Praktijk. antwoorden. op bedrijfsvraagstukken. FUNCTIEWAARDERING Wilma van Vuuren. Geactualiseerde versie d.d. 21 mei 2008

Praktijk

antwoorden op bedrijfsvraagstukken

FUNCTIEWAARDERING Wilma van Vuuren Geactualiseerde versie d.d. 21 mei 2008

Deze publicatie bevat de vragen & antwoorden zoals die zijn opgenomen in de databank van www.tql.nl © 2008 The Question Library BV. Vermenigvuldiging niet toegestaan.

Inhoud: FUNCTIEWAARDERING, ALGEMEEN............................................................................ 3 INVOERING VAN FUNCTIEWAARDERING VOORBEREIDEN....................................... 9 INTRODUCTIE EN COMMUNICATIE............................................................................. 11 HET BESCHRIJVEN VAN FUNCTIES............................................................................ 12 HET WAARDEREN VAN DE FUNCTIES........................................................................ 17 HET PLAATSEN VAN FUNCTIES IN FUNCTIEGROEPEN........................................... 20 HET BEKENDMAKEN VAN DE WAARDERINGSRESULTATEN................................... 22 HET ONTWIKKELEN VAN EEN SALARISSTRUCTUUR............................................... 23 INSCHALING................................................................................................................... 25 PROCEDURES BIJ DE INVOERING EN HET ONDERHOUD VAN FUNCTIEWAARDERING............................................................................................... 27 LITERATUUR EN LINKS................................................................................................. 30 OVER DE AUTEUR......................................................................................................... 31

TQL Functiewaardering

2

Functiewaardering, algemeen 1. Wat is functiewaardering? Functiewaardering is niet meer en niet minder dan het plaatsen van functies in een rangorde ten opzichte van elkaar. Een functiewaarderingssysteem is de methode (de meetlat, het geheel van normen en waarden) die wordt toegepast om deze rangorde tot stand te brengen. 2. Hoe gaat functiewaardering op hoofdlijnen in zijn werk? Er bestaan verschillende methoden voor functiewaardering. Voordat een functie gewaardeerd kan worden, wordt deze beschreven. In de functiebeschrijving wordt gelet op een aantal gezichtspunten. Het gehanteerde functiewaarderingssysteem bepaalt welke gezichtspunten dat zijn. Veelgebruikte gezichtspunten zijn: • kennis / opleiding • eidinggeven • contacten (intern, extern) • afbreukrisico / verantwoordelijkheden • bewegingsvaardigheid / fysieke aspecten • zelfstandigheid In de meeste functiewaarderingssystemen leiden gezichtspunten tot puntenscores, die bepalen in welke klasse de functie thuishoort (het niveau). Op basis van de klasse wordt vervolgens bepaald welke loonschaal bij de functie hoort. In het algemeen is het zo, dat hoe hoger de klasse is, hoe hoger de loonschaal (en het bijbehorende salaris) is. 3. Wat is de relatie tussen functiewaardering en performance management? Performance management is een breed vakgebied, eigenlijk meer een containerbegrip, waarvan functiewaardering de basis vormt. Naast functiewaardering komen deelgebieden aan de orde als competentiemanagement, assessment, trainig & coaching, beloningssystemen en prestatiebeloning. 4. Rolt het salaris uit de functiewaardering? Een functiewaardering geeft een goede indicatie van de met de functie corresponderende salarisschaal. Het feitelijke salaris is echter van meer omstandigheden afhankelijk dan alleen het niveau van de functie. Denk aan leeftijd van de werknemer, ervaring, voltooide extra opleidingen of juist een gebrek aan voldoende opleiding. 5. Waarom past een organisatie functiewaardering toe? Over het algemeen wordt functiewaardering toegepast om te legitimeren (te rechtvaardigen) welke beloning bij welke functie hoort met als doel gelijke functies van een gelijke zwaarte gelijk te belonen.


3

6. Welke doelen dient functiewaardering? Organisaties kunnen één of meerdere redenen hebben voor de invoering van een functiewaarderingssysteem. Het belangrijkste doel is toch het 'legitimeren van de beloningsverhoudingen in organisaties'. Functiewaardering kan echter meerdere doelen dienen in het P&O-beleid dan alleen het vaststellen van de zwaarte van de functies binnen een organisatie. Het gaat dan niet alleen om de resultaten die worden verkregen door toepassing van een systeem van functiewaardering (de functiezwaarten, de rangorde), echter ook om de informatie die direct of indirect nodig is voor, of afkomstig is uit, het proces van functiewaardering (onder andere de functiebeschrijving). Zo wordt functiewaardering ook ingezet ter ondersteuning van het loopbaanbeleid in een organisatie (het ontwikkelen van functiereeksen, oplopend in zwaarte), opleiding (loopbaanpaden) en mobiliteit. 7. Wat is 'het waarderen van functies' ? Het waarderen van functies is het bepalen (het 'meten') van de zwaarte van functies aan de hand van steeds dezelfde meetkenmerken. Het resultaat van die waardering (de 'meting') wordt over het algemeen uitgedrukt in punten. Worden functies (bijvoorbeeld binnen dezelfde organisatie) steeds gemeten met dezelfde functiewaarderingssystematiek (met steeeds dezelfde meetlat) dan kunnen alle functies, op basis van het aantal punten, in een rangorde van licht naar zwaar worden geplaatst. 8. Hoe lang bestaat functiewaardering? Functiewaardering is ontwikkeld en voor het eerst toegepast in de Verenigde Staten (eind van de 19e eeuw) om vooral bij grote overheidsorganisaties de verschillen tussen de zwaarte van functies en daarmee de verschillen tussen de beloning van functies te kunnen bepalen. In Nederland is functiewaardering (toen 'functieclassificatie' genoemd) voor het eerst toegepast rondom de jaren twintig in de vorige eeuw binnen de metaalsector. 9. Welke ontwikkelingen hebben sterk bijgedragen aan de toepassing van functiewaardering in Nederland? • De opkomst van collectieve arbeidsovereenkomsten in de periode na de Tweede Wereldoorlog. De CAO regelde de lonen voor een hele bedrijfstak of sector, functiewaardering bleek een bruikbaar instrument om functies te kunnen ordenen en beloningsverschillen te rechtvaardigen. • De geleide loonpolitiek. In Nederland werd de loonontwikkeling na de Tweede Wereldoorlog door de overheid gecoördineerd, ter voorkoming van arbeidsonrust en oneerlijke concurrentie. Het paste in dit beleid om op landelijke schaal hetzelfde werk gelijk te belonen. Om dit te kunnen doen werden functies binnen een bedrijfstak beschreven en met elkaar vergeleken. • Door technologische ontwikkelingen zijn organisaties complexer geworden. Takenpakketten en verantwoordelijkheden zijn daardoor sterk veranderd. Door een toenemende verfijning van de functiestructuur groeide de behoefte om deze structuur in kaart te brengen. Functiewaardering bleek daartoe een bruikbaar instrument.


4

10. Wordt functiewaardering in Nederland veel toegepast? Nederland wordt wel het 'dichtst gefunctiewaardeerde' land ter wereld genoemd. Dat geeft aan dat in Nederland door veel organisaties (meer dan 80% van alle organisaties met meer dan 100 medewerkers) het instrument functiewaardering wordt toegepast. 11. Hoeveel functiewaarderingssystemen zijn er in Nederland? Het aantal functiewaarderingssystemen dat in Nederland wordt toegepast is niet echt bekend. Er zijn functiewaarderingssystemen die speciaal voor bepaalde sectoren, branches of bedrijfstakken zijn ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld voor de gezondheidszorg en de overheid. Er zijn functiewaarderingssystemen die voor een bepaalde categorie functies zijn ontwikkeld. Er zijn functiewaarderingssystemen die specifiek voor een bepaalde organisatie zijn ontwikkeld (bijvoorbeeld bij KPN) en er zijn functiewaarderingssystemen die integraal worden toegepast. 12. Wat is een integraal functiewaarderingssysteem? Een integraal functiewaarderingssysteem is een systeem (een 'meetlat') dat alle functies, van hoog tot laag, binnen alle typen organisaties of binnen alle typen sectoren kan waarderen. 13. Waaruit bestaat een functiewaarderingssysteem? Een functiewaarderingssysteem bestaat uit: • het systeem: de 'meetlat', het geheel aan meetkenmerken aan de hand waarvan de zwaarte van een functie kan worden bepaald; • de indelingsmethode: de regels volgens welke een functie wordt ingedeeld in een functiegroep of functieniveau. Dit kan plaatsvinden op een aantal manieren, uiteenlopend van een zeer analytische waardering van een functie tot een zeer globale vergelijking van de in te delen functie aan de hand van enkele voorbeelden, waarvan de functiegroep of het functieniveau eerder is vastgesteld; • de procedures: de wijze waarop functiewaardering binnen een organisatie of sector wordt toegepast). 14. Hoe ziet de meetlat van de meeste functiewaarderingssystemen eruit? De meetlat van de meeste functiewaarderingssystemen is, in Nederland, gebaseerd op, kortweg, de Genormaliseerde Methode, een functiewaarderingsmethode die net na de Tweede Wereldoorlog in een overleg tussen de overheid, de werkgevers- en de werknemersorganisaties is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat in Nederland gelijk werk gelijk werd beloond. Dit ter voorkoming van een zogenaamde 'loonspiraal', die dreigde omdat net na de Tweede Wereldoorlog arbeid in Nederland erg schaars was. Deze meetlat bevatte zogenaamde meetkenmerken als Kennis, Zelfstandigheid, Contactvaardigheid, Motorische Vaardigheid, Afbreukrisico, et cetera. De meeste in Nederland toegepaste systemen kennen meetkenmerken van deze aard.


5

15. Welke zijn de meest toegepaste functiewaarderingssystemen? Er zijn in Nederland tien door de vakorganisaties erkende integrale functiewaarderingssystemen.Dat betekent dat deze systemen door deskundigen van de vakorganisaties zijn aangemerkt als betrouwbaar, valide, actueel, inzichtelijk, et cetera.Deze systemen zijn: • de Bakkenist-methode van functiewaardering en MNT; systeemhouder Human Capital Group, • het CATS-systeem; systeemhouder Bureau De Leeuw Consult • USB (Universeel Systeem Berenschot) en JPSb; systeemhouder Berenschot • de Hay-methode; systeemhouder Hay Group • IFA (Integraal Functie Analysemethode); systeemhouder Price Waterhouse Coopers • ZFWS (het Zuidema-systeem van functiewaardering); systeemhouder Bureau Zuidema • ISF-SAO (Integraal Systeem van Functiewaardering - Systeem ArbeidsOmstandigheden); systeemhouder FME-CWM • ORBA-methode; systeemhouder AWVN • FUWASYS voor functies bij de Rijksoverheid, met uitzondering van de Belastingdienst, en FUWAUIT voor het waarderen van functies bij de uitvoeringsorganisaties van het Rijk. • FWG (Functie Waardering Gezondheidszorg), ontwikkeld uit MNT van de Human Capital Group en toepasbaar in vrijwel de gehele zorgsector. 16. Wie is de eigenaar van functiewaarderingssystemen? Een functiewaarderingssysteem is veelal eigendom van een systeemhouder. Dat kan zijn een organisatie-adviesbureau, een belangenorganisatie (veelal een werkgeversorganisatie) of een stafafdeling van een grote organisatie. 17. Waarin onderscheiden functiewaarderingssystemen zich? Behalve dat sommige systemen voor een bepaalde functiecategorie, sector of organisatie zijn ontwikkeld, onderscheiden de meeste functiewaarderingssystemen zich door de mate van analyse. Dat wil zeggen: het aantal meetkenmerken aan de hand waarvan een functiewaarderingssysteem meet. Het ene systeem kent bijvoorbeeld 8 meetkenmerken, een ander kent er 99.


6

18. Op welke wijze kan een functie worden gewaardeerd? Een functie kan worden geanalyseerd naar één bepalend geacht kenmerk, naar meerdere kenmerken of factoren of naar de functie in zijn totaliteit. De wijze van waardering kan worden onderscheiden in rangschikking, indeling in een beperkt aantal klassen en waardering met behulp van een meetlat. Een combinatie van de eerdergenoemde elementen levert de volgende grondvormen van functiewaardering op: • de punten- of analytische methode van functiewaardering, waarbij meerdere kenmerken of factoren met behulp van een meetlat worden gewaardeerd (Bakkenist, USB, ORBA), • de methode van functieklasse-indeling, waarbij de functies in hun totaliteit in een beperkt aantal klassen worden ingedeeld (de meeste CAO's geven voorbeeldteksten van bekende voorkomende functies en vragen slechts een analyse op de overeenkomst in taken tussen het voorbeeld en de in te delen functie), • de methode van functierangschikking ('ranking') waarbij de functies in zijn geheel met elkaar worden vergeleken en onderling gerangschikt en • de methode van paarsgewijze vergelijking, waarbij elke functie wordt vergeleken met alle andere en wordt nagegaan of de functie ten opzichte van een andere lichter, zwaarder of gelijk is. Het toekennen van punten aan lichter, zwaarder of gelijk levert een totaalscore op. 19. Hoe 'vrij" is een organisatie bij de keuze van een functiewaarderingssysteem? Voor organisaties die zijn gebonden aan een CAO maakt functiewaardering over het algemeen deel uit van die CAO. Deze organisaties zijn gehouden aan toepassing van het in de CAO bepaalde functiewaarderingssysteem. Alle overige organisaties bepalen zelf, maar wel na instemming van hun Ondernemingsraad, welk systeem van functiewaardering zij voor hun organisatie het meest geschikt achten. Daarbij wordt over het algemeen gekeken of het een erkend systeem is en of het systeem wordt toegepast in gelijksoortige organisaties. 20. Aan welke eisen moet een functiewaarderingssysteem voldoen? Functiewaarderingssystemen moeten voldoen aan eisen van: • Toepasbaarheid : het systeem dient toepasbaar te zijn voor alle soorten functies en voor alle functieniveaus. • Toegankelijkheid: een systeem dient eenduidig, doorzichtig en begrijpelijk te zijn • Betrouwbaarheid: het systeem moet zo nauwkeurig zijn dat bij herhaalde toepassing dezelfde resultaten bereikt worden. • Validiteit: het systeem moet zo zijn uitgewerkt dat het meet wat echt gemeten moet worden. • Aanpasbaarheid: het systeem moet kunnen worden aangepast indien de omstandigheden daartoe nopen. • Aanvaardbaarheid: het systeem moet voor betrokkenen aanvaarbaar zijn en als billijk worden ervaren; ook moet het passen bij ontwikkelingen op de in- en externe arbeidsmarkt. • Onderhoud: het systeem moet mogelijkheden bieden voor aanpassing en actualisatie.


7

21. Welke rol speelt de Ondernemingsraad bij het kiezen van een functiewaarderingssysteem? De Ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij het kiezen van welk functiewaarderingssysteem in hun organisatie toegepast gaat worden. Dat geldt in ieder geval voor die organisaties die niet zijn gebonden aan een CAO en zelf mogen kiezen welk systeem van functiewaardering zij willen toepassen. 22. Welke bevoegdheden heeft de Ondernemingsraad nog meer bij de invoering van functiewaardering? De Ondernemingsraad heeft instemmingsbevoegdheid over de functiegroepenstructuur, de belonings- of salarisstructuur, de inschalings- en salarisgarantieregeling, de beroepsprocedure en de onderhoudsprocedure. De Ondernemingsraad heeft geen instemmingsbevoegdheid over het format van de functiebeschrijving, over welke functie in welke groep of schaal wordt ingedeeld en bijvoorbeeld ook niet over de hoogte van de beloning of het salaris per schaal.


8

Invoering van functiewaardering voorbereiden 23. Hoe kan de invoering van functiewaardering in een organisatie worden voorbereid? In de voorbereidingsfase worden de uitgangspunten van het invoeren van het nieuwe functie/loongebouw bepaald en krijgt men inzicht in de omvang van het traject. Het gaat hierbij onder meer om welk functiewaarderingssysteem wordt gebruikt, de datum waarop functiewaardering in de organisatie ingevoerd moet zijn en om de procedures die gevolgd moeten worden. Een aantal uitgangspunten kan bijvoorbeeld in de van toepassing zijnde CAO zijn vastgelegd. Naast deze uitgangspunten kan worden gedacht aan de projectstructuur, de vorm van de functiebeschrijvingen, de functiewaardering en de communicatie met o.a. medewerkers. Wanneer u deze uitgangspunten heeft vastgesteld vindt introductie aan de werknemers plaats. Er moet een duidelijk kader worden neergezet waarbinnen de invoering van het functie/loongebouw gerealiseerd moet worden. Hiervoor is inzicht nodig in de benodigde tijd, de (neven)doelen van de organisatie en welke partijen betrokken worden bij het hele traject. Het is ook zinvol om de mogelijke risico's voor de organisatie in beeld te brengen. 24. Welke doorlooptijd is gebruikelijk? Eerst moet worden vastgesteld wanneer de organisatie functiewaardering ingevoerd wil hebben of moet hebben (dit kan bijvoorbeeld door een CAO bepaald zijn). Wanneer deze datum bekend is, kan de doorlooptijd van het traject worden vastgesteld. Als er sprake is van een CAO, is het handig de procedures zoals deze in de CAO staan vermeld erbij te houden. Dan is de doorlooptijd vrij snel duidelijk, doordat veel termijnen al zijn vastgelegd. Vervolgens kan een planning worden opgesteld. Indien er geen CAO met vastgestelde procedures is, moet de organisatie zelf bepalen hoeveel tijd nodig is voor de invoering. Een en ander hangt natuurlijk af van de beschikbare capaciteit, de omvang van de organisatie, het aantal functies en de procedures die worden afgesproken. Voor het opstellen van de functiebeschrijvingen is al snel een halve tot een hele dag per functiebeschrijving nodig. Dit hangt bijvoorbeeld af van hoe vaak wordt afgestemd en met wie. Betrokken partijen moeten beschikbaar zijn et cetera. In principe moet een traject van invoering van functiewaardering niet langer duren dan een half jaar tot een jaar. De doorlooptijd van een dergelijk traject duurt anders te lang: medewerkers zijn al weer vergeten hoe het ook al weer was, functies kunnen in de tussentijd zijn gewijzigd, men wordt 'functiewaarderingsmoe'. Indien de organisatiegrootte (het aantal functies) dat niet toelaat, moet meer capaciteit worden ingezet. 25. Welke partijen zijn bij de invoering van functiewaardering betrokken? Wat verwacht u van het management, leidinggevenden en werknemers bij het invoeren van functiewaardering? Wie moeten er betrokken zijn bij beslissingen over de invoering (bijvoorbeeld over de te beschrijven functies, over de wijze van beschrijven en waarderen, over het plan van aanpak)? Van wie wordt welke inbreng verwacht? Wanneer men vooraf helder voor ogen heeft hoe en op welke momenten werknemers zullen worden betrokken bij het traject, kunnen werknemers hun rol voorbereiden en zorgen dat ze op de juiste momenten beschikbaar zijn. Zo wordt tevens gezorgd voor voldoende capaciteit binnen de organisatie om de invoering voor elkaar te krijgen.


9

26. Wat zijn risico's bij de invoering waarmee rekening moet worden gehouden? Het is verstandig om een inschatting te maken van de haalbaarheid van de invoering van functiewaardering binnen een organisatie. Wat zijn eventuele oplossingen voor knelpunten bij de invoering? Is er onvoldoende capaciteit in de organisatie, dan kunnen bijvoorbeeld meer werknemers 'vrij' worden gemaakt voor dit traject of kan externe capaciteit worden ingehuurd. Is er onvoldoende kwaliteit in huis, dan kan gebruik worden gemaakt van training en opleiding op dit gebied. En wat kan wel of juist niet wanneer de organisatie net midden in een reorganisatie of fusie zit? Is het mogelijk of gewenst om de invoering uit te stellen binnen de gestelde tijdsspanne, of niet? 27. Welke rol heeft de Ondernemingsraad in de fase van voorbereiding? De Ondernemingsraad geeft instemming op het door de werkgever voorgestelde systeem van functiewaardering. Over het algemeen is het gebruikelijk dat de Ondernemingsraad goed wordt geïnformeerd (door de systeemhouder en / of de werkgever) over hoe het systeem er uit ziet, hoe het werkt, hoe het wordt toegepast, waar het nog meer wordt gebruikt, et cetera. Daarnaast is het van belang dat de Ondernemingsraad vraagt naar het plan van aanpak dat is opgesteld om de invoering van het systeem van functiewaardering te begeleiden. 28. Hoe wordt een project voor de invoering van functiewaardering in een organisatie aangestuurd? Het is gebruikelijk (voor elk project) een projectstructuur in te richten. Er wordt een Stuurgroep samengesteld, die bestaat uit (een vertegenwoordiging van) directie en management. De Stuurgroep stuurt het project en neemt vooral besluiten. Daarnaast is er de Projectgroep die het project uitvoert, de te nemen besluiten voorbereid en deze ter besluitvorming voorlegt aan de Stuurgroep. En er wordt een Begeleidingsgroep samengesteld, bestaande uit (vertegenwoordigers van de) werknemers (dat kunnen OR-leden zijn) die het project begeleiden namens de werknemers: loopt het project zoals was afgesproken, zijn er signalen uit de organisatie dat er dingen niet goed gaan. Aan de Begeleidingsgroep worden over het algemeen ook voorstellen voorgelegd ter toetsing (niet ter besluitvorming!).


10

Introductie en communicatie 29. Hoe kan de invoering van functiewaardering in een organisatie het beste geïntroduceerd worden? Eerst wordt vastgesteld naar wie communicatie plaats moet vinden over de invoering van functiewaardering en met welk doel. Van belang is precies te weten wanneer (in welke fasen) communicatie nodig is en wat de inhoud en de vorm daarvan moet zijn. De communicatie moet worden afgestemd op de doelgroep. Doelgroepen kunnen bijvoorbeeld directie en management, OR, leidinggevenden en werknemers zijn. Het management, leidinggevenden en werknemers zullen vragen hebben zoals: waarom wordt functiewaardering ingevoerd, welk systeem wordt gebruikt, hoe worden functies beschreven en hoe wordt er omgegaan met (financiële of salariële) consequenties? De informatie kan schriftelijk, mondeling of in een combinatie daarvan aan de doelgroepen worden verstrekt. Voor werknemers kan een informatiebrochure worden opgesteld om de start van het traject aan te kondigen en de voorgenomen stappen binnen de eigen organisatie toe te lichten. De volgende methoden en middelen worden vaak gebruikt bij de communicatie:organiseren voorlichtingsbijeenkomsten (presentatie aan werknemers); schrijven en verspreiden van brochures, nieuwsbrieven, e-mails, artikelen in het personeelsblad, et cetera; organiseren van een spreekuur; informeren van werknemers in het werkoverleg.


11

Het beschrijven van functies 30. Welke rol heeft de functiebeschrijving bij de invoering van functiewaardering? Functiebeschrijvingen dienen meerdere doelen. Ze hoeven niet alleen te worden opgesteld om functiewaardering te kunnen toepassen, maar kunnen ook ondersteuning bieden bij werving en selectie van nieuwe werknemers. Bovendien kunnen functiebeschrijvingen handreikingen geven voor het voeren van functioneringsgesprekken of voor het ontwikkelen van de competenties van werknemers. Bij de invoering van functiewaardering wordt de functiebeschrijving als basisdocument gebruikt. Duidelijk en helder moet daarom naar voren komen welke activiteiten worden verricht, welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan deze functie zijn gekoppeld en welke organisatorische positie de functie heeft. 31. Wat is een functiebeschrijving? Een functiebeschrijving is een korte, schriftelijke weergave van de inhoud van een functie. Een functie is het geheel van activiteiten dat ten behoeve van de organisatie door één of meerdere personen wordt verricht. De werknemer die de functie vervult, is de functiehouder. 32. Wanneer moet een functiebeschrijving worden opgesteld? Een functiebeschrijving wordt opgesteld aan de beginfase van de invoering van functiewaardering. De functiebeschrijving is het basisdocument om de functiewaardering toe te kunnen passen. 33. Wie wordt betrokken bij het opstellen van een functiebeschrijving? Diverse personen kunnen een rol spelen bij het opstellen van de functiebeschrijving: de directie en het management, de leidinggevende, de medewerker, P&O, een externe adviseur. De directie en het management omdat zij weten welke doelen de organisatie wil behalen. Leidinggevenden omdat zij bepalen welke activiteiten in hun afdeling nodig zijn om de door de directie en het management gestelde organiasatiedoelen te kunnen bereiken. Dat is de basis voor de inhoud van de functies. Medewerkers omdat zij moeten beoordelen of de functiebeschrijving een juiste weergave van hun functie is. P&O omdat zij de consistentie van alle functiebeschrijvingen ten opzichte van elkaar moeten beoordelen (zijn alle bevoegdheden en verantwoordelijkheden op de juiste wijze belegd) en eventueel een externe, die de functies beschrijft. 34. Welke vormen kan de functiebeschrijving aannemen? Een functiebeschrijving kan feitelijk of organiek, taak- of resultaatgericht zijn opgesteld. 35. Wat is een feitelijke functiebeschrijving? Een feitelijke functiebeschrijving geeft weer welke werkzaamheden de medewerker op enig moment (op de peildatum) doet. Een feitelijke functiebeschrijving maakt eigenlijk een foto van de huidige situatie. Dit wordt ook wel de 'ist'-beschrijving genoemd.


12

36. Wat is een organieke functiebeschrijving? Een organieke functiebeschrijving geeft aan welke werkzaamheden de medewerker wordt geacht te verrichten of in de toekomst moet gaan verrichten. De organieke (gewenste of toekomstige) situatie hoeft derhalve niet gelijk te zijn aan de feitelijke (actuele, daadwerkelijke) situatie. Dit wordt ook wel de 'soll'-beschrijving genoemd. 37. Wat is een taakgerichte functiebeschrijving? Een taakgerichte functiebeschrijving beschrijft welke taken (activiteiten, werkzaamheden) door de medewerker worden verricht of moeten worden verricht ("wat moet de medewerker doen"). Een taakgerichte functiebeschrijving kan bestaan uit een opsomming van hoofdactiviteiten met daarbinnen een aantal nevenactiviteiten. 38. Wat is een resultaatgerichte functiebeschrijving? Een resultaatgerichte functiebeschrijving geeft weer welke resultaten in de functie moeten worden bereikt ("wat moet de medewerker bereiken"). Een resultaatgerichte functiebeschrijving kan bestaan uit een overzicht van de in de functie belangrijke resultaatgebieden (gebieden waarop resultaten moeten worden behaald), de resultaatdefinitie (het concrete resultaat dat moet worden behaald) en (eventueel) een opsomming van processtappen (de weg waarlangs het resultaat moet worden behaald). 39. Wat betekent 'het format van de functiebeschrijving?' Het 'format van de functiebeschrijving' is de vorm van de functiebeschrijving: hoe de functiebeschrijving er uit ziet, welke onderdelen worden vermeld in de functiebeschrijving. 40. Wat wordt eigenlijk in de functiebeschrijving vastgelegd In de functiebeschrijving worden op hoofdlijnen de activiteiten en/of werkzaamheden of de resultaten vastgelegd die daadwerkelijk en herkenbaar voorkomen in de uit te oefenen functie. Eenmalige, kortdurende, incidentele en min of meer toevallig voorkomende activiteiten of werkomstandigheden worden daarom niet opgenomen in de beschrijving. Het gaat uitsluitend over activiteiten die passen in het 'normale' functiebeeld en behoren bij het doel van de functie. 41. Hoe komt een functiebeschrijving tot stand? De functiebeschrijving wordt beschreven aan de hand van een gesprek met de directie en het management (over de doelen die zij met de organisatie nastreven), met de leidinggevende (over de gewenste inhoud van de functie, de te bereiken resultaten, de bij de functie behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de aan de functie te stellen functie-eisen) en / of met de medewerker zelf of met andere 'inhoudsdeskundigen'. 42. Beschrijft de functiebeschrijving wat de persoon in kwestie doet? Een functiebeschrijving is functie-afhankelijk en niet persoonsafhankelijk. De stoel wordt beschreven en niet de persoon die erop zit. Zo kunnen ook meerdere medewerkers dezelfde functiebschrijving krijgen. Hiertoe wordt de grootste gemene deler beschreven. Doel en niveau van de functie moeten dan wel overeenkomen.


13

43. Welke zijn de uitgangspunten bij het beschrijven van functies? Uitgangspunten die moeten worden bepaald bij het beschrijven van functies zijn: wie gaat beschrijven (intern: p&o, leidinggevenden, medewerkers zelf of extern), wordt er feitelijk of organiek beschreven, wordt er taak- of resultaatgericht beschreven, wie stelt de functiebeschrijvingen vast, welke functies moeten worden beschreven, hoe worden de functiebeschrijvingen toegewezen (procedures) en voor welk doel worden de functies beschreven. 44. Welke doelen zijn er voor het beschrijven van functies? Er zijn meerdere doelen die kunnen worden gehanteerd voor het beschrijven van functies, dan de invoering van functiewaardering alleen. Zo kunnen functiebeschrijvingen bijdragen aan het geven van ondersteuning aan organisatie-ontwikkeling; het geven van handvatten voor functionerings- of beoordelingsgesprekken; het bieden van een uitgangspunt voor ontwikkelings- en opleidingsvraagstukken; het bieden van houvast bij loopbaanplanning, interne mobiliteit of management development; het bieden van een hulpmiddel bij activiteiten van werving en selectie en het vormen van een basis voor Arbo-analyses of kwaliteitscertificering. 45. Waar moet de functiebeschrijving aan voldoen om gebruikt te kunnen worden voor functiewaarderingsdoeleinden? Een functiebeschrijving die moet worden gebruikt voor functiewaardering moet waardeerbaar zijn. Een functiebeschrijving is waardeerbaar wanneer uit de functiebeschrijving duidelijk blijkt: • welk doel moet worden bereikt (en welke activiteiten daartoe leiden) • welke bevoegdheden er in de functie zijn, dan wel • met wie waarover moet worden overlegd • welk niveau van kennis nodig is om de activiteiten te kunnen verrichten • welke contacten worden onderhouden (en waarover) • welke eisen worden gesteld aan communicatieve vaardigheden (afhankelijk van de doelgroep bijvoorbeeld) • welke eventuele eisen ten aanzien van 'handvaardigheid' binnen de functie gesteld worden (voor het bedienen van machines, het gebruiken van gereedschappen, et cetera). Daarnaast is het van belang dat, indien van toepassing, de bezwarende werkomstandigheden in de functiebeschrijving worden opgenomen (bijvoorbeeld fysieke en psychische belasting). 46. Hoe ziet een functiebeschrijving er meestal uit? Een functiebeschrijving bevat over het algemeen de volgende elementen: • het doel van de functie, • de plaats in de organisatie (ook wel de organisatorische positie genoemd), • eventueel een overzicht van in- en externe contacten die in de functie worden onderhouden), • de (hoofd)activiteiten (taken, werkzaamheden) of • resultaatgebieden (bestaande uit processtappen, een resultaatdefinitie en eventueel de prestatie-indicatoren), • profiel van de functie (overzicht van aan de functie te stellen functie-eisen) en / of • een competentieprofiel.


14

47. Wat is 'het doel van de functie' in de functiebeschrijving? Het doel van de functie is hetgeen dat door de functie wordt bereikt. Het doel van de functie beschrijft het bestaansrecht van de functie in de organisatie. Het gaat om 'waarom is deze functie in deze organisatie'? Het antwoord op die vraag is het doel van de functie. 48. Wat is de 'organisatorische positie' van de functie in de functiebeschrijving? In de organisatorische positie van de functie wordt opgenomen van welke functionaris leiding wordt ontvangen en (indien van toepassing) aan welke functies (en aan hoeveel medewerkers) de functionaris leiding geeft. 49. Hoe lang moet een functiebeschrijving zijn? Er is geen ideale lengte voor een functiebeschrijving. Afhankelijk van welke doelen de functiebeschrijving moet dienen, kan worden volstaan met meer of minder informatie. Als vuistregel kan gelden: niet korter dan 1 A4, niet langer dan 3 A4. De functie moet tenslotte voldoende informatie bevatten om de functie, voor functiewaarderingsdoeleinden, te kunnen waarderen. 50. Hoe gedetailleerd moet de functiebeschrijving zijn? Een functiebeschrijving moet de inhoud van de functie op hoofdlijnen beschrijven en geen details bevatten. Details veranderen over het algemeen snel. En dat zou betekenen dat de functiebeschrijving steeds moet worden aangepast. Details zijn ook niet relevant voor functiewaarderingsdoeleinden: de functiewaardering bepaalt bijvoorbeeld welke kennis nodig is om de functie te kunnen vervullen of welke sociale vaardigheden daarvoor nodig zijn, niet wat precies wordt gedaan in de functie. 51. Uit hoeveel taken of resultaatgebieden bestaat uit een functiebeschrijving? Probeer het aantal taken of resultaten dat in de functiebeschrijving wordt opgenomen te beperken tot 5 (of maximaal 7). 52. Hoe wordt bepaald welke taken of resultaatgebieden moeten worden opgenomen in de functiebeschrijving? Om dit te kunnen bepalen kunnen verschillende methoden worden toegepast. Laat bijvoorbeeld de medewerker gedurende een week opschrijven welke (cluster van) werkzaamheden worden verricht. Ga bijvoorbeeld na welke stappen in het (werk-)proces worden gezet. Hou daarbij de reeks 'input, throughput, output' in gedachten De input is datgene dat de medewerker krijgt aangereikt, de throughput is datgene dat hij of zij daar mee moet doen of daaraan moet toevoegen, de output is datgene dat wordt opgeleverd of weer wordt doorgegeven aan een ander(e afdeling). Of bepaal welke diensten of producten de medewerker moet leveren voor wie (bijvoorbeeld het bereiden van maaltijden), bepaal vervolgens wat de medewerker daar voor nodig heeft aan middelen, processen, faciliteiten (bijvoorbeeld het inkopen van producten en het beheren van keukeninventaris), ga na of de medewerker financiele kaders heeft meegekregen (het bewaken van het budget) en ga na of de medewerker leiding geeft aan anderen (het aansturen van de medewerkers). Op deze wijze wordt het aantal activiteiten of resultaatgebieden in de functiebeschrijving beperkt, maar geeft de functiebeschrijving toch voldoende informatie/een compleet beeld van de functie.


15

53. Waaruit bestaat 'het profiel van de functie'? Het profiel van de functie bestaat meestal uit een opsomming van de functie-eisen die de medewerker nodig heeft om de functie te kunnen vervullen. Meestal bestaat deze opsomming uit de voor de functie benodigde kennis en de voor de functie benodigde vaardigheden (sociale vaardigheden, uitdrukkingsvaardigheden). Eventueel zijn ook de aan de functie verbonden inconvenienten (of bezwarende werkomstandigheden) onder het profiel van de functie benoemd. 54. Waaruit bestaat 'het competentieprofiel'? Het competentieprofiel bevat een opsomming van het gewenst gedrag dat behoort bij de functie. Voorbeelden zijn: resultaatgerichtheid, overtuigingskracht, samenwerking. 55. Wat is het verschil tussen het profiel van de functie en het competentieprofiel? Het profiel van de functie geeft een overzicht van de voor de functie benodigde kennis en vaardigheden. Het competentieprofiel voegt daar het voor de uitoefening van de functie gewenste gedrag en de gewenste houding aan toe. Het competentieprofiel is over het algemeen niet van belang voor de functiewaardering. Het zijn geen eisen die aan de functie worden gesteld, maar het gedrag dat aan de medewerker wordt gesteld. 56. Wie stelt de functiebeschrijving vast? Een organieke functiebeschrijving wordt vastgesteld door de leidinggevende en de directie/het management. Een feitelijke functiebeschrijving wordt vastgesteld door en de leidinggevende, en de medewerker en de directie/het management. 57. Dient de medewerker de functiebeschrijving te ondertekenen? Indien het een feitelijke functiebeschrijving betreft wel: het is immers een beschrijving van de door de medewerker verrichte feitelijke werkzaamheden. Indien het een organieke functiebeschrijving is niet: dat is immers een functiebeschrijving 'des organisaties', dus van de organisatie (lees: directie, management, leidinggevende). 58. Wat gebeurt er als een medewerker niet akkoord is met de inhoud van de functiebeschrijving? Alleen als het een feitelijke functiebeschrijving betreft (de functiebeschrijving beschrijft wat een medewerker op datum X (de peildatum) doet) kan de medewerker bezwaar maken tegen de voor hem of haar opgestelde functiebeschrijving. Over het algemeen is dan voorzien in een bezwarenprocedure. Als het een organieke functiebeschrijving betreft dan is tegen een dergelijke functiebeschrijving geen bezwaar mogelijk.


16

Het waarderen van de functies 59. Hoe werkt het analytisch waarderen van functies? Als de functiebeschrijvingen zijn opgesteld en vastgesteld, kan worden gestart met het waarderen van de functies. Bij het analytisch waarderen van de functiebeschrijvingen worden door de toepasser van het functiewaarderingssysteem gelezen en geanalyseerd (wat is voor het verrichten van de taken in deze functie nodig aan kennis, welke zelfstandigheid heeft deze functie) en vervolgens aan de hand van de 'meetlat' gewaardeerd. De meetlat bevat een aantal vragen die over de functiebeschrijving worden gesteld. Bijvoorbeeld: welke vakkennis is nodig om de functie te kunnen vervullen, in hoeverre moet kennis worden bijgehouden, welke overtuigingskracht is nodig in deze functie? Deze vragen worden beantwoord aan de hand van een bij de meetlat behorend normenboek. Elke norm wordt vertaald in een aantal punten. Hoe hoger de norm, hoe hoger het aantal punten dat per vraag kan worden gescoord. Als alle vragen zijn beantwoord, worden alle punten per vraag opgeteld. De som is de zwaarte van de functie, uitgedrukt in een aantal punten. 60. Hoe werkt het vergelijkend indelen van functies? Bij het vergelijkend indelen worden de opgestelde en vastgestelde functiebeschrijvingen qua inhoud vergeleken met bepaalde kenmerken die per niveau zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld: vastgelegd is (in een CAO of binnen een organisatie) dat functies die kortcyclische, routinematige werkzaamheden verrichten worden ingedeeld in functiegroep 1. Alle functies die binnen de sector of de organisatie aan dat criterium voldoen, worden ook ingedeeld in functiegroep 1. Het is ook mogelijk dat per niveau voorbeeldfuncties of voorbeeldfunctiebeschrijvingen voor een bepaalde sector of een bepaalde organisatie zijn vastgelegd. In dat geval worden de functies die door de organisatie zijn beschreven qua inhoud vergeleken met de voorbeeldfuncties of voorbeeldfunctiebeschrijvingen. Indien de functie uit de organisatie overeenkomt met een dergelijke voorbeeldfunctie of voorbeeldfunctiebeschrijvingen wordt de functie ingedeeld op hetzelfde niveau als de voorbeeldfunctie of voorbeeldfunctiebeschrijving. 61. Wat is een functiematrix? Een functiematrix is een overzicht van (referentie)functies, die zijn verdeeld over niveaus en over functiefamilies. De functies in de functiematrix zijn op analytische wijze gewaardeerd en op het voor die functie passende niveau en de voor die functie passende functiefamilie geplaatst. Deze functies kunnen nu worden gebruikt om andere functies vergelijkenderwijs in te delen. 62. Wat is een matrixfunctie? Een matrixfunctie is een functie die is geplaatst in de functiematrix. Een matrixfunctie kan ook wel normfunctie, referentiefunctie, voorbeeldfunctie of ijkfunctie heten.


17

63. Wie waardeert de functies? Voor het beantwoorden van deze vraag moet onderscheid worden gemaakt tussen het analytisch waarderen en het vergelijkend indelen. Bij het analytisch waarderen van functies worden de functies gewaardeerd door daartoe opgeleide deskundigen. De meeste analytische functiewaarderingssystemen worden ook wel 'expertsystemen' genoemd. Deze systemen kunnen alleen worden toegepast door experts; mensen die daartoe zijn opgeleid. Experts kunnen werkzaam zijn bij de systeemhouder (de eigenaar van het functiewaarderingssysteem) of bij een organisatie die het functiewaarderingssysteem toepast. Deze laatste is dan opgeleid om het functiewaarderingssysteem binnen de eigen organisatie toe te passen. Toepassing van dat systeem buiten de eigen organisatie is dan niet toegestaan. Bij vergelijkend indelen kan in principe iedereen degene zijn die de functie 'waardeert', of te wel vergelijkenderwijs indeelt. Over het algemeen is deze taak niet belegd bij de medewerkers zelf, maar bij medewerkers van P&O of bij leidinggevenden en / of managers. Zij kunnen een zogenaamde indelingscommissie vormen. 64. Wat is een functie-analist? Een functie-analist is iemand die functies analytisch waardeert. 65. Wat is een indelingscommissie? Een indelingscommissie is een groep van in- of externen die voor een organisatie gezamenlijk functies vergelijkenderwijs indelen. 66. Is maar 1 persoon verantwoordelijk voor de waardering van functies? Nee, bijna elke procedure voor het waarderen van functies bepaalt dat een functie niet door 1 maar door meerdere functie-analisten wordt gewaardeerd. De eerste functie-analist heeft meestal een gesprek gevoerd over de inhoud van de functie. Deze waardeert de functie het eerst. Vervolgens controleert een tweede functie-analist de waarderingsresultaten. Indien de tweede functie-analist vragen of opmerkingen heeft, stemt deze dat af met de eerste functieanalist. Vervolgens worden de waarderingsresultaten in samenhang (tussen alle gewaardeerde functies) getoetst en wordt de door functiewaardering verkregen rangorde van functies voorgelegd aan directie/management, leidinggevenden, P&O en / of aan de Begeleidingsgroep (Ondernemingsraad). 67. Hoe lang wordt gedaan over het waarderen van functies? Het waarderen van de functies is een zorgvuldig en tijdrovend proces. Meestal moet rekening worden gehouden met een tijdsinvestering van 1 tot 3 uur per functie. 68. Welke stappen worden gezet bij het waarderen van functies? Als de functiebeschrijving is vastgesteld wordt de functie door de functie-analist eerst gelezen. Op basis van de functiebeschrijving wordt een zogenaamd functiebeeld bepaald. Het functiebeeld is letterlijk het beeld dat de functie-analist zich van de inhoud van de functie vormt. Dat functiebeeld wordt omgezet in de eisen die aan de uitvoering van de functie worden gesteld (de functie-analyse). De functie-analyse leidt tot het toekennen van een niveau aan de voor die functie benodigde functie-eisen. Het niveau correspondeert met een norm die is vastgelegd. Het resultaat van de waardering van de functie wordt voorgelegd aan een tweede functie-analist die hetzelfde proces doorloopt. Indien beiden het over de waardering van de functie eens zijn, wordt het waarderingsresultaat vastgesteld.


18

69. Kan een medewerker bezwaar aantekenen tegen het resultaat van de waardering? Ja, elk erkend functiewaarderingssysteem moet beschikken over een bezwaar- of beroepsmogelijkheid voor individuele medewerkers. Indien een medewerker het niet eens is met het resultaat van de functiewaardering, moet deze in de gelegenheid worden gesteld dit bezwaar kenbaar te maken en dit bezwaar (door een onafhankelijke commissie) te laten behandelen.


19

Het plaatsen van functies in functiegroepen 70. Wat is een functiegroepenstructuur? Een functiegroepenstructuur is het resultaat van de clustering van de functies die door toepassing van een systeem van functiewaardering in een rangorde van licht naar zwaar zijn geplaatst. Een functiegroepenstructuur plaatst de functies die op basis van het resultaat van functiewaardering 'dicht bij elkaar horen' bij elkaar in één functiegroep. 71. Waarom wordt een functiegroepenstructuur gemaakt? Een functiegroepenstructuur wordt gemaakt om uiteindelijk het verband te kunnen leggen tussen de zwaarte van de functie, geclusterd in een functiegroep, en het salaris dat daarbij hoort. Een organisatie die zijn functies clustert in een functiegroepenstructuur van 12 functiegroepen, zal een salarisstructuur ontwikkelen die bestaat uit 12 salarisschalen. 72. Gebruikt elke organisatie dezelfde functiegroepenstructuur? Nee, een functiegroepenstructuur wordt meestal op maat gemaakt voor elke organisatie of elke sector. Het aantal functiegroepen dat wordt gehanteerd is namelijk afhankelijk van het aantal hierarchische niveaus in de organisatie, de loopbaanpaden die voor de organisatie van belang zijn, of de organisatie een 'dure' of 'minder dure' salarisstructuur wil ontwikkelen, et cetera. 73. Heeft elk functiewaarderingssysteem zijn eigen functiegroepenstructuur? Sommige wel, sommige niet. Een aantal functiewaarderingssystemen kent een eigen, vaste functiegroepenstructuur. Bijvoorbeeld FWG (Functiewaardering Gezondheidszorg) kent 16 functiegroepen. FUWASYS (dat voor de overheid wordt gebruikt) kent standaard 18 functiegroepen. 74. Wat voor relatie heeft de functiegroepenstructuur met de salarisstructuur? Een functiegroepenstructuur vormt de basis voor het maken van een salarisstructuur. Een organisatie die zijn functies clustert in een functiegroepenstructuur van 12 functiegroepen, zal een salarisstructuur ontwikkelen die bestaat uit 12 salarisschalen. 75. Hoe maak je een functiegroepenstructuur? Afhankelijk van welk functiewaarderingssysteem wordt gebruikt, wordt een functiegroepenstructuur opgesteld aan de hand van bepaalde criteria. Elk functiewaarderingssysteem kent zijn eigen methode om een functiegroepenstructuur te maken. Dat is namelijk deels afhankelijk van de aard van het functiewaarderingssysteem en van hoe de meetlat is opgebouwd. Het is echter niet zo dat 'zo maar ergens, daar waar het het beste uitkomt' een clustering wordt aangebracht in een rangorde van functies. Dat wordt over het algemeen op een systematische, objectieve wijze aangepakt. 76. Uit hoeveel groepen bestaat een functiegroepenstructuur? Dat is niet te zeggen. Dat is voor elke organisatie of sector weer anders. Het aantal groepen ligt tussen de 8 en de 18, afhankelijk van de omvang van de organisatie, het aantal hierarchische niveaus en de gewenste loopbaanpaden binnen die organisatie of sector.


20

77. Is het voordeliger om minder of om meer functiegroepen in een functiegroepenstructuur te hebben? Voordeliger in de zin van 'goedkoper' is een structuur met veel functiegroepen. Duurder is een structuur met weinig functiegroepen. Weinig functiegroepen betekent dat weinig wordt gedifferentieerd in beloning of salaris. Veel functiegroepen betekent dat veel wordt gedifferentieerd in beloning of salaris. 78. Wie bepaalt hoe de functiegroepenstructuur eruit komt te zien? Het ontwikkelen van een functiegroepenstructuur is een proces van bepalen van uitgangspunten door de organisatie of de sector voor wie de structuur is bedoeld en op basis van die uitgangspunten het ontwikkelen van voorstellen. Deze voorstellen worden besproken, de voor- en nadelen per voorstel worden bepaald, per voorstel wordt de 'houdbaarheid' in de toekomst bepaald en het resultaat van dit afwegingsproces is een keuze voor een van de gepresenteerde voorstellen. De organisatie (lees: de werkgever, directie) bepaalt de functiegroepenstructuur en legt deze ter instemming voor aan de Ondernemingsraad. 79. Welke rol heeft de Ondernemingsraad bij het ontwikkelen van een functiegroepenstructuur? De Ondernemingsraad heeft instemmingsbevoegdheid op de uiteindelijke functiegroepenstructuur. Dat staat niet met zoveel worden in de Wet op de Ondernemingsraden. De functiegroepenstructuur is echter de basis voor de salarisstructuur. In de WOR is wel geregeld dat de Ondernemingsraad instemmingsbevoegd is op de salarisstructuur en dat is onder andere op het aantal schalen dat de structuur telt, dus op het aantal groepen dat de functiegroepenstructuur telt. 80. Wat is de houdbaarheidsdatum van een functiegroepenstructuur? Eenmaal ontwikkeld, wordt de functiegroepenstructuur voor een lange tijd toegepast. Als de functiegroepenstructuur wordt gewijzigd, heeft dat ook consequenties voor de salarisstructuur en dus voor de individuele salariëring van de medewerkers. Dat betekent dat niet snel een verandering (in het aantal groepen of in de breedte van de groepen) wordt toegepast. 81. Wat betekent de bandbreedte van een functiegroep? Een functiegroep wordt gedefinieerd in een ondergrens in punten en in een bovengrens in punten. De afstand tussen deze twee grenzen is de bandbreedte. Een functie die is gewaardeerd met 100 punten valt bijvoorbeeld in de bandbreedte van functiegroep 5 die is gedefinieerd van 93 tot en met 113 punten. 82. Wat is de ideale bandbreedte van een functiegroep? Die is niet in zijn algemeenheid te bepalen. Per functiewaarderingssysteem worden, afhankelijk van de werking van dat systeem, andere (ideale) bandbreedten gehanteerd. De bandbreedte is overigens ook afhankelijk van het aantal functiegroepen dat een organisatie of sector wil hanteren: meer functiegroepen kleinere bandbreedte per functiegroep, minder functiegroepen grotere bandbreedte per functiegroep.


21

Het bekendmaken van de waarderingsresultaten 83. Aan wie wordt het waarderingsresultaat bekendgemaakt? Functiewaarderingsresultaten worden (aan het eind van het proces) aan alle belanghebbenden bekendgemaakt: aan de directie, het management, de leidinggevenden en ook aan de individuele medewerkers. 84. Wat wordt aan medewerkers rondom het waarderingsresultaat bekendgemaakt? Aan de individuele medewerker wordt over het algemeen verteld (mondeling of schriftelijk) in welke functiegroep zijn of haar functie is ingedeeld en welke andere functies in dezelfde functiegroep zijn ingedeeld en welke functies in de naasthogere of naastlagere functiegroep zijn ingedeeld. Dat is het minimum aan informatie dat moet worden verstrekt aan medewerkers. Het is niet gebruikelijk om (als de functie analytisch is gewaardeerd) het waarderingsresultaat in punten bekend te maken. Een aantal punten zegt een medewerker niets als er geen referentiekader is om dit specifieke aantal punten te kunnen plaatsen. Beter is het om aan te geven dat de functie is ingedeeld in functiegroep 5 (bijvoorbeeld) en aan te geven welke functies in functiegroep 4 en 6 en ook in 5 zijn ingedeeld. Elke individuele medewerker kan dan beoordelen of hij of zij het waarderingsresultaat ten opzichte van de functies in dezelfde of naasthogere en naastlagere functiegroep kan plaatsen. 85. Hoe wordt het waarderingsresultaat aan medewerkers bekendgemaakt? Gekozen kan worden voor individuele mondelinge of schriftelijke bekendmaking. Elke leidinggevende kan elke individuele medewerker mondeling informeren over het waarderingsresultaat en tegelijkertijd, ter bevestiging, een brief overhandigen met daarin de informatie. Het is ook mogelijk dat het waarderingsresultaat aan elke individu per brief bekend wordt gemaakt. Het is gebruikelijk om dergelijke brieven aan het prive-adres van de medewerker te sturen. Een laatste mogelijkheid is om de individuele bekendmaking vooraf te laten gaan door een collectieve mondelinge toelichting: welk proces is doorlopen om te komen tot deze resultaten, hoe moet je de resultaten lezen, wat zijn de eventuele consequenties en op welke wijze kun je eventueel bezwaar maken tegen dit resultaat.


22

Het ontwikkelen van een salarisstructuur 86. Wat is een salarisstructuur? Een salarissstructuur is het systematische verband tussen de zwaarte van functies en de structurele honorering. Het betreft de vaste, periodieke (structurele) beloning. 87. Wat zijn de kenmerken van een salarisstructuur? Een salarisstructuur heeft als kenmerken: het aantal salarisschalen, de bandbreedte per salarisschaal, de hellingshoek tussen de schalen en in de salarisstructuur en het salarisniveau. 88. Wat is een salarisschaal? Een salarisschaal is gekoppeld aan een functiegroep. Functies ingedeeld in die functiegroep worden gesalarieerd (beloond) conform de bijbehorende salarisschaal. Deze schaal bevat minimaal een minimum en een maximumsalarisbedrag en (eventueel) een aantal stappen (periodieken) die de groei binnen de salarisschaal weergeven. 89. Wat is de bandbreedte van een salarisschaal? De bandbreedte van een salarisschaal is het verschil tussen het minimum en maximumsalarisbedrag van een salarisschaal, uitgedrukt in het percentage, berekend vanaf het minimum. Voor de laagste salarisschalen beweegt dit percentage zich rond de 8 tot 20%. Voor de hoogste salarisschalen beweegt dit percentage zich rond de 50 tot 60%. 90. Wat zijn periodieken? Periodieken vormen de stappen waarlangs vanaf het minimum het maximumsalarisbedrag van een salarisschaal kan worden bereikt. Periodieken zijn procentueel opgebouwd (tussen de 2 en de 5%) of bestaan uit vaste, absolute bedragen. 91. Wat zijn aanloopperiodieken? Sommige salarisstructuren kennen (nog) het principe van aanloopperiodieken. Dat zijn salarisbedragen die nog onder het minimumsalarisbedrag van de betreffende salarisschaal zijn opgenomen. Veelal zijn deze bedoeld voor medewerkers die net zijn gestart in de functie waaraan de betreffende salarisschaal is gekoppeld of die nog niet 'vakvolwassen' zijn of een bepaalde leeftijd nog niet hebben bereikt. 92. Wat zijn uitloopperiodieken? Uitloopperiodieken zijn salarisbedragen die boven het maximumsalarisbedrag van de betreffende salarisschaal zijn opgenomen. Veelal zijn deze bedoeld voor die medewerkers die het maximumsalarisbedrag van hun salarisschaal al hebben bereikt, maar, op basis van beoordeling bepaald, zo goed functioneren dat zij een extra, uitloopperiodiek krijgen toegekend. 93. Wat betekent een 'open schalenstructuur'? Een 'open schalenstructuur' betekent dat de salarisstructuur geen (vaste) periodieken bevat. De structuur bestaat uit een minimum- en een maximumsalarisbedrag. De weg om van het minimum naar het maximum te komen is 'open'. Over het algemeen wordt, om de groei door de salarisschaal te leiden, gebruik gemaakt van systemen voor beoordeling. Een uitstekende beoordeling leidt tot een hoger percentage salarisgroei dan een matige beoordeling.


23

94. Wat is de hellingshoek van de salarisstructuur? Een salarisstructuur kent twee typen hellingshoeken. De eerste is het verhoudingsgetal tussen het maximumsalarisbedrag van de laagste salarisschaal en het maximumsalarisbedrag van de hoogste salarisschaal. Dit verhoudingsgetal kan laag zijn (3 tot 5), meestal typerend voor een non-profitorganisatie of hoog zijn (10 tot 20 of meer), meestal typerend voor een profitorganisatie. Noot: de hoogste salarisschaal is tot en met het niveau van de directie. De tweede hellingshoek binnen een salarisstructuur is de verhouding tussen het maximumsalarisbedrag van de ene salarisschaal ten opzichte van het maximumsalarisbedrag van de naasthogere salarisschaal. Dit verhoudingsgetal (uitgedrukt in procenten) is lager bij de laagste salarisschalen (5 tot 8%) en hoger bij de hoogste salarisschalen (15 tot 20%). Een te laag percentage motiveert de medewerker die in aanmerking komt voor promotie niet om meer verantwoordelijkheden in de hogere functie op zich te nemen. Een te hoog percentage geeft opwaartse druk in functiewaardering: elke medewerker wil naar de volgende functiegroep en daarmee naar de volgende salarisschaal omdat daar het maximum te verdienen salarisbedrag wel erg veel hoger is. 95. Hoe wordt het salarisniveau van de salarisstructuur bepaald (hoe wordt het maximumsalarisbedrag per salarisschaal bepaald)? Het salarisniveau van de salarisstructuur wordt bepaald aan de hand van enkele afwegingen. Deze zijn: • wat is gebruikelijk binnen deze organisatie of sector, • welke zijn de structurele arbeidsmarktverhoudingen (op welke arbeidsmarkt worden onze nieuwe medewerkers geworven, naar welke arbeidsmarkt stromen onze medewerkers uit), • rendementsoverwegingen (is het betaalbaar), • de relatie met andere (secundaire) arbeidsvoorwaarden, • de sociale verantwoordelijkheid (bijvoorbeeld bij een fondsverwervende organisatie) en • wensen en mogelijkheden tot variabele beloning. Deze afwegingen vormen de kaders voor het niveau van de te ontwikkelen salarisstructuur. Vervolgens wordt meestal nagegaan welke het in de markt gebruikelijke salarisniveau voor vergelijkbare functies of voor functies van een gelijke zwaarte is. Tezamen met die informatie wordt dan het salarisniveau per salarisschaal bepaald. 96. Wat is de rol van de Ondernemingsraad bij het vaststellen van een salarisstructuur? De Ondernemingsraad heeft instemmingsbevoegdheid op de salarisstructuur. Dat wil zeggen op de structuurkenmerken, zoals de hellingshoek, de bandbreedte, het gebruik van en het aantal periodieken. De Ondernemingsraad heeft geen instemmingsbevoegdheid op het salarisniveau per salarisschaal. 97. Wat is de rol van de vakorganisaties bij het vaststellen van een salarisstructuur? Indien in een organisatie of sector de vakorganisatie is betrokken bij het overeenkomen van de arbeidsvoorwaarden wordt over de salarisstructuur en het salarisniveau door de vakorganisaties met de werkgevers(organisatie) onderhandeld. Indien partijen het met elkaar eens worden, is de salarisstructuur vastgesteld.


24

Inschaling 98. Wat betekent de inschaling van een medewerker? Als de waardering van de functie die de medewerker vervult is vastgesteld is ook bekend in welke functiegroep deze functie is ingedeeld en welke salarisschaal daar bij hoort. De medewerker kan nu worden ingeschaald. Dat betekent dat wordt nagegaan of het salarisbedrag dat de medewerker verdient past binnen de bandbreedte van de nieuwe, aan zijn of haar functie gekoppelde salarisschaal. 99. Hoe wordt zo'n inschaling gedaan? Meestal wordt nagegaan of het bedrag dat de medewerker verdient voorkomt in de (nieuwe) salarisschaal. Is dat het geval, dan krijgt de medewerker hetzelfde salarisbedrag en groeit verder door totdat deze het maximumsalarisbedrag van de (nieuwe) salarisschaal heeft bereikt. Als dat bedrag niet voorkomt in de (nieuwe) salarisschaal dan wordt nagegaan welk bedrag naasthoger is aan het huidge salaris van de medewerker en wordt dat (nieuwe) bedrag toegekend aan de medewerker. Komt het huidige salaris uit onder het (nieuwe) minimumsalarisbedrag van de (nieuwe) salarisschaal dan wordt bepaald op welke wijze zo snel mogelijk het minimumsalarisbedrag kan worden toegekend. Komt het huidige salaris uit boven het maximumsalarisbedrag van de (nieuwe) salarisschaal dan treedt meestal een salarisgarantieregeling in werking. Een inschaling in een zogenaamde 'open schalenstructuur' gebeurt kostenneutraal. Immers, in dat geval wordt het huidige salaris van de medewerker overgezet in de nieuwe salarisschaal. 100. Wat is een salarisgarantie? Een salarisgarantie ontstaat wanneer het huidige salaris van een medewerker uitkomt boven het (nieuwe) maximumsalarisbedrag van de (nieuwe) salarisschaal. 101. Wat is een inschalingsregeling? Een inschalingsregeling regelt de wijze waarop medewerkers na functiewaardering worden ingeschaald in de bij hun functie behorende (nieuwe) salarisschaal. 102. Wat is een salarisgarantieregeling? In een salarisgarantieregeling wordt geregeld op welke wijze wordt omgegaan met het huidige salaris van die medewerkers die meer verdienen dan het maximum van de bij hun functie behorende (nieuwe) salarisschaal. 103. Hoe kan worden omgegaan met een salarisgarantie? Het is mogelijk dat het huidige salaris van de medewerker wordt 'bevroren' (de salarisgroei wordt stopgezet), dat de salarisgroei wordt stopgezet, maar dat wel eventuele prijsindexatie wordt toegepast, dat de salarisgroei (voor zover deze nog mogelijk was in de oude salarisschaal) wordt gehandhaafd (dat wordt ook wel 'een perspectiefgarantie' genoemd: de medewerker behoudt het recht op doorgroei naar het oorspronkelijk voor hem of haar geldende maximumsalarisbedrag). Afbouw van het salaris naar het nieuwe maximumsalarisbedrag vindt bijna nooit plaats in Nederland of het moet zijn in het kader van een demotie.


25

104. Kan het salaris van een individuele medewerker worden verlaagd naar aanleiding van een functiewaarderingstraject? Nee, dat is niet gebruikelijk in Nederland. Maximaal kan het huidige salarisbedrag worden 'bevroren'. Dat betekent dat het salaris niet meer wordt aangepast (ook niet met een eventueel gebruikelijke prijscompensatie). Dat duurt totdat het nieuwe maximumsalarisbedrag (dat eventueel wel in de loop der jaren wordt verhoogd) het 'bevroren' salaris van de medewerker heeft ingehaald.


26

Procedures bij de invoering en het onderhoud van functiewaardering 105. Welke procedures moeten rondom functiewaardering worden ingericht? Een procedure voor het beschrijven van functies, een procedure voor het waarderen van functies, een procedure voor bezwaar en beroep en een onderhoudsprocedure. 106. Hoe ziet een procedure voor het beschrijven van functies eruit? In de procedure voor het beschrijven van functies is geregeld wie op welke wijze de functies in het kader van de invoering van functiewaardering of in het kader van het onderhoud van functiewaardering beschrijft, in overleg met welke betrokkenen dat gebeurt en wie de functiebeschrijving goedkeurt en vaststelt. Daarnaast moet worden geregeld vanaf welk moment de functiebeschrijving geldig is. 107. Hoet ziet een procedure voor het waarderen van functies eruit? In de procedure voor het waarderen van functies is geregeld wie op welke wijze de functies in het kader van de invoering van functiewaardering of in het kader van het onderhoud van functiewaardering waardeert en wie de waardering goedkeurt en vaststelt. Daarnaast moet worden geregeld vanaf welk moment de functiewaardering en daarmee eventueel de nieuwe indeling en het daarmee samenhangende nieuwe salaris wordt geeffectueerd. 108. Wanneer is een procedure voor bezwaar en beroep nodig? Een procedure voor bezwaar en beroep is nodig om individuele medewerkers in de gelegenheid te stellen bezwaar te maken tegen de inhoud van hun functiebeschrijving en / of tegen de waardering en indeling van hun functie. 109. Waartegen kan bezwaar of beroep worden aangetekend? Er kan in ieder geval altijd bezwaar worden aangetekend tegen de waardering en indeling van de bij de medewerker behorende functie. Eventueel (afhankelijk van het feit of er sprake is van feitelijke of organieke functiebeschrijvingen) kan ook bezwaar worden aangetekend tegen de (feitelijke) functiebeschrijving. 110. Hoe wordt bezwaar of beroep aangetekend en bij wie? Het aantekenen van beroep is afhankelijk van de procedure die daarvoor is afgesproken. Meestal moet de medewerker schriftelijk en gemotiveerd aangeven waarom hij of zij het niet eens is met de beschrijving dan wel de waardering van de functie die hij of zij vervult. Bij wie bezwaar wordt aangetekend is afhankelijk van wat daarover is afgesproken. Over hetalgemeen is eerst een interne afhandeling van het bezwaar voorzien envervolgens (eventueel) een externe afhandeling.


27

112. Wat is het verschil tussen een bezwaar en een beroep? Op een bezwaar is nog een beroep mogelijk. Een bezwaar leidt tot een zwaarwegend advies, waarvan in principe nog van kan worden afgeweken door de werkgever. De medewerker kan vervolgens beroep aantekenen als hij of zij het niet eens is met de uitspraak van of de bezwarencommissie of de werkgever. Een uitspraak over een beroep is over het algemeen bindend. Veelal wordt een bezwaar afgehandeld door een interne bezwarencommissie en een beroep door een externe beroepscommissie. 113. Wie heeft zitting in een interne bezwarencommissie? Een bezwarencommissie is veelal samengesteld uit een vertegenwoordiger namens de werkgever, een vertegenwoordiger namens de werknemer (mag een Ondernemingsraadlid zijn, hoeft niet) en een door beiden gezamenlijk gekozen onafhankelijk voorzitter. Een interne bezwarencommissie kan samengesteld zijn uit interne medewerkers maar eventueel ook uit externen. 114. Wie heeft zitting in een externe beroepscommissie Een beroepscommissie is veelal samengesteld uit een vertegenwoordiger namens de werkgever(sorganisatie), een vertegenwoordiger namens de werknemer(sorganisatie) en een door beiden gezamenlijk gekozen onafhankelijk voorzitter. De commissie kan worden bijgestaan door een functie-analist van de systeemhouder. 115. Wie bepaalt een procedure voor bezwaar en beroep? Een procedure voor bezwaar en beroep wordt opgesteld door de werkgever en ter instemming aan de Ondernemingsraad voorgelegd. Of het is een aangelegenheid van onderhandeling tussen werkgever(sorganisatie) en werknemersorganisatie. 116. Wat is een inschalingsregeling? Een inschalingsregeling regelt de wijze waarop medewerkers na functiewaardering worden ingeschaald in de bij hun functie behorende (nieuwe) salarisschaal. 117. Wat is een salarisgarantieregeling? In een salarisgarantieregeling wordt geregeld op welke wijze wordt omgegaan met het huidige salaris van die medewerkers die meer verdienen dan het maximum van de bij hun functie behorende (nieuwe) salarisschaal. 118. Wie bepaalt een inschalings- en salarisgarantieregeling? Een inschalings- en salarisgarantieregeling wordt opgesteld door de werkgever en ter instemming aan de Ondernemingsraad voorgelegd. Of het is een aangelegenheid van onderhandeling tussen werkgever(sorganisatie) en werknemersorganisatie. 119. Wanneer wordt een onderhoudsprocedure opgesteld? Een onderhoudsprocedure wordt opgesteld wanneer de invoering van functiewaardering is afgerond ten behoeve van het onderhoud van het functiegebouw en de salarisstructuur.


28

120. Waarom wordt een onderhoudsprocedure opgesteld? Een onderhoudsprocedure wordt opgesteld om te regelen wanneer, door wie en op welke wijze functiebeschrijvingen worden aangepast of vernieuwd en wanneer, door wie en op welke wijze deze functies worden gewaardeerd. In een onderhoudsprocedure wordt tevens geregeld wanneer eventuele salarisconsequenties worden doorgevoerd. 121. Hoe ziet zo'n onderhoudsprocedure eruit? In een onderhoudsprocedure wordt geregeld de bepaling van de noodzaak tot onderhoud, de wijze waarop de functie wordt (her)beschreven, de wijze waarop de functie wordt ge(her)waardeerd, het moment waarop de salarisconsequenties worden geeffectueerd en de wijze waarop wordt omgegaan met inschaling en salarisgarantie na onderhoud. 122. Wie bepaalt een onderhoudsprocedure? Een onderhoudsprocedure wordt opgesteld door de werkgever en ter instemming aan de Ondernemingsraad voorgelegd.


29

Literatuur en links 123. Wat zijn goede naslagwerken over het onderwerp functiewaardering? • Praktijkboek Functiewaardering door Jos Defilet, Henk Thierry, Chris Dijkman -2005Kluwer • Functiewaardering en belonen Vierde druk door Frans Poels, -2005- incl CD ROM Kluwer


30

Over de auteur W. van Vuuren

Wilma van Vuuren is Senior Manager bij Human Capital Group HR-Strategies in Utrecht. Zij schrijft haar bijdrage op persoonlijke titel.


31

Praktijk. antwoorden. op bedrijfsvraagstukken. FUNCTIEWAARDERING Wilma van Vuuren. Geactualiseerde versie d.d. 21 mei 2008

Recommend Documents