en projectgroep heeft goed gefunctioneerd; multidisciplinaire samenstelling projectgroep: korte lijnen en effectieve afstemming projectmatig werken:projectplan met opdeling in drie deelprojecten heeft goed gewerkt; het project is volledig met eigen mensen uitgevoerd.

1

Uitzondering hierop vormt huisvesting in gebouw I. Hiervoor zijn nadien een aantal aanvullende aanpassingen doorgevoerd.


11

-

Bestuur

12

/


-

Kennis en kunde voor projectleiding was op alle onderdelen en op alle niveaus binnen organisatie aanwezig. snelle besluitvorming zomer 2008 over verhuizing naar kazerne.

6

Tot slot

In de nazomer van 2008 werd het besluit genomen om de ambtelijke organisatie van de gemeente Venlo te verhuizen naar de Frederik Hendrikkazerne. De afdeling Veiligheid en Handhaving, die op dat moment in de Julianastraat plaats moest maken voor de komst van de Fotovakschool, betrok als eerste een van de oude legeringsgebouwen. Wat aanvankelijk met de nodige scepsis werd bekeken, werd al gauw in de beleving van velen een succesnummer. Ongemakken op de "oude" kantoorlocaties leken op de Frederik Hendrikkazerne niet meer aan de orde: geen parkeerproblemen, ramen konden open, goed bereikbaar, voldoende ruimte op het terrein en ga zo maar door. Daar stond wel tegenover dat het vertrouwde broodje van Bakker Bart tussen de middag er niet meer was en dat ook de centrale voorzieningen als koffieautomaten en printers voor de meeste op de nieuwe locatie een stukje verder wegstaan... De verhuizing werd een onderwerp van gesprek: "Waar zouden wij komen te zitten?" en "Heb je geen last van het evenemententerrein?" Nadat medio 2009 de plaatsingsprocedure was afgerond kwam het project Verhuizingen in een stroomversnelling. Als een goed geoliede machine werd de ene na de andere afdeling over de Maas getild. Middels een strak draaiboek dat telkens opnieuw werd geëvalueerd, werden computers losgekoppeld, dozen gepakt en nieuwe werkplekken ingericht. Ondertussen werkten de onderaannemers gestaag door en werd het ene na het andere gebouw opgeleverd. De leden van het projectteam wisten naarmate de tijd vorderde steeds beter creatieve oplossingen te vinden voor praktische problemen. Met beperkte middelen is met eigen personeel binnen de gestelde uitgangspunten een prachtresultaat weggezet. Ruim 850 werkplekken zijn verhuisd en vrijwel alle medewerkers zijn tevreden. De bedrijfsvoering van het ambtelijk apparaat heeft nauwelijks hinder ervaren van deze megaklus. De verhuizing naar de Frederik Hendrikkazerne, als opmaat naar het nieuwe stadskantoor, is gerealiseerd.

Venlo, 22 juni 2010

Projectleider Verhuizingen FHK Roel Versleijen en Rick Heijstee


13

14


BIJLAGE 1: Financieel eindresultaat project verhuizing Frederik Hendrikkazerne

Deelproject

Krediet

einduitgave

overschot/ tekort

ICT

€ 1.200.000

€ 1.007.873,22

+ € 192.126,78

Bouwkosten

€ 1.105.000

€ 1.537.391,61

- € 432.391,61

Logistieke verhuizing - raadskrediet - Expeditie

€

€

+€

Totaal

€ 2.830.000

350.000

284.735,17

65.264,83

€ 2.655.000 € 175.000 € 2.830.000,--

€ 0


15

Projectevaluatie. Verhuizing Frederik Hendrikkazerne Venlo

Recommend Documents