Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszer

http://www.sdadms.hu/

Poszeidon PAE felhasználói segédlet

Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszer PAE - Pallasz Athéné Egyetem Felhasználói segédlet

Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 2381-0736 E-mail: [email protected] Web: http://www.sdadms.hu/

Kiadás: 2015.11.25.

Verzió: 1.0



Tartalom

1.

Poszeidon felület bemutatása ............................................................................................. 4

2.

Poszeidon főbb menüpontok .............................................................................................. 6

3.

Bejövő küldemény érkeztetése ........................................................................................... 7 3.1.

Bejövő küldemény érkeztetése saját szervezeti egység részére .................................. 7

3.2.

Bejövő papír alapú küldemény érkeztetése más szervezeti egységre postázással ....... 9

3.3.

E-mail érkeztetése...................................................................................................... 10

3.4.

Ha érkeztetésnél utólag kiderül, hogy rossz belső címzettet adtunk meg ................. 11

3.5.

Küldemény adatainak módosítása utólag .................................................................. 11

3.6.

Új partner rögzítése ................................................................................................... 11

4.

Küldemény átvétele .......................................................................................................... 12

5.

Tévesen postázott/átvett küldemények kezelése .............................................................. 12

6.

Küldemény szignálása ...................................................................................................... 13 6.1.

Szignálás kiírása ........................................................................................................ 13

6.2.

Szignált küldemény kezelése ..................................................................................... 14

Előzményezés ................................................................................................................... 15

7.

Iktatás ....................................................................................................................................... 16 7.1.

Érkeztetett küldemény iktatása .................................................................................. 16

7.2.

Nem érkeztetett küldemény iktatása .......................................................................... 19

7.3.

Bejövő küldemény főszámos iktatása........................................................................ 20

7.4.

Bejövő küldemény alszámos iktatása ........................................................................ 20

7.5.

E-mail iktatása ........................................................................................................... 21

8.

Előadói ív utólagos nyomtatása........................................................................................ 23

9.

Ügyirattal kapcsolatos műveletek .................................................................................... 24 9.1.

Ügyirat átadása más szervezeti egység részére ......................................................... 24

9.2.

Ügyirat skontó állapotba helyezése ........................................................................... 24

9.3.

Ügyirat határidejének módosítása ............................................................................. 25

9.4.

Ügyiratok összeszerelése ........................................................................................... 25

9.5.

Ügyirat lezárása ......................................................................................................... 26

9.6.

Irat lezárása ................................................................................................................ 26

9.7.

Ügyirat újranyitása .................................................................................................... 26

9.8.

Ügyirat sztornózása ................................................................................................... 26

10.

Kapcsolódó személyek, szervezetek ............................................................................. 27

11.

Új ügyintéző, felelős megadása vagy módosítása ......................................................... 27

2


12.


Kimenő irat iktatása ...................................................................................................... 28

12.1.

Kimenő irat főszámos iktatása ............................................................................... 28

(Kiadmányozó a saját szervezetem vezetője) ....................................................................... 28 12.2.

Kimenő irat alszámos iktatása ............................................................................... 29

12.3.

Kimenő irat főszámos iktatása - köröztetéssel ....................................................... 29

12.4.

Kimenő irat alszámos iktatása köröztetéssel.......................................................... 31

12.5.

Kimenő irat köröztetése – Átadás-átvétel folyamata ............................................. 31

12.6.

Kimenő irat iktatása saját hatáskörben történő kiadmányozás esetén ................... 31

13.

Feladott példány nyugtázása ......................................................................................... 32

13.1.

Külső posta esetén.................................................................................................. 32

13.2.

Belső posta esetén .................................................................................................. 33

13.3.

Postalap .................................................................................................................. 34

14.

Egyéb események kezelése ........................................................................................... 35

14.1.

Példányok létrehozása ............................................................................................ 35

14.2.

Új ügyirat helyett alszámot szerettem volna létrehozni ......................................... 35

14.3.

Rossz ügyiratba került az alszám ........................................................................... 36

14.4.

Elektronikus példány utólagos csatolása ............................................................... 36

15.

Ügyirat irattárazása ....................................................................................................... 37

15.1. 16.

Ügyiratkölcsönzés .................................................................................................. 37

Selejtezés ....................................................................................................................... 38

16.1.

Példányok selejtezése............................................................................................. 38

16.2.

Csoportos selejtezés ............................................................................................... 38

17.

Levéltárba adás .............................................................................................................. 40

17.1.

Materiális példányok levéltárazása ........................................................................ 40

17.2.

Ügyiratok levéltárazása .......................................................................................... 40

3



1. Poszeidon felület bemutatása

A képernyő bal oldalán látjuk a fastruktúrájú menüt, felül található a szűrőpanel, alatta az adatlista, az alatt pedig a munkapanel. A felületek a nyilakra kattintva, továbbá az egér bal gombjának folyamatos nyomva tartásával is méretezhetőek. Menü: A menü segítségével navigálhatunk a felületek között. A kék színű menüpontok csoportokat, a fekete színű menüpontok pedig konkrét felületet azonosítanak. A menü fa szerkezetű, ahol a fába lefele haladva egyre konkrétabb adatokhoz jutunk valamilyen logikai összerendelés mentén. Lehetőségünk van váltani a „Saját menü”, és az „Általános menü” között. Az általános menüt választva a Poszeidon általános felépítésével használhatjuk a rendszert. A Saját menüt pedig tetszés szerint formálhatjuk. Menüszerkesztő: a Poszeidon logóra jobb egérgombbal kattintva, feljön a „Menüszerkesztő” opció, mellyel a „Saját menü”-t szerkeszthetjük megjelenésben. Szűrőpanel: Ezen a panelen találhatóak a szűréssel, kereséssel kapcsolatos kezelők. Itt helyezkedik el a képernyőrögzítéshez használható rajzszög ikon

4

is.



Az egyik legalapvetőbb keresési lehetőség az „Egyszerű keresés”, mikor konkrét személyre vagy adatra keresünk. Ez a művelet a szűrőpanel bal részén található keresési feltétel kiválasztásával és a mellette található keresési mező kitöltésével végezhető. A keresési feltétel oszlopbeállítással módosítható, vagyis mindig a megjelenített oszlopok sorai között áll módunkban keresni. A keresési feltételek megadása után az „Enter” billentyű, vagy a „Keresés” gomb megnyomására egy szűkített lista jelenik meg, melynek sorai eleget tesznek a megadott feltételeknek. A keresési feltételek listájában megtalálható az „Összetett keresés” parancs is, amit a „Keresés” gomb mellett elhelyezett összerendelő gomb segítségével is elérhetünk. Összetett keresésnél több feltételt is megadhatunk, melyekre az „ÉS” kapcsolat teljesül. A keresést megkönnyítik a szövegrész helyettesítők „%” és „*”. Az összerendelő gomb melletti választó mezőben találhatóak „Előre elkészített szűrések” is, amik segítik a keresést. De ha nem találunk egy tételt, akkor állítsuk a „Minden”-re, és ha szerepel a rendszerben, akkor így biztos megtaláljuk. Adatlista: A lista tartalmazza a felülethez tartozó adatok szűrt, ill. rendezett listáját. A megjelenített oszlopok és azok sorrendje tetszőlegesen testre szabható. (Lehetőségünk van oszlopok szerint is sorrendezni a már szűréssel kinyert adatokat, pl. ha rákattintunk az Iktatószám oszlop fejlécére bal egér gombbal, akkor megjelenik egy kis háromszög, melynek iránya a mutatja a sorrend irányát.) Az adatlistán jobb egérgomb kattintására megjelenő lista „Oszlopszerkesztés” funkciójának kiválasztásával az oszlopok megjelenítését és sorrendjét is változtatni tudjuk. A beállításunkat a szűrőpanel szürke részén jobb egérgomb megnyomásával megjelenő lista „Oszlopbeállítások mentése saját részre” funkciójának kiválasztásával el kell mentenünk. A Poszeidon programban nyilvántartott adatlistákat lehetőségünk van kinyomtatni, vagy fájlba exportálni. Az adatlistán jobb egérgomb kattintásával feljövő ablakból válasszuk a „Lista nyomtatása…” parancsot. Munkapanel: Ezen a panelen találjuk meg, fülek alá csoportosítva a kijelölt rekord mezőit, pontosabban a mezőkhöz adekvát módon kapcsolódó felhasználóbarát kezelőket. A munkapanelen található kezelők csak szerkesztőmódban aktívak. Lényegében az érdemi munka ezen a panelen történik. Az adatok rögzítését színezett mezők is segítik. A zöld színű mezők kötelezően kitöltendőek, a szürke mezőket a rendszer automatikusan tölti, a fehér mezők pedig tetszőlegesen kitölthető mezők. Az alábbi mező fajták szerepelnek a Poszeidonban: szabadkarakteres (tetszőleges karakterekkel tölthető), kódtételes (legördülő menüből választhatunk előre definiált tételekből), dátum (dátum megadására szolgáló mezők, naptárnavigátor), összerendelő gomb

5



(a három pontos összerendelő gombra kattintva előjön egy választó lista, melyből tetszőlegesen választhatunk) Funkciógombok: Ezen a panelen sorakoznak a felülethez tartozó legfontosabb funkciógombok. A kevésbé fontos, vagy egy konkrét fülhöz kapcsolódó funkciógombok, ettől eltérő módon, a munkapanelen helyezkednek el. Státuszsor: A státuszsorban találhatók az általános, az adatkezelés állapotával kapcsolatos információk. Üres felületre jobb egérgombbal kattintva előhívható, hogy melyik szervezetben és milyen szerepkörrel vagyok bejelentkezve. Felső menüsor Fájl/ Saját beállítások mentése: státuszsorban, ablakméretben történt változtatások, hírlevelek és üzenetek beállításainak mentése Eszközök: Kódtételek frissítése – ha új kódtételek kerülnek betöltésre; Számozott menü opció felületek beazonosítása végett Szerepkörváltás: a hozzám rendelt szerepköröket mutatja Szervezeti egység: azon szervezeti egységeket mutatja, amelyhez rendelkezem szerepkörrel Felhasználó vezető: rendszer által küldött figyelmeztető biztonsági kérdések beállítására van lehetőség Súgó: információk a Poszeidon jelenlegi verziójáról

2. Poszeidon főbb menüpontok Keresés: ezen a felületen kereshetünk a Küldemények, Ügyiratok, Iratok és Példányok között a megfelelő azonosítók, vagy adatok beírásával. Érkeztetés: beérkező küldemények rögzítésére szolgál, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték és a benne lévő irat adatainak rögzítésére. Eredmény: Érkeztető azonosító. Küldemények: az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen Iktatás: bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló felület. Eredmény: Iktatószám. Példányok: A felületen a rendszerben szereplő valamennyi materiális és elektronikus példány megjelenik. Iratok: ezen a felületen ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik.

6



Ügyiratok1: ezen a felületen az ügyiratok szerint (~ főszámos indító irat) csoportosítva találhatóak meg az ügyiratba tartozó alszámos iratok, és az azokból lebontható materiális és elektronikus példányok. Szervezeti egység postái: ezen a felületen a feladott (általunk feladott) és várható (számunkra feladott) tételek, mint küldemény, materiális példány illetve ügyirat jelennek meg.

3. Bejövő küldemény érkeztetése Érkeztetés akkor történik, ha nem kerül rögtön iktatásra a beérkezett küldemény. A beérkező küldemények rögzítésére a Poszeidon rendszerben az „Érkeztetés” menüpont szolgál, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték és a benne lévő irat adatainak rögzítésére.

-

-

-

-

1

3.1. Bejövő küldemény érkeztetése saját szervezeti egység részére Lépjünk az „Érkeztetés” menüpontra. A „Típus” részben válasszuk ki a „Vegyes” értéket. A „Kézbesítés” részben válasszuk ki a „Posta” értéket. Az „Érkeztető könyv” mező alapértelmezetten töltődik. A „Beérkezés módja” kötelező legördülő mező A „Ragszám” mezőben rögzítsük a küldemény postai azonosítóját. A „Postai jelző” mezőnél lehetőségünk van megadni a küldemény típusát. Amennyiben a küldeményünk csomag, a „Csomag jel” mezőben rögzítsük a postai azonosítót. A „Beküldő szervezet neve” kötelező mezőben rögzítsük a feladót. Ha olyan szervezettel találkozunk, amely még nem szerepel a rendszerben, akkor itt van lehetőségünk partnerként rögzíteni. A „Választó lista” „Hozzáad” gombjának megnyomását követően vihetjük fel az új Beküldő szervezet adatait. A „Beküldő személy neve” mező, kötelező mező, ha a „Beküldő szervezet” mezőt nem töltjük. Ha olyan személlyel találkozunk, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor itt van lehetőségünk partnerként rögzíteni. A „Választó lista” „Hozzáad” gombjának megnyomását követően vihetjük fel az új Beküldő személy adatait. A „Beküldő postai címe” kötelező mező, automatikusan töltődik a kiválasztott szervezet vagy személy címével. Amennyiben nincs rögzítve cím, úgy a rendszer erre figyelmeztet minket. A „Hivatkozási szám / Idegen szám” mezőben rögzítsük a külső számot amennyiben az fel van tűntetve a küldeményen. Az „Eredeti címzett szervezet” mező kitöltése kötelező, automatikusan töltődik az aktuális szervezeti egységgel.

SZF korábbi gyakorlatától eltér, mivel iratokat kezelt.

7



-

Az „Eredeti címzett személy” mezőben jelölhetjük, ha a küldeményen fel volt tüntetve személy is címzettként. Amennyiben bepipáljuk a jelölő négyzetet, akkor csak az adott szervezeti egység alkalmazottjai jelennek meg. A „Belső címzett szervezet” mező, kötelező mező, és alapértelmezetten töltődik az Eredeti címzett szervezet mezőben megadottakkal. Ha ettől eltérőt adunk meg, akkor automatikus belső postázás keretében továbbítjuk az érkeztetett küldeményt a megfelelő szervezeti egységnek, aki későbbiekben foglalkozni fog az üggyel. A „Kézbesítés prioritása” mezőben jelölhetjük a küldemény sürgősségét. A „Beérkezés ideje” mező, kötelező mező. Automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de szerkeszthető. (Csak múltbeli dátum adható meg!) A „Feladás ideje” mezőben rögzíthetjük a borítékon szereplő feladás idejét.

-

Az „Ügyfél” mezőnél lehetőségünk van „Ügyfél szervezet”

-

-

-

-

-

-

vagy „Ügyfél személy”

hozzáadására, valamint törlésére .. A „Nem bontható” jelölőnégyzettel jelölhetjük, hogy a küldemény külön postabontást igényel. Mi most ne pipáljuk ezt be. A „Nem iktatandó” jelölőnégyzet bepipálásával nyilváníthatjuk a küldeményt nem iktatandónak és a jelölő mellett található kötelező legördülő listából megadhatjuk a nem iktatandónak nyilvánítás okát. Mi most ne pipáljuk be a jelölőt. A „Felbontó neve” mező automatikusan töltődik az aktuális felhasználóval, de szerkeszthető abban az esetben, ha a felbontást más személy végezte. Mi most ezt hagyjuk az alap értéken. A „Felbontás dátuma” mező automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de felülírható, és megadhatunk múltbeli dátumot is. „Vonalkód” mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni (funkcióját lásd még a „Fájlnév” mező leírásánál). Az „Ügyintéző személy” mezőt minden esetben töltse ki az érkeztető, amennyiben már tudja, hogy ki lesz az illetékes ügyintéző személy. A „Tárgy” mezőben van lehetőségünk tárgyat rögzíteni az irathoz. A tárgy beírása után az „Új tárgy felvétele” vagy az Enter billentyű megnyomásával egy új sorba rögzíthető. Ha egy korábbi irat tárgyát szeretnénk a „Tárgy mezőbe” rögzíteni, arra is lehetőségünk van. Leszögeljük a felületet, majd átlépünk az „Iratok” felületre, ahol kikeresve a szükséges iratot, ráállunk az adott irat sorára, vagy a sorban a tárgymezőre állunk és Ctrl + C paranccsal vagy a munkapanelen a tárgy mezőből kimásoljuk jobb egérgombbal kattintva a „Másol” paranccsal, ezáltal vágólapra helyeztük a kívánt szöveget. Visszalépve az „Érkeztetés” felületre a „Tárgy mező” alsó részébe beillesztjük a szöveget CTRL + V -vel, vagy jobb egérgombbal kattintva a „Beilleszt” paranccsal betöltjük, de itt még módosíthatunk a tartalmon. Ha megfelel a szöveg, akkor a gombot megnyomva vagy egy entert ütve felvételre kerül a tárgy.

8


-

-

-

-


Lehetőség van a mező mellett található „<” segítségével betölteni a korábbi tárgyak listájából értéket, illetve a tárgysablonokból is a „+” gomb segítségével. De igény szerint akár törölhető is a megadott tárgy . „Fájlnév”: Vegyes és digitális típusú érkeztetés esetében megjelenik a „Fájlnév” mező, itt adhatunk meg elektronikus csatolmányt. Az „Új fájl hozzáadása” (zöld +) gombot kiválasztva megnyílik az „Elektronikus példány megnyitása” ablak, ahol a sajátgépünkön kereshetjük meg a csatolni kívánt fájlt, majd a „Megnyitás” gombbal tudjuk hozzárendelni az iratunkhoz. Lehetőségünk van a „Digitalizálva” jelölőnégyzetet is használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Abban az esetben, ha bepipáljuk a „Digitalizálva” jelölőnégyzetet, akkor a program kötelező mezővé teszi a „Vonalkód” mezőt, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba a bescannelt példányt. A „Hozzáférők” mezőben adhatunk meg további hozzáférőket az irathoz. „Kulcsszavak” mezőben láthatjuk el kulcsszavakkal az iratot. A mező töltésének folyamata: • „ Kulcsszó típus” legördülő mezőből tetszőleges típust kiválasztjuk • „Kulcsszó” mezőben a kiválasztott típushoz értéket adunk meg. • „Új kulcsszó felvétele” vagy az Enter gombbal a Kulcsszavak mezőbe töltjük a beírt szöveget. A „Mellékletek” mező kitöltése: a „Mellékletfajta” mezőben kiválasztjuk a melléklet típusát, majd a „Mellékletek száma” és „Terjedelem” mezőt is töltjük, és a gombbal hozzáadjuk. Végül nyomjuk meg a „Mentés” gombot

Eredmény: a küldemény érkeztetésre kerül. A rendszer egy információs ablakban kiírja az érkeztető azonosítót és amennyiben megadtuk, akkor a tárgy mező tartalmát is. Az információs ablakból a „Tételhez ugrás” gombbal a rendszer a küldemények menüpontra navigál minket. Ha a „Nyomtatványok” gombra kattintunk lehetőségünk van átvételi elismervény nyomtatására. Ha maradunk ezen a felületen és az „Üres űrlap” gombra kattintunk, akkor lehetőségünk van rögzíteni a következő küldemény adatait. 3.2. Bejövő

papír alapú küldemény érkeztetése más szervezeti egységre postázással

Amennyiben a saját szervezeti egységünktől eltérő szervezeti egység számára szeretnénk érkeztetéskor elpostázni a küldeményt, a „Belső címzett szervezet” mező kitöltésével automatikus belső postázás keretében továbbítjuk az érkeztetett küldeményt a megfelelő szervezeti egységnek, aki későbbiekben foglalkozni fog az üggyel. Eredmény: A címzett szervezeti egységnél a „Szervezeti egység postái” „Várható küldemények” menüpontban megjelenik a küldemény, ahol lehetőségük lesz átvenni.

9


Poszeidon PAE felhasználói segédlet 2

3.3. E-mail érkeztetése E-mail érkeztetéshez kattintsunk az érkeztetni kívánt levélen jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüpontok közül válasszuk a „Poszeidon/Érkeztetés” opciót. Ezután az „Érkeztető” ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. - „Szervezeti egység”: A mező azzal a szervezeti egységgel töltődik, amelyhez a „Belépés” felületen kiválasztott szerepkörrel hozzá vagyunk rendelve. Lehetőség van váltani, de csak olyan szervezeti egységre, amelyhez van szerepkörünk és a szerepkörnek van jogosultsága az e-mail iktatásra/érkeztetésre. - „Érkeztető könyv”: mező alapértelmezetten töltődik - „Beküldő e-mail címe”: Automatikusan töltődik a feladó e-mail címével amennyiben rögzítve van a rendszerben. - „Beküldő neve”: Amennyiben a „Beküldő e-mail címe” rögzítve van a rendszerben, akkor a címhez tartozó partner jelenik meg a listában. Amennyiben több partnerhez is kapcsolódik ugyanaz az e-mail cím, akkor kiválasztható, hogy melyik partner a beküldő. - „Beküldő vezeték és keresztneve”: Abban az esetben, ha a „Beküldő neve” mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e-mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. - „Beküldő szervezet kódja és neve”: Abban az esetben, ha a „Beküldő neve” mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e-mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. Abban az esetben, ha olyan kódot adunk meg a „Beküldő szervezet kódja” mezőben, amely már korábban rögzítve lett, figyelmeztető üzenet küld a rendszer. - „Eredeti címzett szervezet”: A program automatikusan tölti a mező értékét annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a címzett szervezet, akkor az összerendelő gombra kattintva választhatjuk ki a megfelelőt. - „Eredeti címzett személy”: Alapértelmezetten nem töltődik. Az összerendelő gombra kattintva az összes belső személy megjelenik a listában. Abban az esetben, ha a jelölőnégyzet be van pipálva, akkor csak az „Eredeti címzett szervezet”-hez rögzített alkalmazottak jelennek meg a listában. „Belső címzett szervezet”: Alapértelmezetten töltődik az aktuális szervezeti egységgel. Amennyiben a belső címzett szervezet eltér az aktuális szervezeti egységtől, akkor a rendszer automatikusan továbbítja a küldeményt a megadott szervezeti egységnek. - „Nem iktatandó”: Amennyiben bepipáljuk a jelölőnégyzetet, akkor megjelenik egy kötelező kódtételes mező, ahol az indok kiválasztására van lehetőség. - „Tárgy”: Automatikus töltődik az e-mail tárgyával de szükség esetén módosítható.

2

KF korábbi gyakorlatához képest változás.

10


-


„Hozzáférők”: Hozzáférő személy, szervezet, és egyéncsoportot van lehetőségünk rögzíteni. „Kulcsszavak/Feljegyzések”: Kulcsszavakat/feljegyzéseket van lehetőségünk rögzíteni, akár típussal is.

Eredmény: A „Mentés” gombra kattintva a rendszer érkezteti az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket, amely kiírja az érkeztető számot és a küldemény tárgyát amennyiben azt rögzítették. A sikeres érkeztetést a Poszeidon „Küldemények” felületén is ellenőrizhetjük. Az érkeztetést követően a Poszeidon rendszer e-mailben értesítési a beküldőt az üzenet átvételéről. 3.4. Ha

érkeztetésnél utólag kiderül, hogy rossz belső címzettet adtunk meg

-

-

A „Szervezeti egység postái”/ „Feladott küldemények” felületen kiválasztom az adott tételt, kipipálom a hozzátartozó sor előtti jelölőnégyzetet, majd a „Nyugtáz” gombra kattintok, és a „Sikeresen célba ért” négyzetből kiveszem a pipát! Átlépünk a „Küldemények” felületre, szintén kiválasztom az adott tételt és a „Postázás” fülön újra elpostázzuk a küldeményt, de már a megfelelő belső címzett szervezeti egységnek.

Eredmény: A helyes címzett szervezeti egységnél a „Szervezeti egység postái” „Várható küldemények” menüpontban megjelenik a küldemény, ahol lehetőségük lesz átvenni. 3.5. Küldemény -

-

-

adatainak módosítása utólag

Lépjünk a „Küldemények” menüpontra. Az adatlistában keressük meg azt az érkeztetett küldeményt, amelynek módosítani szeretnénk valamelyik adatát. Egérrel kijelöljük a küldeményt, majd a munkapanelen a „Szerkeszt” gombra kattintunk. A „Szerkeszt” gombra kattintással a küldeményhez tartozó munkapanelen a mezők szerkeszthetők lesznek. Módosíthatjuk a Küldemény tárgyát, pótolhatjuk a ragszámot, jelölhetjük „Nem iktatandó”-nak utólag a küldeményt, illetve sérültnek is jelölhetjük a küldeményt a „Sérült csomag” jelölőnégyzet bepipálásával. Majd rákattintunk a ”Mentés”gombra.

Eredmény: A rendszer elmenti a módosított adatokat és a továbbiakban ezek kerülnek megjelenítésre a küldeménnyel kapcsolatban.

3.6. Új

partner rögzítése

11



Az „Érkeztetés” felületen lehetőségünk van új partner felvételére, ha a „Beküldő szervezet neve” (vagy „Beküldő személy neve” mező mellett partner személy felvételre van lehetőség) mező melletti összerendelő gombra kattintunk. Ekkor megjelenik egy Választó lista nevezetű panel. - A „Hozzáad” gombra kattintva feljön a „Partner szervezeti egységek hozzáadása” felület, és az „Elnevezés” rovaton adhatjuk meg az új partner szervezet nevét. - A „Kód” mező automatikusan töltődik az „Elnevezés” rovaton megadott szervezet nevének kezdőbetűivel. A program figyel arra, hogy kétszer ne szerepeljen ugyanaz a kód, amit a mező melletti piros pipa is jelez, valamint mentéskor figyelmeztet is minket erre. Érvényes kód esetén egy zöld pipa jelenik meg a „Kód” mező mellett. - A „Típus” gördítő menü segítségével határozzuk meg a létrehozott szervezet típusát. - A „Tárolási mód” mezőnél a „Globálisan megjelenő”, töltődik alapértelmezetten. - Az „Aktuális cím”, „Aktuális e-mail cím”, „Aktuális telefonszám” és „Aktuális faxszám” mezőket a program automatikusan tölti az elsőnek rögzített mező értékével, miután megadtuk a szervezethez tartozó adatokat a „Címek” fül megfelelő alfülein. Abban az esetben, ha más címet vagy elérhetőséget szeretnénk megadni, akkor szerkesztés módban kattintsunk a kívánt mező mellett található összerendelő gombra (…), majd a listából válasszuk ki a megfelelő tételt.

4. Küldemény átvétele A kapott érkeztetett küldemények iratát csak az átvételt követően van lehetősége a saját szervezeti egységénél beiktatni. - Lépjünk a Szervezeti egység postái / Várható küldemények menüpontra. - Majd az adatlistában jelöljük ki azokat a tételeket (többszörös kijelölés is lehetséges)– az adatlistán a jelölő négyzetek segítségével -, amelyeket át szeretnénk venni. - A küldemények kikereshetőek érkeztetési azonosító vagy a boríték adatai alapján. - Kattintsunk az „Átvesz” gombra - Kattintsunk a „Mentés”gombra. Eredmény: az átvett küldemény fizikailag hozzánk került, birtoklója a saját szervezetünk lett, ettől kezdve mi rendelkezünk az irattal.

5. Tévesen postázott/átvett küldemények kezelése Amennyiben a szervezeti egységem részére tévesen elpostázott küldemény jelenik meg a „Szervezeti egységek postái”/ „Várható küldemények” menüpontban a „Sikeresen célba

12



ért” mező előtti jelölőnégyzetben látható pipát kiveszem, majd az „Átvesz” gomb használatával átveszem. Eredmény: A rendszer automatikusan visszaküldi a küldő szerezeti egységnek, aki a Küldemények menüponton fogja megtalálni. Ha egy küldeményt tévesen vettem át „Szervezeti egység postái”/ „Várható küldemények” menüponton, akkor az illetékes szervezeti egységnek a „Küldemények”-en belső postázással továbbíthatom. -

Miután átvettük a küldeményt lépjünk át a „Küldemények” menüpontra, majd a „Postázás” fülön a „Postáz” gombra kattintunk. Kitöltjük a „Címzett”, illetve a „Feladási” adatokat. Az „Extra adatok” fülön a „Megjegyzés” mezőbe lehetőség van beírni, hogy „Illetékességből”. A „Mentés”gombra kattintva zárhatjuk le a postázást.

Ebben az esetben ügyeljünk arra, hogy az „Iratok” menüpont „Materiális példányok” felületen a küldeményhez tartozó iktatatlan irat materiális példányát ne postázzuk el, mert a küldeményt nem fogják tudni leiktatni.

6. Küldemény szignálása 6.1. Szignálás kiírása A „Küldemények” menüponton lehetőségünk van szignálni szervezetre illetve személyre, egy vagy több küldeményt. A „Szignálás” gombra kattintva a felugró ablakban tudjuk megadni a szignálási adatokat. Abban az esetben, ha olyan küldeményről szeretnénk szignálást küldeni, amely iratához már tartozik szignálás, akkor a „Szignálás” gombra kattintva figyelmeztető üzenetet küld a program. Ha megjelenítjük az adatlistában a „Szignálva” oszlopot, akkor egy ikonnal ( ) jelöli, hogy a küldeményt már szignálták. - A „Címzett szervezet” mezőbe tudjuk kiválasztani azt a belső szervezeti egységet, akinek a szignálást küldjük. A küldemény a szignálást követően postázás alá kerül, amennyiben a címezett szervezet eltér a birtokló szervezeti egységtől. A címzett szervezet a „Szignálások” / „Szervezeti szignálások” menüponton tekinthet meg, illetve ezen a felületen át is tudja venni a küldeményt. Amennyiben megadjuk a címzett szervezetet, a „Címzett személy” mező töltése már nem lesz kötelező. - A „Címzett személy” mezőben lehet kiválasztani azt a személyt, akinek a szignálást szeretnénk küldeni. Ebben az esetben kötelező tölteni a „Címzett szervezet” mezőt is. A küldemény a szignálást követően postázás alá kerül,

13



amennyiben a címezett szervezet eltér a birtokló szervezeti egységtől. A címzett személy a „Szignálások” / „Személyes szignálások” menüpontban tekinthet meg, illetve ezen a felületen át is tudja venni a küldeményt. - A „Továbbítás típusa” kódtételes kötelező mező, itt adható meg a szignálás típusa. - A „Prioritás” kódtételes mezőben adható meg a szignálás sürgőssége. - A „Határidő” mezőben adató meg a szignálás határideje. - Az „SK” jelölőnégyzet bepipálásával „Saját kézbe” jelölőt adhatunk az iratnak. - Az „Irat hozzáférési jogosultság megadása a címzett szervezetnek” jelölő bepipálásával a „Címzett szervezet” mezőben megadott belső szervezeti egység hozzáférője lesz a szignálást követően a küldemény iratához. - Amennyiben olyan küldeményt szignálunk, amely már korábban iktatásra került és van befoglaló ügyirata, akkor, ha bepipáljuk a „Befoglaló ügyirat jog. megadása a címzett szervezetnek” jelölőnégyzetet, a szignálás mentése után a címzett szervezet hozzáférője lesz a befoglaló ügyiratnak is. - Amennyiben olyan küldeményt szignálunk, amely már korábban iktatásra került és van befoglaló ügyirata, akkor, ha bepipáljuk a „Befoglaló ügyirat jog. megadása a címzett személynek” jelölőnégyzetet, a szignálás mentése után a címzett személy hozzáférője lesz a befoglaló ügyiratnak is. - A „Szöveges utasítás/értékelés” mezőbe a szignálás szövegét tudjuk beírni. A mező töltése kötelező. Eredmény: Az „OK” gombra kattintani tudjuk elküldeni a szignálást, a „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a szignálási ablakból.

6.2. Szignált küldemény kezelése „Szignálások”, „Személyes szignálások” / „Szervezeti szignálások” menüpont alatt azok az iratok jelennek meg, amelyeket a „Küldemények” menüpontról szignáltak. A „Belső szignálás” fülön láthatóak az adatlistában kiválasztott irathoz tartozó szignálási információk. Az „Aktuális/korábbi szignálás” részen láthatóak a szignálási adatok, a mezők értékét nem lehet módosítani. - A „Kinek a nevében lett szignálva” mező akkor töltődik, ha a szignálást egy meghatalmazott osztotta ki és annak a nevével töltődik, akinek a nevében eljárt. - A „Címzett szervezet” mező akkor töltődik, ha szervezetre szignáltak. - A „Címzett személy” mezőben látható a szignálás címzettje. - A „Küldő személy” mezőben jelenik meg annak a felhasználónak a neve, aki a szignálást végezte. - A „Továbbítás típusa” mezőben a szignálás típusa jelenik meg. - A „Prioritás” mezőben a szignálás sürgőssége jelenik meg. - A „Határidő” mezőben látható a szignálás határideje. - Az „Érkezett” mezőben látható, hogy mikor kapta a felhasználó a szignálást.

14


-

-

-

-

-


A „Biztonsági besorolás” mezőben látható az irat védettségi szintje. Abban az esetben, ha a küldeményt egy másik szervezeti egység szignálta részünkre és még postázás alatt áll, akkor a „Postázva” jelölőnégyzetben egy pipa lesz látható. Amennyiben a szignálás iktatott iratról érkezett akkor a „Továbbított irat vonalkódja” és a „Továbbított irat iktatási száma” mezőben olvasható az irat vonalkódja és iktatási száma, ha pedig ügyiratról kaptunk szignálást, akkor a „Továbbított ügyirat vonalkódja” és a „Továbbított ügyirat iktatási száma” mezőben láthatjuk ezeket az információkat. A „Szöveges utasítás/értékelés” mezőben pedig a szignálás szövegét olvashatjuk. Az „Új szignálás” gombra kattintva szerkeszthetővé válik az „Új szignálás” rész, ahol lehetőségünk van tovább szignálni a kapott feladatot. A „Szignálás mentése” gombbal tudjuk elküldeni a szignálást. Amennyiben nem szeretnénk elküldeni, akkor a „Mégse” gombra kattintva tudunk kilépni a szerkesztésből. Az „Előzmények” fülön azok az iratok tekinthetőek meg, amelyek a szignált irattal iratkapcsolatban vannak. Ha az adatlistából kiválasztunk egy iratot és az „Ugrás a kiválasztott iratra” gombra kattintunk, akkor a rendszer elnavigál minket az „Iratok” menüpontra. Az „Ügyirat lista” fülön látható az irat befoglaló ügyirata illetve a kiválasztott befoglaló ügyirathoz tartozó iratok. A „Napló” fülön látható a szignálási napló, ahol a szignálás történet részleteit tekinthetjük meg részletesen. A „Postázás átvétele” gomb csak akkor aktív, ha a szignált iratot egyben postázták is. A gombra kattintva átvehető az irat. A „Lezár” gombra kattintva lezárható a szignálás.

7. Előzményezés Az előzményezéshez a „Keresés” menüpont használatát javasoljuk, ahol több jellemző alapján is kereshetünk. (pl. iktatási szám, dátum, ügyfél neve, születési dátuma, vagy akár tárgyra szűrve) Amennyiben található előzmény a rendszerben, úgy az előzmény alszámos irataként iktathatjuk be a küldeményt. Alszám iktatása az alábbi esetekben nem lehetséges: - korábbi évben keletkezett az ügyirat (erről az Iktatószámból informálódhatunk. Ekkor új főszámot kell indítani és összeszerelni a két ügyiratot) - az ügyirat le van zárva (ezt az „Ügyiratok” menüpont „Időpontok” lapfülén ellenőrizhetjük) - az ügyirat irattárban van (ezt az „Ügyiratok” menüpont „Irattárazás” lapfülén ellenőrizhetjük)

15


-


az ügyiratnak nem az én szervezetem a birtoklója („Ügyiratok” – Birtokló szervezet neve oszlop) az ügyirat postázás alatt áll (ezt a „Postázás” fülön ellenőrizhetjük)

Iktatás3 7.1. Érkeztetett küldemény iktatása Akkor használjuk, ha már korábban érkeztettük a küldeményt Érkeztetés felületen és átvettük a Szervezeti egység postái/Várható küldeményeken, mert az Érkeztetésen eltért a Belső címzett az Eredeti címzettől. -

-

-

-

3

Lépjünk az „Iktatás” menüpontra. Az „Irány” mezőben történik az irat irányának megadása, esetünkben jelöljük meg a „Bejövő” rádiógombot. A következő lépésben megjelöljük, hogy az iktatásra kerülő irat volt-e érkeztetve vagy sem. Az „Érkeztetett” mezőben mi most válasszuk ki az „Igen” rádiógombot A „Típus” mezőben megadhatjuk az irat típusát, jelen példában a „Vegyes” típust választjuk ki. A rádiógombok beállításának hatására dinamikusan változik a felület összetétele a megadott paraméterek alapján. A „Korábbi érkeztetés” mező kitöltéséhez kattintsunk a mező melletti összerendelő gombra – melynek hatásárára megjelenik a választólista. A választólista tartalmazza a korábban érkeztetett küldeményeket, de csak azokat, amik iktatandóak és nem állnak postázás alatt, valamint a saját szervezetünk birtokában vannak. Keressük ki Érkeztető azonosító alapján azt a tételt, amit most iktatni szeretnénk. Kattintsunk az „Ok” gombra, melynek hatására automatikusan töltődnek az „Iktatás” menüponton, a korábban az „Érkeztetés” menüponton rögzített adatok. A „Beérkezés módja” mezőt kötelező kitölteni, de automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített adattal. Ezt az adatot tudjuk módosítani az iktatás során. A „Beküldő szervezet” mező automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani. A „Beküldő személy” mező – ha megadtuk korábban - automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani. „Beküldő postai címe” mező automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani.

SZF korábbi gyakorlatához képest változás, mivel a Gyorsiktatás menüpontot használták

16


-

-

-

-

-

-

-

-


A „Hivatkozási / Idegen szám” mező – automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített adattal, de iktatáskor is kitölthető a mező. Az „Eredeti címzett szervezet” mezőt kötelező kitölteni, ha az „Érkeztetés” menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető utólag is. Az „Eredeti címzett személy” mezőt kötelező kitölteni, ha az „Érkeztetés” menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető ebben a fázisban is. A „Belső címzett szervezet” az itt megadott szervezet részére a mentést követően automatikusan továbbításra kerül az irat. Ha a mezőbe a saját szervezeti egységünket töltjük ki, és a küldemény birtoklója is a saját szervezetünk, abban az esetben értelemszerűen nem történik belső postázás. Az „Ügyintéző személy” mezőben adhatjuk meg az ügyirathoz rendelt ügyintézőt. A mező kitöltéséhez kattintsunk a mező melletti összerendelő gombra. A választólistában megjelennek a belső alkalmazottak. Amennyiben iktatáskor ismert az ügyintéző személy, a mező mindenképpen kerüljön kitöltésre. A „Kézbesítés prioritása” mezőben kódtételek körül választhatjuk ki a megfelelő adatot, ha az „Érkeztetés” menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető ebben a fázisban is. A „Feladás ideje” mezőben beállíthatjuk a küldemény feladásának az idejét, azt a dátumot, ami a borítékon szerepel feladási dátumként. De automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton történt rögzítés idejével. A „Beérkezés ideje” mező - automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton történt rögzítés idejével. „Felbontó neve” mező – automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített értékkel, ebben az esetben nem szerkeszthető az adat „Felbontás dátuma” mező – automatikusan töltődik az „Érkeztetés” menüponton rögzített értékkel, ebben az esetben nem szerkeszthető az adat „Irat határideje” mező – dátum mező, az iratra vonatkozó feladatvégzési határidőt adhatjuk meg „Iratkategória” kötelező mezőben kódtételek közül választhatjuk ki a kívánt iratkategóriát. A „Másodlatok száma” mezőt kötelező kitölteni, alapértelmezetten az értéke 0, (Amennyiben megadunk másodlatot, a rendszer annyi plusz példányt fog létrehozni az iktatott iratból). Ha már most eldönthető, hogy egy másodlati példányt tovább kell postázni másik szervezeti egységnek, akkor legyen az értéke minimum 1. „Vonalkód”: az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni, illetve töltődik az érkeztetéskor megadott értékkel. Az „Ügyfél” mezőnél lehetőségünk van „Ügyfél szervezet” személy”

hozzáadására, valamint törlésére

17

.

vagy „Ügyfél


-

-

-

-

-

-

-

-


Az „Ügyirat” mezőben, ha bejelöljük az „Új” jelölőt, akkor főszámosan iktatjuk az iratot. Ha nem jelöljük be az jelölőnégyzetet, akkor ki kell választani azt az ügyiratot, amelyikhez alszámosan iktatjuk az iratot. „Szerelendő ügyirat” mező abban az esetben jelenik meg, ha új ügyiratot indítunk. Itt szerelhetem össze a korábbi évben keletkezett ügyiratot a jelenleg iktatásra kerülővel. Azok az ügyiratok jelennek meg, amik nincsenek postázás alatt, lezárva vagy irattárban, valamint a saját szervezetem birtokolja. Az „Ügyirat jellege” mező értéke automatikusan változik attól függően, hogy milyen típusú iktatást választunk. Esetünkben „Papír”. Az „Ügyiratdarab” mező mellett található „Új” jelölőnégyzetben helyezzük el a pipát amennyiben szeretnénk ügyirat darabot létrehozni. Ennek hatására a rendszer feltesz egy kérdést: „Szeretné megadni az új ügyiratdarab alapadatait?”. Ügyiratdarab megadása nem kötelező. A „Tárgy” mezőt kötelező kitölteni. Rögzítsük a tárgyat, azonban ha az „Érkeztetés” menüponton rögzítettünk tárgyat a küldeményhez, automatikusan töltődik. Az „Ügytípus” mező kódtételes mező, új ügyirat esetén jelenik meg, tipizálhatjuk az ügyeket ezen érték megadásával. Irattári tételszám kiválasztása esetén automatikusan kitöltődik az ügytípus mező a tételszámhoz kapcsolódó ügytípussal. „Iktatókönyv” mező automatikusan töltődik az aktuális szervezeti egység alapértelmezett iktatókönyvével „Ügyintézési határidő” mező tartalma automatikusan töltődik az ügytípushoz rendelt ügyintézési határidővel. A „Sürgős” jelölőnégyzetben jelölhetjük az ügy sürgős mivoltát. „Fájlnév”: Vegyes és digitális típusú érkeztetés esetében megjelenik a „Fájlnév” mező, itt adhatunk meg elektronikus csatolmányt. Az „Új fájl hozzáadása” (zöld +) gombot kiválasztva megnyílik az „Elektronikus példány megnyitása ” ablak, ahol a sajátgépünkön kereshetjük meg a csatolni kívánt fájlt, majd a „Megnyitás” gombbal hozzárendelni az iratunkhoz. Lehetőségünk van a „Digitalizálva” jelölőnégyzetet is használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Abban az esetben, ha bepipáljuk a „Digitalizálva” jelölőnégyzetet, akkor a program kötelező mezővé teszi a „Vonalkód” mezőt, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba a bescannelt példányt. A „Irattári tételszám” mezőben rögzíthetjük az ügyirathoz rendelni kívánt irattári tételszámot, új ügyirat esetén, a „CS” gombra kattintva az irattári tételcsoportok közül választva kereshetjük ki a kívánt tételszámot, az összerendelő gombra kattintva a teljes irattári tervből. Az irattári tételszám megadása a későbbiekben is történhet. Töltésével a rendszer kitölti az „Ügytípus” mezőt.

18


-

-

-

-

-


„Iratkapcsolatok” ablakban hivatkozás jellegű, logikai kapcsolatokat hozhatunk létre iratok között, iratkapcsolat típus megadásával. „Hozzáférők” ablakban adhatjuk meg azokat a személyeket, és szervezeteket, akiknek az ügyirathoz hozzá férést adunk, azaz az ügyiratot látniuk kell a Poszeidonban. Esetünkben Hozzáférők hozzáadása nem szükséges, mert a saját alapértelmezett hozzáférőknél megtalálható a saját szervezeti egység, valamint a belső címzettként megadott szervezeti egység automatikusan megkapja a hozzáférést. „Kulcsszavak” ablakban lehetőségünk van kulcsszavakkal ellátni a rögzített tételt A mező töltésének folyamata: • „ Kulcsszó típus” legördülő mezőből tetszőleges típust kiválasztjuk • „Kulcsszó” mezőben a kiválasztott típushoz értéket adunk meg. • „Új kulcsszó felvétele” vagy az Enter gombbal a Kulcsszavak mezőbe töltjük a beírt szöveget. /pl.: iratelőzmény, amely MonDoc-ból került be/ Az „Mellékletek” panel tölthető a „Melléklet fajta”, a „Darabszám” és a „Terjedelem”mező töltése által, de amennyiben az „Érkeztetés” menüponton rögzítve lett már, az automatikusan töltődik. „Mutatók” A mutatók kitöltését Bejövő posta esetén is javasoljuk a statisztikák későbbi elkészítésének egyszerűsítése érdekében. A statisztika oszlopainak megfelelően kell választani. Bejövő küldemény iktatása során nem kötelező, de ajánlott a töltése. „Mentés” gombra kattintunk.

Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. Az „Előadói ív” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az „Üres űrlap” gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.2. Nem

érkeztetett küldemény iktatása

Ha az „Iktatás” menüponton „Érkeztetett” - „Nem” opciót választjuk, lehetőségünk van egy lépésben érkeztetni és iktatni is, ilyenkor pluszban ki kell tölteni a címzési adatokat. Abban az esetben használjuk, ha a küldemény korábban még nem került iktatásra és még nem rendelkezik érkeztetési azonosítóval. A mezők töltése megegyezik az előzőekben az Érkeztetés és az Érkeztetett küldemény iktatása fejezetnél felsoroltakkal, azzal a

19



különbséggel, hogy a rendszer az érkeztetést is elvégzi, és érkeztető azonosítóval látja el a küldeményt. Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát és érkeztető azonosítóját. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. Az „Előadói ív” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az „Üres űrlap” gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.3. Bejövő

küldemény főszámos iktatása

Főszámos iktatásra abban az esetben van szükség, ha az előzményezés során megállapítást nyert, hogy a küldemény nem rendelkezik előzménnyel. A folyamat megegyezik a 7.1 pontban leírtakkal. A főszámos iktatáskor fontos mezők: Az „Ügyintéző személy” mező töltése (ezzel kap értesítést az ügyintéző) Az „Ügyirat” mezőben, ha bejelöljük az „Új” jelölőt, akkor főszámosan iktatjuk az iratot. „Szerelendő ügyirat” mező abban az esetben jelenik meg, ha új ügyiratot indítunk. Azok az ügyiratok jelennek meg, amik nincsenek postázás alatt, nincs lezárva Az „Ügyirat jellege” mező alapértelmezett értéke „Papír” Irattári tételszám megadása

-

-

Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. Az „Előadói ív” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az „Üres űrlap” gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.4. Bejövő

küldemény alszámos iktatása

Alszámos iktatásra abban az esetben van szükség, ha az előzményezés során megállapítást nyert, hogy a küldemény rendelkezik előzménnyel. -

Első lépésként vegyük ki a pipát az „Ügyirat” mező melletti jelölőnégyzetből, majd válasszuk ki azt az ügyiratot, amelybe alszámosan szeretnénk iktatni.

20



Ennek hatására bizonyos mezők töltődnek az ügyirat iktatásakor megadott adatokkal (pl. ügyintéző), illetve bizonyos mezők eltűnnek (pl. irattári tételszám, mivel az alszám nem kaphat az ügyirattól különböző tételszámot). Fentiek kivételével folyamat megegyezik a 7.1. pontban leírtakkal. Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az irat tárgyát és alszámos iktatószámát. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok/Iratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. A „Nyomtatványok” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az „Üres űrlap” gombra kattintva van lehetőség kitörölni.

7.5. E-mail

iktatása4

Bejövő e-mail főszámos iktatása E-mail iktatáshoz kattintsunk a Beérkezett üzenetek mappában az iktatni kívánt levélre jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüponton válasszuk ki a „Poszeidon”/ „Iktatás” opciót. Ezután az „Iktatás” ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. Az előzőekben (3.3. pontban) még nem tárgyalt mezők a következők: - „Ügyintéző személy”: Lehetőségünk van meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az irattal. - „Irat határidő”: Lehetséges megadni a rögzítendő alszám határidejét, tehát ez a határidő csak erre az iratra vonatkozik. - „Irat kategória”: Specifikálhatjuk az irat fajtáját, a kódtételes lista segítségével. - „Új ügyirat”: Új ügyirat iktatására akkor van lehetőségünk, ha a jelölőnégyzetben hagyjuk a pipát. - „Szerelendő ügyirat”: Új ügyirat iktatása esetén, lehetőségünk van a „Szerelendő ügyirat” mezőnél található összerendelő gombra kattintva, az iktatandó ügyiratba egy másik létező ügyiratot helyezni. Ekkor az előzményként kiválasztott ügyirat tárgyát a rendszer automatikusan betölti az adott mezőbe. A „Szerelendő ügyirat” választólistájában azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezet birtokol, nem állnak postázás alatt, valamint nincs befoglaló ügyiratuk. - „Ügytípus”: Az ügy jellegét adhatjuk meg. - „Iktatókönyv”: A mezőben az aktuális szervezethez tartozó alapértelmezett iktatókönyv jelenik meg, illetve a listából kiválasztható az adott szervezethez tartozó iktatókönyvek.

4

KF korábbi gyakorlatától eltér

21


-


„Határidő”: Lehetőség van megadni egy dátumot, ami azt jelöli, hogy addig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkánkat. „Sürgős”: Információként szolgál, a haladéktalan ügyintézést jelölhetjük vele. „Irattári tételszám”: Így tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az irat sorsa. „Mutatók”: Lehetőség van mutatót hozzárendelni az irathoz és az ügyirathoz is.

Eredmény: A „Mentés” gombra kattintva a rendszer iktatja az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket. Kiírja az érkeztető számát és tárgyát, az irattári tételszámot amennyiben van, az ügyirat tárgyát és az iktatószámot. Az információs ablak bezárása után az Outlookban megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon Ügyiratok felületén is ellenőrizhetjük. Az iktatást követően a Poszeidon rendszer e-mailben értesítést küld a beküldőnek a levél beérkezéséről és az iktatórendszerben történő rögzítésről. Bejövő e-mail alszámos iktatása Az „Iktatás” ablakban az „Új ügyirat” jelölőnégyzetéből kivesszük a pipát, majd a mellette megjelenő „…” összerendelő gombra kattintunk. Miután kiválasztottuk a szükséges ügyiratot, kitöltöttük a mezőket, kattintsunk a „Mentés” gombra. Eredmény: A sikeres iktatásról egy információs ablak tájékoztat minket. A sikeres iktatást a Poszeidon „Iratok” felületén is ellenőrizhetjük. Alszámos iktatás esetén a Poszeidon rendszer az átvételi igazoláson felül az aláiktatásról is üzenetet küld a beküldőnek. Kimenő e-mail főszámos iktatása Kimenő e-mail iktatáshoz kattintsunk az Elküldött üzenetek mappában az iktatni kívánt levélen jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüpontok közül válasszuk a „Poszeidon”/ „Iktatás” opciót. Ezután az „Iktatás” ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. - „Címzettek”: A mezőben a címzettek e-mail címeik jelennek meg. - „Felismert címzettek neve”: A „Címzettek” mezőben kiválasztott e-mail címhez tartozó név jelenik meg, amennyiben rögzítve van a rendszerben. Abban az esetben, ha több partnerhez is kapcsolódik ugyanaz az e-mail cím, akkor kiválasztható, hogy melyik partner a címzett. - „Címzett vezeték és keresztneve”: Abban az esetben, ha a „Felismert címzett neve” mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az email cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között.

22


-


„Címzett szervezet kódja és neve”: Abban az esetben, ha a „Felismert címzett neve” mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az email cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között.

Eredmény: A „Mentés” gombra kattintva a rendszer iktatja az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket. Kiírja a tárgyát, az irattári tételszámot amennyiben van, az ügyirat tárgyát és az iktatószámot. Az információs ablak bezárása után az Outlookban megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon Ügyiratok felületén is ellenőrizhetjük. Kimenő e-mail alszámos iktatása Abban az esetben, ha az „Iktatás” ablakban az „Új ügyirat” jelölőnégyzetéből kivesszük a pipát, akkor megjelenik mellette egy választó listás mező, ahol kiválaszthatjuk, hogy melyik ügyiratba szeretnénk alszámosan iktatni. Az Új ügyirat mellett megjelenő „…” összerendelő gombra kattintva egy előszűrő jelenik meg, amelyben megadhatjuk a keresési feltételeinket. Miután kiválasztottuk a szükséges ügyiratot kattintsunk a „Mentés” gombra. Eredmény: A sikeres iktatásról egy információs ablak tájékoztat minket. Az információs ablak bezárása után megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon „Iratok” felületén is ellenőrizhetjük. Mellékletek külön fáljként való érkeztetése/iktatása Az „Érkeztetés” és az „Iktatás” felületen lehetőségünk van megadni, hogy az e-mailhez tartozó mellékleteket egy elektronikus állományként mentse a program vagy külön fájlként. A Beállítások gombra kattintva a lenyíló listában válasszuk ki az „Érkeztetés módja” lehetőséget („Iktatás” felületen Iktatás módja) és a következő megjelenő listában amennyiben rákattintunk a „Mellékletek külön fájlként” sorra, az e-mailhez tartozó mellékleteket külön állományként fog megjelenni a Poszeidon „Iratok/Elektronikus állományok” felületen. Ha egy elektronikus állományként szeretnénk végezni az iktatást vagy érkeztetést, akkor ki kell venni a jelölést a sorból. A beállítás külön mentést nem igényel, változtatásig megtartja ezt az állapotot.

8. Előadói ív utólagos nyomtatása Amennyiben az Iktatást követően később pótlólag szeretnénk előadói ívet nyomtatni, az alábbiak szerint tehetjük meg:

23


-


„Ügyiratok” menüpontra állva válasszuk ki az ügyiratot Kattintsunk a „Nyomtatványok” gombra. A legördülő listából válasszuk ki az Előadói ívet. Nyomjuk meg az „OK” gombot. A megjelenő felületen kattintsunk a nyomtató ikonra. Majd kattintsunk a „Bezár” gombra

9. Ügyirattal kapcsolatos műveletek A felületen a következő ikonokkal találkozhatunk az egyes sorok előtt: – zöld pipa: ha lezártuk az ügyiratot (ügyirat újranyitása esetén az „Újranyitás ideje” oszlop megjelenítésével a zöld pipa eltűnik a sor elől) – kék felkiáltójel: az ügyirathoz megadott határidő közeledtére figyelmeztet minket a program. – piros felkiáltójel: abban az esetben jeleik meg az ikon, ha az ügyirathoz megadott határidő lejárt. – piros pipa: az irathoz megadott határidő lejárt, és ezután töltjük ki az „Elintézve” mezőt. – kis óra: ügyirat határideje skontózva van

9.1. Ügyirat átadása más szervezeti egység részére Akkor szükséges alkalmazni, ha a teljes aktát az összes alszámával szeretnénk átadni egy másik szervezeti egység részére. -

A „Ügyiratok” menüponton az adatlistából válasszuk ki a postázandó ügyiratot. Postázás fülön állva nyomjuk meg a „Postáz” gombot. Töltsük ki a „Címzett szervezet” vagy „Címzett személy” mezőt. A „Feladási adatok” fülön válasszuk ki a kézbesítés módját. Nyomjuk meg a „Mentés” gombot. 9.2. Ügyirat skontó állapotba helyezése - Lépjünk az „Ügyiratok” menüpontra - Válasszuk ki az „Időpontok” fület - Keressük ki az adatlistában a skontóba helyezni kívánt tételt - „Határidő skontóba helyezés” részen a „Skontó” gomb megnyomására kérdést tesz fel a rendszer: „Az ügyirat határideje skontó állapotba kerül! Akarja folytatni?” - Az „Igen” gombot választva meg kell adnunk a skontóba helyezés indokát, végül a „Rendben” gomb megnyomásakor az ügyirat határideje felfüggesztésre kerül.

24


-

-


Ilyenkor elindul egy számláló, aminek az állapotát a „Skontóba helyezés óta eltelt idő:” mezőben kísérhetünk figyelemmel, illetve az adatlistán a skontóba helyezett ügyirat előtt egy kis óra ikon jelenik meg. A skontó állapotot megszüntetni az „Aktív” gomb megnyomásával lehet. Ilyenkor nincs biztonsági kérdés, azonnal kikerül az ügyirat a határidő felfüggesztésből.

Eredmény: a skontó állapotba helyezett ügyirat ügyintézési határideje kitolódik azon időtartammal, amit skontó állapotban töltött. 9.3. Ügyirat határidejének módosítása - Lépjünk az „Ügyiratok” menüpontra, és keressük meg az ügyiratot. - Kattintsunk a „Határidő” almenüpontra. - Alul, az „Új” gombra kattintva adhatjuk meg az ügyirat intézésére vonatkozó új határidőt. - A „Határidő” mezőben a kódtételes- és választólisták segítségével adjuk meg a határidőt. Abszolút határidő esetén konkrét dátumot, relatív esetében pedig napok számát adhatjuk meg. - Beállíthatunk figyelmeztető határidőt is, ez esetben a megadott napon a rendszer értesítést küld. - A „Sürgős” jelölőnégyzet bepipálásával jelezhetjük az ügy soron kívüli intézését. - A „Megjegyzés” mezőbe kötelezően meg kell adnunk, hogy mi az új határidő megadásának az oka. - Az új határidőt a „Mentés” gombbal rögzíthetjük. Eredmény: az ügyirat ügyintézési határideje módosul az új megadott határidőre 9.4. Ügyiratok összeszerelése A szerelés az ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, fizikai kapcsolat. Szerelni csak ügyiratot tudok ügyirattal, vagyis főszámos indító iratot főszámos indító irattal. Ha a szerelendő ügyirat nem a saját szervezeti egységem birtokában van, akkor nem tudom összeszerelni. Ha egy ügyirat rendelkezik befoglaló ügyirattal, akkor egyes funkciók (pl. szerkeszt, központi irattárba küldés, sztornóz, skontó, postáz, irattárazás, új határidő hozzárendelés) nem érhetőek el, csak a befoglaló ügyirat felől. Ha az adott ügyiratnak már van egy befoglaló ügyirata, akkor már csak a befoglaló ügyiratát tudom szerelni, vagyis a szerelési hierarchia csúcsán álló ügyiratot, ez a kapcsolódás az „Ügyirat” menüpont „Szerelt/Csatolt” fülén tekinthető meg. Szerelési lehetőségek: Iktatáson új ügyirat létrehozása esetén a „Szerelendő ügyirat” mező töltésével.

25



Ügyiratok felületen, az Ügyirat fülön „Befoglaló ügyirat” mezőben rögzíthetjük a befoglaló ügyiratot pl. a 2014-es ügyiraton állva, rögzíthetjük a 2015-ös ügyiratot, mint befoglalót.

9.5. Ügyirat lezárása - Lépjünk az „Ügyiratok” menüpontra és keressük ki az adatlistából az ügyiratot. Annak, hogy egy ügyiratot lezárjunk, előfeltétele, hogy a mi szervezeti egységünk legyen a birtoklója, illetőleg ne álljon postázás alatt és rendelkezzen irattári tételszámmal. - Nyomjuk meg a „Szerkeszt” gombot. - Lépjünk át az „Időpontok” fülre - „Lezár” gomb megnyomására feljön egy kérdés, mely szerint: „Biztos le akarja zárni az ügyiratot? - Az „Igen” gombra kattintva zárhatjuk le az ügyiratot. Eredmény: Az „Igen” gomb megnyomása után az ügyiratunk lezáródik. Az aktuális ügyirat előtt az adatlistában ikonok jelzik a lezárás állapotát. Ha PIROS pipa jelenik meg akkor az ügyirat határidőn túl lett lezárva, ha ZÖLD pipa jelenik meg akkor ügyintézési határidőn belül került lezárásra az ügyirat. 9.6. Irat lezárása - Lépjünk az „Iratok” menüpontra és az „Irat jellemzői fülön” töltsük ki az „Elintézve” mezőt a kívánt dátummal. 9.7. Ügyirat

újranyitása

Lépjünk az „Ügyiratok” menüpontra és keressük ki az adatlistából az ügyiratot. Nyomjuk meg a „Szerkeszt” gombot. Lépjünk át az „Időpontok” fülre Nyomjuk meg az „Újranyit” gombot, melynek hatására figyelmezető kérdés jelenik meg - Az „Igen” gombra kattintva nyithatjuk újra az ügyiratot. Eredmény: Az „Igen” gomb megnyomása után az ügyiratunk újra nyílik. A továbbiakban újra lehetőségünk lesz alá iktatni. -

9.8. Ügyirat

sztornózása

Ügyirat sztornózásához jelöljük ki a felső listában a sztornózandó ügyiratot, majd kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Lezárt ügyirat sztornózását nem engedélyezi a program.

26



Még nem lezárt ügyirat sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. Sztornózáskor a rendszer megerősítésként megkérdezi, hogy „Biztos sztornózni akarjuk-e a tételt?” Az „Igen”-re kattintva a kiválasztott ügyirat bekerül a „Sztornózottak”/ „Sztornózott ügyiratok” felületre, ahol a „Sztornózás” fülön megtekinthető, hogy ki és mikor hajtotta végre a műveletet.

10. Kapcsolódó személyek, szervezetek Az „Iratok” és az „Ügyiratok” menüpontban a „Kapcsolatok” fülre lépve meghatározhatjuk, hogy az adott irathoz/ügyirathoz mely szervezetek és személyek kapcsolódnak logikailag, valamint, hogy milyen kapcsolatban legyenek (érintett, létrehozó) az irattal. Így például egy szerződésnél hasznos rögzíteni a szerződő feleket. A felületen lévő zöld mezők kitöltése kötelező. Ha az adott irathoz bizonyos szervezet(ek)et akarunk rendelni, akkor kattintsunk először a „Szerkeszt”, majd a „Kapcsolódó szervezetek” felületrész alatti belső „Hozzáad” gombra. Ezután a mező mellett található összerendelő gombot ( ) megnyomva, válasszuk ki a megfelelő szervezetet a listából. (A feljövő lista a rendszerben található összes szervezetet – belső szervezeti egységeket, és partner szervezeteket is – tartalmazza.) A „Kapcsolat típusa” legördülő menü segítségével beállíthatjuk, hogy az adott szervezet milyen formában kapcsolódik az irathoz. Ennek megadása több szervezet esetén természetesen külön-külön más típusként is meghatározható. A tévesen felvitt szervezetet a listából történő kijelölés után a „Töröl” gombra kattintva tudjuk törölni. Az irathoz kapcsolódó személyeket felvitelének módja megegyezik a kapcsolódó szervezet(ek) hozzárendelésével, azzal a különbséggel, hogy ekkor természetesen a „Kapcsolódó személyek” felirat alatt található felületrészen megjelenő gombokat szükséges használni. (A partner személyeket megjelenítő listában szintén megjelenik az összes alkalmazott, összes partner, illetve valamennyi partner szervezet alkalmazottja.) A „Sorszám” mezőben a „Jóváhagyó” típussal rendelkező „Kapcsolódó személyek” –hez rendelt sorrendet tekinthetjük meg, azaz, hogy a megadott személyeknek milyen sorrendben kell jóváhagyniuk az iratot. A „Szerkeszt” gomb megnyomása után, lehetőségünk van a sorrend megváltoztatására a „Sorszám” mező értékének átírásával.

11. Új ügyintéző, felelős megadása vagy módosítása

27



- Válasszuk „Ügyirat” menüpontot. - Keressük ki az adatlistából a megfelelő ügyiratot. - Válasszuk a „Kapcsolatok” fület. - Nyomjuk meg a „Szerkeszt” gombot. - A „Kapcsolódó személyek” fülön nyomjuk meg a „Hozzáad” gombot - „Partner személy” mezőnél válasszuk ki a megfelelő személyt - „Kapcsolat típusa” mezőnél válasszuk ki a kapcsolat típusát: ügyintéző vagy felelős - Adatok mentéséhez „Mentés” gomb. - De a már meglévő kapcsolatok módosítására is van lehetőség hasonló elven. Megnyomjuk a „Szerkeszt” gombot és módosítjuk, amit szeretnénk.

12. Kimenő irat iktatása 12.1.

Kimenő irat főszámos iktatása

(Kiadmányozó a saját szervezetem vezetője) Főszámos iratot akkor iktatunk, ha az iratnak nincs előzménye és a szervezetünk indítja az ügyet. Amennyiben a kiadmányozó a saját szervezeti egységünk vezetője, akkor nincs szükség postázásra. Szintén így kell eljárnunk, amennyiben még nem ismert a kiadmányozó személye és csak a későbbiekben kerül megküldésre neki. -

-

Lépjünk az „Iktatás” menüpontra. Az „Irány” mezőben válasszuk a „Helyben” irányt. A „Típus” mezőben válasszuk a típust. A „Belső címzett szervezet” mező nem módosítható, automatikusan töltődik a saját szervezetemmel. „ „Ügyintéző személy” mezőben válasszuk ki az irat ügyintézőjét. „Irat határideje” mező, dátummező, rögzíthetjük az iratra vonatkozó határidőt „Iratkategória” mező – kódtételes lista. A „Másodlatok száma” mező értékét növeljük 1-re, amennyiben az aláírást követően kiküldésre kerül az iratunkból egy példány. Az „Ügyfél” mezőben rögzíthetjük az ügyben érintett feleket. „Ügyirat” mező: Ne vegyük ki a pipát az Új jelölőből, így főszámosan iktathatunk. A „Szerelendő ügyirat” mezőben összekapcsolhatjuk az új ügyiratot egy korábbi évi ügyirattal, amennyiben előzményként kapcsolódik. „Ügyirat jellege” mezőben alapértelmezetten „Papír” érték jelenik meg, és ebben az esetben nincs mód az elektronikus kiválasztására. Az „Ügyiratdarab” létrehozása opcionális. „Tárgy” mezőt kötelező kitölteni, rögzítsük a tárgyat.

28


-


Az „Ügytípus” mező automatikusan töltődik, amennyiben megadunk Irattári tételszámot. Az „Ügyintézési határidő” automatikusan töltődik az Ügytípushoz kapcsolódó határidővel. Az „Irattári tételszám” mezőt választólistából tölthetjük. „Iratkapcsolatok” mező az iratok közötti hivatkozás jellegű, logikai kapcsolatok jelölésére szolgál. „Mutatók” A statisztika oszlopainak megfelelően kell választani. Kimenő küldemény iktatása során kötelező a töltése.

Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy)irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. Az „Előadói ív” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az iktatott irat kiadmányozás után az „Iratok/Materiális példányok” „Postázás/Címzettek” füléről a „Címzett szervezet” megadásával küldhető el a külső fél számára. 12.2.

Kimenő irat alszámos iktatása

A folyamat megegyezik az előző, 12.1. pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy: -

Az iktatást megelőzően a „Keresés” menüponton hajtsuk végre az előzményezést, vizsgáljuk meg, hogy az ügyirat nincs-e lezárva vagy irattárban. Az „Ügyirat” mezőnél vegyük ki a pipát az „Új ügyirat” jelölőből, majd az összerendelő gomb – hatására megjelenő választólistából válasszuk az ügyiratot, amelyhez alszámosan iktatjuk az iratot. Az „Ok” gomb hatására automatikusan töltődik a sor a kiválasztott főszámos ügyirat iktatószámával.

Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az irat tárgyát és alszámos iktatószámát. A továbbiakban az „Iratok”, valamint az „Ügyiratok/Iratok” menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott irat. Az információs ablakban található „Tételhez ugrás” gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az „Ügyiratok” menüpontra navigál minket. Az „Előadói ív” gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót.

12.3.

Kimenő irat főszámos iktatása - köröztetéssel

29



Amennyiben az iratot köröztetni szükséges (több szervezet vezetőjének aláírása szükséges), akkor iktatáskor adjuk meg az elsőként véleményező szervezetet címzettnek. Ekkor a rendszer automatikusan elpostázza az irat egy példányát a véleményező szervezetnek, aki átvétel, majd aláírás után tovább postázhatja a következő szervezetnek. -

-

Lépjünk az „Iktatás” menüpontra. Az „Irány” mezőben válasszuk a „Kimenő/Belső” irányt. A „Típus” mezőben válasszuk a típust. „Kézbesítés” mezőben válasszuk a „Futár/Személyes” módot. „Expediálás módja” mező – kötelező kódtételes mező, rögzíthetjük a feladás módját. „Címzett(ek)” ablakban adjuk meg „Címzett hozzáad” gombbal annak a belső szervezetnek a nevét, akinek elsőként véleményezésre/jóváhagyásra küldjük az iratot. A „Címzett személy” mezőt hagyjuk mindig üresen. (különben csak a megadott személy tudja átvenni az iratot.) „Ügyintéző személy” mezőben adjuk meg az irat ügyintézőjét (létrehozóját) A „Kézbesítés prioritása” mező, kódtételes mező, jelölhetjük a kézbesítés sürgősségét. „Expediálás ideje” mező, kötelező mező, automatikusan töltődik az aktuális dátummal és időponttal. „Irat határideje” mező, dátummező, rögzíthetjük az iratra vonatkozó határidőt „Iratkategória” mező – kódtételes lista. „Ügyirat” mező: Ne vegyük ki a pipát az Új jelölőből, így főszámosan iktathatunk. A „Szerelendő ügyirat” mezőben összekapcsolhatjuk az új ügyiratot egy korábbi évi ügyirattal, amennyiben előzményként kapcsolódik. „Ügyirat jellege” mező mezőben alapértelmezetten „Papír” érték jelenik meg, és ebben az esetben nincs mód az elektronikus kiválasztására. Az „Ügyiratdarab” létrehozása opcionális. „Tárgy” mezőt kötelező kitölteni, rögzítsük a tárgyat. Az „Ügytípus” mező automatikusan töltődik, amennyiben megadunk Irattári tételszámot. Az „Ügyintézési határidő” automatikusan töltődik az Ügytípushoz kapcsolódó határidővel. Az „Irattáli tételszám” mezőt választólistából tölthetjük. „Iratkapcsolatok” mező az iratok közötti hivatkozás jellegű, logikai kapcsolatok jelölésére szolgál. „Mutatók” A statisztika oszlopainak megfelelően kell választani. Kimenő küldemény iktatása során kötelező a töltése.

30


12.4.


Kimenő irat alszámos iktatása köröztetéssel

A folyamat megegyezik az előző, 12.3. pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy: -

Az iktatást megelőzően a „Keresés” menüponton hajtsuk végre az előzményezést, vizsgáljuk meg, hogy az ügyirat nincs-e lezárva vagy irattárban. Az „Ügyirat” mezőnél vegyük ki a pipát az „Új ügyirat” jelölőből, majd az összerendelő gomb – hatására megjelenő választólistából válasszuk az ügyiratot, amelyhez alszámosan iktatjuk az iratot..Az „Ok” gomb – hatására automatikusan töltődik a sor a kiválasztott főszámos ügyirat iktatószámával. 12.5.

Kimenő irat köröztetése – Átadás-átvétel folyamata

Az irat az „Iktatás” menüponton „Kimenő/Belső” Irány kiválasztásával került iktatásra, ahol „Címzett szervezet”-nek az első aláíró szervezetet adtuk meg. A címzett belső szervezet ezt az iratot a „Várható materiális példányok” menüponton veheti át. Ekkor ő lesz a példány birtoklója, így aláírás után tovább tudja postázni a következő véleményező/aláíró részére. A belső (tovább)postázást az „Iratok/Materiális példányok” menüpont „Postázás/Címzettek” fülén tudja megtenni a Postáz gomb megnyomásával és a „Címzett szervezet” töltésével. A „Címzett személy” mezőt belső postázás esetén soha ne töltsük! A második aláírónak ugyan úgy kell eljárni, mint a korábbiakban leírtaknál. (átvesz, majd postáz). A folyamat addig folytatódik, amíg az irat vissza nem érkezik az ügyintézőhöz, tehát az indító szervezethez. Miután minden aláírás szerepel az iratpéldányon, az ügyintéző megteheti a külső félnek történő elpostázást. Ezt az „Iratok/Materiális példányok” menüpont „Postázás/Címzettek” fülén van lehetősége elvégezni a „Postáz” gomb megnyomásával és a „Címzett szervezet” töltésével, ahova már a borítékra írt külső partner nevét kell rögzíteni. A „Mentés” gomb hatására megindul a kimenő postázási folyamat.

Kimenő irat iktatása saját hatáskörben történő kiadmányozás esetén

12.6.

Amennyiben a kimenő iratot saját hatáskörben kiküldheti az ügyintéző, tehát nem szükséges vezetői aláírás, akkor már iktatáskor lehetőségünk van elindítani a postázás tényét. Ez az opció csak a fent leírt esetben használható!

31



A folyamat megegyezik az előző pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy: -

amennyiben alszám iktatásáról van szó, iktatást megelőzően a „Keresés” menüponton hajtsuk végre az előzményezést, vizsgáljuk meg, hogy az ügyirat nincse lezárva vagy irattárban.

A „Kimenő/Belső” irányt kiválasztva külső partnert adunk meg címzettnek. Ekkor nem kell utólag az „Iratok/Materiális példányok” menüpont „Postázás” fülét használni a feladás megtételéhez.

13. Feladott példány nyugtázása Nyugtázás a postázás sikerességének vagy sikertelenségének jelölése. A Poszeidon rendszerben akkor látja, hogy külső fél a küldemény birtoklója, ha a rendszerben lenyugtázza a küldeményt. Térítvényes küldemény esetén ez a térítvény visszaérkeztetését követően történik. A rendszer lehetőséget biztosít csoportos nyugtázásra, valamint átadójegyzék nyomtatására is. 13.1.

Külső posta esetén

POSTÁZÁS SIKERES (pl. Átvette a címzett) POSTAI SIMA, AJÁNLOTT

TÉRTIVEVÉNYES

TÉVES CÍMZÉS

Nyugtázhatjuk a postázást azonnal, vagy a szervezettől függően nap végén (Szervezeti egység postái / Feladott materiális példány => Nyugtáz + Mentés

Nyugtázzuk a postázást, amikor a tértivevény visszaérkezik (Szervezeti egység postái / Feladott materiális példány => Nyugtáz + Mentés

Ilyenkor ez lehetséges.

-

az

eset

nem

Lépjünk a Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok menüpontra, ahol az adatlistában megkeressük azt a példányt, amelynek a postázása sikeres volt. A példányra kattintunk vagy csoportos jelölés esetén kijelöljük őket a jelölőnégyzetek segítségével. Kattintsunk a „Nyugtáz” gombra. A „Ragszám”,”Átvevő szervezet”, „Átvevő személy”, „Átvétel ideje” mezők kitöltése a tértivevény alapján történik, azonban a mezők kitöltése nem kötelező. Kattintsunk a „Mentés” gombra.

Eredmény: Az irat materiális példányán a Birtokló szervezet a címzett partner lesz, és a tétel eltűnik a „Feladott materiális példányok” menüpontról.

32



POSTÁZÁS SIKERTELEN (pl. Visszakapjuk a levelet) POSTAI SIMA, AJÁNLOTT

TÉRTIVEVÉNYES

TÉVES CÍMZÉS

Visszaérkeztetjük a (korábban már nyugtázott) materiális példányt az Iratok / Materiális példány menüponton  Visszaérkeztet gombbal.

Sikertelenné tesszük a postázást (Szervezeti egység postái / Feladott materiális példány => Nyugtáz + Sikeresen célba ért jelölőből kivesszük a pipát  Mentés

Sikertelenné tesszük a postázást (Szervezeti egység postái / Feladott materiális példány => Nyugtáz + Sikeresen célba ért jelölőből kivesszük a pipát  Mentés

- Amikor a postai sima, vagy ajánlott küldeményként postázzuk a kimenő iratokat, ebben az esetben postára adáskor kattintunk a „Nyugtáz”gombra, és ebből kifolyólag az irat Birtokló szervezete a külső címzett lesz. A postázás sikertelenségét a küldemény visszaérkezésekor tudjuk a programban rögzíteni, az alábbi módon: - Lépjünk az Iratok / Materiális példányok menüpontra, ahol az adatlistában megkeressük azt a példányt, amelyet postáztunk már. - Kattintsunk a „Visszaérkeztet” gombra. - A megjelenő ablakban a „Visszaérkezésének oka” mezőt töltsük, amely ebben az esetben kötelezően kitöltendő. - Kattintsunk az „Ok” gombra. Eredmény: Az irat materiális példányán a Birtokló szervezet az a szervezeti egység lesz, aki iktatta az iratot. - Amikor a kimenő iratpéldányt tértivevénnyel adjuk fel: - Lépjünk a „Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok” menüpontra. - Keressük ki a visszaérkezett tételt az adatlistából - A „Nyugtáz” gomb – hatására aktívvá válik a felület. - Vegyük ki a sikeresen célba ért jelölőből a pipát – hatására aktívvá válik a „Visszaérkeztetés oka” mező – kötelező mező, adjuk meg a visszaérkezés okát. - Kattintsunk a „Mentés” gombra. Eredmény: Az irat materiális példányán a Birtokló szervezet az a szervezeti egység lesz, aki iktatta az iratot. 13.2. Belső posta esetén Ha intézményen belül történik postázás, akkor a „Szervezeti egységek postái” menüpont „Várható materiális példányok” almenüpontján az „Átvesz” gombbal a belső címzett szervezet át tudja venni a számára küldött példányokat.

33



Amennyiben az átvétel előtt észrevesszük, hogy tévesen küldték hozzánk az iratpéldányt, úgy az „Átvesz” gomb megnyomása után vegyük ki a sikeresen célba ért jelölőből a pipát, ezzel megszüntetve a postázási folyamatot. Amennyiben tévesen vette át a példányokat, akkor belső postázással vissza kell küldeni az adott iratpéldányokat a küldő szervezet részére.

13.3. Postalap Amikor postalappal igazoltan postázunk tovább egy küldeményt, egy iratot, egy ügyiratot, vagy ezeket egyszerre, akkor nyomtathatunk egy postalapot A postalap tartalmazza, hogy milyen küldeményt, vagy küldeményeket postáztunk el bizonyos szervezeteknek, személy(ek)nek. Szűrjünk azokra a küldeményekre, iratokra, ügyiratokra, vagy akár ezek összességére, majd az így megjelenő listából válasszuk ki azokat, amelyeket egy postalapon akarunk postázni. Ezután kattintsunk a „Postalap” gombra. - Lehetőségünk van a postalapra az „Új közönséges tétel” felület alatt olyan tételeket megadni darabszám szerint csoportosan, melyek nem szerepelnek a rendszerben. Adjuk meg az „Új közönséges tétel” részben a postai jellemzőket, majd nyomjuk meg a „Hozzáad” gombot. A „Megjegyzés” mezőben lehetőségünk van a tételek feladásával kapcsolatban megjegyzést megadni, melynek értéke a postai feladójegyzéken is megjelenik. - A „Postalap iktatása” részben a „Szervezeti egység” mező alapértelmezetten a legfelsőbb szervezeti egység értékével töltődik. De törlése lehetséges, mivel a megjelenő mezők kitöltése nem kötelező. Tehát a postalapot létrehozó „Szervezeti egység” nevét és azt az „Iktatókönyv”-et, ahová az adott postalapot iktatni akarjuk nem feltétlen szükséges megadni. Amennyiben kitöltjük a mezőket, akkor a kinyomtatott postalapot, automatikusan iktatja a rendszer ügyiratként. - A „Vonalkód” mezőben lehetőségünk van a postalap vonalkódjának megadására, mely a későbbiekben az „Iratok” menüpont „Vonalkód” mezejébe íródik vissza. - Amennyiben töltjük a „Postafiók kiválasztása” résznél található „Postafiók” mező értékét, akkor lehetőségünk van a postai küldeményünkhöz elektronikus feladójegyzéket is generálni. Ehhez kattintsunk a „Postafiók” mellett található összerendelő gombra ( ) és válasszuk ki a kívánt postafiókot. - Abban az esetben, ha bepipáljuk a „Csak közönséges tételek kerüljenek postalapra” jelölőnégyzetet, akkor lehetőségünk van olyan postalap vagy elektronikus feladójegyzék készítésére, amelyre nem kerülnek rá a rendszerben szereplő tételek, csak a közönségesek. - A „Nyomtat” gombra kattintással kinyomtathatjuk a kijelölt sorokat tartalmazó postalapot.

34



Nyomtatás után a rendszer megkérdezi, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni a nyomtatást, vagy sem: Az „Igen” gombra kattintva a postalapon szereplő sorok eltűnnek a felületről, és a postalapot a rendszer automatikusan iktatja. A későbbiekben a „Szervezeti egység postái” /„Feladott materiális példányok”, „Ügyiratok”, „Küldemények” között keresve megtekinthető a „Postalap isz:” mezőben, hogy az adott iratot melyik postalappal postázták, valamint a „Feladás ideje” mező értéke automatikusan a postalap iktatásának dátumával íródik felül. A postalapot a rendszer ügyiratként iktatja, melyet megtalálhatunk az „Iratok” és „Ügyiratok” menüpontoknál, ha az irat tárgyában a „Postalap” szóra keresünk. Láthatjuk, hogy keletkezik egy materiális példány, és az ügyirat elektronikus példányaként kerül be a postalap, ami egyben az ügyirat indító irata is. Abban az esetben, ha a „Postalap” gombtól balra található „Vonalkód” ikonra kattintunk, akkor lehetőségünk van vonalkód leolvasó segítségével is kijelölni a postalapra szánt tételeket.

14. Egyéb események kezelése 14.1. -

14.2. -

Példányok létrehozása Lépjünk az „Iratok” menüpontra, majd ezt követően a „Materiális példányok” almenüpontra. Az itt található „Új” gomb megnyomásával tudunk új példányt létrehozni, melynek típusa lehet „Eredeti”, „Másolat”, vagy „Másodlat”. Válasszuk ki, hogy milyen típusú példányt szeretnénk létrehozni, illetve, hogy milyen az adathordozó típusa. Majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. A „Másol” gomb annyiban különbözik az „Új” gombtól, hogy itt a típus mezőben nem lehet „Eredeti”-t választani, csak „Másolat” illetve „Másodlat” opciókat.

Új ügyirat helyett alszámot szerettem volna létrehozni Lépjünk az „Ügyiratok” menüpontra, és keressük meg az ügyiratunkat. A megfelelő ügyiraton állva kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy figyelmeztető kérdést tesz fel, ahol kattintsunk az „Igen”-re. Ekkor az ügyirat eltűnik az „Ügyiratok” menüpontról, de az „Iratok” menüponton irat szinten továbbra is megtalálható lesz. Majd lépjünk az „Iratok” menüpontra és keressük meg a megfelelő iratot. Lépjünk az „Iratok/Materiális példányok” almenüpontra. Itt kattintsunk az „Ügyirat” fülre. Abban az esetben, ha több materiális példányunk is van, válasszuk ki azt, amelyiket az ügyiratba szeretnénk szerelni.

35


-

14.3. -

-

14.4.


Majd ezt követően nyomjuk meg az „Alszámos iktatás” gombot, keressük ki a megfelelő ügyiratot, kattintsuk az „OK” gombra, ezt követően a feljövő ablakban megkapjuk az új iktatási számunkat.

Rossz ügyiratba került az alszám Lépjünk az „Iratok” menüpontra és keressük meg a megfelelő iratot. Lépjünk az „Iratok/Materiális példányok” almenüpontra. Itt kattintsunk az „Ügyirat” fülre. Keressük meg azt a példányt, amelyik az ügyiratba van szerelve. Ezt onnan tudjuk, hogy az alsó adatlista nem üres. Kattintsunk a „Kiszerel” gombra. Ekkor a példányt a rendszer kiszereli az ügyiratból, ezt úgy is tudjuk ellenőrizni, hogy az „Iratok” menüpontra visszalépünk, és megnyomjuk a „Frissít” gombot, akkor látható, hogy „Az irat ügyiratban van” jelölő üres. Majd lépjünk vissza az „Iratok/Materiális példányok” almenüpontra és nyomjuk meg az „Alszámos iktatás” gombot, keressük ki a megfelelő ügyiratot, kattintsuk az „OK” gombra, ezt követően a feljövő ablakban megkapjuk az új iktatási számunkat.

Elektronikus példány utólagos csatolása

Küldemények menüponton „Küldemények”/”Iratok”/”Elektronikus példányok” menüpontot választva láthatjuk az iktatási rendszerbe felvitt elektronikus példányok listáját és részletes adatait. Az elektronikus példányok valójában a materiális dokumentumok más-más formátumban tárolt digitális változatai. Új elektronikus iratpéldány létrehozása esetén kattintsunk az „Új” gombra és a megjelenő ablakból tallózzuk, majd válasszuk ki a megfelelő fájlt. Lehetőségünk van egyszerre több fájlt is csatolni egyszerre a „CTRL” vagy a „Shift” gombok segítségével. Kiválasztás után kattintsunk a „Megnyitás” gombra, és így a program automatikusan hozzárendeli a kiválasztott fájlt, vagy fájlokat az elektronikus iratpéldányhoz. A többi mező kitöltése után a „Mentés” gombbal tudjuk a bevitt adatokat rögzíteni. A „Meglévő példányból” gombra kattintva, a szerveren található, de még irathoz nem kapcsolódó fájlok közül választhatjuk ki a megfelelőt az „OK” gomb megnyomásával. Ilyen keletkezhet például kötegelt digitalizálás során. A felugró ablakban található „Nézet” gombra kattintva az iratpéldány felvitelét megelőzően megtekinthetjük az éppen kijelölt és hozzáadni kívánt elektronikus példány előnézetét. A „Lapolvasó” gombra kattintva megjelenik a programhoz tartozó beolvasó program. Használatával egy materiálisan meglévő iratot beszkennelhetünk, és elektronikus példányként egyszerűen az irathoz rendelhetünk.

36



„Iratok”, „Példányok”, „Ügyiratok” menüpontokon A menüpontokon keresztül elérhető „Elektronikus példányok” felületen a fent ismertetett módon van lehetőség elektronikus példány csatolására, annyi különbséggel, hogy az „Ügyiratok” „Elektronikus példányok” felületén elektronikus példány beolvasására („Lapolvasó” és „Meglévő példányból” funkciók) nincs mód.

15.

Ügyirat irattárazása

„Ügyiratok” menüpont „Irattárazás” fülre lépve van lehetőség ennek adminisztrálására. Irattárazáshoz kattintsunk az „Irattáraz” gombra. - „Irattári hely”: összerendelő gomb ( ) aktívvá válik, melyre kattintással a megjelenő hierarchikusan elrendezett irattárazási helyeket tartalmazó listából válasszuk ki a megfelelőt, és kattintsunk az „OK” gombra. - „Elhelyező személy” és „Elhelyezés ideje” automatikusan töltődik. - „Határidőbe helyezés”: az irattárazni kívánt ügyiratot van lehetőségünk határidőbe helyezni. Ezt akkor célszerű megtennünk, ha egy ügyben külső intézkedésre van még szükség azaz, hogy a határidőbe helyezett ügyirattal van még tennivaló - „Megjegyzés” mezőt szabadon tölthető. - Végül a „Mentés” gombbal tárolhatjuk a kiválasztott irattári helyen az iratot. Ezután a kiválasztott irattári hely jelenik meg az azonos nevű mezőben. Ha a mellette található kérdőjelre kattintunk, akkor bármikor megtekinthetjük, hogy az adott ügyirat pontosan hol található az irattári helyek hierarchikus elrendezésének megfelelően. - A „Napló” gombra kattintva megtekinthetjük az irattárazás történetét. - Ha az adott ügyiratot át szeretnénk tenni egy másik irattári helyre, vagy csupán a megsemmisítés előtt ki szeretnék venni a program szerinti irattári helyről, akkor kattintsunk az „Irattárból kivesz” gombra. Lehetőségünk van a programban egy irattári helyre csoportosan is elhelyezni példányokat a „Szervezeti egységek” „Irattári helyek” „Materiális példányok”, „Ügyiratok” fülön „Kötegelt irattárazás” gomb segítségével. 15.1.

Ügyiratkölcsönzés

Az „Irattárazás” fülön mód van az ügyirat kölcsönzésének kezelésére. Ha kölcsön szeretnénk adni az ügyiratot, akkor kattintsunk a „Kölcsönöz” gombra. Ekkor az „Aktuális kölcsönzés” felirat alatt található összerendelő gombok ( ) aktívvá válnak. - „Kölcsönző szervezet”-et és/vagy „Kölcsönző személy”-t. Láthatjuk, hogy zöld színű mező a „Kölcsönző szervezet” és „Kölcsönző személy” is, de nem kötelező kitölteni mind a kettőt. Amennyiben töltjük az egyik mezőt, akkor a másik automatikusan fehérré változik.

37


-

-


Az „Engedélyező személy” mezőben a kölcsönzést engedélyező személy nevét adhatjuk meg. „Kiadó személy” mezőt a rendszer automatikusan tölti a kölcsönzés tényét rögzítő személy nevével. Abban az esetben, amennyiben töltjük az „Egyéb kölcsönző személy” mezőt, akkor nem kötelező a „Kölcsönző szervezet” vagy „Kölcsönző személy” mezők töltése, mivel ebben az esetben a rögzítő személy neve bekerül a „Kölcsönző személy” mezőbe. „Kölcsönzés kezdete” mezőt a rendszer automatikusan kitölti a kölcsönzés rögzítésének idejével. „Határidő”: Megadhatjuk a kölcsönzés határidejét is. Ha az adott napnál előbbi időpontra esik a határidő, akkor a program erről is tájékoztatja a felhasználót. A kölcsön tényének rögzítéséhez kattintsunk a „Mentés” gombra. Az „Iratpótló lap” gombra kattintva lehetőségünk van a kölcsönadás tényéhez iratpótló lapot nyomtatni. Mentés után a „Visszaszolgáltat” gomb aktívvá válik, melyre kattintással a kölcsönbe adott ügyiratot vissza lehet „vételezni”.

16. 16.1.

Selejtezés Példányok selejtezése

Lehetőség van adott irattári helyen elhelyezett példányokat egyszerre selejtezni a „Szervezeti egységek” „Irattári helyek” menüponton. Ki kell választani az irattári helyet, majd a kívánt példányok (selejtezni csak azokat a példányokat lehet, melyeknek „Tételszám szerinti megőrzési mód”-nak selejtezés van megadva, továbbá a megőrzési határideje már lejárt) kiválasztása után, kattintsunk a „Példányok selejtezése” gombra. Ekkor a program informál minket a sikeresen selejtezett tételekről, amik ezt követően eltűnnek a példányok listájából és töltődik a „Megsemmisítés ideje” mező a megsemmisítés dátumával.

16.2.

Csoportos selejtezés

A „Csoportos műveletek”„Csoportos selejtezés” menüpont alatt lehetőség van adott selejtezési jegyzőkönyvben elhelyezett példányokat illetve ügyiratokat egyszerre selejtezni, illetve megsemmisíteni. -

A „Selejtezési jegyzőkönyv” gombra kattintással iratselejtezési jegyzőkönyv nyomtatására van lehetőségünk. A „Megsemmisít” gomb segítségével az adatlistán kijelölt selejtezési jegyzőkönyvben lévő példányokat és ügyiratokat áll módunkban megsemmisíteni csoportosan, miután a

38


-

-

-

-

-


levéltár engedélyezte azt. Megsemmisítéskor a rendszer megerősítésként megkérdezi, hogy „Biztos selejtezni kívánjuk-e a megadott példányokat?” Az „Igen”-re kattintva a kívánt példányok megsemmisítésre kerülnek, amiről információs üzenet formájában tájékozódhatunk. A „Megsemmisít” gomb hatására az adatlistáról nem tűnik el a megsemmisített tétel, hanem egy zöld pipa jelzi a lista előtt, hogy az adott jegyzőkönyvben lévő iratok és ügyiratok megsemmisítésre kerültek, valamint a „Lezárás ideje” oszlop is töltődik a megsemmisítés dátumával. Új selejtezési jegyzőkönyv rögzítéséhez kattintsunk az „Új” gombra, és töltsük ki a megfelelő mezőket. Az adatok rögzítését a „Mentés” gombbal tároljuk. A selejtezési jegyzőkönyvet lehetőségünk van leiktatni az „Iktatási számok” felületen található „Iktat” gombra kattintva, minden esetben ügyiratként. A felületen az „Iktatókönyv” mező mellett található összerendelő gomb ( ) megnyomására feljövő táblából válasszuk ki a megfelelő iktatókönyvet, és kattintsunk az „OK” gombra. Ha azt akarjuk, hogy a rendszer automatikusan a soron következő iktatószámot rendelje a jegyzőkönyvhöz, akkor pipáljuk ki az „Automatikus főszám” jelölőnégyzetet. Alszámos iktatás esetén egy már meglévő jegyzőkönyv főszáma alá iktatjuk be az adott jegyzőkönyvet. Amennyiben kivesszük a pipát az „Automatikus főszám” jelölőnégyzetből, akkor megjelenik egy „Főszám” mező. A mellette található összerendelő gombra ( ) kattintással választhatjuk ki a már beiktatott tételek közül azt, amelyik utóirataként szeretnénk a jelenlegit tárolni. A „Szerkeszt” gomb segítségével van lehetőségünk a selejtezési jegyzőkönyv adatainak szerkesztésére. Fontos, hogy csak azokat a rekordokat áll módunkban szerkeszteni, melyek még nem kerültek megsemmisítésre. A már megsemmisített jegyzőkönyv, és azokhoz tartozó tételek módosítása nem lehetséges, amire a program figyelmeztet is minket. Selejtezési jegyzőkönyv sztornózásához jelöljük ki a felső listában a sztornózandó jegyzőkönyvet, majd kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Irattárba elhelyezett jegyzőkönyv sztornózását nem engedélyezi a program. Sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. Sztornózáskor a rendszer megerősítésként megkérdezi, hogy „Biztos sztornózni akarjuk-e a tételt?” Az „Igen”re kattintva a kiválasztott jegyzőkönyv bekerül a „Sztornózottak”/ „Sztornózott iratok” felületre, ahol a „Sztornózás” fülön megtekinthető, hogy ki és mikor hajtotta végre a műveletet. A „Példányok” fülön a selejtezési jegyzőkönyvben található példányok listáját tekinthetjük meg, valamint további példányok hozzárendelésére illetve eltávolítására van lehetőség. A „Szerkeszt” majd a belső „Példányok hozzáadása” gombra kattintva lehetséges akár csoportosan is példányokat rendelni a jegyzőkönyvhöz. A „Szerkeszt” majd a „Kijelölt eltávolítása” gombbal tudunk a selejtezési jegyzőkönyvből példányokat eltávolítani.

39


-

-

-


Az „Ügyiratok” fülön a jegyzőkönyvben található ügyiratokat, és az „Ügyiratba szerelt példányok” felületen, az ügyirathoz tartozó példányok listáját tekinthetjük meg, valamint további ügyiratok hozzárendelésére illetve eltávolítására van lehetőség. „Ellenőrző bizottság”: Bizottsági tagok hozzáadásához nyomjuk meg a „Szerkeszt” gombot, majd ezután kattintsunk a belső „Hozzáad” gombra, és a „Partner személy” mező mellett található összerendelő gombra ( ) kattintva válasszuk ki a megjelenő választólistából a megfelelő személyeket. Ezután a „Kapcsolat típusa” mező melletti kódtételes lista segítségével határozzuk meg a személyek típusát, azaz, hogy ki a „Selejtezési bizottsági tag” illetve a „Selejtezési bizottsági ellenőr”. A „Hozzáférők” fülön tudunk a selejtezési jegyzőkönyvhöz hozzáférőket megadni. „Iratkezelési segédlet” fülön lehetőség van a selejtezési jegyzőkönyvhöz iratkezelési segédlet(ek) felvitelére a belső „Hozzáad” gomb segítségével

17.

Levéltárba adás

Amennyiben a központi irattárnak az iratpéldány vagy ügyirat levéltári átadásáról kell gondoskodnia, úgy ezt a „Példányok”/ „Levéltárazás” felületre lépve lehetséges megtenni. 17.1. -

-

Materiális példányok levéltárazása

Materiális példány(ok) levéltári átadásához kattintsunk az „Új”, majd a „Materiális példány” funkciógombra. A megjelenő választólistából keressük ki azt az iratpéldányt, melyet levéltárazni szeretnénk, végül nyomjuk meg az „OK” gombot. Az „Átadó alkalmazott” mezőt a rendszer az aktuális felhasználó nevével automatikusan tölti. Az „Átadás ideje” mező szintén automatikusan töltődik, de a billentyűzet segítségével módosítható. Megadása kötelező! Az „Átvevő személy”, és a „Levéltár” kapcsolat beviteli mezőkbe a megjelenő választólistákból jelöljük ki a megfelelőt, és az „OK”-val nyugtázzuk választásainkat. Az adatok megadását követően, a levéltárazás rögzítéséhez kattintsunk a „Mentés” funkciógombra.

17.2.

Ügyiratok levéltárazása

Az ügyirat(ok) levéltári átadása megegyezik az előzőekben leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy az „Új” funkciógombra kattintás után, az „Ügyirat” gomb megnyomása szükséges a levéltárazható ügyiratok kiválasztásához. Fontos itt megjegyeznünk, hogy csak lezárt ügyirat levéltárazható, valamint nem állhat postázás alatt.

40

Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszer

Recommend Documents