Privacyreglement. Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V

TnA Toeleiding naar Arbeid

Privacyreglement Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. Privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het kader van persoonsregistratie gehouden voor dienstverlening door Toeleiding naar Arbeid B.V. (alias R95 Routes naar Werk) en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. Dit privacyreglement is gebaseerd op het voorbeeld-privacyreglement dat is vastgesteld op 3 mei 2004. Omdat het voorbeeldprivacyreglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens hieraan stelt en is voorgelegd aan het College Bescherming Persoonsgegevens, voldoet ook voorliggend reglement aan de vereisten. Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. Ubbo Emmiussingel 110A 9711 BK Groningen 050-3118188 Verantwoordelijk uitgever: directie Toeleiding naar Arbeid © 19 augustus 2005 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden, in enige vorm, of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke uitgever.

Privacyreglement Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V.

pagina 1 van 19

Versie 1: in werking getreden op 15 augustus 2000, versie 2: in werking getreden op 27 juni 2003, versie 3: in werking getreden op 19 augustus 2005; voor R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. sinds 28 december 2007 versie 4: in werking getreden op 1 mei 2012

INHOUDSOPGAVE I. ALGEMENE BEPALINGEN..........................................................................................................4 1. Begripsbepaling........................................................................................................................4 1.1 Privacy.........................................................................................................................4 1.2 Cliënt...........................................................................................................................4 1.3. Persoonsgegeven........................................................................................................4 1.4 Medische of psychologische gegevens.........................................................................4 1.5 Persoonsregistratie......................................................................................................4 1.6 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie...................................................4 1.7 Houder van de persoonsregistratie..............................................................................4 1.8 Geregistreerde.............................................................................................................4 1.9 Beheerder van de persoonsregistratie..........................................................................4 1.10 Bewerker van de persoonsregistratie.........................................................................4 1.11 Gebruiker van een persoonsregistratie......................................................................4 1.12 Geheimhouding..........................................................................................................4 1.13 De plicht tot geheimhouding .....................................................................................5 2. Reikwijdte................................................................................................................................5 II. KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE...............................................................6 3. Doel van de persoonsregistratie................................................................................................6 4. Werking van de persoonsregistratie..........................................................................................6 5. Opgenomen gegevens...............................................................................................................7 III. DE RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN EN HET GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS.....................................................................................................................8 6. Kennisgeving............................................................................................................................8 7. Vernietiging van opgenomen gegevens....................................................................................8 8. Verstrekking van gegevens uit een persoonsregistratie............................................................8 9. Toegang tot persoonsgegevens.................................................................................................9 10. Inzage van opgenomen gegevens...........................................................................................9 11. Correctie c.q. aanvulling van gegevens of verwijdering ervan.............................................10 12. Bewaartermijnen..................................................................................................................10 13. Overdracht van opgenomen gegevens..................................................................................10 14. Klachten...............................................................................................................................11 IV. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN.................................................................................12 15. Looptijd en overdracht van de registratie.............................................................................12 16. Wijziging van het reglement................................................................................................12 17. Inwerkingtreding..................................................................................................................12 BIJLAGE A: WERKING VAN DE KLACHTENREGISTRATIE................................................13 I. Klachtenreglement..................................................................................................................13 II. Klachtenregistratiesysteem....................................................................................................13 BIJLAGE B: PERSOONSREGISTRATIE......................................................................................14 I. Werking, aard en omvang van de persoonsregistratie.............................................................14 1. Registratie van persoonsgegevens, waaronder naam, adres, woonplaats....................14 2. Registratie van uitkerings- en inkomensgegevens en burgerservicenummer................14


pagina 2 van 19


3. Registratie op basis van het cliëntvolgsysteem............................................................14 4. Registratie van gegevens met betrekking tot het arbeidsverleden................................14 5. Registratie van een indeling naar aard van de handicap.............................................14 6. Registratie van sociale gegevens.................................................................................14 7. Registratie van medische en diagnostische gegevens...................................................14 8. Registratie van de rapportages over cliënten ten behoeve van opdrachtgevers...........15 BIJLAGE C: DOSSIERS INDIVIDUEEL.......................................................................................16 I. Dossiers individueel................................................................................................................16 BIJLAGE D: TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS......................................................17 I. Begripsomschrijving...............................................................................................................17 1.1 Raadplegen...............................................................................................................17 1.2 Muteren......................................................................................................................17 1.3 Verwijderen...............................................................................................................17 II. Beschrijving functie, doel en toegang....................................................................................17 III. Geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen........................................................................18 3.1 Papieren dossiers.......................................................................................................18 3.2 Digitale dossiers........................................................................................................18 BIJLAGE E: BEWAARTERMIJNEN.............................................................................................19 I. Bewaartermijn ........................................................................................................................19 II. Klachtenregistratie.................................................................................................................19


pagina 3 van 19


I. ALGEMENE BEPALINGEN 1.

BEGRIPSBEPALING

1.1

Privacy Het recht van cliënten op bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens.

1.2

Cliënt Degene die gebruik wil maken, gebruik maakt of gebruik heeft gemaakt van het aanbod van dienstverlening van het reïntegratiebedrijf en iedere hierbij rechtstreeks betrokkene of belanghebbende.

1.3.

Persoonsgegeven Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

1.4

Medische of psychologische gegevens Persoonsgegevens direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van de geregistreerden; verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van arbeidstoeleiding en bemiddeling in het kader van zijn beroepsuitoefening.

1.5

Persoonsregistratie Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder gegevens betreffende het opleidings- en arbeidsverleden, medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de dienstverlening zijn verzameld.

1.6

Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

1.7

Houder van de persoonsregistratie Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.

1.8

Geregistreerde Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen of diens wettelijke vertegenwoordiger.

1.9

Beheerder van de persoonsregistratie Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

1.10

Bewerker van de persoonsregistratie Degene die het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft waarmee een persoonsregistratie, waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd.

1.11

Gebruiker van een persoonsregistratie Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.

1.12

Geheimhouding Iedere medewerker in dienst van Toeleiding naar Arbeid B.V. of R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. die uit hoofde van zijn functie kennis heeft van cliëntgegevens is tot geheimhouding jegens eenieder verplicht, behoudens jegens de houder voorzover zulks


pagina 4 van 19


voortvloeit uit de uitoefening van het houderschap overeenkomstig het bepaalde in artikelen 4.1, 4.2 en 4.3 van dit reglement. 1.13

De plicht tot geheimhouding De plicht tot geheimhouding strekt zich ook uit tot medewerkers die hun dienstverband met Toeleiding naar Arbeid B.V. of R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. hebben beëindigd.

2.

REIKWIJDTE

Dit reglement is van toepassing op de hierna genoemde persoonsregistraties die binnen Toeleiding naar Arbeid B.V., mede namens R95 Routes naar Zorg Groningen B.V., aanwezig zijn: 2.1.

       

Registratie van persoonsgegevens, waaronder naam, adres, woonplaats Registratie van uitkerings- en inkomensgegevens en burgerservicenummer Registratie op basis van het cliëntvolgsysteem Registratie van gegevens met betrekking tot het arbeidsverleden Registratie van een indeling naar aard van de handicap Registratie van sociale gegevens Registratie van medische en diagnostische gegevens Registratie van de rapportages over cliënten ten behoeve van opdrachtgevers

2.2.



Registratie in individuele dossiers

2.3.



Klachtenregistratie: klachtenregistratie voor Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V.


pagina 5 van 19


II. KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE 3.

DOEL VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

3.1

De houder van de persoonsregistratie omschrijft nauwkeurig de doelstelling van de in artikel 2 genoemde persoonsregistraties.

3.2

De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de persoonsregistratie noodzakelijk is. Verder zal hij geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden dan die bedoeld zijn in de onder het eerste lid vermelde omschrijving. De hoofddoelstellingen: A.

Het bemiddelbaar maken van mensen met een arbeidshandicap.

B.

Het bemiddelen van mensen met een arbeidshandicap naar de reguliere arbeidsmarkt.

Deze doelstellingen worden gerealiseerd door middel van het aanbieden van intensieve individuele- en groepsbegeleiding.

4.

WERKING VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

4.1

De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in artikel 2 bedoelde persoonsregistraties als volgt. De organisatie waarbinnen de registratie functioneert: Houder:

Houder van alle persoonsregistraties binnen Toeleiding naar Arbeid en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. is de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V.

Beheerder:

Beheerder van persoonsregistraties is de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V.

Bewerker:

Bewerker van de persoonsregistraties zijn medewerkers automatisering en informatietechnologie, alsmede de applicatiebeheerders.

Gebruikers:

Medewerkers in dienst van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. die betrokken zijn bij de dienstverlening aan cliënten, of die voor de uitoefening van de hun opgedragen taken toegang tot persoonsgegevens dienen te hebben.

Deze omschrijving vormt tezamen met bijlage B één geheel met dit reglement. De toegang wordt verleend op grond van de in bijlage D verwoorde regels. 4.2

In de in artikel 4.1 aangeduide omschrijving wordt op zijn minst genoemd:  de werkwijze van de persoonsregistratie,


pagina 6 van 19




of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd is ingesteld; als sprake is van een beperkte looptijd geven de houders, zijnde de directie, aan wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

4.3

De houders, zijnde de directie, zijn verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Hun handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie, wordt beperkt door dit reglement. Toeleiding naar Arbeid B.V. is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.

4.4

De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistraties worden gevoerd. De terzake getroffen regelingen zijn bij de bewerker in te zien.

4.5

De houders, zijnde de directie, treffen de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van een persoonsregistratie; tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten dat hij onder zich heeft.

5.

OPGENOMEN GEGEVENS Een persoonsregistratie kan onder andere de volgende gegevenscategorieën bevatten:  personalia/identificatiegegevens, sociale gegevens, arbeidsverledengegevens,  medische en psychologische gegevens, diagnostische gegevens,  financieel-administratieve gegevens. Deze categorieën van gegevens en de herkomst van de gegevens worden verder uitgewerkt in de met dit reglement één geheel vormende bijlage B.


pagina 7 van 19


III. DE RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN EN HET GEBRUIK

VAN

PERSOONSGEGEVENS

6.

KENNISGEVING

6.1

De houders, zijnde de directie, zullen door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registraties en van dit reglement vermelden; het reglement kan worden ingezien bij de receptie en is tegen betaling van € 4,50 te koop bij de receptie. In de informatie bestemd voor cliënten wordt melding gemaakt van het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V.. Cliënten worden gewezen op het inzagerecht in hun dossiers en tevens wordt vermeld dat er nooit zonder hun toestemming gegevens worden verstrekt aan derden.

6.2

Indien andere zelfstandige doelen dan omschreven in artikel 3 van dit reglement een doelstelling vormen van de registratie, hebben de houders, zijnde de directie, de plicht de geregistreerde vooraf te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd. Dit met inachtneming van het in artikel 3 bepaalde.

7.

VERNIETIGING VAN OPGENOMEN GEGEVENS De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houders, zijnde de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. De houders, zijnde de directie, vernietigen de gegevens binnen een jaar na een daartoe strekkend verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. De houders, zijnde de directie, delen hun beslissing schriftelijk, voorzien van motivering, aan de geregistreerde mee.

8.

VERSTREKKING VAN GEGEVENS UIT EEN PERSOONSREGISTRATIE

8.1

Wanneer dat voor hun taakuitoefening noodzakelijk is, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan:  diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de geregistreerde, tenzij de geregistreerde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben,  opdrachtgevers voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak; bij de beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de persoon herleidbare gegevens, data en/of resultaten bij de beëindiging van de bemiddeling van cliënten ter beschikking gesteld aan de opdrachtgever door de directie van het reïntegratiebedrijf, zijnde Toeleiding naar Arbeid B.V.

8.2

Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in lid 8.1, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke, gerichte toestemming van de geregistreerde vereist.

8.3

De houders, zijnde de directie, zijn verplicht alle gegevensverstrekkingen aan derden ten minste een jaar nadat de verstrekking geschiedde vastgelegd te houden.


pagina 8 van 19


De houders, zijnde de directie, delen de geregistreerde op diens verzoek, schriftelijk, binnen een maand mee of zijn persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt.

9.

TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften terzake, hebben de beroepsbeoefenaar die de gegevens heeft verzameld of diens waarnemer, toegang tot de persoonsgegevens. Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens uit de registratie de beheerder en de bewerker, voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is. Deze personen en de binnen Toeleiding naar Arbeid B.V. of R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. aangewezen (mede)gebruikers van de registratie(s) zijn genoemd in bijlage D, welke één geheel vormt met dit reglement. Bij de in deze bijlage genoemde personen wordt aangegeven met welk doel zij toegang tot de persoonsgegevens hebben. De directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. heeft enkel toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is in verband met hun algemene verantwoordelijkheid als houders en in het kader van de klachtenprocedure.

10.

INZAGE VAN OPGENOMEN GEGEVENS De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende, geregistreerde gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de beheerders, zijnde de directie. Deze geven het verzoek door aan de beroepsbeoefenaar op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld of aan diens waarnemer of opvolger. De gevraagde inzage dient binnen een maand te kunnen plaatsvinden. Desgevraagd verstrekt de beroepsbeoefenaar aan de geregistreerde een afschrift van diens gegevens tegen vergoeding van gemaakte kosten. De vergoeding voor de kosten van dit verzoek bedraagt 0,23 euro per pagina met een maximum bedrag van 4,50 euro per verzoek. Als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt, mag de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste 4,50 euro bedraagt. Van deze regel mag worden afgeweken door een vergoeding van ten hoogste 22,30 euro te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina’s bestaat of als het bericht zeer moeilijk te verkrijgen is en onevenredig veel tijd kost vanwege de aard van verwerking. Bijvoorbeeld delen van gegevens zijn nog ondergebracht in een oud informatiesysteem, de gegevens zijn alleen nog beschikbaar via back-up procedures. Kortom er moet sprake zijn van een onevenredig grote inspanning. Gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houders, zijnde de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. daaronder begrepen, kunnen weigeringgrond voor inzage en afschrift zijn. De houders, zijnde de directie, doen hiervan schriftelijk mededeling aan geregistreerde, waarbij zij de redenen voor hun beslissing uiteenzetten.


pagina 9 van 19


11.

CORRECTIE C.Q. AANVULLING VAN GEGEVENS OF VERWIJDERING ERVAN

11.1

De geregistreerde kan verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van de op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houders, zijnde de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslissen de houders, zijnde de directie, niet dan na de beroepsbeoefenaar die de gegevens heeft verzameld (voorzover deze nog in actieve dienst is) of diens opvolger gehoord te hebben.

11.2

De houders, zijnde de directie, delen hun beslissing binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed.

11.3

De houders, zijnde de directie, dragen er zorg voor dat een beslissing tot verbetering of aanvulling dan wel tot verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

12.

BEWAARTERMIJNEN

12.1

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stellen de houders, zijnde de directie, vast, op basis van het doel van de vastlegging van betreffende gegevens, hoelang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn die door de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. wordt vastgesteld, is neergelegd in bijlage E, welke geacht wordt één geheel te vormen met dit reglement. De bewaartermijn kan voor de onderscheiden soorten gegevens en per registratie verschillen.

12.2

Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar.

12.3

Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat.

12.4

Indien de gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

13.

OVERDRACHT VAN OPGENOMEN GEGEVENS De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houders, zijnde de directie. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houders, zijnde de directie, jegens de opdrachtgever van de geleverde dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien, ter zake van die dienstverlening, een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.


pagina 10 van 19


14.

KLACHTEN Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houders, zijnde de directie. Hiertoe moet gebruik gemaakt worden van de procedure zoals die in het klachtenreglement is omschreven. Van de mogelijkheden tot het indienen van een klacht wordt de cliënt schriftelijk op de hoogte gesteld in de betreffende cliënteninformatie.


pagina 11 van 19


IV. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN 15.

LOOPTIJD EN OVERDRACHT VAN DE REGISTRATIE

15.1

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie(s). Dit reglement is opgesteld met in achtneming van voorheen: de Wet persoonsregistraties (1988) thans: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (2001) en de Organisatiewet sociale verzekeringen (1997).

15.2

De geregistreerde wordt tijdig in kennis gesteld van het voornemen tot overdracht van de registratie(s) naar een andere houder, opdat tegen overdracht van op zijn persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.

16.

WIJZIGING VAN HET REGLEMENT Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houders, zijnde de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V. en gemeld in een daarna volgende vergadering van medewerkers in dienst van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V.. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze ter inzage zijn gelegd. Het gewijzigde reglement wordt ingediend bij het College Bescherming Persoonsgegevens, voorheen: de Registratiekamer.

17.

INWERKINGTREDING Versie 1 van dit reglement is per 15 augustus 2000 in werking getreden en versie 2 per 27 juni 2003. Versie 3 is per 19 augustus 2005 in werking getreden. Voor R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. (voorheen Stichting TNA Zorg) is dit reglement van toepassing sinds de oprichting op 28 december 2007. Deze versie 4 van dit reglement vervangt versie 3 en is per 1 mei 2012 in werking getreden. Het reglement ligt bij de receptie ter inzage. Het reglement is tegen een betaling van € 4,50 bij de receptie te koop.

Directie Toeleiding naar Arbeid B.V. 1 mei 2012

R95 Routes naar Zorg Groningen B.V.

Mevrouw T. van de Velde


pagina 12 van 19


BIJLAGE A: WERKING VAN DE KLACHTENREGISTRATIE Deze bijlage vormt één geheel met het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. en heeft betrekking op de in artikel 2 genoemde registraties.

I.

KLACHTENREGLEMENT

Het klachtenreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. geeft aan dat klachten altijd schriftelijk moeten worden ingediend en gebaseerd kunnen zijn op alle uitingen van ongenoegen over contacten met Toeleiding naar Arbeid B.V. of R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. die door de betrokkene als onjuist, onvoldoende of onterecht wordt ervaren, die niet onmiddellijk door de direct aangesprokene kunnen worden weggenomen. In het klachtenreglement staat de te volgen werkwijze vermeld evenals de maximale doorlooptijden. Van alle schriftelijke klachten wordt op het klachtenformulier onder andere genoteerd het volgnummer, de ontvangstdatum, de klager, de klachtafhandelaar, een omschrijving van de klacht en de acties die ondernomen worden om de klacht op te lossen. Dit formulier wordt samen met de brief die door de klager verzonden is en alle overige bijhorende correspondentie gearchiveerd. Daarnaast wordt er voor de directie het klachtenregistratiesysteem bijgehouden, zie hierna punt II. Bij deze registratie wordt een onderscheid gemaakt naar de bron van de klacht en naar de aard van de klacht. Een verslag van de geregistreerde klachten wordt eenmaal per kwartaal naar de opdrachtgever verzonden. Ook wordt ten behoeve van het kwaliteitsbeleid van de onderneming jaarlijks een analyse gemaakt van alle ontvangen klachten om vast te kunnen stellen of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregelen hebben geleid tot tevredenheid en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering.

II.

KLACHTENREGISTRATIESYSTEEM

GEGEVENS Volgnummer Ontvangstdatum van de klacht Klachtafhandelaar Naam van de klager Bron van de klacht Korte omschrijving van de klacht Aard van de klacht

Behandelaar Voortgang van de afhandeling van de klacht Datum afhandeling Uitkomst van de afhandeling

BESCHRIJVING Uniek volgnummer Dag – maand – jaar Initialen van de hiertoe door de directie aangewezen persoon Achternaam Cliënt / opdrachtgever / werkgever / overige Korte vrije omschrijving Categorieaanduiding: betrouwbaarheid / deskundigheid / invoelend vermogen / klantvriendelijkheid / snelheid / toegankelijkheid / zorgvuldigheid / overig Initialen van de consulent De tijdsbepalingen conform het Klachtenreglement Dag – maand – jaar Korte omschrijving van de uitkomst

Directie Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. 1 mei 2012 Mevrouw T. van de Velde


pagina 13 van 19


BIJLAGE B: PERSOONSREGISTRATIE Deze bijlage vormt één geheel met het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. en heeft betrekking op de in artikel 2 genoemde registraties.

I.

WERKING, AARD EN OMVANG VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

1.

Registratie van persoonsgegevens, waaronder naam, adres, woonplaats Tijdens het intakegesprek worden de volledige naam, het adres, de woonplaats, het geslacht, het telefoonnummer, de geboortedatum, het beroep, de nationaliteit, een kopie van een geldig legitimatiebewijs en een pasfoto geregistreerd. Deze registratie beoogt het contact tussen cliënt en consulent arbeidstoeleiding te vergemakkelijken. Deze registratie is gedeeltelijk geautomatiseerd, deels handmatig.

2.

Registratie van uitkerings- en inkomensgegevens en burgerservicenummer De registratie van uitkeringsgegevens (zoals de naam van de uitkeringsinstantie en de arbeidsdeskundige) en burgerservicenummer dient onder meer ter bepaling van welke instantie de opdrachtgever is. Voorts is het in het kader van de begeleiding van belang te weten of en zo ja, welke uitkering een cliënt heeft. Ook in het geval een cliënt schulden heeft, is een dergelijke registratie van belang. De registratie is gedeeltelijk geautomatiseerd, deels handmatig.

3.

Registratie op basis van het cliëntvolgsysteem Een cliëntvolgsysteem brengt op een efficiënte manier alle afspraken van, met en rondom de cliënt in beeld. Dit vergemakkelijkt de onderlinge vervangbaarheid van medewerkers. Deze registratie is geautomatiseerd.

4.

Registratie van gegevens met betrekking tot het arbeidsverleden Deze registratie wordt gebruikt voor de begeleiding van de cliënt. In de beschrijving van het arbeidsverleden zitten aanknopingspunten voor zowel de begeleiding richting een baan op de reguliere arbeidsmarkt als voor het bemiddelbaar maken van cliënten. De registratie is gedeeltelijk geautomatiseerd, deels handmatig.

5.

Registratie van een indeling naar aard van de handicap Teneinde een overzicht te krijgen van de aantallen cliënten met een specifieke handicap, wordt soms gebruik gemaakt van deze wijze van registreren. Deze registratie is geheel geautomatiseerd.

6.

Registratie van sociale gegevens Deze registratie geeft inzicht in het sociaal en maatschappelijk functioneren van cliënten. Dit is een mede-indicator voor het soort werk en de werkomgeving die voor iemand gezocht moet worden. Deze registratie is geheel geautomatiseerd.

7.

Registratie van medische en diagnostische gegevens Deze registratie dient primair ter vaststelling van de fysieke en mentale belastbaarheid van cliënten ten aanzien van het verkrijgen en het uitvoeren van bepaald werk. Voorts geeft deze registratie inzicht in het ontstaan en verloop van de lichamelijke handicap en/of de chronische ziekte. Ook kan de mate van medicijngebruik zijn weerslag hebben op het functioneren van de cliënt. Deze registratie is gedeeltelijk geautomatiseerd, deels handmatig.


pagina 14 van 19


8.

Registratie van de rapportages over cliënten ten behoeve van opdrachtgevers Opdrachtgevers ontvangen op regelmatige basis voortgangsrapportages over de vorderingen van de in bemiddeling zijnde cliënten. De rapportages worden intern geregistreerd. Deze registratie is volledig geautomatiseerd.



pagina 15 van 19


BIJLAGE C: DOSSIERS INDIVIDUEEL Deze bijlage vormt één geheel met het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en heeft betrekking op de in artikel 2 genoemde registraties.

I.

DOSSIERS INDIVIDUEEL Van iedere individuele cliënt wordt een dossier aangelegd en bijgehouden. Dit dossier bevat de naam, het adres en de woonplaats van de cliënt, een kopie van een geldig legitimatiebewijs, het burgerservicenummer, de uitkerings- en inkomensgegevens, een pasfoto, de intake-gegevens, de gespreksverslagen van elke afspraak, een overzicht van verwijzers en contactpersonen, de verstuurde rapportages en alle overige relevante dossiergebonden correspondentie. Deze registratie is gedeeltelijk geautomatiseerd en geschiedt deels handmatig.



pagina 16 van 19


BIJLAGE D: TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS Deze bijlage vormt één geheel met het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. en heeft betrekking op de in artikel 2 genoemde registraties.

I.

BEGRIPSOMSCHRIJVING

1.1

Raadplegen Toegang hebben tot de geregistreerde gegevens ter uitvoering van de opgelegde taken en werkzaamheden. Deze toegang beperkt zich tot het inzien van de gegevens, er mogen geen aanvullingen en of correcties worden aangebracht.

1.2

Muteren Toegang tot de gegevens zoals onder 1.1 Raadplegen is beschreven. Daarnaast mag men uit hoofde van de opgedragen taken en verantwoordelijkheden mutaties aanbrengen in de registratie. Hieronder vallen onder andere het inbrengen van persoons- en medische gegevens en van gegevens betreffende het opleidings- en arbeidsverleden, het corrigeren van die gegevens en het verwijderen van gegevens uit een registratie. Hieronder valt niet de bevoegdheid tot het verwijderen dan wel vernietigen van dossiers en registraties.

1.3

Verwijderen Toegang tot de gegevens als onder 1.2 Muteren is beschreven. Daarnaast mag men uit hoofde van taak en functie gegevens en dossiers binnen een registratie vernietigen. Het vernietigen en beëindigen van de gehele persoonsregistratie kan alleen na uitdrukkelijke toestemming van de houders, zijnde de directie van Toeleiding naar Arbeid B.V.

II.

BESCHRIJVING FUNCTIE, DOEL EN TOEGANG Personen die de in het overzicht genoemde functies bekleden hebben slechts toegang tot de registraties voorzover zij ten behoeve van betreffende reïntegratiebedrijf of zorginstelling en ten behoeve van het doel van de registratie ingezet zijn. FUNCTIE Houder Directie Beheerder Applicatiebeheerder Trainer Consulent arbeidstoeleiding / coach Secretaresse; administratief medewerker Auditor

DOEL uitoefening houderschap, overeenkomstig het gestelde in artikel 9 van dit reglement controle, klachtenprocedures verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie en bij behandeling klachtenprocedure verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van de geautomatiseerde persoonsregistratie beroepsbeoefenaar, tevens gebruiker registratie uitvoering taken als consulent arbeidstoeleiding / coach Administratieve afhandeling van gegevens controle aangeleverde gegevens en naleving procedures


TOEGANG verwijderen, ex art 7, ex art 11 raadplegen verwijderen verwijderen raadplegen muteren verwijderen raadplegen

pagina 17 van 19


III.

GEÏMPLEMENTEERDE BEVEILIGINGSMAATREGELEN

3.1

Papieren dossiers De papieren dossiers bevinden zich te allen tijde in de dossierkasten in een speciaal daarvoor aangewezen dossierruimte. Deze dossierruimte is – indien niet in gebruik – altijd op slot. Slechts medewerkers die een geheimhoudingsverklaring hebben getekend, hebben de beschikking over een sleutel. Uitsluitend tijdens en ter voorbereiding op het cliëntcontact mogen de dossiers deze ruimte verlaten. Aan het einde van de werkdag zijn alle dossiers weer in de kast.

3.2

Digitale dossiers De digitale dossiers bevinden zich op een beveiligde fileserver, in een sectie waar slechts medewerkers met een persoonlijk toegewezen logincode leestoegang toe hebben (toegangsrechtengroep “medewerkers”). De wachtwoorden hiervoor worden uitsluitend gegenereerd als sterke wachtwoorden en in gesloten envelop persoonlijk ter beschikking gesteld aan de desbetreffende medewerkers. De toegangsrechten tot deze sectie zijn geïmplementeerd als boven beschreven. Toevoegingen aan dossiers kunnen slechts gedaan worden in een subsectie van elk digitaal cliëntdossier en uitsluitend door de specifiek daarvoor aangewezen consulent. Deze toevoegingen worden periodiek door een script definitief deel van de dossiers gemaakt. Daartoe vertrouwde secretariaatsmedewerkers (toegangsrechtengroep “dossiers”) hebben daarnaast de mogelijkheid tot muteren van de bestanden in de digitale cliëntdossiers. Er wordt dagelijks een back-up van het gehele systeem gemaakt, die wekelijks buiten kantoor bewaard wordt. Deze back-up is met wachtwoord beveiligd en alleen voor daartoe vertrouwde secretariaatsmedewerkers (toegangsrechtengroep “backup”) raadpleegbaar.



pagina 18 van 19


BIJLAGE E: BEWAARTERMIJNEN Deze bijlage vormt één geheel met het privacyreglement van Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V. en heeft betrekking op de in artikel 2 genoemde registraties.

I.

BEWAARTERMIJN

1.

Registratie van persoonsgegevens, waaronder naam, adres, woonplaats...............................10 jaar

2.

Registratie van uitkerings- en inkomensgegevens en burgerservicenummer...........................5 jaar

3.

Registratie op basis van het cliëntvolgsysteem ......................................................................5 jaar

4.

Registratie van gegevens met betrekking tot het arbeidsverleden.......................................... 5 jaar

5.

Registratie van een indeling naar aard van de handicap..........................................................5 jaar

6.

Registratie van sociale gegevens...........................................................................................5 jaar

7.

Registratie van medische en diagnostische gegevens.......................................................... 10 jaar

8.

Registratie van de rapportages over cliënten ten behoeve van opdrachtgevers .......................5 jaar

II.

KLACHTENREGISTRATIE

1.

Klachtenregistratie................................................................................................................5 jaar



pagina 19 van 19


Privacyreglement. Toeleiding naar Arbeid B.V. en R95 Routes naar Zorg Groningen B.V

Recommend Documents