Nota risicomanagement Delfland
Inhoud
1 Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Doel van deze nota 1.3 Leeswijzer
5 5 5 6
2 Risico’s en risicomanagement 2.1 Risico’s 2.2 Risicomanagement 2.3 Taken en bevoegdheden
7 7 7 8
3 Risico’s bij waterschappen 3.1 Voorbeelden van risico’s
9 9
4 Identificeren van risico’s 4.1 Inleiding 4.2 Risicocategorieën 4.3 Risicomatrix
12 12 12 13
5 Beoordelen van risico’s en beheersmaatregelen 5.1 Beoordelen van risico’s 5.2 Verantwoordelijkheid en beheersmaatregelen
15 15 16
6 Weerstandsvermogen 6.1 Inleiding 6.2 Beschikbare weerstandscapaciteit 6.3 Benodigde weerstandscapaciteit 6.4 Beoordeling weerstandsvermogen
18 18 18 19 19
7 Rapporteren over risico’s en beheersmaatregelen 7.1 Programmabegroting, meerjarenraming en jaarverslag 7.2 Bestuursrapportages 7.3 Risicoafweging in VV-voorstellen
20 20 20 20
4
1 Inleiding
1.1 Algemeen Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft te maken met taken die moeten worden uitgevoerd gegeven de kaders van Europese en landelijke regelgeving. Voorbeelden van die regelgeving zijn de Kaderrichtlijn Water, het Hoogwaterbeschermingsprogramma en het Nationaal Bestuursakkoord Water. Daarnaast wordt verwacht dat bestuurders en medewerkers op alle terreinen ‘in control’ zijn; zij worden daar door toezichthoudende organen zoals de provincie, maar ook door burgers en bedrijven, in toenemende mate op aangesproken. ‘In control’ zijn betekent ook dat de risico’s voldoende in beeld zijn en adequaat worden beheerst. Op 25 november 2010 is door de verenigde vergadering de Nota risico’s en weerstandsvermogen Delfland vastgesteld. Nadrukkelijk is toen gesteld dat risicomanagement, dit wil zeggen handelingen gericht op het voorkomen, minimaliseren of beheersen van een risico en/of de negatieve gevolgen daarvan, geen onderdeel van de nota uitmaakt. In genoemde nota is het beleidskader vastgelegd inzake risico’s met mogelijk financiële gevolgen in combinatie met het weerstandsvermogen. Daarmee werden niet alle componenten van risico’s gedekt. Het vaststellen van de nota was vooral nodig om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Zo zijn in hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit regels opgenomen met betrekking tot risicobeheer en het opnemen van een paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting en in het jaarverslag. In de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap van Delfland (artikel 12) is geregeld dat het college voorstellen aan de verenigde vergadering doet die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van het weerstandsvermogen en risicomanagement.
1.2 Doel van deze nota Over het proces van risicomanagement is bewustzijn, kennis en inzicht nodig bij bestuur en medewerkers. Van belang is dat bestuur en medewerkers hetzelfde begrippenkader gebruiken en het ‘risicodenken’ een automatisme wordt. Centraal staan niet meer alleen de vragen: Wat we willen bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat gaat het kosten? Ook van belang zijn aanvullende vragen als: Wat gebeurt er als we iets niet doen? Welke maatregelen kunnen worden getroffen? Wat gaan die maatregelen kosten? De voorliggende nota heeft een breder doel dan de huidige nota. Het beoogt richting te geven aan het begrip risicomanagement en deze te koppelen aan de Planning & Controlcyclus (begroting/meerjarenraming, bestuursrapportages en jaarverslag). De nota beschrijft op hoofdlijnen hoe daar invulling aan gegeven kan worden. De concrete uitwerking van risicomanagement binnen Delfland (het operationaliseren) zal plaatsvinden na vaststelling van de nota. Het gaat dan onder meer om het eenduidig beschrijven van het begrippenkader, het creëren van een praktische werkwijze binnen het proces van risicomanagement en uiteindelijk het implementeren van de resultaten in de P&C-cyclus.
5
1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 gaat in algemene termen over risico’s en het proces van risicomanagement. In hoofdstuk 3 wordt beschreven welke (voorbeelden van) risico’s specifiek van toepassing (kunnen) zijn voor waterschappen. De wijze waarop risico’s kunnen worden geïdentificeerd is het onderwerp van hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan hoe de geïnventariseerde risico’s kunnen worden beoordeeld, welke beheersmaatregelen kunnen worden getroffen en wie daarvoor verantwoordelijk is. In hoofdstuk 6 wordt onder meer beschreven welke elementen worden gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook de beoordeling van het weerstandsvermogen komt in dit hoofdstuk aan de orde. Ten slotte wordt in hoofdstuk 7 het rapporteren van de risico’s beschreven.
6
2 Risico’s en risicomanagement
2.1 Risico’s Een risico is de kans op het optreden van een gebeurtenis met een mogelijk negatief gevolg. Hierbij moet niet alleen worden gedacht aan financiële risico’s maar bijvoorbeeld ook economische, politieke of juridische risico’s. In deze nota worden verschillende soorten risico’s (uiteraard binnen de kaders die in het vervolg van deze nota worden aangegeven) behandeld. Hierbij is het wel zo dat alleen de risico’s waarvan de financiële consequenties inzichtelijk kunnen worden gemaakt, van invloed zijn op het weerstandsvermogen (zie hoofdstuk 6). Om de risico´s in kaart te brengen wordt periodiek een risicoanalyse uitgevoerd waarvan de resultaten worden opgenomen in die P&C-producten (kadernota, begroting en jaarverslag). Tussentijdse ontwikkelingen worden gerapporteerd bij de bestuursrapportages. Risicoanalyse is zodoende een continu proces. Er is een verschil tussen de begrippen risico en onzekerheid. In beide gevallen is niet bekend wat de uitkomst zal zijn. Zo worden bij een SSK-raming van een investeringsproject bepaalde onzekerheden in beeld gebracht. Een onzekerheid is niet meetbaar in tegenstelling tot een risico dat wel meetbaar is op grond van een ervaring uit het verleden. Bij risico’s kan het ook gaan om een afweging tussen de voor- en nadelen. Beide begrippen zullen nader worden uitgewerkt in het begrippenkader.
2.2 Risicomanagement Risicomanagement zijn de handelingen gericht op het voorkomen, minimaliseren of beheersen van een risico en/of de negatieve gevolgen daarvan. In dit proces is het van belang om mogelijke gebeurtenissen die het waterschap beïnvloeden bij het behalen van zijn doelen en resultaten (risico’s) te identificeren, te beoordelen en vervolgens zodanig te beheersen dat op basis van een kosten/baten afweging zoveel mogelijk zekerheid kan worden verschaft voor het bereiken van de doelstellingen van Delfland. Door een goed beleid op het gebied van risicomanagement te voeren ontstaat beter inzicht in de positie van Delfland, waardoor de verenigde vergadering een betere afweging kan maken bij haar beslissingen. Daarnaast zorgt goed risicomanagement voor een hogere effectiviteit van de taakuitvoering en lagere kosten voor de beheersing van risico’s. Risicomanagement is opgebouwd uit verschillende elementen en bestaat uit de identificatie van risico’s (hoofdstuk 4), het beoordelen van risico’s en het zo nodig formuleren en implementeren van beheersmaatregelen (hoofdstuk 5) en het rapporteren en evalueren over (de resultaten) van de beheersmaatregelen (hoofdstuk 7). De wijze waarop invulling aan risicomanagement binnen Delfland zal worden gegeven, zal op basis van deze nota nader worden uitgewerkt. Belangrijk aspect daarbij is om voor de hele organisatie te komen tot eenduidigheid in proces, begrippen en werkwijze. Ook moet er samenhang zijn tussen strategisch (VV/D&H), tactisch (DMT) en operationeel (bijv. PIB) risicomanagement. De uitwerking van risicomanagement, zoals in de hoofdstukken
7
4 en 5 van deze nota is beschreven, moet vooral worden gezien als richtingbepalend. De resultaten van de nadere uitwerking kunnen om redenen als hiervoor genoemd daarvan afwijken. De uiteindelijke resultaten zullen terugkomen in de ambtelijke en bestuurlijke P&C-producten.
2.3 Taken en bevoegdheden De verdeling van taken en bevoegdheden op het gebied van risicomanagement naar de verschillende niveaus is als volgt:
Verenigde vergadering (kaderstellend): Vaststelling Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Delfland ex artikel 108 van de Waterschapswet; Vaststelling Nota risico’s en weerstandsvermogen; Vaststelling van het benodigde weerstandsvermogen in P&C documenten. College van dijkgraaf en hoogheemraden (uitvoerend): Bepalen uitgangspunten: wijze van beheersing van risico’s; Zorg dragen voor uitvoering risicomanagement; Opstellen van risicoanalyse; Voorstellen voor het benodigde weerstandsvermogen; Evaluatie van en rapportage over (de resultaten van) de uitvoering. Ambtelijk niveau (voorbereidend): Implementatie risicomanagement via programma- en concernsturing in de organisatie; Borging risicoanalyse in P&C-cyclus en in AO/IC; Implementatie proces en uitvoeren van risicomanagement.
8
3 Risico’s bij waterschappen
3.1 Voorbeelden van risico’s Bij het inventariseren van risico’s kan het behulpzaam zijn wanneer er een lijst van voorbeelden beschikbaar is. Op basis van de begrotingen van een aantal 1 waterschappen is, ingedeeld naar beleidsvelden, een dergelijke lijst gemaakt. Onderstaande lijst is geen limitatieve opstelling en dient slechts als hulpmiddel bij het inventariseren van de risico’s bij Delfland. Beleidsveld: PLANVORMING Andere inrichting en/of beheer gronden Europese Kaderrichtlijn Water: - investeringen - invulling gewenste ecologische toestand - gevolgen maatregelen - handhaving richtlijn (bijvoorbeeld boetes) - strengere lozingseisen Landinrichting en ruilverkaveling (herinrichting) Bezuinigingsplannen andere overheden Nationaal bestuursakkoord water: - kostenverdeling - investeringen - uitvoering Waterwet: - afschaffing reductie heffing communale lozingen Niet actueel zijn of ontbreken calamiteitenplan Gemeentelijke waterplannen Watertoets (toetsing plannen van derden) Beleidsveld: AANLEG EN ONDERHOUD WATERKERINGEN Veenkaden Dijksloten Loslatende slijtlagen asfaltbekleding Richtlijnen faunabeheer Toetsing waterkeringen Flora- en faunawet: - vertraging projecten - gevolgen muskusrattenbestrijding Legger- en beheerregister niet actueel - verminderde efficiency - schadeclaims als gevolg van inconsistent beleid Niet voldoen aan veiligheidsniveaus Onderhoudsplan niet op orde Dijkbewaking niet op orde Calamiteitenbestrijding niet op orde: - onvoldoende training - onvoldoende goed materieel beschikbaar Beleidsveld: INRICHTING EN ONDERHOUD WATERSYSTEMEN Grondwaterproblematiek Beëindiging grote grondwateronttrekkingen door derden 1
Bron: Risicomanagement bij waterschappen (Jeroen Scholten, Universiteit Twente, 2007).
9
Waterbergingsgebieden (bijdragen aan gemeenten) Overdracht waterkwaliteitsbeheer door provincie (kostentoedeling) Sanering/baggeren waterbodems: - slibverwerking - wet milieubelasting (aanslag baggerspecie) - verwerking slib (geschil met verwerker) - baggerkosten, extra hoeveelheid baggerwerk - bijdrage provincie baggerproject (valt lager uit) Afwikkeling calamiteiten Uitvoeringsmaatregelen peilbesluiten Oeverval Maatregelen KRW niet te koppelen aan regulier onderhoud Overdracht stedelijk waterbeheer Kostenverdeling aanleg waterlopen in uitbreidingsgebieden Beheer hoeveelheid water: - onderhoud kunstwerken - falen van kunstwerken Peilbesluiten: - actualiteit - schadeclaims Bijdrage muskusrattenbestrijding Beleidsveld: BOUW EN EXPLOITATIE ZUIVERINGTECHNISCHE WERKEN EU-richtlijn stikstofverwijdering Niet voldoen aan lozingseisen Verwerking zuiveringsslib Geen 50% korting heffing AWZI's Mogelijke naheffing belastingaanslagen AWZI's Weersomstandigheden, rijksheffing overstorten Bouwvergunningen (vertraging) Strengere effluent-eisen als gevolg van KRW Onderhoud en beheer transportstelsels Toepassing innovatieve technieken Beleidsveld: VERGUNNINGVERLENING EN HANDHAVING KEUR Boetes bij niet tijdig afgeven beschikking Legger niet actueel Beleidsveld: BEHEERSEN VAN LOZINGEN Rioleringsbeleid buitengebied Saneringen van industriële vervuilers Bijdrageregeling stimulering afkoppeling Omzetbelasting WVO-subsidies Bijdragen riolering buitengebied Subsidies terugdringen lozingen Mandatering handhaving WVO Afvalwaterakkoorden Beleidsveld: HEFFING EN INVORDERING Bezwaarschriften belastingaanslagen Aanslagen precariobelasting Consequenties vergoeding WOZ-kosten Afhaken bedrijven Verjaring vorderingen Vangnetconstructie WOZ (gemeenten) Claims WOZ, kostenverdeling (gemeenten) Kwijtscheldingen
10
Oninbare aanslagen Fraude bij belastinginning Beleidsveld: BESTUUR EN EXTERNE COMMUNICATIE Afwikkeling verkiezingen Wachtgeldverplichtingen Verstrekken foutieve informatie Beleidsveld: ONDERSTEUNENDE BEHEERPRODUCTEN Reorganisaties Kosten personeel: - pensioenpremies - aanname personeelslasten - loonontwikkelingen Akkoord bouwfraude en vervolgstappen Naheffing belastingdienst Garantstellingen Aansprakelijkheidsstellingen en schadeclaims Gerechtelijke en arbitrageprocedures Onderverzekering Veiligheid informatiesystemen Prijsstijgingen bijv. energie Beleidsveld: DEKKINGSMIDDELEN EN SALDO Renteontwikkelingen Wijzigende subsidieregelingen/lagere bijdragen Dividend van aandelen Inflatieontwikkeling EMU-tekorten Balansrisico's (waarderingsgrondslagen) Exploitatieresultaten OVERIGE RISICO’S (meerdere beleidsvelden) Faillissement energieleverancier Investeringen Meeliftcontracten Samenwerking met derden Gemeenschappelijke regelingen Bijdragen aan projecten Contract laboratoriumkosten Vertraging investeringen en projecten door externe factoren, bijv.: - flora- en faunawet - bezuinigingen overheden - vertraging afronding projecten in verband met grondverwerving.
11
4 Identificeren van risico’s
4.1 Inleiding De eerste stap in het proces van risicomanagement is het identificeren van de risico´s. Hierbij is het streven een zo compleet mogelijk overzicht te krijgen van de risico’s die een organisatie als Delfland loopt. Daarom wordt de inventarisatie op een systematische wijze uitgevoerd en worden daarbij alle onderdelen van de organisatie betrokken. Naast de al bekende risico’s uit de P&C-cyclus kunnen de in het vorige hoofdstuk genoemde risico’s daarbij behulpzaam zijn. Het identificeren van risico’s is een doorlopend proces.
4.2 Risicocategorieën Bij risico-inventarisatie moet inzicht worden verkregen in de factoren die de realisatie van de programmadoelen of de voorgenomen prestatie-indicatoren in de weg kunnen staan. Dit kunnen zowel financiële als niet-financiële risico’s zijn. Bij 2 financiële risico’s gaat het niet om risico’s in de raming van investeringsprojecten of de risico’s die zich regelmatig voordoen en veelal vrij goed bekend en meetbaar zijn. Deze risico’s zijn in veel gevallen al afgedekt in de begroting. Ook fraude- en renterisico’s, waarop hieronder kort wordt ingegaan, vallen verder buiten de scope van deze nota. Frauderisico Het risico van fraude in de (digitale) administratie of vermissing van geldswaarden in de geldstromen is een risico dat niet geheel kan worden uitgesloten, ondanks de preventieve maatregelen die getroffen zijn om dit te voorkomen. Met een fraudeonderzoek (vaak bestaande uit het doorspitten van alle onderdelen van de administratie) kan tot in detail worden achterhaald welke fraude er is gepleegd en wie erbij betrokken waren. Doet het feit zich voor dan kan een beroep worden gedaan op de fraude- en berovingsverzekering. Renterisico Voor het risico van rente geldt een wettelijke norm die betrekking heeft op de vaste schuld van het waterschap. Door het toepassen van deze norm wordt de looptijd van langlopende geldleningen gespreid waardoor een beperking van de renterisico’s optreedt. De jaarlijkse aflossingen zijn daardoor gebonden aan een maximum bedrag. Ook voor andere risico’s met financiële gevolgen kunnen al beheersmaatregelen zijn getroffen in de vorm van het afsluiten van verzekeringen of het vormen van een voorziening of reserve. In dit verband kan verwezen worden naar: de nota ‘Verzekeringsbeleid Hoogheemraadschap van Delfland’ met daarin opgenomen een overzicht van alle bij Delfland afgesloten verzekeringen; de begroting of het jaarverslag met daarin opgenomen alle gevormde reserves en voorzieningen. Om welke risico’s gaat het dan wel? In het vorige hoofdstuk is in algemene zin een opsomming gegeven van de mogelijke risico’s waaraan een waterschap bloot 2
Specifieke risico’s met betrekking tot investeringsprojecten worden binnen de projectramingen apart zichtbaar gemaakt. Ook deze risico’s zullen worden betrokken in de nadere Delflandbrede uitwerking van risicomanagement (eenduidigheid in proces, begrippen en werkwijze).
12
staat. Voor de situatie Delfland is het zaak om de daar gehanteerde indeling naar beleidsvelden te ‘vertalen’ naar de bij Delfland gebruikelijke programma’s. Vervolgens kan de lijst worden opgeschoond met de risico’s die voor Delfland niet relevant zijn, bijvoorbeeld omdat hiervoor al beheersmaatregelen zijn getroffen (zie voorgaande alinea). De lijst kan worden aangevuld met risico’s die specifiek van toepassing zijn op de situatie Delfland. Het inventariseren van de risico’s binnen elk programma kan worden gestructureerd door de risico’s te categoriseren naar de oorzaken van risico’s (risicocategorieën). Dit zijn categorieën van mogelijke oorzaken van interne en externe risico’s waaraan een organisatie bloot 3 staat. De volgende risicocategorieën kunnen worden onderscheiden met daarbij vermeld enkele voorbeelden waaraan bij die categorie gedacht kan worden: Economie: beschikbaarheid financiële middelen, werkloosheid, rentewijzigingen, veranderende eisen/wensen van opdrachtgevers of klanten, faillissement betrokken private partijen en vertrek of failliet gaan van ondersteunende toeleveranciers of afnemers; Natuurlijke omgeving: het op orde zijn van dijken/kaden, gemalen e.d, muskusratten; Politiek: wijzigingen van beleid na verkiezingen, onvoldoende afstemming besluiten, veranderende (inter)nationale wet- en regelgeving, subsidiewijzigingen; Proces/product: uitval van een gemaal, gebrekkig technisch beheer en onderhoud, niet of gebrekkig functioneren ondersteunende voorzieningen, producten werken niet of niet goed waardoor schade ontstaat, gebruik nieuwe technieken, geluidsoverlast; Organisatie: inadequate communicatie, verkeerde managementstijl, overtreden wet- en regelgeving, richtlijnen, voorschriften; Personeel: ziekte, arbeidsongeval, vergrijzing, vertrek personeel met belangrijke (niet gedeelde) kennis; Juridisch/aansprakelijkheid: gebrekkige contractvorming, aanbestedingsprocedures.
4.3 Risicomatrix Alle risico’s worden in beeld gebracht door de risicocategorieën te combineren met de programma’s. Hierdoor ontstaat een matrix van alle risico’s en leidt tot meer inzicht en een groter risicobewustzijn bij bestuurders en medewerkers. Risicomatrix
Programma's
Risicocategorieën
Geïdentificeerde risico's
3
Zoals eerder in de nota beschreven zal bij de verdere uitwerking ook voor wat betreft de te onderscheiden risicocategorieën worden ingezet op eenduidigheid binnen Delfland. Mogelijk leidt dit tot een enigszins aangepaste indeling van de hier genoemde categorieën.
13
Naast het op deze manier vastleggen van de risico’s binnen de reguliere programma’s zullen er ook risico’s zijn die niet direct aan een programma zijn te koppelen. Uiteraard zullen ook deze risico’s moeten worden beschreven als apart ‘programma’. Wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is wordt in het volgende hoofdstuk onder 5.2 beschreven. Nadat alle risico’s volgens de hierboven beschreven methodiek zijn geïdentificeerd is het zaak om deze risico’s te beoordelen op basis van de kans op optreden en een inschatting van de mogelijke gevolgen.
14
5 Beoordelen van risico’s en beheersmaatregelen
5.1 Beoordelen van risico’s De volgende stap in het proces van risicomanagement is het beoordelen van alle geïnventariseerde risico’s en het zo nodig treffen van beheersmaatregelen. Per risico is het noodzakelijk het risicoprofiel vast te stellen: een omschrijving van de mogelijke gebeurtenissen met de bijbehorende kans op voordoen (kwalificeren) en het mogelijke gevolg (kwantificeren). Voor het geven van een kwalitatieve beoordeling is een veel gebruikte methode het ordenen van de kans op voordoen in klassen en hieraan een rekenkundige invulling te geven. Dit laatste wordt alleen gebruikt ingeval aan het risico financiële gevolgen zijn verbonden. De onderstaande klassenindeling kan worden 4 gehanteerd. Kans op voordoen Klasse 1 2 3 4 5
Kans op voordoen < of 1x per 10 jaar 1x per 5 - 10 jaar 1x per 2 - 5 jaar 1x per 1 - 2 jaar 1x per jaar of >
Percentage 10% 30% 50% 70% 90%
De inherente subjectiviteit die gepaard gaat met deze inschatting kan deels worden ondervangen door meerdere medewerkers onafhankelijk een inschatting te laten maken. Ook is het mogelijk in zeer specialistische situaties extern advies in te winnen. Kwantificering is de beoordeling van de geïdentificeerde risico’s op de mogelijke directe en indirecte financiële consequenties. Alleen als de (maximale) financiële schade kan worden ingeschat wordt het risico meegenomen bij de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit. Wel past hierbij de kanttekening dat risico’s over het algemeen lastig zijn te kwantificeren (wanneer dit wel goed mogelijk zou zijn, is het immers mogelijk hiervoor een voorziening te treffen, waardoor een risico niet meer thuishoort in de paragraaf weerstandsvermogen in de P&C-cyclus). Wel ligt in het Waterschapsbesluit een verplichting besloten om de risico’s te kwantificeren. In ieder geval die risico’s ‘waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie’. Hierna ontstaat een zo volledig mogelijk beeld van alle risico’s per programma en in totaliteit (zie afgebeeld voorbeeld van een risicomatrix). In deze matrix zijn alle geïdentificeerde risico’s opgenomen, dus ook de risico’s zonder financiële gevolgen. Op basis van dit concernbrede risicoprofiel kan door het Delflands Management Team per programma (1) een prioritering binnen de lijst van risico’s worden aangebracht, (2) voor de grootste risico’s beheersmaatregelen worden bedacht en geïmplementeerd en (3) vastgesteld worden welke risico’s worden betrokken bij het bepalen van de weerstandscapaciteit. De resultaten hiervan 4
Ook voor deze tabel geldt dat bij de nadere concrete uitwerking wordt ingezet op eenduidigheid binnen Delfland. Mogelijk leidt dit in de praktijk tot een enigszins aangepaste klassenindeling.
15
zullen voor besluitvorming worden voorgelegd aan de verenigde vergadering en worden in hoofdlijnen opgenomen in de verschillende producten van de P&Ccyclus.
Risicomatrix (voorbeeld) Risicoprofiel
Na tu
Ec on
Omschrijving risico's per programma
Risicocategorie
om ie url i j ke Po om liti ek ge vin Pr oc g es o fp Or rod ga ni s uc at i t Pe e rso ne el Ju rid is c h Ma xi in maa l eu ro' risic s ob ed rag Ka ns op vo ord Fi n oe n( an %) eu ciee ro' l ge s vo lg in Pr it o t e pro its te g 1= ramm lling ho p og a ( 1 e r ;5 =la 5) ; ag
Identificeren van risico's
Schoon water Risico 1 Risico 2 Risico .. Voldoende water Risico 1 Risico 2 Risico .. Stevige dijken Risico 1 Risico 2 Risico .. Gezuiverd afvalwater Risico 1 Risico 2 Risico .. Instrumenten Risico 1 Risico 2 Risico .. Organisatie Risico 1 Risico 2 Risico .. Algemene dekking Risico 1 Risico 2 Risico .. Algemeen (meerdere programma's) Risico 1 Risico 2 Risico ..
5.2 Verantwoordelijkheid en beheersmaatregelen In eerste instantie ligt de verantwoordelijkheid voor het identificeren en beoordelen van risico’s (‘het vullen van de risicomatrix’) op het niveau van projectleider, teamleider, programmamanager, sectorhoofd of de door het DMT aangewezen functionaris waar het gaat om programmaoverstijgende risico’s. Zij allen zijn immers het best in staat om bedreigingen te zien die het bereiken van de doelen en prestaties in de weg kunnen staan. Er kunnen ook risico’s zijn die van zodanig groot belang zijn dat over de beheersing daarvan op een hoger niveau een beslissing moet worden genomen.
16
In geval sprake is van financiële risico’s kan daarbij als hulpmiddel gebruik worden gemaakt van de volgende matrices. Het cijfer 1 betekent een geringe kans op voordoen en/of een gering gevolg (dus een laag risicoprofiel). Het cijfer 5 betekent een zeer grote kans op voordoen en/of heeft grote gevolgen. Kans op voordoen Klasse 1 2 3 4 5
Financieel gevolg Klasse
Kans op voordoen < of 1x per 10 jaar 1x per 5 - 10 jaar 1x per 2 - 5 jaar 1x per 1 - 2 jaar 1x per jaar of >
Percentage 10% 30% 50% 70% 90%
Financieel gevolg
1
X < € 100.000
2
€ 100.000 < X < € 250.000
3
€ 250.000 < X < € 500.000
4
€ 500.000 < X < € 1.000.000
5
€ 1.000.000 < X
Het treffen van beheersmaatregelen bij een risico is maatwerk en zal altijd van geval tot geval moeten worden bepaald. Deze beheersmaatregelen kunnen bestaan uit het accepteren, reduceren, vermijden of overdragen van een risico.
17
6 Weerstandsvermogen
6.1 Inleiding Op grond van artikel 4.11 van het Waterschapsbesluit moet in de programmabegroting een paragraaf weerstandsvermogen worden opgenomen. Deze paragraaf moet minimaal bevatten (artikel 4.19): Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; Een inventarisatie van de risico's; Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's. Het weerstandsvermogen is het vermogen van een organisatie om risico’s met financiële gevolgen op te vangen zonder dat het behalen van de bestuurlijk vastgestelde doelen in het gedrang komt. Minder vrij beschikbare middelen betekent immers minder ruimte voor de realisatie van beleidsdoelstellingen. Het weerstandsvermogen betreft de relatie tussen enerzijds de beschikbare weerstandcapaciteit en anderzijds de benodigde weerstandscapaciteit (risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van Delfland voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming.
6.2 Beschikbare weerstandscapaciteit Weerstandscapaciteit is in artikel 4.8 van het Waterschapsbesluit omschreven als de middelen en mogelijkheden waarover een waterschap beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De volgende elementen kunnen tot de weerstandscapaciteit worden gerekend: Het eigen vermogen; De onbenutte belastingcapaciteit; De post onvoorzien. Tot de beschikbare weerstandscapaciteit worden bij Delfland gerekend het eigen vermogen (onderdeel algemene reserves) en de post onvoorzien. Het eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserves, bestemmingsreserves en stille reserves. De algemene reserves bestaan uit de algemene reserve weerstandvermogen watersysteem en de algemene reserve weerstandvermogen waterzuivering. Ook wordt het nog te bestemmen jaarresultaat hiertoe gerekend. Bestemmingsreserves zijn reserves die ingesteld zijn met als doel dekking te creëren voor specifieke toekomstige uitgaven. Het is daarom niet mogelijk zonder gevolgen voor de (toekomstige) bedrijfsvoering deze reserves te definiëren als weerstandscapaciteit. Om deze reden worden de bestemmingsreserves niet opgenomen in de beschikbare weerstandscapaciteit. Stille reserves kunnen onderdeel uitmaken van de weerstandscapaciteit. Het betreft dan activa die snel te verkopen zijn of waarvoor expliciet al een besluit tot verkoop is genomen. In het laatste geval wordt in de paragraaf weerstandsvermogen inzicht gegeven in het verschil tussen de boekwaarde en de verwachte verkoopprijs. Van een stille reserves wordt pas uitgegaan als deze activa niet duurzaam aan de bedrijfsuitoefening zijn verbonden.
18
Dit betekent dat de algemene reserve en eventuele stille reserves (meerjarig) kunnen worden ingezet als dekkingsmiddel wanneer zich risico’s voordoen. Onvoorzien De (wettelijk verplicht te ramen) post voor onvoorziene uitgaven vormt de nog onbenutte ruimte in de begroting die kan worden ingezet voor het opvangen van risico’s. De hoogte van deze raming wordt jaarlijks bij het opstellen van de kadernota/begroting bezien op basis van het gebruik van deze post in voorgaande jaren en een inschatting voor de komende jaren.
6.3 Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door de bedragen van alle individuele risico’s bij elkaar op te tellen (concernbreed risicoprofiel) en deze te vermeerderen met de in de programmabegroting en meerjarenraming voorziene exploitatietekorten. Hoewel de exploitatietekorten geen onderdeel vormen van het risicomanagement zoals eerder beschreven, worden deze wel ten laste gebracht van de algemene reserve. De algemene reserve is onderdeel van de (beschikbare) weerstandscapaciteit. In die zin worden exploitatietekorten gerekend tot de risico’s en worden deze in het kader van het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit meegenomen.
6.4 Beoordeling weerstandsvermogen De benodigde weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit en leidt tot de ratio van het weerstandsvermogen. In formulevorm: Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
Om deze uitkomst te kunnen beoordelen (in het Waterschapsbesluit zijn hierover geen richtlijnen gegeven) wordt gebruik gemaakt van onderstaande normtabel 5 zoals deze is ontwikkeld door de Universiteit Twente. Ratio weerstandsvermogen 2,0 < x 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 x < 0,6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Delfland streeft naar een ratio van het weerstandsvermogen die ten minste de kwalificatie ‘voldoende’ heeft. In de paragraaf weerstandsvermogen van elk product van de P&C-cyclus wordt de ratio berekend.
5
Bron: Risicomanagement bij waterschappen (Jeroen Scholten, Universiteit Twente, 2007).
19
7 Rapporteren over risico’s en beheersmaatregelen
7.1 Programmabegroting, meerjarenraming en jaarverslag De laatste stap in het proces van risicomanagement is het rapporteren en waar nodig aanpassen van het te doorlopen proces. De rapportage vindt plaats in de P&C-cyclus zowel bij de verschillende programma’s als in de paragraaf weerstandsvermogen. Dit laatste uiteraard alleen voor zover de risico’s van invloed zijn bij het bepalen van het weerstandsvermogen. In elke programmaparagraaf worden de belangrijkste risico’s vermeld. In de paragraaf weerstandsvermogen (‘risicoparagraaf’) wordt van alle (financiële) risico’s een concernbreed risicoprofiel gemaakt. Op basis hiervan blijkt met welk totaalbedrag risico’s kunnen worden afgedekt. Risico’s worden vertrouwelijk behandeld als openbaarmaking de belangen van Delfland kan schaden. In dat geval zal een risico in algemene termen bij het betreffende programma worden vermeld. De risicomatrix, bestaande uit specifieke risico’s en bedragen, wordt altijd in vertrouwelijke vorm aan het bestuur voorgelegd.
7.2 Bestuursrapportages Uitgangspunt voor de bestuursrapportages is dat dit een rapportage is op afwijkingen ten opzichte van de door de VV vastgestelde programmabegroting (uitgezonderd de prestatie-indicatoren waarover op voortgang wordt gerapporteerd). Rapportage over de risico’s kan op analoge wijze plaatsvinden. Alleen risico’s waarover bestuurlijk vermeldenswaardige (voortgangs-)informatie beschikbaar is, worden opgenomen in deze rapportages. Vermeldenswaardig moet in dit verband worden opgevat al die zaken die de bevoegdheid van de VV raken.
7.3 Risicoafweging in VV-voorstellen Los van het invoeren van een proces van risicomanagement wordt in de voorbereidingsfase van ieder nieuw VV-voorstel een expliciete risicoafweging gemaakt op de aspecten volgens de in paragraaf 4.2 vermelde risicocategorieën. Indien op basis daarvan risico’s worden onderkend dan dienen deze in de voorstellen te worden vermeld. Als openbaarmaking van de risico’s de positie van Delfland kan schaden wordt in het openbare voorstel zo nodig verwezen naar een vertrouwelijke bijlage. Hiermee wordt de VV in de positie gebracht om vooraf te kunnen sturen.
20
