Projectevaluatie en aanbevelingen
Projectnaam:
Welzijn Nieuwe Stijl Initiatief van Vivaan en de gemeente Veghel ondersteund vanuit het landelijk stimuleringsprogramma WNS
Start- en einddatum project:
1 januari 2011 tot 15 juli 2011
Inhoudsopgave: 1. Inleiding 2. Samenvatting en aanbevelingen 3. De evaluatie 4. De projectopdracht 5. Bereikte resultaten 6. Risicomanagement en planning 7. Samenwerking en externe ondersteuning 8. Overdracht Bijlagen
Veghel, concept 19 september 2011 Gemeente Veghel, afdeling OenS, Nel van Elzelingen
1. Inleiding Vivaan en de gemeente Veghel hebben gezamenlijk deelgenomen aan het landelijk stimuleringsprogramma Welzijn Nieuwe Stijl (WNS). Met Alwien Bogaart van DSPgroep, als adviseur verbonden aan het programma, is in het eerste halfjaar van 2011 een trainingsprogramma doorlopen met als doel de subsidierelatie gemeente - Vivaan te professionaliseren. 2. Samenvatting en aanbevelingen In het traject WNS hebben de medewerkers van de afdeling OenS en Vivaan deskundigheid verworven om een kwaliteitsslag te maken in het formuleren van beleidsdoelen, prestatie- en subsidieafspraken. Het doel om tijdens dit traject van kennisverwerving te komen tot een volledig afgerond pakket van doelen en afspraken was te ambitieus. Gemeente en Vivaan moeten samen nog de nodige energie in de afronding steken. Bij de gemeente is het ook nodig de verworven kennis te delen met management en bestuur. Management, portefeuillehouder, college en raad moeten de nieuwe werkwijze steunen en er naar handelen. De geboden handreikingen, de gedeeltelijk beschreven beleidsdoelen en subsidieafspraken en de conceptovereenkomst zijn de tools waarmee gemeente en Vivaan in het komende maanden samen verder kunnen werken aan een basispakket van doelen en afspraken voor de vierjarige subsidieperiode 2013-2016. Eerste stap in dit traject is de verdere uitwerking van de in december 2011 vast te stellen doelencatalogus. In de eerste helft van 2012 worden prestatieafspraken uitgewerkt en de overeenkomst afgerond. In de tweede helft van 2012 kan de nieuwe werkwijze worden uitgedragen naar de andere subsidiënten van Vivaan en als voorbeeld dienen voor afspraken van de gemeente Veghel met andere gesubsidieerde instellingen. Tijdens de vierjarige subsidieperiode kan de werkwijze worden vervolmaakt. 3. De evaluatie De evaluatie geeft inzicht in de activiteiten die met ondersteuning vanuit het landelijk stimuleringsprogramma WNS zijn uitgevoerd, de vertragende factoren en de nog te plannen vervolgstappen. In het kader van de evaluatie zijn gesprekken gevoerd met de extern adviseur, enkele gemeentelijke deelnemers aan de training en de projectleider bij Vivaan. 4. De projectopdracht In het projectplan is de volgende uitdaging geformuleerd: “De gemeente Veghel en Vivaan willen hun subsidierelatie verzakelijken waarbij de gemeente haar beleidsdoelen expliciteert en concretiseert en op basis daarvan met Vivaan prestatieafspraken maakt. Doelen en prestatieafpraken worden resultaatgericht en evalueerbaar (specifiek, meetbaar en tijdgebonden) geformuleerd. Tevens willen de gemeente en Vivaan de onderlinge communicatie en de verantwoording van Vivaan aan de gemeente vastleggen en daarbij een verbinding maken met de gemeentelijke p&c cyclus bij het proces van het aanvragen, verlenen en vaststellen van de subsidie. De gemeente en Vivaan moeten prestatieafspraken maken in een context waarbij bezuinigingen op het welzijnswerk en een grotere verantwoordelijkheid van de burger voor het eigen welzijn / meedoen aan de samenleving en het meedoen van medeburgers die behoren tot het informele sociaal netwerk, centraal staan. Speerpunten zijn: 1. Een oriëntatie op het toekomstig welzijnsbeleid van de gemeente aan de hand van uitgangspunten zoals eigen kracht, eigen Evaluatie project WNS
2
verantwoordelijkheid, gebruik maken van ondersteuning uit het eigen informele sociaal netwerk. Aan de hand van deze uitgangspunten worden de huidige doelen en prestatieafspraken getoetst op hun toekomstbestendigheid. Dit als opmaat voor het formuleren van toekomstige gemeentelijke beleidsdoelen en prestatieafspraken tussen de gemeente en Vivaan. 2. Het SMART formuleren van gemeentelijke beleidsdoelen die daadwerkelijk aansluiten bij de problemen die de gemeente wil oplossen. 3. Het in het verlengde daarvan maken van passende (haalbare) resultaatgericht en evalueerbare geformuleerde prestatieafspraken zodat helder wordt wat welzijnswerk bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelen. 4. Het komen tot goede communicatie- en verantwoordingsafspraken in het P+C beleids- en subsidieproces van de gemeente die onderdeel worden van een op te stellen uitvoeringsovereenkomst.” Om deze speerpunten te realiseren is in het projectplan een trainingsprogramma opgenomen uit te voeren in de periode 1 januari tot 15 juli 2011. Verder is vastgelegd welke expertise de adviseur levert en wat de eigen inzet van gemeente en Vivaan zal zijn. De training en ondersteuning moeten uitmonden in een uitvoeringsovereenkomst. Aanvragers en intern opdrachtgevers voor het project zijn het management van de gemeente Veghel (Marielies Schrijnemakers en Bert van Helvoirt) en Vivaan. Projectleiders zijn Nel van Elzelingen (gemeente) en Herman Koop (Vivaan). 5. Bereikte resultaten De training is uitgevoerd conform planning. Het is niet gelukt om alle relevante beleidsdoelen SMART te formuleren en te vertalen naar resultaatgerichte en evalueerbare prestatieafspraken. Het voor de training aangeleverde ondersteuningsmateriaal is goed bruikbaar voor het vervolgtraject en de verbetersslag bij andere gesubsidieerde instellingen. Er is een concept-uitvoeringsovereenkomst voor Vivaan opgesteld die aansluit bij de P+C-cyclus en de 4-jarencyclus van de Algemene subsidieverordening. Trainingsonderdelen
Omschrijving uitgevoerde activiteit
Documenten
Oriëntatie op toekomstig welzijnsbeleid
Medewerkers van gemeente en Vivaan hebben geoefend met het toetsen van de beleidsdoelen en prestatieafspraken aan toekomstige uitgangspunten voor het Wmo-beleid/welzijnswerk.
SMART-formuleren van beleidsdoelen
Medewerkers van de gemeente hebben geoefend met het resultaatgericht en evalueerbaar formuleren van voor de subsidierelatie met Vivaan relevante beleidsdoelen Medewerkers van gemeente en Vivaan hebben geoefend met het opstellen van resultaatgericht en evalueerbaar geformuleerde prestatieafspraken voor de geformuleerde beleidsdoelen. Management van Vivaan en de verantwoordelijke ambtenaren hebben principe afspraken gemaakt over de inrichting van de P+C cyclus, communicatie, verantwoording en flexibiliteit van de uitvoering
Bijlage 1, notitie uitgangspunten toekomstig welzijnsbeleid Bijlage 2, handreiking toetsen actuele doelen aan prestatieafspraken Bijlage 3, handreiking doelformulering
Resultaatgericht en evalueerbaar opstellen prestatieafspraken
Opstellen uitvoeringsovereenkomst
Evaluatie project WNS
Bijlage 4, handreiking formuleren prestatieafspraken
Bijlage 5, notitie meervoudige verantwoording Vivaan Bijlage 6, Concept uitvoeringsovereenkomst
3
Evaluatie project WNS
4
6. Risicomanagement en planning Als risico voor het niet binnen de gestelde termijn realiseren van de doelstelling is in het plan van aanpak het feit genoemd, dat er rekening moet worden gehouden met bezuinigingen. Tijdens de training bleek dit inhoudelijk geen punt van betekenis. Het feit dat de processen WNS en bezuinigingen in dezelfde periode waren ingepland en beide meer tijd vroegen dan gepland was wel van invloed. Overige punten die hebben bijgedragen aan het niet bereiken van een compleet eindresultaat binnen de gestelde termijn zijn: De bestaande praktijk van gemeentelijke doelformulering: vooral breed geformuleerde doelstellingen en doelen op prestatieniveau. Er was voor dit onderdeel ambtelijk meer tijd nodig, die op dat moment niet beschikbaar was. De behoefte aan onderlinge discussie bij de medewerkers van de afdeling OenS over de consequenties van de uitgangspunten van het Wmo-beleid op de diverse deelterreinen, over de discrepantie tussen de analyse van de cijfers (geen probleem) en de bestuurlijke opdracht tot concrete activiteiten en over noodzaak en opbrengst van preventieve inzet. Voor deze zinvolle inhoudelijke onderlinge discussies is gelet op de werkdruk nauwelijks tijd. Ook in dit traject zijn deze discussies niet volledig gevoerd / afgerond. Het volgende trainingsonderdeel met Vivaan was gepland en moest worden opgepakt. Het feit dat het welzijnswerk in Veghel versnipperd is weggezet. Naast Vivaan dragen een aantal kleine welzijnsinstellingen bij aan het realiseren van de gemeentelijke beleidsdoelen. Bijdragen die Vivaan in andere gemeenten in haar werkgebied wel levert en in Veghel niet. Dit was lastig/vertragend in de discussie over prestatieafspraken met betrekking tot de professionele ondersteuning van mantelzorgers (Mantelzorgwinkel) en vrijwilligers (de Wis). 7. Samenwerking en externe ondersteuning De adviseur vanuit het programma WNS heeft voor alle trainingsonderdelen goede schriftelijke handreikingen en discussiestukken aangeleverd. Tijdens de bijeenkomsten is er teveel tijd gebruikt voor een mondelinge toelichting door de adviseur op deze stukken. Dit is vanuit de aanvragers onvoldoende gesignaleerd. Een en ander had ondervangen kunnen worden door gezamenlijke voorbereiding (adviseur, Vivaan en gemeente) van het dagprogramma en meer informatie over de werkinhoud / het deskundigheidsniveau van de deelnemers. Het niet betrekken van Vivaan bij het trainingsonderdeel doelformulering (vanuit het argument van zuiverheid in rolverdeling) is contraproductief gebeleken. Het deed afbreuk aan het gezamenlijk proces en de inhoudelijke inbreng vanuit Vivaan werd gemist. De gemeente heeft de inbreng van de instelling nodig om te komen tot een heldere formulering van beleidsdoelen, die de gemeente vervolgens vaststeld. Terugkijkend op het traject was er in verhouding teveel tijd ingeruimd voor het maken van afspraken over de inrichting van P+C cyclus en de uitvoeringsovereenkomst. Gelet op de bestaande praktijk van gemeentelijke doelformulering (vooral breed geformuleerde doelstellingen en doelen op prestatieniveau) moest hier de grootste kwaliteitsslag gemaakt worden. Er was duidelijk behoefte aan meer gezamenlijke inhoudelijke discussie. De medewerkers van Vivaan en gemeente hebben enthousiast deelgenomen aan de trainingen en de samenwerking bij de gezamenlijke (huiswerk)opdrachten was goed. Enkele medewerkers van de afdeling OenS hebben niet aan alle trainingen waarvoor zij waren uitgenodigd deelgenomen omdat teveel werkzaamheden samenvielen en andere zaken prioriteit kregen en/of door ziekte. Evaluatie project WNS
5
De voor het traject geraamde ureninzet van OenS was toereikend voor de training/deskundigheidsbevordering met betrekking tot het formuleren van beleidsdoelen en prestatieafspraken. Het volledig uitwerken van alle doelen en afspraken met Vivaan vraagt meer tijd van de betrokken medewerkers van OenS en Vivaan. Tijdens/in het traject is er geen bestuurlijke betrokkenheid geweest. Voor het gemeentelijk bestuurlijk traject moet tijd ingeruimd worden. De portefeuillehouder, het college en de raad moeten achter de nieuwe werkwijze staan en er naar handelen. 8. Overdracht Met de handreikingen, de verworven deskundigheden en de conceptstukken (gedeeltelijk geformuleerde beleidsdoelen en prestatieafspraken) moeten gemeente en Vivaan verder aan de slag. Hierbij dient onderstaande planning zoals vastgelegd in de conceptovereenkomst leidend te zijn. Tijdstip September - november 2011
December 2011 Januari en februari 2012
Vóór 1 april 2012 April 2012 April 2012 Mei 2012 Mei 2012 Juni 2012 Juni 2012 Juli 2012 Oktober/november 2012
December 2012
Stap Dialoog tussen gemeente over de eerste gemeentelijke doelencatalogus, uitgangspunten kostprijsberekening, eventuele aanvullende kwaliteitseisen en leveringsvoorwaarden Ontvangst Vivaan geactualiseerde doelencatalogus + maximaal subsidiebudget Overleg op hoofdlijnen over doelen en resultaten en mogelijke activiteiten van Vivaan om de resultaten te bereiken Indienen subsidieaanvraag Vivaan met activiteitenplan en begroting Eerste beoordeling subsidieaanvraag dan wel activiteitenplan door contactambtenaren Schriftelijk ambtelijk commentaar aan Vivaan Eventuele aanpassing subsidieaanvraag Vivaan Eerste overleg gemeente – Vivaan over subsidieaanvraag Tweede overleg gemeente – Vivaan over subsidieaanvraag Definitieve subsidieaanvraag in bezit gemeente Opstellen voorlopige uitvoeringsovereenkomst Eventueel besluit m.b.t. begrotingswijziging op basis van uitkomst uitvoeringsovereenkomst versus maximaal subsidiebudget Beschikking tot subsidieverlening en ondertekening uitvoeringsovereenkomst
Daar waar de planning uitgaat van een strikte rolverdeling (gemeente formuleert de doelen, Vivaan formuleert de prestaties) wordt in dit ontwikkeltraject gezamenlijk opgetrokken. Gemeente en Vivaan benoemen elk een trekker en zetten de noodzakelijke menskracht in om in de resterende maanden van 2011 de beschrijving van beleidsdoelen af te ronden (vaststelling doelencatalogus in december). In de 1e helft van 2012 vindt de vertaling naar prestatieafspraken plaats. Tijdens dit traject dient ook geïnvesteerd te worden in kennisdeling en draagvlakverwerving bij het management en bestuur van de gemeente Veghel. Bij de gemeente Veghel zijn de volgende personen betrokken: - Paul v.d. Hurk (trekker); - Marieke Kerstens (ouderen-, mantelzorg- en vrijwilligersbeleid); - Joep Lenders (jeugdbeleid en wijkwerk/accommodaties). Evaluatie project WNS
6
