Primair Proces Arbeidsontwikkeling

(C

Primair Proces Arbeidsontwikkeling

Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

1

(C Inhoudsopgave Afkortingen- en verklaringslijst Algemene Inleiding 1. Beleid Arbeidsontwikkeling Benutten van mogelijkheden op de arbeidsmarkt Arbeidsontwikkelingstraject en de ontwikkelingsstromen Bepalen van de ontwikkelingsstroom Voortgang ontwikkeling Rollen en verantwoordelijkheden Taken en Bevoegdheden Opleidingen Beloningsstructuur Caseload leidinggevenden Het proces Arbeidsontwikkeling samengevat 2. Arbeidsontwikkeling en de criteria voor de ontwikkelingsstromen 3. Competenties en verschillende gedragsniveaus 4. Proces Individueel Traject Plan Grafische weergave proces ITP Processtappen Individueel Trajectplan (ITP) Stap 1 Gespreksvoorbereiding Individueel Trajectplan (checken, observeren, vastleggen scores) Stap 1a Check functie Stap 1b Observeren Stap 1c Invullen competentieprofiel in COMPAS Stap 1d Bepalen ontwikkelingsstroom en ontwikkelingsafspraken (matchen) Stap 2 Vastleggen Ontwikkelingsafspraken in ITP formulier Stap 3 Medewerker voorbereiden op ITP gesprek Stap 4 ITP gesprek voeren 4.1 Proces Voortgang Stap 1 Uitvoeren ontwikkelingsafspraken Stap 2 Bespreken voortgang ontwikkeling met trajectadviseur Stap 3 Bespreken voortgang ontwikkeling met medewerker Stap 4 Jaarlijks scoren werknemersvaardigheden Stap 5 Inzet aanbodversterking Stap 6 Rapporteren & Monitoren 5. Werkproces Instroom Grafische weergave proces Instroom Processen voorafgaand aan het proces instroom Processtappen proces Instroom Stap 1. Aanmelding Instroom Stap 2. Intake Stap 3. Check beschikbaarheidcriteria en aangaan dienstverband Stap 4. Diagnose en Oriëntatie Stap 5. Beoordelingsgesprek einde dienstverband bepaalde tijd en (eventuele) verlenging Stap 6. Bemiddeling, Plaatsing en definitief trajectplan Stap 7. Aanbodversterking 6. Werkproces Doorstroom Proces doorstroom, definitie Grafische weergave proces Doorstroom Processtappen Doorstroom Stap 1. Besluit overplaatsing in het kader van arbeidsontwikkeling Stap 2. Afstemming met toekomstig leidinggevende Stap 3. Kennismaking medewerker Stap 4. Mutatie schoon over Stap 5. Plaatsing en overdracht Stap 6. Individuele Ontwikkeling Stap 7. Diagnose en oriëntatie Stap 8. Aanbodversterking 7. Kwalitatieve overdracht bij overplaatsing en stage 8. Formulieren Individueel Trajectplan (voor nieuwe medewerker) Aanmeldingsformulier Adviescentrum Arbeidsontwikkeling Document Onderbouwing doorstroom/stage Individueel Trajectplan (ITP) Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling


3 4 5 6 6 8 8 8 13 13 13 13 15 18 19 21 22 22 23 23 23 23 23 24 24 25 26 26 26 27 27 27 28 30 31 32 32 32 33 34 36 36 37 38 39 41 42 42 43 44 44 45 45 45 46 46 48 49 57 59 61 67

2

(C Afkortingen- en verklaringslijst A ACA

Adviescentrum Arbeidsontwikkeling

B BW

Begeleid Werken

D dvb

Dienstverband

F FCT

Functieomschrijving, Competentieprofiel en Taakbeschrijving

I IDA

Instrument voor Diagnostiek van Arbeidsvaardigheden, onderdeel van MELBA

ITP

Individueel Trajectplan

M MELBA Uitgebreid onderzoek naar afstemming capaciteiten van de medewerker en eisenprofiel van een functie T ta

trajectadviseur

W WOL

Werken Op Locatie


3

(C Algemene Inleiding Voor u ligt het document Primair Proces Arbeidsontwikkeling. In hoofdstuk één wordt het beleid van Combiwerk ten aanzien van Arbeidsontwikkeling beschreven. Het Primair Proces Arbeidsontwikkeling wordt toegelicht en de visie van Combiwerk op arbeidsontwikkeling wordt inzichtelijk. Hoofdstuk twee gaat dieper in op de methodiek die wordt gehanteerd om medewerkers in een bepaald ontwikkelingstraject te plaatsen. Het Primair Proces Arbeidsontwikkeling valt verder uiteen in een aantal werkprocessen, te weten het proces ITP1, Instroom, Doorstroom en Uitstroom. In de hoofdstukken vier tot en met zes worden de eerste drie werkprocessen tot in detail beschreven. Inzichtelijk wordt wie voor welke processtap verantwoordelijk is en wat er van deze medewerker aan werkzaamheden wordt verwacht. Het proces Uitstroom wordt door P&O nog verder uitgewerkt voordat het kan worden toegevoegd aan dit document. Hoofdstuk zeven gaat dieper in op de afspraken die zijn gemaakt rondom langdurige overplaatsing en stages in het kader van de arbeidsontwikkeling met als doel een zorgvuldige overdracht van de medewerker te bewerkstelligen. In hoofdstuk acht zijn tot slot de formulieren toegevoegd die de verschillende processen ondersteunen.

1

Individueel Trajectplan


4

(C 1. Beleid Arbeidsontwikkeling Combiwerk biedt namens de gemeente Delft en een aantal contractgemeenten cliënten met een afstand tot de arbeidsmarkt een traject aan met als uiteindelijk doel het vinden van een passende arbeidsplaats, zo regulier mogelijk, gericht op het behoud dan wel verder ontwikkelen van de arbeidsbekwaamheid van de persoon met talenten en passie als vertrekpunt. De arbeidsontwikkeling van de cliënt staat hierin centraal. Het beleid van Combiwerk is er op gericht om haar medewerkers zoveel als mogelijk een arbeidsplaats te bieden buiten de muren van Combiwerk. Dit betekent dat zowel voor nieuwe instroom als voor de zittende populatie de (ontwikkelings)mogelijkheden van de cliënt ten volle worden benut om deze succesvolle externe plaatsing te kunnen realiseren. Iedereen een traject Combiwerk werkt met al haar medewerkers SW en cliënten WWB aan zijn of haar Individuele arbeidsontwikkeling. Daarom nemen alle SW medewerkers deel aan het Arbeidsontwikkelingstraject en hebben de WWB cliënten een specifiek re-integratietraject afgestemd op de gemaakte afspraken met de opdrachtgever (i.c. gemeenten). In zowel het Arbeidsontwikkelingstraject als het traject Re-integratie worden achtereenvolgens een aantal modules ingezet, ook wel producten genoemd. Deze modules zorgen er tezamen voor dat de medewerker/cliënt zich zo optimaal mogelijk kan ontwikkelen. In het Arbeidsontwikkelingstraject zijn dit bijvoorbeeld de modules intake, diagnose, plaatsing intern, plaatsing extern en een module opleiding. Afgestemd op de specifieke behoefte van de medewerker worden bepaalde modules wel en andere modules niet ingezet. Binnen het Arbeidsontwikkelingstraject voor SW medewerkers is een drietal ontwikkelingsstromen te onderscheiden. Deze ontwikkelingsstromen geven het ontwikkelingsdoel van een medewerker voor een komende periode aan. De ontwikkelingsstromen zijn: •

Individueel naar buiten

•

Op weg naar buiten

•

Ontwikkelen binnen huidig werkniveau

Nieuwe SW-medewerkers die in dienst treden vanaf de wachtlijst, hebben vooraf een intake gehad met de trajectadviseur (ta) van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling (ACA). In de intake wordt de kandidaat getoetst aan de afgesproken instroomcriteria. Wanneer de kandidaat voldoet, krijgt hij een eerste dienstverband aangeboden voor de duur van drie maanden met een zo regulier mogelijke arbeidsduur, afgestemd op de mogelijkheden van de kandidaat en de beschikbare instroomruimte. Het eerste tijdelijke dienstverband is bedoeld voor diagnose en oriëntatie, waarbij de SW medewerker wordt geplaatst in één van de bedrijven van Combiwerk. De plaatsing is afhankelijk van de intake. Wanneer het dienstverband voor bepaalde tijd afloopt, stelt de leidinggevende samen met de trajectadviseur in uiterlijk de tiende week ontwikkelingsafspraken op voor het tweede contract voor de duur van zes maanden. Na plaatsing gaat de leidinggevende samen met de medewerker aan de slag om de ontwikkelingsafspraken te realiseren. Medewerkers SW die al werkzaam zijn via of bij Combiwerk, nemen net als de instromende medewerkers allemaal deel aan het Arbeidsontwikkelingstraject. De ontwikkelingsstromen voor deze medewerkers worden aan de hand van de Individuele Trajectplannen (ITP) bepaald. Eind 2009 heeft elke medewerker bij Combiwerk een ontwikkelingsstroom binnen het Arbeidsontwikkelingstraject voor het komende jaar. WWB cliënten krijgen een specifiek re-integratie traject aangeboden, waarbinnen net als bij SW medewerkers wordt gewerkt aan arbeidsontwikkeling en - integratie van de cliënt. In het contract met de opdrachtgever ligt vastgelegd wat het doel van een traject zal zijn (bijvoorbeeld duurzame plaatsing, het stellen van diagnose, verkrijgen van arbeidsritme of sociale activering) en onder welke voorwaarden (o.a. doorlooptijd, dienstverband, in te zetten producten). Het uitgangspunt ‘Iedereen een traject met een ontwikkelingsstroom’ biedt een aantal voordelen. Voor zowel de medewerker als de leidinggevende is het helder aan welke ontwikkelingspunten de komende periode wordt gewerkt. Tevens wordt inzichtelijk voor leidinggevenden en management hoe hun medewerkersbestand qua arbeidsontwikkeling er voor staat. Bedrijfsmanagers kunnen


5

(C hierop anticiperen door werksoorten binnen te halen die passen bij het niveau en de ontwikkelingspotentie van de medewerker. Door het gebruik van het traject met ontwikkelingsstromen wordt duidelijk hoeveel medewerkers per jaar waarschijnlijk zullen doorstromen naar een externe plaats, waardoor het interne beleid daarop kan worden afgestemd. De ontwikkelingsstromen vormen vanaf 2010 het uitgangspunt voor het bepalen van de in-, dooren uitstroommatrix. In deze matrix staat per bedrijf vermeld hoeveel medewerkers zij zullen laten instromen, doorstromen en uitstromen. Het is belangrijk dat hierover onderling duidelijke afspraken worden gemaakt zodat bij het maken van de jaarlijkse begroting, het binnenhalen van werkopdrachten en het plannen van de bezetting hiermee rekening kan worden gehouden. Werken met een traject biedt bovendien het voordeel dat er op een eenvoudige manier aan gemeenten gerapporteerd kan worden over de arbeidsontwikkeling van de medewerkers binnen Combiwerk. Benutten van mogelijkheden op de arbeidsmarkt Combiwerk zal nog meer dan voorheen kijken naar ontwikkelingen en mogelijkheden op de regionale arbeidsmarkt, zodat reeds in een vroeg stadium in de ontwikkeling van de medewerker hiermee rekening kan worden gehouden. Het is de taak van bedrijfsmanagers om deze kansen te constateren en hierover met elkaar in het MT+ afspraken te maken. Vanuit het management kunnen leidinggevenden, consulenten van Detachering, Re-integratie en het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling, en accountmanagers geïnstrueerd worden in de trajecten van medewerkers rekening te houden met kansen en ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. Hierdoor neemt de kans op succesvolle externe plaatsing nog verder toe. Het binnenhalen van bepaalde werksoorten waarbij medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen en voorbereiden op een baan buiten Combiwerk draagt eveneens bij aan succesvolle externe plaatsing. Arbeidsontwikkelingstraject en de ontwikkelingsstromen Het Arbeidsontwikkelingstraject onderscheidt zoals eerder aangegeven een drietal ontwikkelingsstromen. Deze stromen bepalen onder meer de ontwikkelingsafspraken voor een medewerker in een bepaalde periode. Het geeft duidelijkheid voor de medewerker waar naar toe gewerkt wordt. Er wordt altijd naar gestreefd om iemand te ontwikkelen naar zo regulier mogelijke arbeid buiten Combiwerk (detachering, begeleid werken of regulier). Als uit onderzoek blijkt dat dit op korte termijn (binnen 12 maanden) niet haalbaar is, wordt de ontwikkelingsstroom bijgesteld, zodat de ontwikkelingsafspraken voor de medewerker realistisch blijven. Per ontwikkelingsstroom zijn criteria opgesteld zodat helder is wanneer iemand voor deze stroom in aanmerking komt. Grafisch zien de ontwikkelingsstromen binnen het Arbeidsontwikkelingstraject er als volgt uit:


6

(C

Hieronder worden de verschillende ontwikkelingsstromen toegelicht. Individueel naar buiten Medewerkers van wie de verwachting is dat zij zich binnen 12 maanden kunnen ontwikkelen naar een externe plaatsing (detacheren, begeleid werken of een reguliere baan), of die door hun vaardigheden en competentieniveau direct extern plaatsbaar zijn, krijgen de ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten. De ontwikkelingsafspraken binnen de stroom Individueel naar buiten zijn dan ook gericht op het ontwikkelen van de medewerker naar externe plaatsing. Nota bene, medewerkers bij wie de externe plaatsing niet succesvol verloopt worden zo snel mogelijk binnen of buiten Combiwerk herplaatst. Op weg naar buiten Medewerkers voor wie de stap Individueel naar buiten de komende 12 maanden nog te groot is, kunnen zich ontwikkelen naar het niveau van Groepsdetachering of Werken Op Locatie (WOL). Zij krijgen de ontwikkelingsstroom Op weg naar buiten en gaan de komende 12 maanden werken aan hun ontwikkeling naar Groepsdetachering of Werken Op Locatie. Ontwikkelen binnen huidig werkniveau Met medewerkers die nog niet toe zijn aan de stap naar buiten, en voor medewerkers voor wie de huidige trede op de werkladder op dit moment het hoogst haalbare is, wordt gewerkt aan de ontwikkeling binnen huidig werkniveau. Dit geldt zowel voor medewerkers binnen beschut als voor medewerkers binnen WOL als voor medewerkers binnen Detacheren of Begeleid Werken. Zodra uit het ITP blijkt dat er een stapje meer in zit, dan zal de medewerker een andere ontwikkelingsstroom mee krijgen. Medewerkers met een ondergrens indicatie of van wie het vermoeden bestaat dat zij niet langer in staat zijn tot het verrichten van arbeid in een beschutte werkomgeving, worden door de leidinggevende actief begeleid in de toeleiding naar een passende plaats binnen de dagbesteding. Medewerkers met een bovengrens indicatie worden door de leidinggevende aangemeld bij Re-


7

(C integratie. De re-integratieconsulent gaat vervolgens op zoek naar een reguliere arbeidsplaats buiten Combiwerk, waardoor de medewerker uitstroomt. Door actieve uitplaatsing van onder- en bovengrens geïndiceerden ontstaat er (meestal) binnen Combiwerk formatieruimte voor de ontwikkeling van medewerkers, die wel in het bezit zijn van een SW-indicatie. Bepalen van de ontwikkelingsstroom Op basis van vastgestelde criteria in het ITP komt een medewerker in aanmerking voor een ontwikkelingsstroom. In het hoofdstuk Arbeidsontwikkeling en de criteria voor de ontwikkelingsstromen zijn de criteria voor het bepalen van de ontwikkelingsstroom opgenomen. De ontwikkelingsstroom wordt door de leidinggevende voorgesteld aan de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling en na overeenstemming opgenomen in het ITP van een medewerker. De leidinggevende kan op basis van de voortgang van de medewerker ertoe besluiten een andere ontwikkelingsstroom voor te stellen en overlegt dit met de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling (zie alinea een leidinggevende en een trajectadviseur). Voortgang ontwikkeling De ontwikkeling van de medewerker vindt (grotendeels) plaats op de werkvloer. De leidinggevende creëert werksituaties waarin de medewerker zich kan ontwikkelen. Op het moment dat de medewerker zich een bepaalde vaardigheid heeft eigen gemaakt, zorgt de leidinggevende dat de medewerker op een andere wijze weer wordt geprikkeld waardoor hij zich verder kan ontwikkelen. De leidinggevende begeleidt en coacht de medewerker tijdens deze ontwikkeling. De voortgang van de arbeidsontwikkeling wordt geëvalueerd door het voeren van jaarlijkse ITP gesprekken en tussentijdse voortgangsgesprekken tussen de leidinggevende en de medewerker. In deze gesprekken wordt de voortgang van de ontwikkeling besproken, wordt gecheckt of gemaakte afspraken uit het ITP zijn nagekomen en kunnen de ontwikkelingsafspraken worden bijgesteld als blijkt dat een medewerker zich bijvoorbeeld veel sneller ontwikkelt dan verwacht. Het kan voorkomen dat er in het ITP een aantal ontwikkelingsafspraken is opgenomen dat in een kortere periode dan een jaar ontwikkeld zal worden. Dit wordt in tussentijdse voortgangsgesprekken geconstateerd. Er kunnen nieuwe ontwikkelingsafspraken worden afgesproken, waarmee de leidinggevende en de medewerker concreet aan de slag kunnen en daarmee het uiteindelijke doel van de ontwikkelingsstroom kunnen behalen. De leidinggevende bereidt het ITP gesprek voor, formuleert ontwikkelingsafspraken en doet een voorstel voor ontwikkelingsstroom, hij raadpleegt vervolgens de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling voor de juiste ontwikkelingsstroom en doelstellingen en voert daarna met de medewerker het ITP-gesprek. De P&O administratie controleert achteraf of de ITPgesprekken zijn uitgevoerd en toetst de kwaliteit van de ITP’s. Rollen en verantwoordelijkheden Opdrachtgever en opdrachtnemer Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling onder aansturing van de Manager Arbeidsintegratie is opdrachtgever. Zij geeft opdracht aan de bedrijven binnen Combiwerk om medewerkers te ontwikkelen in een Arbeidsontwikkelingstraject. De bedrijven zijn opdrachtnemers en zijn verantwoordelijk voor een zo goed mogelijke uitvoering van deze opdracht. Een leidinggevende en een trajectadviseur Elke medewerker in traject heeft een leidinggevende op de werkvloer en daarnaast een trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de medewerker en doet een voorstel voor een ontwikkelingsstroom aan de trajectadviseur. Na overeenstemming over de ontwikkelingsstroom, legt de leidinggevende de ontwikkelingsstroom vast in het ITP en bespreekt dit met de medewerker. De leidinggevende draagt er vervolgens zorg voor dat de medewerker zich zo ontwikkelt dat de doelstellingen van een ontwikkelingsstroom worden behaald. Hij voert de jaarlijkse ITP- en tussentijdse voortgangsgesprekken met de medewerker en zorgt dat er samen met de medewerker wordt gewerkt aan de afgesproken ontwikkelingsafspraken uit het ITP. De werkzaamheden in het kader van de arbeidsontwikkeling worden door de leidinggevende zelf uitgevoerd en niet gedelegeerd aan een andere medewerker binnen zijn afdeling. Deze taken zijn immers onderdeel van het profiel van


8

(C een werkleider na implementatie van het primaire proces arbeidsontwikkeling. De leidinggevende legt verantwoording af aan de bedrijfsmanager. De leidinggevende registreert de ITP- en voortgangsgesprekken en de daaruit voortvloeiende gemaakte afspraken in COMPAS, het cliënt-volgsysteem. De trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling is regie-verantwoordelijk voor het traject. Dat wil zeggen dat de trajectadviseur in overleg met de leidinggevende de modules die in het traject worden ingezet selecteert en op elkaar afstemt. De trajectadviseur adviseert de leidinggevende bij het bepalen van de ontwikkelingsstroom. Indien de trajectadviseur en de leidinggevende het niet eens kunnen worden over de ontwikkelingsstroom van een specifieke medewerker, dan wordt de afweging voorgelegd aan de Manager Arbeidsintegratie en de betreffende Bedrijfsmanager. Op dat niveau (indien nodig op directieniveau) wordt de beslissing uiteindelijk genomen. De trajectadviseur registreert de ontwikkelingsstromen en de modules in het Arbeidsontwikkelingstraject in COMPAS. Bij de ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten is de begeleiding van de trajectadviseur intensiever dan bij de andere ontwikkelingsstromen, omdat de voorbereiding op een individuele externe arbeidsplaats een meer intensieve begeleiding en afstemming vraagt. Tweemaandelijks bespreken de leidinggevende en de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling de voortgang in de ontwikkeling en de ontwikkelingsstromen van alle medewerkers uit hun caseload. Op deze manier werken zij samen aan een continue ontwikkelingslijn. Op het moment dat een medewerker in de ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten in de toeleiding naar extern plaatsing terecht komt, meldt de leidinggevende de medewerker aan bij Detachering. De detacheringconsulent stemt met de medewerker en de leidinggevende de toeleidingsactiviteiten af, gaat op zoek naar een externe plaats en registreert dit in COMPAS (Proces Detacheren en Begeleid Werken). De trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling blijft als overkoepelende regiehouder betrokken bij de voortgang. Adviescentrum Arbeidsontwikkeling De Manager Arbeidsintegratie onder wie de trajectadviseurs van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling vallen, is opdrachtgever en verantwoordelijk voor de monitoring van het primaire proces arbeidsontwikkeling en waarborgt de kwaliteit van de uitvoering van het proces. Bij geconstateerd achterblijven van acties door de leidinggevende bespreekt de trajectadviseur dit met de leidinggevende en rapporteert tevens aan manager Arbeidsintegratie. Middels de maandelijkse rapportage rapporteert de manager Arbeidsintegratie aan het MT+ de status van arbeidsontwikkeling binnen Combiwerk, bijvoorbeeld aantal medewerkers in traject, verdeling over de ontwikkelingsstromen en huidige plaatsing ten opzichte van de werkladder. Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling verschaft de manager de benodigde informatie vanuit COMPAS ten behoeve van de maandrapportages. P&O De P&O administratie controleert achteraf de kwaliteit van de ITP’s door te kijken of de afspraken in het ITP voldoende concreet en uitvoerbaar zijn. De P&O administratie ondersteunt de leidinggevende bij het correct registreren van de ITP’s en de planning in COMPAS. De medewerker De medewerker is uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor zijn of haar ontwikkeling. Zonder de inzet en wil van de medewerker is het niet mogelijk om arbeidsontwikkeling te realiseren. Combiwerk ondersteunt de medewerker in deze ontwikkeling door begeleiding en faciliteiten te bieden waardoor de ontwikkeling kan plaatsvinden. De verantwoordelijkheid van de medewerker zelf ligt ten basis aan dit proces.


9

(C Taken en bevoegdhedenmatrix Leidinggevende (lg) Trajectadviseur ACA (ta)

Onderwerp Taakstelling en wachtlijst beheer

P&O adviseur

* Verantwoordelijkheid wachtlijstbeheer

Intake instroom

P&O administratie

MT+

Detachering/ Opleidingsco Reintegratie ördinator consulent

* Beleid taakstelling i.o.m. gemeente(n)

* Uitvoeren intake

* Opstellen ITP nieuwe * Aanmelding instroom op medewerker volgorde bij ACA m.b.v. document aanmelding * Aanmaken traject AO instroom Diagnose & oriëntatie

* Begeleiden medewerker

* Regie en Uitvoering diagnose en oriëntatie

* Diagnose * Registratie in traject werknemersvaardighed AO en * Resultaten in ITP nieuwe medewerker

* Resultaten in instroomplan/resultaten formulier ACA

* Overleg met ta over voortgang diagnosefase

* Overleg met lg over voortgang diagnosefase


10

(C Leidinggevende (lg) Trajectadviseur (ta)

P&O Adviseur

Onderwerp Ontwikkelings * Voorstel stroom en ITP ontwikkelingsstroom aan trajectadviseur

* Advies lg ontwikkelingsstroom

P&O administratie

MT+

Detachering / Opleidingscoö Reintegratiecon rdinator sulent

* Registratie ITP in * Beslissing indien COMPAS geen afstemming bereikt tussen ta en lg ontwikkelingsstroom

* Vastlegging * Advies inhoud * Kwaliteitscontrole ITP ontwikkelingsstroom in ontwikkelingsafspraken ITP ITP * Opstellen competentieprofiel medewerker

* Vastleggen * Monitoring en ontwikkelingsstroom en rapportage uitgevoerde huidige trede in traject ITP's AO

* Formuleren * Tweemaandelijks ontwikkelingsafspraken overleg lg over afgestemd op ontwikkeling caseload ontwikkelingsstroom * Vastleggen in ITP en * Monitoring voeren ITP gesprek arbeidsontwikkeling en Rapportage aan MT over stand AO

* Ontwikkelen medewerker * Tweemaandelijks overleg tA over ontwikkeling van caseload In-, door-, uitstroommatr ix

* Raadplegen in-, dooren uitstroommatrix t.b.v. plaatsingen

* Vaststellen jaarlijks o.b.v. ontwikkelingsstromen

* Opleveren maandrapportage (marap) met stand matrix Plaatsing instroom

* Bepalen plaatsing o.b.v. ontwikkeling medewerker en ruimte in instroommatrix

* Registratie personeelsmutatie in COMPAS

* Mutatieformulier aanmaken


11

(C Leidinggevende (lg)

Trajectadvis P&O Adviseur eur (ta)

P&O administratie

* Voorstel plaatsing o.b.v. ontwikkeling aan ta

* Advies plaatsing o.b.v. ontwikkeling en ruimte doorstroommatrix * Registreren doorstroom in traject AO

* Registratie personeelsmutatie in COMPAS

Onderwerp

Doorstroom

* Opstellen document onderbouwing doorstroom

MT+

Detachering / Opleidingscoör Reintegratieconsu dinator lent * Toeleiding naar externe plaatsing

* Mutatieformulier aanmaken Uitstroom

Middels proces uitstroom met als mogelijkheden:

Advisering en proceseigenaar proces uitstroom

1. ondergrens 2. bovengrens 3. natuurlijke uitstroom (65 jr / vervroegd pensioen /overlijden) 4. arbeidsrechterlijke procedures (beëindigingsovk/ ontbinding kantonrechter/ ontslagverguning UWV/ ontslag op staande voet) 5. arbeidsongeschikt procedures (toekenning WIA na WVP/ terugval op oude arbeidsongeschiktheidsregelingen /a.g.v. Herindicatie na 13 weken ziek)

Opleiding/trai *Opstellen, afstemmen met ta en * Accordering ning indienen verzoek opleiding verzoek lg a.d.h.v. passendheid opleiding bij ontwikkeling medewerker

* Registratie module opleiding in traject AO


* Beslissing goedkeuring deelname opleiding

* Advies n.a.v. verzoek opleiding (=check toelatingscriteria en startdatum

* Registratie soort opleiding in COMPAS

12

(C Opleidingen Een opleiding is altijd onderdeel van het Arbeidsontwikkelingstraject en wordt als module in het traject geregistreerd. In het belang van de arbeidsontwikkeling van een medewerker kan een leidinggevende na overleg met de trajectadviseur een verzoek voor deelname aan een opleiding of training indienen bij de opleidingscoördinator. De opleidingscoördinator maakt onderdeel uit van P&O en coördineert het aanbod van opleidingen en trainingen. De opleidingscoördinator onderzoekt of de medewerker voldoet aan de criteria voor deelname, bekijkt de passendheid van de opleiding vanuit zijn of haar opleidingsexpertise en geeft een schriftelijk advies aan de leidinggevende. De bedrijfsmanager dient uiteindelijk toestemming voor deelname te geven. Beloningsstructuur Het beloningsbeleid wordt door P&O ontwikkeld, ondersteunend aan het Primair Proces Arbeidsontwikkeling. Caseload leidinggevenden De medewerkers aan wie een leidinggevende (al dan niet tijdelijk) leiding geeft, zijn altijd geplaatst op de kostenplaats van deze leidinggevende. Op die manier is inzichtelijk aan hoeveel en welke medewerkers de leidinggevende leiding geeft. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de medewerkers in zijn of haar caseload. Medewerkers die tijdelijk (wel meer dan twee maanden) elders worden geplaatst, gaan in principe ook over van kostenplaats. Het proces Arbeidsontwikkeling samengevat Op pagina 13 staat het procesmodel Arbeidsontwikkeling grafisch weergegeven. Zoals op de vorige pagina’s beschreven, zijn er drie ontwikkelingsstromen, waarbinnen medewerker, leidinggevende en trajectadviseur werken aan de arbeidsontwikkeling van de medewerker. Door de ITP’s en voortgangsgesprekken wordt de voortgang geregistreerd en gemonitord. Een ontwikkelingsstroom geeft een doel voor een bepaalde periode en verandert indien wenselijk/noodzakelijk voor de ontwikkeling van de medewerker. In het plaatje op de volgende pagina geven de pijlen tussen de verschillende ontwikkelingsstromen die verandering aan. Door middel van diagnose - , oriëntatie en aanbodversterkende producten zoals een stage of opleiding, worden de trajectadviseur, de leidinggevende en de medewerker ondersteund in het Primair Proces Arbeidsontwikkeling. In hoofdstuk twee worden de criteria voor de verschillende ontwikkelingstromen toegelicht. Het proces Arbeidsontwikkeling valt uiteen in een aantal werkprocessen, te weten Instroom, Doorstroom, Individuele Ontwikkeling en Uitstroom. In de volgende hoofdstukken worden de eerste drie werkprocessen tot in detail beschreven. Het proces Uitstroom wordt door P&O nog verder uitgewerkt voordat het kan worden toegevoegd aan dit document.


13

(C


14

(C


2. Arbeidsontwikkeling en de criteria voor de ontwikkelingsstromen Het Arbeidsontwikkelingstraject kent drie ontwikkelingsstromen: Individueel naar buiten Een stap naar buiten Ontwikkelen binnen huidig werkniveau Iedere SW medewerker heeft binnen het Arbeidsontwikkelingstraject een ontwikkelingsstroom. Welke stroom is afhankelijk van de competenties Goed Werknemerschap van de medewerker op een bepaald moment en de ontwikkelingspotentie van de medewerker op deze vaardigheden het komende jaar. Deze competenties zijn waargenomen in het kader van het proces ITP en worden vastgelegd in het Individueel Trajectplan (ITP). De ontwikkelingspotentie is opgenomen in de ontwikkelingsafspraken in het ITP. De zeven competenties Goed Werknemerschap zijn: 1. Inzet en motivatie 2. Resultaatgerichtheid 3. Flexibiliteit 4. Samenwerken 5. Regels nakomen 6. Respect 7. Taalvaardigheid Samen met de leidinggevende werkt de cliënt/medewerker in de komende periode aan de ontwikkelingsafspraken die passen bij de afgesproken ontwikkelingsstroom. Deze ontwikkelingsafspraken zijn vastgelegd in het Individueel Trajectplan. Zodra een medewerker zijn of haar doelen uit het ITP heeft bereikt, wordt door de leidinggevende in samenspraak met het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling gekeken of het mogelijk is een andere ontwikkelingsstroom te volgen waardoor de medewerker zich verder kan ontwikkelen naar een zo regulier mogelijke arbeidsplaats. Ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten De ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten betekent ontwikkelen naar trede 4 (individuele detachering), trede 5 (Begeleid werken) of trede 6 (regulier werk zonder subsidie) van de werkladder2. De medewerker voldoet aan trede 4 of 5 als er minimaal 17 punten worden gescoord in totaal, verdeeld over de zeven competenties Goed Werknemerschap: Competenties:

1

Inzet en motivatie

2

Resultaatgerichtheid

3

Flexibiliteit

4

Samenwerken

5

Regels nakomen

6

Respect

7

Taalvaardigheid

Sub tot aantal punten

2

Beschut Werken

Groepsdeta./WOL

Indiv. deta.

Begeleid Werken

Werkladdertreden

Werkladdertrede

Werkladdertrede

Werkladdertrede

1 en 2

3

4

5

2

2

3

3

1

1

2

3

1

2

2

3

1

1

2

2

2

2

3

3

1

2

2

2

1

2

3

3

9

12

17

19

De werkladder is een indeling van arbeid die wordt gehanteerd om de afstand tot reguliere arbeid te

beschrijven. Onderaan de ladder staat dagbesteding, bovenaan de ladder staat reguliere arbeid. Daartussen bevinden zicht de treden 1 tot en met 5. Met behulp van de werkladder kunnen SW bedrijven de positie van hun doelgroep inzichtelijk maken, de interne mobiliteit onderzoeken en resultaten onderling vergelijken. Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

15

(C


De zittende medewerker die minimaal 15 punten scoort op de werknemersvaardigheden, komt in aanmerking voor de ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten. Immers, de medewerker gaat de komende periode zich ontwikkelen naar het niveau op trede 4 of 5, waardoor hij of zij kan doorstromen. Alle nieuwe medewerkers die instromen krijgen de ontwikkelingsstroom Individueel naar buiten mee, ongeacht het aantal punten. Zes maanden na plaatsing zal door de leidinggevende middels een ITP gekeken worden of deze ontwikkelingsstroom het best passend is of dient te worden bijgesteld. Bij een score van 19 of meer, maar helemaal regulier werken is gezien de ontwikkelingspotentie van de medewerker niet mogelijk, krijgt de medewerker de ontwikkelingsstroom Ontwikkelen binnen huidige werkniveau mee. Ontwikkelingsstroom Op weg naar buiten De ontwikkelingsstroom Op weg naar buiten betekent ontwikkelen naar trede 3 op de werkladder (Groepsdetachering of Werken Op Locatie). Voor trede 3 heb je 12 punten nodig op de werknemersvaardigheden. Voor de ontwikkelingsstroom Op weg naar buiten, kom je in aanmerking als je minimaal 8 punten scoort op de competenties Goed Werknemerschap (De medewerker gaat vervolgens het komende jaar werken aan de ontwikkelingspunten waardoor hij op trede 3 uitkomt en kan doorstromen.) Ontwikkelingsstroom Ontwikkelen binnen huidig werkniveau Ontwikkelen binnen huidige werkniveau wordt ingezet als een andere ontwikkelingsstroom op dit moment niet van toepassing is. Grafisch ziet de samenhang tussen de verschillende ontwikkelingsstromen er als volgt uit:


16

(C


In d

iv i

d

e ue

a l n

ar

15 ( = n e it bu

p )

O n tw ik k e le n b in n e n h u id ig w e r k n iv e a u

Op

w

na eg

ar

b

8p ( = n e u it

)

O n t w ik k e le n b in n e n h u id ig w e r k n iv e a u

D e ta c h e r in g O n t w ik k e le n b in n e n h u id ig w e r k n iv e a u

B e g e le id W e r k e n W e r k e n O p L o c a tie G r o e p s d e ta c h e r in g

B e s c h u t W e rk e n

W e r k la d d e r tr e d e n 1 + 2

W e r k la d d e r tr e d e 3


W e r k la d d e r tr e d e n 4 + 5

17

(C


3. Competenties en verschillende gedragsniveaus Medewerkers van Combiwerk worden ontwikkeld op een aantal competenties. De zeven vaste competenties die voor alle medewerkers gelden, ongeacht de functie worden de competenties Goed Werknemerschap genoemd. Dit zijn de competenties: • • • • • • •

Inzet en motivatie Resultaatgerichtheid Flexibiliteit Samenwerken Regels nakomen Respect Taalvaardigheid

Elke competentie is onderverdeeld in niveaus, en per niveau zijn er gedragsvoorbeelden beschreven. De niveaus zijn: • • • • • •

Medewerker laat basisgedrag zien op verzoek en onder intensieve begeleiding. Medewerker laat gewenst gedrag zien op verzoek en onder enige begeleiding. Medewerker laat zelfstandig gewenst gedrag zien na instructie. Medewerker laat zelfstandig en op eigen initiatief gewenst gedrag zien. Medewerker stimuleert anderen in de directe werkomgeving tot effectief gedrag. Laat zelf voorbeeldgedrag zien. Medewerker inspireert en faciliteert anderen binnen de hele organisatie tot effectief gedrag. Laat zelf voorbeeldgedrag zien.

Ook gelden altijd twee extra competenties, die per functie verschillen net als de taken. Dit zijn de zogenaamde variabele of functiegerichte competenties. Er wordt gekozen uit: • • • • • • •

Klantgerichtheid Leerbereidheid Betrouwbaarheid Organiseren eigen werk Oplossingsgerichtheid Instrueren/coachen Mondelinge communicatie

Elke medewerker wordt ontwikkeld op de zeven vaste en twee variabele competenties. In de Functieomschrijving, Competentieprofiel en Taakbeschrijving, kort gezegd het FCT van de medewerker staat welk niveau van de competenties voor die functie wenselijk is. Tevens staat in het werkladder profiel welk niveau wenselijk is voor het werken op een bepaalde trede van de werkladder. Er wordt naar gestreefd om de medewerker dusdanig te ontwikkelen op de competenties dat hij een volgende stap op de werkladder kan zetten.


18

(C


4.

Proces Individueel Trajectplan (ITP)

Wijzigingshistorie datum

naam

status

auteur

24 april 07

Proces persoonlijke ontwikkeling en functioneren Proces persoonlijke ontwikkeling en functioneren

1e concept

K. Diepenhorst/ Iroko K. Diepenhorst/ Iroko

30 mei 2007

11 juni 2007 12 augustus 2008

13 november 2008 22 januari 2009 9 april 2010

29 april

Aanpassing naamgeving: Proces persoonlijke ontwikkeling Aanpassing proces persoonlijke ontwikkeling i.v.m. aansluiting op primair proces Aanpassing proces ivm aansluiting op primair proces en naamswijziging: Individueel Trajectplan

2e concept, aanpassing na bespreking in stuurgroep Definitief

akkoord stuurgroep

K. Diepenhorst/ Iroko

1e concept

M. van der Heijden

2e concept

Ellen Barree Iroko

2.0 Definitief Aanpassingen proces agv evaluatie primair proces en verandervoorstellen ACA Nav bespreking MT

2.1 concept

ACA / BB Ai

3.0 Definitief

ACA / BB Ai


19

(C


Doel van het proces: Binnen Combiwerk op eenduidige wijze de personele ontwikkelingssystematiek uitvoeren op basis van competenties, Individuele Trajectplannen (ITP) en Voortgangsrapportages Arbeidsontwikkeling waardoor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de arbeidsontwikkeling wordt geborgd. Medewerkers spreken ‘dezelfde taal’ als het gaat om het praten over individuele ontwikkeling.

Uitgangspunten: Er wordt gewerkt met de Goed Werknemerschap competenties en functiegerichte competenties met gedragsvoorbeelden. Het werkproces ITP en het Proces Voortgang geven samen met de werkprocessen in-, dooren uitstroom invulling aan het Primair Proces Arbeidsontwikkeling.

Betrokken afdelingen: Afdeling Adviescentrum Arbeidsontwikkeling Bedrijfsbureau Ai Leidinggevenden Combiwerk afdelingen/bedrijven

Rol Eigenaar Administratieve ondersteuning Verantwoordelijk voor uitvoering

Gerelateerde processen: Proces Primair proces Arbeidsontwikkeling Betrokken informatiesystemen: Informatie systeem COMPAS

Gerelateerde werkinstructies: Werkinstructie ITP en Voortgang Ontwikkeling Toelichting ITP Werkinstructie profielmatching Werkinstructie registratie ITP en Voortgang Werkinstructie Doorstroom

Toelichting Registratie, aanleveren en ontvangen van gegevens

Voor leidinggevenden Voor medewerkers Voor leidinggevenden Voor Bedrijfsbureau Ai Voor leidinggevenden


20

(C


Grafische weergave proces ITP


21

(C


Processen ITP en Voortgang Er is een manier van werken ontwikkeld om de individuele ontwikkeling van alle medewerkers van Combiwerk en hun functioneren goed te kunnen begeleiden en volgen; het proces ITP en Voortgang. Door middel van het formuleren van een ontwikkelingsstroom met bijpassende ontwikkelingsafspraken, het waarnemen van werknemersvaardigheden en door het voeren van gesprekken hierover met medewerkers, wordt hier invulling aan gegeven. De resultaten van de gesprekken en de gemaakte afspraken worden vastgelegd in COMPAS (zie hiervoor de werkinstructie COMPAS). Na het maken van de afspraken gaan de leidinggevende en de medewerker aan de slag met de ontwikkelingsafspraken. De voortgang van deze ontwikkelafspraken en het effect op de werknemersvaardigheden (in sommige gevallen functievaardigheden) wordt geregistreerd in een voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling. De trajectadviseur adviseert de leidinggevende in dit proces.

Uitgangspunten: Elke werknemer krijgt minimaal elke drie jaar een ITP. Wanneer de ontwikkelstroom van een medewerker a.g.v. ontwikkeling van de werknemersvaardigheden tussentijds verandert, wordt er (eerder dan na 3 jaar) een nieuw ITP gemaakt. Deze stappen worden beschreven in het proces ITP De voortgang van de ontwikkeling wordt jaarlijks vastgelegd in een voortgangsrapportage. Elk jaar worden de competenties “goed werknemerschap” gescoord. (Compas) Deze processen staan beschreven in het proces Voortgang.

Processtappen Individueel Trajectplan (ITP) Stap 1 Gespreksvoorbereiding Individueel Trajectplan (checken, observeren, vastleggen scores) De leidinggevende en de medewerker maken in een Individueel Trajectplan (ITP) samen ontwikkelafspraken gericht op het verbeteren van de werknemersvaardigheden en beschrijven welke werkzaamheden de medewerker uitvoert en op welke wijze de medewerker dit doet. De individuele ontwikkeling bestaat uit de onderdelen werknemerscompetenties (vaardigheidsgerelateerde ontwikkeling) en taken (vakgerelateerde ontwikkeling). Indien uit de voorbereiding op het ITP blijkt dat er corrigerende of arbeidsrechterlijke maatregelen nodig zijn, dan wordt een apart functioneringsgesprek met de medewerker aangegaan. Zie daarvoor het proces Beoordelen. Beoordelen, Functiewaardering of een bevordering naar een andere salarisgroep zijn geen onderdeel van het proces Individuele Ontwikkeling, maar van het Proces Beoordelen/Belonen. Als voorbereiding op het ITP gesprek dient de leidinggevende a te checken of de functie correct in COMPAS staat; b de medewerker te observeren; c de competenties van de medewerker te scoren; d het profiel (de score van de medewerker) te matchen met de werkladdertreden.


22

(C


Stap 1a Check functie Elke medewerker heeft een FCT. FCT staat voor Functieomschrijving, Competentieprofiel en Taakbeschrijving. In deze stap gebeurt het volgende: •

Leidinggevende: controle of FCT gekoppeld aan medewerker het juiste FCT is

•

Leidinggevende: indien niet juist FCT, doorgeven aan P&O adviseur

•

P&O adviseur: stelt nieuw FCT voor

•

Leidinggevende: akkoordgeving

Stap 1b Observeren Tijdens het werk houdt de leidinggevende concreet waargenomen gedrag en taken van de medewerker bij. Er wordt gekeken naar competenties, uitvoering taken, verzuim en aanpassingen die een medewerker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Wanneer dit onderdeel uitmaakt van de ontwikkeling van de medewerker, worden deze zaken tijdens het ITP gesprek met de medewerker besproken. (In hoofdstuk drie en vier wordt toegelicht op welke competenties binnen Combiwerk de medewerker wordt ontwikkeld. Stap 1c Invullen competentieprofiel in COMPAS Op basis van de observaties vult de leidinggevende in COMPAS het competentieprofiel van de medewerker in. De leidinggevende voert de scores van de medewerker op de competenties in. Zie hiervoor de werkinstructie leidinggevenden ITP. Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie - Profiel medewerker maken/bijschrijven in COMPAS (zie werkinstructie leidinggevenden ITP) Stap 1d Bepalen ontwikkelingsstroom en ontwikkelingsafspraken (matchen) Met behulp van de ingegeven informatie uit stap 1c kan de leidinggevende nu de scores van de medewerker vergelijken met de competentieprofielen van de verschillende werkladdertreden (zie werkinstructie leidinggevenden Individuele Ontwikkeling). Door de medewerker te matchen met de treden in COMPAS bepaalt de leidinggevende de voorlopige ontwikkelingsstroom van de medewerker en bekijkt aan welke competenties de medewerker het komende jaar gaat werken. De leidinggevende bespreekt vervolgens met de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling de voorgestelde ontwikkelingsstroom en de datum waarop het doel van deze ontwikkelingsstroom gerealiseerd zou kunnen worden. Tijdens het tweemaandelijkse overleg met de trajectadviseur (zie stap 7) worden de ontwikkelingsstromen van de medewerkers doorgenomen. De trajectadviseur adviseert de leidinggevende bij de keuze van de juiste ontwikkelingsstroom. Indien de trajectadviseur en de leidinggevende het niet eens kunnen worden over de ontwikkelingsstroom, dan wordt de afweging voorgelegd aan de manager Arbeidsintegratie en de betreffende Bedrijfsmanager. Na afstemming registreert de trajectadviseur in COMPAS in het Arbeidsontwikkelingstraject de ontwikkelingsstroom van de medewerker. Verantwoordelijke Leidinggevende Trajectadviseur Registratie - Profiel medewerker matchen met werkladdertreden in COMPAS - Module ontwikkelingsstroom in Arbeidsontwikkelingstraject (door trajectadviseur) Stap 2 Vastleggen Ontwikkelingsafspraken in ITP formulier De leidinggevende opent een nieuw ITP-formulier in COMPAS en vult het formulier voor zover dit kan vast in, ter voorbereiding van het ITP gesprek met de medewerker.


23

(C


Een aantal gegevens van de medewerker, waaronder de ingevulde score uit stap 3 op de competenties worden automatisch in het formulier gekoppeld. Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie ITP formulier in COMPAS Stap 3 Medewerker voorbereiden op ITP gesprek Medewerker dient tijdig op de hoogte te worden gesteld van het komend ITP-gesprek. Leidinggevende vraagt de betreffende medewerker na te denken over zijn individuele ontwikkeling in afgelopen periode, zijn wensen voor de toekomst over werk, opleidingen en arbeidsomstandigheden (denk ook aan de Tips voor ontwikkeling voor medewerkers) De medewerker ontvangt van de leidinggevende een schriftelijke uitnodiging voor een ITP gesprek. Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie Uitnodigingsbrief ITP gesprek in COMPAS Stap 4 ITP gesprek voeren In het gesprek vertelt de leidinggevende welke afspraken hij voor de medewerker voor ogen heeft en vraagt de medewerker naar zijn eerste reactie. De leidinggevende legt uit wat hij het meest nodig vindt voor de ontwikkeling van de medewerker en in welke mate hij de hierbij behorende taken of competenties heeft waargenomen. De leidinggevende vraagt de medewerker naar zijn mening over zijn ontwikkeling en naar zijn ambities (zowel binnen als buiten het werk). De leidinggevende en de medewerker stellen samen de afspraken voor de toekomst vast en bepalen het hoofddoel. Specifieke afspraken die betrekking hebben op onderzoek naar de mogelijkheden van de medewerker of opleiding/training, worden ook in het ITP vastgelegd. Tot slot wordt er afgesproken en vastgelegd in het ITP formulier wanneer het volgende ITP gesprek zal plaatsvinden en worden tussentijdse voortgangsgesprekken ingepland (dit kunnen ook korte gespreksmomenten op de werkplek zijn en het aantal en frequentie verschillend per traject). De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het ITP, waarna de leidinggevende het ITP formulier aan het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling stuurt. De leidinggevende is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van eventuele aanbodversterking dat wordt vermeld in het ITP. Het Bedrijfsbureau Arbeidsintegratie registreert de datum volgend ITP-gesprek in Compas, plant de jaarlijkse score werknemersvaardigheden in Compas en zorgt voor verzending van het ITP aan de medewerker en voor archivering in het personeelsdossier. De leidinggevende is zelf verantwoordelijk voor het signaleren op zijn geplande ITP gesprekken en scoren werknemersvaardigheden. Dit kan hij bewaken door het draaien van een signaleringslijst in COMPAS (zie werkinstructie leidinggevenden ITP). Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie Leidinggevende in ITP formulier in COMPAS, daarna printen en getekend naar Adviescentrum Arbeidsontwikkeling. De trajectadviseur registreert de ontwikkelstroom en levert het ITP aan Bedrijfsbureau Arbeidsintegratie. Bedrijfsbureau Arbeidsintegratie registreert de plandatum volgend ITP-gesprek in Compas (tbv check daadwerkelijk ontvangen van het ondertekend ITP) Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

24

(C


Bedrijfsbureau Arbeidsintegratie plant in Compas (tabblad functioneren) het jaarlijkse Scoren Werknemersvaardigheden. (1 jaar na datum ITP).

4.1

Proces Voortgang

Grafische weergave Proces Voortgang Ontwikkeling


25

(C


Stap 1 Uitvoeren ontwikkelingsafspraken De leidinggevende en de medewerker gaan aan de slag om de ontwikkelingsafspraken uit te voeren om daarmee op de geplande datum het doel van de ontwikkelingsstroom te bereiken. De leidinggevende maakt in Compas de Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling aan. De trajectadviseur is voor raadpleging over ontwikkeling beschikbaar voor de leidinggevende en voert minimaal elke 2 maanden overleg met de leidinggevende over de voortgang van de gemaakte ontwikkelafspraken. Verantwoordelijke Leidinggevende Medewerker (is verantwoordelijk voor zijn inzet en meewerking aan ontwikkeling) Registratie Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling (door leidinggevende) Stap 2 Bespreken en registreren voortgang ontwikkeling (met trajectadviseur) Elke leidinggevende heeft een vaste trajectadviseur met wie hij periodiek de voortgang van de ontwikkeling van zijn medewerkers bespreekt. Er wordt besproken of de medewerkers voldoende voortgang boeken om het doel van de ontwikkelingsstroom te behalen, vervolgafspraken en acties worden besproken en eventuele tips voor ontwikkeling worden met de trajectadviseur uitgewisseld en vastgelegd in de voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling.

Nieuwe ontwikkelstroom: In dit overleg kan blijken dat de medewerker zich zo heeft ontwikkeld dat hij of zij geplaatst kan worden in een andere Ontwikkelstroom. De leidinggevende gebruikt dan de informatie uit de voortgangsrapportage en maakt een nieuw ITP (zie proces ITP). Dit kan ook in combinatie met een niuewe werkplek zijn. (zie hieronder) Nieuwe werkplek (overplaatsing): Uit de voortgang van de ontwikkeling kan ook blijken dat het wenselijk is om de medewerker elders te plaatsen. Ook dan gebruikt de leidinggevende de voortgangsrapportage om het nieuwe ITP te maken. (zie proces doorstroom en proces ITP en voor de te nemen stappen). NB. (zie ook proces Doorstroom) Overplaatsing agv verandering ontwikkelstroom: ITP maken en onderbouwing doorstroom Overplaatsing zonder verandering van ontwikkelstroom: werknemersvaardigheden scoren en onderbouwing doorstroom Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie In Arbeidsontwikkelingstraject in COMPAS (trajectadviseur) Medewerkersoverzicht uit COMPAS (trajectadviseur) Scoren werknemersvaardigheden Compas (leidinggevende) Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling (leidinggevende) Bij verandering Ontwikkelstroom ITP (leidinggevende) Stap 3 Bespreken voortgang ontwikkeling met medewerker De leidinggevende heeft met de medewerker tussentijdse voortgangsgesprekken om de voortgang van de ontwikkeling door te nemen. Deze gesprekken worden geregistreerd in de Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling in COMPAS. Verantwoordelijke Leidinggevende Registratie Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling in COMPAS (leidinggevende)


26

(C


Stap 4 Jaarlijks scoren werknemersvaardigheden m.b.v. informatie vanuit de Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling Om jaarlijks de ondernomen acties en de voortgang van de ontwikkeling te registreren legt de leidinggevende deze vast in de Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling en scoort hij jaarlijks de werknemersvaardigheden in Compas. - De leidinggevende registreert gedurende het jaar de ondernomen acties, resultaten en gemaakte vervolgafspraken in de Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling. - Jaarlijks in december scoort de leidinggevende de werknemersvaardigheden in Compas op basis van de informatie uit de voortgangsrapportage - De leidinggevende levert de voortgangsrapportage (geeft signaal af dat de rapportage in Compas staat) aan zijn trajectadviseur. (Trajectadviseur informeert Bedrijfsbureau) - Het Bedrijfsbureau Arbeidsintegratie plant de volgende score werknemersvaardigheden in tabblad functioneren Compas. - De leidinggevende maakt voor het komende jaar zelf een nieuwe Voortgangsrapportage aan.

Stap 5 Inzet Aanbodversterking Om de medewerker te ondersteunen in zijn ontwikkeling naar een passende arbeidsplaats kunnen er producten worden ingezet waardoor zijn arbeidspositie wordt versterkt. Hierbij kan gedacht worden aan trainingen, workshops of de inzet van stages. Indien de leidinggevende voornemens is om de medewerker aan te melden voor een opleiding of cursus, anders dan het eigen trainingsaanbod op vakvaardigheid, wordt het Opleidingsaanvraagformulier (OPL 00) in COMPAS gebruikt. Zie hiervoor de procedure rondom Opleidingen. Aanbodversterking is meer dan het volgen van trainingen en opleidingen. Grotendeels vindt aanbodversterking plaats door te leren op de werkplek. Aanbodversterking zijn alle activiteiten gericht op de ontwikkeling van de individuele werknemer. Verantwoordelijke Leidinggevende

Stap 6 Rapporteren en monitoren De leidinggevende houdt zelf bij wanneer zijn ITP gesprekken en acties gepland zijn, bijvoorbeeld door middel van het draaien van de signaleringslijst in COMPAS (zie werkinstructie Leidinggevenden ITP). Middels de maandelijkse rapportage rapporteert de manager Arbeidsintegratie aan het MT de status van arbeidsontwikkeling binnen Combiwerk, bijvoorbeeld aantal medewerkers in traject, verdeling over de ontwikkelingsstromen en huidige plaatsing ten opzichte van de werkladder. Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling verschaft de manager de benodigde informatie vanuit COMPAS ten behoeve van de maandrapportages.


27

(C


5. Werkproces Instroom

datum 9 september 2008 20 oktober 2008 31 oktober 2008 22 januari 2009 9 april 2010

29 april 2010

status

auteur

Procesbeschrijving

0.1 concept

Ellen Barree

Aanpassing

0.2 concept

Ellen Barree

Aanpassing

0.3 concept

Ellen Barree

2.0 Definitief

Ellen Barree

2.1 concept

ACA

3.0 Definitief

ACA

Aanpassing nav evaluatie Primair proces Nav bespreking MT


Accoord stuurgroep

28

(C


Doel van het proces: Het doel van het proces instroom is het bepalen van de beginsituatie van een nieuwe medewerker, de ontwikkelingsmogelijkheden en het vinden van een zo passend mogelijke arbeidsplaats op basis van vak- en werknemersvaardigheden en ontwikkelingsmogelijkheden met talenten en passie als vertrekpunt. Uitgangspunt: Combiwerk is een arbeidsontwikkelingsorganisatie dat medewerkers de mogelijkheid biedt zich te ontwikkelen naar passende en zo regulier mogelijke arbeid. Het werkproces Instroom is één van de onderliggende werkprocessen van het Primair Proces Arbeidsontwikkeling. Betrokken afdelingen: Afdeling Leerbedrijven Adviescentrum Arbeidsontwikkeling P&O

Rol Verantwoordelijk Adviserend Adviserend

Gerelateerde processen: Proces Individuele ontwikkeling Betrokken informatiesystemen: Informatiesysteem Compas

Gerelateerde werkinstructies: N.v.t.


29

(C



30

(C


Processen voorafgaand aan het proces instroom Wachtlijstbeheer P&O is verantwoordelijk voor het wachtlijstbeheer en draagt zorg voor een schone wachtlijst door middel van het versturen van brieven met een check op de beschikbaarheidscriteria.

Voortraject voor kandidaten op de wachtlijst De gemeente stelt middels verordeningen vast of bepaalde groepen op de wachtlijst in aanmerking komen voor sociale activering. Dat wil zeggen dat deze kandidaten gedurende hun wachtlijstperiode een traject bij Combiwerk krijgen aangeboden. P&O attendeert het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling op kandidaten voor sociale activering van WWB gerechtigden. De opdrachtgever meldt de kandidaten aan bij het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling. Zie voor verdere details van dit voortraject de procesbeschrijving Activering. Eventuele toekomstige activeringstrajecten, voor andere groepen op de wachtlijst kunnen via het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling worden gestart. Over dergelijke trajecten worden dan eerst afspraken gemaakt met de gemeenten over financiering en inhoud van het traject. Taakstelling De P&O adviseur geeft in opdracht van F&C het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling opdracht tot het in dienst nemen van WSW geïndiceerden en biedt daartoe de instroomvolgorde aan en het maximum aan uren waarvoor dienstverbanden kunnen worden aangegaan. De P&O administratie plant op aangeven van de P&O adviseur en in overleg met het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling de intake van de nieuwe medewerker in bij de trajectadviseurs.


31

(C


Processtappen proces Instroom Hieronder staan alle te onderscheiden processtappen gedetailleerd beschreven. Stap 1. Aanmelding Instroom P&O is verantwoordelijk voor het wachtlijstbeheer. Vanuit de P&O adviseur volgt aan het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling de opdracht voor instroom vanaf de wachtlijst. De P&O adviseur levert hiertoe een overzicht aan van instroomvolgorde en het maximum uren waarvoor dienstverbanden kunnen worden aangegaan. Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling heeft zodoende de gelegenheid dienstverbanden op maat aan te bieden. Documenten Overzicht Instroom (Excel) Stap 2. Intake Zodra de kandidaat aan de beurt is voor instroom vanaf de wachtlijst, wordt de kandidaat gebeld voor een intakegesprek met de trajectadviseur. De P&O administratie plant de afspraak in de agenda van de Trajectadviseur. De kandidaat ontvangt minimaal 5 werkdagen voor de afspraak een schriftelijke uitnodiging (zie document COMPAS). De Trajectadviseur opent in het cliëntdossier van de geïndiceerde een Arbeidsontwikkelingstraject en de module Intake. Tijdens het intakegesprek vindt de kennismaking plaats met de kandidaat. De interesses, achtergrond, ervaring en handicaps worden geïnventariseerd. Tevens worden de beschikbaarheidcriteria (zie stap 3) gecheckt. Op basis van deze intake wordt door de Trajectadviseur bepaald of de kandidaat een dienstverband zal krijgen aangeboden van drie maanden en per wanneer de kandidaat kan instromen, zie stap 3. Met de gegevens uit de intake wordt een Individueel trajectplan nieuwe medewerker (ITP nw mw.) opgesteld door de Trajectadviseur. In dit trajectplan wordt vastgelegd welke producten tijdens de Diagnose en Oriëntatie fase zullen worden ingezet en met welk doel. Tijdens de introductie (zie stap 4) wordt het ITP Nw mw. met de kandidaat doorgenomen en door de Trajectadviseur en de kandidaat ondertekend. Na de intake kopieert de Trajectadviseur de benodigde documenten van de kandidaat ten behoeve van de indiensttredingmutatie door de P&O administratie (zie stap 3). Documenten Intake: Uitnodigingbrief Intake ITP nw mw. Registratie Openen traject AO en module Intake in COMPAS, cliëntdossier Doorlooptijd 2 weken


32

(C


Stap 3. Check beschikbaarheidcriteria en aangaan dienstverband De criteria voor het aangaan van een dienstverband zijn in de basis gelijk aan de beschikbaarheidcriteria voor plaatsing op de wachtlijst conform de Regeling uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken (ruswbw). P&O beheert de wachtlijst en voorgestelde kandidaten zijn in beginsel beschikbaar voor WSW werk. Het kan voorkomen dat de beschikbaarheidtoets achterhaald is op het moment van indiensttreding. Aan geïndiceerde kan een dienstverband geweigerd worden indien sprake is van één van onderstaande criteria: • • • • • • • •

geïndiceerde is langer dan 13 weken ziek; geïndiceerde volgt een voltijd opleiding of –scholing (tenzij gericht op het aanvaarden van een SW-dienstverband); geïndiceerde niet in Nederland woont; geïndiceerde niet bereid is een dienstverband te aanvaarden; geïndiceerde een vrijheidsstraf uit zit en niet op proefverlof is; indien de toelichting tot het weigeren een verklaring omtrent het gedrag van de geïndiceerde de veiligheid van zittend personeel in gevaar brengt; geïndiceerde geen toelichting wil overleggen tot het weigeren van een verklaring omtrent het gedrag; geïndiceerde niet (langer) voldoet aan de minimale SW vereisten voor een SW dienstverband (zie indicatievereisten doelgroep).

Wanneer uit de intake blijkt dat één van bovenstaande beschikbaarheidcriteria van toepassing is, raadpleegt de trajectadviseur de P&O adviseur of een dienstverband kan worden aangeboden. Indien geen dienstverband kan worden aangeboden op grond van de beschikbaarheidcriteria, wordt het dossier terug overgedragen aan P&O voor verdere handelingen. SW kandidaten die instromen van de wachtlijst krijgen de eerste drie maanden een dienstverband aangeboden dat in uren deelbaar is door 4, afgestemd op de formatieruimte en de capaciteit van de medewerker.waarbij een minimum geld van 16 uur. Na de intake en check op criteria voor het aangaan van een dienstverband, wordt de geïndiceerde een dienstverband aangeboden voor de duur van drie maanden. De medewerker wordt direct op de kostenplaats gezet van de leidinggevende bij wie hij of zij gedurende de diagnose en oriëntatiefase wordt geplaatst. De Trajectadviseur stemt met de toekomstig leidinggevende van de afdeling waar de diagnose zal plaatsvinden af wanneer de medewerker kan starten. De Trajectadviseur vult het indiensttredingformulier in en stuurt dit met de gekopieerde documenten (kopie ID, zorgpas, bank/giropas, pensioen, diploma’s, uitkeringgegevens) naar de P&O administratie. De P&O administratie maakt het dienstverband in orde en registreert dit in COMPAS. De P&O administratie stuurt een kopie van de arbeidsovereenkomst naar de medewerker en maakt met de medewerker een afspraak voor het indiensttredinggesprek om de arbeidsovereenkomst door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden. De medewerker ontvangt van de Trajectadviseur voor aanvang van het dienstverband een welkomstbrief met daarin het startmoment en het werkrooster met een toelichting hierop. Documenten Indiensttredingsformulier Arbeidsovereenkomst Welkomstbrief, werkrooster Registratie Aanmaken personeelsdossier in COMPAS door P&O administratie Afronden module intake in traject door Trajectadviseur Aanmaken documenten in COMPAS


33

(C


Stap 4. Diagnose en Oriëntatie Na de intake worden met de betreffende BU de mogelijkheden voor plaatsing afgestemd, volgt de daadwerkelijke plaatsing bij een leidinggevende en begint de diagnose en oriëntatiefase. De Trajectadviseur opent de benodigde diagnosemodules in COMPAS. Overdracht aan leidinggevende De Trajectadviseur en de leidinggevende nemen het voorlopig ITP nw mw. van de medewerker door, zodat de leidinggevende goed op de hoogte is van het profiel van de kandidaat en wat er tijdens de eerste fase dient te gebeuren. Indien er tegelijkertijd meerdere medewerkers nieuw instromen, verstrekt de Trajectadviseur eveneens een presentielijst aan de leidinggevende met daarop de diverse startdata en eventuele aandachtspunten. Introductie en kennismaking De Trajectadviseur bespreekt met de medewerker het voorlopige ITP nw mw.. De Trajectadviseur geeft een korte introductie over Combiwerk (aansluiten bij bestaand introductieprogramma) en stelt de medewerker voor aan zijn leidinggevende die hem dagelijks begeleidt gedurende deze fase. De nieuwe medewerker gaat gedurende de fase Diagnose en Oriëntatie bij één van de bedrijven van Combiwerk aan de slag. De trajectadviseur onderzoekt per situatie welke afdeling het meest passend is voor de diagnose van de medewerker. Diagnose en oriëntatieproducten Tijdens de module Diagnose en Oriëntatie vindt een aantal onderzoeken plaats om te bepalen tot welke werkzaamheden een medewerker op dit moment in staat is, op welke trede hij zich op de werkladder bevindt, welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn, rekening houdende met de beroepsvoorkeuren van de medewerker en de kansen op de regionale arbeidsmarkt. De producten die tijdens de module Diagnose en Oriëntatie kunnen worden ingezet, zijn (exacte producten zijn opvraagbaar bij het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling): • Diagnose werknemersvaardigheden • Beroepenoriëntatie • Check belastbaarheid en medische informatie (alleen bij instroom, zittende populatie via bedrijfsarts) • Aanmelding Psyche en Arbeid (psychologisch onderzoek) • Ergo-kit (onderzoek fysieke belastbaarheid) • Nederlandse Taaltest • Beoordeling Arbeidsmarktrelevantie (aan het eind van deze module indien nodig) • MELBA (uitgebreid onderzoek a.d.h.v. capaciteiten- en eisenprofiel) • Stages op diverse afdelingen De onderzoeken worden gedaan door de Trajectadviseur of worden in opdracht van de Trajectadviseur uitgevoerd, waarna het aangeboden wordt voor archivering in het personeelsdossier aan de P&O administratie. Eventueel kunnen de onderzoeken gescand in COMPAS worden opgeslagen. Inzet stages Indien de trajectadviseur of de leidinggevende het noodzakelijk acht om een medewerker tijdelijk op een andere afdeling ervaring te laten opdoen, dan kan er een stage worden ingezet. Het betreft hier een stage voor de SW medewerker. Het doel kan zijn dat een medewerker zich hierdoor beter kan oriënteren op het soort werk dat hij uiteindelijk wil gaan doen of dat er door de inzet van ander werk andere prikkels op de medewerker afkomen waardoor een meer volledige diagnose van de medewerker kan worden gesteld. Het uitgangspunt bij een stage is: een leidinggevende kan niet weigeren mee te werken aan een stageplek als dit noodzakelijk is voor de diagnose en oriëntatie van de cliënt. De duur van de stage varieert tussen 1 en 4 weken, afhankelijk van het doel. De leidinggevende op de stageplek, de huidige leidinggevende en de trajectadviseur stemmen met elkaar af wat het tijdstip, de duur en het doel van de stage zal zijn. Dit wordt vastgelegd in een document onderbouwing doorstroom/stage in COMPAS. De bevindingen van de stageperiode worden vastgelegd door de leidinggevende op de stageplek in het formulier Stageverslag. De trajectadviseur legt de inzet van stages vast in het Traject in Compas door de module stage te openen (en na afloop te sluiten). Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

34

(C


Overleg en registratie Gedurende de Diagnose en Oriëntatiefase, vindt er wekelijks overleg plaats tussen de trajectadviseur en de leidinggevende om alle instroommedewerkers die in de diagnosefase zitten kort te bespreken. Hiervoor wordt het observatieformulier gebruikt (deel 2 uit het instroomplan) dat de leidinggevende invult. Tweewekelijks heeft de trajectadviseur een gesprek met de medewerker over zijn ervaringen en de voortgang. Aan het eind van de Diagnose en Oriëntatiefase wordt door de trajectadviseur het trajectplan gemaakt (zie ook stap 6) waarin de informatie uit het instroomplan staan en worden aangevuld met de resultaten uit deze fase. Eveneens worden in dit trajectplan de ontwikkelingsstroom (zie hieronder) en de ontwikkelingsafspraken voor de toekomstige plaatsing vastgelegd. Het trajectplan wordt daarmee voor de toekomstige leidinggevende en de medewerker een eerste leidraad voor de arbeidsontwikkeling van de medewerker.

Bepalen aanbodversterkende producten Bovendien wordt na of tijdens de diagnose en oriëntatiefase gekeken welke aanbodversterkende producten de medewerker nodig heeft om de gewenste ontwikkeling te kunnen maken (zie onder stap 7 aanbodversterking). Deze producten worden eveneens in het trajectplan vastgelegd. Er kan al gedurende deze fase gestart worden met het inzetten van aanbodversterkende producten. Rollen en verantwoordelijkheden Gedurende de fase diagnose en oriëntatie is voor de medewerker zijn of haar leidinggevende het eerste aanspreekpunt. Ziekmeldingen en/of verlof aanvragen verlopen via de leidinggevende. De trajectadviseur kan door de leidinggevende worden geraadpleegd bij het zoeken naar een oplossing in geval van ernstige problemen in het kader van arbeidsontwikkeling. Doorlooptijd Maximaal 3 maanden (na 2 weken intakeperiode) Documenten D&O Individueel Trajectplan nieuwe medewerker Presentielijst Onderzoeksformulieren Registratie Module werknemersvaardigheden Specifieke onderzoeksmodules Specifieke aanbodversterkende modules Resultaten uit deze fase worden vastgelegd in het Individueel Trajectplan nieuwe medewerker (deel 2, observatieformulier)


35

(C


Stap 5. Beoordelingsgesprek einde dienstverband bepaalde tijd en (eventuele) verlenging Voor het einde van het 1e dienstverband, uiterlijk in de 10e week, bepalen de trajectadviseur en de leidinggevende of de medewerker in aanmerking komt voor een verlenging van het dienstverband, een eventuele uitbreiding van uren of dat het dienstverband om gegronde redenen niet kan worden verlengd. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de verslaglegging van het gesprek en het aanmaken van het mutatieformulier. Zie voor de exacte stappen rondom beoordelen en verlenging/beëindiging van het dienstverband het proces Beoordelen. Het proces beoordelen wordt ook gevolgd in geval van uitbreiding van de werkuren. Documenten Beoordelingsformulier P&O mutatieformulier Uitdiensttredingsformulier Aanpassing arbeidsovereenkomst Stap 6. Definitief ITP nieuwe medewerker, Bemiddeling en Plaatsing Definitief ITP nieuwe medewerker na maximaal 3 maanden dienstverband. Voor elke nieuwe werknemer moet uiterlijk 3 maanden na de datum van in dienst treding een traject gericht op de ontwikkeling van de medewerker zijn vastgelegd. Dit ontwikkeltraject en de bijbehorende ontwikkelafspraken worden vastgelegd in het ITP nieuwe medewerker. Scoren werknemersvaardigheden en bepalen Ontwikkelstroom Op basis van de observatie van de werknemersvaardigheden in de diagnoseperiode bepaalt de trajectadviseur (in overleg met de leidinggevende) de ontwikkelafspraken voor de komende periode en de ontwikkelstroom waarop de werknemer wordt geplaatst. De trajectadviseur scoort hiervoor de werknemersvaardigheden in Compas (tabblad functioneren) Ondertekenen Individueel Trajectplan door leidinggevende, trajectadviseur en medewerker Het ITP nieuwe medewerker wordt voorafgaand aan de plaatsing, na afloop van de diagnose en oriëntatiefase in overleg met de medewerker en de leidinggevende definitief gemaakt en dient als eerste vertrekpunt voor de ontwikkeling van de medewerker gedurende de plaatsing. Alle drie tekenen voor de gemaakte afspraken tijdens het driehoeksgesprek. In het trajectplan zijn nu ook de ontwikkelingsafspraken voor de komende zes maanden opgenomen. In het trajectplan worden tevens eventuele in te zetten aanbodversterkende producten gedurende de plaatsing vermeld. Het definitieve trajectplan is in feite een eerste, meer uitgebreid ITP geworden. De leidinggevende waar de medewerker wordt geplaatst maakt op basis van het ITP nieuwe medewerker de voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling aan in Compas. Eerste ITP door Leidinggevende Zes maanden na het maken van het definitieve ITP nieuwe medewerker (en dus 9 maanden na het instroommoment) vindt het eerstvolgende ITP gesprek plaats tussen de leidinggevende en de medewerker. (zie proces ITP) De leidinggevende gerbruikt hierbij de informatie vanuit de voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling. Het bedrijfsbureau Ai plant hiervoor dit ITP-gesprek in compas. De Trajectadviseur bewaakt mede dathet ITP wordt gemaakt.

Plaatsing De trajectadviseur plaatst de medewerker op een interne of externe plaats, afhankelijk van de mogelijkheden van de medewerker en zijn ontwikkelingsafspraken. De oude leidinggevende en de trajectadviseur leveren hiervoor aan de nieuwe leidinggevende: Het ITP nieuwe medewerker en de onderbouwing Doorstroom. Externe plaatsing Indien de medewerker op basis van zijn vaardigheden in staat is om direct extern geplaatst te worden, neemt de trajectadviseur contact op met een detacheringsconsulent. De medewerker komt Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

36

(C


nu in de toeleiding naar Externe plaatsing terecht (zie de processen Begeleid Werken en Detacheren). Zodra de detacheringconsulent een passende plaats heeft gevonden, neemt hij contact op met de trajectadviseur, de leidinggevende en de medewerker om de plaats te bespreken. De detacheringconsulent stemt met de medewerker, de leidinggevende van de afdeling waar de medewerker nu zit en de inlener af op welk moment de medewerker kan gaan starten. Er vindt een personeelsmutatie plaats. Omdat de medewerker de eerste drie maanden op de kostenplaats staat van de interne plaats stelt de leidinggevende in dit geval de P&O administratie op de hoogte van de kostenplaatsmutatie middels het mutatieformulier. De medewerker krijgt een nieuw dienstverband aangeboden indien het eerste dienstverband van drie maanden is verlopen.

Interne plaatsing De trajectadviseur zoekt op basis van de informatie uit de voorgaande modules en beschikbare werkplekken naar een interne plaats. Op basis van de Maandrapportages in-, dooren uitstroom per bedrijf kan de trajectadviseur de beschikbare plaatsen binnen de bedrijven achterhalen. Afstemming op afdelingsniveau vindt nadien plaats tussen de bedrijfsmanager en de trajectadviseur. Zodra de trajectadviseur een plaats heeft gevonden, vindt er een driehoeksgesprek plaats met de toekomstig leidinggevende, de medewerker en de trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling, waarbij de medewerker wordt overgedragen aan de nieuwe leidinggevende. Voorafgaand aan dit gesprek en tijdens het gesprek dient een aantal zaken te worden afgestemd en geregeld door de trajectadviseur. Indien deze zaken geregeld zijn, mag een medewerker in principe overgeplaatst worden naar een ander kostenplaats. De criteria voor overplaatsing zijn opgenomen in de bijlage: kwalitatieve overdracht. Na de overdracht van de medewerker plant de leidinggevende met de medewerker een eerste ITP gesprek in, negen maanden na plaatsing. Dit wordt in Compas in het ITP formulier geregistreerd door de leidinggevende. Documenten: ITP nieuwe medewerker Onderbouwing Doorstroom Stap 7. Aanbodversterking Om de medewerker te ondersteunen in zijn ontwikkeling naar een passende arbeidsplaats kunnen er producten worden ingezet waardoor zijn arbeidspositie wordt versterkt. Hierbij kan gedacht worden aan trainingen, workshops of de inzet van werkervaringsplekken. Indien de leidinggevende voornemens is om de medewerker aan te melden voor een opleiding of cursus, wordt dit voorgelegd aan de opleidingscoördinator van Combiwerk. Zie hiervoor de procedure rondom Opleidingen. Aanbodversterking is meer dan het volgen van trainingen en opleidingen. Grotendeels vindt aanbodversterking plaats door te leren op de werkplek. Aanbodversterking is het constant leren en werken aan arbeidsontwikkeling gericht op de individuele ontwikkeling van de werknemer. Doorlooptijd Afhankelijk van in te zetten producten.


37

(C


6. Werkproces Doorstroom

Datum 9 september 2008 20 oktober 11 november

22 januari 2009 9 april 2010

29 april 2010

status

auteur

Procesbeschrijving

0.1 concept

Ellen Barree

Aanpassing Aanpassing na afstemming klanbordgroep

0.2 concept 0.3 concept

Ellen Barree Ellen Barree

2.0 definitief

Ellen Barree

2.1 concept

ACA

3.0 Definitief

ACA

Aanpassingen n.a.v. evaluatie Primair Proces n.a.v. bespreking MT


Accoord stuurgroep

38

(C


Doel van het proces: Het doel van doorstroom is het bijdragen aan de arbeidsontwikkeling van een medewerker door het continu realiseren van een op dat moment zo passend mogelijke arbeidsplaats voor een SW medewerker op basis van vak- en werknemersvaardigheden en ontwikkelingsmogelijkheden met talenten en passie als vertrekpunt.

Uitgangspunt: Combiwerk is een arbeidsontwikkelingsorganisatie dat medewerkers de mogelijkheid biedt zich te ontwikkelen naar passende en zo regulier mogelijke arbeid. Uitgangspunt binnen Combiwerk is dat elke medewerker aan een Arbeidsontwikkelingstraject deelneemt. Dit traject onderscheidt drie ontwikkelingsstromen, te weten Individueel naar buiten, Op weg naar buiten en Ontwikkelen binnen huidig werkniveau. Alle medewerkers hebben binnen het Arbeidsontwikkelingstraject een ontwikkelingsstroom. Doorstromen naar een andere afdeling of naar een ander bedrijf gebeurt op het moment dat het de doelstellingen van een ontwikkelingsstroom ten goede komt. Het werkproces doorstroom geeft samen met de werkprocessen instroom, uitstroom en Individuele ontwikkeling invulling aan het Primair Proces Arbeidsontwikkeling.

Betrokken afdelingen: Afdeling Leerbedrijf Adviescentrum Arbeidsontwikkeling P&O

Rol Procesverantwoordelijke Regiehouder en adviserend Adviserend

Gerelateerde processen: Proces Individuele ontwikkeling Betrokken informatiesystemen: Compas Gerelateerde werkinstructies: N.v.t.


39

(C


Proces doorstroom, definitie Doel doorstroom: doorstromen ten behoeve van arbeidsontwikkeling Uitgangspunt binnen Combiwerk is dat elke medewerker aan een Arbeidsontwikkelingstraject deelneemt. Dit traject onderscheidt drie ontwikkelingsstromen, te weten Individueel naar buiten, Een stap naar buiten en Ontwikkelen binnen de huidige trede. Alle medewerkers hebben binnen het Arbeidsontwikkelingstraject een ontwikkelingsstroom. Doorstromen naar een andere afdeling of naar een ander bedrijf gebeurt op het moment dat dit de doelstellingen van een ontwikkelingsstroom ten goede komt. Definitie Doorstroom Doorstroom wordt hier gedefinieerd als het proces waarbij medewerkers van Combiwerk in het belang van hun arbeidsontwikkeling leren en ervaring op gaan doen binnen andere afdelingen van Combiwerk of buiten Combiwerk. Doorstroom vindt plaats indien daarmee de doelstelling van de afgesproken ontwikkelingsstroom kan worden bereikt.

Overgang kostenplaats Op het moment dat een medewerker doorstroomt en dus daadwerkelijk werkzaamheden gaat verrichten op een andere afdeling, gaat hij ook over van kostenplaats. Op deze manier heeft elke leidinggevende een transparante caseload. Doorstroom in kader ontwikkeling Wanneer een werknemer wordt overgeplaatst als gevolg ontwikkeling naar de volgende Ontwikkelstroom (verandering ontwikkelstroom) wordt er een nieuw ITP door de leidinggevende gemaakt. De leidinggevende gebruikt hierbij de informatie vanuit de voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling. (zie proces ITP) Dit ITP wordt gevoegd bij de onderbouwing doorstroom.


40

(C


Grafische weergave proces Doorstroom


41

(C


Processtappen Doorstroom Stap 1. Besluit overplaatsing in het kader van arbeidsontwikkeling Elke medewerker van Combiwerk heeft een ontwikkelingsstroom binnen het Arbeidsontwikkelingstraject. Deze ontwikkelingsstroom bepaalt waarop en waarheen de medewerker zich de komende periode dient te ontwikkelen en wordt vastgelegd in het Individuele Trajectplan (ITP) van de medewerker. De leidinggevende bepaalt aan de hand van de ontwikkelingsstroom en de huidige vaardigheden van de medewerker de ontwikkelingsafspraken en legt deze vast in het ITP. De voortgang van de arbeidsontwikkeling wordt geregistreerd in de voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling 2 mogelijke redenen voor overplaatsing: 1

Plaatsing ter ondersteuning van ontwikkeling: Op het moment dat het voor het bereiken van de ontwikkelingsafspraken en daarmee het doel van de ontwikkelingsstroom beter/noodzakelijk is om de medewerker op een andere afdeling te plaatsen, dan kan de leidinggevende in overleg met de medewerker besluiten tot overplaatsing van de medewerker. De ontwikkelstroom verandert dan niet. De leidinggevende scoort de werknemersvaardigheden in Compas. (Zie proces 4.1 Voortgang) De leidinggevende maakt de Onderbouwing Doorstroom met als bijlage het laatste ITP en de bijgewerkte Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling.

2.

Overplaatsing als gevolg van ontwikkeling: Wanneer er sprake is van overplaatsing als gevolg van ontwikkeling van de werknemersvaardigheden maakt de leidinggevende altijd een nieuw ITP. (zie proces ITP) De ontwikkelstroom verandert dan wel. De leidinggevende maakt vervolgens de onderbouwing Doorstroom en levert deze met de bijgewerkte Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling en het nieuwe ITP aan de “ontvangende” leidinggevende.

De leidinggevende raadpleegt hiervoor altijd een trajectadviseur van het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling, zodat de trajectadviseur de leidinggevende hierin kan adviseren en de overplaatsing kan registreren in het traject van de medewerker in COMPAS. Bovendien kijkt de trajectadviseur of op basis van de in- door- en uitstroommatrix het ontvangende bedrijf nog ruimte zou moeten hebben. (Elk bedrijf rapporteert maandelijks in de marap de status van de in- , dooren uitstroom. Op basis van deze rapportage kan de trajectadviseur onderzoeken in welk bedrijf ruimte is.) Afstemming op afdelingsniveau dient vervolgens in overleg met de Bedrijfsmanager te gebeuren door de leidinggevende. De volgende actie is afhankelijk van de afdeling waar de medewerker naartoe gaat. Overgang naar beschut De leidinggevende neemt contact op met de bedrijfsmanager voor akkoord en daarna met de leidinggevende van de afdeling waar hij de medewerker wil plaatsen. Overgang naar Groepsdetachering of Werken Op Locatie De leidinggevende meldt de medewerker - na melding bij Bedrijfsmanager - aan bij de leidinggevende die met een overall blik alle Groepsdetacheringen binnen het bedrijf overziet.


42

(C


Overgang naar individuele detachering of beleid werken De leidinggevende meldt de medewerker aan bij de consulent detachering voor de toeleiding naar externe plaatsing. De medewerker komt dan in het traject externe plaatsing terecht. Na de toeleidingsperiode zal de medewerker extern worden geplaatst (zie voor verdere processtappen proces detacheren en begeleid werken). De detacheringsconsulent gaat op zoek naar een geschikte plaats voor de medewerker. Nota bene, een medewerker bij wie de externe plaatsing niet succesvol verloopt, wordt zo snel mogelijk op een ander plaats binnen of buiten Combiwerk geplaatst. Verantwoordelijke Leidinggevende Trajectadviseur geeft advies Documenten Document Onderbouwing Doorstroom door leidinggevende Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling ITP (indien overplaatsing als gevolg van ontwikkeling) Registratie In COMPAS

Stap 2. Afstemming met toekomstig leidinggevende De leidinggevende neemt contact op met de toekomstig leidinggevende om de situatie van de medewerker te bespreken. In dit gesprek komen de volgende zaken aan bod, waardoor een kwalitatieve overdracht kan plaatsvinden: • • •

Document onderbouwing Doorstroom ITP (nieuw of laatste) Bijgewerkte Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling

De toekomstig leidinggevende kan een medewerker in principe niet weigeren aangezien de overplaatsing in het kader van de arbeidsontwikkeling van de medewerker noodzakelijk is. Als de toekomstig leidinggevende twijfelt of de overplaatsing bijdraagt aan de ontwikkeling van de medewerker, dan wordt dat tijdens dit gesprek besproken zodat een juiste keuze kan worden gemaakt. Het moment van plaatsing is door de toekomstig leidinggevende wel beïnvloedbaar. Het is immers van belang dat de leidinggevende voldoende begeleiding kan bieden aan de nieuwe medewerker en daarvoor tijd dient in te ruimen. Verantwoordelijke Leidinggevende van vertrekkende medewerker Documentatie Document Onderbouwing Doorstroom ITP Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling

(Leidinggevende vertrekkende medewerker) (Leidinggevende vertrekkende medewerker) (Leidinggevende vertrekkende medewerker)

Registratie In COMPAS


43

(C


Stap 3. Kennismaking medewerker De leidinggevende initieert een kennismakingsgesprek met de medewerker en de toekomstig leidinggevende. In dit driegesprek worden de werksoort, toelichting werkplek, ontwikkelingsafspraken en de startdatum besproken. De medewerker en de toekomstig leidinggevende kunnen tijdens dit gesprek nader kennis maken met elkaar. De ontwikkelingsafspraken worden door de huidige leidinggevende vastgelegd in het document Onderbouwing Doorstroom. (het laatste ITP en de bijgewerkte voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling worden toegevoegd) Verantwoordelijke Leidinggevende van vertrekkende medewerker Documentatie Document onderbouwing Doorstroom ITP Voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling

(Leidinggevende vertrekkende medewerker) (Leidinggevende vertrekkende medewerker) (Leidinggevende vertrekkende medewerker)

Registratie In COMPAS

Stap 4. Mutatie schoon over De medewerker wordt pas geplaatst en gaat pas over naar de nieuwe kostenplaats als aan alle criteria van een kwalitatieve overdracht is voldaan. In het hoofdstuk kwalitatieve overdracht staat omschreven wat deze criteria zijn. Nadat aan alle criteria voor een ‘schone’ overdracht is voldaan, vult de oude leidinggevende het mutatieformulier in COMPAS in, ondertekent dit en stuurt het formulier (samen met het document onderbouwing doorstroom) ter controle en ondertekening op naar de nieuwe leidinggevende. Na ondertekening door de leidinggevende, gaat het formulier ter controle naar de P&O administratie, na controle dient de Bedrijfsmanager te tekenen voor akkoord en verwerkt de P&O administratie nadien de mutatie in COMPAS. Het document onderbouwing doorstroom wordt door de P&O administratie in het papieren personeelsdossier opgeslagen.

Uitgangspunt is dat een medewerker op de kostenplaats staat van de afdeling waar hij daadwerkelijk werkzaam is. Op die manier blijft de caseload van leidinggevenden transparant. Verantwoordelijke Leidinggevende van de vertrekkende medewerker Documentatie Mutatieformulier P&O in COMPAS Document onderbouwing doorstroom


44

(C


Stap 5. Plaatsing en overdracht De medewerker gaat – indien voldaan aan stap 4 - op de afgesproken aanvangsdatum aan de slag bij de nieuwe afdeling/werkplek. Op moment van plaatsing draagt de oude leidinggevende de verantwoordelijkheid over aan de nieuwe leidinggevende. Op de eerste dag krijgt de medewerker een korte introductie op de afdeling en worden alle gedragsregels, werkafspraken en veiligheidsvoorschriften toegelicht. De leidinggevende licht nogmaals toe waarom de medewerker daar aan de slag gaat en met welke ontwikkelingsafspraken, vastgelegd in het document Onderbouwing Doorstroom. De nieuwe leidinggevende kijkt in COMPAS wanneer de medewerker zijn laatste ITP- gesprek heeft gehad en wanneer een nieuw ITP-gesprek dient plaats te vinden. Tevens kijkt de leiding naar de laatst afgeronde voortgangsrapportage Arbeidsontwikkeling en naar de planning van de volgende jaarlijkse rapportage. De nieuwe leidinggevende pakt de begeleiding van de ontwikkeling zoals beschreven in de voortgangsrapportage op en maakt voor de registratie van de voortgang de Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling aan. De trajectadviseur en de leidinggevende bespreken periodiek de voortgang aan de hand van deze rapportage. Verantwoordelijke Nieuwe leidinggevende Documentatie Nvt Registratie Planning nieuwe ITP in COMPAS Stap 6. Individuele Ontwikkeling Eén jaar na de datum van de vorige score werknemerscompetenties worden door de leidinggevende deze werknemersvaardigheden opnieuw gescoord in Compas (met behulp van de in de voortgangsrapportage verzamelde informatie) (zie 4.1 proces Voortgang) Indien er in het jaar volgend op de plaatsing een ITP-gesprek gepland staat schrijft de leidinggevende het ITP en voert het ITP gesprek. Dit staat beschreven in het proces ITP. Verantwoordelijke Leidinggevende Trajectadviseur voor advies en registratie ontwikkelingsstroom in Traject in COMPAS Stap 7. Diagnose en oriëntatie Indien een leidinggevende het nodig acht om aanvullend onderzoek te laten verrichten, de medewerker te laten testen op bepaalde vaardigheden of een beroepenoriëntatie te willen laten doen, dan kan hij contact opnemen met het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling. Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling biedt een aantal diagnose en oriëntatieproducten aan, waarmee een beter beeld van de medewerker kan ontstaan. Dit kan de leidinggevende helpen bij het vormgeven en bereiken van bepaalde ontwikkelingsafspraken. De verschillende toetsen zijn opgenomen in de productomschrijvingen diagnose en oriëntatie in de bijlage. De inzet van diagnoseproducten wordt door het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling vastgelegd in het Arbeidsontwikkelingstraject in COMPAS. Het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling is verantwoordelijk voor de uitvoering van de testen/ onderzoeken. Indien nodig wordt door het Adviescentrum Arbeidsontwikkeling extern expertise ingehuurd om de onderzoeken te laten uitvoeren. Verantwoordelijke Leidinggevende Adviescentrum Arbeidsontwikkeling voor uitvoering Documentatie Aanmeldformulier ACA


45

(C


Registratie In COMPAS Stap 8. Aanbodversterking Om de medewerker te ondersteunen in zijn ontwikkeling naar een passende arbeidsplaats kunnen er producten worden ingezet waardoor zijn arbeidspositie wordt versterkt. Hierbij kan gedacht worden aan trainingen, workshops of de inzet van werkervaringsplekken. Indien de leidinggevende voornemens is om de medewerker aan te melden voor een opleiding of cursus, wordt dit voorgelegd aan de opleidingscoördinator van Combiwerk. Zie hiervoor de procedure rondom Opleidingen. Aanbodversterking is meer dan het volgen van trainingen en opleidingen. Grotendeels vindt aanbodversterking plaats door te leren op de werkplek. Aanbodversterking is het constant leren en werken aan arbeidsontwikkeling gericht op de individuele ontwikkeling van de werknemer. Doorlooptijd Afhankelijk van in te zetten producten.

7. Kwalitatieve overdracht bij overplaatsing en stage Implementatie van het Primair Proces Arbeidsontwikkeling heeft als gevolg dat medewerkers nog meer dan voorheen door de organisatie gaan bewegen. De interne mobiliteit neemt toe, opdat medewerkers zich zo optimaal mogelijk kunnen ontwikkelen. Hierdoor ontstaat de behoefte aan eenduidige afspraken rondom overplaatsing van medewerkers. Er wordt in dit hoofdstuk een verschil gemaakt tussen stage en overplaatsing. Stage wil zeggen dat een medewerker voor een periode van maximaal 8 weken op een andere afdeling binnen of buiten Combiwerk werkzaamheden gaat verrichten. Bij stage gaat de medewerker niet over van kostenplaats. Vanzelfsprekend dient de medewerker wel overgedragen te worden van de ‘normale’ leidinggevende naar de leidinggevende gedurende de stageperiode. Er dienen afspraken gemaakt te worden over de werkwijze en regels. Indien de overplaatsing langer duurt dan 8 weken, is er geen sprake meer van een stage, maar van een overplaatsing waarbij de medewerker wel van kostenplaats verandert. Werkwijze en afspraken bij stage 1. Afstemmingsgesprek stage door leidinggevende met trajectadviseur en leidinggevende stageperiode over aanvang, duur en doel van de stage. 2. Opstellen document onderbouwing doorstroom/stage in COMPAS door leidinggevende waarin onder meer afspraken uit stap 1 worden vastgelegd en aanvullende afspraken over werkkleding, uren boeken, ziekmelding, vergoeding/facturering en andere faciliteiten. Registratie module stage in COMPAS in Arbeidsontwikkelingstraject door trajectadviseur. 3. Informeren van de medewerker over de stage en kennismaking met leidinggevende stageperiode inplannen door leidinggevende. 4. Stage wordt afgesloten met Stageverslag in COMPAS waarin de bevindingen gedurende de stage door de leidinggevende worden genoteerd.


46

(C


Aanvullende werkwijze en afspraken bij overplaatsing 5. Raadplegen trajectadviseur voor advies passendheid overplaatsing 6. Opstellen document onderbouwing doorstroom waarin reden voor overplaatsing en ontwikkelingsafspraken voor nieuwe plaats zijn opgenomen (punten vermeld onder 7), scoren werknemersvaardigheden in Compas of schrijven ITP(inclusief scoren). 7. Afstemmingsgesprek oude leidinggevende met nieuwe leidinggevende waarin de volgende zaken worden doorgenomen: o

achtergrond van de medewerker

o

huidige vaardigheden van de medewerker

o

reden van overplaatsing en ontwikkelingsafspraken van de medewerker

o

eventuele aandachtspunten

o

moment van overplaatsing, werkuren en verlof

o

eventueel de duur van overplaatsing

8. Urenregistratie op orde. Controle op Saldi TVT en Verlof. 9. Het overschot aan saldo TVT/Verlof is voor rekening van het leverende bedrijf. Behoudens specifieke afspraken. Dit kan inhouden dat de werknemer eerst het overtollig verlof opneemt alvorens over te gaan. 10. Personeelsdossier op orde. Vooral bij disciplinaire trajecten is een goede verslaglegging cruciaal. Zadel je collega niet op met een onvolledig dossier. Een overplaatsing in dat kader is dikwijls een ‘laatste kans’, maar dit werkt alleen wanneer het traject zorgvuldig is aangelopen 11. Aanpassen van de functiebeschrijving en wanneer het op verzoek van de medewerker een lagere functie betreft, dient ook het loon te worden aangepast conform de geldende CAO. 12. Kennismakingsgesprek oude, nieuwe leidinggevende en medewerker. 13. Maken mutatieformulier door oude leidinggevende, ter ondertekening aanbieden aan nieuwe leidinggevende, nadat alle bovenstaande punten zijn afgerond. 14. Registratie B module (geeft huidige werkladdertrede aan) in Arbeidsontwikkelingstraject in COMPAS door trajectadviseur.

Taakverdeling Huidige leidinggevende Stage 1, 2, 3 Overplaatsing 5,6,7,8,9,10,12, 13 Vet = proceseigenaar

Nieuwe Trajectadviseur leidinggevende 1,2,4 1,2 7, 12,13 5, 14


P&O

11

47

(C


8. Formulieren In dit hoofdstuk staan voorbeelden van formulieren die voor de uitvoering van de werkprocessen ITP, Instroom en Doorstroom worden gebruikt. De formulieren worden beschikbaar gesteld in COMPAS en zoveel als mogelijk voorzien van automatisch aangemaakte gegevens (macro’s).


48

(C


Individueel Trajectplan (voor nieuwe medewerker) (ITP voor nieuwe medewerker)

Naam kandidaat Personeelsnummer Burgerservicenummer (BSN) Straatnaam en nummer Postcode en woonplaats Geboortedatum Telefoon Intakedatum Trajectadviseur In dienst per


49

(C


Deel 1 A.

Persoonlijke achtergrond •

Algemene indruk van de medewerker (presentatie/ verzorging: kleding, hygiëne, houding(zelfvertrouwen/ open)), communicatie/ woordgebruik, initiatief, vitaliteit etc.):

•

Land van herkomst van de medewerker( wanneer uit welk land met wie en evt. achterblijvers):

•

Woonsituatie van de medewerker (getrouwd/ samenwonend/ alleenstaand; speciale omstandigheden gezinsleden, zorg/ instanties etc.):

•

Indruk van het sociaal netwerk (familie, vrienden, kennissen):

•

Huidig dagritme/ tijdsbesteding:

B.

C.

Intake Informatie

Kwalificaties: •

Gevolgde opleiding(en) en opgedane werkervaring: (Opleidingen/cursussen, werk/stage/vrijwilligerservaring)

•

Toekomstverwachting ten aanzien van verdere scholing en/of werk:

•

Talenkennis:

•

Computervaardigheid:

Passie/motivatie in het leven:


50

(C


D.

Belemmerende factoren voor het uitvoeren van werkzaamheden en/ of het volgen van een cursus of opleiding: SW-indicatie en eigen beleving (Samenvatting SW-indicatie) Macro compas toevoegen (Eigen beleving SW indicatie) Toelichting geven Fysieke belastbaarheid •

Lichamelijke klachten/oorzaak

•

Onder behandeling van een specialist/huisarts

•

Medicatie

•

Therapie

•

Aandachtpunten in relatie tot werk

Psychische belastbaarheid •

Psychische klachten/oorzaak

•

Hulpverlenende instanties (maatschappelijkwerk/parnasia/GGZ)

•

Medicatie (lichamelijke effect)

•

Therapie

•

Aandachtspunten in relatie tot werk

Cognitieve belastbaarheid •

Opleidingsniveau

•

Inschatting praktische/theoretische leerbaarheid

•

Gemaakte keuzes en hun gevolgen in het verleden/heden

Specifieke eisen aan de werkplek

3

•

Begeleiding:

•

Werkomstandigheden: belastbaarheid, hulpmiddelen; producten (geloof/allergie)

•

Bijzonderheden:

•

Kinderopvang noodzakelijk en regelbaar?:

•

Mobiliteit van de medewerker:

•

Detentieverleden (soort; agressie, mishandeling):

•

Verslavingsverleden: alcohol, drugs, medicijnen, gokken en roken:

•

Voldoet de medewerker aan de beschikbaarbeidscriteria3 voor het aanbieden van een dienstverband? Ja Nee

Criteria voor aanbieden van een dienstverband: • geïndiceerde is niet langer dan 13 weken ziek; • geïndiceerde volgt niet een voltijd opleiding of –scholing (tenzij gericht op het aanvaarden van een SW-dienstverband); • geïndiceerde woont in Nederland; • geïndiceerde is bereid een dienstverband te aanvaarden; • geïndiceerde ziet niet een vrijheidsstraf uit en is niet op proefverlof; • de toelichting tot het weigeren een verklaring omtrent het gedrag van de geïndiceerde brengt de veiligheid van zittend personeel niet in gevaar; • geïndiceerde een toelichting wil overleggen tot het weigeren van een verklaring omtrent het gedrag.


51

(C


E.

Financiën: •

Huidige inkomstenbron:

• •

Zelfstandigheid in beheer financiën en administratie:

•

Zijn er schulden:

Ja

Nee

Hoogte Hulp bij aflossing Schuldsanering (sinds ….)

F.

Arbeidsmarktvaardigheden: •

Eigen beleving bij huidig aanbod:

•

Zelfbeeld/vertrouwen:

•

Presentatie:

•

Functie/ beroepsfocus (wens), alternatieven:

•

Huidige (sollicitatie)activiteit en sollicitatie-ervaring (zoekbronnen):

•

Geografische mobiliteit (zoekregio, vervoer):

•

Realiteitszin en concessiebereidheid (wijzigen eigen prioriteiten):

G.

Instroomtraject: •

Start op de werkplek: Ja Nee (toelichting):

•

Aantal uren inzetbaar: 20 uur

•

24 uur

32 uur

36 uur

Welke dagdelen inzetbaar?

Ochtend:

Maandag

Dinsdag

Woensdag

Donderdag

Vrijdag

Middag:

Maandag

Dinsdag

Woensdag

Donderdag

Vrijdag

Hele

Maandag

Dinsdag

Woensdag

Donderdag

Vrijdag

dagen:


52

(C


Deel 2 a.

Diagnose en Oriëntatie Aanwezigheid/verzuim in Werkwijzer Afwezig in dagdelen (datum/ uren)

Redenen afwezigheid

Totaal

b.

Observatie werknemersvaardigheden:

Inzet/motivatie: • Levert zo goed mogelijk werk af • Geeft het aan als hij klaar is met het werk • Laat blijken dat hij luistert • Toont belangstelling voor het eigen werk • Gaat meteen aan het werk als hij weet wat te doen • Doet beter zijn best voor het werk als de leidinggevende hem hiertoe aanspoort Resultaatgerichtheid: • Bereikt de afgesproken resultaten • Kijkt af en toe hoeveel werk er al is gedaan • Past aanwijzingen die nodig zijn om een gewenst resultaat te behalen, goed toe • Heeft zijn werk op tijd af Samenwerken: • Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing • Werkt samen met anderen op een effectieve manier aan dezelfde taak om het werk op tijd af te krijgen • Behulpzaam • Overlegt met leiding/ collega’s over werk(tempo) en werkmethode


53

(C


Kan omgaan met sociale druk • Assertiviteit - Omgang met kritiek - zeggen wat je denkt, wilt en voelt met respect voor ander Regels nakomen: • ziekte/verlof • werktijden • roken/eten/mobiel • verzorging •

• veiligheidsbeleid Respect: • Luistert naar mening en gevoelens van anderen als deze te maken hebben met het werk. • Stopt met gedrag als anderen zeggen dit niet prettig te vinden. • Biedt een ander excuses aan voor het eigen gedrag. • Behandelt anderen als gelijkwaardig. • Gaat met anderen om zonder ruzie te maken, te schelden of een ander uit te lachen Flexibiliteit: • Wisselt makkelijk van werkzaamheden • Wisselt makkelijk van groep • Blijft goed werken in nieuwe situaties. • Wisselt makkelijk van werktijden • Kan tegen werkdruk Mondelinge communicatie: • Geeft beleefd antwoord als iemand iets vraagt. • Zegt iets op een andere manier als dat gevraagd wordt. • Laat een ander uitpraten als deze iets zegt. • Kijkt de ander aan als hijzelf of de ander iets zegt. • Spreekt duidelijk en verstaanbaar Taalvaardigheid: • Begrijpt basisinformatie over werk, zichzelf en begeleiders • Beschikt over basis woordenschat • Kan korte sociale Primair Proces Arbeidsontwikkeling v 3.0 14 juni 2010

54

(C


•

c.

gespreken voeren Kan korte eenvoudige notities, brieven en boodschappen schrijven

Observatie Melba Kenmerken (optioneel):

Cognitieve kenmerken; •

Werkplanning

•

Bevattingsvermogen

•

Concentratie

•

Leren/ onthouden

•

Probleemoplossing

•

Omschakeling

• Voorstellingsvermogen Sociale kenmerken; •

Assertiviteit

•

Ontvangen, vragen en geven van feedback

• Teamwork Manier van werkuitvoering; •

Controle eigen werk en functioneren

•

Frustratietolerantie

•

Stiptheid

• zelfstandigheid Psychomotorische kenmerken; •

Psychische en fysieke drive

•

Fijne motoriek

• Reactiesnelheid Aanvullende informatie; •

Rekenen

•

Schrijven

D.

Overige diagnosemiddelen;

Onderdeel: Beroepentest IDA Ergo-Kit Taaltest (startniveau) Stage Psyche & Arbeid BMW Bedrijfsarts

Ingezet ja/ nee


55

(C


Deel 3

Aanbodversterking

Onderdeel: Training & scholing Jobcoaching

Ingezet ja/ nee

Toelichting reden en gewenst resultaat: (invullen)

Deel 4

Trajectplan

Samenvattend beeld op basis van de intake/ observaties: Arbeidsmarkt positie Bevorderende factoren Fysieke/psychische/cognitieve mogelijkheden Werknemersvaardigheden Arbeidsmarktvaardigheden Opleidingen Werkervaring Privé-situatie Wonen Gezin financiën verleden

A.

Belemmerende factoren

Ontwikkelstroom Individueel naar Buiten Op weg naar buiten Ontwikkeling binnen huidig werkniveau

B.

Begeleidingsadvies Doel

Planning gerealiseerd

Wat moet er concreet ontwikkeld worden en wat is het gewenste resultaat?

Wanneer moet dit gerealiseerd zijn?

Instructie/ coaching:

Ontwikkelingsafspraken competenties: Welke competenties

C.

Plaatsing

D.

Afronding

Datum eerstvolgend ITP-gesprek

:

Medewerker

:##10102#

Paraaf voor akkoord ITP:

Leidinggevende

:


Trajectadviseur

:



56

(C


Aanmeldingsformulier Adviescentrum Arbeidsontwikkeling

Naam aanmelder

:

Datum aanmelding

:

Telefoon

:

Naam deelnemer/aangemelde : (macro voornaam en naam) Personeelsnummer

:

Adres

:

Postcode/woonplaats

:

Geboortedatum

:

Geslacht

:

Huidig werk

:

Soort Traject Ontwikkelstroom

Telefoon

:

Ontwikkelen binnen huidig werkniveau Op weg naar buiten Individueel naar buiten

Activering wachtlijst

:

Nieuwe instroom

:

Aandachtspunten deelnemer • Is geïnformeerd? : Is gemotiveerd?

:

•

Ontwikkelpunten

:

•

Aanvullende informatie

:

•

Vooropleiding

:

Correspondentie ook naar • Aanmelder

:

•

Detacheringconsulent

:

•

Overig

:


57

(C


Diagnosemiddelen

Training/scholing Goed Werknemersschap

Werknemerscompetenties Werkplek

Onderweg naar detachering

NL-taaltest

Jobclubs

Beroepentest

Sociale vaardigheden

Vaardighedentest (Melba)

NL-taaltraining

IDA Ergo-kit Psychisch onderzoek (Psyche en Arbeid) Stage

Aanbodversterking

Training / scholing beroepsvaardigheden

Jobcoaching

Beroepscompetenties/vaardigheden: VCA 1 Bedrijfshulpverlening (basis) Bedrijfshulpverlening (herhaling) Heftruckchauffeur Telefoontraining Kassatraining SVS Beveiliger MBO 2 Assistent groenmedewerker Aankomend Kwalificerend Assistent (AKA) Hovenier

Reden aanmelding

: (invullen)

Gewenst resultaat

: (invullen)


58

(C


Document Onderbouwing doorstroom/stage

Naam medewerker Personeelsnummer Geboortedatum Van functie Naar afdeling/ functie Duur overplaatsing Ontwikkelstroom Leidinggevende (oud) Leidinggevende (nieuw) Trajectadviseur :

Reden overplaatsing:

: : : : : : : : :

stage

startdatum:

doorstroom in het kader van ontwikkeling

Toelichting:

Welke taken gaat de medewerker uitvoeren? Taken:

Competenties en leerdoelen voor de nieuwe werkplek (aanpassing/verbetering afspraken/acties): Competenties:


Leerdoelen:

59

(C


Arbeidsomstandigheden: Onderdeel:

Oude werkplek:

Nieuwe werkplek:

Uren Werktijden Verlof Tvt/ ORT Werkkleding Overig Ondernomen acties: Onderdeel:

ja/ nee

Toelichting:

ITP aanwezig Personeelsdossier Compas bijgewerkt Mutatieformulier gemaakt Aangemeld BMW Aangemeld ACA (voor diagnose of aanbodversterking) Trajectadviseur ACA is geïnformeerd

Datum akkoord:

en akkoord met overplaatsing? Bijzonderheden:

Ondertekening:

Medewerker

Datum:

Leidinggevende oude werkplek:

Datum:

Leidinggevende nieuwe werkplek:

Datum:

Dit document na ondertekening samen met het getekende mutatieformulier naar de P&O administratie sturen.


60

(C


Individueel Trajectplan (ITP)

Naam medewerker Geboortedatum Adres Telefoonnummer Eventueel tweede telefoonnummer Eventueel naam, tel.nr. begeleider Datum in dienst Personeelsnummer Functie Ingangsdatum functie Salarisschaal/trede Afdeling Naam leidinggevende

: : : : : : : : : : : : :

Naam leidinggevende opdrachtgever Naam bedrijf Functie bij opdrachtgever Ingangsdatum functie

: : : :

Werkrooster Werkuren totaal

: :

Datum ITP

:

Wijziging(en) Betreft

: :

##10102# ##10122.1# ##10201#, ##10202# ##10203# ##10231# ##10232# ##30111.1# ##10101# ##31203# ##31201.1# Salarisschaal : ##32111# Trede: ##32112# ##31223# ##31224#

Ma Di Wo Do Vrij ##31122# ##31123# ##31124# ##31125# ##31126# ##31128#

Ja / Nee geef hier aan waar het om gaat (adres, telefoonnummer)

Paraaf Medewerker

61

(C


Deel 1 Achtergrond van de medewerker Opleidingen met en zonder diploma (indien ingevuld in COMPAS, wordt dit automatisch gekoppeld) ##11101# Werkervaring (indien ingevuld in COMPAS, wordt dit automatisch gekoppeld) ##11201# Indien geen gegevens beschikbaar, dit svp eenmalig navragen bij medewerker zodat dit door de P&O administratie in COMPAS kan worden geregistreerd: Functie van tot Bedrijf Specifieke voorwaarden werkplek Werkomstandigheden

Begeleiding

Vul in: (denk hierbij aan belastbaarheid, hulpmiddelen, producten

Vul in: (denk hierbij aan benodigde wijze van instructie en intensiteit

t.g.v. allergie/geloof)

van de begeleiding)

Hoe ervaart de medewerker zijn of haar arbeidsbeperking? (denk aan beleving, acceptatie, omgang met beperking)

Deel 2

Evaluatie afspraken vorig ITP

Welke doelen/afspraken zijn gerealiseerd?

Welke doelen/afspraken zijn niet gerealiseerd en waarom niet?

Welke doelen/ afspraken blijven staan?

Deel 3 Evaluatie competenties, bepalen (nieuwe) ontwikkelingsstroom en ontwikkelingsafspraken Paraaf Medewerker

62

(C


Wat voor een type werkzaamheden verricht de medewerker op dit moment? (kruis aan wat van toepassing is) Beschut Groepsdetachering of Werken op locatie Individuele detachering / Begeleid Werken

Huidig Competentieprofiel (automatische koppeling met COMPAS) ##12111.C1# Toelichting competentieprofiel Competentie

Toelichting score (geef voorbeelden van waargenomen gedrag)

01 Inzet en motivatie 02 Resultaatgerichtheid 03 Flexibiliteit 04 Samenwerken 05 Regels nakomen 06 Respect 07 Taalvaardigheid Zelf invullen Zelf invullen

Wat wordt op basis van de score en match in COMPAS de ontwikkelingsstroom?

(door het profiel van de medewerker in COMPAS te matchen met de treden en na overleg met de trajectadviseur, wordt de ontwikkelstroom bepaald. Kruis aan wat van toepassing is)

Bereikt op datum: (maximaal 12 maanden na dit ITP)

Ontwikkelen binnen huidig werkniveau, beschut Ontwikkelen binnen huidig werkniveau, groepsdetachering / werken op locatie Ontwikkelen binnen huidig werkniveau, individueel gedetacheerd / begeleid werken Op weg naar buiten (naar groepsdetachering of werken op locatie) Individueel naar buiten (naar individuele detachering of begeleid werken) Ontwikkeling naar een reguliere arbeidsplaats Ontwikkelingsafspraken competenties om ontwikkelingsstroom te bereiken Afspraak 1

Wat

Hoe Paraaf Medewerker

63

(C


Competentie: Vul hier de competentie in

Wat wil je specifiek daarin ontwikkelen?

Wie

Hoe vaak en wanneer

Wie gaat dit

Hoe vaak ga je dit doen en wanneer?

doen?

Op welke wijze ga je dit aanpakken/ontwikkelen?

Gewenst resultaat (meetbaar)

Streefdatum gerealiseerd

Wat wil je hiermee bereiken? Maak het meetbaar.

Wanneer denk je dat het

Bijvoorbeeld i.p.v. elke dag te laat komen, terugbrengen

resultaat gerealiseerd is?

naar max. 1 keer per maand

Afspraak 2

Wat

Hoe

Competentie Wie

Hoe vaak en wanneer

Afspraak 3 (optioneel)

Gewenst resultaat

Wat


Hoe

Competentie Wie

Hoe vaak en wanneer

Gewenst resultaat


Ambities of toekomstwensen medewerker Vraag

Antwoord medewerker

Indien de medewerker zich verder wil ontwikkelen, in welke richting of functie wil de medewerker zich ontwikkelen? Wat vindt de medewerker wat er moet gebeuren om dit doel te bereiken? Welke toekomstwensen heeft de medewerker binnen en buiten werk?

Deel 4

Evaluatie taakuitvoering (op basis van FCT)

Paraaf Medewerker

64

(C


Is het takenpakket van de medewerker afwijkend van het FCT? Zo ja, wat houden deze taken in en waarom voert de medewerker deze taken uit?

Hoe is de uitvoering van de taken? Volledig, omdat (zelf aanvullen) Niet volledig, omdat (zelf aanvullen) Wat kan er qua uitvoering van de taken meer, minder of beter? Taak

Wat

Gewenst resultaat

Omschrijf de taak

Moet het anders (meer, minder, beter)? En hoe dan?

Is de verzuimgeschiedenis van de medewerker van invloed op zijn ontwikkeling? Zo ja, licht toe.

Wat vindt de medewerker van zijn eigen functioneren?

Deel 5

Inzet aanvullende instrumenten om ontwikkeling te bereiken (indien van toepassing) aanvragen door leidinggevende middels het aanmeldingsformulier ACA in COMPAS

Wat (bijvoorbeeld een diagnoseonderzoek, opleiding of stage,

Doel inzet instrument (resultaat)

aanmelding voor training detachering)

Paraaf Medewerker

65

(C


Deel 6

Afronding

Aanvullend gesprek nodig

:

Datum voortgangsgesprekken Datum volgend ITP-gesprek

: :

Medewerker

: ##10102#

Paraaf voor akkoord ITP :

Naam externe leidinggevende (voor Individuele of groepsdetachering)

:


Leidinggevende

: ##31224#


Nee

Ja, functioneringsgesprek (lg vraagt advies P&O)

Actie leidinggevende: dit ITP retourneren aan de P&O-administratie. Het ITP wordt door de P&O-administratie aan de medewerker gestuurd (origineel) en in zijn personeelsdossier (kopie) gearchiveerd.

Paraaf Medewerker

66

(C


Voortgangsrapportage arbeidsontwikkeling

Naam Personeelsnummer Geboortedatum Functie Startdatum Leidinggevende Trajectadviseur Datum laatste ITP Datum laatste gesprek Datum voortgangsgesprek

: : : : : : : : : :

Indruk Algemeen beeld: Werknemersvaardigheden Inzet/ motivatie Resultaatgerichtheid Flexibiliteit Samenwerken Regels nakomen Respect Taalvaardigheid Functievaardigheden Communicatie (luisteren, helderheid, assertiviteit)

Ontwikkelingsstroom en afspraken ITP Ontwikkelingsstroom en afspraken ITP Ontwikkelstroom: Individueel naar buiten Op weg naar buiten Ontwikkeling binnen huidig werkniveau NB: Afspraken: te kopiëren uit ITP

67

Ondernomen ontwikkelacties

(C


Afspraak 1

Wat

Hoe

Competentie Wie

Hoe vaak en wanneer

Gewenst resultaat


Afspraak 2

Wat

Hoe

Competentie Wie

Hoe vaak en wanneer

Gewenst resultaat


Afspraak 3

Wat

Hoe

Competentie Wie

Hoe vaak en wanneer

Gewenst resultaat


Vervolgafspraken (aanpassing/verbetering afspraken/acties) Afspraak 1 Wie

Wat

Hoe vaak en wanneer

Hoe Gewenst resultaat


Afspraak 2 Wie

Wat

Hoe vaak en wanneer

Hoe Gewenst resultaat


Ondertekening: Medewerker

Datum:

Leidinggevende intern:

Datum:

Leidinggevende extern:

Datum:

68

Primair Proces Arbeidsontwikkeling

Recommend Documents