project
op de kaart
Project Borsele op de Kaart Organisatie: Datum: Projectleider:
Gemeente Borsele 18-1-2015 medewerker recreatie en toerisme
Inhoud
Verantwoordelijkheid .................................................................................................. 3 1. Aanleiding ............................................................................................................... 4 1.1 Situatieschets en probleemstelling .............................................................................. 4 1.2 Doelstelling van het project (SMART) ......................................................................... 5 1.3 Verwachte projectresultaten (SMART) .................................................................... 5 1.4 Uitgangspunten ........................................................................................................... 6 1.5 Projectafbakening ....................................................................................................... 6 1.6 Relatie met andere projecten en/of initiatieven ............................................................ 6
3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden ......................................... 8 3.1 Bestuurlijk opdrachtgever............................................................................................ 8 3.2 Projectverantwoordelijke ............................................................................................. 8 3.3 Projectleider ................................................................................................................ 8 3.4 Projectgroepleden ....................................................................................................... 9 3.5 Stakeholders ............................................................................................................... 9 3.6 Projectfasering ...........................................................................................................10 3.7 Communicatie ............................................................................................................11 3.8 Tijdsbesteding ............................................................................................................11
4 Projectbegroting .................................................................................................... 11 5. Projectlogboek ...................................................................................................... 12
Pagina 2 van 12
project
op de kaart
Verantwoordelijkheid Bestuurlijk opdrachtgever:
College van BW
Ambtelijk Yvonne Otte projectverantwoordelijke: Projectleider:
Medewerker recreatie en toerisme
Projectgroepleden:
Yvonne Otte (Procesbewaking) Anne-Marie Verwater (Cultuur) Corien van Dijk (Landschap/natuur) Marcel Aanen (Duurzaamheid en Land van Borsele) Mariska van Nieuwenhuijzen-van Heugten (Bedrijfscontacten) Annelies de Groot (Ruimtelijke ontwikkeling) Muriam Boogerd / Kristian Huisman (recreatie en toerisme)
Projectperiode:
Aanvang:
januari 2015
Afronding:
september 2015
Pagina 3 van 12
project
op de kaart
1. Aanleiding 1.1 Situatieschets en probleemstelling
Toeristische beleidsontwikkeling Jaren ’80 -‘90 In deze jaren startte Borsele met een visie uit de jaren ’80-’90 van de vorige eeuw. Verblijfsrecreatie kreeg enige ruimte, maar het ging toch vooral om dagrecreatie en daarbij behorende voorzieningen zoals bewegwijzering van fietsroutes en bedrijven. Verder was er aandacht voor de VVV en voor de basis van ons toeristisch product, te weten de Schaapskudde en de Stoomtrein Goes Borsele. Ondernemers werden ook toen al betrokken, maar er waren er niet veel. Veel ambtenaren, organisaties en bedrijven zetten zich in de loop der jaren in voor ons recreatief-toeristisch product. Vaak vooral op eigen initiatief. Vanaf 2007 • In 2007 ging het samenwerkingsverband Eén de Bevelanden van start en kwam er naast werkgroepen voor Wonen en Werken ook een werkgroep Recreëren. De vijf gemeenten in de Bevelanden sloegen de handen in een. Ze wilden De Bevelanden een gezicht geven naar buiten toe. De eerste samenwerking betrof vooral promotie als advertenties en later ook spots op tv. Promotie was ook de wens van de ondernemers. Samenwerking met ondernemers werd steeds belangrijker. Er kwam een apart overleg met een ondernemersgroep met uit iedere gemeente een of twee vertegenwoordigers. Deze groep overlegt met een afvaardiging van de gemeenten, waarna dat ambtelijk en bestuurlijk aan de orde komt en we dit in actiepunten op onze jaarlijkse agenda opnemen. • Naast Eén de Bevelanden namen ondernemers in Borsele met diverse achtergrond - van architect tot werkgever in het industriegebied, van DA drogist tot minicamping, van ambtenaar tot professionele bedrijven in de verblijfsrecreatie en van VVV tot horeca - ook zelf het heft in handen. Ze richtten Land van Borsele op met steun van de Kamer van Koophandel, Impuls Zeeland en de gemeente Borsele. In de eerste jaren stoomde Land van Borsele enthousiast vooruit. Vrijwilligers en een betaalde coördinator (drie jaar) verzetten veel werk. Na die drie jaar stond invulling van vrijwillige menskracht op de agenda. Niet eenvoudig. Het boekje met algemene informatie voor toeristen kwam in 2014 niet meer uit en de site werd minder levendig. Inmiddels zijn alle vacatures vervuld en wil Land van Borsele in 2015 weer van zich laten spreken. Geheel met vrijwilligers. Maar dan ook met een klein vast budget voor promotie waarvoor de Raad met het verhogen van de toeristenbijdrage heeft zorggedragen. Lange termijn plannen liggen er, maar brengen nog niet snel resultaat. Korte termijn acties vragen nu aandacht van deze stichting. • VVV Zeeland is in 2014 voor het eerst als één VVV van start gegaan. Vier Regio VVV’s en het Routebureau fuseerden. VVV Zeeland is nu bezig met een nieuwe aanpak waarin straks geen sprake meer is van een lidmaatschap. Iedere ondernemer kan dan een product bij de VVV afnemen. Actuele situatie De afgelopen jaren wijzen uit dat samenwerking met elkaar onontkoombaar is. We hebben te maken met een kritische consument die steeds meer aandacht geeft aan bijzondere belevingen en onderscheidende kwaliteiten. En er is heel wat te kiezen in de vrijetijdseconomie. Technische ontwikkelingen op het gebied van internet, social media en de vele mogelijkheden van promotie zijn daar debet aan. Het gaat niet meer om het aanbod, maar om de vraag. Om de vraag met welke onderscheidende kwaliteiten kan ik de gast verleiden en welke belevingen passen daarbij. Dit kunnen ondernemers, organisaties, overheden en VVV niet meer alleen. Ze zijn dan ook tot samenwerking veroordeeld, ieder vanuit de eigen expertise.
Pagina 4 van 12
project
op de kaart
Daarnaast komen er steeds meer - vaak kleine ondernemers - die gasten uit binnen- en buitenland willen ontvangen. Ook zij zetten zich in om meer promotie te maken en meer aandacht te vragen voor ons gebied. Ons gebied is vaak nog een overloopgebied van de kust. Bezetting in voor- en naseizoen kan veel beter. Bij één de Bevelanden recreatie hebben we een start gemaakt en gaan we samen met ondernemers - nog op persoonlijke titel - aan de slag om hieraan invulling te geven. De Zeeland Pas en straks de Beveland Express waar we nu aan werken, gaan bijdragen aan meer bekendheid van ook de Bevelanden. Met de uitkomsten van deze pas krijgen we een beter idee van wat de consument wil en naar welke activiteiten en belevingen de voorkeur uitgaat. In 2015 ondersteunt de VVV deze kennis over de consument nog met het promotieplan wat zij voor de regio schrijft en waarin zij ook een onderzoek doet dat op de gast is gericht. Dit alles zal ons helpen om ons beter op die gast te kunnen gaan richten, onze producten daarop af te stemmen, nieuwe bezoekers te trekken en tevreden bezoekers overhalen tot een herhalingsbezoek.
1.2 Doelstelling van het project (SMART)
Acceptabel
Doelstelling is door middel van samenwerking tussen gemeente, ondernemers en VVV te komen tot de ontwikkeling van activiteiten die kansrijk zijn voor de juiste doelgroep en te komen tot de juiste aanpak om deze doelgroep te bereiken. Deze samenwerking willen we bezegelen met een intentieovereenkomst waar de partners gezamenlijk afspraken maken over de te ondernemen activiteiten, verantwoordelijkheden en in te zetten financiën. Dit met als einddoel Borsele onderscheidend en eenduidig op de kaart te zetten en zo meer bekendheid te krijgen en meer bezoekers te ontvangen. Minimaal 10% meer bezoekers in 2019 Verkoop routekaarten, bezoekers VVV fysiek en via de site, Zeelandpasverkoop Intentieverklaring wijst dat uit
Realistisch
Als partners intentieverklaring ondertekenen, is het realistisch
Tijdgebonden
2015-2019
Doelstelling:
Specifiek Meetbaar
1.3 Verwachte projectresultaten (SMART) • • • • • • • • •
Een overzicht van kansrijke onderscheidende belevingen Kennis over de doelgroepen die hierin geïnteresseerd zijn Duidelijkheid over hoe die doelgroepen het beste te bereiken zijn Een gezamenlijk opgesteld actieplan met korte en lange termijnacties In het actieplan staan ook afspraken over taken, verantwoordelijkheden en financieringen Een ondertekende intentieverklaring om te gaan samenwerken in de uitvoering van het opgestelde actieplan meer bezoekers waarbij uitgangspunt het aantal bezoekers in 2014 aan de VVVsite/fysieke bezoekers aan de balie bij de VVV in Goes de nul-meting zijn gedurende het project in overleg met ondernemers meer samenwerking bereiken dan anno 2014 ondernemers ontvangen meer bezoekers waarbij bezoekers in 2014 het uitgangspunt zijn
Pagina 5 van 12
project
op de kaart
1.4 Uitgangspunten Het college heeft een duidelijke taak opgenomen in het collegeprogramma. Dit project geeft daar uitvoering aan. • De gemeente wil Borsele op de kaart zetten waarbij het genereren van de eigen kracht van de ondernemers essentieel is • Het eerder bepaalde thema Energie is de leidraad voor Borsele op de kaart • Borselse initiatieven sluiten aan bij de regionale visie • Het gastenonderzoek dat de VVV doet voor Eén de Bevelanden gebruiken we voor Borsele op de Kaart • Met een deskundige bekijken we hoe bestaande kennis beter vertaald kan worden naar concrete acties om meer partners en ondernemers te betrekken bij het doel. 1.5 Projectafbakening De gemeente Borsele faciliteert het traject om te komen tot een project waarbij Borsele op de kaart komt te staan. De eigen kracht en inzet van de lokale ondernemers is noodzakelijk zowel inhoudelijk als financieel. Daarbij zet de gemeente zich in om door middel van beleid en uitvoering activiteiten mogelijk te maken. 1.6 Relatie met andere projecten en/of initiatieven Uitkomsten gastenonderzoek VVV voor Eén de Bevelanden Recreatief begin 2015 en promotieplan Eén de Bevelanden Uitkomsten werkzaamheden Land van Borsele tav DNA, op stapel staande plannen e.d. Nieuwe initiatieven als Bevrijdingsmuseum, Plan Hkk360, omvorming Fort Ellewoutdijk, verdere ontwikkeling De Landing Baarland, Zeeland Pas en Beveland Express
Pagina 6 van 12
project
op de kaart
2. Risicoanalyse
Scenario
Gevolg
Kans * gevolg = risico
Verantwoording
Hoe te beheersen
Mate van deskundigheid op vakgebied r&t van partners loopt erg uiteen Mogelijkheden die de partners hebben zijn niet zo groot dat over projecten overeenstemming kan worden bereikt Ondernemers en gemeente dragen niet bij in de acties uit het actieplan
Partners in het op te zetten traject Borsele op de Kaart haken af
Deskundige + projectleider
Partners haken af
Deskundige + projectleider
Plannen komen niet van de grond
Knelpunten opsporen en in het actieplan eerst laagdrempelige acties opzetten en uitvoeren.
Na de start in de uitvoering van het actieplan, stokt de voortgang van de plannen
Zaken komen niet op afgesproken tijd in orde, of lopen helemaal vast. Deelnemers (zowel intern als extern) komen afspraken uit het actieplan niet na of kunnen die niet nakomen. Partners laten de moed zakken. Uitloop planning
In voortraject: deskundige + projectgroep Na start uitvoering: projectleider, in overleg met interne en externe partners afhankelijk van situatie Opdrachtgever, projectgroep, externe partners
Partners in de intentieverklaring
Interne werkgroep/externe partners betrekken Structureel agenderen
Activiteiten zijn over het hoofd gezien Resultaat project blijft achter
Bezoekersaantallen nemen niet voldoende toe
Partners in de intentieverklaring
Bij invulling van looptijd projectopzet hier extra oog voor hebben Goede inventarisatie maken van mogelijkheden en onmogelijkheden.
Voortgang bewaken/ uitzoeken waar de schoen wringt
Pagina 7 van 12
project
op de kaart
3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Bestuurlijk opdrachtgever
Naam:
Het college van BW van de gemeente Borsele draagt zorg voor de uitvoering van het besluit van de gemeente. De burgemeester als verantwoordelijk portefeuillehouder is de contactpersoon binnen het college. Taken van de bestuurlijk opdrachtgever zijn: • Besluiten nemen op voorgestelde BW-adviezen binnen de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde krediet • Contacten houden met het college, inwoners en de pers
Handtekening: 3.2 Projectverantwoordelijke
Naam:
Yvonne Otte is het hoofd van afdeling ‘Samenleving’. Zij is de directe leidinggevende van de projectleider, verantwoordelijk voor het proces van dit project en medeverantwoordelijk voor het eindresultaat. Haar taken zijn: • Voorzitter van de projectgroep Borsele op de Kaart • Overleggen en voorbespreken bijeenkomsten van de projectgroep • Ondertekenen van officiële poststukken en gemeenteraadadviezen
Handtekening:
3.3 Projectleider
Naam:
Dit is de medewerker Recreatie & Toerisme. Hij/zij is verantwoordelijk voor de succesvolle realisatie van dit project. De taken zijn: • Coördineren van werkzaamheden • Opstellen en voorbereiden van vergaderingen projectgroep en andere overlegsituaties • Betrekken van deskundigen en interne en externe partners bij het proces • Opstellen van beslisdocumenten • Verslaglegging van een en ander/administratie • Budgetmanagement
Handtekening:
Pagina 8 van 12
project
op de kaart
3.4 Projectgroepleden Onderstaande leden maken deel uit van de projectgroep Borsele op de Kaart. Hun taak is het om gezamenlijk een weg uit te stippelen en over hun eigen grenzen heen te kijken naar de mogelijkheden die dit project aan de hand van deskundige hulp kunnen laten slagen. Rol/functie binnen de projectgroep: Naam: Yvonne Otte
Bewaakt het proces
Naam:
Anne-Marie Verwater
Inbreng Cultuur
Naam:
Mariska van Nieuwenhuijzen
Inbreng Economie/ondernemers
Naam:
Marcel Aanen
Inbreng Duurzaamheid/Land van Borsele
Naam:
Annelies de Groot
Inbreng Ruimtelijke ontwikkeling
Naam:
Corien van Dijk Muriam Boogerd / Kristian Huisman
Inbreng Landschap/groenvoorzieningen
Naam:
Projectleider/inbreng Recreatie&toerisme
3.5 Stakeholders Veel partijen zijn betrokken, zoals BW, interne deskundige ambtenaren, VVV, Land van Borsele en nog niet daarbij betrokken ondernemers in verblijfs- en dagrecreatie, horeca, middenstand, natuurorganisaties als Natuurmonumenten, BZZB, Zeeuws Landschap en Stichting Landschapsbeheer Zeeland, Culturele Raad, initiatiefnemers van nieuwe plannen en degenen waarop we onze acties richten: de bezoekers en de bewoners De projectleider heeft als taak alle informatiestromen te coördineren. Leden van de interne communicatiegroep zijn verantwoordelijk voor communicatie naar de achterban. Dat geldt ook, waar nodig, in de contacten met externe organisaties. Communicatie vanuit de bestuurlijk of ambtelijk opdrachtgever verloopt zoveel mogelijk via de projectleider naar de interne projectgroep.
Pagina 9 van 12
project
op de kaart
3.6 Projectfasering
Initiatieffase dec. 2014 – jan. 2015 In deze fase starten we intern op met de projectgroep met kennis vanuit de diverse disciplines. We adviseren de hulp in te roepen van een deskundige, omdat de kennis op het gebied van R&T heel divers is, vooral ook extern en het college meer ondernemers willen betrekken bij het recreatief-toeristisch product. Kosten van deze deskundige zijn € 9.500 excl. BTW. Daarin zijn begrepen reis- en verblijfskosten en wekelijks 2 bureau-uren ten behoeve van het project. De betreffende deskundige zet zich voor 19 dagdelen in voor ons project, houdt gesprekken met stakeholders om een goede analyse en een passende aanpak voor Borsele te kunnen uitwerken in drie workshops. In die workshops is er aandacht voor uitgangspunten van het college voor dit plan en gaat ze vooral ook heel praktisch aan de slag met interne en externe deelnemers. Eindresultaat zal zijn een intentieverklaring van gemeente en externe partners om zo voortgang in de tijd te kunnen waarborgen.
Opstart project Betrekken deskundige Opstellen projectplan BW/raadsoorstel Goedgekeurde projectopdracht
Interne projectgroep Eerste contacten Projectleider Projectleider i.o.m. ambtelijk opdrachtgever en projectgroep projectleider BW en Raad
Definitieffase jan.-febr. 2015 Onderzoek situatie Borsele + Gesprekken met stakeholders Analyse en voorgestelde aanpak/uitwerking workshops Verslaglegging voor portefeuillehouder en BW
Extern deskundige i.o.m. projectleider/ambtelijk opdrachtgever/projectgroep/stakeholders Extern deskundige i.o.m. klein comité projectgroep, terugkoppeling ambtelijk opdrachtgever/projectgroep/stakeholders Projectleider
Ontwerpfase febr- juli 2015 Uitwerking workshops Uitnodigingen voor eerste workshop van 2 maart 2015 Organisatie rondom workshops Verwerken uitkomsten als inzet voor workshops 2 en 3 Datums prikken, uitnodigingen versturen Evaluatie van de uitkomsten, strategische advisering BW + raad de uitkomsten voorleggen
Extern deskundige i.o.m klein comité projectgroep en stakeholders Projectleider Projectleider en projectgroep Extern deskundige, projectleider, projectgroep Projectleider Extern deskundige projectleider
Pagina 10 van 12
project
op de kaart
3.7 Communicatie Verantwoordelijk voor de uitvoering is de projectleider. Met wie Wanneer
Hoe
Projectgroep: agenda/stukken Portefeuillehouder/BW/projectgroep: Verslagen en actielijsten Bestuurlijke beslisdocumenten: aan ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever Uitnodigingen voor workshops aan genodigden
Min. 3 dagen voor het overleg
e-mail
< 2 weken na het overleg
e-mail
2-4 weken voor het beslismoment
papier
drie weken of meer voor datum
e-mail/papier
Persberichten
Afhankelijk van het bericht
Bevelandse bode, PZC, site, anders
3.8 Tijdsbesteding De doorlooptijd van het project loopt van december 2014 tot en met juli 2015 Wie
Gem.uren per week/totaal weken 250/30 = 8 uur per week gem.
Totaal aantal uren
Projectleider Leden interne stuurgroep
60/30 = 2 uur per week gem.
250 60
Ambtelijk opdrachtgever
50/30 = 1,5 uur per week gem.
50
Bestuurlijk opdrachtgever
20/30 = 1 uur per week gem.
20
Bij de uitwerking van het actieplan zal de projectleider met interne en externe partners de voortgang bewaken van juli 2015 tot en met december 2019. Dit in de vorm van het organiseren van bijeenkomsten, afstemmen, actie nemen bij stagnering en interne en/of externe betrokkenen indien nodig incidenteel extra bijeen roepen. De projectleider zal gemiddeld 1 uur per week actief blijven hiervoor gedurende 40 weken per jaar. Ieder legt zijn uren vast in TIM op een daarvoor aangemaakt product Borsele op de Kaart wat valt onder het hoofdproduct Toeristische recreatie/Promotie.
4 Projectbegroting Om de projectdoelstellingen te kunnen realiseren is gedurende de vierjarige projectperiode een bedrag van jaarlijks €100.000 nodig. Een uiteenzetting van dit budget zal ter besluitvorming worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Daarin zullen we ook de financiële vertaling voor de realisatie van 2016 t/m 2019 opnemen. Projectbegroting uitgaven opmerkingen Voorbereiding Externe expertise € 9.500 ex BTW Uitvoering nog nader te € 100.000 €50.000 voor de inhuur van een specificeren in overleg met toeristisch functionaris. partners en daarna voor te €50.000 uitvoeringskosten. leggen aan de gemeenteraad ter besluitvorming
Pagina 11 van 12
project
op de kaart
5. Projectlogboek Activiteit
Datum:
Plan van Aanpak Borsele op de Kaart
BW 30-9-2014
Inhuur externe expertise
BW 20-1-2015
e
1 bijeenkomst/workshop e
e
2 maart 2015
2 en 3 bijeenkomst/workshop
23 maart en 13 april 2015
Evaluatie en advies deskundige
Mei
Actieplan schrijven
Juni
Plan plus budgetaanvraag
9 juli 2015
Uitvoering
September 2015 tot december 2019
Evaluatie
BW najaar 2016
Pagina 12 van 12
