Kebijakan Pengadaan
Procurement Policy
Kegiatan Procurement Kegiatan Procurement adalah proses penyediaan barang dan jasa yang bersifat strategis dan non strategis untuk mendukung kegiatan operasional Bank Mandiri (“Perseroan”) sesuai kualitas, kuantitas dan waktu yang diinginkan dengan harga terbaik dengan menerapkan prinsip manajemen pengendalian risiko yang sehat
Procurement activity Procurement activity is the provision of strategic and non-strategic goods as well as services to support the operational activities of Bank Mandiri ("Company") in accordance with the quality, quantity and timeframe at the best price with applied risk management control
Kegiatan Procurement didahului dengan Procurement activities preceded by planning, perencanaan yang mengacu kepada rencana referring to business plans and inline with bisnis dan sejalan dengan strategi expansion strategy of the Company. pengembangan Perseroan. Untuk mewujudkan kegiatan Procurement agar berjalan dengan efektif, aman, cepat, transparan, efisien dan akuntabel Perseroan mengimplementasikan hal-hal sebagai berikut : 1. Pemisahan fungsi pada Unit Pelaksana Procurement yaitu : a. Unit yang melakukan seleksi calon rekanan/vendor, b. Pelaksana proses Procurement, c. Penyusun Harga Perkiraan Sendiri d. Pelaksana pembayaran; dan e. Unit Kerja Kepatuhan 2. Senantiasa tunduk dan patuh terhadap regulasi internal dan eksternal 3. Penerapan prinsip-prinsip manajemen risiko yang meliputi identifikasi, penilaian, mitigasi dan pemantauan serta pengukuran risiko operasional. 4. Berpedoman pada Budaya Kerja Perseroan yang berlandaskan pada nilai-nilai (Trust, Integrity, Professionalism, Customer Focus, dan Excellence), Good Corporate Governance, dan mematuhi Code of Conduct, Business Ethic dan melaksanakan prinsip kehati-hatian
In order to perform the, effective, comply, fast, transparent efficient, and accountable procurement activities, \Company conduct following matters : 1. Segregation of duty for the Procurement Unit : a. Suppliers selection unit
Prinsip Dasar Procurement Dalam melaksanakan proses procurement, Perseroan mengacu pada prinsip-prinsip dasar pelaksanaan procurement meliputi : 1. Efektif, berarti kegiatan Procurement sesuai dengan kebutuhan/rencana yang telah
Basic Principles of Procurement To perform procurement process, the Company refers to the implementation of the basic principles of procurement comprise : 1. Effective means Procurement activities in accordance with the needs or
b. c. d. e. 2. 3.
4.
Procurement processing Unit , Owner Estimates Unit and Payment unit and Compliance Unit Comply with internal and external regulations. Applying risk management principles encompass identification, assessment, mitigation, and monitoring as well as measurement of operational risk. Guided by the Company Culture based on Corporate values (Trust, Integrity, Professionalism, Customer Focus, and Excellence), good corporate governance, and obey Code of Conduct, Business Ethics and implement Prudential Banking.
1
Kebijakan Pengadaan
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi Perseroan. Efisien, berarti kegiatan Procurement dilaksanakan sesuai dengan Rencana Kerja Perusahaan yang telah ditetapkan, dengan tata waktu yang telah disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Terbuka dan Bersaing, berarti pelaksanaan Procurement harus terbuka/memberikan kesempatan bagi Penyedia Barang dan Jasa yang telah memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara Penyedia Barang dan Jasa yang telah memenuhi syarat berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pelaksanaan Procurement diinformasikan kepada Penyedia Barang dan Jasa. Adil dan Tidak Diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua Penyedia Barang dan Jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alasan apapun. Akuntabel, berarti proses, hasil, dan pembayaran Procurement harus dapat dipertanggung jawabkan. Tanggung jawab, proses procurement dilaksanakan secara hati-hati dan patuh terhadap ketentuan yang berlaku. Independen, berarti keputusan procurement senantiasa diambil secara obyektif dan bebas dari intervensi pihak manapun.
Procurement Policy predetermined plan and contribute optimal benefits for the Company. 2. Efficient, means procurement activities conduct in accordance with the determined Company Business Plan, with a certain time frame and accountable. 3. Open and Competitive, means the implementation of Procurement should be giving the opportunity for all providers of goods and services that have met the requirements and conducted through fair competition between qualified providers of goods and services under the clear and transparent procedures. 4. Transparent, means all the provisions and information regarding the implementation of Procurement shall be inform to Goods and Services Providers 5. Fair and Non Discriminative, means giving equal treatment to all providers of goods and services and does not lead to benefit for particular party due to whatsoever reason.
6. Accountable, means the process, results, and payment must be accountable Procurement. 7. Responsibility means procurement process conducted carefully and comply with applicable regulations. 8. Independent, means procurement decisions taken objectively and independent from any intervention.
Etika Procurement
Procurement Ethic
Seluruh pihak yang terkait dalam proses procurement antara lain Unit Pelaksana Procurement, Pengguna Barang dan Jasa serta Penyedia Barang dan Jasa wajib dari waktu ke waktu mematuhi etika sebagai berikut : 1. Melaksanakan kewajiban masing-masing secara tertib disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Procurement.
Entire parties involved in the procurement process including Procurement Implementation Unit, User goods and services as well as providers of goods and services from time to time are required to adhere to ethics as follows: 1. Perform their respective obligations in an orderly manner with a responsibility to achieve smoothness and accuracy achievement of Procurement. 2
Kebijakan Pengadaan
Procurement Policy
2. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran serta menjaga kerahasiaan dokumen. 3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat. 4. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak. 5. Menghindari dan mencegah terjadinya conflict of interest diantara para pihak. 6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dalam pelaksanaan kegiatan Procurement. 7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung dapat merugikan Perseroan. 8. Menghindari dan mencegah terjadinya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dalam proses Procurement. 9. Tidak menerima hadiah atau imbalan dalam bentuk apapun, baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Professional and Independent with honest and at all time maintain the confidentiality of documents. 3. Not influence each other either directly or indirectly to prevent and avoid unfair competition. 4. Acknowledge and fully responsible for any decision taken by the parties. 5. Avoid and prevent the conflict of interest between the parties. 6. Avoid and prevent inefficient in the implementation of procurement activities. 7. Avoid and prevent abuse of authority in relation to personal gain, group, or any other parties direct or indirect be prejudicial to the Company. 8. Avoid and prevent the occurrence of corruption, collusion and nepotism (KKN) in the procurement process. 9. Refuse gifts or any form of compensation, either directly or indirectly.
Pejabat pelaksana Procurement wajib Procurement officer shall sign Integrity Charter menandatangani Pakta Integritas untuk dapat prior implement the Procurement of Goods and melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa. Services. Pelaksanaan Proses procurement pada Implementation of the Company's procurement Perseroan dilaksanakan dengan metode antara process perform by methods inter alia : lain : 1. Open Tender 1. Metode Pelelangan, 2. Election 2. Pemilihan langsung, 3. Direct Appointment 3. Penunjukan Langsung Proses procurement yang dilakukan melalui Pelelangan, diumumkan secara luas melalui media massa, papan pengumuman resmi dan/ atau website Perusahaan.
Procurement process conducted through open Tender, shall widely publicized through the mass media, the official board of Company and / or the Company's website.
Perseroan akan menggunakan metode terbaik Company will select the best and most effective yang paling efektif dan efisien dari sisi proses and efficient method to executed procurement maupun hasil untuk dilaksanakan oleh with process and results as a reference. Perseroan.
3
Kebijakan Pengadaan
Procurement Policy
Mitigasi Risiko
Risk Mitigation
Dalam melaksanakan kegiatan procurement Perseroan senantiasa melaksanakan mitigasi risiko yang dilaksanakan dengan cara antara lain: 1. Penetapan Penyedia Barang dan Jasa yang akan menjadi rekanan harus sesuai dengan kualifikasi dan standar yang ditetapkan oleh Perseroan. 2. Perseroan dari waktu ke waktu menyampaikan informasi ketentuan dan atau persyaratan perjanjian kepada Penyedia Barang dan Jasa sebelum pekerjaan dilaksanakan. 3. Penyusunan perjanjian memperhatikan halhal antara lain : a. Kejelasan hak dan kewajiban masingmasing pihak b. Penetapan jangka waktu perjanjian. c. Penetapan klausula yang memuat kondisi batalnya perjanjian termasuk klausula yang memungkinkan Perseroan menghentikan perjanjian/kontrak disebabkan kondisi tertentu sebelum berakhirnya jangka waktu perjanjian/kontrak d. Kejelasan penyelesaian hak dan kewajiban masing-masing pihak e. Penegasan tentang klausul kerahasiaan yang memuat kewajiban para pihak untuk menjaga kerahasiaan.
To perform procurement activities, Company always implement risk mitigation among others:
Perseroan sangat memperhatikan dokumen yang dihasilkan sehubungan dengan proses Procurement. Tata kelola dokumen dalam Perseroan dilaksanakan mengacu pada asas : 1. Asas Pertanggungjawaban Setiap jajaran Unit kerja Perseroan sesuai fungsi dan tugasnya bertanggungjawab dan berkewajiban mewujudkan tertib administrasi sejalan dengan implementasi prinsip Good Corporate Governance. 2. Asas Kerahasiaan Seluruh dokumen proses procurement dijaga kerahasiaannya.
The Company having high concern in regards documentation under the procurement process. Administration in the Company's documentation align with the principles : 1. Accountability Entire Unit of the Company shall responsible and obliged to perform the administration of documentation in line with implementation of Good Corporate Governance. 2. Confidentiality All documentation of procurement process shall kept confidential.
1. Classification of Goods and Services Providers who will be a provider shall in accordance with the qualifications and standards set by the Company. 2. The Company at time to time convey information or terms and provisions of agreements to providers of goods and services prior the work is deliver. 3. Drafting of agreements shall comprise among others : a. Clarity of rights and obligations of each party b. Period of the agreement. c. Termination clause include the rights of Company terminated prior the expiration of the agreement due to certain circumstances. d. Clarity completion of the rights and obligations of each party e. Affirmation of confidentiality clause which charge obligations of the parties to maintain confidentiality.
4
Kebijakan Pengadaan
Procurement Policy
3. Asas Kesinambungan Kelengkapan Dokumen 3. Completeness of Documents Setiap Unit kerja Perseroan bertanggung Each unit shall responsible for manage and jawab mengelola dan memelihara maintain the completeness of kelengkapan dokumen/data yang dimilikinya. documentation. Kriteria Seleksi Penyedia Barang dan Jasa (” Selection Criteria for Providers of Goods and Vendor”) Services ("Vendor") Dalam rangka pelaksanaan seleksi Penyedia Barang dan Jasa, perseroan telah menetapkan aspek yang ditinjau secara periodik sebagai landasan seleksi Vendor.
In regard implementation of Goods and Service Provider Selection, the Company determine the aspect to reviewed periodically as the basis of Vendor Selection.
Aspek yang ditinjau dalam melaksanakan kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa meliputi : 1. aspek legalitas dan administratif, 2. aspek teknis 3. aspek keuangan.
Reviewed Aspects under qualifying providers of goods and services include: 1. legal and administrative aspects, 2. technical aspects 3. financial aspects.
Perseroan menetapkan kriteria untuk rekanan yang direkomendasikan untuk diundang dalam suatu proses Procurement, kriteria dimaksud meliputi: 1. Masuk dalam kelompok jenis barang/jasa yang akan diadakan. 2. Skala usaha sesuai dengan volume barang/jasa yang akan diadakan. 3. Tidak dalam kondisi terkena sanksi.
The Company established criteria for provider recommended to be invited in a procurement process, the criteria shall include:
Evaluasi Vendor yang terdaftar dalam Daftar Rekanan Perseroan Evaluasi vendor dilaksanakan melalui 2 model, yaitu : 1. Evaluasi kinerja Proyek Evaluasi kinerja yang dilaksanakan terhadap aspek ketepatan waktu, kualitas penyediaan barang/jasa dan ketertiban administrasi dan kerjasama atas setiap proyek yang dilaksanakan
Vendor evaluation based on Vendor Registered List Vendor evaluation running by 2 (two) models :
1. Classified under group of goods/service provider of the Company Vendor List; 2. business scalability in accordance with the volume of goods / services. 3. No Sanctions applied under the period of procurement. 4. Memiliki kemampuan dan/atau kapasitas 4. Ability and / or adequate capacity as required in relation of procurement. memadai sesuai kebutuhan Procurement 5. Tidak memiliki hubungan afiliasi dengan 5. Do not have an affiliate relationship with another company invited to such perusahaan lain yang diundang pada procurement process. Procurement bersangkutan.
1. Project Performance Evaluation Performance evaluation conducted on the timeliness, quality aspect of the supply of goods / services and administration as well cooperation on each project executed.
5
Kebijakan Pengadaan
Procurement Policy
2. Evaluasi Periodik 2. Periodic Evaluation Evaluasi yang dilaksanakan secara Periodik Evaluation conducted periodically in certain terhadap vendor untuk suatu periode period to monitor the development of tertentu yang meliputi aspek perkembangan technical aspect as well as financial aspect of kemampuan financial, kemampuan teknis the Vendor. Peran Legal & Compliance Procurement
dalam Proses Legal & Compliance Roles under Procurement Process.
Unit Legal berperan melakukan mitigasi resiko Legal risk mitigation is the main purpose of hukum yang mungkin timbul dari aktivitas involvement legal unit in procurement process, Procurement termasuk melakukan review atas such activities include review of Agreement. perjanjian pengadaan. Unit kepatuhan berperan untuk memastikan Compliance unit taking another role to made an seluruh rangkaian proses procurement telah assurance every procurement activities obey sesuai dengan ketentuan baik internal maupun internal and external regulations. eksternal. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa
Bank Mandiri Procurement Procedures
Bank Mandiri memiliki prosedur dalam melakukan pengadaan barang dan jasa yang mana dapat digambarkan melalui skema dibawah ini :
Bank Mandiri has guidelines for the procurement of goods and services as illustrated by the three process flows below:
6
Program Pengembangan Kompetensi Vendor
Vendor’s Competency Development Program
Bank Mandiri telah melaksanakan kegiatan pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan kualitas vendor Bank Mandiri. Aktivitas tersebut meliputi sertifikasi dan vendor meeting dengan rincian sebagai berikut:
Bank Mandiri has implemented training and development activities to improve the quality of vendor Bank Mandiri. Such activity includes certification and vendor meetings, with details as follows:
1. Sertifikasi
1. Certification
Telah dilaksanakan Sertifikasi di bidang konsultan pengawas konstruksi terhadap konsultan-konsultan Pengawas yang mengawasi proyek renovasi cabang-cabang regional Bank Mandiri selama tahun 2015 dengan tujuan agar memiliki kualifikasi yang sama dalam melaksanakan pengawasan pekerjaan Kontraktor Pelaksanaan dalam merenovasi cabang-cabang. 2. Vendor Meeting
Certification has been implemented in the field of construction supervising consultant to supervising consultants who oversaw renovation projects of regional branches of the Bank during the year 2014 with the aim of having the same qualifications to carry out the construction supervisory work in the branches. 2. Vendor Meeting
Selama tahun 2015, Bank Mandiri telah melaksanakan 4 kali vendor meeting yang memiliki agenda sharing values antara Bank Mandiri dengan vendor serta mendengarkan masukan dan opini dari vendor terkait dengan terkait pelaksanaan pengadaan barang/jasa di SPC Group di Bank Mandiri.
During the course of 2015, the Bank carried out four vendor meetings whose agenda was sharing values between Bank Mandiri with vendors as well as listening to feedback and opinions from related vendor associated with the procurement of goods/services at PFA Group at Bank Mandiri.
Supplier Competency Development Program No Date April 7, 2015 1
Location Bank Mandiri Head Office 10th Floor
2 3
April 14, 2015 April 28, 2015
Bank Mandiri Head Office 10th Floor Bank Mandiri Head Office 3rd Floor
4
May 5, 2015
Bank Mandiri Head Office 10th Floor
Invitees IT (System integrator, software/ hardware, IT maintenance) ATM, EDC, CFRLM Construction (Planning Consultant, Contractor, Supervisor) Advertising agency, souvenir, offset & security printing, office vehicle
7
