PRAKTIJKWIJZER VAN VNO-NCW
Veilig zakendoen Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag
VEILIG ZAKENDOEN
VNO-NCW
VNO-NCW
vno-ncw is de grootste centrale ondernemingsorganisatie van Nederland. Zij behartigt de gemeenschappelijke belangen van 180 brancheverenigingen met hun ruim 115.000 aangesloten ondernemingen. De vijf bij vno-ncw aangesloten regionale werkgeversverenigingen en Jong Management vertegenwoordigen 8.500 persoonlijke leden. vno-ncw representeert 90 procent van de werkgelegenheid in de marktsector.
© vno-ncw juni 2005 isbn: 90-5771-000-5 Hoewel bij de samenstelling van deze brochure grote zorgvuldigheid is betracht, kan vno-ncw geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade, van welke aard ook, die het directe of indirecte gevolg is van handelingen en/of beslissingen die (mede) gebaseerd zijn op de informatie in deze brochure.
2
Vooraf Wie een sollicitant beoordeelt, wil soms graag weten of deze in het verleden met politie en justitie in aanraking is geweest. Wie zaken doet met een rechtspersoon (bijvoorbeeld een bv), wil soms weten of diens integriteit in het verleden in het geding is geweest. Een ondernemer die over dit soort informatie wil beschikken, kan het beste vragen of de sollicitant of de rechtspersoon een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (vog) kan overleggen. Zo’n verklaring kan sinds kort niet alleen op natuurlijke personen (de sollicitant), maar ook op rechtspersonen (de bv, stichting of anderszins) betrekking hebben. Garanties voor de toekomst biedt zo’n verklaring uiteraard niet, maar wél iets meer zekerheid. De procedure voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is vorig jaar veranderd. In de praktijk blijkt dit bij veel ondernemers niet bekend. Vandaar dat we de hoofdlijnen in dit vouwblad uiteen zetten.
Wat, waarom en hoe In november 2002 is de Wet op de justitiële documentatie veranderd. Deze wet is gewijzigd in de Wet justitiële gegevens. Onderdeel van deze wet is de regeling voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (vog). Als een werkgever sollicitanten wil beoordelen voor een functie, kan het van belang zijn dat hij daarbij inzicht krijgt in het verleden (justitie/politie) van de kandidaten die zijn geselecteerd. De overheid kan hierover een verklaring afgeven. Vroeger heette zo’n verklaring in de volksmond wel een ‘Bewijs van goed gedrag’. Een raar verzinsel, want zo’n bewijs bestaat niet. Wat wèl bestaat is een vognp, een Verklaring Omtrent het Gedrag voor natuurlijke personen. Zo’n verklaring geeft een beperkt beeld van iemands gedragingen in relatie tot het doel waarvoor de vog wordt aangevraagd. Bijvoorbeeld als informatieve aanvulling bij een sollicitatie. Voor het aanvragen van zo’n verklaring geldt sinds 1 april 2004 een nieuwe procedure. Nieuw is een soortgelijke verklaring voor rechtspersonen (vogrp), denk bijvoorbeeld aan een bv. Met deze verklaring kan een rechtspersoon zijn integriteit aantonen. Dat kan van belang zijn bij het sluiten van een contract, een overeenkomst of bij samenwerking. Een belangrijk verschil met vroeger is dat de eigen gemeente niet langer de verklaring (vognp) verstrekt. De gemeente neemt wel de aanvraag in ontvangst en zorgt vervolgens voor verdere afhandeling. Die afhandeling is in handen van covog, het Centraal Orgaan Verklaring omtrent het Gedrag.
1. Verklaring over natuurlijke personen Wanneer is een Verklaring Omtrent het Gedrag voor natuurlijke personen (vognp) nodig? In de meeste gevallen zal dat bij een sollicitatieprocedure zijn, maar ook voor het lidmaatschap van bijvoorbeeld een schietvereniging of voor een stage kan een verklaring nodig zijn. Voor de aanvraag van een visum is soms een vognp vereist.
3
VEILIG ZAKENDOEN
VNO-NCW
Tot de aanvraag van een vognp kan niemand worden verplicht, tenzij deze verplichting wettelijk is geregeld (taxibranche, ondernemer voor beroepsgoederenvervoer over de weg, onderwijs, bijzondere opsporingsambtenaren). Meer in het algemeen geldt dat een vognp gewenst tot noodzakelijk is als het gaat om functies waarin met vertrouwelijke gegevens wordt gewerkt of als er kwetsbare personen (kinderen) in het geding zijn Een verklaring kan altijd worden aangevraagd, maar bedacht moet worden dat de beoordeling altijd verband houdt met het doel van de aanvraag. Hoe dat zit, wordt duidelijk met enkele voorbeelden. Een taxibedrijf wil een nieuwe medewerker als chauffeur in dienst nemen. De man is eerder veroordeeld voor het rijden onder invloed. Het is daarom niet waarschijnlijk dat de vognp wordt verstrekt. Dat gebeurt wel als het bedrijf de man in dienst wil nemen als administratieve kracht. De veroordeling en de functie staan elkaar dan niet in de weg. Een onderneming is op zoek naar een nieuwe financieel medewerker. Die wordt gevonden en beide partijen zijn het met elkaar eens. Uit de aanvraag voor een vognp blijkt dat de man eerder heeft gefraudeerd; de vog wordt geweigerd. Uit die weigering kan het bedrijf afleiden dat er een ernstige smet aan het arbeidsverleden van de nieuwe medewerker kleeft. Daarmee is duidelijk dat die smet relevant is voor de functie waarvoor hij werd gevraagd. Als de man in kwestie eenmalig veroordeeld zou zijn voor het rijden onder invloed, dan was de vog zeer waarschijnlijk niet geweigerd. Procedure VOGnp De aanvraag van een vognp loopt via de gemeente omdat die de persoonsgegevens van het aanvraagformulier controleert met behulp van de gegevens van de Gemeentelijke Basisadministratie (gba). Daarom moet de aanvraag dan ook worden ingediend bij de gemeente waar men is ingeschreven of voor het laatst ingeschreven stond. De gemeente voert de gegevens in de computer in en stuurt die door naar covog. Als de aanvrager niet in de gba (Gemeentelijke Basisadministratie) voorkomt, kan de aanvraag rechtstreeks bij covog worden ingediend. De procedure om een Verklaring Omtrent het Gedrag aan te vragen is per 1 april 2004 enigszins veranderd. Sindsdien vult de werkgever samen met de aanvrager (bijvoorbeeld de nieuwe medewerker) het vog-aanvraagformulier in. Vervolgens gaat de aanvrager, dat wil zeggen de medewerker, met het formulier naar de Afdeling Burgerzaken van de gemeente. Voor de aanvraag moet gebruik worden gemaakt van een speciaal formulier dat wordt verstrekt door degene (de werkgever bijvoorbeeld) die om een vog vraagt. Alleen met dit formulier kan de aanvraag worden ingediend bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente. De werkgever of de instantie die om de vog vraagt, moet op het formulier de reden (doel) voor de aanvraag aangeven. Zonder die reden kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. Het formulier is te downloaden via www.justitie.nl of op te vragen bij covog. Geldigheidsduur Een vognp kent geen geldigheidsduur, maar in sommige gevallen is het verplicht periodiek een vog te overleggen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de taxibranche. Beslistermijn Voor een aanvraag staan 2-4 weken; de maximale beslistermijn is vier weken.
4
Gemachtigde Een vognp kan ook door een gemachtigde worden aangevraagd. De aanvraag verloopt op dezelfde manier, maar behalve het aanvraagformulier is dan ook een machtigingsbrief nodig van de persoon in kwestie waarvoor een vog wordt aangevraagd, een kopie van zijn of haar identiteitsbewijs plus een identiteitsbewijs van de gemachtigde. De aanvraag moet worden ingediend bij de gemeente waar de aanvrager (niet de gemachtigde) het laatst stond ingeschreven, bijvoorbeeld na vertrek naar het buitenland. Als de aanvrager niet meer in de gba voorkomt, kan de aanvraag rechtstreeks bij covog worden ingediend. Kosten Een vog voor natuurlijke personen (vognp) kost ¤ 29,50 (2005). Beslissing covog beslist over de aanvraag, waarvoor het centraal justitieel documentatieregister wordt geraadpleegd. In dit register staan gegevens over de afwikkeling van strafbare feiten (veroordelingen, transacties, sepots). Er kan ook worden gezocht in het politieregister. Indien nodig kan bij het Openbaar Ministerie of de Reclassering informatie worden opgevraagd. De feiten worden in samenhang – afhankelijk van de reden of doel – afgewogen, waarbij wordt gekeken of zij relevant zijn. Weigering Als een vognp wordt geweigerd, ontvangt de aanvrager eerst een ‘voornemen tot weigeren’. Hierin staat de motivatie. De aanvrager kan vervolgens besluiten dat hij/zij de strafrechtelijke gegevens wil inzien. Dat kan via een schriftelijk verzoek bij de Centrale Justitiële Documentatiedienst. (cjd Servicedesk, Postbus 337, 7600 ah Almelo). Het verzoek moet vergezeld gaan van een kopie van en identiteitsbewijs. Tegen een weigering kan bezwaar worden gemaakt conform de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht.
2. Verklaring over rechtspersonen Een Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen (vogrp) is alleen nodig als een wederpartij daar om vraagt, bijvoorbeeld in het kader van het lidmaatschap van brancheorganisatie, contract, overeenkomsten of aanbesteding. Een vogrp verschilt wezenlijk van een notarisverklaring. Voor zo’n verklaring doet de notaris namelijk geen onderzoek; hij gaat slechts af op een afgelegde verklaring omtrent integriteit. Voor een vogrp wordt wel onderzoek gedaan. In de praktijk blijkt dat sommige bedrijven heel vaak een vogrp nodig hebben. Bijvoorbeeld vanwege aanbesteding. Deze bedrijven kunnen een aanvraag per categorie (bijvoorbeeld bouwactiviteiten) indienen en Justitie verstrekt dan meerdere exemplaren tegen kostprijs. Dat scheelt veel tijd en kosten. Procedure VOGrp Een vog voor rechtspersonen (vogrp) kan worden aangevraagd door rechtspersonen zoals aangegeven in de Wet justitiële gegevens. Het gaat daarbij om rechtspersonen zoals
5
VEILIG ZAKENDOEN
VNO-NCW
genoemd in boek 2 Burgerlijk Wetboek en om organisaties die daarmee worden gelijk gesteld (artikel 51 3e lid Wetboek van strafrecht). Behalve de besloten vennootschap (bv), de vereniging en de vennootschap onder firma (vof) komt ook de Maatschap in aanmerking voor een vogrp. Een vogrp geeft een beeld van de strafrechtelijke integriteit. De vogrp kan worden aangevraagd door een vertegenwoordiger van de rechtspersoon. Hij moet hiertoe bevoegd of gemachtigd zijn. Voor de aanvraag moet per post een volledig ingevuld formulier (downloaden via www.justitie.nl) naar covog worden gestuurd. Bij dit formulier moet een aantal formulieren worden gevoegd; op het aanvraagformulier staat welke dat zijn. Beslistermijn De aanvraag van een vogrp duurt maximaal acht weken. Voor een vogrp worden verschillende bronnen geraadpleegd. Er wordt gezocht binnen de gegevens van het Justitieel Documentatieregister, de Politieregisters, de documentatie vennootschappen (Vennoot ’98). Geldigheidsduur VOGrp Een Verklaring Omtrent Gedrag voor rechtspersonen omvat het strafrechtelijk verleden van bestuursleden en rechtspersoon tot aan de datum van afgifte. De aanvrager kan aangeven hoe oud een vog maximaal mag zijn, met andere worden welke periode de vog omspant. De wet staat geen geldigheidsduur toe; de aanvraag is namelijk gekoppeld aan het doel waarvoor de aanvraag is ingediend. Onderzoek Het onderzoek dat op de aanvraag volgt, richt zich behalve op de rechtspersoon ook op alle natuurlijke personen die sleutelposities binnen de rechtspersoon bekleden. Denk hierbij aan bestuurders, maten, vennoten of beheerders. De beoordeling hangt af van het doel waarmee de aanvraag is ingediend. De feiten moeten relevant zijn. Weigering covog kan een vogrp weigeren op grond van strafbare feiten die op naam van één van de onderzochte personen worden aangetroffen. In dat geval informeert covog eerst de betrokkene en pas daarna wordt het voornemen tot weigeren verzonden. Als de man of vrouw in kwestie vindt dat de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet ter zake, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, kan hij/zij een schriftelijk verzoek indienen tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. Dit verzoek moet binnen 14 dagen worden ingediend bij de Centrale Justitiële Documentatiedienst. Spoedprocedure De afgifte van een vogrp vergt maximaal acht weken. Een spoedprocedure is ook mogelijk. Die vergt 5 werkdagen. De spoed moet worden aangetoond, en dus is deze procedure niet van toepassing als het bedrijf zelf te laat is.
6
Kosten De aanvraag van een vogrp kost ¤ 147,50 (2005) en dat bedrag moet worden overgemaakt op rekeningnummer 19.23.27.984 ten name van het ministerie van Justitie/Dienst Bestuurszaken/covog in Den Haag onder vermelding van de naam van de indiener en de rechtspersoon waarvoor de aanvraag is ingediend.
Meer informatie VOGnp en VOGrp covog beantwoordt alle vragen over de vog. Dat kan telefonisch, per brief, maar ook per e-mail of via internet. Op de website van het ministerie is alle informatie over de vog te vinden. covog Postbus 16115, 2500 bc Den Haag E-mail:
[email protected] Telefoon: 070 3707 234 Internet: www.justitie.nl
Brochures Voor algemene informatie en voor het aanvragen van brochures is er de gezamenlijke informatielijn van de overheid. Postbus 51 infolijn: 0800-8051 (gratis) Bereikbaar op werkdagen van 09.00-21.00 uur Internet: www.postbus51.nl E-mail:
[email protected]
7
Postbus 93002, 2509 AA Den Haag Telefoon 070 349 03 49 Fax 070 349 03 00 Ledennummer 070 349 03 66 (telefonische vraagbak voor leden) Internet www.vno-ncw.nl
