Projectenkalender ICT 2013

Projectenkalender ICT 2013

Bestuursbureau | Informatiemanagement | Rapenburg 70 | Postbus 9500 | 2300 RA Leiden

Versie 0.2

Datum 1 december 2012

Status Versie t.b.v. het OBV 6 december 2012

0.3 0.4

12 december 2012 14 januari 2013

Vastgesteld door het CvB Versie voor externe verspreiding

Auteur Peter Mostert

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Achtergrond en totstandkoming ICT Projectenkalender 2013 Advies van de BCI over prioriteiten Overzicht van de projectaanvragen 2013 Projectaanvragen in het domein onderwijs Projectaanvragen in het domein onderzoek Projectaanvragen in het domein studenten onderwijsondersteuning Projectaanvragen en in het domein bedrijfsvoering

ICT-Projectenkalender 2013

pagina 2 van 27

1. Achtergrond en totstandkoming ICT Projectenkalender 2013 1.1

Relatie met het universitaire ICT beleid

Het kader voor het ICT-beleid van de Universiteit Leiden is het ICT-Meerjarenplan 2012-2015. In dat plan beschrijft de universiteit hoe ICT zal worden ingezet voor het onderwijs, het onderzoek en de bedrijfsvoering. Het meerjarenplan moet worden beschouwd als een richtsnoer, maar geeft geen handvat voor de uitvoering. Dat gebeurt wel in de jaarlijkse projectenkalender. Hierin worden ambities uit het ICT-beleid vertaald in concrete te behalen doelstellingen en resultaten. 1.2

Besluitvorming en begeleiding projecten

In de Leidse IT-governance vormt het OBV voor het CvB het strategische adviesorgaan voor ICT. Hier worden de hoofdlijnen van het beleid uitgezet en bewaakt. Namens het OBV worden de ICTprojecten gemonitored door de Begeleidingscommissie ICT (BCI). Deze commissie heeft als voornaamste drie taken: - Inhoudelijke beoordeling van nieuwe ICT projectvoorstellen, in het bijzonder aan de hand van een onderbouwde businesscase. - Voorbereiding van de prioriteiten in de jaarlijkse ICT-projectenkalender en advisering hierover aan het OBV. - Bewaken van de voortgang van de projecten uit de ICT-projectenkalender. De BCI bestaat op 31-12-2011 uit de eigenaren van de grote concernsystemen (de heren ‘t Hart, Van der Boon, De Belder, Van Dommele), de directeur van het ISSC (mevr. Vonk), twee portefeuillehouders bedrijfsvoering van faculteiten (dhr Pafort en mevr Riel) en het hoofd Informatiemanagement (dhr Mostert). 1.3

Gehanteerde procedure

Het vernieuwingsbudget voor ICT bedraagt voor 2013 k€ 1.000. Er werden 29 projectvoorstellen ingediend voor een totaal aan ruim k€ 1.550. Het budget staat dit jaar onder extra druk vanwege twee andere grote projecten die dringend uitgevoerd moeten worden: -

NUWD fase 2: de migratie naar de nieuwe universitaire werkplek ; DIS2.0 (de implementatie van de nieuwe website).

Voor deze laatste twee projecten is een aanvullende aanvraag bij het CvB ingediend. Hiervoor is inmiddels door het CvB M€ 1 gereserveerd, maar de voorliggende voorstellen vergen meer dan M€ 1. Voor dit begrotingsknelpunt moet nog een oplossing worden gevonden. De BCI stelt vast dat er tussen de aanvragen vrijwel géén projecten zitten die niet zinvol voor de informatiehuishouding zijn of niet van strategisch belang voor de universiteit. Om die reden en vanwege de extra druk op de financiële middelen heeft de BCI besloten voor 2013 een gewijzigde procedure te hanteren. Voorgesteld wordt om in deze fase niet de volledige k€ 1.000 al te bestemmen, maar extra ruimte vrij te houden om later in het jaar alsnog projecten te kunnen


pagina 3 van 27

starten. Daarnaast wordt voorgesteld om voor een aantal projectaanvragen alternatieve financiering te vinden. Daartoe heeft de BCI een prioriteitsvolgorde gehanteerd op basis van de volgende indeling in drie categorieën. Categorie A. Projecten die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld omdat het CvB of de BCI er al in een eerder stadium een positief besluit over heeft genomen of omdat ze randvoorwaardelijk zijn voor innovatie in meerdere domeinen. Voorbeelden: invoering Converis, invoering SEPA en diverse upgrades. Categorie B. Kleine projecten en verkenningen. In deze categorie vallen projecten en onderzoeken onder de k€ 20 die snel resultaten opleveren of inzicht bieden in gewenste vernieuwingen in de informatievoorziening. Voorbeelden: invoering van plagiaatcontrole in Blackboard, de proefinstallatie met Converis voor PhD’s en een onderzoek naar koppelingen van systemen van SOZ in het onderwijsdomein. Categorie C. In deze categorie vallen alle projecten die strategisch van aard zijn en veelal aansluiten bij thema’s uit het ICT-meerjarenplan 2012-2015. Voor een deel van de aanvragen in deze categorie liggen ook andere universitaire financieringsbronnen voor de hand (voor E-merge bijvoorbeeld het budget voor samenwerking in LDE-verband, voor Bron-HO een budget voor tegenvallers in de bedrijfsvoering). Voor de ICTO-projecten extra financiële ruimte kunnen worden gevonden in het zgn. Selectief budget van OCW. De BCI adviseert om voor een aantal projecten uit de categorie C pas in de loop van 2013 besluiten te nemen om zo financiële armslag voor vernieuwing te creëren. In totaal worden door de BCI 20 projecten voorgedragen voor financiering t.l.v. het VNF 2013. Van de overige 9 projecten worden 4 voorgedragen voor financiering uit een andere bronnen. Van de resterende 5 projecten wordt voorgesteld ze aan te houden voor besluitvorming. Dit jaar werden langs twee wegen adviezen ingewonnen: -

Over de ICTO-projecten werd zoals gebruikelijk advies gevraagd aan het Onderwijsberaad; Over het belang van de projecten voor de faculteiten werd advies gevraagd aan het platform van Informatiemanagers.

1.4. Toekenning van projectbudgetten Voor de meeste nieuwe projectvoorstellen is de begroting in dit stadium nog tentatief van aard. Ze worden daarom alleen maar opgenomen als reservering in het Vernieuwingsfonds. Over de feitelijke uitvoering van een project wordt besloten op basis van een PID. Pas daarna volgt toewijzing van het budget. De projecten zullen -waar dit qua omvang zinvol is -op basis van Prince 2 worden uitgevoerd. Dat betekent bijvoorbeeld dat de begeleiding van de projecten gebeurt op basis van een goedgekeurd Project Initiation Document (PID), dat wil zeggen: een uitgewerkt plan van aanpak inclusief beschrijving van deelresultaten, capaciteitsplanning en bestedingsplan.


pagina 4 van 27

2. Advies BCI over prioriteiten in de ICT-kalender CATEGORIE A Urgent, noodzakelijk UB01 SOZ 05 BV 02 BV 06 BV 07

Invoering converis Mobility uitgaand Ìnvoering SEPA Upgrade XI 3.0 Upgrade SRM

CATEGORIE B Kleine projecten en verkenningen UB 04 SOZ 02 SOZ04 SOZ 06 SOZ 07 SOZ 09 SOZ 10 AZ 03 BV 12 BV 14

Proef Converis voor PhD's Digitaal machtigen Vooronderzoek alt. OIEM Plagiaat controle PhD's Blackboard hierarchies Leids register in E-gids Koppelingen implementatie onderzoek naar video infra onderzoek opvolger E-stemmen onderzoek opvolger Docman

CATEGORIE C Strategisch/baten - 3 categoriën CAT C1. Projecten waarvan verwachting is dat ze snel kunnen starten in Q1 UB02 BV 01 BV 03 BV 04 BV 08 BV 13 AZ201

VRE's Adobe forms Interface SAP-Planon E-declaraties ICT aanvragen via self service E-reports fase 3 - deel 1 Blended learning tender

CAT C2. Projecten die ook ook buiten VNF kunnen worden gefinancierd SOZ 03 AZ 01

Bron HO E-merge

SOZ 01 BV10

gebruikersvriendelijkheid uSis ULCN accounts

CAT C3. Projecten waarover de BCI in de loop van 2013 een besluit neemt SOZ 08 BV 05 BV 09 BV11 BV 13

BB Learning analytics E-Tijdschrijven ULCN webtools E-recruitment E-reports fase 3 - deel 2

In de volgende hoofdstukken worden de projectaanvragen per domein kort toegelicht.


pagina 5 van 27

3. Overzicht van de projectaanvragen 2013

Nr

Nieuw of lopend

Concernysteem /Programma Project

Opdrachtgever

(Beoogd) Projectleider

Doorlooptijd

CAT

Domein ICT & Onderwijs AZ 01

Lopend

ICTOprogramma

E-merge – diverse projecten

H. van Dommele

M.Verstelle

meerjarig project

3B

AZ 02

Lopend

ICTOprogramma

Tender blended learning

H. van Dommele

Diverse

Meerjarig project

3B

AZ 03

Nieuw

ICTOprogramma

Onderzoek naar infrastructuur voor video

H. van Dommele

M. Verstelle

Voorjaar 2013

2

Domein ICT & Onderzoek UBL 01

Lopend

Metis (opvolger)

Invoering Converis

K. d Belder

Peter Zandveld

Jan-sep 2013

1

UBL 02

Lopend

VRE

Pilot Virtual Research Environments

K. de Belder

Peter Verhaar

Jan-dec 2013

3A

UBL 03

Nieuw

-

Proefopstelling Converis voor PhD

J. van der Boon H. Damen/P. Zandveld

Jan-sep 2013

2


pagina 6 van 27

Aanvraag

Nr

Nieuw of lopend

Concernysteem Programma Project

Opdrachtgever


doorlooptijd

CAT Aanvraag

Apr-sep 2013

4

Domein studenten onderwijsinformatie

SOZ 01

Lopend

uSis

Gebruikersvriendelijkheid uSis

J. ’t Hart

SOZ 02

Nieuw

uSis/SAP

Digitaal betalen/machtigen studenten

J. ’t Hart J. vd Boon

R. van ‘t Sant

Jan-mei 2013

4

SOZ 03

Lopend

Bron HO

Implementatie Bron HO

J. ’t Hart

G. Teuwen

Jan-dec 2013

3B

SOZ 04

Nieuw

OIEM

Vooronderzoek alternatief

J. ’t Hart

L. Cozijn

Jan-dec 2013

2

SOZ 05

Nieuw

OIEM

Mobility management outgoing

J. ’t Hart

L. Cozijn

Jan-dec 2013

1

SOZ 06

Nieuw

Blackboard

Plagiaat controle PhD’s

J. ’t Hart

J. Bomans-Memelink

Jan-sep 2013

2

SOZ 07

Nieuw

Blackboard

Blackboard invoering hierarchies

J. ’t Hart

E.. van Hoof

Jan-maart 2013 2

SOZ 08

Nieuw

Blackboard

Learning analytics

J. ’t Hart

E. van Hoof

Juni-dec 2013

4

SOZ 09

Nieuw

E-studiegids

Leids register

J. ’t Hart

E. van Hoof

Jan-mei 2013

2

SOZ 10

Nieuw

E-studiegids

Implementatie koppelingen

J. ‘t Hart

J. Bomand-Memelink April-sep 2013


pagina 7 van 27

2

Nr

Nieuw of lopend

Concernysteem Programma Project

Opdrachtgever


CAT Doorlooptijd

Aanvraag

Domein Bedrijfsvoering BV 01

Nieuw

SAP

Adobe interactive forms

J. van der Boon Ntb

Jan-sep 2013

3A

BV 02

Nieuw

SAP

Invoering SEPA

J. van der Boon Ntb

Jan-sep 2013

1

BV 03

Lopend

SAP

Koppeling SAP-Planon

J. van der Boon R. Kok

Ntb

3A

BV 04

Nieuw

SAP

E-declaraties

J. van der Boon W. vd Ent/R. Kok

Jan-dec 2013

3A

BV 05

Lopend

SAP

E-tijdschrijven

J. van der Boon W. vd Ent

Jan-dec 2013

4

BV 06

Nieuw

SAP

Upgrade XI 3.0

J. van der Boon P. Magielse

April-sep 2013

1

BV 07

Heraanvraag

SAP

Upgrade SRM 5.0 7.0

J. van der Boon R. Kok

4 maanden

1

BV 08

Nieuw

SAP

ICT aanvragen via self service

J. van der Boon/J. vonk

Jan-dec 2013

3A

BV 09

Nieuw

ULCN

Release webtools

J. van der Boon J. Ruiter

Jan-juli 2013

4

BV 10

Nieuw

ULCN

Accountverstrekking

J. van der Boon/J. ’t Hart

April-sep 2013

3B

BV 11

Nieuw

-

E-recruitment

J. van der Boon Ntb

Ntb

4

BV 12

Nieuw

-

Vooronderzoek E-stemmen

J. van der Boon Ntb

Ntb

2


Ntb

J. van der Steen

pagina 8 van 27

BV/13

Lopend

Business Objects

E-reports fase 3

J. van der Boon M. Yildiz

meerjarig project

3A

BV/14

Nieuw

Docman

Onderzoek naar opvolger Docman

J. van der Boon M. Eijer

Jan-dec 2013

2


pagina 9 van 27

4. Projecten in het domein onderwijs

AZ 01 – E-merge

CAT 3B

In 2012 werd het 10 jarig bestaan van het E-merge consortium gevierd. Die samenwerking heeft voor Leiden een aantal strategische voordelen. 1.

Regionale samenwerking Dit is een zwaarwegend argument van het E-merge bestuur. Om deze reden wordt ook door het E-merge Bestuur uitbreiding nagestreefd met Erasmus, Hogeschool Rotterdam en Hogeschool InHolland. Het is ook de reden dat in principe altijd gezocht wordt naar projecten waarbij alle vier partners meedoen. Dit betreft een strategisch argument dat uitstijgt boven de waarde van de specifieke projecten.

2.

Meer ruimte voor exploreren In haar tienjarige geschiedenis zijn dankzij E-merge in Leiden innovatieve projecten uitgevoerd die anders weinig kans hadden gehad. In E-merge verband kan experimenteler gewerkt worden. Voorbeelden zijn de eerste Open Courseware pilots enkele jaren geleden, en recentelijker Learning Analytics en digitaal formatief toetsen, ontwikkelingen die landelijk al hoog op de agenda staan en waarmee Leidse opleidingen dankzij E-merge ervaring mee konden opdoen.

3.

Complementaire expertises Expertise van E-merge partners is complementair. Bijvoorbeeld de technische voorsprong van de TU Delft, innovatieve lectoraten van de hogescholen, expertise van de universiteit Leiden met op het gebied van blended learning en Virtual Research Environments. Een concreet voorbeeld van een project dat alleen mogelijk werd door de complementaire expertises bij elkaar te brengen is het Learning Analytics project: de HHS die langjarig onderzoek naar studiesucces inbrengt vanuit verschillende lectoraten, het LIACS vanuit Leiden de expertise m.b.t. datamining, de TU Delft de technische mogelijkheden om over grote hoeveelheden data te kunnen beschikken, en de HSL de projectleiding.

4.

Impact en zichtbaarheid op lokaal niveau Keerzijde van samenwerkingsprojecten is dat er bij verdeling over de projectpartners relatief kleine budgetten waren, enkele tienduizenden euro’s. Daardoor is het moeilijker om met Emerge projecten brede impact te genereren binnen de universiteit. Om deze reden is er voor de periode 2013-2014 aangestuurd op twee deelprogramma’s die ten eerste omvangrijkeer zijn dan de projecten tot nu toe (met budget van 3,5 in plaats van 1 ton) en ten tweede thema’s hebben die aansluiten bij wat er binnen de universiteit prioriteit heeft. Welke dit zijn geworden beschrijven we in de volgende paragraaf.


pagina 10 van 27

AZ 02 – Blended learning tender

CAT 3A

Blended learning is een combinatie van de fysieke en de virtuele leeromgevingen van de student. Het principe achter blended learning is het realiseren van een de ideale mix tussen face-to-face en online onderwijs (zie het figuur hieronder).

In bovenstaand voorbeeld van blended learning krijgen de studenten tijdens een instructiemoment de opdracht om een online deeltoets te maken of een online opdracht uit te voeren. In het volgende instructiemoment maakt de docent gebruik van de input die de studenten hebben geleverd en grijpt daar ook op terug. Vervolgens geeft de docent de studenten een nieuwe online opdracht. Op deze manier ontstaat er een wisselwerking tussen gezamenlijke face-to-face instructiemomenten met de docent en online leeractiviteiten van individuele studenten of groepen van studenten. Hierbij geldt telkens dat de inbreng van de studenten input is voor de verdere uitvoering van het onderwijs of voor eventuele bijsturing van het onderwijs. Studiesucces is een van de prioriteiten uit de Strategische Agenda van de Universiteit Leiden. Een belangrijke maatregel die de universiteit daarvoor geformuleerd heeft is de verbetering van de inrichting van de curricula. Onderzoek wijst uit dat online onderwijs even effectief is als face to face onderwijs, en dat een mix van beide (blended learning) effectiever blijkt te zijn dan elk van beide1. Voor de Universiteit Leiden was dit reden om brede invoering van blended learning op te nemen in de strategische plannen met betrekking tot verhogen van studiesucces. In 2012 is begonnen met een gestructureerde aanpak van blended learning ter verbetering van de effectiviteit van de zelfstudie. Het huidige blended learning project loopt van maart 2012- maart 1

Evidence-Based Practices in Online Learning: A Meta-Analysis and Review of Online Learning Studies (2010) van het U.S. Department of Education, Office of Planning, Evaluation, and Policy Development Policy and Program Studies Service. Zie: http://www.studiesuccesho.nl/2011/09/04/students-involved-in-online-learning-outperform-their-peers.


pagina 11 van 27

2013. Hierin worden 9 vakken verdeeld over meerdere faculteiten herontwikkeld. Daarnaast is ook in een tweede (E-merge) project ervaring opgebouwd met digitale formatieve toetsing. Deze laatste heeft ook inzichten opgeleverd over de te investeren tijd en (on)mogelijkheden van Blackboard als systeem voor itembanken. De bevindingen van de blended learning en formatieve toetsprojecten tot nu toe wijzen in positieve richting wat betreft hun effect op verbetering van de effectiviteit van de zelfstudie. Daarom is het voor de universiteit verantwoord om de volgende stap te zetten namelijk het breder integreren van blended learning binnen opleidingen. Aangezien het herontwikkelen van onderwijs niet binnen een doorlooptijd van een jaar past en altijd maatwerk is, is het voorstel een looptijd te nemen van 2013-2015. Bovendien is het voorstel een programma in te richten, waarbinnen meerdere grote projecten bijdragen aan het gemeenschappelijke programmadoel: de brede invoering van blended learning ten behoeve van studiesucces. Voor het meerjarig Blended Learning programma wordt voor de periode 2013-2015 budget van aangevraagd. Hieruit worden drie tot vier grote pilots gefinancierd. Daarnaast is budget aangevraagd voor projectleiding en technische ondersteuning. Omdat voor blended learning gebruik wordt gemaakt van bestaande ICT voorzieningen zijn er geen extra structurele ICT kosten. Voor opleidingen zijn er, afhankelijk van de gekozen implementatie van blended learning, mogelijk structurele kosten, bijvoorbeeld het onderhoud van een itembank. Opleidingen dienen hiermee rekening te houden bij het bepalen van de implementatiekeuzes.

AZ 03 – Onderzoek naar infra voor video

CAT 2

Uit de Stuurgroepen van het Weblectures en het Open Courseware project komt de constatering dat er behoefte is aan samenhangend beleid en voorzieningen voor multimedia, met name streaming video en open courseware, ten behoeve van onderwijs. AZ/ICTO en IM hebben daarop het initiatief genomen tot een haalbaarheidsonderzoek naar de vraag en het aanbod van deze dienstverlening voor de Universiteit Leiden. Resultaat van de haalbaarheidsstudie is een advies voor een organisatiemodel met bijbehorende financiering (of enkele scenario’s). Op basis van deze haalbaarheidsstudie zal worden bepaald of en hoe de dienstverlening ingericht zal worden, waar belegd en met welke financieringsstructuur. Daarvoor zal dan een vervolgvoorstel bij de BCI worden ingediend voor financiering zo mogelijk in 2013 of anders 2014. Het haalbaarheidsonderzoek bekijkt het vraagstuk vanuit drie perspectieven: beleid; dienstverlening; en techniek (opslag en ontsluiting).


pagina 12 van 27

5. Projecten in het domein onderzoek

UB -01 Invoering Converis

CAT A

In oktober 2012 heeft het CvB ingestemd met de invoering van de module “publication manager” van Converis als opvolger van het onderzoekinformatie systeem Metis. Aan dit besluit ligt een uitgewerkte business case ten grondslag. De resultaten van een proefopstelling met Converis waren positief. Ook bleek er voldoende draagvlak bij de faculteiten om de invoerprocessen zo veel mogelijk te stroomlijnen. Inmiddels is een PID voor de invoering opgesteld en een stuurgroep geformeerd. De kosten zijn gebaseerd op de licentie, projectmanagement, de externe hosting van het systeem en de consultancy voor de invoering en de bouw van aanpassingen. UBL 02 – Pilot Virtual Research Environments

CAT C1

In de huidige wetenschappelijke praktijk wordt er steeds vaker en intensiever samengewerkt. Dit heeft grotendeels te maken met een toenemende complexiteit van de onderzoeksvragen, en, hiermee samenhangend, een behoefte aan nieuwe onderzoeksinstrumenten en bijbehorende technologieën. Wetenschappelijke samenwerking brengt echter vaak ook extra werkzaamheden met zich mee. Taken moeten worden gecoördineerd, de voortgang moet worden gecommuniceerd, en alle relevante documenten en onderzoeksdata moeten ook voor alle teamleden beschikbaar zijn. In een reeks van projecten in de periode 2009-2012 hebben de UBL en het ISSC gezamenlijk gewerkt aan een basisvoorziening waarmee deze vorm van on-line samenwerking kan worden ondersteund. Tot 2011 is er hoofdzakelijk samengewerkt met onderzoeksprojecten op het gebied van de Geesteswetenschappen. Vanaf 2012 is de dienstverlening verder uitgebreid naar projecten in de Faculteit Rechtsgeleerdheid en de Faculteit Sociale Wetenschappen. Momenteel zijn er in totaal 12 onderzoeksgroepen die actief gebruik maken van VRE’s: -

Tales of the Revolt, Prof. Dr. Judith Pollmann, Faculteit Geesteswetenschappen Enemies of the State, Prof. Dr. Beatrice de Graaf, Campus Den Haag Splitting and Clustering Grammatical Information, Dr. Roberta d’Alessandro, Faculteit Geesteswetenschappen2 Jus Post Bellum, Prof. Dr. Carsten Stahn, Faculteit Rechtsgeleerdheid Bridging the Unbridgeable, Prof. dr. Ingrid Tieken, Faculteit Geesteswetenschappen Connecting in Times of Duress, Prof. dr. Mirjam de Bruijn, Faculteit Sociale Wetenschappen Beyond Agenda Setting, Dr. Peter van Aelst, Faculteit Sociale Wetenschappen Montesquieu Institute, Dr. Arco Timmermans, Faculteit Rechtsgeleerdheid Jean Monnet Centre of Excellence, Faculteit Sociale Wetenschappen Photographic Conservation, Prof. Dr. Kitty Zijlmans, Faculteit Geesteswetenschappen

2

Roberta d’Alessandro heeft de voordelen van het werken via een VRE toegelicht in een artikel dat in juni 2012 is verschenen in SURF magazine: http://www.surf.nl/nl/publicaties/Documents/SURF02_NL_%20juni_2012.pdf. Ook Science Direct heeft aandacht besteed aan deze VRE: http://www.scienceguide.nl/201206/digitaal-tehuisvoor-taal-en-dialect.aspx


pagina 13 van 27

-

Noradrenergic control of human cognition, Dr. Sander Nieuwenhuis, Faculteit Sociale Wetenschappen Protagoras Sources, Dr. Marlein van Raalte, Faculteit Geesteswetenschappen

De onderzoeksteams die momenteel al werken met zo’n VRE hebben aangegeven dat zij zeer tevreden zijn over de geboden mogelijkheden, en dat zij ook duidelijk de voordelen hiervan ervaren. De VRE’s worden momenteel ingezet voor verschillende doelen. In een groot aantal gevallen gebruiken onderzoekers de VRE als een centrale opslagplaats voor de primaire bronnen van het project. De VRE stelt onderzoekers in staat om hun data eenvoudig beschikbaar te stellen aan collega’s binnen het onderzoeksteam, of, onder bepaalde voorwaarden, aan vakgenoten aan andere instellingen. Veel onderzoeksteams gebruiken hun VRE ook als publicatiemedium. Via de openbare delen van de VRE kunnen bijvoorbeeld working papers, voorlopige onderzoeksdata, of praktische gegevens over congressen worden gedeeld. Tools zoals gedeelde agenda’s, discussielijsten, wiki’s en takenlijsten zijn vaak ook van belang bij het coördineren van de verschillende werkzaamheden binnen het team. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van hulpmiddelen waarmee documenten en onderzoeksdata op een systematische manier kunnen worden beheerd ontstaat er het risico dat informatie verloren gaat. Subsidieverstrekkers zoals NWO vereisen in toenemende mate dat na afronding van het onderzoeksproject niet alleen de publicaties maar ook alle primaire en secundaire onderzoeksbronnen worden gearchiveerd. VRE’s stellen onderzoekers in staat om tijdens het lopende onderzoeksproject een overzichtelijk versiebeheer te voeren en om alle onderzoeksdata beschikbaar te houden. Na afronding van het onderzoek kunnen via de VRE voorzieningen worden gerealiseerd die er voor zorgen dat alle documenten en gegevens die bewaard moeten blijven ook duurzaam kunnen worden gearchiveerd of toegankelijk worden gemaakt.


pagina 14 van 27

6. Projecten in het domein Student- en Onderwijsinformatie

SOZ – 01 Verbeteren gebruikersgemak uSis

CAT C2

uSis wordt door studenten gezien als een ‘moloch’ en er zijn veel klachten over de user interface. Om daar aan tegemoet te komen is uSis Mobile ontwikkeld. Eind 2012 zijn de eerste (positieve) ervaringen op gedaan met een app voor studenten (opvragen resultaten). Om deze app te laten werken is een volledige, toekomstvaste infrastructuur neergezet en zijn technieken ontwikkeld om via webservices data van en naar uSis te sturen via websites. Hiermee is een infrastructuur neergezet die het mogelijk maakt verdere stappen te maken op het gebied van gebruiksgemak middels apps, workcentres en selfservice modules. De gekozen aanpak heeft diverse voordelen. Het is een oplossing voor, door en met studenten. Daarnaast sluit de app aan op Leidse huisstijl, biedt het mogelijkheden tot single sign-on en wordt het goodwill bij studenten gekweekt. Presentatie van de app en website worden zoveel mogelijk vergelijkbaar. Via de app bestaat de mogelijkheid te koppelen met de elektronische studiegids waardoor zoeken en inschrijven voor vakken op een nieuwe, maar toch vertrouwde manier, mogelijk wordt. SOZ – 02 Digitaal machtigen

CAT B

In het ICT meerjarenplan 2012 – 2015 is een van de ambities op het terrein van onderwijs: Verbetering van gegevensstromen in de concernsystemen die worden gebruikt voor studenten onderwijsadministraties. Door uitvoering van dit project zijn verbeteringen en baten te realiseren: - kostenbesparingen op termijn door besparing op portokosten en besparing op handmatige verwerking; - Tijdig en correct inschrijven van studenten - Substantiële verbetering doorlooptijden van de betalingsprocedure (weken naar uren); - Verbetering gebruiksvriendelijkheid voor studenten van de betalingsprocedure; - Verbetering efficiency door verdere automatisering van de betalingsprocedure; - Minder fysieke afhankelijkheden betalingsprocedure (post, administratieve handelingen etc.). In 2012 is een vooronderzoek uitgevoerd waarbij de mogelijke scenario’s zijn vergeleken. Hoewel op dit moment nog geen definitieve keuze is gemaakt, is de verwachting dat de oplossing via Studielink wordt gevonden. Het doel is de invoering van digitaal machtigen/betalen kan worden gerealiseerd ten behoeve van studiejaar 2013 / 2014. SOZ – 03 Bron-HO

CAT C2

Het project ‘implementatie BRON HO’ is noodzakelijk omdat de universiteit gegevens over inschrijvingen en graden uitwisselt met DUO. Aangezien DUO overstapt op een nieuw systeem,


pagina 15 van 27

BRON-HO (Basis Registratie Onderwijs - Hoger Onderwijs), moet de universiteit er voor zorgen dat de gegevens betreffende inschrijvingen en graden nog steeds aangeleverd en verwerkt kunnen worden. Uitwisseling van gegevens is van belang vanwege de volgende redenen: -

De externe bekostiging wordt bepaald aan de hand van de gegevens die aan BRON-HO worden geleverd.

-

De gegevens uit BRON-HO worden gebruikt voor de officiële tellingen die betrekking hebben op inschrijvingen.

-

Voor de studenten is opname in BRON-HO van belang omdat de verstrekking van de Studiefinanciering hiervan afhankelijk is, de gegevens worden namelijk vanuit BRON-HO doorgegeven.

Deelname aan BRON-HO is een wettelijke verplichting waaraan de universiteit moet voldoen. Als de levering van gegevens omtrent de inschrijving van studenten niet juist, onvolledig of niet tijdig is, zal de universiteit inkomsten mislopen en worden studenten in financiële problemen gebracht. Medio 2012 is het project gestart en heeft de BCI het budget vrijgegeven op basis van een uitgewerkt PID. De 1e fase van het project (voorbereiding) is inmiddels afgerond. De feitelijke koppeling tussen uSis en het landelijk systeem en de testfase vinden in 2013 plaats. Voor het project is een interne projectleider beschikbaar. Tevens is er een stuurgroep die de voortgang van het Leidse project begeleid. SOZ – 04 Vooronderzoek alternatief OIEM

CAT B

In 2006 is door het toenmalige International Office begonnen met de ontwikkeling van een systeem dat het proces rondom aanmeldingen van buitenlandse studenten ondersteunt. In de jaren daarna is dit systeem (oIEM) uitgegroeid tot een concernsysteem dat een breed scala aan processen rondom toelatingen van zowel Nederlandse als buitenlandse studenten ondersteunt. oIEM is ontwikkeld door een groep Chinese informaticastudenten. Deze studenten hebben later het bedrijf Magic & Young opgericht wat nu verantwoordelijk is voor het onderhoud en de verdere ontwikkeling van oIEM. In de zomer van 2012 is d.m.v. een audit van het bedrijf Sqills gekeken of de huidige software en leverancier past bij het ambitieniveau van de universiteit. In deze audit kwam naar voren dat de universiteit Leiden erg kwetsbaar is door de afhankelijkheid van het kleine bedrijf Magic & Young en dat de gebruikte programmeertechnieken verouderd zijn. Verder wordt in het rapport van de audit aangeraden om bij nieuwe grote wijzingen het systeem en de architectuur opnieuw te ontwerpen/implementeren. N.a.v. bovengenoemde resultaten en de ambities om het aantal concernsystemen laag te houden zal moeten worden gekeken of de huidige functionaliteit van oIEM verplaats kan worden naar het concernsysteem uSIS/Studielink. Het onderzoek naar de opvolger van OIEM wordt uitgevoerd binnen de eigen functioneel beheergroep. De kosten van het project hebben betrekking op vervangende capaciteit.


pagina 16 van 27

SOZ – 05 Mobility uitgaand

CAT A

Eind 2010 is de oIEM module Mobility Management in gebruik genomen waarin alle aanvragen van inkomende non-degree studenten (uitwisseling en Study Abroad) behandeld en verwerkt worden. Ook alle uitwisselingsovereenkomsten met internationale partnerinstellingen zijn in de module opgenomen. De database is toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers van centrale en facultaire diensten. Doel van het project SOZ – 05 is om het proces dat uitgaande uitwisselingsstudenten doorlopen op dezelfde wijze te beschrijven en te digitaliseren. Dat moet leiden tot vereenvoudiging van de werkprocessen rondom Leidse uitwisselingsstudenten . Daarnaast is het geautomatiseerde proces minder foutgevoelig. De éénmalige kosten van het project hebben betrekking voor inzet van Magic & Young. Na afsluiting van het project moet rekening worden gehouden met jaarlijkse kosten voor onderhoud, lopende kosten, etc. Er is natuurlijk een relatie met projectvoorstel SOZ -04, maar het belang van een goede informatievoorziening over uitgaande studenten is groot en het is niet verantwoord om te wachten op de selectie en invoering van een opvolger van OIEM. De BCI is al in 2012 akkoord gegaan met de reservering van het budget op basis van de PID. SOZ – 06 Implementatie plagiaat software

CAT B

Goede anti-plagiaat software is van belang om het ingeleverde werk van studenten en PhD’s te kunnen controleren op plagiaat en zodoende de kwaliteit van het ingeleverde werk te kunnen waarborgen. Plagiaat en de controle hierop is op dit moment een zeer actueel onderwerp. Zowel vanuit het CvB als de faculteiten wordt om goede anti-plagiaat software gevraagd. De huidige anti-plagiaat software (safeAssing) voldoet niet aan de eisen die er aan gesteld worden: zo kan er geen eigen database worden toegevoegd, zijn de bronnen waarop gecontroleerd wordt niet altijd duidelijk, duurt het genereren van een rapport soms erg lang en kan SafeAssign alleen via de digitale leeromgeving Blackboard gebruikt worden. Dit kleinschalige onderzoek zal een nieuw anti-plagiaat pakket voor de universiteit worden gekozen en geïmplementeerd. De verwachte structurele kosten van een licentie zijn rond de k€ 10 en zijn afhankelijk van de omvang van het aantal gebruikers. Daarnaast zullen er trainingen voor de de facultaire Blackboard coördinatoren worden gepland. De projectkosten bestaan uit de aanschaf van de software en bijbehorende invoering. SOZ – 07 Blackboard invoering hierarchies

CAT B

Het (lokaal) beheer van Blackboard was tot voor kort niet goed mogelijk zonder hiervoor aanvullende software aan te schaffen. Dat heeft Leiden een paar jaar geleden opgelost door de aanschaf van een extra module van een externe leverancier (BMS). Deze leverancier heeft inmiddels de support op deze module opgezegd. Er is nog geprobeerd de support op de module bij Blackboard onder te brengen maar dit is niet gelukt. Inmiddels zijn de genoemde functionaliteiten opgenomen in de het standaardpakket Blackboard.


pagina 17 van 27

Deze beheermodule (“hierarchies”) biedt iedere gebruiker een goede op maat gesneden autorisatietool. Na een vooronderzoek zal er een structuur worden ontworpen en deze zal vervolgens worden ingericht in Blackboard. De kosten van het onderzoek en de invoering van de beheermodule betreffen - Adviezen externe consulent van Blackboard - Omzetten van de BMS database (migratie door extern consultant) - Geven van cursussen aan de facultair coördinatoren i.v.m. nieuwe werkwijze SOZ – 08 Blackboard Learning analytics

CAT C3

In dit project wordt voorgesteld om te onderzoeken of deze module van Blackboard zinvol kan worden ingezet. M.b.v. Learning analytics is het mogelijk om kwantitatieve informatie uit Blackboard te benutten en om beter te analyseren en te begrijpen wat er in bepaalde leeractiviteiten gebeurt. De BCI adviseert om dit project vooralsnog niet uit te voeren omdat onvoldoende duidelijk is hoe het past in het kader van andere initiatieven op dit terrein. SOZ 09 – Leids register in E-studiegids

CAT B

Het Leids Register wordt nu bijgehouden in een zelfgemaakte applicatie gebaseerd op MS Access. Deze is verouderd en zal naar verloop van tijd niet meer (naar behoren) functioneren. Voorgesteld wordt om het Leids register voortaan bij te houden in de E-studiegids. De aanpassingen voor het Leids Register kunnen relatief snel, eenvoudig en goedkoop gerealiseerd worden. Daarnaast worden dankzij deze ontsluiting ook de gegevens voor audits en visitatiegegevens op goede wijze ontsloten voor zowel de commissies, als faculteit en Bestuursbureau (directie AZ). De kosten van dit kleine project hebben betrekking op de inhuur van een externe ontwikkelaar. SOZ 10 – Implementatie koppelingen

CAT B

In het ICT meerjarenplan 2012 – 2015 is een van de ambities op het terrein van onderwijs: Verbetering van gegevensstromen in de concernsystemen die worden gebruikt voor studenten onderwijsadministraties. Dit alles met het oog op de het verbeteren van de kwaliteit van de processen waardoor: - kosten kunnen worden gereduceerd; - kwaliteit van de dienstverlening (aan studenten) beter wordt; - werkzaamheden voor medewerkers aantrekkelijker (minder handwerk) wordt. De informatiesystemen binnen het SOZ domein kunnen als volgt worden gekenmerkt: - Veel van de koppelingen zijn handmatig of semi-geautomatiseerd hetgeen foutgevoelig en tijdrovend is; - Gelijke gegevens worden op dit moment in meerdere systemen vastgelegd (opleidingstructuur, studentgegevens, etc.) - Gegevens zijn niet eenduidig vastgelegd.


pagina 18 van 27

Een in 2012 gehouden onderzoek naar de gewenste wijze van koppeling tussen systemen leidt tot de conclusie dat er duidelijkheid moet komen over de gegevensbronnen en de provisioning (automatisch doorsturen) naar andere systemen. De koppelingen die op basis van het vooronderzoek als eerste zouden moeten worden opgepakt zijn de volgende: - Van oIEM naar Usis (nu handmatig, en veel werk voor STA, met pieken in de toch al drukke inschrijfperiode; - E-studiegids / Usis / Blackboard voor het doorgeven opleidingen/vakken


pagina 19 van 27

7. Projecten in het domein Bedrijfsvoering Voor de projectaanvragen in dit domein is t.b.v. het OBV van 6 december een aparte notitie opgesteld waarin naast de toelichting op de projectaanvragen tevens een terugblik wordt gegeven op wat is bereikt in de afgelopen periode en met welke ontwikkelingen rekening wordt gehouden. De toelichting op de projecten hieronder is één-op-één overgenomen uit dat document. BV 01 – Inzet van Adobe interactive forms

CAT C1

“Adobe Interactive forms” biedt de mogelijkheid om een formulier in PDF aan te bieden waarbij de gebruiker velden kan invullen en keuzes maken. Daarnaast kan een dergelijk formulier gebruikt worden om een goedkeuringstraject te doorlopen en uiteindelijk een mutatie in het onderliggend systeem te genereren. Bij het arbeidsvoorwaarden keuzemodel zijn negen formulieren ontwikkeld waarmee de medewerker een aanvraag kan indienen. Na het invullen van het formulier wordt deze geautomatiseerd door het systeem geleid. Hiermee wordt voorkomen dat er veel papieren heen en weer worden gestuurd. Ook het ROG proces zal worden ondersteund d.m.v. Adobe. In de afgelopen periode zijn er verschillende verzoeken binnen gekomen voor het ontwikkelen van dergelijke formulieren. De meest concrete verzoeken richten zich op de ondersteuning van een aantal financiële interacties tussen het FSSC en de diverse faculteiten en eenheden. Dit betreft het aanleveren van verkoopfacturen en journaal boekingen. Andere processen waarin Adobe Interactief forms ook een rol zou kunnen spelen zijn o.a. het aanvragen van Software of Hardware en bestelling Catering. Dit project is er opgericht om allereerst de gewenste wijzigingen m.b.t. de financiële processen te realiseren . Daarna wordt geïnventariseerd welke mogelijkheden het pakket biedt voor andere processen. Zie ook BV04, BV05 en BV08. BV 02 – Invoering van SEPA

CAT A

Single European Payment Area (SEPA) wordt op 1 februari 2014 verplicht voor Euro betalingen en incasso’s. Op 13 maart 2012 is de SEPA-regulation overgegaan in wetgeving. Dit betekent dat het (SAP) systeem begin 2014 klaar moet zijn voor het uitvoeren van SEPA betalingen en incasso’s en voor het aanmaken en opslaan en beheer van incassomandaten. Op dit moment worden betalingen vooral op nationaal niveau geregeld. Dit zorgt voor een verscheidenheid aan technische standaarden, infrastructuren en soorten betaalmiddelen binnen Europa. De nieuwe (SEPA)standaarden maken een einde aan de verschillen tussen betalingssystemen, waardoor eurobetalingen overal op dezelfde manier plaatsvinden. Dan hebben we een rekeningnummer (IBAN), overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen die voor binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen binnen heel SEPA te gebruiken zijn.


pagina 20 van 27

Het is belangrijk dat de Universiteit Leiden tijdig actie onderneemt om over te kunnen gaan op deze nieuwe standaarden. Vanaf 1 februari 2014 gebruikt iedereen in Nederland, zowel bedrijven als consumenten, het International Bank Account Number (IBAN) als rekeningnummer. Aangezien de overgang naar SEPA op vele plaatsen/domeinen binnen de Universiteit Leiden gevolgen heeft, is het van groot belang dat dit project ultimo 2013 middels een projectmatige aanpak wordt opgeleverd (FB, FEZ, FSSC). Onderdeel van het project zijn zowel technische aspecten als organisatorische aspecten. Technische aspecten (aanpassingen aan SAP) zijn o.a. : - aanpassing betalingsprogramma(s) m.b.t. de SEPA bestandsindeling / formaten (uitgaande betalingen, salarisbetalingen en incasso’s) - aanpassing inlezen elektronische dagafschriften - converteren van bankrekeningnummers van personeelsgegevens, studenten, crediteuren en debiteuren, aanpassen formulieren (o.a. wijzigen van bankrekeningnummers op uitgaande communicatie) - en implementatie van nieuwe richtlijnen in het incassoproces en mandaat management (studenten, eenmalige en reguliere debiteuren). Organisatorische aspecten: - Afstemming aanpassingen aanverwante processen en systemen - Aanpassing werkinstructies en procedures - Opstellen / afstemming communicatieplan richting medewerkers, studenten en overige betrokkenen. BV 03 – Interface SAP- Planon

CAT C1

Er is een meerjarige roadmap opgesteld voor Planon. In deze roadmap zijn- naast diverse functionele verbeteringen op het terrein van vastgoed beheer - ook gewenste verbeteringen in de afhandeling van financiële transacties en het beheer van budgetten voorzien. Hiervoor dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden tussen BV en Vastgoed. Ook SOZ heeft voor de verhuur van studentenkamers groot belang bij registratie in Planon en in het bijzonder van de koppeling met SAP. In de ICT-projectenkalender 2012 is reeds budget voor de realisatie van een koppeling tussen SAP en Planon gereserveerd, maar deze zijn nog niet gerealiseerd wegens gebrek aan capaciteit. Inmiddels is er tussen BV en VG een afspraak gemaakt om m.b.v. een externe consultant de koppeling functioneel en technisch te beschrijven zodat m.i.v. 1-1-2013 kan worden gebouwd. Het project moet leiden tot het verminderen van dubbele invoer en verbetering van de kwaliteit (kleinere foutkans). Het resultaat is een ingerichte, geteste, operationele interface voor het geautomatiseerd uitwisselen van berichten tussen Planon en SAP. De scope van het project omvat de aanvullende inrichting van Planon, SAP MM, SD, FI, CO en XI en het bouwen van een interface tussen Planon en SAP. BV 04 – Elektronische declaraties

CAT C1

In 2009 is bij de vorming van het FSSC een begin gemaakt met de opzet van een module voor declaraties op de selfservice portal. Deze heeft een tijd in pilot gedraaid bij de Sterrenwacht en wordt in 2012 verder uitgerold.


pagina 21 van 27

De selfservice module bestaat uit: o Aanvraag van reizen of te maken onkosten met voorschot en geschatte kosten (met obligo); o Declaratie (ook te koppelen aan eerdere aanvraag) o Overzicht van openstaande aanvragen en declaraties. Op de achtergrond worden de gegevens weggeschreven naar de SAP-module Travel Management. Hier zijn de aanvragen en declaraties op personeelsnummer terug te vinden. Het proces bestaat uit workflows die de goedkeuring van activiteitenhouder, budgethouder en FSSC regelen, waarna afrekening in Travel Management en doorboeking naar de FICO-module in SAP plaatsvindt. Bij de inrichting is uitgegaan van de SAP-standaard mogelijkheden. In de uitrol zijn nadere opmerkingen gekomen over de gebruikersvriendelijkheid en de efficiency bij de afhandeling door het FSSC. Ook heeft SAP inmiddels nieuwe functionaliteit uitgeleverd voor het sneller kunnen indienen van declaraties. Tenslotte is de organisatie nog weinig bekend met de voordelen van de rapportage in Travel Management. Dit project heeft als doel de gebruikersvriendelijkheid van de module te verhogen en de afhandeling door het FSSC efficiënter te doen verlopen. Daarnaast zal aandacht besteed worden aan de verdere opleiding van controllers en projectadministraties op het gebied van de rapportagemogelijkheden van de module, die meer inzicht geven in het declaratiegedrag van een medewerker dan de rapportages van de financiële administratie. BV 05 – E-tijdschrijven

CAT C3

Om in aanmerking te komen voor Europese subsidies zijn de medewerkers die op de betreffende subsidieprojecten werken verplicht integraal tijd te schrijven. Omdat in audits aangegeven is dat de opslag in Excel-sheets onvoldoende waarborgen biedt voor de vereiste administratie, is besloten de tijdregistratie in SAP op te nemen. Daarnaast zijn er binnen de Universiteit enkele onderdelen die om andere redenen tijd willen registreren, bijvoorbeeld voor het zicht krijgen op de verdeling van uren ten behoeve van het maken van offertes, zoals bij het Centre voor Professional Learning van de Campus Den Haag. Tijdschrijven is in 2008 ingericht in de SAP selfservice portal, uitgaande van SAP standaard en met minimale middelen. In de pilot bij LION en de verder uitrol bij LIC zijn enkele punten geconstateerd in de gebruikersvriendelijkheid en de controlemogelijkheden van het systeem die de acceptatie van het systeem bij de gebruikers in de weg staan en verdere uitrol bemoeilijken. In het beheer is hier wel al een verbeterslag in gemaakt, maar de grotere issues hebben een projectmatige aanpak en middelen nodig, omdat dit ook deels uitbesteed moet worden aan externen. In dit project worden verbeteringen uitgevoerd die tot doel hebben het gebruik van de SAPtijdschrijfmodule gebruikersvriendelijker te maken en de benodigde tijd voor controle door de back office te verminderen. BV 06 – Upgrade SAP XI 3.0

CAT A

Binnen het SAP landschap wordt SAP XI gebruikt als integration broker tussen SAP en andere systemen. SAP XI is een belangrijke schakel in het proces t.b.v. financiële afwikkeling van studentenbetalingen . Via SAP XI worden alle stamgegevens en bedragen vanuit USIS in SAP FICA


pagina 22 van 27

vastgelegd. SAP XI is ook een belangrijk onderdeel van het inkoopproces. Vanuit SAP XI worden de bestelling van kantoorartikelen, chemicaliën en catering benodigdheden digitaal aangeleverd bij de diverse leveranciers. Tevens komen de facturen van verschillende leveranciers binnen via SAP XI en worden daarvandaan aangeboden aan het financiële gedeelte van SAP voor de verder verwerking. Ten slotte gaat SAP XI ook in de toekomst een grote rol spelen in de koppeling van Planon aan SAP. Gezien de belangen van de verschillende berichtenstromen die via SAP XI afgehandeld worden is het van wezenlijk belang dat het systeem up to date en op de laatste release blijft. Het huidige systeem draait sinds 2008 op versie XI 3.5. Deze versie wordt nog minimaal ondersteund door SAP en gaat per binnenkort in extended maintenance wat extra kosten met zich mee gaat brengen. Ook functioneel biedt de nieuwe versie van SAP XI diverse voordelen. Voorgesteld wordt om de nieuwste versie van SAP XI in 2013 te implementeren. BV 07 – Upgrade SRM 5.0 naar 7.0

CAT A

Binnen de universiteit Leiden worden 2 systemen ingezet voor de verplichtingenadministratie: Lotus Notes inkoopapplicatie (bij de faculteit W&N) en SRM (E-procurement). De Lotus Notes applicatie zal worden uitgefaseerd binnen W&N en worden vervangen door SRM, mede vanwege de koppeling met de met het gevaarlijke stoffen registratiesysteem GROS. Voor het FSSC zal vervanging van de Lotes Notes applicatie een grote efficiencywinst opleveren. Inzet van SRM betekent namelijk een totale integratie met de financiële administratie. Daarnaast ondersteunt SRM de vereiste functiescheiding in het bestelproces. De Lotus Notes applicatie is ca 12 jaar geleden speciaal ontwikkeld voor W&N. Deze applicatie wordt als zeer gebruikersvriendelijk ervaren. De SRM-gebruikers ervaren de applicatie – ondank het vele maatwerk – nog steeds als gebruikersonvriendelijk. Om de acceptatiegraad van een geautomatiseerd (standaard)bestelproces bij de voor de Universiteit geselecteerde leveranciers te vergroten wordt geadviseerd om een upgrade te realiseren van de huidige SRM-omgeving. Voorstel is om dit project in de loop van 2012 te starten door gebruik te maken van het reeds gereserveerde budget. De aanvraag voor 2013 is aanvullend omdat in de eerdere aanvraag een verkeerde aanname was gedaan. De zogenaamde fixed price die SAP noemde bleek bij nader inzien maar voor één omgeving te zijn. Nu is er gekozen om met een andere partij in zee te gaan en dat heeft geleid tot een ander kostenplaatje. Het resultaat van het project is: -

-

Een ingericht, getest en operationeel SRM 7.0 systeem, dat dezelfde processen ondersteunt als het huidige SRM 5.0 systeem. De bij deze processen in gebruik zijnde schermen zullen allemaal zo veel mogelijk aangepast worden aan onze situatie en gebruikerswensen Controle bestaande functionaliteit(en) en maatwerk programmatuur. Aan de nieuwe situatie aangepaste documentatie (customizing / maatwerk / gebruikersinstructie / opleidingsmateriaal).


pagina 23 van 27

BV 08 – ICT aanvragen van self service

CAT C1

Door het FSSC wordt regelmatig opgemerkt dat veel bestellingen van ICT middelen via diverse bestelstromen lopen, met name mobiele telefoons, laptops etc. Voor de bedrijfsvoering van de universiteit is het van belang dat wildgroei in bestellen van ICT middelen wordt beteugeld en dat het bestelproces wordt gestroomlijnd via het ISSC loket, o.a. vanwege Europese aanbestedingsregels en de wettelijke verplichtingen tbv de Werk Kosten Regeling. Om dit te bereiken moet aan 2 randvoorwaarden worden voldaan: (1) Contract management goed inrichten: dit wordt in 2012 nog opgestart en uitgevoerd (2) Een laagdrempelige toegang voor ICT aanvragen die aansluit op de autorisatiestructuur door budgethouders Voor het realiseren van een betere toegang voor ICT aanvragen zijn er drie mogelijkheden: -

Via webformulieren (jotforms). Dit is de huidige situatie waarin de aanvrager steeds zijn eigen gegevens in moet vullen, die vervolgens door de ISSC helpdesk handmatig naar de juiste “autorisator” worden verstuurd. Dit is vaak niet de budgethouder maar juist een informatie manager, die ervoor verantwoordelijk is om binnen de organisatie de juiste goedkeuring te halen. De formulieren zijn foutgevoelig en niet erg gebruikersvriendelijk.

-

Topdesk. Dit het service management tool van het ISSC. Dit tool biedt een portal die nu door de helpdesk wordt gebruik ook ter beschikking kan worden gesteld aan alle eindgebruikers (medewerkers, studenten en gasten van de universiteit leiden). Dit tool is om meerdere redenen minder geschikt.

-

De SAP selfservice portal biedt een goede mogelijkheid voor het realiseren van ICT aanvragen omdat dit het bronsysteem is voor de autorisatiestructuur en tevens al steeds meer in gebruik is voor andere medewerker aanvragen.

Met het project wordt voorgesteld om in de SAP selfservice portal het aanvragen van ICT middelen door medewerkers te realiseren, inclusief het autorisatie traject. Het betreft alle aanvragen aan het ISSC die als service request gedefinieerd zijn en die autorisatie behoeven op basis van budget. LET OP: er is een relatie tussen dit project en project BV01 (invoering van Adobe interactive forms). De BCI wijst er op dat voorafgaand aan de start van beide projecten een keuze moet worden gemaakt over het gebruik van Adobe voor de BV08.

BV 09 – invoering ULCN webtools

CAT C3

De webtools van ULCN omvatten verschillende applicaties, waarmee diverse gebruikersgroepen ULCN-gerelateerde toepassingen kunnen uitvoeren. De tools omvatten onder andere: -

GMS (het Gasten Management Systeem, het gehele bronsysteem inclusief front-end voor het invoeren en beheren van gasten/externen), uHelpdesktool (voor het resetten van wachtwoorden door helpdeskmedewerkers), Bulkmailer (voor het verzenden van bulkmails, zoals de universitaire nieuwsbrieven), uPrefs (voor het individueel aanpassen van wachtwoorden),


pagina 24 van 27

-

uPhoto (voor het maken van foto’s door baliemedewerkers) en uWebguide (voor het opzoeken van gegevens over uAccounts).

Bij het vertrek van de programmeur, begin 2010, is er in aanzet een nieuwe, majeure, release opgeleverd. Deze release omvat onder andere de vervanging van het huidige framework, waar alle tools in zijn ondergebracht, door een nieuwere, beter onderhoudbare versie. Deze release is echter nooit verder uitgewerkt en geïmplementeerd. Het onderhoud op alle webtools is, in afwachting van de selectie van een vaste ontwikkelpartner, tot het minimum beperkt omdat het uiteindelijke doel was deze nieuwe release in productie te nemen. Alle gebruikerswensen zijn derhalve vastgehouden en niet uitgevoerd. Inmiddels is er een vaste partner geselecteerd en daardoor is het mogelijk om alle wensen die in de afgelopen periode zijn opgespaard grotendeels te verwerken in een nieuwe release. Indien er niet overgegaan wordt naar een nieuw framework, zullen de webtools uiteindelijk alleen nog onderhouden kunnen worden tegen onverantwoord hoge kosten. Daar komt bij dat al het onderhoud dat op de huidige versie gedaan wordt ook op de nieuwe versie aangebracht moet worden, waardoor er sprake is van een dubbele investering. Naast het weer up to date krijgen van het framework en het repareren van fouten (bugfixes), zullen ook een aantal aanpassingen in de afzonderlijke tools worden doorgevoerd. Zo zal de Bulkmailer aangepast worden aan het toenemende gebruik binnen de faculteiten en zal het mogelijk worden om bulkmails te versturen aan alle studenten van één opleiding. Het GMS kent normaliter twee releases per jaar. Dit waren er de afgelopen twee jaar nul. Binnen het GMS zullen onder andere voorzieningen opgeleverd worden voor het aanmaken van kortlopende congresaccounts, waardoor de Universiteit Leiden diverse groepen beter kan laten deelnemen aan alle voorzieningen. Deze release zorgt er voor dat de webtools van ULCN weer aan de gebruikerswensen voldoen en er een omgeving staat die beter te onderhouden is. BV 10 – ULCN: Verbetering verstrekking account ULCN webtools

CAT C2

Op dit moment vindt alle communicatie over accounts en wachtwoorden plaats via balies of via reguliere post. Sinds twee jaar is het mogelijk om een wachtwoord via een vooraf geregistreerd mobiel nummer te laten verstrekken (sms-bericht) door de helpdesk. Dit is geheel conform het beveiligingsbeleid. De kosten voor deze manier van werken zijn aanzienlijk, daar een deel wel geautomatiseerd verloopt, maar er ook veel handmatige acties worden gedaan. Het betreft dan de initiële accountverstrekking: als de student voor het eerst komt studeren of de medewerker net is aangesteld, en het verstrekken van zogeheten ‘vergeten wachtwoorden’. Naast de noodzakelijke handmatige acties, bestaan er ook nog de problemen met buitenlandse adressen en de foutieve adressen. In deze gevallen is verzending via de reguliere post niet of nauwelijks mogelijk. Zo is er op dit moment op verzoek van SOZ een handmatige procedure ingericht, waarbij met de hand berichten verstuurd worden naar alle studenten met een buitenlands adres. Het betreft meer dan 1500 gevallen. Voor deze procedure is, met toestemming, een uitzondering op het beveiligingsbeleid gemaakt. Er zijn inmiddels verschillende mogelijkheden op de markt om accountgegevens op een veilige manier beschikbaar te stellen aan de eindgebruiker, zonder dat dit veel handmatige actie vergt of verzending van brieven. Een gebruiker kan bijvoorbeeld zelf zijn/haar wachtwoord resetten zonder


pagina 25 van 27

tussenkomst van een helpdesk. Voorwaarde is dat de gekozen werkwijze past binnen het beveiligingsbeleid van de Universiteit Leiden.

BV 11 – Invoering van E-recruitment

CAT C3

De aanleiding tot dit project is tweeledig. De huidige wijze waarop de universiteit werft brengt met zich mee dat het werven en selecteren van toekomstige medewerkers leidt tot een hoge mate aan administratieve handmatige handelingen. Gebleken is dat de mogelijkheid bestaat om deze middels een recruitment systeem te digitaliseren. Ten tweede beschikken wij nu over weinig sturingsinformatie m.b.t. de effectiviteit van onze arbeidsmarktinspanningen. Een recruitment systeem kan hierin voorzien. De universiteit heeft inmiddels stappen gezet op het gebied van E-HRM. In lijn met deze ontwikkelingen is onderzocht of het digitaliseren van het werving- en selectieproces een goede vervolgstap kan zijn. Het systeem moet er voor zorgen dat het proces vereenvoudigt, het proces efficiënter en effectiever wordt ingericht, administratieve handelingen worden verlicht en managementinformatie wordt gegenereerd. Een uitgebreid programma van eisen is beschikbaar en op basis daarvan ook een voorlopige keuze voor een leverancier. Voor de organisatie vraagt de aanschaf van een recruitment systeem om een investering. Het systeem zal beheerd moeten worden. Dit betekent een goede SLA met een externe partij of dit vraagt extra capaciteit van Functioneel Beheer. Daarnaast vraagt het beheer van het sollicitatieproces mogelijk om een verplaatsing van een aantal taken van secretariaten naar P&O. In de nog op te stellen PID zullen de definitieve keuzes over het systeem, de implementatie en functioneel beheerorganisatie en de hosting/housing worden uitgewerkt. De kosten van het project zijn gebaseerd op bestaande offertes.

BV 12 – Onderzoek naar nieuw systeem voor E-stemmen

CAT B

De universiteit moet op zoek naar een ander systeem dat wordt gebruikt om te stemmen voor universiteitsraad , faculteitsraden en andere medezeggenschapsorganen. Het huidige systeem, beheerd door Capgemini is “end of life” en biedt niet een aantal gewenste nieuwe functies. Dit kleine project betreft alleen het onderzoek naar zo’n nieuw systeem. Er wordt o.a. gekeken naar systemen en ervaringen van zusterinstellingen. BV 13 – Fase 3 E-reports

CAT C1

Management rapportages, gebaseerd op een datawarehouse, gebruik makend van moderne tools (zoals SAP- Business Warehouse en Business Objects) vormen een belangrijk instrument in de informatievoorziening van de Leidse universiteit. Het meerjarige project E-reports dat in 2009 met dit doel is gestart heeft inmiddels een groot aantal – breed gebruikte - rapportages opgeleverd. Het project richtte zich primair op kengetallen rapportages t.b.v. universitair bestuur, beleidsmedewerkers, voorlichters en andere functionarissen die voor hun werkzaamheden cijfermatige informatie nodig hebben.


pagina 26 van 27

De rapportages spelen inmiddels een belangrijke ondersteunende rol in de besturing van universitaire processen en in de verantwoording naar externe partijen zoals OCW. Voor een overzicht van de inmiddels gerealiseerde rapportages. In 2012 zijn voor het project E-reports geen extra middelen beschikbaar gesteld door de BCI. Dat betekende dat er maar op een zeer beperkte schaal nieuwe rapportages zijn gebouwd en dat er vooral is geïnvesteerd in de opbouw van eigen expertise en kennisvergroting bij de faculteiten (d.m.v. trainingen en lokale ondersteuning). Inmiddels is echter om verschillende redenen een “doorstart” van E-Reports noodzakelijk: - Er zijn diverse nieuwe informatievragen gekomen, onder meer op het terrein van de prestatieafspraken met OCW. - SOZ en enkele faculteiten/eenheden zien graag ook operationele rapportages in E-Reports. Het gaat om rapportages die niet beschikbaar zijn in uSis en met de beschikbare tools van FB SOZ niet makkelijk te leveren zijn. De uitbreiding vereist een vergaande herinrichting en uitbreiding van onderwijsdeel van E-Reports (nieuwe gegevens, nieuwe gebruikersgroep, nieuwe soort rapporten). Mogelijk bestaat hiervoor ook bij de SANS-partners belangstelling. - Tevens moet de uitgestelde upgrade naar BO versie 4.0 plaatsvinden (de licentie van versie BOXI loopt eind 2013 af). Met BO versie 4.0 is het ook eindelijk mogelijk om te komen tot een integratie van de BW- en BO-rapportages. - Het functioneel beheer van de BW- en BO-omgeving is nog altijd gescheiden. In het kader van dit project zouden deze taken definitief belegd moeten worden.

BV 14 – Opvolger Docman -

CAT B

Het huidige systeem Docman is aan vervanging toe. FB-BV wil in 2013 gaan onderzoeken aan welke eisen een nieuw document management systeem zou moeten voldoen. Daarna zou een shortlist van mogelijke leveranciers moeten worden opgesteld. Het opstellen van een programma van eisen zal worden uitgevoerd in gezamenlijkheid met een externe partner. De aanvraag voor de BCI heeft uitsluitend betrekking op het onderzoek naar de wensen en eisen voor een nieuw document management systeem.


pagina 27 van 27

Projectenkalender ICT 2013

Recommend Documents