A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden
Érkeztetık és iktatók részére
Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail:
[email protected] Web: http://www.sdakft.hu/
1. Poszeidon program általános felépítése Ez a késıbbi magyarázat során fontos információ, mert mindig ezekre történik a hivatkozás.
Poszeidon felépítése
2. Poszeidon általános bemutatójában elmondott fontosabb funkció: – Oszlopszerkesztés: ennek segítségével lehetséges az adatlistában oszlopokat tetszılegesen megjeleníteni. Használata: adatlistán jobb egérgombbal kattintunk az egérrel, majd a megjelenı menüpontok közül az „Oszlopszerkesztés”-t válasszuk. A megjelenı ablakban a mezık mellett található jelölınégyzetek között bepipáljuk azokat, mely mezıket szeretnénk megjeleníteni, majd „OK” gomb. Ezek után ezek az oszlopok is megjelennek az adatlistában. Ez azért fontos funkció, mert a késıbbiekben csak arra az adatra tudunk keresni, melyet oszlopszerkesztéssel megjelenítettünk. – Keresések: Egyszerő keresés: szőrıpanel bal szélén látható; ki kell választani a legördülı listában, hogy mire szeretnénk keresni (ha nincs az a mezı, amire szeretnénk keresni, akkor oszlopszerkesztéssel meg kell jeleníteni azt), majd a mellett lévı mezıbe írjuk be a keresett szöveget, végül nyomjuk meg az „Enter” billentyőt, vagy a „Keresés” gombot. Pl.: -Tudjuk egy irat iktatási számát. Keressünk rá az irat fıszámára. A legördülı listában válasszuk ki a „Fıszám” lehetıséget, majd a mellette lévı mezıbe írjuk be az iktatási számból csak a fıszámot, majd „Keresés” gombot nyomjuk meg. Ekkor a program kilistázza az összes keresett fıszámú iratot. -Tudjuk egy irat tárgyának egy részét, (monogram volt oktatáson, nézzük azt) és keressünk rá egy szövegrészre. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy kiválasszuk a legördülı listában a „Tárgy” lehetıségét, majd a mellette lévı mezıbe írjuk: %monogram% 2
„Keresés” gombot nyomjuk meg. Ekkor a program kilistázza nekünk az összes olyan iratot, melyben ez a monogram szerepel. Összetett keresés: Szőrıpanelen található, a „Keresés” gomb mellett a hárompontos összerendelı gomb, melynek segítségével egyszerre több feltételre tudunk keresni. A keresett mezık mellé beírjuk a keresett értékeket, majd megnyomjuk az „OK” gombot. Egyszerő keresés
Összetett keresés
Szőrések
3. A menüponton a következı módon tudjuk tölteni a mezık értékeit: FONTOS! A zöld színő mezık töltése minden esetben kötelezı tölteni; a fehéreket szabadon tölthetjük, de ajánlott a késıbbi keresés miatt; míg a szürke színő mezıket a program automatikusan tölti. – összerendelı gomb ( ): abban az esetben, ha egy mezı mellett szerepel az összerendelı gomb, akkor csak listából tudjuk a mezıt kitölteni, úgy, hogy megnyomjuk az összerendelı gombot, és a megjelenı választólistában kiválasszuk a keresett tételt. A mezı értékét az összerendelı gomb mellett található „X” gomb segítségével törölhetjük. – kódtételes listák: azokat a mezıket, melyeknél egy fordított háromszög található, azokat kódtételes listáknak nevezzük. Ezeket a mezıket a belsı adminisztrátori szerepkörrel rendelkezı felhasználók tudják csak bıvíteni. Kattintsunk a fordított háromszögre, majd a listában keressük ki a megfelelı tételt. Ha például egy „p” kezdıbetős tételt keresünk, akkor nyomjuk meg a „p” betőt, és ekkor a program automatikusan a „p” kezdıbetős tételekhez navigál minket. – Szabad karakteres mezık: azokat mezıket, melyek mögött nem található semmilyen egyéb gomb, vagy csak egy „<”, vagy „+” gomb, azokat billentyőzetünk segítségével is tudjuk tölteni.
3
– Naptárnavigátor: a dátum megadására szolgáló mezıket, melyeknél egy „15” gomb található, azokat akár billentyőzetünk segítségével is tölthetjük, vagy a „15” gombra kattintva akár naptár segítségével is. Itt a sima háromszögekkel a hónapok között tudunk navigálni, míg a dupla háromszögek segítségével az évek között navigálhatunk. Naptárnavigátor Évek között navigálhatunk
Hónapok között navigálhatunk 4. Irattári hely létrehozása: A Poszeidon programban le tudjuk képezni azokat a helyeket, ahová eddig elhelyeztük iratainkat irattárban. Pl. Saját szekrényünk polcait, dossziéit képezhetjük le. Ezt a programban a „Saját” / „Szervezeti egységek” / „Irattári helyek” menüponton tudjuk megtenni. A menüpontra lépve új irattári helyet az „Új” gomb segítségével tudunk létrehozni. A gomb megnyomásakor aktívvá válik a felület, szabadon tölthetjük a mezıket. A zöld mezıket kötelezı kitöltenünk, a fehéreket ajánlott tölteni, míg a szürke mezıket a program automatikusan tölti. Nézzük melyik mezı mit jelent: – „Befoglaló hely”: itt az az irattári hely jelenik meg, mely az adatlistában ki van jelölve. Ha ebben a mezıben szerepel érték, akkor a program ez alá az irattári hely alá fogja létrehozni a most rögzíteni kívánt irattári helyet. Ha szeretnénk egy másik irattári helyet kiválasztani, akkor a mezı mellett található összerendelı gombra kattintsunk, majd a megjelenı listában válasszuk ki a megfelelı irattári helyet, majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Ha egy teljesen független irattári helyet szeretnénk létrehozni, akkor kattintsunk a mezı mellett található „X” gombra, és így törlıdik a mezı értéke. – „Elnevezés”: ide írjuk be a létrehozni kívánt irattári hely nevét – szükséges mezık kitöltése után nyomjuk meg a „Mentés” gombot, és így létrejön az irattári helyünk
4
Új irattári hely létrehozása
5. Egyéncsoport létrehozása Egyéncsoportokat azért ajánlott definiálni, hogy a késıbbiek során, ha rögzítünk egy új iratot, akkor ne egyesével kelljen megadnunk, hogy melyek azok a személyek, akik láthatják, hanem csak egy csoportot rendelünk az irathoz, és így a csoport összes tagja látni fogja az általunk rögzített tételt. Egyéncsoportot a „Saját” / „Egyéncsoportok” menüponton tudunk létrehozni. Itt fontos felhívnom a figyelmet az alapértelmezett egyéncsoportra, mely megkönnyíti munkákat. Abban az esetben, ha létrehozunk alapértelmezett egyéncsoportot, akkor a benne lévı alkalmazottakat a program automatikusan megadja hozzáférınek az általunk rögzített iratokhoz. Így nekünk nem kell kiválasztanunk pl. a kollégáinkat, akik láthatják az iratainkat mindig, hanem egybıl ık látni fogják az általunk rögzített összes iratot. Alapértelmezett csoport létrehozása: Nyomjuk meg az „Alapértelmezett” gombot. Ekkor a program automatikusan tölti a „Csoport neve” mezıt. Ezek után meg kell határoznunk, hogy melyek azok a személyek, akik láthatják mindig az én általam rögzített iratokat. Ezt a „Csoport tagjai” fülön tudjuk megtenni. Itt nyomjuk meg a „Hozzáad” gombot. A megjelenı listában válasszuk ki azokat az alkalmazottakat, melyeket szeretnénk elhelyezni az alapértelmezett csoportban, majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Miután sikerült minden személyt hozzáadnunk a csoporthoz, akkor pedig mentsük az adatokat a „Mentés” gomb segítségével.
5
Egyéncsoport létrehozása
Új egyéncsoport létrehozása: Ha szeretnénk az alapértelmezett csoporton kívül még más csoportokat is definiálni, akkor nyomjuk meg az „Új” gombot. Az „Egyéncsoport jellemzıi” fülön a „Csoport neve” mezıbe írjuk be a csoport nevét. Pl.: gazdasági, majd az elızıekben leírtak alapján adjuk meg a csoport tagjait a „Csoport tagjai” fülön. 6. „Bejövı irat rögzítése „Gyorsiktatás” menüpont segítségével 6.1. „Gyorsiktatás” menüpont 6.2. „Típus” kiválasztása („Papíralapú”(akkor, ha kötegelt szkennerrel történik a digitalizálás, valamint ha csak a fizikai példányt akarjuk rögzíteni a programban), „Digitális”(csak elektronikus példányt szeretnénk rögzíteni, pl. egy e-mail, vagy fájl, ami papíralapon nincs meg nekünk), vagy „Vegyes”(papíralapú példányt is rögzítjük a rendszerben, és az elektronikus fájlt is)) 6.3. „Irány” megadása:„Bejövı” 6.4. „Új érkezés” résznél tudjuk megadni, hogy milyen úton érkezett a küldemény intézményünkbe (általában a „Postai”-t kell kiválasztanunk) 6.5. „Feladó / Átadó szervezet”: akkor töltjük a mezıt, ha szervezettıl érkezett a küldemény, Töltése: Kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı listában keressünk rá a szervezet nevére a bal felsı sorban található egyszerő keresés segítségével. (A legördülı listában válasszuk ki a „Szervezet neve” opciót, majd a mellette lévı mezıbe írjuk be a szervezet nevét, majd nyomjuk meg a „Keresés” gombot) Ekkor az adatlistában megjelennek azok a szervezetek, akik ilyen névvel szerepelnek a rendszerben. Válasszuk ki a megfelelıt, majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Abban az esetben, ha a keresés eredménytelen, akkor nyomjuk meg a „Hozzáad” gombot. Ekkor a megjelenı ablakban az „Elnevezés” mezıbe írjuk be a szervezeti egység nevét, a „Kód” mezıbe a szervezet kódját, és adjuk meg a szervezet típusát a 6
„Típus” lista segítségével. Ezek után lépjünk át a „Címek” fülre, és adjuk meg a szervezethez tartozó elérhetıségeket is. Pl. Postai cím rögzítéséhez válasszuk ki a „Postai címek” fület, és töltsük ki a következı mezıket: „Irányítószámok”, „Település”, „Ország”, „Régió”, „Cím”, és „Típus”. Az irányítószám megadása után (ha nem budapesti irányítószámról van szó) nyomjuk meg a „TAB” gombot billentyőzetünkön, és akkor a program tölti az ország, és régió mezıket.
Új partner szervezeti egység rögzítése Miután kitöltöttünk minden szükséges mezıt, akkor nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ekkor a következı ablakban már csak az újonnan rögzített szervezeti egység jelenik meg. Itt nyomjuk meg az „OK” gombot. Ekkor a programban megjelenik a „Feladó/átadó szervezet” neve mezıben a szervezet neve, és a hozzá tartozó cím is a „Postai cím” mezıben. 6.6. „Feladó / Átadó személy”: akkor töltjük a mezıt, ha személytıl érkezett a küldemény, vagy az elıbb kiválasztott feladó szervezet egyik alkalmazottjától A mezıt hasonlóan töltjük, mint a feladó szervezetét. 6.7. „Feladó iktatási száma”: mezınél tudjuk megadni a borítékon, vagy iraton található külsı iktatási számot 6.8. „Címzett szervezet”: ezt a mezıt a program automatikusan tölti annak a szervezetnek a nevével, amivel épp be vagyunk jelentkezve. Abban az esetben, ha mégsem ez a szervezet lenne a címzett szervezet, akkor a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva válasszuk ki a megfelelıt. 6.9. „Címzett személy”: abban az esetben, ha a borítékon szerepel címzett személy, akkor ezt itt adhatjuk meg. 7
6.10. „Ügyintézı szervezet”: abban az esetben, ha a címzett szervezet, és az, aki az irattal dolgozni fog eltér, akkor az ügyintézı szervezet mezınél megadott szervezetnek a program automatikusan elpostázza a feladott tételt. Abban az esetben, ha az ügyintézı szervezet megegyezik azzal a szervezettel, amelyikkel épp dolgozunk, akkor a program nem postázza el az iratot. Pl.: van egy bejövı pályázati anyagunk, amit a Gazdasági Osztálynak címeztek, de tudjuk, hogy ezzel nem a Gazdasági osztály foglalkozik, hanem a Stratégiai Osztály, akkor megadhatjuk a Stratégiai Osztályt ügyintézı szervezetnek, és így elpostázza a program a Stratégiai Osztálynak az anyagot. 6.11. „Ügyintézı személy”: abban az esetben, ha szeretnénk jelölni, hogy ki lesz a késıbbiekben az irat ügyintézıje, akkor ezt ebben a mezıben megtehetjük. Ez késıbb az „Iratok” menüponton az „Oszlopszerkesztés” funkció segítségével megjeleníthetjük az oszlopok között. 6.12. „Átvétel/átadás ideje”: ebben a mezıben adhatjuk meg, hogy mikor kaptuk kézhez a küldeményt. A program automatikusan tölti a mezı értékét a rögzítés idejével. Abban az esetben, ha mégsem ha a kézhezvétel ideje és a programban rögzítés ideje eltér, akkor ez szabadon módosítható. Ezt akár billentyőzetünk segítségével tölthetjük, vagy akár a naptárnavigátor segítségével. Naptárnavigátor Évek között navigálhatunk
Hónapok között navigálhatunk 6.13. „Felbontó személy”: azt a személyt tudjuk megjelölni, aki a borítékot felbontotta. 6.14. „Tárgy”: az irat tárgyát tudjuk megadni billentyőzetünk segítségével. A mezı mellett található „<” gomb segítségével lehetıségünk van a már elmentett irataink tárgyai közül választani. A „+” gomb segítségével a belsı adminisztrátor által elmentett tárgy sablonok közül tudunk választani. 6.15. „Fajta”: kódtételes lista segítségével adhatjuk meg az irat fajtáját. 6.16. „Mellékletek száma”: a mezıben megadhatjuk, hogy iratunkhoz mennyi melléklet tartozik 6.17. „Másodlatok száma”: a mezıben megadhatjuk, hogy hány darab másodlati példány érkezett az irattal (ezt a mezıt pl. szerzıdések esetén érdemes kitölteni, mikor több példányban megküldenek nekünk egy iratot). Ha a mezı értékének megadunk pl. 2-t, akkor a program mentést követıen létrehoz egy darab eredeti materiális (azaz fizikai) példányt, és két darab másodlati példányt, amit a késıbbiekben az „Iratok” / „Materiális példányok” menüponton tekinthetünk meg. 6.18. „Iktatókönyv”: a mezınél azt tudjuk megadni, hogy melyik iktatókönyvbe szeretnénk iktatni az iratunkat. A program automatikusan azt az iktatókönyvet jeleníti meg, ami annál a szervezeti egységnél van nyitva, amivel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ezt az iktatókönyvet szeretnénk használni, akkor az összerendelı gombra ( ) kattintva lehetıségünk van másikat kiválasztani. 6.19. „Fıszám”: abban az esetben, ha a „Fıszám” mezı mellett található jelölınégyzetben egy pipa található, akkor fıszámosan iktatjuk az iratot. 8
6.20. 6.21.
6.22. 6.23.
6.24. 6.25.
6.26.
Ha a „Fıszám” mellett található jelölınégyzetbıl kivesszük a pipát, akkor ugyanebben a sorban megjelenik egy zöld színő mezı. Itt kattintsunk az összerendelı gombra ( ), és a választólistában keressük meg azt az iratot, mely alá alszámosan szeretnénk iktatni az iratot. Rákereshetünk egyszerő kereséssel akár az irat tárgyára, vagy fıszámára. „Típusszám”: abban az esetben, ha az iktatási számban szeretnénk még megjeleníteni egyéb jellemzıket, akkor ezt ennek a mezınek a segítségével tudjuk megtenni. „Birtokló szervezet”: ebben a mezıben azt tudjuk megadni, hogy éppen melyik szervezeti egység birtokolja a fizikai, azaz materiális példányt. A program automatikusan tölti a mezı értékét annak a szervezeti egységnek a nevével, amelyikkel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a szervezet birtokolná a példányt, akkor kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), és módosítsuk a megfelelıre. A választólistában azok a szervezeti egységek jelennek meg, melyhez mi hozzá vagyunk rendelve, vagy szerepkörrel rendelkezünk. „Biztonsági minısítés”: kódtételes lista segítségével adhatjuk meg, hogy milyen módon, mennyire bizalmasan kell az iratunkat kezelni. „Vonalkód”: vonalkódok segítségével egyedileg be lehet azonosítani egy-egy iratot, ugyanis egy vonalkód csak egy irathoz tartozhat. Abban az esetben, ha kétszer ugyanazt a vonalkódot szeretnénk megadni, akkor figyelmeztet a program minket, hogy vonalkód egyezés történt. Vonalkódot elsısorban kötegelt szkennerrel történı digitalizálás esetén fontos megadnunk, ugyanis ekkor a szkenner a vonalkód alapján fogja szétválogatni az iratokat, és ez alapján csatolja a programba az iratot. Az iratra ragasztott vonalkód értékét kell megadnunk a mezıben vonalkód-leolvasó, vagy billentyőzetünk segítségével. „Irattári tételszám”: segítségével meghatározhatjuk, hogy egy iratot meddig kell megıriznünk, és a megırzési idı letelte után mi lesz az irat sorsa. „Irattári hely”: abban az esetben, ha a késıbbiekben nincs további teendınk az irattal, akkor a programban rögzítést követıen egybıl elhelyezhetjük irattárban az iratot. Itt azok közül az irattári helyek körül tudunk választani, amit a „Saját” / „Szervezeti egységek” / „Irattári helyek” menüponton találhatunk. „Fájlnév”: (a mezı csak „Vegyes” típusú irat rögzítésekor aktív) a mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével tudjuk betölteni a korábban beszkennelt, és gépünkre lementett elektronikus példányt. Itt keressük ki azt a példányt, amit szeretnénk a betölteni a programba, majd nyomjuk meg a „Megnyitás” gombot. (ha kötegelt szkennerrel történik a digitalizálás, akkor nem kell a mezıt töltenünk, mert akkor vonalkód alapján a scanner automatikusan csatolja a programba a beszkennelt példányt. Ebben az esetben „Papíralapú” típust kell kiválasztanunk)
9
Elektronikus példány betöltése 6.27. „Határidı”: a mezınél megadhatjuk azt a dátumot, ameddig el kell intéznünk az irattal a teendıket. A mezınél megadott dátum lejártakor a program figyelmeztet minket e-mailben (ha van belsı értesítési e-mail címünk rögzítve a programban), vagy belépéskor az „Összesített információk” menüponton, hogy az iratnak lejár a határideje. A késıbbiekben az itt megadott határidı az „Iratok” menüponton a „Tényleges határidı”, és „Figyelmeztetı határidı” mezık értéke is lesz. 6.28. „Ügyirat”: a mezınél lehetıségünk van az iratunkat ügyiratban elhelyezni. Az ügyiratokat úgy kell elképzelni, mint egy dossziét, melyben összetartozó iratokat helyezünk csak. Ügyiratoknál mindig egy fıszámos irat található, és a többi irat pedig alszámosan kapcsolódik az elsı irathoz. „Új ügyirat”: abban az esetben, ha bepipáljuk a jelölınégyzetet, akkor a program automatikusan létrehoz egy új ügyiratot, melynek neve ugyanaz lesz, mint az irat tárgya. Ebben az esetben a most rögzített irat lesz az ügyirat kezdı irata (ez fıszámosan iktatjuk), és a késıbbiekben az ügyiratba elhelyezni kívánt iratok alszámosan fognak belekerülni az ügyiratba. A mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével iratunkat egy már meglévı ügyiratba helyezhetjük el (ebben az esetben alszámosan kerül iktatásra az irat). Új ügyirat létrehozásakor, illetve meglévı ügyiratba elhelyezéskor a program rákérdez (abban az esetben, ha „Vegyes” típusú iratot rögzítünk), hogy melyik példányt szeretnénk ügyiratba elhelyezni, az elektronikusat, vagy a materiálisat. Ha a materiálist helyezzük ügyiratba, akkor a késıbbiekben postázni az iratot csak ügyirattal együtt tudjuk.
Példány elhelyezésére vonatkozó kérdés 10
6.29. „Számlaszám”: lehetıségünk van az iraton szereplı számlaszám rögzítésére 6.30. „Kulcsszavak”: iratunkat tetszıleges számú kulcsszóval láthatjuk el, melynek segítségével bármikor egyszerően visszakereshetjük az iratot. Adjuk meg a „Kulcsszó” mezıbe a kívánt kulcsszót, majd nyomjuk meg az „Enter” billentyőt, vagy a zöld pluszjelet. 6.31. „Hozzáférık”: hozzáférık segítségével határozhatjuk meg, hogy ki az a személy, vagy kik azok a személyek, akik láthatják az általunk rögzített iratokat. Az „Alapért. csoport tagjai” és „Iktatókönyv hozzáférıi” résznél a jelölınégyzetben lévı pipa azt jelöli, hogy az alapértelmezett csoport tagjai, és iktatókönyv alapértelmezett tagjai automatikusan bekerülnek hozzáférınek a rögzített irathoz. A mezıkre kattintva a program meg is jeleníti nekünk egy ablakban, hogy kik tartoznak ebbe a csoportba. Ha szeretnénk további hozzáférıket megadni, akkor a mezı mellett található gombok segítségével megadhatunk további hozzáférıket. Nézzük sorba, mik is találhatóak itt: : a gomb segítségével szervezeti egységet adhatunk meg hozzáférınek. Ebben az esetben a szervezeti egység összes alkalmazottja látni fogja az általunk rögzített iratot. : személyeket tudunk megadni hozzáférınek : egyéncsoportot tudunk megadni hozzáférınek. Azok közül a csoportok közül tudunk választani, amelyeket mi hoztunk létre a „Saját” / „Egyéncsoportok” menüponton. : ha tévesen adtunk meg egy személyt hozzáférınek, akkor jelöljük ki a hozzáférık listájában, majd nyomjuk meg a gombot : a gomb megnyomásával a program kitörli az összes megadott hozzáférıt (kivétel az alapértelmezett csoport tagjai, és az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıi) 6.32. „Felelıs személy”: lehetıségünk van itt megadni, hogy ki lesz az iratért a felelıs a késıbbiekben. Az itt megadott személy a késıbbiekben az „Iratok” menüpont „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, mint felelıs. 6.33. „Megjegyzés”: abban az esetben, ha egyéb jellemzıket szeretnénk megadni az irathoz, akkor azt a megjegyzés részben tehetjük meg. 6.34. Miután sikerült minden szükséges mezıt kitöltenünk, akkor a „Mentés” gomb segítségével mentsük az adatokat. Ekkor a program egy ablakban informál minket, hogy milyen iktatási számmal mentette el az iratot, és a késıbbiekben az „Iratok” menüponton tudjuk az adatokat szerkeszteni, megtekinteni.
Információs ablak 6.35. Abban az esetben, ha egy borítékban két irat is érkezett, akkor az információs ablakban az „Érkeztetési sorszám” mellett található számjegyet jelöljük ki, majd nyomjuk meg a „CTRL” és „C” billentyőket egyszerre, így kimásoljuk az érkeztetési sorszámot. Majd nyomjuk meg az „OK” gombot. 11
Érkeztetési sorszám másolása 6.36. Ezek után a program meghagyja nekünk az elıbb rögzített irat adatait, így már csak módosítanunk kell a szükséges mezıket. Lépjünk a „Korábbi érkeztetés” mezıhöz, és kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd egyszerő keresés segítségével keressünk rá a sorszámra. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy kiválasztjuk a legördülı listában a „Sorszám” lehetıséget (ha nincs ilyen, akkor „Oszlopszerkesztéssel” jelenítsük meg), majd a mellet lévı mezıbe kattintsunk, és nyomjuk meg egyszerre a „CTRL” és „V” billentyőket, majd a „Keresés” gombot. Végül az „OK” gombbal rendeljük a tételt az irathoz. Így a felsı részben lévı címzési adatok szürkévé válnak, így jelzi nekünk a program, hogy ezt még egyszer nem menti el, hanem a korábban megadott címzési adatokat fogja használni. 6.37. A továbbiakban módosítsuk a szükséges mezıket (Tárgy, alszámos iktatás, vonalkód, stb.), majd mentsük az adatokat. 7. Tájékoztatás küldése 7.1. Az „Iratok” menüpont 7.2. Keressük ki azt az iratot, melyhez szeretnénk tájékoztatást kiírni, azaz feladatot szignálni (irat tárgya, fıszáma alapján kereshetünk) 7.3. ha megtaláltuk az iratot, akkor lépjünk a „Tájékoztatások” fülre, majd nyomjuk meg a „Szerkeszt” gombot 7.4. Az így aktívvá váló munkapanelen nyomjuk meg a „Tájékoztatás” gombot 7.5. a „Tájékoztatás” mezıbe írjuk be, hogy mit szeretnénk végrehajtatni az irattal. Pl.: nézd át az iratot. 7.6. ezek után határozzuk meg, hogy ki, vagy kik hajtsák végre az irattal a teendıket. Ezt a „Kiosztás” gombra kattintva tudjuk megtenni. 7.7. Ekkor a program egy kérdést tesz fel, hogy csoportosan szeretnénk-e megadni a tájékoztatottakat. Az „Igen” gombra kattintva az egyéncsoportjaink közül tudunk megadni csoportokat, és így a csoport tagjainak kell végrehajtani a feladatot. A „Nem” gombra kattintva megjelenik a szervezeti egységünk összes alkalmazottja, és közülük tudjuk kiválasztani azt, vagy azokat a dolgozókat, akiknek a feladatot végre kell hajtania.
Kérdés feladatkiosztásra 12
7.8. Miután kiválasztottuk a megfelelı személyeket, akkor kattintsunk az „OK” gombra. 7.9. Abban az esetben, ha a kiválasztott személyek között van olyan, akinek nincs belsı értesítési e-mail címe, akkor erre figyelmeztet a program, és megkérdezi, hogy így is szeretnénk-e hozzáadni a személyeket. Itt kattintsunk az „Igen” gombra.
Figyelmeztetı üzenet 7.10. Végül az adatokat a „Mentés” gombbal rögzítsük. Így a program elküldi a kiválasztott személynek, vagy személyeknek a feladatot, azaz tájékoztatást. Ezek után a tájékoztatott személy e-mailben értesül róla, hogy tájékoztatást írtak ki részére, amennyiben pedig nincs belsı értesítési e-mail címe rögzítve a programban, akkor pedig belépéskor az „Összesített információk” menüponton láthatja, hogy egy új tájékoztatás lett kiírva részére. 8. Tájékoztatás lezárása 8.1.
Abban az esetben, ha e-mailben értesültünk róla, hogy tájékoztatást írtak ki részünkre, vagy belépéskor az „Összesített információk” menüpontban látjuk, hogy új tájékoztatást kaptunk, akkor vagy kattintsunk a mezı mellett lévı piros nyílra, és így odanavigál minket a megfelelı menüpontra, azaz a „Tájékoztatás” / „Kapott” menüpontra.
8.2.
A menüpontra lépve, láthatjuk, hogy az „Aktív tájékoztatások” szőrı alapértelmezetten megjelenik, azaz az adatlistában csak azok a tájékoztatások láthatóak, amikkel még feladatom van. 8.3. A „Tájékoztatás” résznél láthatjuk, hogy milyen feladatot kaptunk. 8.4. A felsı sorban az „Irat letöltése” és „Irat megnyitása” gombra kattintva lehetıségünk van a tájékoztatáshoz kiírt iratot letölteni illetve megnyitna, amennyiben feltöltöttek hozzá elektronikus példányt is. 8.5. „Lezár” gomb: abban az esetben, ha a kiírt feladatot elvégeztük, akkor a gomb segítségével lezárhatjuk a tájékoztatást. A gombra kattintva aktívvá válik a felület, írjuk az „Értékelés” részbe, hogy milyen eredménnyel hajtottuk végre a feladatot, majd a „Mentés” gomb segítségével mentsük el a változtatásokat. Ennek eredményeképpen a feladat, azaz tájékoztatás eltőnik az adatlistánról. 8.6. „Visszautasít” gomb: abban az esetben, ha nem nekünk van a feladattal dolgunk, akkor a gomb segítségével visszautasíthatjuk azt. 8.7. „Továbbít” gomb: ha nem nekünk van a feladattal dolgunk, viszont tudjuk, hogy kinek a feladata lenne ezt végrehajtani, akkor a gomb segítségével továbbíthatjuk ezt. 8.8. „Kioszt” gomb: abban az esetben, ha szeretnénk még további feladatvégzıket megjelölni, akkor kattintsunk a gombra, majd a „Mentés” gombra, és a megjelenı listából válasszuk ki a megfelelı személyeket.
13
Irat letöltése, és Irat megnyitása gombok
Aktív tájékoztatások
9. Kimenı irat rögzítése Nem részletezzük a mezık töltését, mert hasonlóan mőködik, mint a bejövı irat rögzítése! 9.1. 9.2.
„Gyorsiktatás (1801900)” menüpont „Típus” kiválasztása (amennyiben iratunknak nem csak a fizikai, hanem a digitális változatát is létre akarjuk hozni, akkor „Vegyes”típust válasszunk) 9.3. „Irány” megadása (ez esetben „Kimenı”) 9.4. Szükséges mezık kitöltése: „Címzett szervezet”, és/vagy „Címzett személy”, „Tárgy”, „Mellékletek száma”, „Másodlatok száma” (a zöld színő mezık töltése ez esetben is kötelezı) 9.5. Iktatókönyv kiválasztása „Iktatókönyv” mezınél 9.6. Fıszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a „Fıszám” mezı melletti „Automatikus” jelölınégyzet bepipálása 9.7. Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a „Fıszám” mezı melletti „Automatikus” jelölınégyzetbıl a pipa kivétele, majd a megjelenı összerendelı gomb segítségével a megfelelı irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) 9.8. Amennyiben a kimenı irat késıbb kerül digitalizálásra (pl. a kinyomtatott példányt még alá kell íratni), akkor az iratra kötelezı vonalkódot ragasztani, majd azt a „Vonalkód” mezıbe is rögzíteni (ez alapján kerül késıbb digitalizálásra) 9.9. Amennyiben az iratot nem szükséges aláíratni, a digitális példány feltöltése a „Fájlnév” mezınél („Vegyes” típusú irat esetén) 9.10. Kulcsszavak megadása a „Kulcsszó” mezınél („Enter” vagy „+” gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a „Kulcsszavak” ablakba 9.11. Irat hozzáférıinek megadása (az „Alapértelmezett” egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıit automatikusan hozzá rendeli) 9.12. Az adatok rögzítéséhez „Mentés” gomb
14
9.13. Eredménye: az irat iktatásra kerül, az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról. A továbbiakban az iratot az „Iratok (1820800)” felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait. 10. Postalap nyomtatása Abban az esetben, ha kimenı iratunkhoz szeretnénk postalapot is nyomtatni, akkor ezt a következı menüponton tudjuk megtenni: 10.1. „Szervezeti egység postái (1801800)” / „Postalap (1812800)” menüpont 10.2. Postalapot a feladott tételek nyugtázása / átvétele elıtt áll módunkban nyomtatni 10.3. Nyomtatáshoz lépjünk a „Postalap” felületre, majd a megfelelı sorok kijelölése után nyomjuk meg a „Postalap” gombot 10.4. A postalap iktatásához válasszuk ki a megfelelı „Szervezeti egység”-et, illetve „Iktatókönyv”-et, majd válasszuk a „Nyomtat” gombot 10.5. A rendszer a nyomtatást követıen rákérdez, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni az iratot, ekkor válasszuk az „Igen” gombot, majd az ezután megjelenı ablakban az „OK” gombot 10.6. Eredmény: A lista nyomtatásra kerül, a postalap pedig iktatásra kerül a kiválasztott iktatókönyvbe. A kinyomtatott postalapot az „Iratok (1820800)” menüponton tekinthetjük meg. A postalap „Iratkapcsolatai” között a rajta szereplı iratok is megtekinthetıek. 11. Átmenı iratok kezelése (továbbpostázás) Abban az esetben használjuk ezt a funkciót, ha egy korábban rögzített iratot szeretnénk házon belül, vagy egy külsı szervezetnek, vagy személynek elpostázni. 11.1. „Iratok” menüponton a megfelelı irat kiválasztása / kikeresése 11.2. Az „Iratok” menüpontot alábontva válasszuk a „Materiális példányok” menüpontot 11.3. Új materiális példány rögzítéséhez (másolat, másodlat készítéséhez) kattintsunk az „Új” gombra, majd a szükséges adatok kitöltése után a „Mentés” gombra 11.4. A meglévı, vagy az új materiális példány kipostázásához lépjünk a „Postázás” fülre és válasszuk a „Postáz” gombot 11.5. A „Postázás” fülön a kötelezı (zöld színő) mezık kitöltése („Címzett szervezet”, vagy „Címzett személy”, „Postai cím”, „Kézbesítés módja”, „Átvétel módja”) 11.6. A postázás rögzítése a „Mentés” gombbal. 11.7. Eredmény: A címzett személy (ha a belsı értesítési e-mailcíme rögzítve van) e-mail értesítıt kap a postázás tényérıl. A címzett a „Személyes postáim (1811200)”/ „Várható materiális példányok (1813200)” menüponton az „Átvesz” gombra kattintva veheti át a küldeményt. Amennyiben a címzett személy nem rendelkezik Poszeidonnal, úgy a postát a „Személyes postáim (1811200)”/ „Feladott materiális példányok (1811600)” menüponton a „Nyugtáz” gomb megnyomásával áll módunkban nyugtázni a címzett helyett. 12. Téves iktatás jelölése 12.1. „Iratok” menüpont „Iktatási számok” fülén „Iktat” gomb 12.2. „Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra” jelölınégyzet bepipálása 12.3. Új iktatókönyv kiválasztása az „Iktatókönyv” mezı melletti összerendelı gomb segítségével 12.4. Alszámos átiktatás esetén az „Automatikus fıszám” jelölınégyzetbıl a pipa kivétele és a megfelelı irat kiválasztása a listából (amely alá alszámosan iktatni szeretnénk az iratot) 12.5. Az iktatás rögzítéséhez „Mentés” gomb 15
12.6. Eredménye: az irat aktuális iktatási száma az új iktatási szám lesz, a régi iktatási számot az „Iktatási számok” fülön tekinthetjük meg (az „Iktatókönyvek (1801350)” felületen keresni is tudunk a régi iktatási szám alapján) 13. Ügyirat létrehozása 13.1. „Ügyiratok (1801950)” menüpont „Új” gomb 13.2. Ha elektronikus példánnyal akarjuk indítani az ügyiratot, akkor az „Új” gomb megnyomása után megjelenı felületen válasszuk az „Elektronikus példányból” lehetıséget, ha materiális példánnyal szeretnénk indítani, akkor válasszuk a „Materiális példányból” opciót, vagy ha még nem hoztuk létre az ügyiratindító példányt, akkor válasszuk a „Feljegyzéssel” opciót. 13.3. A megjelenı listából válasszuk ki azt a példányt, amellyel az adott ügyiratot indítani szeretnénk, majd „OK” gomb. 13.4. Ezt követıen az „Ügyirat” fülön töltsük ki a további szükséges adatokat. 13.5. Az ügyirat rögzítéséhez „Mentés” gomb. 13.6. Eredménye: Létrejön az új ügyirat (más néven dosszié), melynek segítségével csoportosíthatjuk iratainkat, valamint munkafolyamatot is rendelhetünk hozzá.
16
