1
Procesbeschrijving van coaching en supervisie (vervolg op ‘wetenswaardigheden’) (2002, Trees Schopman/De Spiegel). 2.0
Inleiding
Het vorige artikel beschreef met name de situaties die geschikt zijn om coaching en supervisie toe te passen. Zoals in het vorige artikel gezegd is supervisie een leertraject terwijl coaching een begeleidingstraject is. Ondanks dat ze niet hetzelfde zijn lijken ze wel op elkaar. Vandaar dat in deze gids de twee werkvormen in één procesbeschrijving worden gepresenteerd. In dit artikel komen vervolgens aan de orde: 2.1 Definiëring. 2.2 Het traject. 2.3 De rol van de supervisor/coach. 2.4 Nazorg. 2.5 Samenvatting. 2.1
Definiëring
Supervisie is een leertraject voor één tot drie, maximaal vier personen onder leiding van een supervisor met als doel de deskundigheid van deze professional verder te ontwikkelen. Vooral voor mensgerichte beroepen als hulp- en dienstverlening, onderwijs, leidinggeven en andere vergelijkbare functies is deze vorm van deskundigheidsbevordering een adequaat antwoord op de zware eisen die binnen deze beroepen aan de functionarissen gesteld worden. Supervisie is niet alleen geschikt ter bevordering van de deskundigheid, het is ook een uitermate geschikt instrument om burn-out te voorkomen. Het belangrijkste resultaat van supervisie is het verwerven of verbreden van een persoonlijke visie en stijl van werken door stil te staan bij de samenhang tussen denken, voelen en handelen in persoonlijk en beroepsmatig functioneren. Coaching is een begeleidingstraject waarin een coach de gewenste ondersteuning biedt aan persoon, team of organisatie om zicht en grip te krijgen op één of meerdere problemen die zich in de werksituatie voordoen. Zo kan coaching uitkomst bieden bij (dreigende) overspannenheid ten gevolge van werk of de combinatie werk en privé. Ook disfunctioneren in de beroepsuitoefening of conflictsituaties binnen het werk worden via coaching opnieuw hanteerbaar gemaakt. Hetzij door aanleren van nieuwe vaardigheden waardoor de situatie zich
2 kan oplossen, hetzij door oriëntatie op nieuwe mogelijkheden via bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding. Daarnaast kunnen organisaties een beroep doen op coaching om bij processen als reorganisaties en fusies onnodige persoonlijke schade te voorkomen of te beperken. Bij supervisie wordt er vanuit gegaan dat de potentiële supervisant in staat is om haar/zijn beroep op een zelfstandige manier uit te oefenen, maar zich daar verder in wil ontwikkelen ten behoeve van een grotere zelfontplooiing en effectiever functioneren in relatie met klanten, studenten, werknemers en ten behoeve van een verbeterde bijdrage in de organisatie als geheel. De kracht van het supervisieproces is het opsporen van verouderde en niet meer effectieve vooronderstellingen die ten grondslag liggen aan minder effectief handelen. Door deze zogenaamde mentale modellen te bevragen op functionaliteit en effectiviteit ontstaat er ruimte voor nieuwe ontwikkeling in het beroepsmatig handelen. Bij coaching wordt, naast het aanleren van specifieke vaardigheden, vooral gewerkt aan het opheffen van persoonlijke blokkades en niet functionele vooronderstellingen. Op deze manier krijgt een persoon of team meer grip op de eigen situatie, neemt het zelfvertrouwen en de ontspanning toe en ontstaan er meer gedragsmogelijkheden en toekomstperspectief binnen de bestaande situatie. Via coaching kan eveneens de omgeving van de direct probleembetrokkenen begeleid worden. Hierbij valt te denken aan leiding, bestuur of collegae. Met name deze indirect betrokken partijen kunnen behoefte hebben aan inzicht in de bestaande situatie en hoe hierin te handelen. 2.2
Het traject
Een supervisietraject bestaat uit minimaal 10 tot 15 individuele zittingen of 16 groepszittingen (LVSB norm). Afhankelijk van de wens en de mogelijkheden kunnen dit individuele dan wel groepssupervisies worden. Bij een individueel traject is de gespreksduur 1 tot 1,5 uur. Bij meerdere supervisanten (triade of groepssupervisie) is de gesprekstijd 2,5 à 3 uur. Tijd voor voorbereiding en administratie geleverd door de supervisor, evenals de tijd die de supervisant nodig heeft voor het schrijven van de reflectieverslagen zijn hierin niet meegerekend. De frequentie van de zittingen is gemiddeld 1x per twee weken. Van de supervisant wordt verwacht dat hij/zij •
bij het begin van het traject persoonlijke leerdoelen formuleert,
•
het eigen leerproces schriftelijk vastlegt aan de hand van persoonlijke reflectieverslagen van de zittingen,
3 •
opdrachten uitwerkt volgens afspraak.
Een coachtraject wordt geheel op maat gemaakt. Hier geldt niet een minimum aantal zittingen. Bij vroegtijdig ingrijpen blijken vijf tot tien coachgesprekken in de meeste situaties voldoende aanbod te zijn. Is er echter sprake van langdurig ziekteverzuim dan is een coachtraject in de regel pas effectief bij vijftien tot twintig gesprekken. Evenals bij supervisie is bij een individueel coachtraject de gespreksduur 1 tot 1,5 uur. Bij groeps- of teamcoaching is de gesprekstijd afhankelijk van het aantal personen uiteenlopend van 2 uur tot 3 uur. Ook hier is voorbereiding en administratie niet in de tijd meegerekend, evenmin als de tijd voor eventuele opdrachten die de gecoachte volgens afspraak dient uit te werken. De frequentie van de zittingen varieert van wekelijks tot tweewekelijks tot maandelijks, afhankelijk van de behoefte. Het is aan te raden dat werknemers in een coachproces een logboek bijhouden om hun persoonlijk leerproces vast te leggen. Dit om achteraf nogmaals aan de leerervaring te kunnen refereren. Het is echter geen bindende voorwaarde voor het starten van een coachtraject. Van coachees wordt verwacht dat hij/zij •
na kennismaking, gemotiveerd is om gecoacht te worden,
•
bereid is naar zichzelf te (leren) kijken,
•
gemaakte afspraken nakomt,
•
bij het begin van het traject persoonlijke doelen formuleert, eventueel in overleg met de naaste (werk)omgeving, die de leidraad voor het coachingstraject zullen vormen.
Voorafgaand aan een supervisie of coachtraject vindt er in de regel een vrijblijvend kennismakingsgesprek plaats waarin vraag en aanbod op elkaar afgestemd worden. Op grond van dit kennismakingsgesprek wordt een offerte gemaakt met daarin een omschrijving van het doel en de vorm van het traject, aangevuld met informatie over de eindrapportage en de eventuele leveringsvoorwaarden. Na acceptatie van de offerte kan het traject van start gaan. De eerste twee à drie zittingen dienen een vertrouwensrelatie op te bouwen en de leer-vraag of de te begeleiden problematiek goed in kaart te brengen. In de derde zitting vindt de zogenaamde ‘klik-evaluatie’ plaats. Tot en met dit moment kunnen de supervisant of gecoachte en de supervisor/coach alsnog besluiten het traject niet verder met elkaar te doorlopen. Na de ‘klik-evaluatie’ wordt het contract als bindend beschouwd, dit mede met het oog op eventuele weerstanden die overwonnen moeten worden.
4 Bij coaching kan het traject eerder worden afgesloten als beide partijen gezamenlijk tot de conclusie komen dat de gestelde coachdoelen eerder voor de afgesproken einddatum zijn behaald. Bij supervisie staat de tiende zitting in het teken van de ‘middenevaluatie’. Dit is het moment dat de leerdoelen, zoals door de supervisant geformuleerd bij aanvang van het traject, getoetst worden op hun actualiteit. Een eerste evaluerend verslag waarin de supervisant zijn/haar leerproces tot op dat moment beschrijft vormt hiervoor de leidraad. Het resultaat is een verdere nuancering van de eigen leerdoelen. De laatste vijf zittingen zijn voor verdere verdieping en verankering van de verworven inzichten en uitwerking daarvan in de praktijk. De vijftiende zitting is gewijd aan de eindevaluatie. Opnieuw wordt van de supervisant verwacht dat hij/zij in een verslag het eigen leerproces beschrijft. De ontwikkeling van het proces wordt op die manier in kaart gebracht en opnieuw gekoppeld aan de persoonlijke leerdoelen. Zo wordt het leerresultaat van de supervisant zichtbaar en kan hij/zij aandachtspunten formuleren aan de hand waarvan het geleerde verder uitgebouwd of behouden kan blijven. Afhankelijk van de werkwijze van de supervisor kan de supervisant tot slot een certificaat ontvangen als bewijs van het doorlopen traject. Bij coaching geldt elke vijfde zitting als evaluatie of afsluiting. Hieraan wordt specifiek tijd besteed om de doelen zoals geformuleerd aan het begin van het coachingstraject te toetsen op hun actualiteit en het verloop van het proces te kunnen duiden. Afhankelijk van de werkwijze van de coach krijgt de gecoachte aan het eind van het coachproces een verklaring als bewijs van het doorlopen traject. 2.3
De rol van de supervisor/coach
De supervisor/coach fungeert in dit hele proces als instrumenteel klankbord en stimulator van kritische maar respectvolle zelfbeschouwing. Daarnaast als deskundige die ervaringen of conclusies voor de supervisant /gecoachte in een breder kader kan plaatsen. De supervisor/coach ondersteunt de supervisant/gecoachte in de vorm van advisering en nabespreking van de (eventuele) zelfbeschouwende reflectieverslagen als middel om de innerlijke coach van de supervisant/gecoachte (verder) te ontwikkelen. Er dient hier te worden opgemerkt dat alle verslagen in de vorm van reflectieverslagen of andere tussentijdse verslagen strikt vertrouwelijk zijn en alleen gelden voor gebruik binnen het supervisie/coachproces.
5 Uitzondering hierop vormt het eindverslag, gemaakt door de supervisor/coach waarin melding zal worden gemaakt van geleverde diensten en algemene bevindingen waar zowel de supervisant/gecoachte als de organisatie haar voordeel mee kan doen. Dit eindverslag dient mede ondertekend te zijn door supervisant /gecoachte als teken dat hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud. Het eindverslag kan worden vergezeld van een evaluatieformulier waarin de betrokkene te kennen geeft hoe het traject is ervaren. Zowel eindverslag als evaluatieformulier dienen onderwerp te zijn van een evaluerend gesprek tussen werkgever/opdrachtgever en medewerker/supervisant of gecoachte. Het initiatief hiervoor ligt bij werkgever en werknemer. 2.4
Nazorg
coaching/supervisie vraagt veel inzet van betrokkenen en is in die zin een intensief traject: confronterend, inspirerend en ‘hard werken’! In de praktijk blijkt dat het effect van coaching/supervisie ook na afloop van het traject nog ‘narijpt’. In dit kader is het zinvol de service van een nazorggesprek in de offerte op te nemen. Dit nazorggesprek dient op initiatief van de supervisant/gecoachte binnen redelijke termijn na afsluiting van het oorspronkelijke traject plaats te vinden. 2.5
Samenvatting
Ondanks dat coaching en supervisie op elkaar kunnen lijken, zijn ze niet hetzelfde. Supervisie is een leertraject terwijl coaching een begeleidingstraject is. In die zin verlopen ze procesmatig anders en worden er ook verschillende eisen gesteld aan supervisanten en coachees. De rol van de coach/supervisor is bij beide processen die van instrumenteel klankbord en deskundige die ervaringen of conclusies voor de supervisant /gecoachte in een breder kader kan plaatsen. Contractueel gezien vindt er voorafgaand aan elk supervisie- of coachtraject een vrijblijvend kennismakingsgesprek plaats waarin vraag en aanbod op elkaar afgestemd worden. Daarna volgt een offerte met doel en vorm van het traject, aangevuld met informatie over de eindrapportage en de eventuele leveringsvoorwaarden. Een traject kan starten nadat de offerte geaccepteerd is. Het is aan te bevelen een nazorggesprek in de contractering op te nemen.
