THE IMPLEMENTATION OF ENTERPRISE ARCHITECTURE TO INCREASING BUSINESS AND TECHNOLOGY STRATEGY OF PT.HOME CENTER INDONESIA Citra Ayu Tristina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Anom Tri Wicaksono Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
and
Aditya Rizki Hermawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The purpose of this research is to analyze the business strategy, and technology that existed at the company, analyzing the systems and technology required, and make recommendations on business strategy and technology so that companies can competing for the next few years The research method used is to use library research, methods of
collection data, and methods of Enterprise Architecture, especially in phase 2: Selection and Tools of EA Framework and phase 3: Documentation of EA The results achieved are improvement planning business strategies and technologies that are useful to enhance the competitive value of PT. Home Center Indonesia so they can win the competition in the business world The conclusion is PT. Home Center Indonesia still needs to improve the systems and technology, especially on the sales which to use the gadget that is connected to the integrated information system that has all these parts so as to improve the performance and sales in the company. Keywords: Enterprise Architecture, business strategy, technology.
1. Pendahuluan Progressive era of globalization is currently causing some of the impact that resulted in substantial economic changes in many areas of business. This triggered the emergence of business competition that occurs in almost all countries in the world, without exception Indonesia. Along with the increasing competition with other retail companies, making the PT. Home Center Indonesia needs to improve company performance, increase sales, and create a strategy to come in order to win the competition in the business world. To be able to increase that all companies need a strategy, business, and technology that is able to support all business activities within the company to its full potential. One method that can be used is to implement the EA methods. EA or Enterprise Architecture can help a company to change the business planning and technology of the systems and processes to levels
that can drive the company's strategy. EA can also help guide the strategy and business support management planning and decision making by coordinating the display of the company. This is done so that business activities can be run more efficiently and effectively in order to win the competition with lain.Untuk company can produce the most out of business, technology, and human resources, companies need the enterprise idea to get a solution. In addition to SI and to develop strategies that better technology, is expected to help companies improve competitiveness and corporate value in the business world.
2. Enterprise Architecture Enterprise Architecture is a profession and practice of management dedicated to improving the performance of an enterprise by making the company as a whole is capable of integrating strategy, business practices, the flow of information, and technology resources. In the content analysis methodology of Enterprise Architecture is used only phase 2 and phase 3 in which the steps in this phase are: Phase 2 : EA Framework and Tools Selection Step 5
: Choose the EA documentation framework.
Step 6
: Identification lines of business and governance arrangement of EA documentation.
Step 7
: Identifying the components to be documented in the EA framework.
Step 8
: Choose the the appropriate method of documentation of the framework.
Step 9
: Choose the application software to support the EA documentation.
Step 10
: Choose and establish the EA repository for documentation and analysis.
Phase 3 : Dokumentation of EA. Step 11
: Evaluating running business and technology are used in the EA documentation.
Step 12
: Documenting the current state of the components of EA in all areas of the framework. Store the artifacts in the repository online.
Step 13
: Developed a scenario of business operations or technology that will come.
Step 14
: Identify future planning assumptions for each scenario to come.
Step 15
: Using scenarios and other programs to be included the documentation of the components of EA in all areas of the framework. Keep all the artifacts in the repository online.
Step 16
: Developed a management plan for the EA on EA's sort of planning changes.
EA has been analyzed into the framework documented EA documentation framework
as
described
by
the
following
figure:
2.1 Current Architecture The following is an overview of the architecture that runs on the PT. Home Center Indonesia is described through a SWOT Analysis and CONOPS Diagram.
2.1.1 SWOT Analysis
The image above describes Strengths (power), Weakness (weakness), Opportunities (opportunities), and Treats (threats) that are in PT. Home Center Indonesia, where it can be concluded that the PT. Home Center Indonesia has: - SO (Strengths-Opportunities): increased sales, a good partnership, new product variations, and increase the number of branch sales. - WO (Weakness-Opportunities):
ordering
goods
automation
systems, enhanced customer service, and increased investment goods. - ST (Strengths-Threats): improving the quality of the company, doing the marketing / promotion of more intensive, and training with the latest technology. - WT
(Weakness-Threats):
application
of
new
technology,
improved safety systems, and improved communication systems.
2.1.2 CONOPS Diagram
The image above describes the overall of business processes PT. Home Center Indonesia starting from the selection of suppliers and make POS (Purchase Order Stock) continued provision of POS to the supplier and the department of finance will make payments to suppliers. And then the supplier will send the goods according with the POS and will be accepted by the big warehouse as well as stored in large warehouses. The next section is the department of purchasing will make the Shipping List to be given to the big warehouse as a list of items to distribute to each branch office. Goods are sent will be received by the branch warehouse and will update on the stocks in the branch. In the sales process, customers who come to be served by sales. If want to check the goods, the sales will be using the computer to check inventory availability. Then if the goods are available in the warehouse, the sales will record goods customer orders in OL (Order List). Then once a customer order is completed, customers can give OL to the cashier to make the payment process. After the payment process is completed, the cashier will print a receipts to be provided to customers, but if the goods necessary to the delivery then print a receipts will be given also to the installation (if the item needs to be installation) and the warehouse, next to the warehouse prepare the customers ordered items and make a pass that will be given to the delivery as proof of delivery of goods to customers.
Every day or per period of each part will make a report to be given to the store manager for finance and then sent to the branch office that will be used by upper level managers as part of operations, the central finance, purchasing, and president director to be determine what strategies will be implemented by PT. Home Center Indonesia to be able to win the competition in the business world.
2.2 Future Architecture The following describes the proposed new architecture for PT. Home Center Indonesia is described through the CONOPS Diagram, Network Connectivity Diagram, and Sequencing Diagram.
2.2.1 CONOPS Diagram
Pictured above is the overall business of PT. Home Center Indonesia proposed a few changes. The difference with business processes was implemented at this time is on the sales process in which the sales sales service by using the gadget (windows phone) connected with the information system has been integrated into all parts of the branches so as to accelerate the process of delivering information between their respective parts . The sales process to be customers who come will be served by the sales. When customers want to order an item, the sales can directly communicate stock is available or not available at the branch through a gadget that is always connected to the inventory of goods. If the item the customer wanted still exists, the sales will make OL (Order List) directly use these gadgets to make the OL on behalf of customers stored in the database. For payment transaction, customer just come to the cashier and said the order on behalf of whom, at that time cashier will do the search according to the customer's name and then the customer will make payment. The warehouse branch can also instantly find out what items need to be prepared to do the delivery.
2.2.2 Network Connectivity Diagram
Pictured above is a picture of network connectivity diagram showing how the relationships between of each part contained in a branch office can perform the exchange of data and information.
2.2.3 Sequencing Diagram
Pictured above is a picture sequencing plan that describes the steps implementation of the proposed system. Where the first year of the proposed is to make the documentation and start making plans to purchase whatever is needed later. For the second year from implementation, the system in all parts of the branches began to be integrated with each other and also started to implement OpenERP. In the third year is evaluating the system that has been run, and applied in other branches if the result is maximum. But if the evaluation shows need improvement, it will be a re-evaluation of the system.
3. Conclusion Based on the analysis has been done, it can be concluded that: - PT. Home Center Indonesia still needs some improvement, especially on the sales technology that is proposed to use a windows phone gadget that will connect to the information system has been integrated into all parts of the company so that the exchange and submission of data and information so easily and quickly. - PT. Home Center Indonesia also needs to have an aggressive business strategies such as improving the quality of service and quality to the maximum sales in order to win the competition in the business world and become the best company in its field by continuing to campaign strategy and different services. - SI and TI that owned by PT. Home Center Indonesia can be categorized as good enough, it is seen from the quality of some technologies such as desktop pc, monitor, and storage that have been used today to support the business process but still need to do the monitoring and improvement of the SI and the burgeoning IT environment company.
References Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2. AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America. O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi ke-12. McGraw-Hill. Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software. First Edition. McGraw-Hill. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi ke-3. Jakarta : Salemba Infotek. Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester. http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/ http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710 http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011
PENERAPAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE DALAM MENINGKATKAN STRATEGI BISNIS DAN TEKNOLOGI PADA PT. HOME CENTER INDONESIA
Citra Ayu Tristina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Anom Tri Wicaksono Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Aditya Rizki Hermawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan Penelitian ini ialah menganalisa stategi bisnis, dan teknologi yang ada pada perusahaan, melakukan analisis terhadap sistem dan teknologi yang dibutuhkan, dan membuat rekomendasi strategi bisnis dan teknologi agar perusahaan dapat bersaing
beberapa tahun kedepan Metode Penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan studi kepustakaan, metode pengumpulan data, dan metode Enterprise Architecture khususnya pada fase 2 : Pemilihan Kerangka dan Perangkat EA dan fase 3 : Dokumentasi EA Hasil yang dicapai adalah perencanaan peningkatan strategi bisnis dan teknologi yang berguna untuk meningkatkan nilai kompetitif PT. Home Center Indonesia sehingga dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis Simpulannya adalah PT. Home Center Indonesia masih perlu meningkatkan sistem dan teknologi terutama pada bagian penjualan dimana menjadi menggunakan gadget yang terhubung dengan sistem informasi yang telah terintegrasi kesemua bagian sehingga dapat meningkatkan kinerja dan penjualan didalam perusahaan tersebut. Kata Kunci : Enterprise Architecture, strategi bisnis, teknologi
4. Pendahuluan Era globalisasi yang semakin maju saat ini menyebabkan terjadinya beberapa dampak yang mengakibatkan perubahan ekonomi yang cukup besar di berbagai bidang usaha. Hal ini memicu munculnya persaingan bisnis yang terjadi di hampir seluruh negara di dunia, tanpa terkecuali Indonesia. Seiring dengan semakin meningkatnya persaingan dengan perusahaan retail lainnya, membuat PT. Home Center Indonesia perlu meningkatkan kinerja perusahaan, meningkatkan penjualan, dan menciptakan strategi akan datang agar dapat memenangkan persaingan di dalam dunia bisnis. Untuk dapat meningkatkan itu semua perusahaan memerlukan strategi, bisnis, dan teknologi yang mampu mendukung seluruh kegiatan bisnis didalam
perusahaan secara maksimal. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah dengan menerapkan metode EA. EA atau Enterprise Architecture dapat membantu sebuah perusahaan untuk mengubah perencanaan bisnis dan teknologi dari tingkat sistem dan proses menjadi tingkatan yang dapat mendorong strategi perusahaan tersebut. EA juga dapat membantu mengarahkan strategi dan bisnis yang mendukung perencanaan manajemen dan pengambilan keputusan dengan mengkoordinasikan tampilan dari perusahaan. Hal dilakukan agar kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan secara lebih efisien dan efektif untuk dapat memenangkan persaingan dengan perusahaan lain.Untuk dapat menghasilkan hasil yang maksimal dari bisnis, teknologi, dan sumber daya manusia, perusahaan memerlukan pemikiran secara enterprise untuk mendapatkan solusi. Selain itu dengan melakukan pengembangan strategi SI dan teknologi yang baik, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan daya saing dan nilai perusahaan di dunia bisnis ini.
5. Enterprise Architecture Enterprise Architecture adalah profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek bisnis, alur informasi, dan sumber daya teknologi. Pada analisis ini metodologi Enterprise Architecture yang digunakan hanya fase 2 dan fase 3 dimana langkahlangkah pada fase tersebut adalah :
• Fase 2 : EA Framework and Tools Selection Langkah 5
: Memilih kerangka dokumentasi EA.
Langkah 6
: Identifikasi lini bisnis EA dan tata susunan dokumentasinya.
Langkah 7
: Mengidentifikasikan komponen EA untuk didokumntasikan di dalam kerangka.
Langkah 8
: Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan kerangkanya.
Langkah 9
: Memilih software aplikasi untuk mendukung dokumentasi EA.
Langkah 10
: Memilih dan membentuk repository EA untuk dokumentasi dan analisis.
• Fase 3 : Dokumentasi EA. Langkah 11
: Mengevaluasi bisnis yang sedang berjalan dan teknologi dokumentasi yang digukan di EA.
Langkah 12
: Mendokumentasi keadaan saat ini di komponen EA pada semua area framework. Menyimpan artefak di repository online.
Langkah 13
: Mengembangkan scenario operasi bisnis atau teknologi yang akan mendatang.
Langkah 14
: Mengidentifikasi asumsi perencanaan masa depan untuk setiap skenario yang akan datang.
Langkah 15
: Menggunakan skenario dan program lainnya utnuk dimasukkan ke dokumentasi dari komponen EA di semua area framework. Menyimpan semua artefak di repositori online.
Langkah 16
:
Mengembangkan
perencanaan
manajemen
EA
untuk
mengurutkan perencanaan perubahan di EA. EA yang telah dianalisis didokumentasi kedalam kerangka dokumentasi EA yang digambarkan dengan kerangka seperti gambar berikut :
2.1 Arsitektur yang Berjalan Berikut ini adalah gambaran mengenai arsitektur yang berjalan di PT. Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui SWOT Analysis dan CONOPS Diagram.
2.1.1 SWOT Analysis
Gambar diatas menjelaskan Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Treats (ancaman) yang terdapat di PT. Home Center Indonesia, dimana dapat disimpulkan bahwa PT. Home Center Indonesia memiliki : - SO (Strengths-Opportunities) : peningkatan penjualan, hubungan kemitraan yang baik, variasi produk baru, dan meningkatkan jumlah cabang penjualan. - WO (Weakness-Opportunities) : otomatisasi sistem pemesanan barang, peningkatan pelayanan, dan peningkatan investasi barang. - ST (Strengths-Threats) : peningkatan kualitas perusahaan, melakukan pemasaran/promosi lebih intensif, dan pelatihan dengan teknologi terbaru. - WT
(Weakness-Threats)
peningkatan komunikasi.
sistem
:
penerapan
keamanan,
dan
teknologi
terbaru,
peningkatan
sistem
2.1.2 CONOPS Diagram
Gambar diatas menjelaskan proses bisnis PT. Home Center Indonesia secara keseluruhan yang dimulai dari pemilihan suplier dan membuat POS (Purchase Order Stock) yang dilanjutkan pemberian POS kepada suplier dan bagian keuangan dimana nantinya bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada suplier. Selanjutnya suplier akan mengirim barang sesuai dengan POS dan akan diterima oleh bagian gudang besar sekaligus disimpan di gudang besar. Selanjutnya bagian pembelian akan membuatkan Daftar Pengiriman Barang untuk diberikan kepada bagian gudang besar sebagai daftar untuk mendistribusikan barang ke masing-masing kantor cabang. Barang yang dikirim akan diterima oleh bagian gudang cabang dan akan melakukan update terhadap stok barang di cabang. Pada proses penjualan, pelanggan yang datang akan dilayani oleh bagian penjualan. Apabila ingin melakukan pengecekan barang, bagian penjualan akan menggunakan komputer inventori untuk mengecek ketersediaan barang. Kemudian apabila barang tersedia di gudang, bagian penjualan akan mencatat barang pesanan pelanggan di OL (Order List). Kemudian setelah pesanan pelanggan selesai, pelanggan dapat menyerahkan OL kepada kasir untuk selanjutnya melakukan proses pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai, kasir akan mencetak bukti pembelian yang akan diberikan kepada pelanggan, namun apabila barang perlu dilakukan pengiriman maka bukti pembelian akan diberikan juga kepada bagian instalasi (apabila
barang tersebut perlu untuk dilakukan penginstalan) dan bagian gudang untuk selanjutnya bagian gudang menyiapkan barang pesanan pelanggan dan membuat surat jalan yang nantinya akan diberikan kepada bagian pengiriman sebagai bukti pengiriman barang kepada pelanggan. Setiap hari atau per periodenya masing-masing bagian akan membuat laporan untuk diberikan kepada bagian keuangan dan store manager untuk selanjutnya dikirimkan kepada kantor cabang yang nantinya dapat digunakan oleh manager level atas seperti bagian operasional, bagian keuangan pusat, bagian pembelian, dan direktur utama untuk dapat menentukkan stratgei apa yang nanti akan diterapkan
oleh
PT.
Home
Center
Indonesia
untuk
dapat
memenangkan persaingan di dunia bisnis.
2.2 Usulan Arsitektur Baru Berikut ini menjelaskan mengenai usulan arsitektur baru untuk PT. Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui CONOPS Diagram, Network Connectivity Diagram, dan Sequencing Diagram.
2.2.1 CONOPS Diagram
Gambar diatas adalah proses bisnis keseluruhan dari PT. Home Center Indonesia yang diusulkan dengan beberapa perubahan. Perbedaan dengan proses bisnis yang sedang diterapkan saat ini adalah pada proses penjualan dimana bagian penjualan melayani penjualan dengan menggunakan gadget (windows phone) yang terhubung dengan sistem informasi yang telah terintegrasi ke semua bagian di kantor cabang sehingga dapat mempercepat proses penyampaian informasi antar masing-masing bagian. Proses penjualannya menjadi pelanggan yang datang akan dilayani oleh bagian penjualan. Saat pelanggan ingin memesan suatu barang, bagian penjualan dapat langsung menyampaikan stok barang tersedia atau tidak di cabang tersebut melalui gadget yang selalu terhubung dengan inventori barang. Apabila barang yang diinginkan pelanggan masih ada, bagian penjualan akan membuat OL (Order List) langsung menggunakan gadget tersebut dengan membuat OL atas nama pelanggan yang tersimpan di
database. Untuk tahap
pembayaran pelanggan cukup datang ke kasir dan menyebutkan pesanan tersebut atas nama siapa, saat itu kasir akan melakukan search sesuai nama pelanggan tersebut lalu pelanggan akan melakukan pembayaran. Bagian gudang cabang juga dapat langsung mengetahui barang apa yang perlu disiapkan untuk dilakukan pengiriman.
2.2.2 Network Connectivity Diagram
Gambar diatas merupakan gambar network connectivity diagram yang menunjukkan bagaimana hubungan antar masing-masing bagian yang terdapat didalam satu kantor cabang tersebut dapat melakukan pertukaran data dan informasi.
2.2.3 Sequencing Diagram
Gambar
diatas
merupakan
gambar
sequencing
plan
yang
menggambarkan waktu tahapan penerapan sistem usulan. Dimana tahun pertama pada usulan ialah membuat dokumentasi dan mulai membuat perencanaan pembelian terhadap apa saja yang diperlukan nantinya. Untuk tahun kedua mulai dilakukan implementasi, sistem di seluruh bagian di kantor cabang mulai di integrasikan satu dengan yang lain dan juga mulai menerapkan OpenERP. Sedangkan ditahun ketiga ialah melakukan evaluasi terhadap sistem yang telah berjalan dan menerapkan di kantor cabang lain apabila hasilnya sudah maksimal. Namun apabila hasil evaluasi menunjukkan perlu perbaikan, maka akan dilakukan evaluasi ulang terhadap sistem tersebut.
6. Simpulan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa : - PT. Home Center Indonesia masih memerlukan beberapa peningkatan teknologi terutama pada bagian penjualan sehingga diusulkan untuk menggunakan gadget berupa windows phone yang akan terhubung ke sistem informasi yang telah terintegrasi ke seluruh bagian di perusahaan sehingga proses pertukaran dan penyampaian data dan informasi menjadilebih mudah dan cepat. - PT. Home Center Indonesia juga perlu memiliki strategi bisnis yang agresif seperti meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas penjualan secara maksimal agar dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis dan menjadi perusahaan terbaik di bidangnya dengan terus melakukan strategi promosi dan pelayanan yang berbeda. - SI dan TI yang dimiliki PT. Home Center Indonesia dapat dikategorikan sudah cukup baik, hal ini terlihat dari kualitas beberapa teknologi seperti desktop pc, monitor, dan storage yang telah digunakan saat ini untuk mendukung proses bisnisnya namun tetap perlu untuk dilakukan pengawasan dan peningkatan terhadap SI dan TI yang sedang berkembang di lingkungan perusahaan.
Daftar Pustaka
Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2. AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America. O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi ke-12. McGraw-Hill. Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software. First Edition. McGraw-Hill. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi ke-3. Jakarta : Salemba Infotek. Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester. http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/ http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710 http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011
