Procesprotocol. C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen

Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol C6.1

Procesprotocol

C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen

Datum

30 augustus 2013

Versie

Definitief, versie 1.2

Doel

Afbakening

Het samenstellen van stukken in het kader van een LP-aanvraag in de vorm van een set, waarbij een onderscheid wordt gemaakt in stukken ten behoeve van het LP-proces en stukken die worden afgegeven aan een diplomatieke vertegenwoordiging Beslisdocument Werkproces Terugkeerorganisatie i.o., april 2006, Vreemdelingencirculaire 2000.

Bedoeld voor

(sr) regievoerder (bijzonder) vertrek, (sr) administratief medewerker, (sr) medewerker LP, medewerker voorbereiding ondersteuning presentaties (VOP), I&L medewerker

Ingangsdatum

3 januari 2012

Datum herziening

Ingangsdatum + 1 jaar

Eigenaar procesprotocol

Procesbeheer DT&V

Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.

Pagina 1 van 10


Versiebeheer Datum en versienummer 20110419 0.1 20110523 0.2 20110621 0.3 20110623 0.4 20110818 0.5 20111230 0.6 20120103 0.7 20120103 1.0 20120801 1.1 20130830 1.2

Opmerking Eerste concept Tweede concept Aanpassingen verwerkt Op en aanmerkingen verwerkt, voorgelegd aan afdeling LP voor IS-TV kolom Procesprotocol voorgelegd aan cluster P&C Opmerkingen P&C verwerkt Procesprotocol aangeboden aan directeur staf Procesprotocol definitief, plaatsing intranet Def. Vastgesteld voor 1e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 2e versie op Internet

Goedkeuring Datum 20120103

Functie Algemeen directeur

Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. 2 3 4 0 5 1 5 2 5 3 6 4 8 5 9 6 9 7 10 10

8 9

Activiteit/processtap Inhoudsopgave/administratieve afhandeling Legenda procesdiagram Algemeen Ontvangst LP-opdracht Startdatum LP naar BVV Vormen LP-set Beoordelen LP-opdracht LP-opdracht onvolledig LP-opdracht stoppen en retourneren aan de regievoerder Toetsing toelatingsprocedures vóór het indienen van de aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging Aanvraag niet indienbaar i.v.m. lopende toelatingsprocedures Afsluiten en fiatteren proces C6.1

Functionaris

(sr) (sr) (sr) (sr) (sr)

regievoerder (bijzonder) vertrek administratief medewerker administratief medewerker LP administratief medewerker LP medewerker LP, Afdelingsmanager LP


Pagina 2 van 10


Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.)

Legenda procesdiagram


Pagina 3 van 10


Procesprotocol – Activiteiten Nr. 0

Activiteit/ processtap Algemeen Het proces bij de afdeling LP start wanneer een opdracht voor het indienen van een (fysieke) LP-aanvraag is ontvangen door de afdeling LP en in IS-TV een correct geregistreerd LP-proces is doorgestuurd naar de afdeling LP. Zie procesprotocol C6.0 LP-opdracht. Na ontvangst van de LP-opdracht wordt in het hoofdproces (C6.0) van de LP-opdracht het proces C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen gestart waar geregistreerd wordt wanneer de LP-set is samengesteld. Tevens wordt een voorblad aangemaakt. Uitgangspunt is, dat voor iedere door de regievoerder doorgezette LP-opdracht, een LP-set door de afdeling LP wordt samengesteld. Een opdracht voor het aanvragen van een LP door de regievoerder kan slechts een verzoek zijn voor het indienen van een LP-aanvraag voor één land. Indien er voor meerdere landen een LP-aanvraag dient te worden opgestart, dan wordt voor elk land afzonderlijk een LP-opdracht opgemaakt. Voor vreemdelingen die de DT&V instromen vanuit de AA (Algemene Asiel procedure) wordt ook nadrukkelijk onderscheid gemaakt in de doorlooptijd. Hiervoor geldt dat op dag 8, 9 of 10 van de 28 dagen vertrektermijn na de AA-procedure er een vertrekgesprek plaatsvindt om de LP-aanvraag in te vullen wanneer de vreemdeling niet in het bezit is van een geldig reisdocument. De volledige ingevulde LP-aanvraag zal zo spoedig mogelijk naar de afdeling LP worden doorgezet. De afdeling LP dient de aanvraag in bij de autoriteiten van het (vermoedelijke) land van herkomst en zal zorg dragen dat een kopie van de aanvraag in het digitale dossier in Decos wordt geplaatst voor de uitreiking van de verzonden LP set in het vertrekgesprek op dag 15, 16 of 17 van de 28-dagen vertrektermijn. Definities: • LP-opdracht: de opdracht van de regievoerder (bijzonder) vertrek aan de afdeling LP om een LP-aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging in te dienen. De LP-opdracht is een bestaande format in LAVIN. • LP-aanvraag: de door de afdeling LP in te dienen aanvraag voor een laissez passer. Het betreft hier een aanbiedingsbrief aan de diplomatieke vertegenwoordiging met de door de afdeling LP geselecteerde stukken, waaronder de LP-aanvraag Appendix. De LP-opdracht maakt geen deel uit van de LP-aanvraag. • LP-aanvraag Appendix: Door de regievoerder uit LAVIN gedownload formulier dat al dan niet samen met de vreemdeling wordt ingevuld en als bijlage dient bij de LP-aanvraag. • Kopie t.b.v. vreemdeling: - LP-aanvraag Appendix ten behoeve van de ambassade; Zie LAVIN - Aanbiedingsbrief - Foto's - Nationaliteitsverklaring - Kopieën van identiteitsdocumenten ter onderbouwing van de LP-aanvraag - Vingerafdrukken (indien noodzakelijk; zie LAVIN) • LP-set: set van alle interne en externe documenten die in het kader van een LP-aanvraag worden bewaard. De LP-set maakt onderdeel uit van het DT&V-vertrekdossier. • Havermans toets: In december 2005 heeft commissie Havermans ten behoeve van het terugkeerproces een aantal aanbevelingen gedaan. Een aantal van deze aanbevelingen was gericht op de wijze van presenteren van de vreemdeling bij de diplomatieke vertegenwoordiging.


Pagina 4 van 10


Nr.

Activiteit/ processtap De aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Het gaat bijvoorbeeld om het niet verstrekken van asielgerelateerde informatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging, het vooraf informeren van de vreemdeling over de inhoud en doel van de presentatie, het uitreiken van een informatiebulletin, en om de vreemdeling na afloop van de presentatie een terugkoppeling van de presentatie vragen.

Nr.

Activiteit/ processtap

1 1.1

Ontvangst LP-opdracht Afdeling LP ontvangt van de regievoerder zowel de fysieke opdracht als het proces in IS-TV. Om de binnenkomst van de opdracht te registreren, wordt de opdracht voorzien van een dagstempel. In IS-TV wordt geraadpleegd of door de regievoerder het verzamelproces C6.0 “LP-opdracht” is aangemaakt en doorgestuurd naar de afdeling LP. Wanneer door de regievoerder geen proces is opgestart in ISTV en evenmin doorgestuurd naar de afdeling LP, wordt de regievoerder actief door de afdeling LP hierover geïnformeerd en verzocht om deze zo spoedig mogelijk te starten en door te sturen. De afdeling LP is niet geautoriseerd om dergelijke processen binnen IS-TV zelf te starten. Wanneer zowel het proces als de fysieke opdracht is ontvangen bij de afdeling LP wordt de datum dagstempel geregistreerd bij datum ontvangst in IS-TV. Startdatum LP naar BVV Aan de BVV wordt kenbaar gemaakt dat er een aanvraag is opgestart voor een vervangend reiddocument. In IS-TV wordt d.m.v. het proces “startendatum LP naar BVV” een bericht verzonden aan de BVV die hiervan melding maakt. Tijdens het starten van het proces wordt er door IS-TV automatisch een datum gegenereerd wat gelijk is aan het starten van het proces. Het proces wordt direct na het opvoeren weer afgesloten om het bericht te kunnen verzenden naar de BVV. Vormen LP-set Zodra de afdeling LP een LP-opdracht heeft ontvangen van een regievoerder wordt hiervan bij binnenkomst door de administratie een LP-set gevormd. Deze LP-set is en blijft een onderdeel van het fysieke vertrekdossier en wordt aan het einde van het LP-proces gevoegd in het DT&V vertrekdossier.

1.2 1.3

1.4

1.5

2 2.1

2.2 2.3 3 3.1

ICT ondersteuning

Functionaris

(sr) administratief medewerker LP (sr) administratief medewerker LP (sr) administratief medewerker LP (sr) administratief medewerker LP

Registreer in proces C6.0 LP-opdracht (sr) administratief medewerker de datum van de dagstempel LP

Opvoeren proces “startendatum LP naar BVV”

(sr) administratief medewerker LP

Afsluiten proces “startendatum LP naar BVV”




Pagina 5 van 10


Nr.


3.2

De set die gevormd wordt n.a.v. de ontvangen LP-opdracht bestaat uit drie delen: 1 Achter de onderste tab: • Kopie van de LP-opdracht. Conform LAVIN • Originele “Bijlage bij de aanvraag”, samen met kopieën van bijlagen zoals processen-verbaal van de VP/KMar (bijv. n.a.v. onderzoek echtheid van documenten), documenten, etc. 2 Achter middelste tab: Achter deze tab zijn alle stukken op chronologische volgorde ingevoegd. • Alle correspondentie m.b.t. de opdracht. Dit geldt ook voor correspondentie tussen de afdeling LP en de diplomatieke vertegenwoordiging, • alle overige informatie gerelateerd aan de betreffende opdracht die door de medewerker LP wordt toegevoegd. Zowel inhoudelijke als procesinformatie. • Format dossierstudie formulier van de afdeling LP. 3 Achter bovenste tab: • Plastic mapje waarin alle stukken worden opgeborgen, die zijn ingediend dan wel overhandigd aan de diplomatieke vertegenwoordiging. • Resumptieformulier Van elke LP-opdracht wordt een LP-set samengesteld. Wanneer er sprake is van een gezin, wordt van vader en van moeder apart een LP-set samengesteld. Minderjarige kinderen worden gevoegd bij de LP-set van de moeder. Bij afwezigheid van de moeder worden de minderjarige kinderen gevoegd bij de LP-set van de vader. Nb. Ten behoeve van kinderen boven de leeftijd van 18 jaar wordt een eigen LP-set samengesteld, op basis van het eigen vertrekdossier. Zie tevens procesprotocol C6.0 LP-opdracht. Uit IS-TV processtap C6.1 Aanvraag ontvangen/beoordelen wordt het Opvoeren proces C 6.1 Aanvraag voorblad voor de set gegenereerd. ontvangen/beoordelen en uitvoeren processtap “Voorblad set LP” Beoordelen LP-opdracht De medewerker LP/medewerker VOP ontvangt van de administratie Uitvoeren processtap “Beoordelen de LP-set en controleert of de opdracht voldoet aan: aanvraag“ en invullen met de juiste 1 LP-opdracht vorm volledig. Medewerker LP beoordeelt of de gegevens opdracht aan de minimale eisen (zoals gesteld op LAVIN)

3.3

3.4

4 4.1

ICT ondersteuning


Functionaris (sr) administratief medewerker LP



(sr) medewerker LP, medewerker VOP

Pagina 6 van 10


Nr.

Activiteit/ processtap voldoet. LP-opdracht inhoudelijk volledig. Hier wordt bezien of er voldoende aanknopingspunten zijn teneinde de aanvraag te kunnen indienen bij de diplomatieke vertegenwoordiging, dan wel of er essentiële informatie ontbreekt ter ondersteuning van de aanvraag. 3 LP-aanvraag indienbaar. Voordat de aanvraag wordt ingediend bij de diplomatieke vertegenwoordiging wordt er getoetst of er procedurele belemmeringen zijn om de LPaanvraag in te dienen. Indien na beoordeling blijkt dat de LP-opdracht onvolledig is aangeleverd: • de LP-opdracht niet conform LAVIN is aangeleverd, • de LP-opdracht niet is onderbouwd met de aanwezige identiteitsondersteunende documenten of informatie, • de LP-aanvraag onvoldoende informatie bevat om de dip. vertegenwoordiging in gelegenheid te stellen een gedegen onderzoek te kunnen opstarten • de LP-aanvraag asielgerelateerde of anderszins schadelijke informatie bevat (Havermans toets). Zie verder activiteit 4. De medewerker LP/medewerker VOP controleert of de door de regievoerder toegezonden LP-aanvraag geen asielgerelateerde of anderszins schadelijke informatie bevat (Havermans toets). Dit wordt vastgesteld aan de hand van de bij de aanvraag gevoegde en vertaalde documenten, dan wel aan de hand van de aantekening van de betrokken regievoerder op de LP-opdracht onder Overige, met de aantekening "controle uitgevoerd op asielgerelateerde informatie”. Zie tevens procesprotocol C6.0 LP-opdracht De medewerker LP/medewerker VOP registreert de aangeleverde documenten die naar de diplomatieke vertegenwoordiging worden gestuurd in een inventarislijst. Een aanbiedingsbrief voor de diplomatieke vertegenwoordiging wordt aangemaakt en toegevoegd aan de LP-aanvraag. De aanbiedingsbrief is het begeleidend schrijven die wordt meegezonden met de LPaanvraag aan de diplomatieke vertegenwoordiging.

ICT ondersteuning

Functionaris

2

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6


Uitvoeren processtap “Beoordelen aanvraag”


Uitvoeren processtap “inventarislijst”


Uitvoeren processtap “Aanbiedingsbrief vaststellen nationaliteit.” of indien bemiddelingsverzoek processtap “Aanbiedingsbrief bemiddelingsverzoek”


Indien na de beoordeling blijkt dat de LP-aanvraag ingediend kan worden bij de diplomatieke vertegenwoordiging, wordt de LP-


(sr) medewerker LP, medewerker VOP Pagina 7 van 10


Nr.

5 5.1

5.2

5.3

5.4

5.5 5.6 5.7

5.9


ICT ondersteuning

Functionaris

aanvraag in het plastic mapje gedaan en afgegeven aan de administratie. Zie verder procesprotocol C6.2 Aanvraag indienen/presenteren/in behandeling bij de diplomatieke vertegenwoordiging/antwoord. LP-opdracht onvolledig Indien na beoordeling blijkt dat de LP-opdracht niet volledig is aangeleverd wordt de regievoerder hierover in kennis gesteld door de afdeling LP en hiervan wordt in IS-TV melding gemaakt. De regievoerder wordt in de gelegenheid gesteld om binnen 2 werkdagen de opdracht te completeren. De LP-aanvraag wordt niet ingediend bij de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging in afwachting van het completeren hiervan.

Aanvullen processtap C6.1 “beoordelen aanvraag”


Uitvoeren processtap C6.1. Beoordelen aanvraag” en invullen met de juiste gegevens.


De regievoerder draagt zorg voor completering van de opdracht d.m.v. doorzending/-geleiding per koerier van de aanvullende documenten of informatie naar de afdeling LP. De administratief medewerker LP ontvangt de aanvullende documenten of informatie die door de regievoerder verstuurd zijn ter completering van de opdracht en maakt hier een melding van in ISTV. De medewerker administratie LP voegt de stukken toe aan de LP-set. Zie verder activiteit 2 vormen LP-set. De LP-set wordt aan de medewerker LP overgedragen. Zie verder activiteit 3 beoordelen LP-aanvraag. Indien de hersteltermijn is verstreken (zie 4.1) en vastgesteld wordt dat de opdracht niet wordt gecompleteerd binnen de gestelde termijn, wordt dit geregistreerd in IS-TV. Het LP-proces wordt op aangeven van de regievoerder gestopt en afgesloten. Zie verder activiteit 5 LP-opdracht stoppen en retourneren aan de regievoerder.

(sr) regievoerder (bijzonder) vertrek Aanvullen processtap C6.1 “beoordelen aanvraag”




(sr) administratief medewerker LP (sr) medewerker LP, medewerker VOP I&L medewerker


Pagina 8 van 10


Nr.


6 6.1

LP-opdracht stoppen en retourneren aan de regievoerder Wanneer na beoordeling van de LP-opdracht niet hoeft worden over te gaan tot het indienen van de aanvraag bij de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging wordt dit proces in afstemming met de regievoerder afgesloten en de opdracht ter completering ingevoegd in het vertrekdossier. De reden van stoppen wordt vastgelegd in IS-TV. De medewerker LP/medewerker VOP maakt in IS-TV melding van de afspraak met de regievoerder dat het proces voortijdig wordt gestopt. De medewerker LP/medewerker VOP draagt het dossier over aan de administratief medewerker. De administratief medewerker sluit het proces” C6.1 vormen/ beoordelen” en het verzamelproces C6.0 LP-opdracht’ af, waarna het proces vervolgens wordt gefiatteerd, zie verder activiteit 8.

6.2

6.3 6.4

6.5 7 7.1 7.2

7.3

7.4

ICT ondersteuning

Functionaris

(sr) medewerker LP, medewerker VOP (sr) administratief medewerker LP


Afsluiten proces C6.1 Aanvraag ontvangen/beoordelen en registreer in C6.0 LP-opdracht “Reden afsluiten” en “Reden stoppen” en sluit verzamelproces C6.0 LP-opdracht af.

(sr) medewerker LP, medewerker VOP (sr) medewerker LP, medewerker VOP (sr) administratief medewerker LP

De administratief medewerker verstuurt de LP-set naar de (sr) administratief medewerker regievoerder om de LP-set te laten invoegen in het vertrekdossier. LP Toetsing toelatingsprocedures vóór het indienen van de aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging De medewerker LP/medewerker VOP controleert in BVV of er lopende (sr) medewerker LP, medewerker toelatingsprocedures zijn. VOP Geeft BVV aan dat er toelatingsprocedures lopen, dan beoordeelt de (sr) medewerker LP, medewerker medewerker LP of op basis van de daarvoor bestemde matrix of de VOP LP-aanvraag kan worden ingediend. Dit wordt bepaald conform de presenteerbaarheidsmatrix bij procesprotocol J3 Verwijderbaarheids/presenteerbaarheidscheck en de matrix verwijderbaar-uitzetbaarpresenteerbaar die op intranet te vinden zijn onder werkprocessen. Hierin wordt op basis van bepaalde beschreven situaties uitsluitsel gegeven of een LP-aanvraag kan worden ingediend. Tijdens dit toetsingsmoment wordt vastgesteld of er (sr) medewerker LP, medewerker toelatingsprocedures zijn die genereren dat een aanvraag niet VOP ingediend mag worden bij de vertegenwoordiging, (zie verder activiteit 7). Opvoeren verzamelproces J3.0 (sr) medewerker LP, medewerker Bij gerede twijfel over de informatie uit BVV wordt conform VOP procesprotocol J3 Verwijderbaarheids-/presenteerbaarheidscheck een “Aanvraag verwijderbaarheidsinfo”, J3-check opgevoerd. opvoeren proces J.3.1 “Aanvraag


Pagina 9 van 10


Nr.


ICT ondersteuning

Functionaris

verwijderbaarheidsinfo IND” en uitvoeren processtap “verzoek DT&V om nadere info IND vwb-presb”. 8 8.1

8.2 8.3 8.4

9 9.1 9.2

9.3

9.4 9.5 9.6

Aanvraag niet indienbaar i.v.m. lopende toelatingsprocedures Indien na controle in BVV blijkt dat de aanvraag volgens de matrix verwijderbaar-uitzetbaar-presenteerbaar niet ingediend mag worden bij de diplomatieke vertegenwoordiging dan wordt dit geregistreerd in IS-TV. De aanvraag zal worden aangehouden door de afdeling LP tot het moment dat er geen beletsel bestaat om de aanvraag in te dienen. De afdeling LP controleert wekelijks BVV om te toetsen wanneer de aanvraag alsnog ingediend kan worden. Op het moment dat vanuit BVV wordt geconstateerd dat geen toelatingsprocedures meer bekend zijn waardoor de LP-aanvraag volgens de matrix kan worden ingediend, wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld door de medewerker LP/medewerker VOP. Zie verder activiteit 3 beoordelen LP-opdracht. Afsluiten en fiatteren proces C6.1 Wanneer het LP-proces in het geheel is doorlopen en kan worden afgerond wordt het proces afgesloten. Het proces C6.1 in IS-TV wordt afgesloten door de administratief medewerker. Door het afsluiten van het proces komt de status van het proces in fiatteren te staan De senior administratief medewerker ziet in het overzicht in IS-TV welke processen er op fiatteren staan. Deze processen worden door de senior gefiatteerd.

Uitvoeren processtap “Beoordelen aanvraag”


I&L medewerker I&L medewerker (sr) medewerker LP, medewerker VOP

Afsluiten proces C6.1 Aanvraag ontvangen/beoordelen

De senior administratief medewerker fiatteert de afgesloten LPUitvoeren Fiatteren processen en controleert of het proces juist is ingevuld. Wanneer het proces niet juist is ingevuld, wordt het proces afgekeurd Uitvoeren Afkeuren en teruggestuurd naar de betreffende medewerker. De medewerker wijzigt het proces en sluit vervolgens het proces af. Zie 8.1


(sr) administratief medewerker LP (sr) administratief medewerker LP senior administratief medewerker LP senior administratief medewerker LP (sr) medewerker LP (sr) medewerker LP

Pagina 10 van 10

Procesprotocol. C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen

Recommend Documents