Praktijkcase ChemCom Industries B.V. Vergaand automatiseren met Exact
Project of the Year 2013
Agenda • • • • •
Introductie ChemCom Industries B.V. Aanpak ERP project Processen en procesverbeteringen Implementatie en beheer Ervaringen en toekomst
Introductie ChemCom Industries B.V.
Visie ChemCom staat voor Chemische Competentie ChemCom Industries produceert harsen voor de groene houtverwerkende industrie en tussenproducten voor de chemische industrie.
ChemCom Industries focust op nieuwe strategische partners en een bredere en hernieuwbare product portfolio.
Locatie
13-5-2015
Chemie cluster Eemsdelta
Vereenvoudigd stofstroom schema
Detail: ChemCom Industries FH Plants Resin Plant
Rail loading 13 maart 2014
Methanol Jetty
In het kort Kengetallen 60 m€ omzet 38 FTE Vol continu24/7 bedrijf (Produktie 22 FTE; 19 FTE in 5-shift-systeem) Administratie (logistiek, Finance, IT&S, GSS) (5 FTE) Uitgebreide automatisatie en informatisering Manier van werken Lean Manufacturing, First Time Right Uitbesteden van niet ‘kern’ activiteiten Proces georiënteerd Open voor veranderingen, flexibel
Aanpak ERP project
Aanpak ERP project • Bewezen aanpak • Denken vanuit processen, activiteiten en data • Procesbeschrijvingen • Procesverbeteringen identificeren en meenemen • Basis team implementatie (Key-Users) • Standaard product, geen maatwerk
Doelstellingen 1.1
Target: Select and implement a state of the art, flexible, easy to use, easy to maintain common business information system. Objectives: • Automate Activity versus Data • Full integration; information flow • Data collection at the source • One-time input • No routine, manual work • Easy to use; easy to maintain • Easy to get reliable, timely and desired information • Web based • ChemCom Industries World for customers and strategic suppliers • Best available, most cost effective, less laborious technical solution (ASP or local server(s))
Systeem piramide • Dynea groep
• Visie ChemCom Industries
Pakket selectie • Informatieplan, Logistieke analyse • Desk research • Long list vragenlijst (o.a. ook SAP, Oracle, Aptean) • Short list vragenlijst (MS Dynamics, Infor Blending, Exact) • Case Study • Demonstraties • Keuze (Infor Blending vs Exact)
Systems architecture Website
Enterprice management
B2B portal Bank Server Data | Exchange
Plant management
Payroll Maintenance ScanSys ALIS
SHAREPOINT
Production Control EDI third parties
Gate
Weighbridge
PLC’s FH
PLC’s UF
PLC Blending
Process control
Processen en procesverbeteringen
Bedrijfsprocessen Primary business processes
Support business processes
Marketing & Sales
Sales order handling
Planning
Production
Warehousing Quality Control Maintenance Purchasing Accounting IT Services Product Development/ R & D Projects & Engineering General Management & HRM Quality Management Environment, Health & Safety Management Technical Service
Loading
Invoicing/ collection
Interfaces • Procescomputers (Modicon / DeltaV) - MES • Weegbrug – MES • MES – Exact • Laboratorium informatie systeem (ALIS) – Exact • Salarisadministratie (ADP) – Exact • Bank – Exact (uitgaande betalingen en inkomende bankafschriften)
Event Management (Orbis taken) • Prijsbeheer • Orderacceptatie met orderbevestiging klant • Transportplanning en transportopdrachten • FH-Blend orders (inline blending in de tankauto) • Weegbrug en transport documenten • Sales Related Costs • Facturatie • Interne alerts voor fiatteren van inkoopfacturen • Automatisch versturen van document per email • B2B Portal (in ontwikkeling)
Prijsbeheer Situatie
Voordelen Event
• Verkoopprijzen zijn niet altijd bekend bij aanmaak en levering van order
• Orders kunnen ingevoerd worden zonder prijs
• Men wacht om te factureren tot prijzen bekend zijn in het systeem
• Orders kunnen geleverd worden zonder prijs • Facturen worden automatisch on hold gezet zolang prijs niet bekend • Prijs berekend op laaddatum en niet op orderdatum
• Zodra prijs bekend is, worden orders automatisch verwerkt en gefactureerd
FH-Blend producten
Situatie • FH-Blends worden in de tankauto aangemaakt
• Gelijktijdig verladingopdracht, productieopdracht en productanalyse Voordelen Event
• Levering van product en productiebatch worden automatisch in systeem aangemaakt • Productiebatch en levering hebben zelfde uniek nummer waarmee ze met elkaar kunnen gekoppeld worden • Analyse resultaten worden automatisch opgehaald uit LIMS systeem met dit zelfde unieke nummer
Weegbrug en transportdocumenten
Weegbrug en transportdocumenten Situatie
Voordelen Event
• Vrachtauto gaat over weegbrug
• Volledig geautomatiseerd proces zonder enige tussenkomst van ChemCom personeel
• Verlading vindt plaats en geladen gewicht wordt terug gemeld in Exact • Chauffeur neemt transportdocumenten mee: COA (Analyse certificaat) CMR (Vrachtbrief)
• Chauffeur koppelt zijn kenteken aan de vervoersopdracht (sales order) die vanuit Exact in de MES laag staat • Geladen gewicht wordt via weegbrug doorgestuurd naar MES en verder verwerkt in Exact • Vrachtbrief wordt automatisch geprint • Analyseresultaten worden automatisch opgehaald uit LIMS en Analyse certificaat wordt automatisch geprint • Levering wordt uitgevoerd in Exact • Alle documenten (pdf) worden bij order in Exact opgeslagen • Order staat klaar om gefactureerd te worden
• Voor sommige klanten wordt de COA ook automatisch verstuurd bij het verladen van het product
Sales Related Costs Situatie • Snelle maandafsluiting en management rapportage gewenst • Marge statistieken gewenst • Verschillende complexe afrekeningen voor • Vracht, bonus, betalingskorting, kredietverzekering, commissie
• Deze verkoop gerelateerde kosten moeten ook in het grootboek gereserveerd worden • Vaste prijsafspraken met leveranciers
Sales Related Costs
Voordelen Event
Sales Related Costs
• Afspraken liggen vast in Synergy • Op basis van aflever- en factuurdata worden de reserveringen automatisch per verkooporder bepaald en geboekt • Excel download beschikbaar voor analyse van deze kosten • Marge rapportage per klant, per product (groep) en per klant/product-combinatie • Commissie afrekening
Facturatie
Voordelen Event Situatie • Klanten krijgen steeds gegroepeerde • Automatisch klaarzetten en verzamelen van de facturen op basis van groeperingstype zoals facturen gedefinieerd bij de klant • Mogelijke groeperingen zijn: • Men hoeft alleen nog factuur definitief te • Dagelijks printen • Wekelijks • 2-Wekelijks • Maandelijks
17-7-2014
Veiligheidsinstructie ChemCom
B2B portal Situatie • Aantal klanten beperkt • Aantal producten per klant is beperkt • Standaard vrachten • Klanten plaatsen op do/vrij hun orders voor de komende week • Momenteel worden orders doorgestuurd via fax, mail of via telefoon en vervolgens bevestigd
Voordelen Portal4U (Orbis) Klanten hebben zelf toegang tot: • Invoer orders (manueel of via upload) • Controle orders en versturen naar Exact • Automatisch orderbevestiging naar klant via mail • Overzichten bekijken van orders en facturen • Vervoersdocumenten terug opvragen • Facturen terug opvragen • Toegang tot prijsafspraken, MSDS, leveranciersverklaringen e.d. • Vraag stellen aan een bepaalde afdeling • In meerdere talen beschikbaar
Implementatie en beheer
Implementatie • Scope • Exact (incl. ScanSys, Sumatra, Synergy) • Fase 1: Order to Payment • Fase 2: Fixed Assets • Fase 3: Dashboards & Rapportages (onderhanden)
• Aspentech (MES) • Fase 1: Historian & Interfaces • Fase 2: Weegbrug • Fase 3: Dashboards, Rapportages, KPI’s (onderhanden)
• Sharepoint • Fase 1: Basis • Fase 2: Verbeter & Intergreer
• Website
Implementatie • Planning • 4 maanden: 1-5-2013/31-8-2013 • Op tijd • Op budget Project Team Exact • AB Software & Consultancy • Tom Poppema (projectleiding) • Douwe de Vries (functionaliteit) • Pieter Broere (techniek)
• ChemCom Industries • • • • •
Lut Stroobants (1,0) Daniël Schut (0,5) Marcel Oosting (0,5) Harry de Vries (0,3) Leen van der Sluis (ad hoc)
Project Project stap fase Fase 0 Voorbereiding Update Logistieke Analyse Update Current Business Models Update Project plan & milestones Bevries Scope & Fases Keuze oplossing (21/3) Finale & detail offerte Onderhandelingen Contract (31/3) Betaal technische omgeving/hardware
Wie
Lut Lut Leen Leen CCI-PT LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV
Fase 1 Project voorbereiding Project organisatie/project groep Gezamelijk projectplan Inrichten project kamer(s) Kennisoverdracht Current Business Processes Kennisoverdracht Systeem Opleidingsplan Conversieplan Leveren & installeren hardware Inrichten software Demo & Test omgeving Check & Update projectplan
CCI&LEV CCI&LEV CCI-PT Lut-LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV Brisk-LEV LEV CCI&LEV
Fase 2 Ontwikkel & Ontwerp oplossing Future Business Solution design Testen Future Business Scenario's Interface plan Inventarisatie rapportages Acceptance Test I - Future Business Process Check & Update projectplan
CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV
Fase 3 Bouw oplossing Bouw en test interfaces Bouw en test rapportages Data conversie (statische data) Documentatie Procedure & Werkinstructies Acceptance Test II - incl interfaces/reports Check & Update projectplan
LEV-PAR LEV-PAR CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV
Fase 4 Operationeel maken oplossing Inrichten software Produktie omgeving Acceptance Test III - Final Go/No Go Data conversie statische data naar PROD Data conversie dynamische data naar PROD Go Live per 1/9 Check & Update projectplan
LEV CCI&LEV CCI CCI CCI&LEV CCI&LEV
Fase 5 Post-go-live ondersteuning Opvolgen Go-Live Check & Update projectplan
CCI&LEV CCI&LEV
Fase 6 Vaste Activa FA - Future Business Solution design FA - Testen Future Business Scenario's FA - Conversie FA - Acceptance Test I FA - Go live 1/11 Check & Update projectplan
CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV CCI&LEV
Fase 7 Refreeze Normale user support Normale operationele werkzaamheden Voorbereiden jaarafsluiting Jaarafsluiting Accountantscontrole Jaarverslag Check & Update projectplan
CCI CCI CCI CCI CCI CCI CCI&LEV
mrt-13 apr-13 mei-13
jun-13
jul-13 aug-13 sep-13
okt-13 nov-13 dec-13
jan-14
Samenvattend • Besparing • 100.000€/jr.
• Voordelen • Vergaande automatisering en digitalisering • Procesverbeteringen • Kwaliteitsverbeteringen • Betere stuurinformatie
Systems support structure Incidents/Change Requests/New functionality/Patches/Upgrades First line
End users Quirien Harry Nick Sebo Jan Leen & Others
”Key users” ”Superusers” ”
Third line= Contractor
Second line= support team ABSC Help Desk
Exact
Exact Sumatra Scansys
Lut Daniël Marcel Eelke
Sharepoint
O&I services Help Desk
Eelke / Lut
Microsoft Sharepoint
Aspentech | PLC’s
Eelke
BriskICT Help Desk system Call registration
BriskICT Mike Patrick
ICT Cofely Help Desk
Cofely Aspentech DeltaV Schneider
Beheer • Geen externe support nodig • Weinig “bugs” • Update procedure eenvoudig • Lage kosten
Ervaringen en toekomst
Ervaringen • Procesverbeteringen • Automatisering • Integratie • Digitalisering • Communicatie • Verbeterpotentieel
Toekomst • B2B portal via Orbis (uitrollen) • Integratie poort/weegbrug/EDI • Onderhoudsbeheerssysteem • MES verder benutten • Orbis, Synergy verder benutten • Dashboards, rapportages • MSDS/Leveranciersverklaring • Productie planning • Automatiseren datastromen
Continue zoeken en doorvoeren van procesverbeteringen
Einde Bedankt voor uw aandacht
