(Proces)voorstel aanpak opstellen Nota Risicomanagement
het weerstandsvermogen en stelt zij het beleid vast waarbinnen Sliedrecht opereert.
Aanleiding
Vergroten risicobewustzijn
Het college heeft de opdracht een Nota Risicomanagement op te stellen. Hiertoe heeft de raad besloten bij de rapportage Financiële Strategie.
De huidige economische tijd vraagt nadrukkelijker om het kennen van de risico’s in de organisatie. Denk maar aan de risico’s rondom de grondexploitaties van gemeenten. De organisatie is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s en moet zich bewust zijn van een goede informatievoorziening richting bestuur.
Risicomanagement is geen exacte wetenschap, maar het resultaat van samenwerking. De raad stelt kaders, het college geeft er vorm en inhoud aan en de ambtelijke organisatie voert uit. Deze notitie moet dan ook worden gezien als een startnotitie, als opstap naar een proces waar raad, college en ambtelijke organisatie samen optrekken. Om een doorkijk te geven van wat risicomanagement is wordt eerst enige uitleg gegeven over: 1. De doelstellingen van risicomanagement 2. Definities 3. Wettelijk kader 4. Samenhang met andere nota’s 5. Het proces van risicomanagement Daarnaast wordt aandacht besteed aan: 6. De keuzes waarover de raad zich moet buigen 7. Een procesvoorstel om te komen tot de Nota Risicomanagement
Reduceren van risico’s Zoals gezegd kunnen risico’s het behalen van doelstellingen belemmeren. Zodra de risico’s en de aanwezige buffers in beeld zijn gebracht kunnen keuzes gemaakt worden over het reduceren van de impact van de risico’s. Dat kan door het risico te accepteren of door het treffen van beheersmaatregelen. Juist hier komt de rol van de raad naar voren. Het gaat om de houding ten opzichte van de risico’s. In de rapportage Financiële Strategie is een aantal voorbeelden gegeven van risicohouding.
Wettelijk Kader Extern
Ten aanzien van de onderdelen 1 tot en met 5: deze staan min of meer vast (vanuit wet- en regelgeving) en treft men aan in vrijwel elke gemeentelijke Nota Risicomanagement en/of programmabegroting.
Besluit Begroten en Verantwoorden: hierin is geregeld dat er een paragraaf weerstandsvermogen moet worden opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf moet opgenomen worden: inventarisatie weerstandscapaciteit en risico’s, alsmede beleid t.a.v. risico’s
Intern
Doelstellingen De doelstellingen liggen in algemene termen vast in de programmabegroting: een adequaat weerstandsvermogen in relatie tot de aanwezige risico’s. Ofwel: voldoende vet op de botten om tegenvallers te kunnen opvangen. Naast deze algemene doelstelling geldt ook: Kaders stellen door de raad (risicohouding en spelregels) Vergroten risicobewustzijn Reduceren van risico’s
Kaders stellen De raad is verantwoordelijk voor een sluitende programmabegroting. Zonder weerstandsvermogen zorgt elke tegenvaller voor een probleem. Daardoor kan het realiseren van de doelstellingen onder druk komen te staan. Er is dus weerstandsvermogen nodig. Met de nota risicomanagement geeft de raad kaders aan voor
Financiële Verordening en Nota Gemeentelijke Balans, met deelnota’s als reserves en voorzieningen, waarderen, afschrijven,
Een uitgebreide beschrijving van het wettelijk kader is opgenomen in de Rapportage Financiële Strategie, pagina 23.
Samenhang met andere nota’s Nota Grondbeleid Grondbeleid en risico’s hangen nauw met elkaar samen. De economische situatie waar we al een aantal jaren in verkeren versterkt deze samenhang. De druk op het weerstandsvermogen van gemeenten is de laatste jaren groot. Ook Sliedrecht heeft verlies moeten nemen, al heeft Sliedrecht een gunstige positie als het gaat om de risico’s op grondpositie. Het beleid ten aanzien van risico’s is richtinggevend aan het grondbeleid en bevat een aantal kaders waarmee de nog op te stellen Nota Grondbeleid
rekening moet houden. De volgende spelregels zijn van belang: Voor elke grondpositie die dient voor verdere ontwikkeling moet een risicoanalyse aanwezig te zijn; Deze heeft eenzelfde opzet en doorloopt een uniform proces Wat is de prioritering bij onvoldoende weerstandsvermogen (wat zetten we als eerste stop?) Projectmatig werken De kaders inzake het Projectmatig werken worden herijkt. In het najaar wordt de raad een visiedocument voorgelegd. Ook hier bevat de Nota Risicomanagement een aantal spelregels die richtinggevend zijn voor het projectmatig werken. Andere elementen van de Nota Gemeentelijke Balans De Nota Risicomanagement hangt onder de “paraplunota Gemeentelijke Balans. In de nota staan ook spelregels over: Vorming van reserves en voorzieningen; reserves kunnen deel uit maken van de weerstandscapaciteit. Voorzieningen zijn beheersmaatregelen. De reserves en voorzieningen zijn bij de rapportage Financiële Strategie al doorgelicht; Waardering van bezit; hier speelt de waarde in het economisch verkeer en daarmee het risico dat deze komt onder het niveau van de boekwaarde, een belangrijke rol.
Risico’s managen, van traditioneel naar integraal risicomanagement
Risicomanagement volgt zeggenschap Sturing vanuit directie Rondmaken van de cirkel
Waar liggen de keuzes voor de raad? De raad heeft een belangrijke rol in het bepalen van spelregels voor risicomanagement waarbinnen het college moet werken. Daarnaast, en dat is minstens zo interessant, moet de raad zich uitspreken over de risicohouding ofwel risicotolerantie.
Spelregels De rapportage Financiële Strategie bevat concreet de spelregels waar de raad keuzes kan maken. Het gaat om: De berekeningsmethodiek (kans * gevolg) Het hanteren van risicoklassen De factor voor structurele risico’s De weerstandsratio Op de laatste bladzijde is het betreffende overzicht uit de Financiële Strategie opgenomen. Daarin staan de keuzes ten aanzien van spelregels toegelicht. De raad spreekt zich uit over risicohouding Twee maal per jaar informeert het college de raad met de verplichte paragrafen en waar nodig ook tussentijds. Voor een goede uitvoering is het, naast het bepalen van een aantal spelregels, belangrijk dat de raad zich uitspreekt welke risico’s worden getolereerd en welke niet of niet volledig. M.a.w. hoeveel risico is de raad bereid te lopen. Dat is bepalend voor de mate waarin het college beheersmaatregelen moet treffen. Voorbeeld: wenst de raad geen enkel risico te nemen op het gebied van nadelige saldi van verbonden partijen, dan vraagt dit om een intensieve interne controle. Voor het bepalen van de risicohouding kan de risico inventarisatie worden gebruikt zoals opgenomen in de Jaarstukken 2012
Samen werken aan risicomanagement De rollen in het proces zijn helder en volgen het principe van richten (raad), inrichten (college) en verrichten (organisatie). Het college wenst graag de samenwerking aan te gaan om te komen tot een effectief en efficiënt risicomanagement in Sliedrecht.
Traditioneel: Wat we nu al doen:
Identificeren, kwantificeren waarderen Informeren (afzonderlijke voorstellen, paragrafen)
Integraal: Wat we moeten doorontwikkelen
Borgen in de organisatie (risicobewustzijn)
Risico
Top 10 risico’s gemeenten
Risicomanagement
Weerstandscapaciteit
Weerstandsvermogen Beheersmaatregelen
Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald gevolg dat een positief of negatief effect (= schade) kan veroorzaken. De kans dat een gebeurtenis zich voordoet en de mate waarin het gevolg zich voordoet zijn onzeker. 1. Tegenvallende resultaten uit grondexploitatie 2. Onbekende Rijksbezuinigingen 3. Decentralisatie van taken 4. Lopende en te verwachten claims van derden; 5. Nog niet getaxeerde kosten van vermoedelijke milieuverontreiniging; 6. Overschrijding openeinde regelingen en subsidies; 7. Risico's samenhangend met verbonden partijen (bv. een dreigend faillissement); 8. Dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen; 9. Tegenvallende rente - ontwikkeling op de geld- of kapitaalmarkt; 10. Bedrijfsvoeringrisico’s. Continue proces, waarbij gestructureerd wordt gewerkt aan: Het identificeren en kwantificeren van risico’s Het treffen van maatregelen om risico’s te beheersen Het toezien op de naleving van getroffen maatregelen Het periodiek actualiseren en rapporteren over risico’s Aanwezige capaciteit aan (geld)middelen om risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen, te kunnen opvangen. Bijvoorbeeld het saldo van de Algemene Reserve. Geeft aan hoe de verhouding is tussen het totaal van de financiële risico’s ten opzichte van de aanwezige weerstandscapaciteit Alle maatregelen die dienen om risico’s te reduceren, bijvoorbeeld verzekeringen, vormen van verliesvoorzieningen, interne controles, verleggen van risico in contracten e.d.
Keuzemogelijkheden Huidige werkwijze
Alternatieven
Effect
De gemeente Sliedrecht beschikt momenteel over een beperkt instrumentarium voor risicomanagement. Het inventariseren van en rapporteren over risico’s is nauw verbonden met de sturingscyclus. Zowel bij begroting als jaarrekening worden de risico’s gekwantificeerd. Er wordt momenteel geen verschil gemaakt in incidentele en structureel doorwerkende risico’s. Elk risicobedrag wordt als eenmalig aangemerkt. Echter, een financiële tegenvaller bij een van de verbonden partijen werkt meestal meerdere jaren door.
Er kan een professionaliseringsslag gemaakt in het risicomanagement door risicomanagement meer als integraal management instrument te gaan hanteren.
Risicobewustzijn op de afdelingen wordt verbeterd, risicomanagement is niet meer “iets van de controller” maar van iedereen in de organisatie
In de meeste gemeenten wordt verschil gemaakt tussen incidenteel en structureel doorwerkende risico’s. Door in de berekening van het risico rekening te houden met een factor (bijvoorbeeld 2,5) voor structureel doorwerkende risico’s is de bepaling van het benodigd weerstandsvermogen nauwkeuriger. Uitgangspunt hierbij is dat risico’s in theorie binnen 2,5 jaar kunnen worden afgebouwd. De berekening zou wat meer kunnen worden geobjectiveerd door het risico te gaan bepalen op basis van de berekening MAXIMAAL GEVOLG * KANS. De kans wordt aangeduid in vier klassen (1-25%, 25-50%, 50-75% en 75-100%).
Het benodigd bedrag aan weerstandscapaciteit zal hierdoor hoger uitkomen.
Er kan een slag worden gemaakt door de risico’s die nu nog op PM staan voorlopig te kwantificeren en het risicoprofiel aan te vullen met ontbrekende risico’s.
Samen met de hierboven genoemde alternatieven kan een voorlopig risicoprofiel worden opgesteld, wat een indicatie geeft voor de benodigde weerstandscapaciteit.
Het minimumniveau van de AR dient te worden onderbouwd met een risicoanalyse. Het bepalen van een minimumniveau van de AR is een kwestie van keuzes. Voor de kaderstelling en controle kan de raad overwegen een weerstandsratio te bepalen (verhouding benodigd – beschikbare weerstandscapaciteit), bijvoorbeeld in een range: Minimaal 0,75 (scherp aan de wind) Minimaal 1,00 (gemiddelde marge) Minimaal 1,25 (ruime marge)
Het voorlopige risicoprofiel (zie onder) is voorlopig berekend op € 6 miljoen. Afhankelijk van de keuze voor de weerstandsratio. Bijvoorbeeld: Minimaal 0,75% vraagt € 4.5 miljoen, minimaal 1,00% € 6 miljoen en minimaal 1,25 (€ 7,5 miljoen)
Het bepalen van een risico gebeurt door het maximaal gevolg te vermenigvuldigen met de kans dat het risico zich voordoet. Bij de huidige risicoberekening wordt het bedrag ingeschat waarbij twee criteria worden gebruikt, te weten KANS en IMPACT. Beide criteria worden uitgedrukt in hoog, midden of laag. De berekening ius daarmee wat subjectief. Een aantal belangrijke risico’s staat nog op PM of ontbreken op dit moment nog in het risicoprofiel. Zo is er voor de organisatorische risico nog een PM bedrag genoemd. Datzelfde geldt voor de risico’s van de Sociale Dienst. Daarnaast is er bijvoorbeeld nog geen risico opgenomen voor het juist bepalen van parameters voor algemene uitkering (bijvoorbeeld voor het aantal woningen, wat a.g.v. de crisis lager uit zal komen dan eerdere prognoses) of voor de herijking van de verdeelmaatstaven. Bij het bepalen van het weerstandsvermogen wordt nog geen gebruik gemaakt van een ratio of kengetal. Er is in het verleden (bij de herijking van de reserves en voorzieningen) een minimumniveau bepaald voor de AR op € 4 miljoen. Het berekende risicoprofiel wordt hiertegenover gezet, wat leidt tot een surplus of tekort.
Hoewel het berekenen van risico’s altijd subjectieve elementen blijft bevatten, is het hanteren van een kans klasse transparanter.
