Programma van Eisen Verhuisdiensten
Publicatienummer RUG: 000024211208 Corsanummer: FB14.0451 Afdeling Inkoopmanagement
Rijksuniversiteit Groningen Groningen, 7-1-2015 © Copyright 2014 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
Inhoud 1. Algemeen ................................................................................................................................................... 3 2. Eisen ten aanzien van het personeel ....................................................................................................... 4 3. Eisen ten aanzien van de uitvoering ........................................................................................................ 6 4. Eisen ten aanzien van opslag ................................................................................................................... 8 5. Eisen ten aanzien van duurzaamheid en MVO ....................................................................................... 9 6. Eisen ten aanzien van contractmanagement en managementinformatie ............................................10 7. Eisen ten aanzien van tarieven en facturatie.......................................................................................... 11
______________________________________________________________________ 2
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
1. Algemeen 1.1 Inschrijver dient in te stemmen met de Algemene inkoopvoorwaarden van de RUG met bijbehorende conceptovereenkomst. Deze zijn als bijlage toegevoegd in Negometrix. 1.2 De Inschrijver dient zich aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving, normen en richtlijnen te houden. Dit geldt onder andere voor de Arbowet- en regelgeving. 1.3 Inschrijver dient te garanderen dat gedurende de uitvoering van de Opdracht door alle werknemers en ingezette derden welke zorg dragen voor de uitvoering van de Opdracht in de contacten met de RUG de Nederlandse taal in woord en geschrift zal worden gebruikt. Tevens verklaart de Inschrijver dat bij de uitvoering van de Opdracht alle documenten in de Nederlandse taal zijn opgesteld. 1.4 Inschrijver dient te voldoen aan de eisen die worden gesteld om te kunnen voldoen aan het keurmerk Erkende Verhuizers. Inschrijver dient dit aan te tonen door een kopie van geldig certificaat. Dit certificaat dient Inschrijver bij de Inschrijving toe te voegen. Indien er geen certificaat is dient Inschrijver een bewijsmiddel/omschrijving bij de Inschrijving te voegen waaruit blijkt dat de Inschrijver aan de eisen voldoet. 1.5 Inschrijver dient te voldoen aan de eisen die worden gesteld om te kunnen voldoen aan het keurmerk Professionele Project Verhuizer (of gelijkwaardig). Inschrijver dient dit aan te tonen door een kopie van het geldig certificaat. Deze kopie dient Inschrijver bij de Inschrijving te voegen. Inschrijver dient in het geval er geen certificaat is, een bewijsmiddel/omschrijving bij de Inschrijving te voegen waaruit blijkt dat Inschrijver aan de eisen voldoet. 1.6 Inschrijver onderschrijft dat de RUG een dynamische organisatie is en er gedurende de contractperiode wijzigingen kunnen optreden met betrekking tot de locaties en het aantal locaties, waarmee de inschrijver rekening dient te houden. 1.7 Medewerkers van de Inschrijver die krachtens deze opdracht onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden uitvoeren, voor zover die in de gebouwen en op terreinen van Opdrachtgever worden verricht, zijn verplicht de door Opdrachtgever aangehouden procedures in acht te nemen. En met daarbij de huisregels die specifiek voor een bepaalde faculteit kunnen gelden. 1.8 Medewerkers van de Inschrijver dienen zich te allen tijde te melden bij de receptie van de desbetreffende faculteit waar de werkzaamheden uitgevoerd zullen worden. 1.9 Medewerkers van de Inschrijver dienen zich ten alle tijden op de hoogte te stellen van de gebruikersregels voor Derden. Zie hiervoor bijlage P4.
______________________________________________________________________ 3
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
2. Eisen ten aanzien van het personeel 2.1
Gedurende de gehele contractduur zorgt de Inschrijver voor één vaste contactpersoon voor de RUG, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van de totale opdracht (zowel in het samenwerkingsverband i.s.m. logistiek, uitvoerend en financieel gebied).
2.2
Tijdens de uitvoering van de verhuiswerkzaamheden zorgt de Inschrijver voor één vast aanspreekpunt (lees projectleider en/of meewerkend voorman).
2.3
Voor elke verhuizing zet de Inschrijver een ervaren projectleider en/of (meewerkend) voorman in. De projectleider/voorman en eventuele overige contactpersonen beheersen de Nederlandse en Engelse taal in woord.
2.4
De in te zetten projectleider/voorman is gedurende het gehele project telefonisch bereikbaar. De telefoonnummers zijn aan de Opdrachtgever voorafgaand aan de uitvoering bekend gemaakt.
2.5
Inschrijver beschikt over een vast team voor de uitvoering van de werkzaamheden bij de Opdrachtgever.
2.6
De verhuismedewerkers dragen tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden herkenbare werkkleding, voorzien van een bedrijfslogo.
2.7
De verhuismedewerkers dienen een klantgerichte instelling te hebben en gedurende de verhuiswerkzaamheden zorg te dragen voor een zoveel mogelijk geruisloze voortgang van de verhuiswerkzaamheden.
2.8
Op verzoek van de Opdrachtgever worden te allen tijde kopieën getoond van geldige identiteitsbewijzen van de verhuismedewerkers die werkzaam zijn voor de Inschrijver. Dit kan door de projectleider of door de medewerkers zelf.
2.9
Van medewerkers die niet in het bezit zijn van een Nederlands paspoort en buiten de EU geboren zijn, dient de Inschrijver in het bezit te zijn van een kopie van de verblijfsvergunning.
2.10
Indien de RUG dit verlangt dient de Inschrijver bereid te zijn om van medewerkers die worden ingezet verklaringen voor goed gedrag te overleggen.
2.11
Alle in te zetten medewerkers dienen in het bezit te zijn van een vakdiploma verhuizingen (VTL of gelijkwaardig) of zijn aantoonbaar met deze opleiding begonnen.
2.12
De voorman projectverhuizer dient in het bezit te zijn van een diploma voorman projectverhuizer (VTL of gelijkwaardig).
2.13
De projectleider projectverhuizingen dient in het bezit te zijn van een diploma projectleider projectverhuizingen (VTL of gelijkwaardig)
2.14
Indien er sprake is van het gebruik van een heftruck, dient de bestuurder in het bezit te zijn van een geldig heftruckrijbewijs en waarbij hij tevens mag werken met hijsmiddelen.
2.15
De RUG heeft, indien een medewerker van de Inschrijver niet geschikt blijkt te zijn (zoals aantoonbare ondeskundigheid en niet-integriteit), het recht om de medewerker per direct te weigeren. Inschrijver treft in een dergelijk geval direct maatregelen zodat het project niet vertraagt.
______________________________________________________________________ 4
Programma van Eisen ______________________________________________________________________ 2.16 De (verhuis)medewerkers conformeren zich aan de huisregels van de RUG. Zie bijlage P3. En dienen zich te allen tijde op de hoogte te stellen van de regels die gelden in het desbetreffende pand. 2.17
Het in te zetten personeel is te allen tijde verplicht tot geheimhouding van alle vanuit de functie opgedane bijzondere beveiliging- en aanverwante aangelegenheden met een vertrouwelijk karakter.
2.18
Inschrijver zorgt voor adequate vervanging in geval van uitval van personeel.
2.19
De werktijden van de (verhuis)medewerkers liggen op maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 18:00 uur. In incidentele gevallen, en na schriftelijke opdracht van de RUG, kan hiervan afgeweken worden.
______________________________________________________________________ 5
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
3. Eisen ten aanzien van de uitvoering 3.1
De RUG bepaalt de complexiteit van de verhuizing.
3.2
De RUG bepaalt of de Inschrijver op basis van uren of op basis van m3 of een combinatie van beide de prijs berekent.
3.3
De Inschrijver brengt alleen meerwerk in rekening na schriftelijke goedkeuring van de RUG.
3.4
Voorafgaand aan de uitvoering van de opdracht wordt er in gezamenlijk overleg tussen de RUG en de Inschrijver de complexiteit en de wijze van offreren besproken.
3.5
Onder een verhuizing valt te allen tijde het eventueel demonteren en monteren van inboedel, indien dit onvermijdelijk is om de inboedel te kunnen verhuizen.
3.6
De Inschrijver dient 24 uur per dag (telefonisch) bereikbaar te zijn voor het aanvragen van personeel bij calamiteiten.
3.7
De Inschrijver garandeert dat in geval van spoed (bijvoorbeeld als gevolg van wateroverlast of brand) een verhuizing binnen 24 uur na opdracht uitgevoerd wordt. De Opdrachtnemer garandeert binnen 2 uur na aanvraag in geval van spoed deel te nemen aan een salvageteam.
3.8
De Inschrijver is in staat om zeven dagen (24 uur) per week, 52 weken per jaar haar diensten aan te bieden.
3.9
De verhuisactiviteiten dienen te allen tijde te worden uitgevoerd tijdens de regulaire werktijden (de zogenaamde 100% uren) tenzij vooraf door de RUG aangegeven wordt hiervan af te wijken.
3.11
Na opdrachtverlening voor een grote verhuisklus (> 5 werkplekken) werkt de Inschrijver met een draaiboek waarin een duidelijke planning staat vermeld. Onderdeel hiervan zijn de begin en eindtijden.
3.12
De Inschrijver is in staat om bij een grote verhuizing (>5 werkplekken), een gedetailleerd verhuisplan op te stellen in samenspraak met de desbetreffende Facility Manager van de RUG die in deze optreedt als verhuiscoördinator.
3.13
De Inschrijver schakelt, indien nodig en in overleg met de RUG, voor de uit te voeren werkzaamheden een gespecialiseerd bedrijf in. De RUG heeft het recht deze werkzaamheden met een dermate specialistisch karakter (bv. Medische of laboratoria apparatuur) ook separaat weg te zetten of in eigen beheer te houden. Indien er sprake is van het vervoeren van chemicaliën waarvoor een ADR vergunning (ADR vakbekwaamheidscertificaat) benodigd is, zal dit door de eigen vervoersdienst van de RUG worden uitgevoerd.
3.14
Het vervoeren van (proef) dieren wordt als dermate specialistisch beschouwd dat deze verhuisbeweging buiten de scope van deze overeenkomst valt.
3.15
De Inschrijver is in staat de voor een verhuizing benodigde vergunningen, ontheffingen en dergelijk van welke aard dan ook zelf te verkrijgen zonder tussenkomst van de RUG.
3.16
De Inschrijver is verplicht alle mogelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om beschadiging aan gebouw, installatie, liften, apparatuur en meubilair te voorkomen. Dit door middel van het aanbrengen van beschermmaterialen. Bij het beëindigen van de opdracht dient dit binnen een week weer verwijderd te worden.
______________________________________________________________________ 6
Programma van Eisen ______________________________________________________________________ 3.17 Meldingen van alle schade, veroorzaakt door medewerkers van de Inschrijver of onderaannemer dienen dagelijks, gedurende de verhuizing, zowel direct (mondeling) als schriftelijk (in opleveringsrapportage) aan de RUG te worden doorgegeven. 3.18
Bij het zoekraken of misbruik van (in bruikleen gegeven) sleutels door een medewerker van de Inschrijver of onderaannemer, zullen de hierdoor veroorzaakte kosten, directe- indirecte en vervolgschade, van welke aard en omvang dan ook voor rekening van de Inschrijver zijn.
3.19
De Inschrijver beschikt over voldoende, adequaat materieel welke zijn gekeurd en voldoen aan alle veiligheidseisen. Op verzoek van de RUG dienen de bewijsstukken overlegd te worden.
3.20
De Inschrijver draagt zorg voor het in voldoende mate en ruim van te voren ter beschikking stellen van alle voor de verhuizingen benodigde verhuismaterialen zoals vouwdozen of andere gebruiksvriendelijke inpakmaterialen, stickers, roldo’s, rolcontainers, meubelhondjes etc. Dit alles zal in nauw overleg met de RUG geschieden. Alle materialen welke gebruikt zijn tijdens de verhuizing zullen door de Inschrijver worden verspreid. Na afronding van de verhuizing worden alle materialen weer opgehaald en afgevoerd.
3.21
De Inschrijver zorgt ervoor dat de bij de opdracht in te zetten “Handyman” beschikt over adequaat handgereedschap.
3.22
De verantwoordelijke contactpersoon van de verhuizing (Facility manager van de faculteit) is gerechtigd om de medewerkers van de Inschrijver instructies en/of aanwijzingen te geven, dan wel werkzaamheden op te dragen die door de verhuizers zullen worden opgevolgd dan wel uitgevoerd.
3.23
De Inschrijver voert de werkzaamheden altijd in overleg uit met de vertegenwoordiger van de RUG (Facility Manager van de faculteit).
3.24
De Inschrijver werkt met de gegevens zoals die door de RUG worden aangeleverd, zoals plattegronden en ‘van naar’ lijsten.
3.25
De Inschrijver treft tijdens de verhuizing de juiste maatregelen om geluidsoverlast tot een minimum te beperken.
Personeelsverhuizingen 3.26
Onderdeel van de opdracht is het uitvoeren van personeelsverhuizingen. Dit betreft personeel welke in dienst komt van de RUG die binnen Nederland en vanuit het buitenland naar Nederland verhuisd dienen te worden.
3.27
De Inschrijver is op de hoogte van de verplaatsingskostenregeling voor personeelsverhuizingen.
3.28
De Inschrijver wordt door de te verhuizen persoon benaderd voor het in gang zetten van de verhuizing.
3.29
Nadat de Inschrijver is benaderd door de te verhuizen persoon, controleert deze bij de desbetreffende contactpersoon van de RUG of de persoon daadwerkelijk in dienst treedt van de RUG. Na bevestiging van de desbetreffende contactpersoon kan de verhuizing in gang gezet worden.
3.30
De Inschrijver borgt in alle gevallen dat de te verhuizen persoon volledig ontzorgd wordt en dat de verhuizing naar volle tevredenheid verloopt.
3.31
De facturen met betrekking tot de personeelsverhuizingen dienen bij de Financieel Economische Dienst (FED) van de RUG te worden ingediend.
______________________________________________________________________ 7
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
4. Eisen ten aanzien van opslag 4.1
Inschrijver dient over voldoende opslagcapaciteit te beschikken en tevens de mogelijkheid te hebben om over opslagmogelijkheden elders te beschikken indien nodig.
4.2
De Inschrijver dient over verwarmde, stofvrije en tegen brand en inbraak beveiligde opslagfaciliteiten te beschikken
4.3
Goederen die in de opslag bij de Inschrijver staan dienen minimaal binnen 3 werkdagen beschikbaar te zijn voor de RUG.
4.4
Van alle opgeslagen goederen dienen overzichten aanwezig te zijn in een digitale database waar de Opdrachtgever van de opslag eenvoudig en ten alle tijden toegang tot heeft.
4.5
De opslagruimten van de Opdrachtnemer dienen beveiligd te zijn en slechts toegankelijk voor personeel van de Opdrachtnemer en de contactpersoon van de RUG.
4.6
De aangeboden opslagruimte dient adequaat verzekerd te zijn tegen welke vorm van verlies en/of diefstal en verlies van functionaliteit door onder andere brand en waterschade.
4.7
De opslagruimte dient tijdens de regulieren kantooruren (8:00 – 18:00 uur) onbeperkt toegankelijk te zijn door de genoemde personen.
______________________________________________________________________ 8
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
5. Eisen ten aanzien van duurzaamheid en MVO 5.1
Inschrijver dient minimaal te voldoen aan de gestelde criteria van duurzaam inkopen op het gebied van verhuisdiensten ontwikkeld door Agentschap NL.
5.2
Indien de criteria op het gebied van verhuisdiensten door Agentschap NL worden bijgesteld dient de Inschrijver zich hier aan te conformeren.
5.3
Inschrijver dient een nieuwe wijze van verpakken te stimuleren waarbij zo min mogelijk papier karton en andersoortige verpakkingsmaterialen worden gebruikt en verbruikt.
5.4
Inschrijver dient zoveel mogelijk dozen en verpakkingsmateriaal te hergebruiken.
5.5.
Inschrijver dient een verantwoord personeelsbeleid te voeren, een beleid dat gebaseerd is op veiligheid, gezondheid, training en opleiding van haar personeel, diversiteit en gelijke kansen.
______________________________________________________________________ 9
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
6. Eisen ten aanzien van contractmanagement en managementinformatie 6.1
De RUG dient eens per kwartaal te worden voorzien van managementinformatie. Deze dient minimaal te bestaan uit: - Overzicht van uitgevoerde opdrachten per faculteit/pand - Het aantal verhuisde werkplekken per faculteit/pand - Overzicht van klachten en wijze van afhandeling - Overzicht van de gerealiseerde responsetijden - Opleveringsrapportages - KPI’s
6.2
De Opdracht dient op verzoek van de RUG, periodiek (digitaal) inzicht te verschaffen over de goederen in de externe opslag.
6.3
Minimaal één keer per jaar vindt er op verzoek van de RUG een overleg plaats waarin de contractuele zaken en de geleverde managementinformatie wordt besproken.
6.4
Inschrijver dient in te stemmen met leveranciersbeoordelingen. De RUG wil tijdens de contractperiode werken met eenduidige normen en KPI’s. Onderstaande onderwerpen en doelstellingen van de opdracht geven richting aan van KPI’s die de RUG wenst af te spreken. De definitieve KPI’s en normen worden na gunning in samenspraak met de Inschrijver vastgelegd. De prestaties van de Inschrijver worden aan de hand van deze KPI’s getoetst. Zie hiervoor bijlage P1.
______________________________________________________________________ 10
Programma van Eisen ______________________________________________________________________
7. Eisen ten aanzien van tarieven en facturatie 7.1
Alle verhuisverzoeken worden vooraf compleet opgenomen en geoffreerd. Alle aangeboden prijzen, tarieven en kosten worden vermeld in euro’s exclusief BTW.
7.2
Kleine (< 5 werkplekken), ad hoc opdrachten kunnen, in overleg met de desbetreffende Facility Manager, op regie basis worden verrekend. Dit gebeurt in voorafgaand overleg.
7.3
De kosten voor het gebruik, aanleveren en afvoeren van alle materialen (inclusief afval) zijn voor rekening van de Opdrachtnemer.
7.4
Pauzetijden komen ten laste van de Opdrachtnemer en kunnen niet aan de RUG worden gefactureerd worden. Maaltijden zijn eveneens voor rekening van de Opdrachtnemer.
7.5
Inwerkkosten voor vervangend personeel, bij uitval, zijn voor risico en rekening van de Opdrachtnemer.
7.6
Eventueel overeengekomen meerwerk dient separaat op de factuur vermeldt te worden.
7.7
Eenmaal per maand wordt er een factuur uitgebracht. Deze factuur dient een verzamelfactuur te zijn van alle uitgevoerde werkzaamheden van die maand. Op deze factuur dient een specificatie te worden gemaakt van de uitgevoerde werkzaamheden per faculteit.
7.8
Alle facturen (met uitzondering van de facturen voor personele verhuizingen) dienen digitaal in PDF naar de RUG te worden verzonden op het e-mail adres
[email protected].
7.9
De digitale maandfactuur en de specificatie dienen binnen 3 werkdagen na deze kalandermaand ontvangen te zijn door de RUG op het aangegeven e-mailadres.
7.10
Betaling door de RUG geschiedt binnen 30 kalenderdagen na dagtekening.
7.11
Automatische incasso wordt door de RUG niet geaccepteerd.
7.12
Creditfacturen worden door de RUG verrekend met de nog te betalen facturen.
7.13
Indien tijdens de contractperiode door de RUG een centrale administratie wordt opgezet zal de wijze van facturen mogelijk wijzigen. De Opdrachtnemer gaat akkoord met het eventueel wijzigen van de opgenomen facturatie eisen.
7.14
De maandfacturen dienen ten minste te voldoen aan de factuureisen van de belastingdienst.
7.15
De specificatie van de factuur dient onder andere de volgende onderdelen te bevatten: - Ordernummer en uitvoeringsdatum - Locaties, gebouwnummer, verdieping etc. - Naam contactpersoon RUG - Inhoud werkzaamheden - Gebruikt materiaal - Kostenplaatsnummer
______________________________________________________________________ 11
