POSZEIDON dokumentáció (3.)
2009. január 27.
KIMENŐ IRATOK IKTATÁSA A kimenő iratok esetében változás az eddigi eljáráshoz képest, hogy nem a Word- vagy egyéb elektronikus állományt csatoljuk elektronikus példányaként, hanem az elkészült, aláírt, lebélyegzett és vonalkóddal ellátott iratot szkenneljük vissza a Poszeidon rendszerbe, így az eredeti hiteles irat „képét” tárolja a program. A jogszabályi követelményeknek megfelelően „az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani”, alszámosan kell iktatni.
A kimenő iratainkat két felületen is iktathatjuk:
I.
I.
Abban az esetben, ha egy bejövő, iktatott iratra választ küldünk egy külső partner szervezetnek vagy személynek, használjuk az „Iratok felületen a „Válasz”gombot, ekkor a program létrehozza az alszámosan iktatott iratot és materiális példányát, amit postáz is, nekünk csak az elektronikus példányt kell csatolnunk a számítógépünkről.
II.
Gyorsiktatás felületen a „Vegyes” és „Kimenő” rádiógombokat választva, kitöltjük a felület mezőit
Iratok – Válasz
Az adatlistában kiválasztjuk azt a beiktatott iratot, amelyikre válaszolni szeretnénk.
A program megkérdezi „Szeretné-e alszámosan iktatni az iratot?”, a válasz természetesen „Igen”. Még egy felugró ablakban megkérdezi a rendszer a postázás időpontját, alapértelmezetten az aktuális dátumot hozza fel. A „Válasz” gomb segítségével a rendszer létrehozza, esetünkben, az RH-2008/00329/2 –es alszámon az új iratot, és materiális példányát, az irat örökli a tárgyat és kiegészül a „válasz” szóval.
Kiválasztjuk a megfelelő fajtát Rögzítjük a vonalkódot Megadjuk az irattári tételszámot, ami megegyezik a beérkezett iratéval. Mentés után a kijelöljük az új iktatási számot (RH-2008/00329/2) és Ctrl+C billentyűkombináció segítségével kimásoljuk, majd a Word dokumentumunkba Ctrl+V-vel beillesztjük.
Az iratnak még nincs elektronikus példánya (nem látható a kis kék ikon), csak a materiálist hozta létre a program, az elektronikus példányt a szkennelés után fog megjelenni.
Kinyomtatjuk a dokumentumot, ráragasztjuk a rendszerbe az adott irathoz rögzített vonalkódot. Aláírás és bélyegzés után szkennelhető a dokumentum, így a Poszeidon az eredeti irat aláírt példányának a képét fogja tárolni. A vonalkóddal ellátott példányt postázzuk, a kézi/átmeneti irattárba nem szükséges lefűzni másolatot, hiszen a Poszeidon rendszer tárolja az eredi irat „képét” elektronikus példányként.
Szkennelés után már látható az elektronikus példány:
Az RH-2008 / 00329 / 2 iktatószámú irat materiális példányok felületen a „Postázás” fülre kattintva láthatjuk, hogy a rendszer már kitöltötte a mezőket.
Külső szervezetnek/személynek postázott irat esetében magunknak kell nyugtázni a postázást (tértivevényes küldemény esetében csak a tértivevény visszaérkezésekor nyugtázzunk), hiszen a másik szervezet nem rendelkezik a Poszeidon rendszerrel. Ebben az esetben a nyugtázást két felületen is megtehetjük, a „Személyes postáim”/”Feladott materiális példányok” menüpontok „Postázás” fülön:
Illetve a „Szervezeti egység postái”/”Feladott materiális példányok” menüpontok „Postázás” fülön:
A nyugtázás és mentés után az „Iratok” felületen a kimenő oszlopban megjelenik a „pipa”.
II.
Gyorsiktatás
A Gyorsiktatás felületen is tudjuk a kimenő iratainkat iktatni. Ennek lépései: 1.) TÍPUS KIVÁLASZTÁSA: „PAPÍRALAPÚ”, ekkor a rendszer a materiális példányt hozza létre 2.) IRÁNY: „KIMENŐ” (A Típus és az Irány kiválasztásától függ, hogy mely mezőket tudjuk kitölteni!) 3.) CÍMZETT SZERVEZET, SZEMÉLY – az összerendelő gombokra kattintva a feljövő listából választjuk ki. Mindkét mező zöld, de ha az egyiket kitöltöttük, a másik fehérré változik 4.) ÁTVÉTEL/ÁTADÁS IDEJE: a program tölti 5.) TÁRGY: beírjuk vagy kiválasztjuk valamelyik listából („<”, „+” jelű gombokra kattintva) 6.) FAJTA kiválasztása (a későbbi visszakeresést segíti) 7.) MELLÉKLETEK SZÁMA: alapértelmezetten 0 8.) IKTATÓKÖNYV: kiválasztása: aki több iktatókönyvbe is iktathat, ellenőrizze, hogy a megfelelőt kínálja-e a program! 9.) VONALKÓD: beolvasása 10.) FŐSZÁM: ha kivesszük a pipát, akkor pl. egy válaszlevelet beiktathatunk alszámosan egy előzőleg már iktatott irathoz 11.) IRATTÁRI TÉTELSZÁM (az összerendelő gombra kattintva a feljövő listából választható ki) 12.) MENTÉS gombra kattintva az adott iratot a rendszer iktatja és a postázás felületet is kitölti.
Mentés után az „Iratok”-nál látható az új irat, a program létrehozta a materiális példányt, az elektronikus példányt csak a szkennelés után fog bekerülni a rendszerbe, a I.-es pontnál leírtakkal megegyezően.
Tehát a kimenő dokumentum aláírása és bélyegzése után szkennelünk, az elektronikus példány is látható:
Mivel kimenő papíralapú iratot iktattunk, a program létrehozta a materiális példányt, hiszen postázni csak ez utóbbit tudjuk.
A „Postázás” fülre állva látható, hogy a rendszer kitöltötte a felületet, és postázta a materiális példányt:
A postázás nyugtázása külső szervezetnek küldött levél esetén ugyanaz, mint az I. pontnál. A „Személyes postáim”/”Feladott materiális példányok vagy a „Szervezeti egység postái”/”Feladott materiális példányok” menüpontok „Postázás” fülön:
A nyugtázás és mentés után az „Iratok” felületen a kimenő oszlopban megjelenik a „pipa”.
Előfordul, hogy a kiküldött iratot visszahozza a posta munkatársa különböző okok miatt (címzett ismeretlen, elköltözött, stb.), ekkor az adott irat materiális példányát visszaérkeztetjük:
Az „Iratok/Materiális példányok” menü „Postázás” fülön láthatjuk a visszaérkeztetés utáni postatörténetet, a program külön sorokon naplózta a kipostázás, és a visszaérkeztetés idejét. A visszaérkeztetés után pedig törölte a postázásra, címzettre vonatkozó adatokat, hiszen ismét a mi birtokunkba került a materiális példány. Így a „Postáz” gomb aktív, a példány ismét postázható:
III.
Materiális példányok nyomon követése, szervezeti egységek között
Az iratot már létrehoztuk a rendszerben, van elektronikus és materiális példánya is, amennyiben ez utóbbit kell egy másik szervezeti egység dolgozójának átküldenünk a következő teendőink vannak az „Iratok/Materiális példányok” menü „Postázás” fülön: 1) „Postáz” gombbal aktiváljuk a felületet 2) válasszuk ki a megfelelő szervezeti egységet (ezután a címzett személyeknél már csak az adott szervezeti egységhez tartozó alkalmazottakat fogjuk látni a választó listában) 3) a címzett személyt (mindkettő kiválasztása szükséges, csak személy választása esetén, az illető lakcíme kerül rögzítésre a postázás fülön) 4) „Mentés”
Materiális példány szervezeten belüli postázása esetén NEM KELL A „NYUGTÁZ” gombot használni sem a „Személyes postáim”/”Feladott materiális példányok” menüpontok „Postázás” fülön, sem a „Szervezeti egység postái”/”Feladott materiális példányok” menüpontok „Postázás” fülön. A „belső postázáskor” a címzett fél, e-mail értesítést kap a várható materiális példányról, a mail a következőket tartalmazza: „Tisztelt Poszeidon Felhasználó! Bódi András 2008.12.01 12:05-kor postai úton feladott Önnek egy materiális példányt (RH-2008 / 0147). Kérjük, erre a levélre ne válaszoljon!”
Ebben az esetben a címzettnek át kell vennie a neki postázott példányt, a „Személyes postáim”/”Várható materiális példányok” menüpont, „Postázás” fülön:
Ezután menteni kell:
A mentés után az adatlistából eltűnik az adott sor, az irathoz meg hozzáférő lesz a címzett, a feladó felületén, a „Személyes postáim”/”Feladott materiális példányok” menüpont „Postázás” fülre lépve, az adatlistából szintén
eltűnik az adott sor. Ezután a feladó felületén az „Iratok/Materiális példányok/Materiális példány jellemzői fülön látható, hogy a birtokló személy a korábbi címzett lett:
Szintén ezen a felületen a „Postázás” fülön látható a postatörténet:
Amennyiben tovább, vagy vissza kell postáznunk a materiális példányt a fenti felületen megtehetjük, ekkor az átvétel után a postatörténet újabb sorral fog gyarapodni, valamint a birtokló személye is megváltozik.
