LOKAKARYA
PROSES DAN TEKNIK INTERNAL AUDIT
INSTITUT PENDIDIKAN & PELATIHAN AUDIT DAN MANAJEMEN YAYASAN PENDIDIKAN INTERNAL AUDIT
PENGERTIAN TEMUAN SAWYER & DITTENHOFER : Conditions identified by internal auditors that require corrective actions.
STANDARD 430.04 – SPPIA : Encompassing deviations from norms or acceptable criteria – deviations that need correction.
Bentuk & ukurannya : Actions not taken at all
Unsatisfactory systems
■FINDING
Action taken improperly Prohibited action taken
Mengenali karakteristik temuan Cukup signifikan untuk dilaporkan Didasarkan pada fakta dan bukannya opini Dokumentasi dalam bentuk bukti sufisien, kompeten, relevan
Obyektif dan tidak bias Relevan dengan permasalahan Cukup meyakinkan untuk adanya tindakan perbaikan
PROSES PENYELESAIAN TEMUAN
1. INSIGNIFICANT FINDING 2. MINOR AUDIT FINDING 3. MAJOR AUDIT FINDING
ELEMENTS OF FINDING Condition
Criteria
Cause
What is
What Why Should be
Effect
Recommendation
So what
What should be done
KONDISI ➤
Gambarkan dengan cara yang jelas dan ringkas.
➤
Kondisi yang faktual dilaporkan dengan lengkap, akurat dan tepat.
MENYATAKAN APA YANG TERJADI SAAT INI ATAU APA YANG TERJADI DI MASA LALU
➤
Jika mungkin, kondisi dapat dikuantifikasi dengan terminologi tertentu, misal: waktu, uang, dan servis
CONTOH KONDISI Setiap harinya, petugas bagian akuntansi dapat melakukan paling sedikit 20 electronic wire transfers dengan rata-rata total Rp 300 juta,-. Petugas tersebut memiliki 2 sistem passwords yang memungkinkannya untuk input dan release transfers. Dalam 3 bulan terakhir,perusahaan gagal memanfaatkan fasilitas diskon senilai Rp 35 juta,juta,-
KRITERIA Kriteria menyatakan standar apa yang seharusnya ada. Standar dapat ditetapkan oleh manajemen, praktik yang umum, UU, standar industri, dsb. Kondisi diukur dengan kriteria yang ditetapkan.
SEBAB Sebab menjawab pertanyaan: “Mengapa kondisi dan kriteria berbeda?” Beberapa sebab tidak dapat dikoreksi secara langsung (Contoh: Pembayaran tagihan terlambat karena adanya perubahan on-line system di Kantor Pusat), namun rekomendasi dapat diarahkan bagaimana mengurangi risiko (Contoh: dikembangkan disaster contigency plan untuk memastikan tidak terganggunya operasional). Sebab terbagi menjadi sebab utama (primary) sebab pendukung (supplemental).
AKIBAT Akibat adalah tingkatan risiko yang dapat ditunjukkan / dilihat jika sebab tidak ditangani atau jika kondisi tidak dikoreksi. Ini merupakan elemen yang cukup penting untuk tujuan “meyakinkan”
AKIBAT Secara persuasif, jelaskan risiko dan benefit dengan dukungan fakta yang diperoleh. Jika mungkin, akibat dkuantifisir (frekuensi, ukuran, atau kemungkinan terjadinya).
Contoh: Karena kecepatan, volume, dan nilai transaksi, perusahaan akan mengalami kerugian jumlah uang dengan nilai yang sangat besar. Kerugian ditaksir sebesar Rp 5juta,5juta,- untuk setiap transaksi.
REKOMENDASI Rekomendasi adalah usulan atau saran perbaikan atas kondisi yang ada dan dimaksudkan untuk mencegah agar kondisi tidak berulang.
Tips untuk Rekomendasi : Jangan hanya sekedar mengulang kriteria — fokus pada elemen SEBAB Jangan membuat rekomendasi terlalu umum. Buat rekomendasi yang praktis, logis, dan murah. Kembangkan rekomendasi bersama auditee.
Cara-cara CaraPengembangan Temuan ➤
METODE INDUKTIF: Pengumpulan faktafaktafakta yang bersifat khusus untuk diambil kesimpulan umum.
➤
METODE DEDUKTIF : Berangkat dari kesimpulan umum yang diperoleh untuk dibuatkan pernyataan yang lebih spesifik.
Inductive Findings ➤
URUTAN ATRIBUT TEMUAN : Kondisi Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi
Deductive Findings ➤
URUTAN ATRIBUT TEMUAN : Sebab dan Akibat Kondisi &Kriteria, atau Kriteria & Kondisi Rekomendasi
Contoh Inductive & Deductive 1.
Tidak ada pemisahan tugas yang semestinya di Divisi Keuangan & Akuntansi.
2.
Perusahaan menderita kerugian sebesar Rp 450juta,-
3.
Kerugian lebih besar dapat terjadi jika pemisahan tugas ini tidak dilakukan.
4.
Praktik bisnis yang baik mensyaratkan adanya pemisahan tugas antara seorang yang mengotorisasi, menyimpan, dan mencatat uang.
5.
Rekomendasikan pemisahan tugas-tugas tersebut.
6.
Seorang petugas akuntansi di kantor Cabang bertugas mencatat uang yang keluar, mengelolanya, serta mempunyai wewenang / otorisasi atas uang yang akan dikeluarkan.
SOLUSI - Inductive ➤
Tidak ada pemisahan tugas yang layak di Divisi Keuangan & Akuntansi. Seorang petugas akuntansi di Kantor Cabang bertugas mencatat uang yang keluar, mengelolanya, serta mempunyai wewenang / otorisasi atas uang yang akan dikeluarkan. Praktik bisnis yang baik mensyaratkan adanya pemisahan tugas antara seorang yang mengotorisasi, menyimpan, dan mencatat uang.
➤
Karena tidak adanya pemisahan tugas yang layak ini, perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp 450juta,-. Kerugian lebih besar dapat terjadi jika pemisahan tugas ini tidak dilakukan. Oleh karenanya, kami merekomendasikan bahwa dibuatkan pemisahan tugas antara yang mengotorisasi, menyimpan, dan mencatat uang.
SOLUSI - Deductive ➤
Perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp 450juta,- dan kerugian lebih besar dapat terjadi jika pemisahan tugas ini tidak dilakukan. Seorang petugas akuntansi di kantor Cabang bertugas mencatat uang yang keluar, mengelolanya, serta mempunyai wewenang / otorisasi atas uang yang akan dikeluarkan. Praktik bisnis yang baik mensyaratkan adanya pemisahan tugas antara seorang yang mengotorisasi, menyimpan, dan mencatat uang.
➤
Oleh karenanya, kami merekomendasikan bahwa dibuatkan pemisahan tugas antara yang mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan uang.
Checklist - Findings KONDISI Apakah kondisi saat ini dan yang lalu digambarkan dengan cara yang jelas dan ringkas? Apakah kondisi fokus pada saat ini atau yang lalu dan bukannya untuk suatu hal di masa depan? Apakah kondisi yang faktual dilaporkan dengan lengkap, akurat, dan tepat? Jika mungkin, apakah permasalahan dapat dikuantifisir? Apakah risiko dapat diduga atau diidentifikasi?
Checklist - Findings KRITERIA Apakah memang ada kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk lebih memperkuat temuan? Jika mungkin, ada referensi yang baku secara tertulis atas kriteria yang ditetapkan? Apakah kriteria memang mengarahkan pada permasalahan--permasalahan dalam kondisi yang permasalahan faktual?
Checklist - Findings SEBAB Apakah sebab menjelaskan mengapa kondisi berbeda dengan kriteria? Apakah sudah dibedakan antara apa yang merupakan sebab utama (primary) dan sebab pendukung (Supplemental)?
Checklist - Findings AKIBAT o o
o
Apakah akibat menjawab pertanyaan, “So what?” Apakah akibat secara meyakinkan dapat menjelaskan mengenai risiko dan manfaat dengan pernyataan faktafakta-fakta yang mendukung? Jika mungkin, apakah dampak dapat dikuantifisir dan dinyatakan dalam bentuk frekuensi, ukuran, atau kemungkinan?
Checklist - Findings REKOMENDASI ➤
Apakah rekomendasi telah diarahkan untuk mengeliminasi sebab ?
➤
Apa rekomendasi dibuat praktis, logis, dan murah?
Questions/Comments ?
