Pro japonské malé a střední podniky je ISO 9001:2000 polyfunkčním nástrojem s řadou výhod

NORMY ŘADY ISO 9000

Hideo Takakusa je vedoucím výzkumu Japonského institutu pro zajištění jakosti (JQAI)

Pro japonské malé a střední podniky je ISO 9001:2000 polyfunkčním nástrojem s řadou výhod

Japan Quality Assurance Institute, Inc. (JQAI) 2−17−22 Akasaka Minato−ku, Tokyo 107−0052 Japan Tel.: + 81 3 3584 9660 Fax : + 81 3 3584 9670 E−mail: [email protected] Webové stránky: www.jqai.jp

Hideo Takakusa Převzato z časopisu ISO Management Systems č. 5/2004 s laskavým svolením ČSNI, překlad: VYZAtrans,v.o.s., České Budějovice, lektoroval: Ing. Jaroslav Bartoň

Když se řekne japonská firma, okamžitě se nám vybaví obrovské nadnárodní korporace. Ale co početné malé a střední podniky − jak ty se dívají na ISO 9001:2000? Globalizace trhu

Vlastní potenciál ISO 9001:2000

JAK

Požadavky ISO 9001:2000

Rozšíření a obohacení funkce pomocí ISO 9000:2000

CO

Organizační potřeby pro implementaci ISO 9001:2000

Obrázek 1: Implementace a výhody

Diverzifikované úrovně výhod ISO 9001:2000 − zvýšení konkurenceschopnosti − výhody ze splnění normy

20 • SVĚT JAKOSTI • 4/2004

Organizační schopnosti vedení

Z nedávno provedených případových stu− dií je jasné, že japonské malé a střední pod− niky (SME) využívají řadu různých druhů výhod, které vyplývají z implementace sys− tému managementu jakosti (QMS) na zá− kladě normy ISO 9001:2000. Za prvé, ISO 9001:2000 umožňuje ma− lým a středním podnikům, aby si zavedly široké spektrum systémů, od jednoduchých až po multifunkční, v závislosti na podni− katelské strategii a úrovni závazku ke spl− nění této normy. Za druhé, takové systémy společnostem prospěly mnoha způsoby (viz Obrázek 1), v závislosti na jejich schopnosti správy podniku (včetně závazku vrcholového vedení a kompetence středního manage− mentu) a na dalších faktorech, které mají na podniky vliv.

PRO JAPONSKÉ MALÉ A STŘEDNÍ PODNIKY JE ISO 9001:2000 POLYFUNKČNÍM NÁSTROJEM S ŘADOU VÝHOD

S postupem globalizace průmyslu mnoho japonských společností převedlo své pod− nikání do zámoří a na svých vlastních trzích tak vytvořily jisté vakuum. Tento vý− voj nepříznivě ovlivňuje budoucí vyhlídky růstu pro řadu malých a středních japon− ských podniků. Nicméně japonský výrobní průmysl se stále ještě může chlubit svými pokročilými dovednostmi. Je tedy zapotřebí tvůrčího a novátorského stylu řízení, který by malým a středním podnikům umožnil účinněji reagovat na rychle se měnící potřeby trhu a zákazníků − jejich příkladem může být potřeba malosé− riové výroby širokého sortimentu zboží. ISO 9001:2000 bere tyto náročné potřeby v úvahu a nabízí systém řízení, který ma− lým a středním podnikům umožňuje vytvá− řet organizační struktury více orientované na zákazníky a trhy a dosahovat trvalého zlepšování.

V zory využití ISO 9001:2000 Mezi progresivnějšími japonskými malý− mi a středními podniky, které využívají ISO 9001:2000 v současném podnika− telském prostředí, vidím vznikat tři hlavní „vzory použití“ této normy. První skupina používá vzor „aktivního a integrovaného využití“ a uplatňuje tuto normu jako ná− stroj k řízení celé organizace. Například některé organizace používají ISO 9001:2000 k řízení svého obchodního plá− nu jako celku, zatímco jiné normu využíva− jí jako pomůcku při vytváření obchodních strategií, kterými rychle reagují na měnící se podnikatelské prostředí. Jiné společnosti zase uplatňují QMS na činnosti organizace jako je TQM nebo jako nástroj k inovaci způsobu, kterým společ− nost funguje − tj. použití cyklu PDCA, z an− glického Plan (naplánuj) − Do (udělej) − Check (zkontroluj) − Act (jednej) a prvku trvalého zlepšování podle ISO 9001:2000 na celou organizaci − tak, aby dosáhly větší orientace na zákazníka a lepší odezvy na vnější prostředí. Pro zjednodušení budeme tuto skupinu nazývat skupinou s „integro− vaným přístupem“.

Druhá skupina usiluje o trvalé zlepšování tím, že se soustřeďuje především na reduk− ci vad a zákaznických reklamací. Malé a střední podniky v této skupině usilující o „zlepšování“, pokud svých cílů přímo ne− dosáhnou, mají alespoň tendenci dosahovat určitých výsledků. Třetím „vzorem použití“ je skupina tvo− řená společnostmi, které kladou hlavní dů− raz na splnění požadavků normy ISO 9001:2000 a stabilizaci systému, a to tak, že plní své vlastní postupy. Tuto skupinu lze charakterizovat jako skupinu se „stabi− lizačním přístupem“.

R

ůzné implementace − různé výhody

Organizace mají ve vztahu k QMS různé potřeby a různá očekávání, což má za ná− sledek různé způsoby využívání systému a různé z tohoto vyplývající výhody. Rozdíly v úrovni závazku vůči ISO 9001:2000 mezi třemi zmíněnými skupina− mi vycházejí z rozdílů mezi politikami vrcholového vedení, v úrovni pochopení, ve schopnostech organizace systém provo− zovat, a také z rozdílného konkurenčního prostředí. Rozdíly v úrovni závazku také samozřejmě odrážejí rozsah a druh výhod, které vedení očekává.

ISO 9001:2000 nabízí systém řízení, který umožňuje malým a středním podni− kům vytvářet zákaznicky a tržně orientova− né organizační struktury

Malý podnik prodávající rýži v prefektuře Ishikawa

SVĚT JAKOSTI • 4/2004 • 21


Malé a střední podniky ze skupiny s „in− tegrovaným přístupem“ usilují o zlepšení výkonu tím, že implementují v rámci celé společnosti systematické obchodní činnosti k naplnění potřeb trhu. Aby zvýšily úroveň působení systému, používají k tomu řadu různých organizačních opatření a nashro− mážděné know−how. I když organizace, které jsme zařadili do skupiny orientované na „zlepšování“ a do skupiny „se stabilizačním přístupem“, pravděpodobně zrealizují alespoň některé ze svých očekávaných výsledků, v jejich činnosti, pokud si takové riziko neuvědo− mí, může po určitém čase nastat zpomalení vývoje nebo stagnace. V důsledku toho se některé společnosti z těchto skupin ve sna− ze o vyšší efektivitu pokoušejí o agresiv− nější využití ISO 9001, a to právě od doby zavedení verze z roku 2000. Mnoho japonských firem, které zavedly systémy managementu jakosti založené na ISO 9001:2000, se vážně zabývá hledáním nejlepší praxe při provozování těchto systé− mů. Je totiž jasné, že schopnost společnosti úspěšně provozovat systém managementu Obrázek 2: Vzhůru směřující spirála činností v oblasti jakosti

Zlepšování výkonu Efektivita podniku

ISO 9001:2000 jako užitečný nástroj

Angažování Harmonizace všech s vlastním zaměstnanců podnikem v QMS

Viditelná struktura a činnosti. Menší náchylnost k pocitu spokojenosti

Zlepšení spolehlivosti QMS − zvýšení pocitu podílení se na systému − zachování snahy o zlepšování systému


jakosti má významný dopad na její konku− renceschopnost.

QMS na úrovni P oužití vedení společnosti Některé společnosti s „integrovaným pří− stupem“ používají ISO 9001:2000 a její koncepci PDCA jako základní nástroje k ří− zení a k podpoře svých podnikatelských plánů a k dosažení strategického úspěchu na úrovni firmy. Monitorují a řídí klíčové procesy, například snížení počtu osobo−ho− din, zvyšování jakosti, vývoj nových vý− robků, rozvoj trhu a plnění cílů jakosti, které jsou v konečném důsledku vyjádřené cílem celé společnosti, tedy „zlepšením hospodářského výsledku“. Rádi bychom uvedli příklad majitele / prezidenta (v druhé generaci) podniku v sektoru SME, který využívá QMS k účin− nému uplatnění své podnikatelské strategie inovace. Používá systém založený na ISO 9001:2000 jako prostředek ke standardizaci dovedností zaměstnanců, snižování počtu výrobních pracovníků, inovaci výrobního

Pagoda poblíž chrámu Kannon v Asakusa, Tokio.


systému, výměně informací a zvyšování celkové efektivity. Skupina zaměřená na „zlepšování“ zahrnuje malé a střední podniky, které vy− užívají QMS ke zvyšování své konkurence− schopnosti a současně brání tomu, aby se jejich činnosti dle ISO 9001:2000 staly řadou cvičení „v běžných pracovních čin− nostech“. Stanovují si širší a dlouhodobější cíle, až na období několika let, na základě předpovědi budoucího trhu. Mnoho z nich považuje verzi normy ISO 9001:2000 za příležitost pro agresivnější využití QMS, například snahou o zlepšování, které je ná− ročnější a jde nad rámec koncepce trvalého zlepšování. Očekáváme, že malé a střední podniky se „stabilizačním přístupem“, které se již se systémem založeným na ISO 9001:2000 dobře obeznámily a své organizace a postu− py postavily na solidní základ, budou nyní prozkoumávat nové směry možného využi− tí.

využívat J akISOproduktivněji 9001:2000 Ve snaze o zvýšení produktivity QMS se japonské malé a střední podniky snaží o to, aby jejich systémy byly charakterizovány větší mírou „sdílení cílů“ a „větší účas− tí“, aby byly více zaměřené na jejich kon− krétní potřeby a aby byl dosažený pokrok lépe viditelný a lépe sledovatelný. Snaží se o to, aby se činnosti v rámci tohoto systé− mu odrazily i ve zlepšených finančních vý− sledcích firmy (viz Obrázek 2). Budování systému se sdílením cílů a angažovaností účastníků Zkušenost ukazuje, že cílů organizace lze dosáhnout snáze v případě, že systém cha− rakterizuje sdílení cílů a angažovanost účastníků. Takové systémy podporují účastníky v tom, aby přemýšleli a aby pilně pracovali. Na základě toho je pak pravdě− podobnější, že činnosti prováděné v rámci cyklu PDCA v systému založeném na ISO 9001:2000, budou probíhat efektivněji. Na zaměstnance malých a středních orga− nizací má nesmírný dopad i závazek vyjád−

řený vrcholovým vedením osobně. Při kaž− dé příležitosti ke komunikaci, jako jsou schůze a vyhodnocovací pohovory se za− městnanci, by měli manažeři vyslat jasně formulovaný signál tak, aby zaměstnanci byli schopni sdílet cíle stanovené vedením. Do systému by měly být zabudovány mechanismy, které podporují angažovanost pracovníků, jako například řízení cílů (implementace konkrétních plánů spojených s cíly), stanovování cílů pro jed− notlivce, pružné řízení průběhu činností a zavedení nástrojů ke sdílení informací. Důležité jsou také prostředky, které využí− vají znalostí a nápadů zaměstnanců, např. schránka pro náměty a činnosti řízení ja− kosti. Kompatibilita s činnostmi v oblasti výroby a služeb Japonské malé a střední podniky neustále usilují o přebudování svých systémů mana− gementu jakosti v tom smyslu, aby je více zaměřily na své konkrétní činnosti v oblas− ti výroby a služeb. Snaží se systémy při− způsobit tak, že budou na trh reagovat různě, v závislosti na povaze podnikání − např. při výrobě na objednávku, při hro− madné výrobě, při výrobě širokého sorti− mentu v malých sériích nebo při podnikání založeném na projektech.

Přes značný význam velkých japonských korporací je počet malých a středních podniků stejně velký jako počet neónových reklam, které svítí v nočním Tokiu.

Kompatibilita s vnitropodnikovými systémy Některé malé a střední podniky již ve snaze o vyšší efektivitu provedly pokusy o eliminaci veškeré neproduktivní řídící práce tím, že učinily QMS kompatibilním a integrovaly ho s jinými přístupy, jako jsou například TQM, obchodní plány, čin− nosti zlepšování a řízení pomocí cílů. Kompatibilita s rozsahem operací Jiné organizace průběžně přezkoumávají své postupy z hlediska jejich uživatelské použitelnosti tak, aby zjistily zda jejich zaměstnanci nemají s implementací QMS nějaké problémy, tzn. zda jsou postupy odolné proti nesprávnému použití, zda jsou otevřené vůči zlepšování, zda jsou schopné pružné reakce a zda jsou snadno použitel− SVĚT JAKOSTI • 4/2004 • 23


né. Dále se organizace zajímají o to zda stávající systémy podporují výměnu infor− mací, uživatelsky přijatelnou dokumentaci a efektivní řízení. Je tomu tak proto, že od− povídající řídící postupy a způsob imple− mentace systému jsou často určovány počtem zaměstnanců.

se vyhnout J akpocitu spokojenosti V každém systému hraje lidský faktor zcela zásadní roli a právě proto je třeba, aby snahy bránící pocitu spokojenosti a podpora vysoké angažovanosti v QMS měly dobře definovanou strukturu a postu− py. Pokud jsou činnosti a výsledky viditel− né, lidé si budou s mnohem větší pravděpodobností vyměňovat informace, vyjadřovat své názory a podílet se na čin− nostech směřujících k úspěchu. Každá společnost potřebuje cíle, které jsou dosažitelné prostřednictvím trvalé snahy a které připívají k lepším výsledkům. Měla by však také zavést mechanismy k monitorování pokroku, kterého bylo dosaženo v dosahování takových cílů a k identifikaci činností, které ztrácejí dy− namiku a opatření, která mají být přijata.

Probíhající schůzka týmu na podporu řízení jakosti ve středně velké japonské společnosti, která vyrábí elektroniku a která je certifikována podle ISO 9001:2000

Zviditelnění systému Skutečně viditelný systém je tvořen dvěma prvky − viditelností systémových činností a viditelností pracovního toku za− měřeného na zlepšování.


Viditelnost systémových činností zname− ná, že zaměstnanci mají jasně definované úkoly a vidí výsledky své práce, což usnad− ňuje jejich vzájemnou spolupráci. (Rovněž je důležité stanovit vztah mezi údaji o vý− sledcích a údaji o činnostech). Viditelnost pracovního toku znamená, že je třeba specifikovat postupy plánování nových cílů, na základě identifikovaného vztahu mezi „cíly“ a „činnostmi zlepšová− ní“. To zaměstnancům umožní, aby lépe porozuměli problémům a dopadům činnos− tí a tak docílili razantnějšího výkonu.

Z ávěr Činnosti, které jsem popsal, přestavují snahy vyvíjené v Japonsku řadou malých a středních podniků, jejichž cílem je zabu− dovat výrobní dovednosti a duševní know− how do jejich systémů managementu jakosti a tyto systémy zefektivnit pomocí řízení živých znalostí spíše než prostou vý− měnou informací. Je samozřejmé, že ve střednědobé perspektivě mají různé úrovně provozování systému založeného na ISO 9001:2000 za následek rozdíly v konkurenceschopnosti. Konkurenceschopnost je ale v Japonsku klíčovou hnací silou, která stojí za snahou malých a středních podniků o zlepšení je− jich schopností takové systémy provozo− vat. Pokud by bylo možné zavést nějakou formu mezinárodní informační struktury na podporu těchto činností, pak jsem přesvěd− čen o tom, že by norma ISO 9001:2000 byla ještě praktičtější a užitečnější a že její přínos pro světovou ekonomiku by byl ješ− tě větší.

Pro japonské malé a střední podniky je ISO 9001:2000 polyfunkčním nástrojem s řadou výhod

Recommend Documents