Benson In de methode van Benson gaat het om het kiezen van de juiste ICT-projecten op basis van de strategische keuzes van een organisatie(onderdeel). Het originele model is complexer dan op de volgende pagina’s is aangegeven. De 7 stappen van dit document geeft echter een goede aanpak van de discussies die plaats moeten vinden bij het bepalen van de juiste prioriteiten.
Strategische intenties
Strat. Intenties scoren
Prioriteiten
3 1
2 Projecten
Projecten scoren Op strat intenties
Prioriteiten
6 4
5 Scoren op service, risico en financiën
7
In deze opdracht worden de eerst 6 stappen uitgevoerd. Stap 7 kan eventueel gedaan worden wanneer de tijd dat toelaat. De stappen zijn als volgt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Individueel bepalen van strategische intenties voor de organisatie Verzamelen van de intenties van de groep en individueel scoren Scores optellen, vaststellen van prioriteiten Individueel bedenken van projecten om strategische intenties waar te maken Verzamelen van de projectideeën van de groep en individueel scoren Scores wegen en optellen, vaststellen van prioriteiten Elementen zoals service, risico en financiën meenemen
Per fase is een formulier beschikbaar.
© Jan Bartling
1
Stap 1: Strategische intenties Vul individueel de volgende tabel in. Wat is belangrijk voor de organisatie. Voorbeelden zijn (vanuit andere branches): -
Economische groei: Efficienter werken, door het standaardiseren van processen; Klanttevredenheid verhogen door de communicatie met de klant te vergroten; Marktkennis vergroten door betere informatie; Klantentrouw versterken door regelmatig contact met klanten.
1
2
3
4
© Jan Bartling
2
Stap 2 en 3: Verzamelen en scoren Verzamel alle strategische intenties van jouw groep in de volgende tabel. Voeg eventueel vrijwel gelijke formuleringen samen. Ieder lid van de groep krijgt 100 punten om te verdelen over de verschillende strategische intenties (individueel scoren!). Zet vervolgens deze scores in de tabel. Noteer van elkaar de scores, tel ze op en bereken het gemiddelde. Strategische intenties
© Jan Bartling
Persoonlijke scores (100 punten verdelen per persoon)
Tot
Gem
3
Stap 4: Projecten Bedenk individueel 5 projecten die mogelijk zouden kunnen bijdragen aan de strategische intenties die genoemd zijn. Dat kunnen bijvoorbeeld de volgende projecten zijn: - implementatie van weblogs in het onderwijs; - inschrijving van deelnemers via de website; - crm-systeem gebruiken voor bijhouden gegevens oud-leerlingen; - nieuw financieel systeem met management rapportages. 1
2
3
4
5
© Jan Bartling
4
Stap 5 en 6: Projecten beoordelen en prioriteit bepalen Noteer de projecten uit stap 4 in de volgende tabel. Neem ook de gem. score uit stap 3 over in de tabel. Geef vervolgens als groep gezamenlijk bij elk project aan in hoeverre deze bijdraagt aan een strategisch doel, volgens de volgende puntendeling: 0 = geen relatie 1 = indirecte relatie 2 = gerelateerd 3 = belangrijk 4 = zeer belangrijk 5 = kritisch Vermenigvuldig deze punten met de gem. score van de strategische intenties en tel de berekende waarden op. De hoogste score is het meest waardevolle project. Projecten met 0 punten zijn niet relevant (voor de strategische doelen). Strategische intentie Projecten
1
2
3
4
Strategische intentie 5
1
2
3
4
5
Tot
Weging: gem.score Strategische intentie (stap 3)
© Jan Bartling
5
Voorbeeld Strategische intentie Projecten
CRM systeem implementeren voor oud-leerlingen
1
2
3
4
Strategische intentie 5
1
2
3
4
5
Tot
Weging: gem.score Strategische intentie (stap 3)
10
15
40
25
10
1
3
0
5
0
10
45
0
125
0
180
0
0
5
0
0
0
0
200
0
0
200
1
2
4
0
3
10
30
160
0
30
230
Weblogs gebruiken in onderwijs
Ontwikkelomgeving voor docenten
© Jan Bartling
6
Stap 7: Projecten beoordelen naar aanleiding van andere elementen Beoordeel als groep de gekozen projecten ook op de volgende aspecten: Service en kwaliteit - Benodigde services - Benodigd beheer - Benodigde beschikbaarheid Risico en onzekerheid - Afbreukrisico voor de business - Technologisch risico - Implementatierisico - Project risico Financiën - Ontwikkelingskosten - Beheerskosten - ROI Maak vervolgens gezamenlijk de afweging welke projecten uitgevoerd zouden moeten worden.
© Jan Bartling
7
