A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden
Érkeztetők és iktatók részére
Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail:
[email protected] Web: http://www.sdakft.hu/
1. Egyéncsoport létrehozása 1.1. 1.2. 1.3.
1.4.
„Saját (1873250)” / „Egyéncsoportok (1801800)” menüponton „Új” gomb A kötelező (zöld színű) mezők kitöltése („Csoport neve”) pl. Menedzsment A létrehozandó csoportba személyek rendelése: a „Tagok” rovaton „Hozzáad” gomb, majd a megjelenő listából a hozzáférő személyek kiválasztása, akár csoportosan is, majd a hozzárendeléshez „OK” gomb A bevitt adatok és a csoport rögzítése „Mentés” gomb
2. Bejövő irat rögzítése „Gyorsiktatás” menüpont segítségével 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10.
2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15.
„Gyorsiktatás (1801900)” menüpont „Típus” kiválasztása („Papíralapú”, „Digitális”, vagy „Vegyes”) „Irány” megadása (ez esetben „Bejövő”) „Új érkezés” résznél megadni az érkezés módját „Feladó / Átadó szervezet” és / vagy „Feladó / Átadó személy” megadása „Feladó iktatási száma” mezőnél megadni a külső iktatási számot Szükséges mezők kitöltése: „Tárgy”, „Mellékletek száma”, „Másodlatok száma” (a zöld színű mezők töltése kötelező) Iktatókönyv kiválasztása „Iktatókönyv” mezőnél Főszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a „Főszám” mező melletti „Automatikus” jelölőnégyzet bepipálása Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a „Főszám” mező melletti „Automatikus” jelölőnégyzetből a pipa kivétele, majd a megjelenő összerendelő gomb segítségével a megfelelő irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) Iratra vonalkód ragasztása, ill. a „Vonalkód” rögzítése a rendszerben Kulcsszavak megadása a „Kulcsszó” mezőnél („Enter” vagy „+” gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a „Kulcsszavak” ablakba Irat hozzáférőinek megadása (az „Alapértelmezett” egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférőit a rendszer automatikusan hozzá rendeli) Az adatok rögzítéséhez „Mentés” gomb Eredménye: az irat iktatásra kerül. Az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról, valamint az érkeztetési sorszámáról. A továbbiakban az iratot az „Iratok (1820800)” felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait.
3. Tájékoztatás küldése 3.1. Az „Iratok (1820800)”, vagy „Iratok (1820800)”/ „Elektronikus példányok (1800450)” menüpont „Tájékoztatások” fülén „Szerkeszt” gomb 3.2. Az így aktívvá váló „Tájékoztatások” fülön „Tájékoztatás” gomb 3.3. Tájékoztatás, és határidő mező kitöltése (egyik sem kötelező) 3.4. „Kiosztás” gomb megnyomása után a megjelenő listából a tájékoztatandó személyek kiválasztása 3.5. A bevitt tájékoztatás rögzítése a „Mentés” gombbal 3.6. Eredménye: a tájékoztatandó személy(ek) e-mailben értesítőt kap(nak) az elvégzendő tevékenységről. A kiszignált iratpéldányt a rendszerbe való belépéskor a „Tájékoztatások
2
(1814100)”/ „Kapott (1814100)” menüponton tekinthetnek meg, zárhatják le, oszthatják ki, vagy továbbíthatják. 4. Kimenő irat rögzítése 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.
4.5. 4.6. 4.7.
4.8.
4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13.
„Gyorsiktatás (1801900)” menüpont „Típus” kiválasztása (amennyiben iratunknak nem csak a fizikai, hanem a digitális változatát is létre akarjuk hozni, akkor „Vegyes”típust válasszunk) „Irány” megadása (ez esetben „Kimenő”) Szükséges mezők kitöltése: „Címzett szervezet”, és/vagy „Címzett személy”, „Tárgy”, „Mellékletek száma”, „Másodlatok száma” (a zöld színű mezők töltése ez esetben is kötelező) Iktatókönyv kiválasztása „Iktatókönyv” mezőnél Főszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a „Főszám” mező melletti „Automatikus” jelölőnégyzet bepipálása Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a „Főszám” mező melletti „Automatikus” jelölőnégyzetből a pipa kivétele, majd a megjelenő összerendelő gomb segítségével a megfelelő irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) Amennyiben a kimenő irat később kerül digitalizálásra (pl. a kinyomtatott példányt még alá kell íratni), akkor az iratra kötelező vonalkódot ragasztani, majd azt a „Vonalkód” mezőbe is rögzíteni (ez alapján kerül később digitalizálásra) Amennyiben az iratot nem szükséges aláíratni, a digitális példány feltöltése a „Fájlnév” mezőnél („Vegyes” típusú irat esetén) Kulcsszavak megadása a „Kulcsszó” mezőnél („Enter” vagy „+” gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a „Kulcsszavak” ablakba Irat hozzáférőinek megadása (az „Alapértelmezett” egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférőit automatikusan hozzá rendeli) Az adatok rögzítéséhez „Mentés” gomb Eredménye: az irat iktatásra kerül, az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról. A továbbiakban az iratot az „Iratok (1820800)” felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait.
5. Postalap nyomtatása 5.1. 5.2. 5.3.
„Szervezeti egység postái (1801800)” / „Postalap (1812800)” menüpont Postalapot a feladott tételek nyugtázása / átvétele előtt áll módunkban nyomtatni Nyomtatáshoz lépjünk a „Postalap” felületre, majd a megfelelő sorok kijelölése után nyomjuk meg a „Postalap” gombot 5.4. A postalap iktatásához válasszuk ki a megfelelő „Szervezeti egység”-et, illetve „Iktatókönyv”-et, majd válasszuk a „Nyomtat” gombot 5.5. A rendszer a nyomtatást követően rákérdez, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni az iratot, ekkor válasszuk az „Igen” gombot, majd az ezután megjelenő ablakban az „OK” gombot 5.6. Eredmény: A lista nyomtatásra kerül, a postalap pedig iktatásra kerül a kiválasztott iktatókönyvbe. A kinyomtatott postalapot az „Iratok (1820800)” menüponton tekinthetjük meg. A postalap „Iratkapcsolatai” között a rajta szereplő iratok is megtekinthetőek.
3
6. Átmenő iratok kezelése (továbbpostázás) 6.1. 6.2.
„Iratok (1820800)” menüponton a megfelelő irat kiválasztása / kikeresése Az „Iratok (1820800)” menüpontot alábontva válasszuk a „Materiális példányok (1800600)” menüpontot 6.3. Új materiális példány rögzítéséhez (másolat, másodlat készítéséhez) kattintsunk az „Új” gombra, majd a szükséges adatok kitöltése után a „Mentés” gombra 6.4. A meglévő, vagy az új materiális példány kipostázásához lépjünk a „Postázás” fülre és válasszuk a „Postáz” gombot 6.5. A „Postázás” fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése („Címzett szervezet”, vagy „Címzett személy”, „Postai cím”, „Kézbesítés módja”, „Átvétel módja”) 6.6. A postázás rögzítése a „Mentés” gombbal. 6.7. Eredmény: A címzett személy (ha a belső értesítési e-mailcíme rögzítve van) e-mail értesítőt kap a postázás tényéről. A címzett a „Személyes postáim (1811200)”/ „Várható materiális példányok (1813200)” menüponton az „Átvesz” gombra kattintva veheti át a küldeményt. Amennyiben a címzett személy nem rendelkezik Poszeidonnal, úgy a postát a „Személyes postáim (1811200)”/ „Feladott materiális példányok (1811600)” menüponton a „Nyugtáz” gomb megnyomásával áll módunkban nyugtázni a címzett helyett. 7. Téves iktatás jelölése 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.
„Iratok (1820800)” menüpont „Iktatási számok” fülén „Iktat” gomb „Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra” jelölőnégyzet bepipálása Új iktatókönyv kiválasztása az „Iktatókönyv” mező melletti összerendelő gomb segítségével Alszámos átiktatás esetén az „Automatikus főszám” jelölőnégyzetből a pipa kivétele és a megfelelő irat kiválasztása a listából (amely alá alszámosan iktatni szeretnénk az iratot) Az iktatás rögzítéséhez „Mentés” gomb Eredménye: az irat aktuális iktatási száma az új iktatási szám lesz, a régi iktatási számot az „Iktatási számok” fülön tekinthetjük meg (az „Iktatókönyvek (1801350)” felületen keresni is tudunk a régi iktatási szám alapján)
8. Ügyirat létrehozása 8.1. „Ügyiratok (1801950)” menüpont „Új” gomb 8.2. Ha elektronikus példánnyal akarjuk indítani az ügyiratot, akkor az „Új” gomb megnyomása után megjelenő felületen válasszuk az „Elektronikus példányból” lehetőséget, ha materiális példánnyal szeretnénk indítani, akkor válasszuk a „Materiális példányból” opciót, vagy ha még nem hoztuk létre az ügyiratindító példányt, akkor válasszuk a „Feljegyzéssel” opciót. 8.3. A megjelenő listából válasszuk ki azt a példányt, amellyel az adott ügyiratot indítani szeretnénk, majd „OK” gomb. 8.4. Ezt követően az „Ügyirat” fülön töltsük ki a további szükséges adatokat. 8.5. Az ügyirat rögzítéséhez „Mentés” gomb. 8.6. Eredménye: Létrejön az új ügyirat (más néven dosszié), melynek segítségével csoportosíthatjuk iratainkat, valamint munkafolyamatot is rendelhetünk hozzá.
4
9. E-mail iktatása Outlook levelezőrendszerből 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5.
Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb Megjelenő választó felület alján kattintás a „Poszeidon / E-mail iktatása” feliratra A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld mezők) megadása Az e-mail rögzítése a rendszerben „OK” gomb Eredménye: Az email beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, a kapott iktatási szám megjelenik az Outlookból iktatott e-mail fejadatain is. Ez alapján az iktatott e-mail egyszerűen és garantáltan megtalálható. Bejövő e-mail iktatásakor a beküldő személy automatikusan kap egy értesítő levelet, hogy az általa beküldött e-mail iktatásra került.
5
