PRISMA: Logica in Business

PRISMA: Logica in Business

Deelnemers voor PRISMA kwamen o.a. van:

CZ MedicInfo Vecozo VGZ Infosupport TPG Blokker CS PvdN Sales service WMO kantoor Universitair ziekenhuis Groningen

Bron:

2

Inhoudsopgave

Bron:

1.

Introductie (eerste deel opgenomen in deze handout)

2 2.

Fundament (niet opgenomen in deze handout)

3.

Uitbouwen van het fundament (niet opgenomen in deze handout)

4.

Rapporteren mbv PRISMA (niet opgenomen in deze handout)

5.

Tips en regels voor effectiever probleem oplossen (gedeeltelijk opgenomen in deze handout)

3

Het beantwoorden van een vraag is een complex proces Complicerende factoren Langer Langer leven leven Kosten Kosten wn-wg wn-wg pensioen pensioen stijgen stijgen

vergrijzing g j g vergrijzing

Verlagen Verlagen TV TV uitkeringen uitkeringen Kosten Kosten AOW AOW stijgen stijgen

individualisering individualisering

Vergroten Vergroten deelname deelname arbeidsproces arbeidsproces

Medische Medische voorzieningen voorzieningen

TerugTerugtredende tredende overheid overheid

Pensioen Pensioen leeftijd leeftijd

Verhouding Verhouding werkenden/ werkenden/ consumerend consumerend

Afschaffen Afschaffen faciliering faciliering overbruggings overbruggings lijfrente lijfrente

Behoefte Behoefte aan aan eerder eerder stoppen stoppen

Behoefte Behoefte om om pensioen pensioen aan aan te te vullen vullen

Zelf Zelf regelen regelen TV TV Tekort Tekort aan aan arbeidsarbeidskrachten krachten Rente Rente stijgt stijgt

Uniformering Uniformering in in Europa Europa

1.

Vraagstelling niet altijd helder

2.

Complexe ‘wereld’

3 3.

Concluderen en presenteren is een ‘acquired taste’

4.

Besluitvormingscapaciteit van directeur is begrensd

Resterend Resterend inkomen inkomen Verhoging Verhoging belastingbelastingdruk druk Introductie Introductie levensloop levensloop

Concurrentie Concurrentie kracht kracht NL NL

Introductie Introductie bancaire bancaire producten producten

Behoefte Behoefte aan aan eeneenvoudige voudige producten producten

2 4

3 Vraag van R B/ RvB/ manager

Bron: The Essence Consulting

Antwoord 1

Directeur

(rapport/ presentatie)

4

De besluitvormingscapaciteit van een beslisser is begrensd Antwoord Antwoord (rapport/ (rapport/ presentatie) presentatie)

Beslissers zijn begrensd in besluitvorming

Antwoord Antwoord

Bounded rationality

(rapport/ (rapport/ presentatie) t ti ) presentatie)

Ieder mens kan maar een paar variabelen tegelijk beoordelen (Regel: 7 +/- 2) Bij meer variabelen worden delen genegeerd of verkeerd geïnterpreteerd

Antwoord Antwoord

Beslisser Information overload Antwoord Antwoord

Antwoord Antwoord Antwoord A t d Antwoord (rapport/ (rapport/ presentatie) presentatie)

Bron: Simon

(rapport/ (rapport/ presentatie) presentatie)

(rapport/ (rapport/ presentatie) presentatie)

Antwoord Antwoord (rapport/ (rapport/ presentatie) presentatie)

Als het informatieaanbod de capaciteit overstijgt gaan mensen (impliciet) strategieën gebruiken om het aanbod te reduceren Hierdoor kan essentiële informatie niet worden meegenomen 5

De beperking van de besluitvormingscapaciteit vereist logische en helder gestructureerde rapportage Bounded rationality Ieder mens kan maar een paar variabelen tegelijk beoordelen (Regel: 7 +/- 2) Bij meer variabelen worden delen genegeerd of verkeerd geïnterpreteerd

Information overload Als het informatieaanbod de capaciteit overstijgt gaan mensen (impliciet) strategieën gebruiken om het aanbod te reduceren Hierdoor kan essentiële informatie niet worden meegenomen

Bron: Simon, Minto

Implicaties voor rapportage ) op p de vraag g - HET ((hoofd-)antwoord moet glashelder zijn - De informatie moet worden aangeboden in een structuur - startend vanuit het hoofdantwoord - Beperkt aantal variabelen per laag - De informatie moet worden beperkt tot de, op dat moment, relevante informatie voor het beantwoorden van de vraag

6

De wijze waarop de adviseur zelf informatie verwerkt kan zijn het proces en de rapportage sterk kleuren Persoonlijkheidskenmerken j van de adviseur... Denkproces Bedenkt de adviseur eerst het antwoord of expliciteert hij door te antwoorden zijn gedachten?

Heden/toekomstgericht Neemt de adviseur informatie op via zintuigen/waarneming g g of kijkt j hijj meer naar mogelijkheden

Feitelijk vs intuïtief In hoeverre baseert de adviseur zijn antwoord op feiten of gaat hij meer af op j g gevoel? zijn

... Hebben H bb invloed i l d op het h t proces & de rapportage Proces moet aansluiten bij persoonlijkheid D adviseur De d i moett zich i h afvragen f off d de rapportage zijn denkproces weergeeft of het antwoord is op de vraag?

Bij het onderzoeksproces moet in de gaten worden gehouden of de benodigde gegevens b boven water t komen k

Het onderzoeksproces moet hier rekening mee houden, maar niet bewijsloos stoppen De adviseur moet zich afvragen of zijn conclusies voldoende onderbouwd zijn

MBTI, The Essence Consulting Bron:

7

PRISMA methodiek om op logische wijze problemen op te lossen en te presenteren

Eisen aan methodiek

Prisma 1

- Helpt het probleem gestructureerd g op te lossen - Moet leiden tot logisch bewezen antwoorden - Moet ondersteunen bij heldere rapportages

Probleem Probleem

Vraag-decompositie

Conclusie Conclusie

Data-analyse

Structureren

Concluderen

Presenteren

1 PRISMA is gebaseerd op het werk van B. Minto Minto, The Essence Consulting Bron:

8

PRISMA ondersteunt het proces vanaf de vraag tot en met de presentatie van de conclusies

PRISMA

Probleem

Vraag-decompositie

Bron: The Essence Consulting

Conclusie

Data-analyse

Structureren

Concluderen

Presenteren

9

Het probleem wordt vertaald in een aantal te onderzoeken vragen (issue tree)

Het probleem wordt vertaald in een hoofdvraag p Waar wil de beslisser nu precies antwoord op hebben?

Probleem

De hoofdvraag wordt onderverdeeld in deelvragen

Prisma

Probleem Probleem

Vraag-decompositie

Bron: PRIMSA

Conclusie Conclusie

Data-analyse

Structureren

Concluderen

Om de complexiteit te reduceren en focus aan te brengen in het proces wordt de hoofdvraag vertaald in specifieke deelvragen

Presenteren

10

Issue tree: business model What is the vision of this initiative? What is the entrance strategy for the US market (how, timing)? What is the building and exit strategy?

Vision

Bank Market Life Business model

Proposition

Organization

Fin./legal

Bron: Levensverzekeraar

VOORBEELD

What is the structure of the US banking market? What are attractive states (juridical, market potential, competition)? What are the characteristics of the target banks (type of banks, other criteria)? What are the best practices in US bancassurance? What is the life client segmentation per State, market potential and client needs? With whom (distribution channel) do customers want to buy? What are the decision criteria to pick a supplier? What are competing initiatives in all distribution channels? What are the products? What is the offering (offering, brand)? What are the advantages for bank and customer? How applicable is this proposition for the US market? What’s the design of the value chain? Potential (outsourcing) partners? What are the potential organization models and implications? H How can LV attain tt i th the necessary assets t and d competencies? t i ? What What What What

is the needed Venture Capitalist money?* are the money generating points? is the needed number of customers and banks to break even? * are juridical implications to start a life insurance company?

11

De benodige gegevens worden verzameld en een conclusie voor een deelvraag wordt geformuleerd Data-analyse levert benodigde gegevens op Data-analyse is een breed begrip. Dit kan cijfer-onderzoek zijn, maar ook enquêtes of kwalitatief

De deelvraag wordt beantwoord Op basis van de data wordt een conclusie geformuleerd voor de deelvraag

Prisma

Probleem Probleem

Conclusie Conclusie

De conclusie wordt getest Vraag-decompositie

Bron: PRIMSA

Data-analyse

Structureren

Concluderen

Presenteren

De conclusie wordt onderworpen aan 4 logische testen om te zien of deze voldoet 12

Voorbeeld

“Adviesbureau’s” zijn j een zeer verliesgevend g segment voor AANNEMINGSBEDRIJF 1%

Particulieren

3%

Bedrijven

-32%

Adviesbureau's

Deelvraag Hoe winstgevend zijn de verschillende segmenten (delen van de d b business)? i )?

Aannemer B&u

5%

Aannemer GWW

5% 14%

Gemeenten

-5%

Afdek werken tbv Z&G

3%

Steenfabrieken

4%

Dakpanfabrieken

15%

Verkoop groeves -40%

-30%

-20%

-10%

0%

10%

20%

projecten j t administratie d i i t ti

Bron: Aannemingsbedrijf

13

De antwoorden op de deelvragen vormen de ‘data’ voor het beantwoorden van de hoofdvraag

Antwoord deelvraag

Antwoord deelvraag

Antwoord deelvraag

Bron: Minto, PRISMA

Conclusie tav hoofdvraag

Conclusie antwoorden deelvragen

Antwoord d l deelvraag

Antwoord A t d deelvraag

Antwoord d l deelvraag

14

Voorbeeld

Vraag: Hoe kan een crisisinterventie team worden opgezet?

HAGRO kan worden ondersteund middels totaalconcept of losse onderdelen ‘CIT’

Deelantwoorden aanwezig voor alle componenten p waren aanwezig

Door het projectteam is een totaalconcept gemaakt van de losse componenten

Internet Internet triage triage & & email email

Visite Visite & & consulten consulten

Triage T i Triage telefonisch telefonisch & & email email spreekuur spreekuur

Door Door mobiele mobiele arts arts

Door Door Medical Medical Call Call Center Center

Chronisch Chronisch zieken zieken spreekuur spreekuur Verpleegkundige spreekuur Verpleegkundige spreekuur door door praktijkverpleegkundige praktijkverpleegkundige

TAS ttriage ii systeem t TAS triage systeem

Achterwacht Achterwacht Recepten p Recepten spoedvisites spoedvisites Door Door HAGRO HAGRO

Administratieve Administratieve diensten, diensten, wachtlijstbemiddeling wachtlijstbemiddeling & & ICT ICT

Bron: Relatiebeheerders CZ/VGZ, The Essence Consulting

Bron: MST businessplan

15

In praktijk is het concluderen van hoofd en deelvragen veelal een iteratief proces

Antwoord Antwoord deelvraag g deelvraag

Antwoord Antwoord deelvraag deelvraag


Antwoord Antwoord gg hoofdvraag hoofdvraag

Conclusie Conclusie antwoorden antwoorden g deelvragen deelvragen




- Het denkproces kan ook starten vanuit een concept of mogelijk antwoord waarna een detaillering start (en test of concept klopt) - Het proces kan meerdere iteraties kennen

Bron: PRISMA

16

Leg een knip tussen het vormen van de conclusies en de presentatie daarvan Laat het rapport aansluiten bij de doelgroep Conclusie

PRISMA ordent de conclusies in een logische top-down structuur Het is verleidelijk om de structuur te gebruiken voor de presentatie

Presenteren

Dit werkt vaak goed, maar niet in alle situaties Prisma

Probleem Probleem

Vraag-decompositie

Bron: PRISMA

Conclusie Conclusie

Data-analyse

Structureren

Concluderen

Pas de presentatie dus aan op de doelgroep!

Presenteren

17

De wijze van structureren kan sterk verschillen per doelgroep Networking

Networking

Cursus

Applications Application server

Opbouwen vanaf de basis

Information

Client & OS server & OS C/S arch.

Enabling Techn.

Information Information

Systems Middle mngt ware Information Mngt System y

Software Infrastructure

media Protocol Network OS Internet

Platforms

Vraag: g Waaruit bestaat de ICT architectuur?

Bedrijf

Gemeente

XML

aanvraag

site

Overzicht en dan detailvraagstukken

Klanten

Contracten

uren

Mede werkers Boek houding

internet 1e medewerkster Acties

Internet/ intranet Regio-manager

Bedrijf

400000

350000

12393 15745 18652

300000

Eerst de data en dan de conclusies

32705 39181

250000

63976

200000

351191 150000

100000 168539 50000

0 Call center

Bron: PRISMA

Assistentie post

Rente op leningen

overhead directie/kw aliteit

Licentiekosten sof tw are

Beheer softw are

overhead juridische mw

18

Inhoudsopgave

Bron:

1.

Introductie

2 2.

Fundament

3.

Uitbouwen van het fundament

4.

Rapporteren mbv PRISMA

5.

Tips en regels voor effectiever probleem oplossen

19

Om zo snel mogelijk tot goede antwoorden te komen is focus en scherpte nodig Langer Langer leven leven Kosten Kosten wn-wg wn-wg pensioen pensioen stijgen stijgen

vergrijzing g j g vergrijzing











Zelf Zelf regelen regelen TV TV Tekort Tekort aan aan arbeidsarbeidskrachten krachten Rente Rente stijgt stijgt


Resterend Resterend inkomen inkomen Verhoging Verhoging belastingbelastingdruk druk Introductie Introductie levensloop levensloop

Concurrentie Concurrentie kracht kracht NL NL



Effectief probleemoplossen:

TIPS voor effectief oplossen van problemen 1.

Dwing jezelf tot scherpte

2.

Gebruik Pareto om de complexiteit te reduceren

3.

Leg conclusies zo snel mogelijk vast

4.

Gebruik de intelligentie en creativiteit van collega’s

Goede antwoorden binnen zo kort mogelijke tijd

Bron: PRISMA

20

Dwing jezelf tot scherpte!

PRISMA biedt basis

Langer Langer leven leven Kosten Kosten wn-wg wn-wg pensioen pensioen stijgen stijgen

vergrijzing vergrijzing

De cursus PRISMA moet de basis bieden voor scherp redeneren











Zelf Zelf regelen regelen TV TV Tekort Tekort aan aan arbeidsarbeids-

Verhoging Verhoging g g belastingbelasting-

PRISMA

druk druk Uniformering Uniformering in in Europa Europa

Probleem Probleem

Vraag-decompositie

Conclusie Conclusie

Data-analyse

Structureren

Nodig: attitude

Resterend Resterend inkomen inkomen

krachten krachten Rente Rente stijgt stijgt jg

Concluderen

Presenteren

Introductie Introductie levensloop levensloop Concurrentie Concurrentie kracht kracht NL NL



De instrumenten hebben geen effect als je jezelf niet dwingt tot scherpt Eis van jezelf dat je niet stopt totdat de resultaten scherp zijn!

4 logische testen is tool om scherpte te testen Met de 4 logische testen heb je een tool in handen om je eigen logica te testen 4 logische testen 1. Geeft de conclusie antwoord op de vraag? 2. Bewijzen de argumenten de conclusie en niet meer dan dat?

4. Is de bron van de gegevens betrouwbaar?

Bron: PRISMA

Prisma

3. Klopt de structuur en volgorde van de argumenten?

21

Pareto biedt het antwoord op een complexe wereld: ga op zoek naar de 80/20 regel

Analyseren van alle variabelen is onmogelijk….

..Maar Pareto leert ons dat we dat ook niet hoeven te doen

100 90

Complexiteitstheorie: Complexiteitstheorie: Wet Wet van van de de kwadratische kwadratische berekening berekening

ben nodigde bereken ningen

80 70 60 50

80%

40 30

20%

20 10 0 1

2

3

4

Componenten

5

6

Pareto of 80/20 regel: Een klein deel van de variabelen heeft een groot deel van het effect tot gevolg

Bron: 80/20 principle

22

De 80/20 regel geeft verassend krachtige inzichten waarmee de situatie effectief kan worden aangepakt Omzet

Sales

90% 80% 2%

70%

2%

2%

2%

4%

60% 27%

50% 40% 30% 20%

41%

10% 0% TWA

Primecare

London Ambulance

Wilcodoc

northewest

West country ambulance

West wills

2 business segmenten g ((2/7)) zijn j g goed voor circa 70% van de omzet

Bron: Klantsituaties

3/22 sales-medewerkers: 40%! 8/22 sales-medewerkers: 80%

23

80/20 geldt in bijna iedere situatie…

P t grafiek Pareto fi k medailleverdeling d ill d li Athene Ath 2004 100%

Cumu ulatieve biijdrage

90% 80% 70%

80% 80% door door 26 26 landen landen

60% 50% 40% 30%

50% 50% door door 99 landen landen !!

20% 10% 0% 1

3 5

7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 75

Landen

Bron: NOC

24

Leg conclusies zo snel mogelijk vast

Onderzoek

rapport

Onderzoek

Maak i d iedere d dag een slide

rapport

Slide Slid Slid Slide Slid Slide deelvraag deelvraag deelvraag

Vaak wordt eerst het onderzoek helemaal afgerond voordat de resulaten op papier worden gezet Hierdoor wordt de meningsvorming verplaatst naar het einde… maar daarmee ook de kans om de tijd te gebruiken om conclusies aan te scherpen

Bron: PRISMA, Rasiel

Leg de conclusies zo snel mogelijk vast! Zodra er een antwoord geformuleerd kan worden op een deelvraag: opschrijven - Zorgt ervoor dat je met een deel van het probleem niet bezig hoeft te houden - Bruikbaar om ideeen bij te stellen

25

Gebruik de intelligentie en creativiteit van je collega s! collega’s!

Gebruik anderen bij het oplossen van de problemen

Langer Langer leven leven Kosten Kosten wn-wg wn-wg pensioen pensioen stijgen stijgen

vergrijzing vergrijzing



Vergroten Vergroten deelname deelname arbeidsproces b id arbeidsproces








Gebruik collega’s collega s om mee te denken over het oplossen van het probleem.

Zelf Zelf regelen regelen TV TV Tekort Tekort aan aan arbeidsarbeids-

Resterend Resterend inkomen inkomen

krachten krachten Rente Rente stijgt stijgt


Dit zorgt voor:

Verhoging Verhoging belastingbelastingdruk druk Introductie Introductie levensloop levensloop Concurrentie Concurrentie kracht kracht NL NL



- Inbreng I b van nieuwe i iinvalshoeken l h k - Inbreng van kennis en ervaring - Toetsen van je eigen ideeen en logica

Organiseer inbreng - Stuur concepten rond met vraag om reactie g brainstorm,, review en - Organiseer test-meetings Bron: PRISMA

26

PRISMA: Logica in Business

Recommend Documents