Project «Onderhoud DWH Risicobeheer»

20/06/2011

Bestek Maintenance Dartawarehouse Risicobeheer

FOD Financiën Stafdienst ICT

Algemene offerteaanvraag met bekendmaking Bestek

Regels en voorwaarden betreffende de indiening van offertes voor de uitvoering van het

Onderhoud van programmatuur van datawarehouse risicobeheer

Project « Onderhoud DWH Risicobeheer»

Datum van de zitting voor de opening van de offertes : 12 juli 2011 om 10 u.

1

20/06/2011


Inhoudstafel Algemene offerteaanvraag met bekendmaking ................................................................................... 1 1

Deel A : Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht.................................................. 5 1.1

Identificatie van de opdracht ........................................................................................................................ 5

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10

1.2

Beschikkingen die de opdracht regelen........................................................................................................ 8

1.2.1 1.2.2

1.3

Wetgeving .....................................................................................................................................................................8 Documenten eigen aan de opdracht...............................................................................................................................8

Gunning van de opdracht .............................................................................................................................. 9

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5

2

Aanbestedende overheid................................................................................................................................................5 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht .................................................................................................5 Inleiding ........................................................................................................................................................................5 Voorwerp van de opdracht ............................................................................................................................................5 Onverenigbaarheden......................................................................................................................................................6 Kwalificatie van de opdracht.........................................................................................................................................6 Procedure voor latere onderhandeling...........................................................................................................................6 Gunningswijze...............................................................................................................................................................7 Duur van de geldigheid van de opdracht en opzeggingen .............................................................................................7 Leidinggevende dienst ..............................................................................................................................................8

Infosessie.......................................................................................................................................................................9 Indiening en opening van de offertes ............................................................................................................................9 Vereisten ten aanzien van de offertes ..........................................................................................................................11 Prijs van de opdracht ...................................................................................................................................................13 Gunningsprocedure van de opdracht ...........................................................................................................................15

Deel B : Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht ............................................... 23 2.1

Kennisgeving................................................................................................................................................. 23

2.2

Borgstelling ................................................................................................................................................... 23

2.3

Aansprakelijkheid van de inschrijver ........................................................................................................ 25

2.4

Uitvoering van de diensten .......................................................................................................................... 25

2.4.1 2.4.2

Termijnen en clausules................................................................................................................................................25 Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten ........................................................................26

2.5

Onderaannemers .......................................................................................................................................... 28

2.6

Personeel van de aannemer ......................................................................................................................... 31

2.7

Organisatie van opleidingen........................................................................................................................ 32

2.8

Documentatie ................................................................................................................................................ 32

2.9

Taken van de medewerkers van de FOD Financiën ................................................................................. 32

2.9.1 2.9.2

Generieke taken...........................................................................................................................................................32 Taken in co-sourcing ...................................................................................................................................................33

2.10

Planning ........................................................................................................................................................ 33

2.11

Opvolging van de uitvoering van het contract........................................................................................... 33

2.11.1 2.11.2 2.11.3 2.11.4 2.11.5 2.11.6 2.11.7

2.12

Ingezette middelen ..................................................................................................................................................33 Stuurgroep...............................................................................................................................................................33 Kick-off meeting.....................................................................................................................................................33 Wekelijkse projectteamvergadering........................................................................................................................34 Maandelijkse opvolgingsvergadering .....................................................................................................................34 Rapportering ...........................................................................................................................................................34 Controle door derden ..............................................................................................................................................34

Opleveringen................................................................................................................................................. 34 2

20/06/2011


2.12.1 2.12.2 2.12.3 2.12.4 2.12.5 2.12.6 2.12.7 2.12.8

3

2.13

Facturatie en betaling van de diensten....................................................................................................... 37

2.14

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener .................................................................................... 37

2.15

Eigendom ...................................................................................................................................................... 39

2.16

Publiciteit – Referenties ............................................................................................................................... 39

2.17

Overdraagbaarheid...................................................................................................................................... 39

2.18

Verweermiddelen van de administratie – Geschillen................................................................................ 40

Deel C : Algemene beschrijving van de opdracht.................................................................................. 41 3.1

Inleiding ........................................................................................................................................................ 41

3.2

Voorwerp van de consultatie....................................................................................................................... 41

3.3

Omschrijving van DWH voor risicobeheer................................................................................................ 42

3.3.1 3.3.2 3.3.3

3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.4.7

3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4

Risicobeheer ................................................................................................................................................................42 BI-omgeving in het kader van risicobeheer.................................................................................................................42 Beschikbare documentatie...........................................................................................................................................43

Uit te voeren werk ........................................................................................................................................ 44 Bugfixes, oplossen van problemen en incidenten in het kader van datawarehousebeheer ..........................................45 Major changes in de ETL ............................................................................................................................................45 Integratie DWH I en DWH II......................................................................................................................................45 Architectuur.................................................................................................................................................................46 Uitvoering van migraties .............................................................................................................................................46 Datamarts & Datamining.............................................................................................................................................46 Werken in het kader van de bescherming van de persoonlijke levensfeer ..................................................................46

Personeelsaspecten ....................................................................................................................................... 46 Personeel voor het uitvoeren van werken....................................................................................................................46 Het ingezette personeel ...............................................................................................................................................48 Continuïteit van de dienstverlening en kennispool......................................................................................................49 Beschikbaarheid ..........................................................................................................................................................49

3.6

Overzicht werken & personeel.................................................................................................................... 49

3.7

Organisationele aspecten ............................................................................................................................. 50

3.7.1 3.7.2 3.7.3

3.8 3.8.1 3.8.2

4

Leveringen en installatie .........................................................................................................................................34 Technische specificaties..........................................................................................................................................35 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten ........................................................................35 Controlewerkzaamheden.........................................................................................................................................35 Gedeeltelijke voorlopige opleveringen ...................................................................................................................36 Definitieve opleveringen.........................................................................................................................................36 Opleveringsmodaliteiten .........................................................................................................................................37 Garantie...................................................................................................................................................................37

Projectmatige aanpak ..................................................................................................................................................50 Overdraagbaarheid ......................................................................................................................................................50 Adviesfunctie ..............................................................................................................................................................50

Co-sourcing................................................................................................................................................... 51 Structuur en werking ...................................................................................................................................................51 Beschrijving van beschikbare profielen ......................................................................................................................51

Deel D : Bijlagen..................................................................................................................................... 54 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3

Bijlage A: Administratieve Aspecten.......................................................................................................... 54 Voorwerp van de inschrijving .....................................................................................................................................54 Identificatie van de inschrijver ....................................................................................................................................54 Gestanddoeningstermijn van de inschrijving ..............................................................................................................55

4.2

Bijlage B : Inventaris – prijstabellen......................................................................................................... 57

4.3

Bijlage C : Model van vraag en antwoord ................................................................................................. 59

4.4

Bijlage D : Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers ............................................ 60 3

20/06/2011

4.5


Bijlage E : Model van formulier voor presentatie van referenties........................................................... 61

4

20/06/2011


1 Deel A : Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1

1.1.1

Identificatie van de opdracht

Aanbestedende overheid Aanbestedende overheid :

1.1.2

Federale Overheidsdienst Financiën

Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidinggevende dienst :

FOD Financiën, Stafdienst ICT North Galaxy Koning Albert II-laan 33 bus 95 Toren C, 5de verdieping 1030 Brussel

Leidinggevende ambtenaar: M. L. COLLET, Directeur van de Stafdienst ICT

Contactpersoon

:

Martin Peynsaert, Directeur Datawarehouse Email : [email protected] Tel. : 0257/6.64.77

Elke briefwisseling met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht dient gericht te worden aan volgend adres : FOD Financiën Projectteam “maintenance datawarehouse risicobeheer” North Galaxy, Toren C Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel [email protected] 1.1.3

Inleiding In het project Datawarehouse en Risicoanalyse werden release 1 en 2 uitgevoerd overeenkomstig de voorstudie “Datawarehouse Risicobeheer”, hetgeen DWH I omvat. De ontwikkeling van release 3 van het datawarehouse Risicobeheer (inclusief bijkomende bronnen van D&A) is in uitvoering. Deze laatste ontwikkeling kadert in de ontwikkeling van DWH II. Voor het onderhoud van dit datawarehouse Risicobeheer en de verdere integratie van de releases, wil de FOD Financiën beroep doen op externe medewerkers, gedurende een periode van 2 jaar die een maximaal aantal mandagen van 1000 zullen presteren.

1.1.4

Voorwerp van de opdracht De onderhavige consultatie heeft betrekking op het onderhoud van het datawarehouse risicobeheer. De opdracht, zoals die hierna verder uitgewerkt is, zal o.a. volgende aspecten omvatten: •

Prioritair: de integratie van de verschillende releases moet leiden tot een aanzienlijke, verhoogde 5

20/06/2011

• • •

• • • • • • • •


valorisatie naar de eindgebruikers: een intensifiëring van rapportering, datamarts, aanlevering van gegevenssets naar dataminers,... Waar mogelijk, een optimalisering door vereenvoudiging van het technisch design met het oog op ETL-performantiewinsten en uniformisatie tussen de releases (ETL: extract – transform –load) Een revaluatie van de businessbehoeften m.b.t. de frequentie van de bestaande ETL-flows Betreffende de toevoeging van nieuwe databanken in het datawarehouse wordt voorrang gegeven aan degene die een versnelde afbouw van verouderde inputstromen mogelijk maken. Bij oplevering van deze release moeten alle belangrijke databanken, zeker deze van transversaal belang, in het datawarehouse (DB2) beschikbaar zijn, de nodige ETL's hiervoor uitgewerkt en, indien relevant, de creatie van views of datamarts op gebruikersmaat. Oplossen van bugs, problemen en incidenten in het kader van het beheer van het datawarehouse. Uitvoering van aanpassingen (adaptief zowel als preventief), waarbij verwacht worden dat het volledige traject van functionele en technische analyse, over programmatie en testen wordt doorlopen. Kwaliteitsbewaking Onderhoud van de documentatie De nodige omkadering zoals bv. Projectbeheer Het uitvoeren van migraties Advies wat betreft architectuurkeuzes Het uitvoeren van werken in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De aanbestedende overheid wenst er ook de nadruk op te leggen dat volgende punten GEEN deel uitmaken van de opdracht: • In productie stelling van de software • Het onderhoud van hun operatingsystemen en systeembeheer • User management

1.1.5

Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de incompatibiliteiten. Art. 78 - § 1 – Moet worden uitgesloten: de vraag tot deelname of de offerte, ingediend voor een openbare opdracht van werken, leveringen of diensten, vanwege elke persoon die werd belast met het onderzoek, het uittesten, de studie of de ontwikkeling van deze werken, leveringen of diensten, indien deze persoon uit hoofde van zijn prestaties geniet van een voordeel dat de normale concurrentievoorwaarden kan vervalsen. Vooraleer om die reden de vraag tot deelname of de offerte van de betreffende persoon te verwerpen, nodigt de aanbestedende overheid deze laatste echter uit via een aangetekend schrijven om schriftelijk de relevante bewijzen voor te leggen op basis waarvan de aanbestedende overheid kan stellen dat deze persoon niet geniet van een dergelijk voordeel. Deze formaliteit is niet vereist indien deze bewijsstukken werden gevoegd bij de vraag tot deelname of de offerte.

1.1.6

Kwalificatie van de opdracht Opdracht van diensten.

1.1.7

Procedure voor latere onderhandeling De Aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om een beroep te doen op de procedure voor onderhandeling zonder publiciteit, voorzien in artikel 17 §2, 2°, b van de wet van 24 december 6

20/06/2011


1993, voor prestaties van nieuwe diensten die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die aan de aannemer van deze opdracht werden toegewezen, en dit binnen drie jaar na de toewijzing ervan. 1.1.8

Gunningswijze De gekozen procedure is deze van de algemene offerteaanvraag met publiciteit op Europees vlak (art. 53 § 3, 3° van het Koninklijk Besluit van 8 j anuari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken). In toepassing van artikel 18 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de gunning van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zonodig op een andere wijze. Onder een opdracht die is onderworpen aan bestellingen, moet worden verstaan dat de opdracht, zodra er een dienstverlener is aangeduid, zal worden uitgevoerd, hetzij naar aanleiding van één enkele bestelling, hetzij via opeenvolgende bestellingen die zijn gespreid in de tijd en dit voor de hele geldigheidstermijn van de opdracht. Op het ogenblik van de notificatie verwittigt de aanbestedende overheid de dienstenverlener van wie de offerte is weerhouden. De gunning steunt op de eenheidsprijzen die aangeduid zijn door de dienstenverlener op de inventaris, die aan zijn offerte is gehecht. De aanbestedende overheid beslist, in functie van zijn behoeften, het aantal en de aard van de te realiseren prestaties op basis van de aanvaarde eenheidsprijzen. Deze prestaties maken het voorwerp uit van een enkele bestelling of van meerdere aparte bestellingen op de dezelfde dag of van verschillende data. Elke bestelling brengt een goed vastgestelde uitvoeringstermijn met zich mee en vormt een aparte opdracht die onderworpen is aan de voorschriften van het bijzonder bestek. De gunning van de opdracht verleent aan de dienstenverlener geen enkele exclusiviteitrecht. Dit wil zeggen dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om opdrachten, zoals ze in dit lastenboek omschreven worden, te gunnen aan (derde) aannemers, andere dan deze aan wie voorliggende opdracht is gegund. De aanbestedende overheid kan dit doen gedurende de volledige geldigheidsperiode van deze opdracht en dit zonder dat de aannemer van voorliggende opdracht aanspraak kan maken op enige vorm van schadeloosstelling. Het beslissingsrecht betreffende het gunnen van zo’n opdracht aan een derde aannemer blijft volledig bij de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid moet hiervoor geen toestemming vragen aan de aannemer van voorliggende opdracht.

1.1.9

Duur van de geldigheid van de opdracht en opzeggingen De geldigheidsduur van de opdracht is de periode waarin er bestellingen kunnen worden overgemaakt aan de dienstverlener. Deze termijn is bepaald op 2 (twee) jaar. Hij neemt een aanvang op datum van de kick off. De kick off zelf wordt gehouden ten laatste 1 (één) maand na de datum vermeld op de brief met de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte. De periode van twee jaar kan, op vraag van de aanbestedende overheid en middels goedkeuring van deze beslissing door het stuurgroep, met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract. Een verlenging van één jaar zal staan voor maximaal 200 mandagen. De dienstverlener aan wie de opdracht wordt toegewezen, blijft dus geëngageerd gedurende heel deze termijn van 2 jaar en de eventuele verlengingen. Toch beschikt de aanbestedende overheid over de mogelijkheid om voortijdig een einde te stellen aan de opdracht, en dit via een aangetekend schrijven die minstens drie maanden voor de in die brief gesteld vervaldag is opgenomen. De dienstverlener kan in dit geval geen aanspraak maken op enigerlei schadeloosstelling. 7

20/06/2011


1.1.10 Leidinggevende dienst De leidinggevende dienst in de zin van de artikels 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de stafdienst ICT. Uitsluitend deze dienst is bevoegd om de opdracht te superviseren en te controleren. 1.2

Beschikkingen die de opdracht regelen

1.2.1

Wetgeving • • • • •

1.2.2 1.2.2.1

Documenten eigen aan de opdracht De documenten van de aanbestedende overheid • •

• 1.2.2.2

Onderhavig bijzonder bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de onderhavige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de Administratie verstrekte antwoorden).

De documenten van de inschrijver • •

1.2.2.3

De wet van 24 december 1993 (B.S. van 22.1.1994 en errata bij B.S. van 25.2.1997) met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde contracten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26.1.1996 en errata bij B.S. van 25.2.1997) betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (B.S. van 18.10.1996) dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en voor concessies voor openbare werken. De bijlage bij het voorgaande koninklijk besluit van 26 september 1996, de Algemene Aannemingsvoorwaarden genoemd. Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten, die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

De offerte van de aannemer. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van verzoeken om opheldering.

Andere documenten De volgende documenten vormen een onontbeerlijke bron van informatie voor een goed inzicht in de opdracht. • •

Coperfin documentatie: http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/coperfin-library.htm & http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/coperfin-documents.htm ICT-fundamenten : http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B 8

20/06/2011

1.3


Gunning van de opdracht

1.3.1

Infosessie Gelet op de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten een enige informatiesessie te organiseren ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Datum: 17 juni 2011 om 10 u. Plaats: FOD Financiën, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel, North Galaxy, Zaal Mandarijn Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 13 juni 2011 werden ingediend via het document in bijlage C. Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheet-bestand als bijlage, op het adres [email protected].

Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang van de taal). Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich vooraf bekend te maken met een e-mail aan het [email protected] adres en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen in het bijzondere bestek onvolkomenheden, onduidelijkheden enz. opmerken, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie. Evenzo, indien ze opmerken dat de aanbestedende overheid bepaalde kenmerken, bestanddelen of functies heeft vergeten die onontbeerlijk zijn of die de werking of de doeltreffendheid van het systeem gunstig zouden kunnen beïnvloeden, worden ze ertoe aangezet, zulks vóór de infosessie te laten weten volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De aanbestedende overheid hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit dit bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk de dag voor de infosessie. In voorkomend geval zal de aanbestedende overheid, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om daarmee rekening te houden. 1.3.2 1.3.2.1

Indiening en opening van de offertes Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de uiterste ontvangstdatum. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. 9

20/06/2011


Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: • •

NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected] FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected]

Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996.

10

20/06/2011


Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram of telefax worden medegedeeld voor zover zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent. 1.3.2.2

Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes worden geopend zal plaatsvinden op 12 juli 2011 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine Zaal.

1.3.2.3

Geldigheidsduur van de offertes De geldigheidsduur van de offertes mag niet korter zijn dan 240 dagenkalender. Deze geldigheidsduur neemt een aanvang op de uiterste datum die werd vastgelegd voor de indiening van de offertes. Gedurende deze periode kan er geen enkele prijsherziening worden toegepast.

1.3.2.4

1.3.2.5

Varianten De inschrijver is niet gemachtigd om varianten op zijn offerte in te dienen. Tijdelijke vennootschappen of analoge vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid De overhandiging van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de uitsluitingscriteria verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige aanbesteding.

1.3.3

Vereisten ten aanzien van de offertes

De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bijzondere bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. 11

20/06/2011


De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bijzonder bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. Clausule betreffende de vertrouwelijkheid: Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als mandataris/gevolmachtigde en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat: • deze gegevens en de resultaten van de verwerking van de bewuste gegevens zullen enkel en alleen gebruikt worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • ze zullen niet verspreid noch gekopieerd worden, • Ze zullen niet langer bewaard worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden in volgende vier delen:

Deel 1 – Administratief gedeelte A. Inschrijvingsformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie

Situatie van uitsluiting

Economische en financiële capaciteit

Technische capaciteit

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De antwoorden op de prijstabel : de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 – Technisch voorstel Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd.

12

20/06/2011


Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een continue en ononderbroken nummering voorzien worden. Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.

Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten.

Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): • • • •

1.3.4

Het inschijvingsformulier: zie “bijlage: inschijvingsformulier” Het formulier prijstabel: zie “bijlage: prijstabel – inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”

Prijs van de opdracht De opdracht is volgens prijslijst.

1.3.4.1

Munteenheid De prijzen moeten worden opgegeven in euro (EUR).

1.3.4.2

Prijsherziening 1. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. 2. De regels voor de prijsherziening zijn: a. de prijzen kunnen jaarlijks herzien worden 13

20/06/2011


b. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.vStafdienst B&CG, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 3. de prijsherziening gaat in op: a. de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn b. de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekende schrijven als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1e dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die na de eerstvolgende jaardag zullen gepresteerd worden) 4. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P= herziene prijs P0= initiële prijs S0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be 5. de prijzen van de diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels 6. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de Aanbestedende Overheid 1.3.4.3

Clausule van meest bevoordeelde klant De inschrijvers (en dus ook de aannemer na de gunning van de opdracht) verbinden zich ertoe ten opzichte van de aanbestedende overheid, op elk moment, de prijsvoorwaarden toe te kennen van de meest bevoordeelde klant in België, en zulks voor alle prestaties, producten en diensten welke zij aan de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht zullen leveren.

14

20/06/2011

1.3.4.4


Kosten De prijzen bevatten alle mogelijke onkosten (secretariaat, verplaatsing,…).

1.3.5

Gunningsprocedure van de opdracht Alleen de offertes van de kandidaten die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria, worden in aanmerking genomen voor de beoordeling van de offertes, voor zover deze offertes regelmatig zijn. Er wordt tevens gevraagd om bijzonder veel aandacht te besteden aan een duidelijke en precieze presentatie van de gevraagde inlichtingen.

1.3.5.1

Criteria van de kwalitatieve selectie De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het K.B. van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bijzondere bestek. Deze eerste selectiefase zal worden uitgevoerd op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria : 1.3.5.1.1

Uitsluitingscriteria

Administratieve vereenvoudiging

Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het

15

20/06/2011


verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt

de aanbestedende overheid een gecorrigeerde

rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.

De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

Eerste uitsluitingscriterium. § 1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet in orde zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

Is in orde met de toepassing van dit artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste kwartaal dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bedoelde aangiften geen achterstalli ge bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij stipt naleeft. Maar ook al zijn de achterstallige bijdragen hoger dan 2.500 EURO, toch zal de inschrijver als in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, § 1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet, of op een openbare onderneming i n de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer zekere, opeisbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. § 2.

De buitenlandse inschrijver moet de volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid , dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. 16

20/06/2011


Wanneer een dergelijk document in het betrokken land niet wordt afgeleverd, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bedoelde land; 2°

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

§ 3.

De aanbestedende overheid kan in onverschillig welk stadium van de procedure informeren, met alle middelen die ze nuttig acht, naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt;

2°

een verklaring van faillissement hebben ingedie nd, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal 6 maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is wat zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) betreft). 17

20/06/2011


Indien dit attest of deze attesten in zijn land niet worden afgeleverd, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium De dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: • het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957) ; •

het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948) ;

•

het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949) ;

•

het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958) ;

•

de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit. 18

20/06/2011


1.3.5.1.2

Criterium economische en financiële draagkracht

De inschrijver legt het bewijs voor van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet met betrekking tot de services waarnaar deze opdracht verwijst en die werd gerealiseerd in de loop van de drie laatste boekjaren. 1.3.5.1.3

Criteria betreffende technische capaciteiten van de inschrijver

Eerste criterium betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste één gelijkaardig project van aantonen, en dit voor applicaties van een gelijkaardige grootte en complexiteit. Hierbij is een project uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver, of binnen het bedrijf /de bedrijven van de onderaannemer(s) uitgesloten. Hiertoe voorziet hij een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privé-personen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie voorzien. Het gebruik van het model in Bijlage E is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie. 1.3.5.2

Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het K.B. van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bijzondere lastenboek. Tijdens de tweede selectiefase zal voor elke offerte worden nagegaan of ze in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat aan een vooropgestelde behoefte niet wordt voldaan, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden verklaard. Elke offerte die niet volledig is op financieel gebied, kan als zijnde onregelmatig worden verklaard. Een offerte is niet volledig op financieel gebied wanneer ze: contradicties of significante onjuistheden bevat op het vlak van de kostprijs, of wanneer ze de eisen inzake de voorstelling van de prijzen, zoals die worden geformuleerd in dit bijzondere lastenboek, niet respecteert.

1.3.5.3

Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op 19

20/06/2011


basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De gunning zal geschieden op basis van de meest interessante reglementaire offerte, rekening houdend met de onderstaande criteria. Alle criteria (en eventuele subcriteria) krijgen een weegcoëfficiënt waarmee de verkregen score zal worden vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die kunnen worden gehanteerd voor de keuze tussen de offertes. De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria met de daaraan verbonden wegingen om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende:

1 Prijs 2 Uit te voeren werk (§ 3.4) 3 Personeelsaspecten ingezet personeel (§ 3.5.1 en § 3.5.2): CV ingezet personeel (§ 3.5.1 en § 3.5.2): Interview continuïteit, kennispool, beschikbaarheid (§ 3.5.3 en § 3.5.4) 4 PID (§ 3.7.1), overdraagbaarheid (§ 3.7.2), adviesfunctie (§ 3.7.3) 5 Co-sourcing (§ 3.8) 6 Kwaliteit van de offerte

45 10 25 5 15 5 5 10 5

Interview Op basis van de offerte zal de FOD Financiën een shortlist opmaken van de kandidaten die zullen uitgenodigd worden voor een interview (voor verdere bepalingen zie de paragraaf “Interview”). Volgende offertes komen niet in aanmerking voor het interview (en zijn bijgevolg op dit moment al uitgesloten voor toewijzing van de opdracht): De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium en het op dit moment nog niet ingevulde criteria verbonden aan “ingezet personeel (§ 3.5.1 en § 3.5.2): Interview”. Er zal een interview georganiseerd worden voor de leden van het effectieve projectteam volgens de vereisten van de paragraaf “Interview”. De informatie die verstrekt wordt tijdens dit interview zal mee in rekening gebracht worden bij de uiteindelijke technische beoordeling. Het resultaat voor het criterium “ingezet personeel (§ 3.5.1 en § 3.5.2): Interview” zal een resultaat zijn van de scores van de individuele interviews. Het is in geen geval de bedoeling om via het interview nieuwe elementen toe te voegen aan de offerte of een nieuwe offerte in te dienen. Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen: Algemene berekening

20

20/06/2011


 Pr  P = Pmax ×  min   Pr   offerte  waarbij: • • • •

Prmin Profferte P Pmax

= laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes = prijs van de offerte = punten toegekend aan het criterium « Prijs » = maximale weging van het criterium « Prijs »

Specifieke bepaling: berekening van de prijs met inachtname van de waarde van de cosourcing De totale kost van het project is gelijk aan de totale kost van het project van de voorgestelde offerte plus de totale kost van het gebruik van interne middelen van de FOD Financiën. Dit kan worden vertaald in de volgende formule:

CT = CF + ∑n=1 nbVTEn * nbDagenn * ChJ n p

CT : totale kost project CF : totale kost project firma nbVTE : aantal voltijdse equivalenten van een welbepaalde categorie die de FOD Financiën moet leveren. (technisch architect, data architect, data integratie analist, DBA, DWH administrator, BI-application designer, functioneel analist, data integratie ontwikkelaar, tester)

nbJOURS : aantal dagen dat een voltijds equivalent zal werken over de totale duur van het project. Per jaar presteert een VTE 212 dagen. CHJ : kost van een mandag, hetgeen varieert naar gelang de gevraagde categorie n: volgnummer van de categorie De technisch architect, data architect, data integratie analist, DBA, DWH administrator, BIapplication designer en de functioneel analist kosten 274 € per dag. De data integratie ontwikkelaar et de tester kosten 174 € per dag. Voorbeeld De FOD Financiën ontvangt 2 offertes voor de levering van een zelfde product. Firma 1 stelt een offerte voor met een CF van 1.000.000 en vraagt 4 profielen met een waarde van 274 €/dag en 1 profiel met een waarde van 174 €/dag, beiden voor 1 jaar. CT = 1.000.000 + (4*1*212*274) + (1*1*212*174) CT = 1.269.240 Firma 2 stelt een offerte voor met een CF van 1.100.000 en vraagt een programmeur voor 1 jaar. CT = 1.100.000 + (1*1*212*174) CT = 1.136.888 21

20/06/2011


Uiteindelijk bekomt firma 2 de beste score voor de prijs, omdat de kost van de interne middelen lager is. Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De nieuw verkregen waarderingscijfers, maar nu met inbegrip van het criterium “interview”, zullen worden opgeteld met de punten behaald volgens het criterium “prijs”. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt, voor zover hij niet eerder werd uitgesloten. 1.3.5.4

Interview Enkel de voorgestelde personen van het effectieve projectteam van de inschrijvers waarvan de offertes gerangschikt werd volgens een eerste onderzoek kunnen voor een interview uitgenodigd worden. Tijdens dit interview kan de consultant zijn geschiktheid en specifieke kwaliteiten die nuttig zijn bij de uitvoering van zijn opdracht naar voor brengen. Teneinde gelijkheid tussen alle inschrijvers te garanderen, zal de duur van het onderhoud voor iedereen gelijk zijn. De datum en het juiste tijdstip van het onderhoud zal in onderling akkoord tussen het Departement en de inschrijver vastgesteld worden. Het onderhoud zal wel binnen de 10 werkdagen na de kennisgeving per fax van de uitnodiging voor het interview moeten doorgaan.

22

20/06/2011


2 Deel B : Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht 2.1

Kennisgeving Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) , doet de aanbestedende instantie , onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2. De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.

2.2

Borgstelling De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot een tiende van een euro. Binnen 30 kalenderdagen 23

20/06/2011


volgend op de dag van de kennisgeving van de toewijzing, bezorgt de aannemer het bewijs van de borgstelling aan de aanbestedende overheid.

De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De aannemer moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middel s de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 6792004099-79 ; IBAN "BE58 6792 0040 9979" en BIC "PCHQ BEBB") of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling , via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Depositoen Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte va n verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door d e kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire b orgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis , opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bijzondere bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de aannemer en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. 24

20/06/2011


De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de aannemer tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van toewijzing van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering van de laatste opdracht die werd uitgevoerd op basis van het contract dat werd afgesloten op basis van onderhavig bijzonder bestek, en dit op uitdrukkelijk verzoek van de aannemer en op voorwaarde dat de geleverde diensten werden opgeleverd. 2.3

Aansprakelijkheid van de inschrijver De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging of in gebreke blijven. De dienstverlener verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te verwezenlijken. De dienstverlener is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

2.4 2.4.1

Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules De diensten, die dienen uitgevoerd worden hetzij naar aanleiding van één enkele bestelling, hetzij via opeenvolgende bestellingen die zijn gespreid in de tijd en dit voor de hele geldigheidstermijn van de opdracht, moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 2 (twee) jaar, te rekenen vanaf de datum van de kick-off van het project. De sluitingsdagen van de onderneming ingevolge de jaarlijkse vakantie zijn in deze berekening niet opgenomen. De bestelbon is geadresseerd aan de uitvoerder van de diensten, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer 25

20/06/2011


meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen. 2.4.2

Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten

2.4.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in Brussel, in de gebouwen van de FOD Financiën. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de aannemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de aannemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld. 2.4.2.2 Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld De aannemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de aannemer tijdens hun opdracht maximaal drie kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de aannemer krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn leveranciers. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de aannemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD. De aannemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De aannemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools, die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door het Stuurcomité, onder de verantwoordelijkheid van de aannemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. 26

20/06/2011


Het personeel van de aannemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt 2.19 vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding. 2.4.2.3 Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de aannemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •

technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op op http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B (onder ”ICT en informaticaplan”) en http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (onder “ICT et plans informatiques”). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de aannemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing. 2.4.2.4 Beoordeling van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de aannemer via een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De aannemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren. Op het moment waarop de diensten zullen zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de beoordeling van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze beoordeling worden opgemaakt, waarvan het origineel zal worden overhandigd aan de opdrachtnemer. De diensten die niet correct of conform werden uitgevoerd, zullen moeten worden overgedaan.

27

20/06/2011

2.5


Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de aannemer contracten van onderaanneming met derden afsluiten. Het is wenselijk dat de onderaannemers beschikken over een ISO-certificatie van het type 9000 of gelijkaardig voor de activiteit die aan hen wordt uitbesteed. Afwijkingen kunnen nadien slechts middels het akkoord van beide partijen worden aanvaard. Het feit dat de aannemer het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze erkent geen enkele contractuele band met de derden in kwestie. De hoofdcontractant of hoofdaannemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de voorziening van alle benodigde producten en diensten in het kader van dit contract. Elk beroep op onderaannemers moet specifiek geïdentificeerd zijn in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal de aard van de contractuele verbintenis met alle onderaannemers beschrijven. De naam en het adres van de onderaannemers moeten in het voorstel worden vermeld, samen met een verklaring aangaande de elementen die door de onderaannemers zullen worden voorzien. Het beroep op onderaannemers ontslaat de aannemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties in het kader van het contract. De aannemer zal verantwoordelijk zijn voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bijzondere bestek. Indien er op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming, zal de aannemer de FOD Financiën schriftelijk verwittigen vooraleer de wijzigingen door te voeren. Deze onderaannemers moeten overigens voldoen aan onderstaande uitsluitingscriteria: Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische onderaannemer die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

2°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft.

Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EUR, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. 28

20/06/2011

§ 2.


De buitenlandse onderaannemer moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

§.3.

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De onderaannemer mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale weten regelgeving voorkomt;

2°

een faillissementsverklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale weten regelgeving voorkomt.

Voor de Belgische onderaannemers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse onderaannemers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De onderaannemer moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de btw zijn nagekomen. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de btw, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de btw 29

20/06/2011


(of van taksen die in zijn land de btw vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium De dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium

In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: • het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957) ; •

het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948) ;

•

het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949) ;

•

het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958) ;

•

de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit.

30

20/06/2011

2.6


Personeel van de aannemer Voor deze opdracht zal de inschrijver een contactpersoon aanduiden die de inschrijver zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de inschrijver dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; • in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die worden gebruikt of geproduceerd door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans; over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk door elkaar in beide talen; • de projectverantwoordelijke evenals de profielen gevraagd in dit lastenboek moeten in staat zijn om mondeling zowel in het Frans als in het Nederlands te communiceren. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de aannemer moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn inzake immigratie en werkvergunningen. De aannemer zal tegenover de FOD Financiën instaan voor alle schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake. De aannemer moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis inzake de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De aannemers moeten in staat zijn om te beantwoorden aan alle behoeften die onmiddellijk resulteren uit de toewijzing van de opdracht. Het projectteam dat door elk van de aannemers ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een voortreffelijke uitvoering van de opdrachten die hen worden toevertrouwd. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat in het kader van het project wordt voorgesteld. De personeelsleden die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moeten dezelfde zijn als diegenen die in de offerte worden voorgesteld. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, van een evenwaardig niveau zijn. De aannemer garandeert voor de volle duur van het contract de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de aannemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaandelijke toelating vanwege de FOD Financiën. Als tijdens de uitvoering een aanpassing noodzakelijk is, is het aan de aannemer om te bewijzen dat de voorgestelde oplossing onafhankelijk is van zijn wil (bvb. ontslag, langdurige ziekte, …) De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van één of meer personen van het projectteam van de aannemer indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De verandering dient plaats te vinden binnen 15 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan binnen een redelijke termijn voor het project, kan er aan de aannemer een boete worden opgelegd ten bedrage van 5 mandagen van dit profiel per maand vertraging. De inschrijvers moeten bij hun offerte het curriculum vitae voegen van de personen die voor de uitvoering van deze opdracht zijn aangeduid. De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, 31

20/06/2011


zullen in alle vertrouwelijkheid door de FOD Financiën behandeld worden en zullen in geen enkel geval aan derden worden doorgegeven. Het te gebruiken model voor het curriculum vitae is als bijlage D bijgevoegd (cv-formulier voor aan het project toegewezen medewerkers) bij het bestek. 2.7

Organisatie van opleidingen Er worden geen opleidingen voorzien in het kader van deze opdracht.

2.8

Documentatie De aannemer zal de administratie alle technische documentatie verschaffen die noodzakelijk is voor het gebruik en beheer van het systeem, hetzij in het Frans en in het Nederlands, hetzij in het Engels, en dit in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie zal meer bepaald technische handleidingen omvatten, die de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, beschrijven, naast een gedetailleerde beschrijving van het integrale systeem met verduidelijkingen over de verschillende subsystemen en de bijbehorende verbindingen. De offerte zal preciseren op welk type van drager de documentatie wordt aangeleverd (papier, cd-rom, …), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden om extra exemplaren te bestellen. De inschrijver is verplicht om alle eigenschappen met betrekking tot het gebruik van de geleverde diensten te verstrekken op eenvoudig verzoek van de administratie.

2.9

Taken van de medewerkers van de FOD Financiën Binnen de taken die de medewerkers van de FOD financiën op zich zullen nemen, dienen 2 blokken onderscheiden te worden, namelijk de generieke taken en de taken in co-sourcing. De generieke taken zijn die taken die de FOD Financiën op zich neemt als opdrachtgever van de dienstverlener, om deze laatste in de mogelijkheid te stellen van het project optimaal uit te voeren. De taken in cosourcing zijn een aantal taken die in principe autonoom door personeel van de dienstverlener kunnen uitgevoerd worden, maar waarvan de FOD Financiën vraagt dat die door haar eigen personeelsleden zouden worden uitgevoerd.

2.9.1

Generieke taken De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) wat betreft: • • • • • •

het definiëren van de inhoud van het/elk project; het participeren in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten in het kader van de uitvoering: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van de overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval, de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, naargelang wat er in gezamenlijk overleg is/wordt bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de dienstverlener, zullen worden belast met het definiëren van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementatieregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze zullen er ook op toezien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de 32

20/06/2011

geïmplementeerde oplossingen nadien overgenomen door de FOD Financiën. 2.9.2


integraal

en

zonder

problemen

kunnen

worden

Taken in co-sourcing De FOD Financiën zet een co-sourcing structuur op met de volgende doelstellingen: • de kennisoverdracht tussen het personeel van de dienstverlener en de interne medewerkers van de FOD Financiën bevorderen • de kosten voor de ontwikkeling en onderhoud van de projecten verlagen. De dienstverlener verbindt zich ertoe de modaliteiten ervan te respecteren en enkel de FOD Financiën is gemachtigd om tijdens het verloop van de opdracht te beslissen er geen beroep (meer) op te doen, of het nu om de gehele opdracht dan wel om delen ervan gaat. De FOD Financiën geeft geen enkele garantie betreffende de vaardigheid van junior- of seniormedewerkers voor de verschillende profielen. Het is waarschijnlijk dat een aantal medewerkers, zeker voor het technische niveau, in het begin van het project moeten beschouwd worden als junior. Het gebruikmaken van co-sourcing ontheft de contractant, die moet waken over een voldoende omkadering van het te integreren personeel, geenszins van zijn aansprakelijkheid en vermindert die evenmin. In geval van ernstige problemen die de goede verloop van het project verhinderen is de aannemer verplicht zonder uitstel de aanbestedende overheid te informeren om passende maatregelen te treffen om het probleem op te lossen (bijkomende opleiding, vervangen van de persoon die ter beschikking gesteld werd in het kader van co-sourcing,…)

2.10 Planning De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitvoeringskalender die rekening houdt met de maximale duur van het contract. Deze kalender zal worden gepresenteerd in de vorm van GANTT. 2.11 Opvolging van de uitvoering van het contract 2.11.1 Ingezette middelen De inschrijvers zullen de nodige uitleg verschaffen over de middelen (personeel, methodes, hardware, software) die ze zullen inzetten om het projectbeheer te verzekeren. 2.11.2 Stuurgroep Conform onze PMFin (projectmethodologie Financiën) zal een stuurgroep minstens bestaan uit sponsors, vertegenwoordigers van de gebruiker/leveranciers én de externe coördinator (externe projectleider). Anderen kunnen worden uitgenodigd volgens noodzaak. De stuurgroep heeft een brede bevoegdheid: hij behandelt alle contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, opleveringen, garantie, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De stuurgroep is gemachtigd om wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte te aanvaarden, zonder evenwel de oorspronkelijke prijs te overschrijden. Hij fungeert als zetel voor de verslaggeving. 2.11.3 Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal een kalendermaand, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de aannemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. 33

20/06/2011


In deze eerste vergadering kunnen de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringsvergadering en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, enz. 2.11.4 Wekelijkse projectteamvergadering Wekelijks zullen de projectleiders vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij aanvang van de implementatie). 2.11.5 Maandelijkse opvolgingsvergadering De sponsor of zijn afgevaardigde, de projectverantwoordelijken van de FOD Financiën en de aannemer en eventuele andere belanghebbenden zullen in een maandelijkse opvolgingsvergadering de projectstatus overlopen en de maandelijkse stuurgroep voorbereiden. 2.11.6 Rapportering Periodiek, zijnde maandelijks, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de aannemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. 2.11.7 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De aannemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goede uitoefening van die controlewerkzaamheden. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de aannemer ter beschikking te stellen van interne en externe personen van de FOD Financiën, die zijn belast met de evaluatie en de controle van de uitgevoerde diensten. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking kunnen worden gesteld van personen buiten de FOD Financiën, die zijn belast met de evaluatie en de controle van de uitgevoerde diensten. Indien in de offerte hiervoor geen aanduidingen zijn, wordt deze beschouwd als volledig beschikbaar voor interne en externe personen van de FOD Financiën. 2.12 Opleveringen 2.12.1 Leveringen en installatie De aannemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De ontwikkelingen (software) zullen door de aannemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de aannemer wordt overhandigd.

34

20/06/2011


2.12.2 Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. 2.12.3 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanente bewaking te handhaven van de werken die worden verzorgd door het team dat betrokken is bij de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van die supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz., die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de aannemers met inbegrip van de normen die zullen worden gehanteerd, dienen door de FOD Financiën te worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken aannemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën, ontslaat de aannemer niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken aan hun verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. 2.12.4 Controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 15 dagen volgend op de bekendmaking door de aannemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de ontwikkelingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de diensten beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: • • • • •

het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en of alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; het eventueel installeren van testtools om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.

35

20/06/2011


De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de ontwikkelingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdsschema ervan worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bijzondere bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de aannemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën/de Administratie zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de aannemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: •

•

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de aannemer.

2.12.5 Gedeeltelijke voorlopige opleveringen Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een procesverbaal opstellen van voorlopige oplevering van de diensten die in de bewuste fase aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Dit is van toepassing op de taken die uitgevoerd worden in het kader van “Major changes in de ETL” en “Integratie van DWH I en DWH II”. Voor alle andere taken uit 3.4 zullen time-sheets opgesteld worden. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. Deze diensten slaan op alle taken uit paragraaf 3.4 behalve “Major changes in de ETL” en “Integratie van DWH I en DWH II”. 2.12.6 Definitieve opleveringen De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de inschrijver na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering van elke afzonderlijke deelopdracht voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de aannemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de aannemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent. Geen enkele betaling is voorzien bij definitieve oplevering. 36

20/06/2011


2.12.7 Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de opdrachtnemer worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt. 2.12.8 Garantie De garantietermijn van elk element van de opdracht wordt bepaald op minimaal één jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Elke aannemer zal in zijn offerte de exacte de toepassingsmodaliteiten van de garanties vermelden. 2.13 Facturatie en betaling van de diensten De aannemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres:

FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel

De betalingen zullen worden uitgevoerd na de uitvoering en de aanvaarding van de prestaties van de diensten, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen), vergezeld van het proces-verbaal van de gedeeltelijke voorlopige oplevering dat daarop van toepassing is. De betaling zal geschieden binnen een termijn van 50 kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De interesten voor laattijdige betaling zullen worden bepaald volgens artikel 15, § 4 van het Algemene Bestek. De factuur moet worden opgemaakt in EURO. 2.14 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten en verslagen die door de dienstverlener worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de aannemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: •

kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, geheugensticks, enz.; 37

20/06/2011


•

•

kan mondeling aan de aannemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de aannemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De aannemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De aannemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de aannemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de aannemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de aannemer; of die de aannemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de aannemer.

De aannemer verbindt zich ertoe: • •

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de aannemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de aannemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de aannemer informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de aannemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de aannemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De aannemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De aannemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de aannemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van 38

20/06/2011


de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de aannemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aannemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De aannemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

2.15 Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de aannemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de aannemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate ze tot stand komen, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de aannemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën. 2.16 Publiciteit – Referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën. 2.17 Overdraagbaarheid De opdrachtnemer zal een vertrouwde derde partij of de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de opdrachtnemer te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De opdrachtnemer moet vanaf het begin van de overdraagbaarheidstransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd, zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een 39

20/06/2011


overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. De opdrachtnemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten o.m.: • de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; • de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; • de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; • gegevensoverdracht. De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan deze naar eigen wens uitbreiden met extra informatie. 2.18 Verweermiddelen van de administratie – Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van het Algemene Bestek (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

•

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1 van deel A in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit. 40

20/06/2011


3 Deel C : Algemene beschrijving van de opdracht De inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen van de vereisten in verband met de ‘I.C.T.-standaarden’ van de FOD Financiën met betrekking tot de nieuwe gecentraliseerde informatica-infrastructuur (documentatie nopens die nieuwe infrastructuur en de desbetreffende standaarden is te vinden op de portaalsite van de FOD Financiën op het adres http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B, onder de rubriek “ICT Fundamenten”. 3.1

Inleiding In het project Datawarehouse en Risicoanalyse werden release 1 en 2 uitgevoerd overeenkomstig de voorstudie “Datawarehouse Risicobeheer”, hetgeen DWH I vormt. De ontwikkeling van release 3 van het datawarehouse Risicobeheer (inclusief bijkomende bronnen van D&A) is in uitvoering. Deze laatste ontwikkeling kadert in de ontwikkeling van DWH II. Voor het onderhoud van dit datawarehouse Risicobeheer en de verdere integratie van de releases, wil de Fod Financiën beroep doen op externe medewerkers, gedurende een periode van 2 jaar die een maximaal 1000 mandagen zullen presteren.

3.2

Voorwerp van de consultatie De onderhavige consultatie heeft betrekking op het onderhoud van het datawarehouse risicobeheer. De opdracht, zoals die hierna verder uitgewerkt is, zal o.a. volgende aspecten omvatten: • • • •

• • • • • • • •

Prioritair: de integratie van de verschillende releases moet leiden tot een aanzienlijke, verhoogde valorisatie naar de eindgebruikers: een intensifiëring van rapportering, datamarts, aanlevering van gegevenssets naar dataminers,... Waar mogelijk, een optimalisering door vereenvoudiging van het technisch design met het oog op ETL-performantiewinsten en uniformisatie tussen de releases (ETL: extract – transform – load) Een revaluatie van de businessbehoeften m.b.t. de frequentie van de bestaande ETL-flows Betreffende de toevoeging van nieuwe databanken in het datawarehouse wordt voorrang gegeven aan degene die een versnelde afbouw van verouderde inputstromen mogelijk maken. Bij oplevering van deze release moeten alle belangrijke databanken, zeker deze van transversaal belang, in het datawarehouse (DB2) beschikbaar zijn, de nodige ETL's hiervoor uitgewerkt en, indien relevant, de creatie van views of datamarts op gebruikersmaat. Oplossen van bugs, problemen en incidenten in het kader van het beheer van het datawarehouse. Uitvoering van aanpassingen (adaptief zowel als preventief), waarbij verwacht worden dat het volledige traject van functionele en technische analyse, over programmatie en testen wordt doorlopen. Kwaliteitsbewaking Onderhoud van de documentatie De nodige omkadering zoals bv. Projectbeheer Het uitvoeren van migraties Advies wat betreft architectuurkeuzes Het uitvoeren van werken in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De aanbestedende overheid wenst er ook de nadruk op te leggen dat volgende punten GEEN deel uitmaken van de opdracht: 41

20/06/2011

• • • 3.3


In productie stelling van de software Het onderhoud van hun operatingsystemen en systeembeheer User management

Omschrijving van DWH voor risicobeheer Kort wordt het begrip Risicobeheer verklaard. Vervolgens wordt de BI-omgeving (business intelligence omgeving) besproken en toegelicht welke documentatie beschikbaar wordt gesteld op het internet.

3.3.1

Risicobeheer Een betere kennis van het fiscale object of subject laat toe om meer doelgerichte controles en invorderingen te doen, en een efficiëntere bijstand te waarborgen. Die kennis houdt de verzameling, verwerking en analyse van gegevens in, zodat categorieën van fiscale objecten of subjecten kunnen worden onderscheiden, met hun navenante specifieke behoeften, en de al dan niet uit te oefenen handelingen. Met die kennis kunnen profielen worden uitgewerkt en kunnen de controle-, bijstands-, innings- en geschillenactiviteiten op een doeltreffende manier worden georganiseerd naargelang van de risico’s. Het risico op zich is gedefinieerd op de volgende manier: - “Mogelijkheid dat een wettelijke of reglementaire bepaling niet toegepast wordt, of wordt toegepast op een onvolledige of oncorrecte wijze, mogelijk door zowel de Administratie als door een fiscale perator of een groep van fiscale operatoren, zij in het voordeel of in het nadeel van de schatkist, de operator of de groep van operatoren” - “Inzake Invordering, mogelijkheid dat een fiscale of non-fiscale schuldvordering niet ingevorderd wordt voor zover deze invorderbaar is in functie van de solvabiliteit zoals deze blijkt uit het uniek dossier Invordering”. De operationele gegevens zullen in de architectuur al dusdanig, middels een datawarehouse, beschikbaar zijn in een analytische omgeving. Dat datawarehouse zal worden gebruikt om analyses te doen in functie van het beheer van de risico’s, het beeld van de klant/burger en de belastinginning. Daarnaast laat het datawarehouse toe aan de hand van Data Marts verschillende geïntegreerde benaderingen te geven van de burger. Voorbeeld: een beeld geïnspireerd op de vermogensgegevens van de burger, op fiscale informatie van de burger, … De resultaten van die analyses en de profielen zullen worden vergeleken met de operationele gegevens, in het bijzonder met de aangiftegegevens. De resultaten van de vergelijkingen en de analyses zullen ter beschikking worden gesteld aan de gebruikers via het systeem voor geïntegreerde gegevensverwerking en in de applicaties die zullen gebruikt worden door de ambtenaren van de FOD Financiën. Vanuit de operationele omgeving zal men elektronische feedback kunnen geven aan de analytische omgeving. Die feedback zal worden gebruikt om de risicoprofielen en de analyses van de acties op het vlak van bijstand, controle en inning, invordering en geschillen te verfijnen.

3.3.2

BI-omgeving in het kader van risicobeheer FOD Financiën heeft een Business Intelligence-omgeving ter beschikking en een eerste implementatie van een Datawarehouse – Data Mining-systeem in het kader van de invoering van een risicobeheer voor controle, bijstand en dienstverlening is uitgevoerd. Die omgeving biedt de volgende functionaliteiten: • • • •

hulp bij gegevensanalyse en de besluitvorming multi-dimensionale research en analyse gebruik van de gegevens en de analyseresultaten risicoanalyse 42

20/06/2011


• •

informatiereservoir (afkomstig van informatiebronnen van de FOD Financiën en externe bronnen) gestandaardiseerde en niet-gestandaardiseerde verwerking

Deze business intelligence omgeving is geïntegreerd in de vastgelegde technologische architectuur van de FOD Financiën en beantwoordt aan de standaarden die door de FOD opgesteld zijn in het kader van de herziening van zijn technologische infrastructuur. Die standaarden kunnen worden geraadpleegd op de internetsite van de FOD. Als Back-End wordt er gebruikt gemaakt van IBM-tools. IBM DB2 UDB Database werd hierbij gekozen als relationele database. Deze omgeving is vervolgens uitgebreid met een aantal extensies. Hierbij werd gekozen voor IBM DB2 Cube Views om multi-dimensionale analyse te ondersteunen. Verder is er gekozen voor de nodige ETL Tools van IBM/Ascential. De tools omvatten volgende onderdelen: • IBM Websphere Information Server (ETL) • IBM Websphere Information Analyser (analyse van brondata) • IBM Websphere Metadata Workbench (bijhouden van data over data) Met de ETL tool worden de interne- & externe bronnen aan FOD Financiën aangesproken die ter beschikking worden gesteld door FOD Financiën op verschillende wijzen. Het CCFF (Communication Center for Federal Finance) is niet noodzakelijk de enige leverancier van bronnen voor het datawarehouse. De ETL jobs verwerken de data in de Staging area (een combinatie van files en een DB2 database) en laden ze in het RISK Datawarehouse en de Data Marts voor de pijlers van FOD Financiën. De Data Marts zijn zogenaamde “DEPENDENT DATA MARTS” wat betekent dat deze Data Marts uitsluitend het RISK DWH als brongegevens hebben. De huidige architectuur laat ook de creatie toe van Data Marts waarvan niet alle data rechtstreeks komt uit het RISK Datawarehouse (maar ook uit externe gegevensbronnen). Daarnaast kunnen de ETL jobs ook zorgen voor het vullen/bijwerken van de SANDBOX. De SANDBOX (of “SQL LAB”) is de werkomgeving voor Data Mining activiteiten en optimaliseert het hergebruik van informatie. Als Reporting en OLAP tool is er voor Microsoft tools gekozen. Microsoft Analysis services zal geënt zijn op het DB2 Datawarehouse en de Data Mart databases en een semantische laag leveren voor de Microsoft client componenten (MS Office, Reporting Services, etc). Al deze basis componenten zijn geïntegreerd met volgende beheerstools: • de scheduling tool VTOM • de configuration/versioning tool StarTeam • de monitoring tool HP Openview • de Back-up toepassing Legato • Identity Management Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van LBAC als privacy tool voor het gebruik van de datawarehouse omgevingen van de FOD Financiën. Deze privacy tool heeft als doel om de gegevens in deze databanken te beschermen volgens de wet van 8/12/1992 tot bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Concreet houdt dit in dat identificeerbare gegevens, zoals het rijksregisternummer, ad hoc en op kolombasis dienen afgeschermd te worden. De datawarehouseconsumer zal dan enkel een alternatieve, technische sleutel aangeleverd worden. Specifieke DB2views kunnen hierbij een hulpmiddel zijn. In dit verband moet de nodige assistentie verleend worden aan de (nog op te richten) dienst 'encodage/decodage'. 3.3.3

Beschikbare documentatie Een gedetailleerd overzicht van de belangrijkste documenten vindt u terug op de website. Deze documenten worden ter beschikking gesteld om een beter begrip te geven omtrent de evolutie van het datawarehouse risicobeheer. Dit omvat de voorstudie, een document dat de wijzigingen in de 43

20/06/2011


voorstudie omvat ten gevolge van evoluties in het project en documenten opgesteld in het kader van het project. Documenten opgesteld in het kader van het project (Herakles_Eos_XXX.doc, 20110330 Datamining standaarden_pub.doc, DWH2_DossierArchitectureLogicielle_v1.2.doc) zijn evolutief. Deze studie is bijgewerkt naarmate het project geëvolueerd is: men vindt de wijzigingen in het updatedocument van de voorstudie. • • • • • • • • • • • • • • •

P219S – Software-architectuur: front-end & back-end P261S en P370S – Technologische infrastructuur: principes van toepassing op de ontwikkelaars & technologische infrastructuur P240S – Principes van toepassing op de gebruikers P101G – Doelstellingen in informatiegroepen P150O – Logisch model – Algemeen niveau van de onderwerpen: persoon, patrimonium, declaratief aspect, goederen, specifieke verwerkingen, invordering en risico’s P175U – Logisch model – Detailniveau van de onderwerpen: persoon, patrimonium, declaratief aspect, goederen, specifieke verwerkingen, invordering en risico’s P250U – Functioneel Model (ETL en andere) P270S Business Case Wijzigingen_voorstudie.doc Herakles_Eos_Promethee_GTS_v0300.doc Herakles_Eos_Promethee_TAD_v0300.doc Herakles_Prométhée_Together_Model_20100520.doc Herakles_Eos_Prométhée_Structuur_DWH_ETL_v0102.doc 20110330 Datamining standaarden_pub.doc DWH2_DossierArchitectureLogicielle_v1.2.doc

Deze documenten bevinden zich op http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#D onderdeel Datawarehouse Risicobeheer. 3.4

Uit te voeren werk De opdracht omvat het onderhoud van de programmatuur van datawarehouse Risicobeheer. De ingrepen op de programmatuur zullen zowel correctief, preventief, adaptief als perfectief zijn. Voor onderstaande paragrafen dient de opdrachtnemer in te staan voor het volledige traject dat dient doorlopen te worden om de opdracht uit te voeren, de inschrijver beschrijft omstandig hoe hij volgende etappes ziet (waar hij die van toepassing acht): • • • • • • • • • • •

Functionele analyse Technische analyse Programmatie Testen Kwaliteitsbewaking Contacten met de gebruikers “bug resolution” in productie Bepaling en behandeling van de “levels of incidence” “reversability” “Security” (inclusief in het implementeren van de richtlijnen omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) Onderhoud van de documentatie. Ten aanzien van de documentatie trekt de Aanbestedende overheid er de aandacht op dat de inschrijver ook de documentatie adequaat dient te onderhouden, zodat deze documentatie op een efficiënte ten dienste staat van de aannemer voor het uitvoeren van de in deze paragraaf beschreven taken. De gebruikte talen zijn: 44

20/06/2011


•

Engels voor de technische documentatie en Nederlands en Frans voor de gebruikersdocumentatie. Andere: het staat de inschrijver vrij om hier andere aspecten toe te lichten en op te nemen in zijn offerte, indien hij van mening is dat deze de uitvoering van de opdracht ten goede komen.

Voor de taken “Major changes in de ETL” en “Integratie DWH I en DWH II” wordt een projectmatige aanpak vereist die een resultaatsverbintenis inhoudt. Een voorstel van projectmatige aanpak (zie eveneens 3.7.1) wordt beschreven door de inschrijver, en vormt de basis om in gezamenlijk overleg de projectmatige aanpak van veranderingen vast te leggen. De fasen van een projectmatige aanpak omvat : o analyse o ontwikkeling o testen o in productie name Om het aantal mandagen van een grote verandering / integratietaak te bepalen, stelt de inschrijver een systeem van metrieken voor, dat een eerste houvast kan geven om het aantal mandagen in te schatten. Gezien dit de basis is om achteraf in gezamenlijk overleg tot een definitieve schatting te komen is de uitwerking van dit systeem in de offerte van groot belang.

In totaliteit zullen onderstaande taken maximaal 1000 mandagen omvatten. 3.4.1

Bugfixes, oplossen van problemen en incidenten in het kader van datawarehousebeheer De inschrijver geeft in zijn offerte weer wat de methode is waarop gewerkt wordt om bugs, problemen en incidenten op te lossen, en welke middelen ingezet worden, zowel op preventief als correctief niveau zodoende de beschikbaarheid van het datawarehouse risicobeheer te verzekeren. Op het preventieve niveau vallen ook kleine aanpassingen om problemen te voorkomen. Deze zullen echter zoveel mogelijk in co-sourcing aangepakt worden.

3.4.2

Major changes in de ETL Hieronder vallen enkel veranderingen die een projectmatige aanpak vereisen. Hier gaat het ondermeer over verbeteringen en aanpassingen in de ETL van het DWH Risicobeheer (bv. Door gewijzigde wetgeving of door het feit dat de operationele systemen doorheen de tijd grondig aangepast worden en mogelijk ook vervangen worden). Dit houdt tevens in dat bepaalde bronnen opnieuw geanalyseerd dienen te worden. Vervolgens dient de impact op het DWH bepaald te worden. Het DWH-model dient aangepast te worden en eveneens de ETL om het DWH te laden. In dit kader dient ook de integratie van het DWH Risicobeheer met SITRAN uitgevoerd te worden. SITRAN omvat momenteel enkele authentieke bronnen die momenteel rechtstreeks in het DWH Risicobeheer worden opgeladen. Er dient echter een rechtstreekse connectie met SITRAN gemaakt te worden zodat de authentieke bronnen niet meer rechtstreeks in het DWH Risicobeheer opgeladen dienen te worden.

3.4.3

Integratie DWH I en DWH II Er wordt een integratie van DWH I (release 1 en release 2) en DWH II (release 3 en enkele bronnen van D&A) voorzien in het kader van deze opdracht. Er dient een optimalisatie te gebeuren door vereenvoudiging van het technisch design met het oog op ETL-performantiewinsten en 45

20/06/2011


uniformisatie tussen de releases. De integratie van de verschillende releases moet leiden tot een aanzienlijke, verhoogde valorisatie naar de eindgebruikers: een intensifiëring van rapportering, datamarts, aanlevering van gegevenssets naar dataminers,... Zo zal het design van release 1 dienen herzien te worden. De huidige naamgeving (1 letter en 4 cijfers, zoals beschreven in de voorstudie) van de tabellen zal vereenvoudigd worden naar 1 letter en 2 cijfers. Hierdoor moet het aantal brugtabellen drastisch verminderen en beogen we een sterk verhoogde performantie. Om consistent te blijven met de huidige gebruikersgewoonten, worden, ad hoc, views (1 letter en 4 cijfers) gedeclareerd die een transparante gegevenstoegang garanderen voor de eindgebruiker. Mogelijk dient er tevens een aantal mandagen gepresteerd te worden in het kader van de integratie van release 4 van de voorstudie. Er wordt gevraagd aan de inschrijver om in de offerte een eerste visie weer te geven hoe hij deze integratie concreet zal aanpakken. 3.4.4

Architectuur Ten einde een optimale werking van het datawarehouse te verzekeren wordt bijstand gevraagd om advies te verlenen wat betreft architectuurkeuzes omtrent datawarehousing.

3.4.5

Uitvoering van migraties Mogelijk dient de installatie van nieuwe releases, upgrades of updates van software uitgevoerd te worden tijdens dit project om te voldoen aan de geldende standaarden binnen Financiën. Er zal aan de inschrijver de nodige assistentie gevraagd worden bij het begeleiden van de installatie van nieuwe releases, upgrades of updates van software.

3.4.6

Datamarts & Datamining Eindgebruikers maken onder meer gebruik van het datawarehouse via datamarts. Inzake de analyse en ontwikkeling van bijkomende datamarts wordt er assistentie gevraagd in het kader van deze opdracht. Tevens vormt het datawarehouse een bron voor de datamining activiteiten binnen Fod Financiën. In het kader van de integratie tussen het datawarehouse risicobeheer en de activiteiten van de datamining groepen kan er eveneens beroep gedaan worden op assistentie. Meer specifiek gaat het hier om datamarts en views voor deze gebruikersgroep, met de nodige beveiligingen (cfr supra 3.3.2).

3.4.7

Werken in het kader van de bescherming van de persoonlijke levensfeer Om tegemoet te komen aan de wettelijke vereisten van de wet betreffende de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, dienen continu nodige werken uitgevoerd te worden zodat data in het Datawarehouse voor risicobeheer beveiligd is. Aan de inschrijver kunnen diensten gevraagd zodat het gebruik van data uit het datawarehouseomgeving conform is met de richtlijnen omtrent de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

3.5

Personeelsaspecten De FOD financiën wenst een eenvoudig organisatiemodel te bekomen waarbij er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden.

3.5.1

Personeel voor het uitvoeren van werken Er worden vier profielen gevraagd in het kader van deze opdracht.

3.5.1.1

Senior ETL-ontwikkelaar Idealiter heeft een senior ETL-ontwikkelaar volgend profiel : 46

20/06/2011


• • • • • • • • • • • • •

Goede kennis van datawarehousing en business intelligence Goede kennis van het ER-model en normalisatie minimum 3 jaar ervaring als ETL-expert in een grote omgeving grondige kennis van IBM Information Server grondige kennis van DB2 grondige kennis van verschillende releases en patches van Information Server en DB2 grondige kennis van Unix met voorkeur voor Sun Solaris Actieve kennis van Nederlands en Frans met een goede kennis van technisch Engels. autonomie initiatief flexibiliteit het werken in team gesproken en geschreven vaardigheden

Volgende punten bieden een meerwaarde aan het profiel, maar zijn niet vereist : • Basiskennis van Microsoft SQL Server • Basiskennis van Microsoft Reporting Services • Basiskennis van Microsoft Analysis Services 3.5.1.2

Technisch architect De technische architect is verantwoordelijk voor het concept, uitwerking en implementatie van een technische architectuur (zowel SW als HW componenten). Idealiter heeft een technisch architect volgend profiel: • • • • • • • • • • • • • • • • •

3.5.1.3

Grondige kennis van datawarehousing architectuur Goede kennis van datawarehousing en business intelligence Goede kennis van het ER-model en normalisatie ervaring als ETL-expert in een grote omgeving grondige kennis van IBM Information Server grondige kennis van DB2 grondige kennis van verschillende releases en patches van Information Server en DB2 grondige kennis van Unix met voorkeur voor Sun Solaris Actieve kennis van Nederlands en Frans met een goede kennis van technisch Engels. autonomie initiatief flexibiliteit het werken in team gesproken en geschreven vaardigheden Basiskennis van Microsoft SQL Server Basiskennis van Microsoft Reporting Services Basiskennis van Microsoft Analysis Services

Technisch consultant Idealiter heeft een technisch consultant volgend profiel: • • • • • •

basiskennis van datawarehousing architectuur Goede kennis van datawarehousing en business intelligence Goede kennis van het ER-model en normalisatie ervaring als ETL-expert in een grote omgeving grondige kennis van IBM Information Server grondige kennis van DB2 47

20/06/2011


• • • • • • • • • • • 3.5.1.4

grondige kennis van verschillende releases en patches van Information Server en DB2 grondige kennis van Unix met voorkeur voor Sun Solaris Actieve kennis van Nederlands en Frans met een goede kennis van technisch Engels. autonomie initiatief flexibiliteit het werken in team gesproken en geschreven vaardigheden grondige kennis van Microsoft SQL Server grondige kennis van Microsoft Reporting Services grondige kennis van Microsoft Analysis Services

Projectleider Idealiter heeft de projectleider volgend profiel: • • • • • • • • • • • • •

3.5.2

goede kennis van datawarehousing, business intelligence goede kennis van IBM Information Server en DB2 leidinggevende capaciteiten ontwikkeling van doelstellingen in het kader van het project sturing van verloop van project in de verschillende projectfasen overzicht hebben over het project grondige kennis van PRINCE2 (PMFin) actieve kennis van Nederlands en Frans met een goede kennis van technisch Engels autonomie initiatief flexibiliteit het werken in team gesproken en geschreven vaardigheden

Het ingezette personeel Gezien de aard van de opdracht is het duidelijk dat de inschrijver personen zal voorstellen die tijdelijk of permanent inzetbaar zijn over de periode van twee jaar. Zowel van de permanent aanwezige personen, als van de personen die een sleutelrol vervullen bij tijdelijke ondersteuning (bv. Specialisten) wordt vereist dat er een CV (nominatief!) wordt bijgevoegd. Per profiel zullen een aantal personen mogen voorgesteld worden, maar de inschrijver zal moeten aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het effectieve projectteam. De lijst van de voorgestelde personeelsleden (effectieven en mogelijke vervangers) zal beschouwd worden als een vaste lijst die alle personeelsleden omvat die potentieel deel kunnen uitmaken van het projectteam. Hieruit volgt dat het personeel dat voor de uitvoering van de opdracht wordt aangeduid, hetzelfde moet zijn als het personeel dat werd voorgesteld in de offerte, en waarvan het curriculum vitae in de offerte wordt weernomen. Het projectteam dat de uiteindelijke opdracht moet uitvoeren kan dus enkel op vraag van de administratie verschillen van het projectteam dat voorgesteld wordt in de offerte. De inschrijver stelt op een overzichtelijke manier (schema of tabel wordt bijgevoegd) de functies voor die deze personen zullen vervullen in het project. Voor alle personen waarvan het CV wordt voorgesteld gelden de bepalingen inzake de stabiliteit van de personen beschreven in § 2.6. Het is duidelijk dat de opdrachtnemer zal moeten samenwerken met personeelsleden van de FOD Financiën. De inschrijver geeft duidelijk weer hoe hij deze samenwerking optimaal zal laten verlopen, en duidt aan welke vereisten hij hier naar de FOD Financiën toe stelt. 48

20/06/2011


Bij de beoordeling van de personen zal tevens een interview gedaan worden met de voorgestelde profielen die deel uit zullen maken van het effectieve projectteam. 3.5.3

Continuïteit van de dienstverlening en kennispool De inschrijver toont in zijn offerte aan welke de middelen en maatregelen zijn die hij in plaats zal stellen om de continuïteit van de dienstverlening te vrijwaren. Hier wordt in de eerste plaats gedacht aan maatregelen die de aannemer intern zal nemen om een kenniscentrum te ontwikkelen zodat nieuw in het team opgenomen medewerkers zich op een zo efficiënt en snel mogelijke wijze kunnen inwerken in het aan hen toegewezen deel van de opdracht. Dit geldt eveneens voor het opvangen van mogelijke vervangingen binnen het team (volgens de regelgeving van § 2.6). Het staat de inschrijver vrij om zijn dienstverlening op dit vlak nog verder uit te werken. Gezien de lange duur van de opdracht voorziet de inschrijver ook dat, indien de nood zicht stelt, de nodige opleiding aan zijn medewerkers gegeven zullen worden, zonder dat dit aangerekend wordt aan de FOD Financiën Daarnaast beschrijft de inschrijver de kennis en ervaring die zij ten allen tijde kan inzetten om de opdracht uit te voeren, in deze beschrijving zal dus aan bod komen wat de inschrijver als entiteit kan aanbieden aan de FOD Financiën qua ervaringen en kennis. (m.a.w. een beschrijving van de relevante capaciteiten van de “pool” aan werknemers waaruit de inschrijver indien nodig kan putten)

3.5.4

Beschikbaarheid Het is duidelijk dat tijdens het verloop van een dergelijke opdracht de werkdruk sterk kan variëren, hier dient de opdrachtnemer adequaat op te kunnen reageren. O.a. vakantieperiodes, piekmomenten, het al dan niet moeten doorvoeren van grotere veranderingen maar ook het niveau van belangrijkheid van gevraagde aanpassingen of incidenten heeft hier een invloed op. De inschrijver geeft duidelijk weer binnen welke marges hij hierop zal reageren en op welke manier.

3.6

Overzicht werken & personeel In onderstaande tabel wordt een indicatief overzicht gegeven van het aantal mandagen dat nodig is voor elk onderdeel van de opdracht. Onderdeel Beheer – Bugfixing Major changes ETL Integratie DWH I en DWH II Architectuur Migraties Datamarts & Datamining Privacy TOTAAL

Aantal mandagen 150 450 100 100 75 75 50 1000

Dit overzicht verbindt er Fod Financiën niet om toe alle dagen effectief op te nemen. Het totaal aantal dagen kan niet overschreden worden. Fod Financiën is vrij om te bepalen wanneer voor welk onderdeel bepaalde dagen opgenomen worden. Ook kunnen bepaalde mandagen verschoven worden van één bepaald onderdeel naar een ander onderdeel. Senior ETL-ontwikkelaars worden ingeschakeld voor de volgende taken: o Major changes ETL o Integratie DWH I en DWH II Technisch architecten worden ingeschakeld voor de volgende taak: o Architectuur Technisch consultants worden ingeschakeld voor de volgende taken: o Beheer - bugfixing 49

20/06/2011


o o o

Migraties Datamarts & Datamining Privacy

Fod Financiën behoudt zich echter het recht om een bepaald profiel ook in te schakelen voor een taak die valt onder de taken van het andere profiel. Zo kan bvb. De technisch architect ook ingeschakeld worden voor de integratie tussen DWH I en DWH II. 3.7 3.7.1

Organisationele aspecten Projectmatige aanpak Dit kadert in onze PMFin (projectmethodologie Financiën) , die gebaseerd is op de internationale standaard Prince2. De gevraagde opdracht zal projectmatig worden aangepakt.

Daarvoor beschrijft de inschrijver in PID (project initiation document) de producten in de PBS (product breakdown structure) en beschrijft hij activiteiten, fasen..in een WBS (work breakdown structure). Risico-analyse, de rapportering op de stuurgroep, wijzigingsverzoeken, kwaliteitscontrole edm. worden ook in die PID beschreven. Gezien het hier om een belangrijk co-sourcingproject gaat, dient de inschrijver duidelijk aan te geven hoeveel en hoe medewerkers van onze FOD kunnen worden ingezet.(zie 3.8 co-sourcing). De offerte zal een PID bevatten (zie 1.3.5.3 lijst van gunningscriteria). Net als PMFin is RUP, bij ons FUP, een standaard. conform zijn met die standaard.

De inschrijver toont aan dat de delivrables

De PID geldt voor de gehele opdracht maar dient zo concreet mogelijk beschreven te worden voor de taken “Major changes in de ETL” en “Integratie DWH I en DWH II” waar er een projectmatige aanpak vereist wordt die een resultaatsverbintenis inhoudt. 3.7.2

Overdraagbaarheid De inschrijver dient ook aan te tonen dat er voorzieningen getroffen zijn om de zekerheid en de continuïteit van de opdracht te vrijwaren indien de opdrachtnemer de opdracht niet verder kan uitvoeren (bv. Door faillissement), of indien de FOD Financiën beslist van de opdracht te beëindigen volgens de modaliteiten beschreven in § 1.1.9 . Deze worden in de offerte beschreven.

3.7.3

Adviesfunctie Van de aannemer wordt een permanent adviserende rol verwacht. De aannemer stelt op halfjaarlijkse basis aan de FOD Financiën de maatregelen voor die een kwaliteitsverbetering van de service aan de eindgebruiker mogelijk zullen maken. In zijn offerte geeft de inschrijver voorbeelden van maatregelen die hij zou kunnen voorstellen in het kader van zulke service van “Continuous Improvement”. De inschrijver kan binnen dit kader altijd andere diensten aanbieden en zal dit in zijn offerte vermelden, dit kan evenwel geen aanleiding geven tot een meerprijs. De inschrijver licht deze dienst toe en houdt daarbij rekening met alle in dit punt uitgelegde elementen.

50

20/06/2011

3.8


Co-sourcing De FOD Financiën voorziet een nauwe samenwerking tussen zijn personeel en dat van de inschrijver met als doel de objectieven van dit project te bereiken. De inschrijver is eraan gehouden de co-sourcing modaliteiten te respecteren, zoals hieronder beschreven. Hij preciseert in zijn offerte voor dit bestek hoe hij de praktische implementatie van een dergelijke samenwerking met de medewerkers van de FOD Financiën ziet.

3.8.1

Structuur en werking De inschrijver wordt erop gewezen dat voor de projectleider en alle personeel van het effectieve projectteam en hun mogelijke vervangers gevraagd wordt een nominatieve CV bij te voegen volgens het model in bijlage “addenda aan het bestek: curriculum vitae”. Er wordt tevens een overzicht gegeven van de functie en verantwoordelijkheden die elke persoon, waarvan de CV wordt voorgesteld, draagt. Er wordt ook een schematisch overzicht gegeven in de offerte van het team dat met de uitvoering zal worden belast. De uitwerking van de co-sourcing moet, naast wat er reeds in deel B van dit bestek beschreven is, tot doel hebben een coherent team samen te stellen, dit zowel tijdens het verloop het project, als na de voorlopige oplevering. Concreet betekent dit dat: • tijdens het verloop van project, de medewerkers van de FOD Financiën geïntegreerd dienen te worden in het projectteam • na de voorlopige oplevering dienen diezelfde medewerkers voldoende kennis te bezitten, en voldoende op elkaar te kunnen steunen om taken in uitbating op zich te nemen. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte duidelijk beschrijft op welke manier hij dit wil bereiken: er wordt hier o.a. gedacht aan de samenwerkingsmethodes, het (eventuele) verband met de opleidingen, de taakverdeling, de opvolging en evaluatie van competenties, enz. … Het aantal voltijds equivalenten voor voorliggende opdracht bedraagt 2 VTE voor de duur van de opdracht (= vanaf “kick-off” tot voorlopige oplevering), dit aantal is bindend en er kan daarvan in de offerte niet worden afgeweken. Een VTE wordt gedefinieerd als 212 mandagen (van 7u36 minuten) per jaar gedurende de periode van twee jaar. De inschrijver zal gebruik maken van de profielen opgenomen in 3.8.2. De inschrijver bezit volgende marges, maar beargumenteert in zijn offerte zijn keuzes: • hij mag van een bepaald profiel nul, één of meerdere medewerkers vragen Uitzonderingen hierop zijn: er wordt 1 VTE functioneel analist voorzien. Daarnaast wordt er 1 VTE voorzien die ingevuld worden door de andere profielen waarvan elk profiel door maximum 25% van die 1 VTE kan worden ingevuld. • de werkbelasting mag variabel zijn, maar de inschrijver zorgt ervoor dat nooit meer dan 3 FOD Financiën co-sourcing medewerkers tegelijkertijd worden ingezet. • hij mag naar het aantal ingezette medewerkers een eigen invulling geven; hij mag echter maximaal 10 medewerkers vragen. In zijn offerte geeft de inschrijver weer hoe de gevraagde medewerkers over het totaal aantal toegewezen VTE’s moeten worden verdeeld en hoe hun takenpakket er uitziet. Hij beschrijft tevens wat de vereiste kennis is die deze personen moeten bezitten, wel wetend dat er geen kennisdomeinen mogen gevraagd worden die buiten de ICT standaarden liggen. De inschrijver vult de mandagen cosourcing in in de tweede tabel van bijlage B.

3.8.2

Beschrijving van beschikbare profielen De beschrijving van de taken die elk profiel uitvoert, is hieronder weergegeven.

Technisch architect 51

20/06/2011


De technisch architect moet de coherentie tussen de verschillende disciplines garanderen. In het bijzonder is hij verantwoordelijk voor de conformiteit tussen de technische architectuur van de ICTapplicatie (in termen van belangrijkste componenten en hun relaties) t.o.v. de functionele en nietfunctionele behoeften. Hij kent de voor- en nadelen van de beschikbare technologieën en standaarden en hun mogelijkheden, en hij kan bijgevolg de beste technologische keuze maken om tegemoet te komen aan de gestelde vereisten. In het bijzonder is hij verantwoordelijk voor : - Het opdelen van de applicatie in de belangrijkste componenten - De keuze van technische oplossingen en hun mogelijkheden binnen het kader van de standaarden van de FOD Financiën Data architect De data architect is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de logische gegevensmodellen, en het documenteren van de modellen in Entity-Relationship Diagrammen (ERD). De data architect werkt met de business analisten om de businessvereisten in een logisch model te vertalen. Het logische model wordt gevangen in een ERD. Op basis van dit model ontwerpt de database administrator een fysisch model en implementeert het. Data Integratie Analist De data integratie analist is verantwoordelijk voor het ontwerp van de data integratie component van het project. De primaire taak verbonden aan deze rol is het beschrijven van het extractie proces uit de bron systemen, de transformatie van deze gegevens conform de behoeften en van het laad proces van naar de analytische omgeving. Typische worden hier de mappings & ETL Job scenario’s beschreven. DBA DBA is verantwoordelijk voor het vertalen van het logische model (d.w.z. ERD) in een fysiek model voor implementatie in de gekozen DBMS, de implementatie van het model, de volume en capaciteitsramingen en ontwikkelt het algemeen beleid van DBMS voor datawarehousing. Data integratie ontwikkelaar De data integratie ontwikkelaar staat in voor de bouw van de data integratie component van het project. De primaire taak verbonden aan deze rol is het realiseren van de mappings /jobs op een technologisch optimale manier. De Data integratie ontwikkelaar zal ook instaan voor de impliciete testen van de jobs. Hij heeft volgende deeltaken: - Analyse van het ontwerp - Programmatie - De integriteit van de componenten van een applicatie controleren - De programma’s testen - Documentatie en publicatie van de programma’s - Onderhoud van de programma’s - De programma’s documenteren - De packages parametreren - Een diagnose stellen en een oplossingsmethode bepalen - Bouwen, evaluatie en integreren van de oplossing - Interactie met de databanken - Bevestigen van de oplossing Tester De tester heeft volgende deeltaken: 52

20/06/2011

-


Een gedetailleerd testplan opstellen De te gebruiken testgegevens verzamelen Testen van de componenten Testen van de logische gehelen Testen van de volledige applicatie Testen van de gebruikte infrastructuur Onderzoek van de resultaten Opstellen van een testverslag Realisatie van een gedetailleerd plan voor integratie testen

DWH Administrator Datawarehouse administrator is verantwoordelijk voor het coördineren van de vele facetten van de oplossing, met inbegrip van operationele overwegingen van het DWH, de veiligheid, het plannen van de ETL jobs en het voorlegging en oplossen van productiemislukkingen. BI – Application Designer - Analyse van de behoeften op het vlak van de gebruikersinterface en de componenten van de BI-applicatie - De modellering uitvoeren volgens de standaardmethodologie - De functionele documentatie en de gebruikershandleidingen opstellen - Het ontwerp van de applicatie uitvoeren in samenwerking met de Business en ICT - De technische vereisten definiëren - Een gedetailleerd programmatie- en testplan opstellen - Controleren of de gedefinieerde oplossing compatibel is met de geïntegreerde omgeving waarvoor ze werd ontworpen - De impact op de bestaande systemen bepalen en de problemen identificeren - De impact op de exploitatie, de architectuur en de levering van diensten bepalen - Vergelijking van de infrastructuur- en applicatieaspecten van de nieuwe applicatie met de bestaande - Een roll-out-plan uitvoeren in samenwerking met de Business en ICT - De opmerkingen van de gebruikers verzamelen, ze analyseren en verbeteringen voorstellen Functioneel analist - Analyseert het bedrijfsproces en de stroom van de informatie door het proces heen. - Formuleert informatiebehoeften en systeemvereisten, die weer de basis vormen voor een functioneel ontwerp rekening houdende met de organisatorische, economische, juridische en sociale consequenties van het automatiseringsproject. - Verantwoordelijk voor het afstemmen van de analytische oplossing met de behoeften van het bedrijf

53

20/06/2011

4


Deel D : Bijlagen 4.1 Bijlage A: Administratieve Aspecten 4.1.1 Voorwerp van de inschrijving Bijzonder bestek : Maintenance DWH Risicobeheer Voorwerp van de opdracht : onderhoud van programmatuur van datawarehouse risicobeheer 4.1.2

Identificatie van de inschrijver

Ondernemingen • • •

Firmanaam of benaming: Juridische vorm : Nationaliteit :

Sociale zetel Straat : Nr : Bus : Plaats : Postcode : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : RSZ-nummer : KBO-nummer: Contactpersoon/-personen en telefoonnummer(s):

en voor dewelke De heer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bijzondere lastenboek onderhoud van de programmatuur van datawarehouse risicobeheer. In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bijzondere lastenboek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting. (*) Schrappen wat niet past.

54

20/06/2011

Op rekeningnummer :


het

IBAN Code : BIC Code : Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

Nederlands/Frans (*)

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de toewijzing en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden : Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (elektronische post – e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

4.1.3

Gestanddoeningstermijn van de inschrijving Onderhavige inschrijving blijft geldig tot : ……………………………………. (minimum 240 dagen)

Ik machtig de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming op te vragen bij andere instanties. Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Ik machtig voor onderhavige offerte het bovengenoemde organisme om rechtstreeks aan de aanbestedende overheid, en op eenvoudige aanvraag vanwege deze laatste, alle inlichtingen te verstrekken betreffende mijn situatie op het vlak van bijdragen. Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming op te vragen bij andere instanties. Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte, aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bijzondere lastenboek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Overigens verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bijzonder lastenboek, de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

55

20/06/2011

Gedaan :


te

op

2011.

De inschrijver of de gevolmachtigde:

(naam) (functie)

56

20/06/2011

4.2


Bijlage B : Inventaris – prijstabellen

Het gebruik van onderhavige tabel is verplicht. Met prijzen die elders worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zal er uitsluitend rekening worden gehouden met de prijzen in onderhavige inventaris.

Profiel Profiel 1 (senior ETL ontwikkelaar) Profiel 2 (Technisch architect) Profiel 3 (Technisch consultant) Profiel 4 (Projectleider)

eenheid per mandag (*) per mandag (*) Per mandag (*) Per mandag (*)

prijs eenheid excl. BTW

prijs eenheid incl. BTW

Gedaan te : Datum : Naam :

(*) een mandag wordt gedefinieerd als 7u36 minuten.

57

20/06/2011


Co-sourcing

Aantal mandagen

prijs per mandag

functioneel analist technisch architect data architect data integratie analist DBA data integratie ontwikkelaar tester DWH administrator BI-application designer Totaal

424 (**) (**) (**) (**) (**) (**) (**) (**) 848

274 274 274 274 274 174 174 274 274

Gedaan te : Datum : Naam :

(**) in te vullen met een maximum van 106 mandagen

58

20/06/2011

4.3


Bijlage C : Model van vraag en antwoord

Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. Gelieve de cellen NIET op te splitsen. paragraaf paginanr. taal

Vragen – Questions

59

20/06/2011

4.4


Bijlage D : Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers

NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten. Naam : Functie in onderhavig project : Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Indien dit niet kan worden aangetoond zal het profiel minder of niet worden in rekening genomen bij de evaluatie van de offerte.) Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig : diploma behaald op …. Niet universitair hoger onderwijs : • Titel : • Diploma behaald op …. Universitair hoger onderwijs : • Titel : Diploma behaald op …. Andere : Professionele ervaring : Bij de inschrijver : • Huidige functie : • Sinds : • Voorgaande functie : • Van…………… tot ……………. • Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage 3 : • Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) Bij maximaal 3 andere bedrijven : - Functie : - Van …………….. tot ………………….. Technische vaardigheden : - Hardware : - Software : o Besturingssystemen : o Databases : o Programmeertalen : o Kantoortoepassingen : o Andere (specifiek) : Andere vaardigheden : - Op het vlak van management : - Op het vlak van consultancy : - Talenkennis : o Frans : begrijpend - actief - passief o Nederlands : begrijpend - actief - passief o Engels : begrijpend - actief – passief

60

20/06/2011

4.5


Bijlage E : Model van formulier voor presentatie van referenties

1. Naam van project 2. Naam van onderneming

3. Bedrijfssector

4. Naam contactpersoon

5. Contactgegevens

van

6. Toepassingsgebied van ontwikkeling of van project 8. Aanvangsdatum (fase per fase) 10.Budget (EUR) A. Hardware

7. Beoogde doelen 9. Datum einde

B. Software

C. Services

11. Overzicht en korte A. Naam van firma(s) B. Gedeelte van opdracht C. Competentie beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit Aantal gebruikers, aantal IT systemen zonder PC’s mainframes, mini’s en servers)

13. Overzicht en korte A. Hardware beschrijving van bronnensystemen 14. Overzicht en korte A. Hardware beschrijving van systemen voor realisatie van project 15. Projectbeheer

(aantal

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 5

…

Instrument/methode

16. Overzicht van aan Profiel 1 project toegekende profielen; (aantal (TOTAAL) personen en mandagen voor integrale project Profiel 4

.

61

Project «Onderhoud DWH Risicobeheer»

Recommend Documents